HYVINKÄÄN KAUPUNKI REKISTERISELOSTE 1/8 1 Rekisterin nimi Effica Varhaiskasvatus Effica Varhaiskasvatus on varhaiskasvatuksen kattava kokonaisjärjestelmä ja se on osa kunnan sosiaalitoimen Effica järjestelmää. Järjestelmään liittyy lisäksi ennen nykyisen atk-järjestelmän käyttöönottoa (2003) syntyneitä aikaisempien järjestelmien tuottamia kortistoja sekä 1.3.2012 alkaen Muksunetti sovellukseen tallennettuja tietoja. Lisäksi järjestelmään liittyvät asiakirjavihkot (aktit), joissa säilytetään hakemukset, päätökset, kirjeenvaihto, erityispäivähoitoon liittyviä asiakirjoja yms. 27.1.2014 otetaan käyttöön Lifecare työaika ja Läsnä mobiilisovellus (ks. lisätietoja kohdasta 21). 2 Rekisterinpitäjä Hyvinkään kaupunki Sivistystoimi Varhaiskasvatuspalvelut Kankurinkatu 4-6, 05800 Hyvinkää puh. (019) 459 11 3 Rekisterin vastuuhenkilöt Sari Venäläinen, varalla Laura Autio Hyvinkään kaupunki Sivistystoimi Varhaiskasvatuspalvelut Kankurinkatu 4-6, 05800 Hyvinkää Vastuuhenkilön tehtävät, ks. kohta 18 Rekisterihallinto 4 Rekisteriasioita hoitavat henkilöt Asiakastyötä tekevät järjestelmän käyttäjät vastaavat omien asiakkaidensa tietojen käsittelystä, rekisteröidyn informoinnista ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta. Järjestelmän ylläpidosta ja kehittämisestä huolehtii vastuuhenkilö yhdessä varhaiskasvatuspalveluiden johdon sekä päivähoitoyksiköiden esimiesten kanssa.
HYVINKÄÄN KAUPUNKI REKISTERISELOSTE 2/8 5 Rekisterin käyttötarkoitus Effica Varhaiskasvatus toimii apuvälineenä lasten varhaiskasvatuspalveluiden tuottamisessa ja palvelee lasten varhaiskasvatuksen asiakastyön eri vaiheita: - päiväkodit, perhepäivähoitajat, ryhmäperhepäivähoitajat, leikkitoiminta (kunnallinen ja yksityinen päivähoito) - hakemusten käsittely - lasten sijoittaminen, hoitopäätökset - hoitotapahtumien kirjaaminen - lasten hoidosta laskuttaminen - lasten kotihoidon tuen Hyvinkää-lisän asiakkaat - perhepäivähoitajien työaikojen kirjaaminen - tilastointi - Muksunetti sovelluksen avulla tapahtuva vanhempien ja päiväkodin välinen vuorovaikutus 6 Rekisterin pitämisen peruste Asiakassuhde, joka perustuu: lasten päivähoidosta annettuun lakiin (36/1973) perusopetuksesta annettuun lakiin (628/1998) Hyvinkään kaupunginvaltuuston ja perusturvalautakunnan ( 259/18.12.2008) lasten kotihoidon tuen Hyvinkää-lisää koskeviin päätöksiin opetuslautakunnan päättämiin yksityisen päivähoidon palveluntuottajille maksettavan avustuksen maksatusehtoihin (laki yksityisten sosiaalipalvelujen valvonnasta (603/1996) 7 Rekisterin tietosisältö Hyvinkään kaupungin asukkaiden väestörekisteritiedot Asiakkaan henkilötiedot Henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumerot Kotikunta, äidinkieli, kommunikointikieli, siviilisääty, ammatti, osoitteen turvakielto Perhekokoonpano Hakemustiedot Tiedot palvelun tarpeesta Erityistarpeet Lasten sijoitustiedot
HYVINKÄÄN KAUPUNKI REKISTERISELOSTE 3/8 Perheen tulotiedot Palvelupäätös, maksupäätös ja tiedoksianto Erityispäivähoidon ja opetuksen päätökset ja tiedoksianto Hoitopaikkatiedot Hoitoajat, läsnä ja poissaolotiedot Toimintayksikkötiedot Perhepäivähoitajien henkilötiedot Henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumerot Kotikunta, siviilisääty, osoitteen turvakielto Työaikakorvaukset ja poissaolojen syyt Tietoja varhaiskasvatuksen henkilöstöstä Muksunettiin tallennetut esiopetuksen oppilashuollon asiakirjat sekä Varhaiskasvatuksen vasu-lomakkeet Rekisterin tiedot ovat käytettävissä tehtävänmukaisin käyttöoikeusrajauksin. 8. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet Henkilö- ja perhetiedot saadaan pääosin väestörekisteristä Effica Asukasjärjestelmän kautta. Tietoja täydennetään asiakkaan tai hänen edustajansa kertomilla tiedoilla. Tapahtumatiedot syntyvät asiakkuuden aikana pääosin joko työntekijän kirjaamana tai eräajojen tuloksena sekä Muksunetin osalta myös asiakkaan kirjaamana. 9 Säännönmukaiset henkilötietojen luovutukset Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille viranomaisille noudattaen Hyvinkään kaupungin ja perusturvakeskuksen kanssa yhdessä laadittuja tietosuojaohjeita. Laskutuksen yhteydessä siirretään kunnan yleislaskutukseen ja reskontraan kaikki laskutustiedot. Kuntalisän saajien maksatustiedot ja perhepäivähoitajien työaikakorvaukset siirretään kunnan henkilöstöhallinnon ja palkanlaskennan ohjelmistoon. Tilastotietoja annetaan viranomaisille lain edellyttämiin tarkoituksiin. Tutkimuksiin tilastotietoja luovutetaan erillisen anomuksen perusteella. 10 Rekisterin käyttö Järjestelmää käytetään lakisääteisten tehtävien hoitamiseen. Tehtävät ja niiden peruste on selostettu kohdissa 5 ja 6. Järjestelmällä hoidetaan varhaiskasvatuksen asiakas- ja päätöstietojen ylläpito ja hoitolaskutus, tilastointi, perhepäivähoitajien työaikakorvausten kirjaaminen sekä Muksunetti
HYVINKÄÄN KAUPUNKI REKISTERISELOSTE 4/8 sovelluksen avulla tapahtuva vanhempien ja päiväkodin välinen vuorovaikutus 11 Rekisterin yhdistäminen muihin henkilörekistereihin Effica sosiaalitoimen järjestelmän henkilörekisteri on yhteinen niiltä osin kuin sitä käytetään Effica Varhaiskasvatuksen ja Effica sosiaalitoimen asiakastyön tarpeisiin. Effica Varhaiskasvatuksen asiakasrekisteriä ei yhdistetä muihin henkilörekistereihin. 12 Rekisterin suojaaminen Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus. Käyttöoikeuden saaminen Effica järjestelmään edellyttää kirjallista vaitiolositoumusta. Vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päätyttyä. Järjestelmä sijaitsee kunnan palvelimella ja sitä käytetään omilta työasemilta. Järjestelmän palvelin, työasemat ja tulostimet säilytetään lukituissa tiloissa. Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Järjestelmä vaatii salasanan vaihdettavaksi määräajoin. Esimiehet päättävät käyttöoikeuksien myöntämisestä ja poistamisesta. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Käyttöoikeus on tehtävän mukainen ja perustuu käyttäjärooleihin, joille on määritelty oikeus tehtävänmukaisiin näyttöihin ja toimintoihin. Esim. varhaiskasvatussovelluksessa on erilaiset käyttöoikeudet päivähoidon antamisesta päättävillä johtavilla henkilöillä, päivittäisestä lasten hoidosta ja kasvatuksesta vastaavilla henkilöillä, hoito- ja kasvatushenkilöstön tukihenkilöillä, leikkitoiminnan henkilöstöllä ja maksupäätöksiä ja laskutusta hoitavilla henkilöillä. Eri käyttöoikeusryhmissä on määritelty erikseen tietojen luku-, kirjoitus- ja poisto-oikeudet. Järjestelmä rekisteröi virheelliset sisäänkirjoittautumiset ja kaiken järjestelmässä suoritetun tietojen käsittelyn ja katselun. Osa tiedoista on palvelun tarjoajan (Tieto) palvelinympäristössä, joilla on huomioitu korkeat tietoturvavaatimukset. Palvelut suoritetaan Tiedon omissa datakeskuksissa. Tiedon Datakeskukset ovat parhaiden käytänteiden mukaan rakennettuja, ja niillä on korkein suojausluokitus (EI120D, EMP prepared).
HYVINKÄÄN KAUPUNKI REKISTERISELOSTE 5/8 Tiedon datakeskukset ovat omavaraisia sähkön, veden ja vastaavien palveluiden suhteen. Henkilökuntaa on paikalla vuorokauden ympäri vuoden jokaisena päivänä. Kaikki Tiedon palvelut ja niiden taustalla olevat palvelimet sijaitsevat kahdennettujen palomuurien takana. Palomuureissa on hyvin tarkat säännöt ts. vain määritelty portti auki määriteltyyn suuntaan ja määriteltyjen IPosoitteiden välillä. Kaikki Tiedon palveluihin suuntautuva tai sieltä lähtevä viestiliikenne salataan HTTPS-protokollan ja siihen sisältyvän SSL-salaustekniikan avulla. Manuaalisia asiakirjoja säilytetään työntekijöiden työpisteissä ja lukituissa arkistotiloissa. Arkistoidut asiakirjat säilytetään sivistystoimen hallinnon arkistossa. 13 Henkilörekisterin ja rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen Asiakaskohtaisia tietoja säilytetään Effica Varhaiskasvatuksen aktiivikannassa. Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan arkistoviranomaisten kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä. 14 Rekisteröidyn informointi Informointi annetaan hakemuslomakkeissa ja asiakkaalle annettavissa päätöksissä. Rekisteriseloste on luettavissa päivähoitoyksiköissä, varhaiskasvatuskeskuksessa sekä varhaiskasvatuksen internet-sivuilla. 15 Tarkastusoikeus Henkilö voi esittää tarkastuspyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti. Tiedot pyritään antamaan viivytyksettä ja pyydettäessä kirjallisena. Tiedot antaa asiakkaan asioita hoitava henkilö. Asiakkaalle järjestetään mahdollisuus tutustua häntä koskeviin manuaaliasiakirjoihin, näyttöruudulla oleviin tietoihin ja käytettävissä oleviin atktulosteisiin. Rekisteröidylle ilmoitetaan samalla, mistä rekisterin tiedot on saatu, mihin niitä käytetään ja mihin mahdollisesti luovutetaan.
HYVINKÄÄN KAUPUNKI REKISTERISELOSTE 6/8 Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen, ao. vastuuhenkilön allekirjoittama todistus. Todistuksesta ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. 16 Tiedon korjaaminen Mikäli rekisterissä havaitaan käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto, oikaisee asiakastyöntekijä sen omasta aloitteestaan tai asiakkaan pyynnöstä. Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille. Mikäli työntekijä ei hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, kieltäytymisestä annetaan vastuuhenkilön allekirjoittama todistus, josta ilmenevät syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Henkilölle kerrotaan hänen oikeudestaan saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. 17 Kielto-oikeus Effica Varhaiskasvatus -järjestelmässä olevat tiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä ei luovuteta, ellei tietoa pyytävällä ole lakiin perustuvaa oikeutta tiedon saamiseen. Rekisteröidyn ei siis tarvitse esittää nimenomaista tietojen luovutuskieltoa. 18 Rekisterihallinto Rekisterinpitäjä on opetuslautakunta. Rekisterin vastuuhenkilön nimeää sivistystoimenjohtaja. Rekisterin vastuuhenkilö huolehtii - Rekisteriselosteen laatimisesta - Rekisterin tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä sekä periaatteista ja menettelyistä, joilla käyttöoikeudet myönnetään, rekisteröidyn informointi ja tarkastusoikeus toteutetaan, tietoja korjataan ja luovutetaan - Rekisterin käytön ylläpidosta
HYVINKÄÄN KAUPUNKI REKISTERISELOSTE 7/8 - Rekisterin suojaamisesta, arkistoinnista ja hävittämisestä - Rekisterinhoitajan nimeämisestä ja hänen tehtävistään Effica Varhaiskasvatuksen vastuuhenkilö on asiakassihteeri Sari Venäläinen ja varalla asiakassihteeri Laura Autio. Järjestelmän ylläpidosta ja kehittämisestä huolehtivat vastuuhenkilöt yhdessä varhaiskasvatuspalveluiden johdon sekä päivähoitoyksiköiden esimiesten kanssa. 19 Sisäiset rekisteritoiminnan ohjeet ja koulutus Järjestelmän käyttäjille on laadittu ohjeisto, jota pidetään ajan tasalla. Uusien työntekijöiden perehdytys hoidetaan varhaiskasvatuksen palvelualueilla ja työyksiköissä. 20 Muksunetti sovellus Muksunetti sovellus on otettu käyttöön 1.1.2013 alkaen kaikissa päivähoitoyksiköissä. Muksunetti on virtuaalinen vuorovaikutusympäristö vanhempien ja päiväkodin henkilökunnan välillä. Muksunetti sovellus sisältää lasten varhaiskasvatussuunnitelmat, päiväkodin tapahtumakalenterin, informaatiota päiväkodin toiminnasta, keskustelufoorumit, lapsen kasvunkansion ja reissuvihkon sekä varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen suunnitteluun, sovittujen asioiden ja käytyjen keskustelujen kirjaamiseen, seuraamiseen ja arvioimiseen käytettäviä dokumentteja. Päiväkotien, päiväkotiryhmien, työntekijöiden ja lasten tiedot siirretään Muksunettiin Effica Varhaiskasvatus järjestelmästä. Automaattinen siirto päivittää muutokset palvelussuhdetiedoissa ja lasten sijoituksissa Muksunettiin päivittäin. Muksunetin vastuuhenkilö on asiakassihteeri Laura Autio ja varalla asiakassihteeri Sari Venäläinen. 21 Lifecare Työaika ja Läsnä mobiili -sovellus Lifecare työaika ja Läsnä sovellus otetaan käyttöön 27.1.2014 alkaen perhepäivähoitajien työaikojen suunnittelussa, toteutuneiden työaikojen ja kustannuskorvausten raportoinnissa sekä lasten toteutuneiden hoitoaikojen kirjaamisessa.
HYVINKÄÄN KAUPUNKI REKISTERISELOSTE 8/8 Effica Läsnään kerätyt tiedot tallennetaan kunnan Effica- tietokantaan. Jokaisella käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Effica Varhaiskasvatuksessa hallitaan käyttäjien käyttäjätunnukset, salasanat ja käyttöoikeudet. Kaikki tietoliikenne järjestelmien välillä on salattua. Mobiililaitteeseen ei tallenneta mitään asiakastietoja tai kuvia. Älypuhelinten käsittelyssä noudatetaan Hyvinkään kaupungin tietoturvaohjeita. Lisäksi älypuhelimissa käytetään suojakoodia, joka lukitsee laitteen automaattisesti, jos laitetta ei käytetä. Lifecare sovelluksen vastuuhenkilöinä toimivat Effican pääkäyttäjät. Eija Nurminen on vastuuhenkilö työaikaan ja ja kustannuskorvauksiin liittyen, varalla Riitta Rautiainen. Sari Venäläinen ja Laura Autio vastaavat Effican taustatiedoista ja laskutuksesta.