Ikaalisten kaupungin HALLINTOSÄÄNTÖ Kvalt 1.12.2014, 67 (voimaan 9.12.2014)
Hallintosääntö 2 SISÄLLYSLUETTELO 1. LUKU HALLINTOSÄÄNNÖN SOVELTAMINEN JA KAUPUNGIN MUUT JOHTOSÄÄNNÖT... 4 2. LUKU ORGANISAATIO 2.1 Toimielinorganisaatio... 4 2.2 Kaupunginhallitus... 5 2.2.1 Kaupunginhallituksen ratkaisuvalta... 5 2.2.2 Henkilöstöjaoston ratkaisuvalta... 6 2.3 Lautakunnat 2.3.1 Lautakunnan yleinen ratkaisuvalta... 7 2.3.2 Lautakunnan erityinen ratkaisuvalta... 8 3. LUKU KOKOUSMENETTELY 3.1 Luvun määräysten soveltaminen... 11 3.2 Kokousaika ja paikka... 11 3.3 Kokouksen koollekutsuminen... 11 3.4 Varajäsenen kutsuminen... 11 3.5 Läsnäolo toimielinten kokouksissa... 12 3.6 Kokouksen pitäminen... 12 3.7 Esittely... 12 3.8 Toimielimen puheenjohtajan tehtävät... 13 3.9 Tilapäinen puheenjohtaja... 13 3.10 Esteellisyyden toteaminen... 13 3.11 Äänestys ja vaali... 14 3.12 Pöytäkirjan laatiminen, tarkastaminen ja nähtävänä pitäminen... 14 3.13 Kaupunginhallituksen ja lautakunnan otto-oikeus... 15 3.14 Ottokelpoisen päätöksen ilmoittaminen... 15 3.15 Luottamushenkilön tai viranhaltijan tekemä päätös... 15 4. LUKU KAUPUNGIN TALOUS 4.1 Talousarvion täytäntöönpano... 16 4.2 Talousarvion muutokset... 16 4.3 Käyttöomaisuuden hankinnat ja myynti... 16 4.4 Poistosuunnitelman hyväksyminen... 16 4.5. Rahatoimen hoitaminen... 17 4.6 Maksuvalmius, vakuudet ja saatavat... 17 4.7 Laskujen hyväksyminen... 17 4.8 Verot, taksat ja maksut... 18 4.9 Riskien hallinta... 18 4.10 Tilivelvolliset... 18
Hallintosääntö 3 5. LUKU HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUS 5.1 Ulkoinen ja sisäinen valvonta... 18 5.2 Tarkastuslautakunta... 18 5.3 Tarkastuslautakunnan tehtävät... 19 5.4 Tilintarkastaja... 19 5.5 Tilintarkastajan ilmoitukset, tilintarkastuskertomus ja tarkastuslautakunnan valmistelu valtuustolle... 19 6. LUKU VIRASTO-ORGANISAATIO 6.1 Osastojako ja vastuualueet... 20 6.2 Yhteistyötoimikunta... 20 6.3 Johtoryhmä... 20 6.4 Tavoiteohjaus... 20 6.5 Toimenkuvaus... 21 6.6 Virasto-, osasto- ja työpaikkakokous... 21 6.7 Viran ja toimen haettavaksi julistaminen... 21 6.8 Kelpoisuusvaatimukset... 22 6.9 Koeaika ja vaalin vahvistaminen... 22 6.10 Toiseen virkasuhteeseen siirtäminen... 22 6.11 Palkkauksen ja sen osien määräytyminen... 22 6.12 Sivutoimilupa... 23 6.13 Ero ja irtisanominen... 23 7. LUKU VIRANHALTIJOIDEN RATKAISUVALTA 7.1 Yleinen ratkaisuvalta... 23 7.2 Erityinen ratkaisuvalta... 24 8. LUKU MUUT MÄÄRÄYKSET 8.1. Tiedottaminen... 31 8.2 Kaupungin asukkaiden aloitteet... 31 8.3 Kaupungin nimenkirjoitus ja asiakirjojen allekirjoittaminen... 32 8.4 Viranhaltijoiden päätöspöytäkirja... 32 8.5 Asiakirjoista perittävät lunastukset sekä niiden antamisesta perittävät maksut... 32 8.6. Asiakirjojen antamisesta päättäminen... 33
Hallintosääntö 4 Ikaalisten kaupungin hallintosääntö 1. LUKU HALLINTOSÄÄNNÖN SOVELTAMINEN JA KAUPUNGIN MUUT JOHTOSÄÄNNÖT Ikaalisten kaupungin hallinnosta määrätään tällä säännöllä, ellei erityislainsäädännöllä ole toisin määrätty. Säännöllä kumotaan aikaisempi hallintosääntö, kaupunginhallituksen johtosääntö, hallintokuntakohtaiset päävastuualueiden johtosäännöt ja taloussääntö. Tarkemmat ohjeet tämän säännön soveltamisesta antaa tarvittaessa kaupunginhallitus. Kaupungin toimintoja ohjataan lisäksi seuraavilla säännöillä ja ohjeilla, joihin nähden hallintosääntöä sovelletaan toissijaisena: kaupunginvaltuuston työjärjestys luottamushenkilöiden palkkiosääntö konserniohje hankintaohje rakennusjärjestys 2. LUKU ORGANISAATIO 2.1 Toimielinorganisaatio Kaupungin toimielinorganisaation muodostavat kaupunginvaltuusto ja kaupunginhallitus, sen henkilöstöjaosto sekä seuraavat lautakunnat ja niiden jaostot: keskusvaalilautakunta tarkastuslautakunta sosiaali- ja terveyslautakunta ja sen jaosto kasvatus- ja opetuslautakunta kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta ympäristölautakunta tekninen lautakunta ja sen jaosto
Hallintosääntö 5 2.2 Kaupunginhallitus Toimielinten jäsenmäärä: 9 jäsentä Sosiaali- ja terveyslautakunta Ympäristölautakunta 8 jäsentä Kaupunginhallitus 8 jäsentä Tarkastuslautakunta Kasvatus- ja opetuslautakunta 7 jäsentä Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta Tekninen lautakunta 5 jäsentä Keskusvaalilautakunta 3 jäsentä Jaostot (Henkilöstöjaosto, sosiaali- ja terveyslautakunnan jaosto, jossa jäseninä ovat puheenjohtaja, varapuheenjohtaja + yksi jäsen, teknisen lautakunnan jaosto) Kaupunginhallitus valitsee toimikaudekseen keskuudestaan 3-jäsenisen henkilöstöjaoston henkilökohtaisine varajäsenineen sekä nimeää sille puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. 2.2.1 Kaupunginhallituksen ratkaisuvalta Kaupunginhallitus ratkaisee asiat, jotka koskevat 1 kiinteän omaisuuden ostamista 2 kiinteän omaisuuden myymistä 3 irtaimen omaisuuden myymistä omaisuuden arvon ollessa yli 10 000 euroa 4 asemakaavan tai tonttijaon toteuttamista varten tarvittavien alueiden, rakennusten ja laitteiden ostamista, myymistä, vaihtamista ja lunastamista 5 lykkäysten myöntämistä tonttien, omakotitonttia lukuun ottamatta (ks. ympäristölautakunnan ratkaisuvalta kohta 13), ja muiden alueiden myynti- tai vuokraehtojen mukaisen rakentamis- tai muun sellaisen velvollisuuden täyttämisestä (omakotitontin osalta ks. kiinteistöinsinöörin ratkaisuvalta) 6 asemakaavan muuttamista, milloin muutos on vähäinen 7 rakennuskiellon määräämistä 8 MRL:ssa tarkoitetun kehotuksen antamista maanomistajalle rakentaa asemakaava-alueella sijaitseva tontti 9 kunnan maaseutuelinkeinoviranomaiselle laissa määrättyjä tehtäviä 10 vapautuksen tai lykkäyksen myöntämistä kunnallisen maksun ja sille määrätyn viivästyskoron suorittamisesta, milloin se säädösten tai määräysten mukaan on sallittua 11 talousarviolainan ottamista kaupungille valtuuston talousarviossa asettamissa rajoissa
Hallintosääntö 6 12 lainan myöntämistä turvaavaa vakuutta vastaan 13 hankehakemusta kaupunginhallituksen alaisilla tulosalueilla 14 kaupungin omaisuuden ja riskien vakuuttamista koskevan (tarjouksiin perustuvan) sopimuksen hyväksymistä 15 selityksen antamista kaupunginvaltuuston puolesta valtuuston päätöstä koskevan valituksen johdosta, jos kaupunginhallitus katsoo, että valtuuston päätöstä ei ole kumottava 16 lausunnon antamista valtuuston ratkaisuvaltaan kuuluvasta asiasta 17 henkilöstöpolitiikassa noudatettavia periaatteita 18 kaupunginjohtajan, kaupunginsihteerin, talousjohtajan ja osaston päällikön osalta: - kunnallisen työmarkkinalaitoksen tekemien kaupunkia sitovien sopimusten sekä muiden sopimusten soveltamista sekä palkan määräämistä - viranhaltijalle maksettavaa palkkaa myönnettäessä virkavapautta muun syyn kuin sairauden, tapaturman, raskauden tai synnytyksen vuoksi 19 kaupunginsihteerin valitsemista 20 talousjohtajan valitsemista 21 viran ja toimen perustamista ja lakkauttamista sekä virkasuhteen muuttamista työsuhteeksi, jos täyttäminen kuuluu kaupunginhallitukselle tai sen alaiselle viranhaltijalle. 22 niitä virkasuhteeseen ja viranhaltijaan liittyviä asioita, joista on säädetty kunnallisesta viranhaltijasta annetussa laissa (304/03) tai muussa laissa, ellei laissa ole toisin säädetty tai tässä säännössä muuta määrätty 23 virkavapaan ja työloman myöntämistä alaisensa henkilökunnan osalta ellei päätösvalta ole siirretty viranhaltijalle 24 luvan myöntämistä vakinaisen viran ja toimen täyttämiseen 25 päättää Ikaalisten kaupungin puolesta (Sata-Hämeen yhteiskäyttöprojektin) kuntien yhteishankinnoista, ellei kaupunginhallitus ole siirtänyt päätösvaltaansa alaiselleen viranhaltijalle 26 kasvatusjohtajan valitsemista 27 poistosuunnitelman hyväksymistä Kaupunginhallituksen puheenjohtaja ratkaisee kaupunginjohtajan osalta seuraavat asiat, ellei johtamissopimuksessa ole muuta mainittu: 1 koulukseen osallistuminen 2 vuosiloman myöntäminen 3 suostumuksen antaminen johtajasopimuksessa tarkoitettuun maakunnalliseen tai elinkeinoelämän luottamustehtävä 4 määräys ulkomaan virantoimitusmatkaan 5 osallistumis- ja matkakulujen korvaaminen avec-virkamatkojen osalta puolison osalta 2.2.2 Henkilöstöjaoston ratkaisuvalta 1 päättää kunnallisen työmarkkinalaitoksen tekemien kaupunkia sitovien sopimusten sekä muiden sopimusten täytäntöönpanosta, soveltamisesta ja palkoista lukuun ot-
Hallintosääntö 7 tamatta kaupunginjohtajaa, osaston päällikköä, talousjohtajaa ja kaupunginsihteeriä 2 virka- ja työehtosopimuksen neuvottelemista siltä osin, kun kunnallinen työmarkkinalaitos on kaupungille antanut valtuudet paikallisen sopimuksen tekemiseen 3 neuvottelee/nimeää neuvottelijat viranhaltijain neuvotteluoikeudesta annetun lain, pääsopimuksen, viranhaltijan luottamusmiessopimuksen ja työehtosopimusten tarkoittamissa tapauksissa tulkinta- ja soveltamisriitojen ratkaisemisesta 4 päättää palkka-asiamiehen nimeämisestä 5 päättää viranhaltijalle tai työntekijälle maksettavasta palkasta myönnettäessä virkavapautta muun syyn kuin sairauden, tapaturman, raskauden tai synnytyksen vuoksi lukuun ottamatta kaupunginjohtajaa, osaston päällikköä, talousjohtajaa ja kaupunginsihteeriä 6 kunniamerkkien ja arvonimien hakemisesta 7 valmistelee ohjeet sivutoimilupien myöntämisestä 8 valmistelee kaupunginhallitukselle henkilöstöpolitiikan linjaukset 9 valmistelee virkavapauksien myöntämisperusteet 2.3. Lautakunnat 2.3.1 Lautakunnan yleinen ratkaisuvalta Lautakunta tehtäväalueellaan 1 päättää toimialallaan noudatettavista perusteista ja yleisistä ohjeista 2 päättää toimialansa taksoista ja muista yleisistä maksuperusteista, jollei päättämistä ole annettu muulle toimielimelle tai viranhaltijalle 3 päättää toimialaansa koskevista sopimuksista, jollei päättämistä ole annettu muulle toimielimelle tai viranhaltijalle 4 päättää kaupungin palveluista ja muista suoritteista perittävistä maksuista, ellei muualla ole toisin säädetty 5 päättää hallinnassaan olevien alueiden, kiinteistöjen ja huoneistojen vuokralle antamisesta sekä niiden käyttöön liittyvistä oikeuksista, ellei päätösvaltaa ole annettu viranhaltijalle 6 päättää vahingonkorvauksen myöntämisestä, kun kaupunki on katsottava korvausvelvolliseksi 7 päättää hankinnoista 8 päättää irtaimen omaisuuden myynnistä 10 000 euron rajaan saakka sekä irtaimen käytettäväksi luovuttamisesta 9 päättää viran ja toimen perustamisesta ja lakkauttamisesta sekä virkasuhteen muuttamisesta työsuhteeksi, jos täyttäminen kuuluu lautakunnalle tai sen alaiselle viranhaltijalle 10 päättää valitsemansa henkilöstön irtisanomisesta ja virkasuhteen purkamisesta koeajan purku mukaan luettuna 11 hakee valtionosuudet, -lainat ja -avustukset sekä muut avustukset 12 vastaa omaisuuden vakuuttamisesta
Hallintosääntö 8 13 päättää palvelujen tuottamistavasta, uusien palveluiden tuottamisesta ja nykyisten lakkauttamisesta hyväksytyn talousarvion mukaisesti 14 päättää hankehakemuksesta 15 huolehtii hallinnonalan saatavien ja tulevien suoritusten vakuuksien hyväksymisestä, valvonnasta, muuttamisesta ja vapauttamisesta, jollei toisin ole säädetty tai määrätty 16 antaa kaupungin puolesta lausunnon toimialaansa kuuluvissa asioissa Lautakunta voi siirtää tässä säännössä sille annettua päätösvaltaa edelleen alaiselleen jaostolle ja viranhaltijalle. Mitä edellä on sanottu lautakunnasta, koskee soveltuvin osin jaostoa ja toimikuntaa. 2.3.2 Lautakunnan erityinen ratkaisuvalta Sosiaali- ja terveyslautakunta Lautakunnan tehtävänä on a) hoitaa sosiaali- ja terveydenhuoltoa sekä ympäristöterveydenhuoltoa (sisältää terveydensuojelun, elintarvikevalvonnan, elinympäristön terveysvalvonnan aja eläinlääkintähuollon) koskevan lainsäädännön mukaiset tehtävät b) huolehtia raittiustyölaissa kunnan hoidettaviksi määrätyistä tehtävistä Lautakunta 1 päättää tuki- ja palveluasuntojen vuokralle ottamisesta 2 valitsee ylilääkärin, eläinlääkärin, lääkärin, hammaslääkärin, vanhuspalveluiden päällikön, sosiaalityön päällikön ja perusturvajohtajan sekä määrää, kuka hammaslääkäreistä toimii terveyskeskuksen vastaavana hammaslääkärinä 3 päättää nikotiinivalmisteiden myyntiluvista lääkelain sallimissa rajoissa ja muista ko. laissa kunnalle määrätyistä tehtävistä 4 myöntää tutkimusluvat Sosiaali- ja terveyslautakunnan jaosto Jaoston tehtävänä on a) vastata niistä yksilöön kohdistuvien tahdonvastaisten toimenpiteiden ja muiden yksilöön kohdistuvien asioiden käsittelystä, jotka asiakas tyytymättömänä viranhaltijan tekemään päätökseen on vaatinut siirtämään jaoston käsiteltäväksi. b) huolehtia koko toimialaa koskevan kehittämisen valmistelusta yhteistyössä sosiaali- ja terveystoimen johtoryhmän kanssa. Jaosto 1 ratkaisee yksilöön kohdistuvat asiat, ellei päätösvaltaa ole siirretty lautakunnan alaiselle viranhaltijalle 2 päättää muutoksen hakemisesta tuomioistuimen ja muun viranomaisen päätökseen
Hallintosääntö 9 Kasvatus- ja opetuslautakunta 1 huolehtii niistä asioista, jotka lautakunnan toimialaa koskevassa lainsäädännössä on annettu kunnan tehtäväksi 2 hyväksyy perusopetuksen ja lukion opetussuunnitelmat ja niihin perustuvat lukuvuosisuunnitelmat 3 päättää oppilaan koulun määräytymisperusteista 4 päättää tuntikehyksestä kouluittain 5 päättää koulujen työ- ja loma-ajoista 6 valitsee rehtorin/koulunjohtajan, joka toimii perusopetuslain 37 mukaisena toiminnasta vastaavana rehtorina toistaiseksi 7 valitsee vakinaisen opettajanviran haltijan 8 valitsee koulukuraattorin 9 valitsee rehtorin sijaisen lukukautta pidemmäksi ajaksi 10 määrää apulais- ja vararehtorin 11 päättää koulukuljetusten järjestelyissä noudatettavista periaatteista 12 päättää koulutapaturman ja koulussa oppilaalle tapahtuneen vahingon korvaamisesta 13 johtaa koululaitoksen työn arviointia 14 valvoo perusopetuslain 26 mukaisen oppivelvollisuuden suorittamista 15 päättää oppilaan erottamisesta koulusta enintään kolmeksi kuukaudeksi 16 päättää koululaisten aamu- ja iltapäivätoiminnan laajuudesta, järjestämistavasta ja järjestämispaikoista 17 vastaa esiopetuksen hallinnosta sekä järjestää esiopetuksen yhteistyössä sosiaalitoimen kanssa Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta 1 päättää niistä asioista, jotka lautakunnan toimialaa (kansalaisopisto, kulttuuritoimi ja taiteen perusopetus, kirjastotoimi, liikuntatoimi, nuorisotyö) koskevassa lainsäädännössä on annettu kunnan ratkaistavaksi 2 valitsee kansalaisopiston rehtorin, kansalaisopiston Jämijärven osastonjohtajan, sivistysjohtajan, kirjastotoimenjohtajan, liikuntasihteerin sekä nuorisosihteerin Ympäristölautakunta Ympäristölautakunta huolehtii kaavoituksen, rakennusvalvonnan, ympäristönsuojelun ja asuntotoimen tehtävistä, jolloin lautakunta: 1 hoitaa maa-ainesten ottamiseen ja maisematyölupaan liittyvät lupa- ja valvontaviranomaisen tehtävät lukuun ottamatta puiden kaatamislupaa 2 toimii MRL:n tarkoittamana rakennusvalvontaviranomaisena 3 toimii kunnan ympäristönsuojeluviranomaisena 4 toimii ulkoilulain tarkoittamana kunnan leirintäalueviranomaisena 5 toimii asuntotoimen viranomaisena lukuun ottamatta talokohtaisten lainojen etuoikeusjärjestykseen asettamista 6 ratkaisee MRL:n 137 :n 1 momentissa säädettyjen edellytysten olemassaolon ja tekee MRL 171 :n poikkeamispäätökset ja antaa kunnan puolesta lausunnon 171 :n 3 momentin tarkoittamaa päätöstä varten sekä naapurikuntia koskevista kaa-
Hallintosääntö 10 voista ja maa-aineksen ottamislupahakemuksista ellei lausunnon antamista ole johtosäännöllä annettu viranhaltijan tehtäväksi 7 hyväksyy suunnittelu- ja tutkimussopimukset 8 hyväksyy katualueiden haltuunottoon ja korvaamiseen liittyvät asiat 9 päättää valtion asuntorahaston myöntämien korjausavustusten jaosta 10 päättää ympäristöluvista 11 edustaa kaupunkia MRA 34 :ssä tarkoitetussa ranta-asemakaavan osallistumis- ja arviointisuunnitelmaa koskevassa asiassa 12 valitsee kiinteistöinsinöörin, kaavoitusarkkitehdin, mittausteknikon, rakennustarkastajan ja kuultuaan terveysvalvonnan johtajaa ympäristönsuojelusihteeriterveystarkastajan 13 myöntää lykkäystä kaupungin luovuttamien omakotitonttien myynti- ja vuokraehtojen mukaisen rakentamisvelvollisuuden täyttämiseen Tekninen lautakunta Tekninen lautakunta huolehtii talonrakennuksen, kunnallistekniikan ja keskitetyn kiinteistönhoidon tehtävistä, viher-, liikunta- ja muiden yleisten alueiden sekä metsien hoidosta, jolloin lautakunta 1 hoitaa maisematyölupaan liittyvät lupa- ja valvontaviranomaisen tehtävät siltä osin kuin ne koskevat puiden kaatamista 2 hyväksyy rakennustöiden pääpiirustukset, kustannusarvion ja työselityksen sekä kunnallisteknillisten töiden rakennussuunnitelman, mikäli hankkeen arvo on alle 300 000 euroa 3 hyväksyy rakennustöiden pääpiirustukset, kustannusarvion ja työselityksen sekä kunnallisteknisten töiden rakennussuunnitelmat, valtuuston hyväksyttyä hankeohjelman, tilaohjelman, luonnospiirustukset ja alustavan kustannusarvion hankkeen arvon ollessa yli 300 000 euroa 4 päättää vähäisten muutosten tekemisestä hankeohjelmaan, tilaohjelmaan, kunnallisteknisten töiden rakennussuunnitelmaan sekä luonnospiirustuksiin 5 päättää lautakunnan hallinnassa olevien rakennusten purkamisesta 6 valitsee suunnittelijat ja urakoitsijat kohdassa 3 tarkoitetuissa tapauksissa 7 täyttää talonrakennusinsinöörin, kaupunginrakennusmestarin ja kaupunginpuutarhurin viran 8 hyväksyy metsänhoitosuunnitelman ja päättää puuston myynnin perusteista 9 päättää kiinteän omaisuuden vuokralle ottamisesta, ellei päätösvaltaa ole delegoitu viranhaltijoille 10 hyväksyy kadun ja MRL:n edellyttämien muiden yleisten alueiden rakentamissuunnitelmat 11 tekee kadunpitopäätökset 12 määrää kadun kunnossapitoluokan sekä kunnossapitovelvollisuuden jakautuminen kaupungin ja kiinteistön omistajan välillä 13 päättää pysyväisluonteisen liikenteen ohjauslaitteiden asentamisesta ja liikennejärjestelyistä sekä suostumuksen antamisesta liikenteen ohjauslaitteen asettamiseen kadulle ja yksityiselle tielle
Hallintosääntö 11 Teknisen lautakunnan jaosto 1 toimii yksityisten teiden tiehallintoviranomaisena 2 myöntää yksityisten teiden avustukset valtuuston vahvistamien perusteiden mukaisesti 3 hakee yksityistielain mukaisen tietoimituksen 4 päättää kaupungin ja tiekunnan välillä tehtävistä kunnossapitosopimuksista valtuuston hyväksymien periaatteiden mukaisesti 3. LUKU KOKOUSMENETTELY 3.1 Luvun määräysten soveltaminen Tämän luvun määräyksiä noudatetaan kaupunginvaltuustoa lukuun ottamatta kaupungin muissa toimielimissä sekä soveltuvin osin toimitus- ja katselmusmiesten kokouksissa. 3.2 Kokousaika ja -paikka Toimielin pitää kokouksensa päättämänään aikana ja päättämässään paikassa. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen sen pitämisestä. 3.3 Kokouksen koollekutsuminen Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat (asialista). Esityslista lähetetään mahdollisuuksien mukaan kokouskutsun yhteydessä. Kokouskutsu lähetetään toimielimen päättämällä tavalla viimeistään 4 päivää ennen kokousta jäsenille ja muille, joilla on oikeus osallistua kokoukseen. Jos kokousasioita ei ole saatu siinä kokouksessa käsiteltyä, jäljellä olevat asiat voidaan siirtää jatkokokoukseen, johon ei tarvitse antaa eri kutsua. Kokouksesta poissa olleille on kuitenkin pyrittävä antamaan tieto jatkokokouksesta. 3.4 Varajäsenen kutsuminen Toimielimen jäsenen, joka on estynyt saapumasta kokoukseen, on itse kutsuttava varajäsen sijaansa. Milloin jäsen on esteellinen käsittelemään jotakin asiaa kokouksessa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenenkokoukseen sitä asiaa käsittelemään. Myös puheenjohtaja tai esittelijä voi toimittaa kutsun varajäsenelle.
Hallintosääntö 12 3.5 Läsnäolo toimielinten kokouksissa Kaupungin eri toimielinten kokouksissa (vaalitoimielimiä ja tarkastuslautakuntaa lukuun ottamatta) on jäsenten, esittelijän ja sihteerin lisäksi läsnäolo- ja puheoikeus: - kaupunginhallituksen kokouksessa valtuuston puheenjohtajalla ja varapuheenjohtajilla - muun toimielimen kokouksessa kaupunginhallituksen puheenjohtajalla ja kaupunginjohtajalla - kaupunginhallituksen nimeämällä edustajalla (nimetään, jos toimielimeen ei muutoin kuulu kaupunginhallituksen jäsentä) Muiden kuin edellä mainittujen henkilöiden läsnäolosta ja puheoikeudesta päättää asianomainen toimielin. 3.6 Kokouksen pitäminen 3.7 Esittely Avattuaan kokouksen puheenjohtaja toteaa läsnä olevat sekä kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden. Asiat käsitellään asialistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimielin toisin päätä. Toimielin voi ottaa käsiteltäväkseen sellaisiakin asioita, joita ei ole mainittu kokouskutsussa. Asiat ratkaistaan toimielimen kokouksissa viranhaltijan esittelystä. Esittelijän ehdotus on käsittelyn pohjana (pohjaehdotus). Jos esittelijä on muuttanut esityslistalla olevaa ehdotustaan ennen kuin toimielin on tehnyt päätöksen asiasta, pohjaehdotus on muutettu ehdotus. Jos ehdotus on peruutettu, asia on poistettava esityslistalta, jollei toimielin toisin päätä. Vastuualueen esimies valmistelee omaa vastuualuettaan koskevat asiat, ellei osaston päällikkö tai kaupunginjohtaja ole toisin määrännyt. Valmistelijan esitys merkitään ao. toimielimen esityslistaan ja pöytäkirjaan. Kaupunginhallituksen kokouksessa asiat ratkaistaan kaupunginjohtajan esittelystä. Hänen ollessaan esteellinen tai estynyt toimii esittelijänä hänen varahenkilönsä. Muissa toimielimissä toimikuntia lukuun ottamatta esittelijänä toimii ao. hallintokunnan osastopäällikkö, ellei tässä säännössä ole erikseen toisin määrätty. Toimikuntien esittelystä päättää ko. toimielin. Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnan esittelijänä toimii sivistysjohtaja.
Hallintosääntö 13 Esittelijän ollessa poissa tai esteellinen toimii esittelijänä hänen sijaisekseen määrätty. Toimielin voi erityisestä syystä päättää, että asia käsitellään puheenjohtajan selostuksen pohjalta ilman viranhaltijaesittelyä. Esittelyä koskevat poikkeukset: - Henkilöstöjaostossa esittelijänä toimii palkka-asiamies. - Teknisen lautakunnan ja ympäristölautakunnan kokouksissa esittelijänä toimii osaston päällikkö, ellei ao. lautakunta toisin päätä. Tällöinkin koko lautakuntaa koskevien asioiden osalta esittelijänä toimii osaston päällikkö ja hänellä on läsnäolo- ja puheoikeus lautakunnan kokouksissa. Muusta esittelyjärjestelystä riippumatta ympäristölautakunnan kokouksissa rakennuslupa-asiat esittelee kuitenkin rakennustarkastaja ja ympäristönsuojeluasiat ympäristönsuojelusihteeri. - Sosiaali- ja terveyslautakunnan jaostossa esittelijänä toimii sosiaalityön päällikkö ja hänen estyneenä tai esteellisenä ollessaan vanhuspalveluiden päällikkö. - Teknisen lautakunnan jaoston kokouksissa esittelijänä toimii tieasioista vastaava rakennusmestari. Esittelijän estyneenä tai esteellisenä ollessa asiat esittelee hänen varahenkilönsä ja hänenkin ollessa estynyt tai esteellinen jaoston puheenjohtaja. - Ylilääkäri toimii esittelijänä sosiaali- ja terveyslautakunnassa terveyspalvelujen vastuualueen osalta 3.8 Toimielimen puheenjohtajan tehtävät Puheenjohtajan tehtävänä on johtaa asioiden käsittelyä, seurata kokouksen päätösvaltaisuutta sekä pitää huolta järjestyksestä kokouksessa. Puheenjohtaja saa varoituksen annettuaan määrätä poistettavaksi henkilön, joka käyttäytyy sopimattomasti. Jos syntyy epäjärjestys, puheenjohtajan on keskeytettävä tai lopetettava kokous. 3.9 Tilapäinen puheenjohtaja Jos sekä puheenjohtaja että varapuheenjohtaja ovat poissa tai esteellisiä jossakin asiassa, valitaan iältään vanhimman läsnä olevan jäsenen puheenjohdolla kokousta tai asian käsittelyä varten tilapäinen puheenjohtaja. 3.10 Esteellisyyden toteaminen Toimielimen jäsenen tai muun läsnäoloon oikeutetun henkilön on itse ilmaistava esteellisyytensä asian käsittelyyn. Asian voi nostaa keskusteluun myös muu toimielimen kokouksen läsnäolijoista. Tarvittaessa toimielimen puheenjohtajan on saatettava jäsenen tai muun läsnäoloon oikeutetun henkilön esteellisyys toimielimen ratkaistavaksi.
Hallintosääntö 14 3.11 Äänestys ja vaali Äänestyksestä ja vaalin toimittamisesta on soveltuvin osin voimassa, mitä valtuuston työjärjestyksessä todetaan. 3.12 Pöytäkirjan laatiminen, tarkastaminen ja nähtävänä pitäminen Pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirjantarkastajat voivat ilmoittaa myös sähköisesti pöytäkirjan hyväksymisestä, jolloin pöytäkirja varmennetaan pöytäkirjan tarkastajien allekirjoituksilla myöhemmin. Pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä toimielimen päättämänä aikana ja paikassa siten kuin siitä vähintään yhtä päivää aiemmin on ilmoitettu. Toimielimen pöytäkirjaan merkitään: 1. järjestäytymistietoina: - toimielimen nimi - kokouksen alkamis- ja päättymisaika sekä kokouspaikka - saapuvilla olleet ja missä ominaisuudessa kukin on ollut läsnä - kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 2. asian käsittelytietoina: - asiaotsikko - selostus asiasta - päätösehdotus - esteellisyys - tehdyt ehdotukset ja onko niitä kannatettu - äänestykset: äänestystapa, äänestysjärjestys ja äänestyksen tulos - vaalit: vaalitapa ja vaalin tulos - päätöksen toteaminen ja perustelut - eriävä mielipide - sen henkilön nimi ja yhteystiedot, jolta asianosainen voi pyytää tarvittaessa lisätietoja päätöksestä 3. laillisuustietoina - oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus - puheenjohtajan allekirjoitus - pöytäkirjanpitäjän varmennus - merkintä pöytäkirjan tarkistuksesta - merkintä nähtävänä pidosta, mikäli pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä
Hallintosääntö 15 Pöytäkirjaan liitettävissä oikaisuvaatimusohjeissa annetaan tarpeelliset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemiseksi. Pöytäkirjaan liitettävässä valitusosoituksessa on mainittava valitusviranomainen, valitusaika ja mitä valituskirjelmään on liitettävä. Päätökseen, josta ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä valitusta, on liitettävä tästä ilmoitus ja samalla on mainittava, mihin lain tai asetuksen kohtaan kielto perustuu. Mitä edellä on määrätty, noudatetaan soveltuvin osin viranhaltijan ja luottamushenkilön tekemiin päätöksiin. 3.13 Kaupunginhallituksen ja lautakunnan otto-oikeus Asian ottamisesta kaupunginhallituksen käsiteltäväksi voi päättää kaupunginhallitus, hallituksen puheenjohtaja ja kaupunginjohtaja. Asian ottamisesta lautakunnan käsiteltäväksi voi päättää lautakunta, lautakunnan puheenjohtaja ja lautakunnan esittelijä. Päätös asian ottamisesta on tehtävä viimeistään sen ajan kuluessa, jossa oikaisuvaatimus on tehtävä. 3.14 Ottokelpoisen päätöksen ilmoittaminen Kaupunginhallituksen alaisen viranomaisen on ilmoitettava hallitukselle ja vastaavasti lautakunnan alaisen viranomaisen lautakunnalle tekemistään päätöksistä lukuun ottamatta seuraavia asiaryhmiä: - vuosiloma, - sairausloma, - virkavapaus/työloma, johon hakijalla on ehdoton oikeus, - harkinnanvarainen palkaton virkavapaus/työloma, jos sen kesto on enintään 30 päivää, - virkamatkamääräys, - koulutukseen osallistuminen. Ilmoitus on tehtävä neljän päivän kuluessa pöytäkirjan tarkastamisesta. Jos pöytäkirjaa ei tarkasteta, määräaika lasketaan pöytäkirjan allekirjoittamisesta. Päätökset niissä asioissa, joista ei tarvitse ilmoittaa, voidaan otto-oikeuden estämättä panna täytäntöön, jollei yksittäistapauksessa ole ilmoitettu asian ottamisesta kunnanhallituksen tai lautakunnan käsiteltäväksi. 3.15 Luottamushenkilön tai viranhaltijan tekemä päätös Mitä edellä on määrätty asian ottamisesta, sovelletaan vastaavasti luottamushenkilön tai viranhaltijan tekemiin päätöksiin.
Hallintosääntö 16 4. LUKU KAUPUNGIN TALOUS 4.1 Talousarvion täytäntöönpano Valtuusto hyväksyy toimielimelle tulosaluekohtaiset toimintatavoitteet, määrärahat ja tuloarviot. Tulosalueen määräraha on valtuuston nähden sitova nettomääräisenä. Kaupunginhallitus ja lautakunta päättävät omalta osaltaan käyttösuunnitelmasta, jolla tarkistetaan talousarvioehdotukseen sisältynyt alustava tulosyksikkötason 1 käyttösuunnitelma. Vastuualueen/vastuuyksikön esimies päättää ao. muuta tulosyksikköä koskevasta käyttösuunnitelmasta. 4.2 Talousarvion muutokset Talousarvioon tehtävät oleelliset muutokset on esitettävä valtuustolle talousarviovuoden aikana sitä mukaan kuin tarve muutoksiin on ilmennyt. Määrärahan muutosesityksessä on selvitettävä myös muutoksen vaikutus toiminnallisiin tavoitteisiin ja tuloarvioihin. Vastaavasti toiminnallisia tavoitteita tai tuloarvioita koskevassa muutosesityksessä on selvitettävä muutoksen vaikutus määrärahoihin. 4.3 Käyttöomaisuuden hankinnat ja myynti Hankintaohjeen mukaisesta hankinnasta tai hankintasopimuksesta päättää talousarvion rajoissa toimielin, osaston päällikkö tai vastuualueen esimies (niiden eurorajojen mukaan, mitä kaupunginhallitus vuosittain talousarvion täytäntöönpano-ohjeissa päättää). Käyttöomaisuuden myynnistä päättää kaupunginhallitus tai hallituksen valtuuttama muu toimielin tai viranhaltija. Osaston päällikkö päättää vastuuyksikön esimiehen esityksestä irtaimen omaisuuden (sekä osakkeiden ja osuuksien) poistamisesta ja myymisestä. 4.4 Poistosuunnitelman hyväksyminen Suunnitelmapoistojen perusteet hyväksyy valtuusto. Käyttöomaisuuden perusparannusmeno lisätään poistamattomaan hankintamenoon, jollei erilliseen poistosuunnitelmaan ole erityistä syytä. Kaupunginvaltuusto vahvistaa poistolaskennan pienhankintarajan.
Hallintosääntö 17 4.5 Rahatoimen hoitaminen Valtuusto päättää talousarvion ja taloussuunnitelman hyväksymisen yhteydessä antolainan ja vieraan pääoman muutoksista. Valtuusto hyväksyy myös sijoitustoiminnan periaatteet. Muista rahoitukseen liittyvistä asioista päättää kaupunginhallitus, ellei päätösvallasta ole tässä säännössä muutoin määrätty. Kaupunginhallitus antaa ohjeen raha- ja laskentatoimesta, laskutus- ja perintätoimesta sekä irtaimiston luetteloimisesta. Kaupunginvaltuusto päättää talouden ja sijoitustoiminnan perusteista. 4.6. Maksuvalmius, vakuudet ja saatavat Talousjohtaja päättää - maksuvalmiuden ylläpitämiseksi lyhytaikaisen luoton ottamisesta kaupunginhallituksen vahvistamaan enimmäisrajaan saakka - kaupungin kassavarojen sijoittamisesta valtuuston hyväksymien sijoitustoiminnan perusteiden mukaisesti - kaupungin sopimus- ja muihin saataviin liittyvien kiinnitys- ja muiden vakuuksien hyväksymisestä, vahvistamisesta ja vapauttamisesta siltä osin, kun päätösvaltaa ei ole siirretty muille viranhaltijoille sekä vastaa kaupungin etujen valvonnasta konkurssissa ja vakuuksissa - osakkeen ja osuuden myynnistä sekä saatavan poistosta, myyntihinnan ollessa tai poistettavan saatavan jäädessä alle kaupunginhallituksen määrittelemän eurorajan lukuun ottamatta elatusturvan takaussaatavan poistoa - talousjohtajan ollessa estynyt tai esteellinen 4.6.-kohdan asiaryhmissä päätösvaltaa käyttää kaupunginjohtaja. 4.7 Laskujen hyväksyminen Kaupunginhallitus ja ao. toimielin päättää vuosittain laskujen hyväksymiseen oikeutetuista henkilöistä. Hyväksyjän varahenkilönä toimii em. viran-/toimenhaltijan sijainen tai muu kaupunginhallituksen tai lautakunnan määräämä henkilö. Laskussa on oltava vastaanottajan merkintä ja numerotarkastusmerkintä ennen hyväksymistä. Laskun vastaanottaja ja numerotarkastaja voi olla sama henkilö, mutta vastaanottajan ja hyväksyjän tulee olla eri henkilö. Henkilökohtaiset hankinnat ja menot kuten edustuskulut hyväksyy esimies, osastopäällikön osalta kaupunginjohtaja ja kaupunginjohtajan osalta kaupunginhallituksen puheenjohtaja
Hallintosääntö 18 4.8 Verot, taksat ja maksut 4.9 Riskien hallinta 4.10 Tilivelvolliset Veroista ja laajaa harkintaa sisältävistä maksuista päättää kaupunginvaltuusto. Muista maksuista ja taksoista päättää kukin toimielin oman toimialansa osalta. Kaupunginhallitus vastaa riskien hallinnan toteuttamisesta ja yhteensovittamisesta sekä päättää kaupungin omaisuuden ja vastuiden vakuuttamisesta. Kaupunginhallitus voi siirtää toimivaltaansa edelleen muille toimielimille tai viranhaltijoille. Kukin lautakunta vastaa oman hallinnonalansa osalta riskien hallinnasta sekä omaisuuden ja vastuiden vakuuttamisesta. Tilivelvollisia ovat valtuutettuja lukuun ottamatta kaupungin muiden toimielinten jäsenet, toimielinten esittelijät sekä vastuualueiden ja vastuuyksiköiden esimiehet. 5. LUKU HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUS 5.1 Ulkoinen ja sisäinen valvonta 5.2 Tarkastuslautakunta Kaupungin hallinnon ja talouden valvonta järjestetään niin, että ulkoinen ja sisäinen valvonta yhdessä muodostavat kattavan valvontajärjestelmän. Ulkoinen valvonta järjestetään toimivasta johdosta riippumattomaksi. Ulkoisesta valvonnasta vastaavat tarkastuslautakunta ja tilintarkastaja kuntalain ja tämän säännön mukaisesti. Sisäinen valvonta on johtamisen apuväline. Sisäisen valvonnan järjestämisestä vastaa kaupunginhallitus. Kaupunkikonsernin tytäryhtiöihin kohdistuvasta konsernivalvonnasta ja -raportoinnista vastaa kaupunginjohtaja varahenkilönään talousjohtaja. Talousjohtajalle kuuluvien konsernitehtävien osalta varahenkilönä on kaupunginjohtaja. Lautakunnan esittelijästä päättää lautakunta. Lautakunnan kokouksissa tilintarkastajalla on läsnäolo- ja puheoikeus. Tilintarkastajalla ja lautakunnan määräämillä luottamushenkilöillä ja viranhaltijoilla on velvollisuus olla läsnä lautakunnan kokouksessa lautakunnan niin päättäessä.
Hallintosääntö 19 5.3 Tarkastuslautakunnan tehtävät 5.4 Tilintarkastaja Sen lisäksi, mitä kuntalain 71 ja 75 :issä säädetään, lautakunnan on 1) seurattava tilintarkastajan tarkastussuunnitelman toteutumista sekä muutoinkin seurattava tilintarkastajan tehtävien suorittamista ja tehtävä tarpeen mukaan esityksiä tilintarkastuksen kehittämiseksi, 2) huolehdittava siitä, että tilintarkastusta varten on tarpeelliset voimavarat, jotka mahdollistavat tilintarkastuksen suorittamisen hyvän tilintarkastustavan edellyttämässä laajuudessa, sekä 3) tehtävä aloitteita ja esityksiä lautakunnan, tilintarkastajan ja sisäisen valvonnan tehtävien yhteensovittamisesta mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla. Valtuusto valitsee tarkastuslautakunnan esityksestä toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastamista varten JHTT-yhteisön tai yhden JHTT-tilintarkastajan ja hänelle JHTT-varatilintarkastajan. Jos tilintarkastajia valitaan useampia kuin yksi, tilintarkastajat vastaavat kaupungille tilintarkastuksesta yhteisvastuullisesti. Tilintarkastaja voi ottaa lautakunnalta toimeksiantoja lautakunnan käsiteltävien asioiden valmisteluun ja täytäntöönpanoon liittyvien tehtävien suorittamisesta, mikäli ne eivät ole ristiriidassa hyvän tilintarkastustavan kanssa. 5.5 Tilintarkastajan ilmoitukset, tilintarkastuskertomus ja tarkastuslautakunnan valmistelu valtuustolle Tilintarkastaja ilmoittaa tarkastussuunnitelman toteutumisesta ja tarkastushavainnoistaan tarkastuslautakunnalle sen määräämällä tavalla. Kuntalain 73 :n 3 momentin tarkoittamat ilmoitukset lautakunnalle tehdään kirjallisina lautakunnan puheenjohtajalle. Kaupunginhallitukselle annettavat ilmoitukset tehdään kirjallisena kaupunginhallituksen puheenjohtajalle ja kaupunginjohtajalle. Tilintarkastuskertomuksessa on kuntalain 75 :ssä mainitun lisäksi esitettävä lausunto 73 :n 1 momentin mukaisista asioista. Kertomuksessa esitetään myös muut tilintarkastajan tarpeellisiksi katsomat asiat. Lautakunta antaa valtuustolle vähintään viikkoa ennen tilintarkastuskertomuksen valtuustokäsittelyä arvionsa valtuuston asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta edellisenä vuonna. Lautakunta esittää arvionsa myös tilintarkastuskertomuksessa tehdyistä muistutuksista sekä asianomaisten niistä antamista selityksistä ja kun-
Hallintosääntö 20 nanhallituksen lausunnosta. Lautakunta esittää valtuustolle ehdotuksen toimenpiteistä, joihin lautakunnan valmistelu ja tilintarkastuskertomus antavat aihetta. 6. LUKU VIRASTO-ORGANISAATIO 6.1 Osastojako ja vastuualueet Kaupunginviraston päällikkönä on kaupunginjohtaja. Kaupunginhallitus päättää kaupunginjohtajan varahenkilöstä. Kaupunginviraston osastojaosta päättää kaupunginhallitus. Kaupunginhallitus määrää osaston päällikön ja hänen varahenkilönsä toimikaudekseen. Osastoa johtaa osaston päällikkö. Osaston yhteensopivia tehtäväkokonaisuuksia voidaan koota vastuualueiksi. Kaupunginjohtaja päättää - osastojen välisestä työnjaosta ja työvoiman käytöstä - osaston päällikön ehdotuksesta osaston vastuualueista ja niiden esimiehistä - kaupunginviraston aukiolo- ja palveluajoista Osaston päällikkö päättää - osaston sisäisestä työvoiman käytöstä - osaston sisäisestä vastuuyksikköjaosta ja yksiköiden esimiehistä 6.2 Yhteistyötoimikunta 6.3 Johtoryhmä 6.4 Tavoiteohjaus Työantajan ja henkilöstön välistä yhteistoimintaa koordinoivana toimielimenä on yhteistyötoimikunta (laki 449/2007). Toimikunnan työnantajaedustajat nimeää kaupunginhallitus toimikaudekseen. Yhteistyötoimikunta toimii myös kaupungin työsuojeluviranomaisena. Kaupunginjohtajan tukena ja esikuntana toimii hänen asettamansa johtoryhmä. Tulostavoitteista päättää valtuusto. Vastuualueen esimiestasolle saakka tavoitteet ja painopistealueet mittareineen määritellään tavoite- ja kehittämiskeskustelun pohjalta laadit-