Liitteessä 1 on kuvattu henkilörekisterin tietosisältö.

Transkriptio

1 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5) Laatimispäivä/Päivityspäivä nimi 2. pitäjä 3. vastuuhenkilö 4. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa 5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste 6. tietosisältö 7. Säännönmukaiset tietolähteet 8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset 9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 10. suojauksen periaatteet 11. Tarkastusoikeus 12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista 13. Kielto-oikeus 14. Rekisteröidyn informointi 15. Rekisterihallinto 1. nimi 2. pitäjä 3. vastuuhenkilö 4. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa AARRE-omistajatietojärjestelmä Helsingin kaupunginkanslia PL 20, Helsingin kaupunki Puhelinvaihde (09) Rahoitusjohtaja Tehtävänimike Konserniohjauksen päällikkö Osoite PL 20, Helsingin kaupunki (käyntiosoite Pohjoisesplanadi B) SL 33 Rekisteriseloste Henkilörekisteri Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste 6. tietosisältö 7. Säännönmukaiset tietolähteet 8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite) konserni@hel.fi Asiakasrekisteriä käytetään Helsingin kaupunkikonsernin tytär- ja osakkuusyhteisöjen ja muiden yhteisöjen omistusten sekä yhteisöjen toimielinten luottamushenkilöiden perustietojen hallintaan osana kaupunkikonsernin johtamista ja valvontaa. Henkilötietolain (523/1999) 8 Liitteessä 1 on kuvattu henkilörekisterin tietosisältö. Yhteisökohtaisia julkisia tietoja kerätään omistajatietojärjestelmään Patentti- ja rekisterihallituksen ja Verohallinnon ylläpitämästä yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (ytj.fi). Lisäksi rekisteritietojen päivitykseen käytetään Asiakastieto Oy:n tietokantaa. Tietoja saadaan myös rekisteröidyiltä itseltään. Rekisteristä ei säännönmukaisesti luovuteta tietoja. Rekisteristä voidaan kuitenkin harkinnan mukaan luovuttaa tietoja kaupunkikonsernin sisäiseen käyttöön.

2 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 2 (5) 9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 10. suojauksen periaatteet 11. Tarkastusoikeus Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. A. Manuaalinen aineisto Ei ole. B. ATK:lla käsiteltävät tiedot Rekisteriä käytetään henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla suojatussa työasemassa. käyttöön tarvitaan myönnetty käyttöoikeus järjestelmään. Käyttöoikeuksia hallinnoivat pääkäyttäjät ja oikeudet myönnetään rekisteriä käyttävän henkilön tehtävien vaatimassa laajuudessa. Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle. Rekisteriin talletettujen tietojen tarkastusoikeutta koskevan pyynnön voi toimittaa myös Helsingin kaupungin kirjaamoon (postiosoite: PL 10, Helsingin kaupunki, sähköposti: helsinki.kirjaamo(at)hel.fi) tai esittää henkilökohtaisesti Helsingin kaupungin kirjaamossa (käyntiosoite: Pohjoisesplanadi 11 13). Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa pyynnön esittämisestä. 12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista 13. Kielto-oikeus 14. Rekisteröidyn informointi 15. Rekisterihallinto Rekisteröity voi pyytää tiedon korjaamista rekisterin yhteyshenkilöltä. Mikäli pyyntöön ei suostuta, rekisterin vastuuhenkilö antaa asiasta rekisteröidylle kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Rekisteristä ei luovuteta ilman rekisteröidyn lupaa tietoja suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta, henkilömatrikkelia tai sukututkimusta varten. Rekisteröity saa tiedon rekisteröinnistä ja rekisteröitävistä asioista täyttäessään rekisteröintiperusteen mukaisen perustietolomakkeen (suostumuslomake). vastuuhenkilö käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa. vastuuhenkilö päättää - rekisteriselosteen laatimisesta - rekisterin käytöstä, tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä, käyttöoikeuksien myöntämisestä, rekisteröidyn informoinnin ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta, tietojen korjaamisesta sekä tietojen luovuttamisesta - rekisterin järjestelmäteknisestä ylläpidosta - rekisterin suojaamisesta ja tietoturvan järjestämisestä, arkistoinnista ja hävittämisestä - rekisterin vastuuhenkilön nimeämisestä ja hänen tehtävistään. Yhteyshenkilö vastaa siitä, että rekisteritoiminnot suunnitellaan ja toteutetaan säännösten ja määräysten sekä annettujen yleisohjeiden mukaisesti.

3 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste LIITE 1 3 (5) Henkilölomake Välilehti Sektio Kenttä Tietotyyppi Selitys Perustiedot Etunimi Sukunimi Muut nimet Sukupuoli Valintalista Osoite Osoiterivi 1 Osoite 1 Postinumero Osoite 1 Kaupunki Osoite 1 Osoitteen tyyppi Valintalista Osoite 1: Postiosoite, Käyntiosoite, Salainen Checkbox Osoite 1: salaisuuden valinta. Jos valittuna, ei osoitetta tulosteta raportteihin. Lisää yhteystietoja Yhteystiedot Puhelin Sähköpostiosoite 1 Jäsenyydet Tausta Valintalista Arvot: Viran- /toimenhaltija (V), Luottamushenkilö (L), Muu asiantuntija (M), Ei kaupungin nimeämä henkilö (U), Asukasedustaja (A) Puolueen jäsenyys Valintalista Arvot: Kristillisdemokraatit, Keskusta, Kokoomus, Perussuomalaiset, Ruotsalainen Kansanpuolue, Sosiaalidemokraattinen Puolue, Sitoutumaton, Suomen Kommunistinen Puolue, Vasemmistoliitto, Vihreä liitto, Muu -> lisätään tyhjä kenttä, johon voi kirjoittaa mikä puolue on kyseessä. Muistiinpanot Muistiinpanot

4 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste LIITE 1 4 (5) Henkilöön liittyvät tiedot lomakkeella Asema yhteisössä -lomake Osio Sektio Kenttä Tietotyyppi Selitys Perustiedot Konserniyhteisö Konserniyhteisö Viittaus konserniyhteisöön Henkilö Henkilö Viittaus henkilöön Asema yhteisössä Valintalista 1 = Hallituksen puheenjohtaja 2 = Hallituksen varapuheenjohtaja 3 = Hallituksen jäsen 4 = Hallituksen varajäsen 5 = Hallituksen 1. jäsen 6 = Hallituksen 2. jäsen 7 = Hallituksen 3. jäsen 8 = Hallituksen 4. jäsen 9 = Hallituksen 5. jäsen 10 = Hallituksen 6. jäsen 11 = Hallituksen 7. jäsen 12 = Hallituksen 8. jäsen 13 = Hallituksen 9. jäsen 14 = Hallituksen 1. varajäsen 15 = Hallituksen 2. varajäsen 16 = Hallituksen 3. varajäsen 17 = Hallituksen 4. varajäsen 18 = Hallituksen 5. varajäsen 19 = Hallituksen 6. varajäsen 20 = Hallituksen 7. varajäsen 21 = Hallituksen 8. varajäsen 22 = Hallituksen 9. varajäsen 23 = Johtokunnan puheenjohtaja 24 = Johtokunnan varapuheenjohtaja 25 = Johtokunnan jäsen 26 = Johtokunnan varajäsen 27 = Lautakunnan puheenjohtaja 28 = Lautakunnan varapuheenjohtaja 29 = Lautakunnan jäsen 30 = Lautakunnan varajäsen 31 = Toimitusjohtaja 32 = Toiminnanjohtaja 33 = Asiamies 34 = Toimitusjohtaja (sivutoiminen) 35 = Toiminnanjohtaja (sivutoiminen) 36 = Asiamies (sivutoiminen) 37 = Talousjohtaja 38 = Talouspäällikkö 39 = Asukasedustaja 40 = Toimistovastaava 41 = Tilintarkastaja 42 = Varatilintarkastaja 43 = 2. tilintarkastaja 44 = 2. varatilintarkastaja 45 = Kaupunginhallituksen edustaja 46 = Kirjanpitäjä 47 = Asukasedustajan varajäsen 48 = Edustajiston puheenjohtaja 49 = Edustajiston varapuheenjohtaja 50 = Edustajiston jäsen 51 = Edustajiston varajäsen 52 = Hallintoneuvoston jäsen 53 = Hallintoneuvoston puheenjohtaja 54 = Hallintoneuvoston varapuheenjohtaja 55 = Hallintoneuvoston varajäsen Asema alkaen Päivämäärä Henkilön aseman alkupäivä Asema päättynyt Päivämäärä Henkilön aseman päättymispäivä Tietueen tiedot Tietueen omistaja Käyttäjä Tietueen omistava käyttäjä

5 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste LIITE 2 5 (5) SUOSTUMUS Annan toistaiseksi suostumukseni siihen, että minut valitaan XXX- nimisen yhteisön hallituksen jäseneksi/varajäseneksi. Samalla annan suostumukseni, että alla olevat tiedot rekisteröidään Helsingin kaupunginkanslian omistajatietojärjestelmään. Rekisteristä ei säännönmukaisesti luovuteta tietoja. Rekisteristä voidaan kuitenkin harkinnan mukaan luovuttaa tietoja kaupunkikonsernin sisäiseen käyttöön. Koko nimi: Osoite: Puhelinnumero: Sähköpostiosoite: Paikka ja päivämäärä: Allekirjoitus Nimen selvennys