Ohjeet kirjalliseen ja suulliseen kokeeseen; laatuasiantuntija, QMR, laatupäällikkö, QM ja riskienhallinta, RM 1. Johdanto Tällä ohjeella kuvataan käytännöt sertifiointikokeen toteutuksessa, kokeen rakenteessa ja koekysymyksissä. Koe muodostuu kirjallisesta kokeesta ja suullisesta kokeesta. Kirjallinen koe mittaa vastaajan osaamistasoa, ja sisältää monivalintakysymyksiä tai yhdistelmän monivalintakysymyksiä ja avoimia kysymyksiä. Suullinen koe mittaa hakijan kypsyyttä, ja sisältää käytännöllisen tehtävän, jota ratkotaan ryhmätyönä ja jonka vastaukset vastaajat esittävät suullisesti. Koekysymyksistä on SLY-sertifiointi kehittänyt useita kysymyssarjoja, joista kokeen vastaanottaja valitsee koetilanteessa vastattavaksi sarjan siten, etteivät vastaajat voi ennakoida kysymyksiä. 2. Kirjallinen koe Tässä osassa kuvataan kirjallisen kokeen säännöt. Koekysymykset annetaan ja koevastaukset kirjoitetaan paperilomakkeelle. Kokeen valvoja jakaa kysymys- ja vastauslomakkeet kokeen alussa. Lomakkeella on tilaa vastaukselle, mutta siinä saattaa olla arvioinnille varattuja alueita. Ne on jätettävä vapaaksi tekstistä. Vastaajan on vastattava kysymyslomakkeen jokaisella sivulla oleviin tehtäviin kysymyksiin. Vastaukset on kirjoitettava selkeäsi, eikä epäselvää tekstiä hyväksytä. Kokeessa mahdollisesti sallittavat lähdeaineistot määritellään kokeen alussa. Sellaisia saattavat olla SFS-EN ISO 9000 sarjan, SFS-EN ISO 31001 ja SFS-EN ISO 19011 standardit. Vastaamiseen käytettävä aika sisältää kysymykseen perehtymisen tarvittavan ajan, ellei muuta mainita. Kokeen valvoja seuraa ajan kulumista ja ilmoittaa sen päättymisen. Vastaajien on palautettava KAIKKI kokeen valvojalta saamansa tarvikkeet, lomakkeet ja dokumentit vastausajan päättyessä. Voit pyytää paperia vastauksen luonnostelua varten kokeen valvojalta. Voit kirjoittaa kokeen vastaanottajalle kommentteja ja perusteluja vastauslomakkeelle. Niitä eikä mahdollisia vastausluonnoksia ja huomautuksia oteta arvioinnissa huomioon. Koevastauksia arvioitaessa otetaan huomioon vain vastauslomake. Merkitse luonnokset ja huomautukset on selvästi väärinkäsitysten välttämiseksi. Koekysymyksiä tai muita kokeessa käytettäviä välineitä ja dokumentteja ei saa viedä mukanaan vastaajan poistuessa tilapäisesti koetilasta. Sääntöä rikkovan koe mitätöidään. Vastaajan on kirjallisesti sitouduttava noudattamaan koetta koskevia ja muita SLY-sertifioinnin sääntöjä. Vastaaja sitoutuu esim. siihen, ettei hän jaa edelleen tietoa luottamuksellisen kokeen materiaalista eikä harjoita vilppiä kokeen suorittamisessa. Sääntöä rikkovan koe mitätöidään.
3a. Suullinen koe, laatuasiantuntija, QMR Tehtävä on suppeahko suullinen koe, joka perustuu laadunhallintaan liittyvään käytännönläheisen tilanteen kuvaamiseen. Vastaajan tehtävänä on luoda ja esittää tarkoituksenmukainen ratkaisu tehtävään, skenaarioon (tulevaisuuden kehityskulkuun). Valmistautumisaika vastaamiseen saattaa vaihdella tehtävän vaikeusasteen mukaan, mutta 15 min pidetään riittävän enimmäisaikana. Aikaa vastaamiselle ja keskusteluun on yleensä 10 min. Vastaaja voi käyttää apuvälineitä vastauksen havainnollistamiseksi. Esitys dokumentoidaan videoimalla vastaus, jolloin useat kokeen vastaanottajat voivat tarvittaessa arvioida esitystä. Videointi edellyttää henkilöltä kirjallista suostumusta kokeen hakemuslomakkeella. Vastaajien on palautettava KAIKKI kokeen valvojalta saamansa tarvikkeet, lomakkeet ja dokumentit, myös käyttämättömät arkit kokeen päättyessä. 3b. Suullinen koe, laatupäällikkö, QM Tehtävä on laaja suullinen koe, joka perustuu käytännönläheisen tilanteen käsittelyyn. Siinä arvioidaan vastaajan henkilökohtaista käyttäytymistä, kykyä toimia tiimin ohjaajana ja kykyä esitellä tuloksia sekä tulosten oikeellisuutta. Tilannetta, skenaariota käsitellään 4 5 henkilön ryhmässä ja etsitään siihen sopivaa ratkaisua. Kandidaatti ohjaa ryhmän työskentelyä ja esittelee ryhmän tuotoksen. Aikaa työskentelyyn varataan enintään 90 min ja aikaa vastaamiseen enintään 10 min. Koe voidaan toteuttaa myös kandidaatin työpaikalla arvioitavalla annetun harjoitustehtävän suunnittelulla, toteutuksella ja esittelyllä. Silloin on voitava arvioida myös kandidaatin kykyjä ryhmän ohjaamiseen ja vuorovaikutustaitoja. Tehtävä voi liittyä hakijan työpaikan kehitysohjelmaan. Vastaaja voi käyttää apuvälineitä vastauksensa havainnollistamiseksi. Kokeessa mahdollisesti sallittavat lähdeaineistot määritellään kokeen alussa. Sellaisia saattavat olla SFS-EN ISO 9000 sarjan ja SFS-EN ISO 19011 standardit. Esitys dokumentoidaan videoimalla vastaus, jolloin useat kokeen vastaanottajat voivat tarvittaessa arvioida esitystä. Videointi edellyttää henkilöltä kirjallista suostumusta kokeen hakemuslomakkeella. Vastaajien on palautettava valvojalta KAIKKI saamansa tarvikkeet, lomakkeet ja dokumentit kokeen päättyessä. 4. Koevastausten arviointi Kokeen vastaanottaja arvioi vastaukset, dokumentoi arvioinnin perusteluineen ja ehdottaa sertifiointitoiminnan johtajalle tuloksen vahvistamista. Koetulosten arviointijärjestelmä määrittelee arviointikriteerit jokaiselle kokeen osalle. Kokeen vastaanottajalla on käytössään todennäköinen oikea vastaus / ratkaisu jokaiseen kysymykseen / tehtävään sekä pisteytysohje kokeen arviointiin. Pisteytysohje perustuu arviointikriteereihin. Kokeen jokainen osa arvioidaan erikseen. Koe hyväksytään silloin kun kunkin osan vastauksista >60% (RM >70%) on oikein. Suullisen kokeen osan arviointi perustuu kokeen vastaanottajan ammattitaitoon, ja arvioinnin perustelun dokumentoinnin merkitys korostuu.
Kokeen tulos ilmoitetaan ainoastaan sanoille Läpäisty tai Ei läpäisty. Kandidaatti voi vaatia suullista palautetta silloin, kun tulos on Ei läpäisty. Kokeesta tai arvioinnista ei anneta muuta tietoa tai materiaalia. Kandidaatti, joka ei läpäise jotain kokeen osaa, voi uusia kyseisen osan rajoituksetta. 5. Kokeen rakenne, kirjallinen koe Laatuasiantuntija, QMR kokeen kirjallinen osuus sisältää 20 monivalintakysymystä, kun taas Laatupäällikön, QM koe sisältää 20 monivalintakysymyksen lisäksi 2 avointa kysymystä. Monivalintakysymykset Monivalintatehtävä Kirjallinen tehtävä Vastausaika 30 min Oikea vastaus = 2 p. 3.1 Multiple choice Written examination Time for answering ERP: 2 for each q. Vastaajaa pyydetään valitsemaan oikea vastaus 3 4 vastausvaihtoehdosta. Merkitse mielestäsi lähinnä oikea vastaus selvästi ympyröimällä vaihtoehto. Virheellisestä vastauksesta saat 0 pistettä. Kysymyksiä on yhteensä 20, ja voit saada enintään 40 pistettä. Läpäisy edellyttää 24 pisteen saavuttamista. Kysymykset kattavat kaikki alueet laatuasiantuntija, QMR ja laatupäällikkö, QM koulutusohjelmista ja niiden suhteellinen painoarvo erilainen QMR ja QM kokeessa. Avoimet kysymykset (vain QM) Avoin kysymys Kirjallinen tehtävä Vastausaika à 20 min Maksimipisteet 20 p 3.3 Long open question Written examination Time for answering ERP: 20 for each q. Vastaajaa pyydetään kuvaamaan jotain metodia, standardin vaatimusta tai vastaavaa asiaa. Usein pyydetään esimerkkejä tai ratkaisua johonkin standardin vaatimuksen täyttämisestä. Vastaus on annettava enintään yhdellä A4-lomakkeella. Aikaa yhteen vastaukseen on 20 min ja sisältää tehtävään tutustumiseen tarvittavan ajan. Läpäisy edellyttää 12 pisteen saavuttamista. Pitkät avoimet kysymykset soveltuvat parhaiten alueille, joissa oppimistavoitteet ovat vaativahkoja. Tavoitteena on arvioida vastaajan kykyä omaksua opittuja tietoja. Case study (vain QMR) 4.2. Case study Suullinen tehtävä Vastausaika < 30 min Maksimipisteet 40 p. Oral examination Time for answering ERP: 40 Vastaajaa pyydetään valmistelemaan ratkaisua kuvattuun ongelmaan tai tehtävään. Ongelma tai tehtävä liittyy yleensä organisaation laadunhallintaan, kuten menettelyohjeeseen, prosessin kehittämiseen, ongelmanratkaisuun, yms. Aikaa vastauksen valmisteluun on enintään 30 min, mutta voi olla lyhempi tehtävän vaikeusasteen mukaan. Suullinen vastaus on annettava noin 10 min aikana. Läpäisy edellyttää 24 pisteen saavuttamista. Case study soveltuu parhaiten alueille, joissa oppimistavoitteet ovat vaativahkoja. Vastaus videoidaan
Kypsyystehtävä (vain QM) 4.1 Moderation Suullinen tehtävä Vastausaika 90 min Maksimipisteet 50 p. Oral Examination Time for answering ERP: 50 Tehtävässä kuvataan lähtötilanne/skenaario, jota 4-5 henkilön ryhmä analysoi. Ryhmän/vastaajan tehtävänä on löytää soveltuva ratkaisu ja esittää tulos vakuuttavalla tavalla. Aikaa tehtävän ratkaisemiseen ryhmässä on enintään 90 min, mutta voi olla lyhempi tehtävän vaikeusasteen mukaan. Suullinen vastaus on annettava noin 10 min aikana. Moderation-tehtävää käytetään yleensä laatupäällikkö, QM-kokeessa 6. Esimerkkejä kysymyksistä ja tehtävistä 3.1 Monivalintakysymys (Multiple Choice, MC) 1. ISO 9001:2008 vaatimusten mukaan on oltava dokumentoitu menettelyohje A Poikkeavan tuotteen ohjaus ja johdon katselmus B Poikkeavan tuotteen ohjaus ja tiedon analysointi C Ehkäisevät toimenpiteet D Ostotoiminta 3.3 Avoin kysymys (long open question), vastaus yksi A4-arkki Kuvaa, mitä ymmärretään käsitteellä Total Quality Management, TQM. Kuvaa sen tärkeimmät elementit, positiiviset ja negatiiviset. Miten laajasti TQM on nykyisin käytössä. 4.1 Kypsyystehtävä (Moderation) Kuvaus: Toimit laatupäällikkönä. Organisaatio suunnittelee kehittävänsä ISO 9001 vaatimukset täyttävän prosessimaisen laadunhallintajärjestelmän, ja sertifioida sen. Tehtäväsi on kehittää suunnitelma järjestelmän toteuttamiseksi, ja esitellä se seuraavassa johtoryhmän kokouksessa. Tehtävä: Määrittele organisaatio seuraavien kysymysten ratkaisemiseksi: 1. Kehitä suunnitelma prosessimaisen laadunhallintajärjestelmän toteuttamiseksi a. Selosta johdolle, mikä eroavat toisistaan vaatimukset laadunhallintajärjestelmälle ja tuotteelle. b. Organisaatio ei muotoile tai kehitä itse tuotteitaan. Voidaanko muotoilu ja kehitys ulkoistaa? 2. Tunnista ja dokumentoi organisaation prosessit a. Kehitä prosessikartta ja selosta siinä kuvatut prosessilajit b. Piirrä konkreettinen prosessikuvaus, jonka johdat prosessikartasta 3. Esittele tulokset johtoryhmälle siten, että korosta prosessimaisen laadunhallintajärjestelmä etuja.
4.2 Case study Kuvaus: Toimit yhtiön laatuasiantuntijana (laatupäällikkönä). Yhtiöllä on ollut toimiva poikkeamien raportointijärjestelmä useita vuosia, mutta sen toimintaan ei olla oltu tyytyväisiä. Poikkeamista raportoidaan vain harvoin, ja nekin tekee sama henkilö. Poikkeamaraporttien sisältö ei riitä parantamiseen, ja niissä yleensä valitetaan johdon toimintaa. Tuotannon hukka on siitä huolimatta suurta, jonka epäilet osittain johtuvan heikosta johtamisjärjestelmästä. Olet myös tunnistanut sellaisia läheltä-piti-tilanteita, joita ei ole raportoitu. Olet esitellyt ongelman toimitusjohtajalle, joka onkin valtuuttanut sinut kehittämään poikkeamien raportointijärjestelmää tehokkaammaksi. Sinut on pyydetty esittelemään johtoryhmälle suunnitelmasi toimenpiteiksi. Tehtävä: Valmistele johtoryhmälle vakuuttava esitys poikkeamaraportoinnin hyödyllisyydestä ja suunnittelemistasi toimenpiteistä. Millainen olisi uusi järjestelmä? Esittele pointtisi. Et odota kuulijoitten esittävän kysymyksiä.