OHJE 1 (14) OHJE RAHASTOYHTIÖN TOIMILUPAHAKEMUKSEN LAATIJALLE Taustaksi Rahoitustarkastus (Rata) käsittelee luottolaitoksen, sijoituspalveluyrityksen, rahastoyhtiön, säilytysyhteisön ja panttilainauslaitoksen toimilupahakemukset. Arvopaperi- ja johdannaispörssitoimintaa ja arvopaperikeskusta koskevat toimilupa-asiat käsittelee valtiovarainministeriö. Vakuutusyhtiöiden toimiluvat käsittelee sosiaali- ja terveysministeriö. Tämän ohjeen tarkoitus on auttaa rahastoyhtiön toimilupahakemuksen laatimista. Ohjeessa on kuvattu, mihin seikkoihin Rata kiinnittää huomiota toimilupahakemuksia käsitellessään ja mitä seikkoja hakijan on otettava huomioon toimilupahakemusta tehtäessä. Tämä ohje ei korvaa toimiluvan hakemista koskevia säännöksiä ja Ratan antamia standardeja. Tämä ohje ei sovellu säilytysyhteisön toimilupahakemuksen laatimiseen. Säilytysyhteisön toimilupahakemukseen liitettävät selvitykset käyvät ilmi valtiovarainministeriön asetuksesta (938/2007). Ratan internetsivuilta löytyy tietoa mm. toimilupaprosessista. Rata toivoo, että hakija tästä ohjeesta huolimatta ottaisi yhteyttä Rataan ennen hakemuksen jättämistä. Hakijan kannalta keskeisimmät asiakirjat ovat: sijoitusrahastolaki (48/1999), myöhemmin SRL arvopaperimarkkinalaki (495/1989), myöhemmin AML valtiovarainministeriön asetus rahastoyhtiön ja säilytysyhteisön toimilupahakemukseen liitettävistä selvityksistä (938/2007) Ratan Toimiluvat ja notifikaatiot (1.1) -standardi sekä myöhemmin tässä ohjeessa mainittavat aihealuekohtaiset standardit Valtiovarainministeriön asetuksessa on kuvattu ne selvitykset, jotka vähintään on liitettävä toimilupahakemukseen. Toimiluvat ja notifikaatiot -standardissa on kuvattu tarkemmin, mitkä eri osa-alueet toimilupahakemuksessa on otettava huomioon ja mihin Rata kiinnittää huomiota arvioidessaan toimiluvan edellytyksiä. Rata arvioi toimiluvan edellytyksiä lainsäädännön ja antamiensa standardien perusteella. Standardeissa on kuvattu ne vaatimukset, jotka rahoitusmarkkinoilla toimivan tulee jatkuvasti täyttää markkinoilla toimiessaan. Toimilupahakemuslomakkeen käyttö Toimilupahakemuksen laatimisessa voit käyttää valmista hakemuslomaketta, jonka löydät Ratan (Valvottavalle - Toimiluvat - Sijoitusneuvonta-) internetsivuilta. Tallenna lomake omalle koneellesi ennen täytön aloittamista. Tämän jälkeen voit täyttää, tallentaa ja tulostaa sen normaalisti. Suosittelemme tarkistamaan vielä, että tiedot ovat tallentuneet, koska eri ympäristöissä tallennusasetukset voivat poiketa oletetuista.
OHJE 2 (14) Valmis hakemus liitteineen lähetetään Rataan osoitteeseen: Toimilupahakemuksen sisältö Rahoitustarkastus PL 159 (käyntiosoite: Snellmaninkatu 6) 00101 Helsinki Hakemuksen on oltava selkeä, kattava, yksityiskohtainen ja sen on sisällettävä kaikki hakemukseen vaadittavat selvitykset. Laadukkaasti ja huolellisesti laadittu toimilupahakemus vahvistaa osaltaan Ratan näkemystä siitä, että yritystä tullaan johtamaan ammattitaitoisesti. Hakemuksen sisältö riippuu aiotun toiminnan laadusta ja laajuudesta. Hakemukset arvioidaan aina tapauskohtaisesti ja tarpeen mukaan Rata pyytää lisäselvityksiä. Tavoitteena kuitenkin on, että hakemus saapuisi Rataan kerralla täydellisenä. Useiden hakemukseen liitettävien asiakirjojen tulee olla yhtiön hallituksen hyväksymiä. Näitä ovat esimerkiksi hakijan sisäiset riskienhallintaohjeet ja -politiikat sekä liiketoimintasuunnitelma ja -strategia. Hakijan on syytä huomioida, että toimilupahakemuksen jättäminen aiheuttaa siten hallinnollista päätöksentekoa ennen varsinaista liiketoiminnan aloittamista. Mikäli toimilupaa haetaan perustettavan yhtiön lukuun, toimilupahakemuksessa on ilmoitettava, mihin mennessä asiakirjat aiotaan hyväksyä yhtiön hallituksessa. Toimilupahakemuksen rakenne perustuu valtiovarainministeriön asetukseen (938/2007) toimilupahakemukseen liitettävistä selvityksistä. Toimiluvan edellytysten selvittämiseksi hakemuksen tulee sisältää seuraavat osa-alueet: selvitys hakijasta selvitys harjoitettavasta toiminnasta selvitys osakepääomasta selvitys perustajista sekä tärkeimmistä osakkeenomistajista ja osakkeenomistajien omistusosuuksista rahastoyhtiön johto selvitys rahastoyhtiön sidonnaisuudesta rahastoyhtiön tilintarkastajat taloudelliset toimintaedellytykset sisäinen valvonta ja riskienhallinta toiminnan järjestämiseen ja menettelytapoihin liittyvät vaatimukset asiakkaan tunnistamis- ja tuntemisjärjestelmä rahastoyhtiön perustajien ja osakkeenomistajien luotettavuus, hyvämaineisuus, kokemus ja muu sopivuus rahastoyhtiön johdon luotettavuus, hyvämaineisuus, kokemus ja muu sopivuus Tässä ohjeessa on annettu tarkempia ohjeita kunkin em. osion täyttämiseen. Aihealueittain on listattu hakemukseen liitettäviä valtiovarainministeriön asetuksessa lueteltuja selvityksiä sekä muita kuvauksia, joita Rata pitää tarpeellisina arvioidessaan toimiluvan edellytyksiä. Riittävänä kuvauksena ei pidetä viittausta Ratan ao. standardien soveltamiseen tai lainausta standardista.
OHJE 3 (14) Osa hakemuksessa vaadituista liitteistä voi olla ns. päällekkäisiä eli todentavat useamman kuin yhden osion vaatimuksia. Tällöin osiossa voidaan viitata aiempana olleisiin selvityksiin tai täydentää liiteaineistoa siltä osin kuin tiedot eivät ilmene jo mainituista hakemuksen liitteistä. Mikäli hakijalla ei ole jonkin osa-alueen mukaista toimintaa pitkällä aikavälillä lainkaan, tulee tämä ilmoittaa perusteluineen (esim. "Toimintaan ei liity pitkällä aikavälillä markkinariskiä, koska "). Osa hakijan toiminnoista voi olla järjestetty konsernitasolla, jolloin hakemukseen riittää konsernitason selvitys. Hakijan tulee kuitenkin päättää konsernitason ohjeistuksen soveltamisesta yhtiön hallituksessa. Hakijasta käytetään myös sanaa "yhtiö". 1 Selvitys hakijasta Tämän osion selvitysten perusteella Ratan tulee saada tarvittavat perustiedot yhtiöstä ja sen omistajista sekä varmuus siitä, että yhtiö on perustettu lain vaatimalla tavalla. Kirjallisesta toimilupahakemuksesta on käytävä ilmi rahastoyhtiön toimilupaa hakevan yhtiön täydellinen toiminimi käytettävät aputoiminimet, kotipaikka, posti- ja käyntiosoite, hallinnollinen päätoimipaikka Suomessa ja muut toimipaikat. Mikäli hakija käyttää Ratan laatimaa hakemuslomaketta, nämä tiedot selvitetään lomakkeen alussa. jäljennös voimassa olevasta yhtiöjärjestyksestä yhtiökokouksen pöytäkirja mahdollisine liitteineen, josta käy ilmi, että yhtiöjärjestystä on päätetty muuttaa vastaamaan yrityksen yhtiöjärjestyksen edellytyksiä ja josta ilmenevät sekä yhtiön aikomus hakea toimilupaa että toimiluvan hakemisessa noudatettava menettely selvitys siitä, että edellisessä kohdassa tarkoitettu yhtiöjärjestyksen muutos on jätetty rekisteröitäväksi patentti- ja rekisterihallitukselle siten kuin siitä säädetään osakeyhtiölain (624/2006) 5 luvun 30 :n 2 momentissa kaupparekisteriote Jos toimilupaa haetaan perustettavan yhtiön lukuun, hakemuksesta on käytävä ilmi hakijan nimi ja yhteystiedot sekä perustettavan yhtiön nimi, käytettävät aputoiminimet, kotipaikka, hallinnollinen päätoimipaikka Suomessa ja muut toimipaikat. Mikäli hakija käyttää Ratan laatimaa hakemuslomaketta, nämä tiedot selvitetään lomakkeen alussa. Perustettavan yhtiön toimilupahakemukseen on liitettävä mahdollisine liitteineen: ote tai jäljennös yrityksen perustamista koskevasta päätöksestä, jos perustajana on oikeushenkilö kunkin perustajan kaupparekisteriote, jos perustajana on oikeushenkilö, tai kunkin perustajan virkatodistus ja yhteystiedot, jos perustajana on luonnollinen henkilö jäljennös perustamissopimuksesta
OHJE 4 (14) 2 Harjoitettavaksi aiottu toiminta Tämän osion selvitysten perusteella Ratan tulee voida varmistua siitä, että harjoitettavaksi aiottu toiminta täyttää sen toiminnan vaatimukset, johon yhtiö hakee toimilupaa. Harjoitettavaksi aiotun toiminnan tulee olla suunnitelmallista ja asetettujen tavoitteiden realistisia. Suunnitelmassa on otettava huomioon kaikki tarpeelliset liiketoiminta-alueet, myös ulkoistettu tai asiamiehen välityksellä tehtävä toiminta. Hakemuksen liitteet riippuvat harjoitettavaksi aiotusta toiminnasta. Tarkemmin kuhunkin toimintaan liittyvät liitteet on lueteltu Ratan standardin 1.1 (Toimiluvat ja notifikaatiot) luvussa 5.3.3. kuvaus siitä, mitä SRL:ssa ja sijoituspalveluyrityksistä annetussa laissa (922/2007) määriteltyä toimintaa se tulee harjoittamaan, ml. mahdollinen oheispalvelu (esimerkiksi tuoteja palvelukuvaukset asiakaskohderyhmineen, prosessikaaviot) 3 Pääomavaatimukset Tämän osion selvitysten perusteella Ratan tulee saada varmuus siitä, että osakepääoma täyttää asetetut vaatimukset. Jos yhtiön osakepääoma on toimilupaa haettaessa kokonaan maksettu, on hakemukseen liitettävä selvitys siitä, että osakepääoma on yhtiön omistuksessa ja hallinnassa (esim. hallituksen asiaa koskeva päätös); yhteisön tilintarkastajien allekirjoittama todistus siitä, että osakepääoman merkitsemistä koskevia säännöksiä on noudatettu. Jos yhtiön osakepääomaa ei ole toimilupaa haettaessa maksettu, hakemukseen on liitettävä selvitys osakepääoman maksamista koskevista sitoumuksista; jäljennös kunkin merkitsijänä olevan oikeushenkilön osakkeiden merkintää koskevasta päätöksestä ja merkitsijän kaupparekisteriote sekä merkitsijänä olevan luonnollisen henkilön virkatodistus. Jos osakepääomaa on merkitty oikeuksin tai velvollisuuksin panna yhteisöön osaketta tai osuutta vastaan muuta omaisuutta kuin rahaa taikka perustamispääoma on kokonaan tai osaksi maksettu muuna kuin rahana, hakemukseen on liitettävä osakeyhtiölain 2 luvun 8 :n 4 momentissa tarkoitettu lausunto. 4 Perustajat ja omistajat Tämän osion selvitysten perusteella Ratan tulee saada tarvittavat tiedot yrityksen perustajista ja omistajista sekä varmuus siitä, että omistusrakenteet eivät estä yhtiön tehokasta valvontaa. Hakemuksessa ja liitteissä tulee kuvata yhtiön sellaiset omistajat, joiden omistusosuus on suo-
OHJE 5 (14) raan tai välillisesti vähintään yksi kymmenesosa tai joiden omistama osuus tuottaa vähintään kymmenen prosenttia sen osakkeiden äänivallasta. luettelo perustajista ja omistajista ja heidän henkilö- ja yhteystiedoistaan sekä omistusosuuksistaan luonnollisten henkilöiden virkatodistukset oikeushenkilöiden kaupparekisteriote selvitykset sopimuksista tai muista järjestelyistä, jotka johtavat tai saattavat johtaa tässä kohdassa tarkoitetun omistusosuuden syntymiseen perustajien ja omistajien päiväämä ja allekirjoittama ilmoitus koskien luotettavuutta, hyvämaineisuutta, kokemusta ja muuta sopivuutta (fit & proper -ilmoitus). Oikeushenkilön puolesta päivätyn ja allekirjoitetun ilmoituksen tekevät nimikirjoitusoikeutta käyttävät luonnolliset henkilöt. Jos perustaja tai omistaja on vajaavaltainen tai hänen toimintakelpoisuuttaan on rajoitettu, selvityksen laativan edunvalvojan on liitettävä hakemukseen selvitys omistajan ja perustajan vajaavaltaisuudesta tai toimintakelpoisuuden rajoittamisesta sekä edunvalvojaa itseään koskeva ilmoitus. Fit & proper -ilmoitukset tehdään ao. lomakkeilla, jotka löytyvät Ratan internetsivulta Toimiluvat -hakemistosta. Em. liitteet on toimitettava myös osakkeenomistajaan rinnastettavasta arvopaperimarkkinalain (495/1989) 2 luvun 9 :ssä tarkoitetusta luonnollisesta henkilöstä ja oikeushenkilöstä. Hakemuksessa on lisäksi yksilöitävä se seikka, jonka perusteella luonnollista henkilöä on pidettävä osakkeenomistajaan edellä tarkoitetulla tavalla rinnastettavana henkilönä. 5 Rahastoyhtiön johto Tämän osion selvitysten perusteella Ratan tulee saada varmuus siitä, että valvottavaa tullaan johtamaan ammattitaitoisesti sekä terveiden ja varovaisten liiketoimintaperiaatteiden mukaisesti ja että yhtiön toiminta täyttää Ratan standardeissa 1.3 (Luotettava hallinto ja toiminnan järjestäminen ja 4.1 (Sisäinen valvonta ja riskienhallinnan järjestäminen) asetetut vaatimukset. Hakijan tulee osoittaa, että yhtiön johdolla on riittävä koulutus ja ammattitaito tehtävien laatuun ja laajuuteen nähden. Hakemuksesta tulee myös käydä ilmi, miten hakija on käytännössä varmistanut, että johdolla on hakijan liiketoiminta-alan riittävä tuntemus. Yhtiön johdon tulee täyttää Ratan standardissa 1.4 (Luotettavuuden, sopivuuden ja ammattitaidon arviointi) asetetut ns. fit & proper vaatimukset. Luotettavan hallinnon järjestämisessä tulee ottaa huomioon tulevan toiminnan monimuotoisuus ja laajuus. Hallinnon järjestämisessä voi olla erilaisia ratkaisuja. otteet tai jäljennökset asiakirjoista, joista ilmenevät yhtiölle valitut hallituksen varsinaiset ja varajäsenet, yhtiölle valittu toimitusjohtaja ja toimitusjohtajan sijainen, muut ylimpään johtoon kuuluvat henkilöt sekä heidän yhteystietonsa selvitys siitä, milloin rahasto-osuudenomistajien valitsemat hallituksen jäsenet (hallituksen jäsenistä vähintään kolmannes) valitaan ensimmäisen kerran hallitusten jäsenten ja varajäsenten, toimitusjohtajan ja toimitusjohtajan sijaisen sekä muuhun ylimpään johtoon kuuluvan henkilön päiväämä ja allekirjoittama ilmoitus koskien luotettavuutta, hyvämaineisuutta, kokemusta ja muuta sopivuutta (fit & proper -ilmoitus).
OHJE 6 (14) Fit & proper -ilmoitukset tehdään ao. lomakkeilla, jotka löytyvät Ratan internetsivuilta Toimiluvat -hakemistosta Jos rahastoyhtiölle on valittu yksi tai useampi toimitusjohtajan sijainen, selvityksestä on ilmettävä se, millä edellytyksillä sijainen tulee toimitusjohtajan sijaan tämän ollessa estyneenä hoitamasta tehtäväänsä sekä se, mikä on eri toimitusjohtajan sijaisten sijaantulojärjestys. 6 Merkittävät sidonnaisuudet Tämän osion selvitysten perusteella Ratan tulee saada varmuus, että yhtiön merkittävä sidonnaisuus muuhun henkilöön ei estä yhtiön tehokasta valvontaa. Liiketoiminnasta ja omistusrakenteista sekä mahdollisista sidossuhteista luonnollisiin henkilöihin sekä oikeushenkilöihin pitää saada selkeä kokonaiskuva. Merkittävällä sidonnaisuudella tarkoitetaan omistukseen tai määräämisvaltaan (äänimäärä tai ylimmän johdon nimitys/erotusoikeus) perustuvaa mahdollisuutta vaikuttaa yhteisön hallintoon ja toimintaan. Merkittävä sidonnaisuus voi syntyä silloin, kun henkilöllä on yhdessä jonkin hänen lähipiiriinsä kuuluvan henkilön kanssa edellä kuvattu mahdollisuus vaikuttaa yhteisön hallintoon ja toimintaan. Henkilön lähipiiriin kuuluvat esimerkiksi aviopuoliso ja lapset. Lisäksi merkittävä sidonnaisuus muodostuu kahden tai useamman sellaisen yhteisön välille, jotka ovat saman henkilön tai yhtiön määräysvallassa. selvitys rahastoyhtiön sidonnaisuudesta (esimerkiksi kaaviokuva yhtiörakenteesta) selvitys sopimuksista tai järjestelyistä, jotka johtavat tai saattavat myöhemmin johtaa merkittävän sidonnaisuuden syntymiseen (liitteenä esim. osakassopimus, yhtiöjärjestys, yhtiösopimus) 7 Tilintarkastajat Tämän osion selvitysten perusteella vahvistetaan, että yhtiön tilintarkastajat täyttävät tilintarkastajille asetetut vaatimukset. tilintarkastajien ja näiden varamiesten nimet (käytävä ilmi, kuka tilintarkastajista on Keskuskauppakamarin hyväksymä tilintarkastaja tai tilintarkastusyhteisö) selvitys siitä, milloin rahasto-osuudenomistajat valitsevat ensimmäisen kerran vähintään yhden hyväksytyn tilintarkastajan ja tälle varamiehen tilintarkastajien valinnan osoittava pöytäkirjaote 8 Taloudelliset toimintaedellytykset ja liiketoimintasuunnitelma Tämän osion selvitysten perusteella Ratan tulee saada varmuus siitä, että taloudelliset toimintaedellytykset täyttyvät ja että toiminta on suunnitelmallista, ammattimaista ja pitkäjänteistä.
OHJE 7 (14) Hakemuksessa ja liitteissä tulee kuvata yksityiskohtaisesti, miten hakija on varmistanut yhtiön riittävät taloudelliset toimintaedellytykset. Keskeinen arviota tukeva asiakirja on hyvin kirjoitettu, eri toiminnot, palvelut ja tuotteet kattava yksityiskohtainen liiketoimintasuunnitelma sekä laadukas omien varojen strategia. liiketoimintasuunnitelma kannattavuusarviot ja -tavoitteet sekä tulos- ja tase-ennusteet ja niiden perusteet seuraavalle kolmelle vuodelle arvio omien varojen riittävyydestä seuraavalle kolmelle vuodelle ja suunnitelma riittävän vakavaraisuuden varmistamiseksi tilinpäätöstiedot (jos hakijalla on aiempaa liiketoimintaa) konsernitilinpäätöstiedot liitteineen kolmelta viimeiseltä tilikaudelta (jos hakija on konsernin osa) Jos viimeisin tilinpäätös on laadittu aiemmin kuin kuusi kuukautta ennen hakemuksen jättämistä, hakemukseen on lisäksi liitettävä yhtiön hallituksen yhtiön hallituksen päiväämä ja allekirjoittama selvitys tilinpäätöksen laatimisen jälkeen sattuneista yhtiön taloudelliseen asemaan olennaisesti vaikuttaneista seikoista sekä yhtiön hakemushetken taloudellisesta tilanteesta ja tuloksista. Jos rahastoyhtiö aikoo harjoittaa SRL:n 5 :n 2 momentissa tarkoitettua toimintaa, toimilupahakemukseen on liitettävä: jäljennös hakemuksesta, jolla rahastoyhtiö on hakenut sijoittajien korvausrahaston jäsenyyttä selvitys pääoman saatavuudesta (pääomasuunnitelma) laskelmat riskialueittaisesta pääomavaatimusten täyttämisestä suunnitelma maksuvalmiuden varmistamiseksi kuvaus vakavaraisuuden hallinnan järjestämisestä 9 Sisäinen valvonta ja riskienhallinta 9.1 Organisaatio, henkilöstö sekä valta-, vastuu- ja raportointisuhteet Tämän osion selvitysten perusteella Ratan tulee saada kokonaiskuva hakijan organisaatiosta. Yhtiön tulee osoittaa, että sen palveluksessa työskentelevien ja palkattavien henkilöiden ammattitaito on riittävä suhteutettuna työtehtäviin sekä yhtiön kokoon, toiminnan laajuuteen ja luonteeseen. Lisäksi osion tarkoituksena on selvittää, että yhtiön valta- ja vastuusuhteet ovat selkeät. Kunkin toimielimen velvollisuudet ja vastuut on selkeästi määritelty ja ylin johto pystyy riippumattomasti arvioimaan yhtiön toimintaa. selkeä yhtiön toimintaa kuvaava organisaatiokaavio toimitusjohtajan, keskeisten liiketoiminta-alueiden johtajien, päälliköiden yms. varamiesjärjestelyt keskeisten liiketoimintayksiköiden ja toimintojen henkilöstömää-
OHJE 8 (14) rät henkilöstösuunnitelma, josta käy ilmi henkilöstön ammattitaito sekä henkilöstölle asetettavat ammatilliset vaatimukset ja palkitsemisperusteet (esimerkiksi rekrytointiperiaatteet ja koulutussuunnitelmat) tehtävänimikkeiden mukaiset toimenkuvat kuvaus, miten valta- ja vastuusuhteet on käytännössä järjestetty eri yksiköiden ja toimintojen välillä sekä selvitys päätöksentekojärjestelmästä (mitkä ovat eri yksiköiden ja toimintojen keskeiset tehtävät, mitkä ovat keskeiset päätöksentekoelimet, kuinka usein päätöksentekoelimet kokoontuvat ja mitkä ovat raportointisuhteet keskeisten toimintojen välillä, esimerkiksi päätöksentekoelinten työjärjestykset, tiedot hallituksen lautakunnista) kuvaus siitä, miten eturistiriitatilanteet hoidetaan kuvaus raporteista, joita ylin ja toimiva johto saavat ja kuinka usein raportteja tuotetaan (ml. kattava määrä johdolle tuotettavia malliraportteja, esimerkiksi erilaiset kuukausiraportit) Toimiluvan edellytysten täyttymisen todentamiseksi hakemukseen voi liittää em. liitteiden lisäksi mahdolliset luotettavan hallinnon ohjeet (esim. Corporate Governance -politiikka). 9.2 Sisäinen valvonta sekä riskien seuranta ja hallinta Tämän osion selvitysten perusteella Ratan tulee saada varmuus siitä, että hakijan sisäinen valvonta on riittävän korkeatasoista ottaen huomioon toiminnan luonne ja laajuus. Hakemuksessa tulee kuvata, miten sisäinen valvonta ja riskienhallinta on käytännössä järjestetty; mitkä ovat keskeiset sisäisen valvonnan keinot, mitkä ovat eri yksiköiden ja toimintojen vastuusuhteet sisäisessä valvonnassa sekä miten riskinottoa käytännössä valvotaan eri liiketoimintayksiköissä/toiminnoissa ja eri riskialueilla. Yhtiön tulee täyttää Ratan standardissa 4.1 (Sisäinen valvonta ja riskienhallinnan järjestäminen) asetetut sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan vaatimukset. kuvaus sisäisen valvonnan, riskienhallinnan ja liiketoiminnasta riippumattoman riskienhallinnan järjestämisestä selvitys niistä järjestelmistä ja menetelmistä, joilla rahastoyhtiön on tarkoitus seurata ja hallita SRL:n 4 a luvussa tarkoitettuja riskejä kuvaus riittävän tiedonkulun sekä riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan turvaamisesta asiamiehen välityksellä harjoitettavien ja muiden ulkoistettavien toimintojen osalta 9.3 Sisäinen tarkastus Tämän osion selvitysten perusteella Ratan tulee saada varmuus siitä, että hakijan sisäinen valvonta on yhtiön toiminnan luonteeseen ja laajuuteen nähden asianmukaisesti järjestetty ja että hakijalla on tämän asian arvioimiseksi ja varmistamiseksi muista toiminnoista erillinen, riippuma-
OHJE 9 (14) ton sisäinen tarkastus. Sisäinen tarkastus on riippumatonta ja objektiivista arviointi- ja varmistustoimintaa, joka on luotu tuottamaan lisäarvoa organisaatiolle ja parantamaan sen toimintaa. Hakemuksessa tulee kuvata, miten yhtiön sisäinen tarkastus on järjestetty. ylimmän johdon vahvistamat sisäisen tarkastuksen toimintaperiaatteet, joista käyvät ilmi ainakin: toiminnan tavoitteet toiminta-alue ja sen rajoittamattomuus asema organisaatiossa ja suhde muihin valvontatoimintoihin toimivalta ja vastuut tehtävät ja niiden järjestäminen toiminnosta vastaavan tehtävät ja velvoitteet toiminnan suunnittelussa noudatettavat yleiset periaatteet tarkastushavaintojen raportoinnin periaatteet ja aikataulu raportointisuhteet, vastuut ja velvoitteet tarkastussuunnitelma sisäistä tarkastusta suorittavien henkilöiden ansioluettelot sisäistä tarkastusta suorittavien henkilöiden mahdollisesti saamien palkkioiden määräytymisperusteet käytännön tarkastustyölle vahvistetut menettelytavat: havaintojen ja johtopäätösten dokumentointi raportointi sekä niistä tiedottaminen Jos yhtiöllä ei ole erillistä sisäistä tarkastusta, hakemukseen tulee liittää selvitys siitä, miten sisäinen tarkastus toimintona on muutoin järjestetty ja kuka tällöin on sisäisen tarkastuksen tehtäväalueesta vastaavaksi nimetty henkilö. Selvitykseen on liitettävä hallituksen päätös Ratan standardin sitovasta sääntelystä poikkeavasta vaihtoehtoisesta toimintatavasta. 9.4 Compliancetoiminto Tämän osion selvitysten perusteella Ratan tulee saada varmuus siitä, että yrityksellä ja sen toiminnalla on asiakkaiden ja markkinoiden luottamus. Lainsäädännön, viranomaisten antamien ohjeiden ja määräysten sekä markkinoiden itsesäätelyn huolellinen noudattaminen ylläpitää osaltaan tätä luottamusta. Sitä tukee myös yhtiön omien sisäisten ohjeiden, henkilöstöä sitovien eettisten periaatteiden ja muiden ohjeiden noudattaminen. Tätä varten hakijalla tulee olla säännösten noudattamisen varmistamisesta vastaava toiminto (compliance), joka avustaa yhtiön ylintä ja toimivaa johtoa ja muita toimintoja säännösten noudattamattomuuteen liittyvän riskin hallinnassa. Compliance-toiminnon tulee valvoa ja säännöllisesti arvioida niiden toimenpiteiden ja menettelytapojen riittävyyttä ja tehokkuutta, joiden avulla
OHJE 10 (14) yhtiö varmistaa säännösten noudattamisen. Lisäksi toiminnon tulee seurata ja arvioida säännösten noudattamisessa esiintyneiden puutteiden korjaamiseksi tehtyjen toimenpiteiden riittävyyttä ja tehokkuutta. Hakemuksessa tulee kuvata, miten säännösten noudattamisen varmistaminen (compliance-toiminto) yhtiössä on järjestetty. ylimmän johdon vahvistamat kirjalliset toimintaperiaatteet, joista käyvät ilmi ainakin compliance-toiminnon: tavoitteet ja tehtävät asema organisaatiossa ja suhde muihin valvontatoimintoihin toimivalta ja oikeus saada tehtäviensä hoidossa tarpeelliset tiedot ja oikeus tehdä tarkastuksia toiminnosta vastaavan tehtävät ja velvoitteet suunnittelussa noudatettavat yleiset periaatteet raportoinnin periaatteet ja aikataulu toiminnosta vastaavan henkilön ansioluettelo toiminnosta vastaavan henkilön mahdolliset palkkionmääräytymisperusteet 9.5 Ulkoistaminen sekä asiamiehen käyttö Tämän osion selvitysten perusteella Rata varmistaa, että ulkoistaminen ei haittaa yhtiön riskienhallintaa, sisäistä valvontaa tai muutoin merkittävästi yhtiön liiketoiminnan hoitamista. Yhtiön tulee täyttää Ratan standardeissa 1.6 (Toiminnan ulkoistaminen) ja RA 1.6 (Toiminnan ulkoistamista koskeva ilmoitus) asetetut vaatimukset. selvitys asiamiehen välityksellä aiotuksi tapahtuvasta toiminnasta sekä ulkoistettavaksi aiotusta toiminnasta (ml. ulkoistettavia toimintoja hoitavien nimet ja yhteystiedot) ulkoistamissopimukset (tai luonnokset sopimuksista) 9.6 Kirjanpitojärjestelmät Tämän osion selvitysten perusteella Ratan tulee saada varmuus, että kirjanpitojärjestelmä on luotettava, sen jatkuvuus on tuettu riittävästi, se tuottaa riittävän yksilöityä tietoa johdolle ja viranomaisraportointiin sekä täyttää kauppa- ja teollisuusministeriön ja kirjanpitolautakunnan määrittelemät kriteerit. selvitys kirjanpitojärjestelmistä ja -menetelmistä (mm. yleiskuvaus, osakirjanpitojärjestelmien väliset liittymät, manuaaliset ja tietojärjestelmiin sisältyvät täsmäytykset) Katso tarkemmin standardi 3.1 (Tilinpäätös ja toimintakertomus), kauppa- ja teollisuusministeriön päätös (47/1998) ja kirjanpitolautakunnan yleisohje (annettu 22.5.2000)
OHJE 11 (14) 9.7 Tietojärjestelmät Tämän osion selvitysten perusteella Ratan tulee saada varmuus siitä, että yhtiöllä on toiminnan luonteeseen ja laajuuteen nähden riittävät ja asianmukaisesti järjestetyt tietojärjestelmät. kuvaus käytössä olevista ja suunnitelluista tietojärjestelmistä ml. ulkoistettavat tietotekniikkapalvelut (esimerkiksi järjestelmäkuvaus arvon laskennasta ja osuudenomistajarekisteristä) tietohallintostrategia (johdon hyväksyntä) kuvaus tietohallinto-organisaatiosta ja -vastuista 9.8 Tietoturvallisuus Tämän osion selvitysten perusteella Ratan tulee saada varmuus siitä, että yhtiöllä on riittävä osaaminen ja henkilöstö sekä sisäinen tarkastus tietojärjestelmien toimivuuden turvaamiseksi. tietoturvallisuusperiaatteet tietoturvallisuusorganisaatio ja -vastuut kuvaus tietoturvallisuuteen liittyvien riskien hallinnasta (esimerkiksi tietoturvallisuudesta tehdyt riskiarviot) tietoturvallisuuteen liittyvät keskeiset ohjeet selvitys siitä, miten yhtiön omaa tietoturvallisuutta arvioidaan (esimerkiksi yhtiön tietoturvallisuudesta tehdyt sisäiset tai ulkoiset arvioinnit) 9.9 Jatkuvuussuunnitelmat ja toiminnan jatkaminen häiriötilanteissa Tämän osion selvitysten perusteella Ratan tulee saada varmuus siitä, että hakija on varautunut liiketoimintansa keskeytyksiin siten, että se pystyy jatkamaan toimintaansa ja rajoittamaan tappioita erilaisissa liiketoimintaansa kohtaavissa häiriötilanteissa. Hakemuksessa tulee kuvata, miten hakijan keskeisten toimintojen jatkuvuus on turvattu toimintoja uhkaavissa häiriötilanteissa. Myös ulkoistettavien toimintojen jatkuvuuden turvaaminen tulee kuvata. jatkuvuussuunnitteluperiaatteet keskeisten toimintojen jatkuvuussuunnitelmat (sisältäen kuvauksen toiminnan kannalta keskeisten tietojärjestelmien varmistus- ja toipumisjärjestelyistä) selvitys siitä, miten se taho, jolle tietotekniikka on mahdollisesti ulkoistettu, on varautunut toiminnan jatkumiseen häiriötilanteissa
OHJE 12 (14) 9.10 Toiminnan järjestämiseen ja menettelytapoihin liittyvät vaatimukset Tämän osion selvitysten perusteella Ratan tulee voida varmistua siitä, että harjoitettavaksi aiottu toiminta täyttää sen toiminnan vaatimukset, johon yhtiö hakee toimilupaa ja että harjoitettavaksi aiotussa toiminnassa noudatetaan laissa ja Ratan standardeissa 2.1 (Rahoitusvälineiden tarjoamisessa noudatettavat menettelytavat), 2.2 (Rahoituspalvelujen ja rahoitusvälineiden markkinointi), 2.3 (Rahoituspalvelusopimukset), 1.3 (Luotettava hallinto ja toiminnan järjestäminen) sekä 5.3 (Sisäpiiriilmoitukset ja -rekisterit) mainittuja menettelytapoja. Hakemukseen on liitettävä harjoitettavan toiminnan osalta selvitys siitä, miten yhtiössä huolehditaan toiminnan järjestämistä (ml. kuvaukset sisäisistä prosesseista ja toimintoon mahdollisesti liittyvät sopimusluonnokset) ja asiakassuhteissa noudatettavia menettelytapoja koskevien säännösten sekä markkinoiden väärinkäytön estämistä koskevien säännösten noudattamisesta. Hyvä sisäinen prosessien- ja menettelytapojen kuvaus voisi toimia esim. yhtiön omana perehdyttämismateriaalina yhtiön uudelle työntekijälle sekä tukimateriaalina toiminnan harjoittamisessa. Riittävä kuvaus ei ole viittaus Ratan standardien soveltamiseen tai lainaus standardista. Lisäksi toimilupahakemukseen liitettävien sisäisten ohjeiden tulee olla ajan tasalla ja niiden tulee kuvata riittävän tarkasti, miten valvottavan toiminta on käytännössä järjestetty eri yksiköissä ja toiminnoissa. Ohjeiden tulee olla ylimmän johdon hyväksymät. Sisäiset prosessit ja menettelytavat kunkin harjoitettavan toiminnon osalta sisäiset prosessit ja menettelytavat sekä toimintaohjeet, erityisesti kuvaukset rahastoosuusrekisterin pitämisestä, rahasto-osuuksien merkintöjen ja lunastusten tekemisestä ja rahasto-osuuden arvonlaskennasta Sisäpiirirekisterin ylläpitovelvollisuus selvitys luotettavasta sisäpiirirekisterin ylläpidosta, siihen liittyvät sisäiset toimintaohjeet sekä rekisteristä vastuussa olevan henkilön nimi selvitys siitä, missä rekisteriä tai rekistereitä ylläpidetään (SIREjärjestelmä vai hakijan oma järjestelmä) selvitys siitä, missä rekisteri on nähtävillä Markkinoiden väärinkäyttöön liittyvä ilmoitusvelvollisuus selvitys siitä, miten hakija täyttää AML:n 4 luvun 16 :n markkinoiden väärinkäyttöön liittyvän ilmoitusvelvollisuuden (kurssimanipulaatio ja sisäpiiritiedon väärinkäyttö)
OHJE 13 (14) Mikäli rahastoyhtiö harjoittaa SRL:n 5 :n 2 momentissa tarkoitettua toimintaa (sijoituspalveluita), toimilupahakemukseen liitettävät toiminnan järjestämiseen ja menettelytapoihin liittyvät selvitykset on lueteltu sijoituspalveluyritykselle laaditussa toimilupahakemuksen täyttöohjeessa kohdassa 9.10. Ohje löytyy Ratan internetsivuilta Toimiluvat - hakemistosta. 10 Asiakkaan tuntemisjärjestelmät Tämän osion selvitysten perusteella Ratan tulee saada varmuus siitä, että yhtiöllä on sekä johdon hyväksymät menettelytavat asiakkaiden tuntemiseksi että rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen riskienhallintaa koskevat menetelmät ja että yhtiö noudattaa rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi annettuja määräyksiä. Uuden, 1.8.2008 voimaantulleen lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä ja selvittämisestä (503/2008) mukaan yhtiöllä tulee olla sekä sen johdon hyväksymät menettelytavat asiakkaiden tuntemiseksi että rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen riskienhallintaa koskevat, hakijan toiminnan luonteeseen ja laajuuteen nähden riittävät menetelmät (ResL 6 3 mom. ja 34 3 mom). Lisäksi yhtiön tulee täyttää soveltuvin osin Ratan standardeissa 2.4 (Asiakkaan tunnistaminen ja tunteminen, rahanpesun, terrorismin rahoituksen sekä markkinoiden väärinkäytösten estäminen) ja 4.4b (Operatiivisten riskien hallinta) asetetut vaatimukset. johdon hyväksymä kuvaus asiakassuhteiden hallintaan ja rahanpesun ja terrorismin rahoittamiseen liittyvistä riskienhallintamenetelmistä riskejä arvioidessa tulisi ottaa huomioon mm. yhtiön suunnittelema asiakaspolitiikka (keitä asiakkaat ovat), oma toimiala, tuotteet, palvelut, teknologian kehitys selvitys vastuuhenkilöistä selvitys henkilökunnan koulutuksesta (esim. koulutusohjelma) Tämän menetelmäkuvauksen ja sen taustalla olevan rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen riskeihin liittyvän riskikartoituksen tekemiseen on uudessa laissa annettu siirtymäaika, joka päättyy 1.8.2009. Yhtiöön tulee toimittaa Ratalle ennen toimiluvan myöntämistä vähintäänkin suunnitelma siitä, kuinka yhtiö aikoo toteuttaa hankkeen (esim. aikataulu ja sisältö). johdon hyväksymät, yhtiön omaan toimintaan soveltuvat sisäiset ohjeet asiakkaan tuntemisjärjestelmästä miten asiakas tunnistetaan ja henkilöllisyys todennetaan (asiakassuhteen alussa ja sen aikana huomioiden eri asiakasryhmät ja jakelukanavat) asiakkaan toiminnan laadun ja laajuuden selvittäminen tosiasiallisten edunsaajien selvittäminen miten organisaatiossa varmistetaan jatkuvan seurannan sekä selonotto- ja ilmoitusvelvollisuuden noudattaminen (esim. kuvaus palvelujen käytön seurantajärjestelmästä, epäilyttävien tapahtumien havaitsemisesta ja dokumentoinnista) selvitys tuntemisasiakirjojen säilytyksestä
OHJE 14 (14) Yhtiön asiakkaan tuntemista koskeva sisäinen ohjeistus tulee päivittää uuden ResL:n mukaiseksi niiltä osin kuin se on mahdollista ennen em. riskikartoituksen valmistumista. Sisäisen ohjeistuksen tulee olla valmis ennen toimiluvan myöntämistä. Toimilupahakemuksen liitteet Toimilupahakemukseen kuuluvat liitteet tulee otsikoida selkeästi. Hakemuksen liitteitä voi toimittaa Ratalle sähköisesti. Korostettakoon, että lähettäminen tapahtuu tällöin hakijan vastuulla, eli Rata ei vastaa lähettämisen tietoturvallisuudesta. Esimerkki. Hakijan maksujärjestelmiä kuvaavat dokumentit ovat erittäin laajoja ja niissä on satoja sivuja. Toimilupahakemusta käsittelevän projektipäällikön kanssa voi erikseen sopia, että liitteet toimitetaan sähköisesti, mutta Rata ei vastaa tällöin lähettämisen tietoturvallisuudesta. Huom. Toimitettaessa liitteitä sähköisesti tulee tiedostot otsikoida ja nimetä selkeästi noudattaen pääjakson mukaista jaottelua.