Henkilötietolain (523/1999) 10 :n mukainen REKISTERISELOSTE Effica; terveydenhuollon asiakastietojärjestelmä Liite 6

Transkriptio

1 1 (6) 1. REKISTERIN NIMI Terveydenhuollon asiakastietojärjestelmä (TerveysEffica) Terveydenhuollon asiakastietojärjestelmään liittyy lisäksi ennen nykyisen atk-järjestelmän käyttöönottoa ( ) syntyneitä aikaisempien tietojärjestelmien tuottamia kortistoja. 2. REKISTERINPITÄJÄ Peruspalvelukeskus Oiva liikelaitos Terveystie Hollola Puh. (03) REKISTERIN VASTUUHENKILÖ Jorma Valjus, johtava lääkäri Puh. (03) sähköposti: jorma.valjus@oivappk.fi Vastuuhenkilön tehtävät, ks. kohta 18 Rekisterihallinto 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT Asiakastyötä tekevät järjestelmän käyttäjät vastaavat asiakkaiden tietojen käsittelystä, rekisteröidyn informoinnista ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta. Järjestelmän ylläpidosta ja kehittämisestä huolehtii tietojärjestelmän pääkäyttäjä Risto Pajari, Virve Viitanen ja Varpu Lahtinen. 5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS Effica terveydenhuollon asiakastietojärjestelmä toimii apuvälineenä terveydenhuollon sekä koti- ja asumispalveluiden asiakastyössä ja - laskutuksessa. Henkilön tutkimusten ja hoidon suunnittelu, toteutus, seuranta ja laskutus.

2 2 (6) Koti- ja asumispalvelun asiakasrekisterin ylläpito kodinhoitoavun ja tukipalveluiden järjestämiseksi, laskutuksen suorittamiseksi ja eri viranomaisten vaatimien tilastotietojen keräämiseksi. 6. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTEET Asiakassuhde, joka perustuu lakiin potilaan asemasta ja oikeuksista /785, Kansanterveyslaki, terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä /774, sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista (1992/734) ja sosiaalihuoltolakiin (1982/710), 7. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ Peruspalvelukeskus Oiva liikelaitoksen väestötiedot (Asikkala, Hollola, Hämeenkoski, Kärkölä ja Padasjoki) Asiakkaan henkilötiedot Henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumerot Kotikunta, äidinkieli, kommunikointikieli, siviilisääty, ammatti, osoitteen turvakielto, läheiset/yhteyshenkilötiedot. Työterveyshuoltoon liittyen työpaikka ja ammatti Potilasasiakirjamerkinnät Päiväys, merkinnän tekijän nimi ja asema Hoitotiedot Tutkimus- ja toimenpidetiedot Tulokset ja lausunnot, todistukset Eri teknologioilla tuotetut muut asiakirjat Muut tiedot Hoitoa koskevat ajanvaraus- ja laskutustiedot. Rekisterin tiedot ovat käytettävissä tehtävänmukaisin käyttöoikeusrajauksin. 8. REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET Henkilötiedot saadaan pääosin väestörekisteristä Effica Asukasjärjestelmän kautta. Henkilöltä itseltään.

3 3 (6) Tutkimusyksiköistä lähetetyt vastaukset, selvitykset ja lausunnot. Konsultaatiovastaukset. Muista hoito- tai kuntoutusyksiköistä henkilökohtaisella luvalla saatavat asiakirjat. 9. SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET Henkilölle itselleen ja alaikäisen lapsen huoltajalle, mikäli alaikäinen ei ole luovuttamista kieltänyt. (Jos alaikäinen ikänsä ja kehitystasonsa perusteella kykenee päättämään hoidostaan, hänellä on oikeus kieltää terveydentilaansa ja hoitoansa koskevien tietojen antaminen huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalleen PotL 9 ). Ulkopuolisille tahoille henkilön tai alaikäisen lapsen huoltajan kirjallisella suostumuksella tai lainmukaisella luovutusperusteella (esim. vakuutusyhtiöt, viranomaiset). 10. REKISTERIN KÄYTTÖ Järjestelmää käytetään lakisääteisten tehtävien hoitamiseen. Tehtävät ja niiden peruste on selostettu kohdissa 5 ja 6. Rekisteriä käytetään apuvälineenä terveydenhuollon sekä koti- ja asumispalveluiden asiakastyössä ja -laskutuksessa. 11. REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN Asiakasrekisteriä ei yhdistetä muihin henkilörekistereihin. 12. REKISTERIN SUOJAAMINEN Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus. Käyttöoikeuden saaminen Potilas- ja terveysjärjestelmään edellyttää kirjallista vaitiolositoumusta. Vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päätyttyä.

4 4 (6) Järjestelmä sijaitsee Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveysyhtymän palvelimella ja sitä käytetään omilta työasemilta. Järjestelmän palvelin ja tulostimet säilytetään lukituissa tiloissa. Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä virka- tai työsuhteen alkaessa. Tietojen käyttö perustuu hoitosuhteeseen tai muuhun asialliseen yhteyteen. Asiakkaan terveyskertomuksen avaamisesta rekisteröityy käyttäjätiedot. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Käyttöoikeus on tehtävän mukainen ja perustuu käyttäjärooleihin, joille on määritelty oikeus tehtävänmukaisiin näyttöihin ja toimintoihin. Eri käyttöoikeusryhmissä on määritelty erikseen tietojen luku-, kirjoitus- ja poistooikeudet. Järjestelmä rekisteröi virheelliset sisään kirjoittautumiset ja kaiken järjestelmässä suoritetun tietojen käsittelyn ja katselun. Manuaalisia asiakirjoja säilytetään työntekijöiden työpisteissä ja lukituissa arkistotiloissa. Arkistoidut asiakirjat säilytetään arkistoissa. 13. HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN Asiakaskohtaisia tietoja säilytetään Effica terveydenhuollon asiakastietojärjestelmän aktiivikannassa. Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan arkistoviranomaisten kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä. 14. REKISTERÖIDYN INFORMOINTI Informointi suoritetaan asiakaspalvelutilanteessa. 15. TARKISTUSOIKEUS Henkilö voi esittää tarkastuspyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti. Pyyntö toimitetaan kirjattavaksi peruspalvelukeskus Oivan kirjaamoon (Terveystie 4, Hollola), josta pyyntö välitetään eteenpäin. Tiedot pyritään antamaan viivytyksettä ja pyydettäessä kirjallisena. Tiedot antaa asiakkaan asioita hoitava henkilö.

5 5 (6) Asiakkaalle järjestetään mahdollisuus tutustua häntä koskeviin manuaaliasiakirjoihin, näyttöruudulla oleviin tietoihin ja käytettävissä oleviin atktulosteisiin. Rekisteröidylle ilmoitetaan samalla mistä rekisterin tiedot on saatu, mihin niitä käytetään ja mihin mahdollisesti luovutetaan. Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen, ao. vastuuhenkilön allekirjoittama todistus. Todistuksesta ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. 16. TIEDON KORJAAMINEN Mikäli rekisterissä havaitaan käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto, oikaisee asiakastyöntekijä sen omasta aloitteestaan tai asiakkaan pyynnöstä. Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteri-viranomaisille. Mikäli työntekijä ei hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, kieltäytymisestä annetaan vastuuhenkilön allekirjoittama todistus, josta ilmenevät syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Henkilölle kerrotaan hänen oikeudestaan saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. 17. KIELTO-OIKEUS Potilas- ja terveysjärjestelmässä olevat tiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä ei luovuteta, ellei tietoa pyytävällä ole lakiin perustuvaa oikeutta tiedon saamiseen. Rekisteröidyn ei siis tarvitse esittää nimenomaista tietojen luovutuskieltoa. 18. REKISTERIHALLINTO Rekisterin vastuuhenkilö huolehtii - Rekisteriselosteen laatimisesta - Rekisterin tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä sekä periaatteista ja menettelyistä, joilla käyttöoikeudet myönnetään, rekisteröidyn informointi ja tarkastusoikeus toteutetaan, tietoja korjataan ja luovutetaan - Rekisterin käytön ylläpidosta - Rekisterin suojaamisesta, arkistoinnista ja hävittämisestä

6 6 (6) - Rekisterinhoitajan nimeämisestä ja hänen tehtävistään Terveydenhuollon asiakastietojärjestelmän vastuuhenkilö on johtava lääkäri Jorma Valjus. Terveystoimen ohjelmiston kehittämisestä huolehtii ohjelmiston toimittaja. 19. SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS Käyttäjille on laadittu ohjeisto, jota pidetään ajan tasalla. Uusien työntekijöiden perehdytys hoidetaan työyksiköissä.