Varhaiskasvatusjohtaja

Transkriptio

1 TIETOSUOJASELOSTE yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 Laadittu Rekisterin nimi Pro Consona/ Varhaiskasvatuksen asiakastietojärjestelmä 2. Toiminnasta vastaava rekisterinpitäjä 3. Rekisteriasioista vastaavat henkilöt 4. Rekisteriasioita hoitava henkilö 5. Rekisterin käyttötarkoitus Uuraisten kunta, sivistystoimi, varhaiskasvatuspalvelut Varhaiskasvatusjohtaja Varhaiskasvatusjohtaja Sanna Satosaari, p , Uuraisten kunta, Virastotie 4, Uurainen Varhaiskasvatus-, esiopetus- ja palvelurahahakemusten käsittely, lapsen sijoittelu ja asiakasmaksun määrittäminen. Varhaiskasvatuspalveluiden jono-, paikka- ja sijoittelutilanteen hallinta. Varhaiskasvatuksen asiakasmaksujen laskutus ja tilastointi. Perhepäivähoitajien palkanlaskenta. Varhaiskasvatuslaki ja asetus lasten päivähoidosta (36/1973 ja 239/1973) Laki varhaiskasvatuksen asiakasmaksuista (1503/2016) Laki lasten kotihoidon ja yksityisen hoidon tuesta (1128/1996) Henkilötietolaki (523/1999) 8 1 mom. 4 ja 5. kohta

2 6. Rekisterin tietosisältö Rekisteri sisältää tiedot henkilöistä, jotka ovat varhaiskasvatuksen asiakkaina joko kunnallisessa varhaiskasvatuksessa tai toimeksiannon nojalla yksityisessä varhaiskasvatuksessa. Perhepäivähoitajien palkanlaskenta sisältää henkilötietoja, työsuhdetietoja ja muita perhepäivähoitajien palkanlaskentaan liittyviä tietoja. Rekisterin sisältämät tietotyypit: Lapsen ja tämän huoltajien tai muiden lapsen kanssa asuvien henkilöiden henkilö- ja yhteystiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, äidinkieli, asiointikieli, siviilisääty, ammatti, perhesuhteet) Hakemustiedot ja niihin liittyvät lasta koskevat muistiinpanot Tuloselvitykset asiakasmaksunmääritystä varten Päätöstiedot (hoito-, maksupäätökset) Maksatustiedot Laskutustiedot Lapsen hoitopaikka- ja ryhmätiedot Lapsen hoitoaika- sekä läsnäolo- ja poissaolotiedot Tiedot työntekijöistä, joilla on käyttöoikeudet tietojärjestelmään Tilastotiedot 7. Säännönmukaiset tietolähteet Tietojen yhdistäminen muihin asiakasrekistereihin: -ei yhdistetä Lapsen ja tämän huoltajien tai muiden lapsen kanssa asuvien henkilöiden tiedot saadaan asiakkaan täyttämän hakemuksen perusteella. Tietoja tarkistetaan Väestörekisterikeskuksen ylläpitämästä väestötietojärjestelmästä. Verohallinnosta ja Kansaneläkelaitokselta saadaan henkilötietoja maksun määräämistä ja tietojen tarkistamista varten (Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000) 21 1 mom.). 8. Asiakastietojen luovuttaminen Tiedot ovat salassa pidettäviä ja rekisterinpitäjä sekä henkilökunta ovat vaitiolovelvollisia. Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (532/1999) 22 :n perusteella.

3 9. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet A. Sähköiset tietojärjestelmät: Rekisterit sisältävät sekä julkista että salassa pidettävää tietoa (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) 24 ). Uuraisten kunnan ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kunnan tietoturvaohjeen ja henkilötietolain mukaisesti. Järjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja vaihtuvat salasanat. Järjestelmien käyttöä voidaan valvoa käyttölokitietojen avulla. B. Manuaalinen aineisto: Rekisterit sisältävät sekä julkista että salassa pidettävää tietoa (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) 24 ). Paperiasiakirjat säilytetään arkistolain (831/1994) mukaisesti Uuraisten keskusarkistossa. Ennen arkistointiin siirtoa paperit säilytetään lukollisessa kaapissa lukollisessa tilassa. 10. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen Asiakkaalla oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot. Asiakkaalla on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat asiakastiedot ja pyynnöstä saada niistä kopiot kirjallisena. Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa. Jos tarkastusoikeus evätään, asiakkaalle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen asiakkaan tarkastusoikeuden toteuttamisesta. Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä taikka omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Pyyntö osoitetaan rekisteriasioista vastaavalle tai rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista. Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

4 Asiakirjoista perittävät maksut perustuvat voimassa olevaan Uuraisten kunnanhallituksen päätökseen. (Henkilötietolaki 26 ) 11. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma- aloitteisesti tai rekisteröidyn kirjallisesta, yksilöidystä vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Korjausta tehtäessä vanha tieto jää näkyviin. Korjauksen tekemisestä jää merkintä ajankohdasta, kuka korjannut ja miten korjattu. Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen kieltäytymistodistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Korjaamispyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä taikka omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Pyyntö osoitetaan rekisteriasioista vastaavalle tai rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. (Henkilötietolaki 29 )

5 12. Rekisterihallinto Rekisterin pitäjä vastaa: rekisterin tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä sekä periaatteista ja menettelyistä, joilla käyttöoikeudet myönnetään, rekisteröidyn informoinnista ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta, tietojen korjaamisesta ja tietojen luovuttamisesta rekisterin järjestelmäteknisestä ylläpidosta, rekisterin suojaamisesta, tietoturvan järjestämisestä, arkistoinnista ja hävittämisestä rekisterinhoitajan nimeämisestä ja hänen tehtävistään järjestelmän palvelevuudesta, tehokkaasta käytöstä sekä johdon ja käyttäjien tietotarvetta vastaavasta raportoinnista kehittämistarpeiden oikeasta priorisoinnista järjestelmän koordinoidusta ja kustannustehokkaasta kehittämisestä