Potilasrekisterin rekisteriseloste Henkilötietolaki (523/99) 10

Potilasrekisterin rekisteriseloste Henkilötietolaki (523/99) 10

SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ JA OSAREKISTERINPITÄJÄT 3. POTILASREKISTERIN JA SEN OSAREKISTEREIDEN VASTUUHENKILÖT 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS 6. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE 7. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ 8. REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET 9. SÄÄNNÖNMUKAISTEN HENKILÖTIETOJEN LUOVUTTAMINEN 10. REKISTERIN SISÄINEN KÄYTTÖ 11. REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN 12. REKISTERIN SUOJAAMINEN 13. HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN 14. REKISTERÖIDYN INFORMOINTI 15. TARKASTUSOIKEUS 16. TIEDON KORJAAMINEN 17. KIELTO-OIKEUS 18. REKISTERIHALLINTO 19. SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS

Rekisteriseloste 1(6) 1 REKISTERIN NIMI Rekisterin nimi on potilasrekisteri. Rekisteri muodostuu Effica- hoitotietojärjestelmästä. 2 REKISTERINPITÄJÄ Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä Postiosoite: PL 25, 92101 RAAHE Käyntiosoite: Rantakatu 4, 92100 RAAHE Puhelinvaihde: (08) 849 111 3 POTILASREKISTERIN VASTUUHENKILÖT Rekisteriasioista vastaava henkilö / yhteyshenkilö Terveyden ja sairaanhoidon palveluiden tulosaluejohtaja, johtava lääkäri Matti Mäntymaa Sähköposti: matti.mantymaa@ras.fi Lapsi- ja perhepalvelujen tulosaluejohtaja Irma Heikkinen Sähköposti: irma.heikkinen@ras.fi Vanhuspalveluiden tulosaluejohtaja Mervi Koski Sähköposti: mervi.koski@ras.fi Mielenterveys- ja päihdepalveluiden tulosaluejohtaja Antti Tornberg Sähköposti: antti.tornberg@ras.fi Arkistovastaava / tietosuojavastaava Kaija-Leena Virsiheimo Sähköposti: kaija-leena.virsiheimo@ras.fi 4 REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT Rekisteriasioita hoitavat henkilöt ovat henkilöitä, jotka hoitavat käytännössä potilasrekisteriin liittyviä tehtäviä, kuten esimerkiksi virheen oikaisua ja tarkastusoikeuden käyttämistä koskevat pyynnöt. Tieto potilasrekisterin yhteyshenkilöistä on saatavilla potilasta kulloinkin hoitavasta yksiköstä.

Rekisteriseloste 2(6) 5 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS / REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS Potilasrekisterin tarkoituksena on potilaan tutkimuksen ja hoidon järjestäminen, hoidon suunnittelu, toteutus ja seuranta potilaan mahdollinen ohjaaminen muuhun hoitolaitokseen terveydenhuollon ammattihenkilöiden toiminnan valvonta ja mahdollisten korvausvaatimusten selvittäminen potilaan hoidon ja tutkimusten laskutus potilastietojen käyttö toiminnan tilastointi- ja seurantatarkoituksiin potilastietojen käyttö tieteellisessä tutkimustoiminnassa 6 REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE Potilaalla tarkoitetaan tässä rekisteriselosteessa potilaslain (785/1992, 2 ) perusteella terveyden- ja tai sairaanhoitopalveluita käyttävää tai muuten niiden kohteena olevaa henkilöä. Potilasrekisterin pitämisen perusteena on Asiakkaan/potilaan hoito Erikoissairaanhoitolaki 1062/1989 Terveydenhuoltolaki 1326/2010 Kansanterveyslaki 66/1972 Mielenterveyslaki 1116/1990 Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992 STM asetus 298/2009 potilasasiakirjojen laatimisesta sekä niiden ja muuhun hoitoon liittyvän materiaalin säilyttämisestä 7 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ Potilasrekisteri koostuu potilasasiakirjoista ja teknisistä tallenteista, jotka sisältävät henkilön yksilöimiseksi tarvittavia henkilötietoja: nimi, syntymäaika, henkilötunnus, kotikunta ja yhteystiedot, sekä potilaan hoidon ja hoidon järjestämisen yhteydessä syntyneitä tai hoitoa varten saapuneita tietoja. Rekisteriin merkitään potilaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot. Tietojen merkitseminen perustuu STM:n asetukseen potilasasiakirjojen laatimisesta sekä niiden ja muun hoitoon liittyvän materiaalin säilyttämisestä (298/2009). Potilasrekisteriin kuuluvat potilasasiakirjojen lisäksi atk-perusteinen potilashallinnon tietojärjestelmä, jolla tarkoitetaan potilaan hoidon järjestelyyn ja hoidon dokumentointiin käytettävien tietojärjestelmien muodostamaa kokonaisuutta. Potilasrekisterin tietosisältöön kuuluu myös digitaalinen röntgenkuvajärjestelmä. Potilasrekisteriin kuuluvista tietojärjestelmistä laaditaan kustakin erillinen tietojärjestelmäkuvaus ja -seloste.

Rekisteriseloste 3(6) 8 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET Potilasrekisterin potilashallinnolliset tiedot kerätään potilaalta itseltään tai omaisilta tai ne hankitaan väestörekisteristä esimerkiksi kotikunta- ja osoitetiedot. Tiedot potilaan kuolemasta tallennetaan rekisteriin väestörekisteristä. Terveyden- ja sairaanhoitoa koskevat tiedot kerätään sairaanhoitopiirin hoitoyksiköissä suoritetuista tutkimuksista ja hoidoista muodostuneista tiedoista sekä potilaan suostumuksella muilta hoitavilta yksiköiltä ja potilaan omaisilta. 9 REKISTERISSÄ OLEVIEN TIETOJEN LUOVUTUS Potilastiedot ovat julkisuuslain (621/1999) mukaan salassa pidettäviä. Kuntayhtymän henkilöstöllä, opiskelijoilla ja ulkopuolisilla tutkijoilla ja muilla potilastietoja käsittelevillä henkilöillä on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus. Terveydenhuoltolain (1326/2010, 9 ) mukaisesti potilasta hoitava terveydenhuollon hoitoyksikkö saa käyttää Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin yhteisessä potilasrekisterissä olevia toisen toimintayksikön tietoja potilaan hoidon edellyttämässä laajuudessa. Edellä mainittu tietojen käyttö ei edellytä erillistä potilaan suostumusta. Potilaalla on kuitenkin oikeus kieltää toisen toimintayksikön tietojen käyttö. Potilas saa tehdä ja peruuttaa kiellon milloin tahansa. Potilastietoja voidaan luovuttaa potilaan kirjallisella suostumuksella Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin yhteisen potilasrekisterin ulkopuolelle, jos potilaalla ei ole edellytyksiä arvioida annetun suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa kirjallisella suostumuksella (laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992,13 ). Tietoja voidaan luovuttaa sairaanhoitopiirin tai sosiaali- ja terveysministeriön antamalla luvalla tieteellistä tutkimusta varten (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999, 28 ). Tarvittavia potilastietoja voidaan luovuttaa myös nimenomaisen lainsäädöksen nojalla. Potilasrekisteristä luovutetaan henkilön tietoja Terveyden- ja hyvinvoinnin laitokselle (THL) terveydenhuollon valtakunnallisiin rekistereihin tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten (laki terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä 556/1989, 3 ja 4 ). Terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä ovat: hoitoilmoitus syntymärekisteri huumausainerekisteri raskaudenkeskeyttämisrekisteri syöpärekisteri lääkkeiden sivuvaikutusrekisteri epämuodostumarekisteri tartuntatautirekisteri näkövammarekisteri implanttirekisteri

Rekisteriseloste 4(6) 10 REKISTERIN SISÄINEN KÄYTTÖ Rekisterin käyttö perustuu potilaan/asiakkaan ja hoitavan henkilökunnan väliseen hoitosuhteeseen tai muuhun asialliseen yhteyteen, jolloin tarvittaessa myös muissa kuntayhtymän sosiaali- ja terveydenhuollon yksiköissä syntyneet hoitotiedot ovat käytettävissä käyttötarkoituksen mukaisessa laajuudessa. Tietoja saavat käyttää vain hoitoon osallistuvat henkilöt siinä laajuudessa kuin heidän työtehtävänsä ja vastuunsa edellyttävät. Muut ovat sivullisia potilaan tietoihin nähden eikä heillä ole oikeutta ilman potilaan kirjallista suostumusta saada tietoja käyttöönsä. 11 REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN Rekisterin tietoja ei yhdistetä muihin henkilörekistereihin. 12 REKISTERIN SUOJAAMINEN Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu palvelussuhteen päätyttyä. Manuaalirekisteri: Potilasrekisteritiedot säilytetään ulkopuolisilta suojattuina ja niiden käyttöä valvotaan. Sähköinen rekisteri: Sähköisten rekistereiden käyttöön tarvitaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet rekistereihin myönnetään tehtäväkohtaisesti. Ulkoista yhteyttä valvotaan palomuurein. 13 REKISTERIN ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN Potilasasiakirjat ja niitä vastaavat tallenteet säilytetään niille varatussa tiloissa arkistolainsäädännön ja viranomaismääräysten mukaisesti. Rekisteritietojen säilytyksessä noudatetaan Sosiaali- ja terveysministeriön antamaa asetusta potilasasiakirjoista (298/2009). Manuaalirekisteri: Rekisterin säilytyksessä noudatetaan kuntayhtymän arkistonmuodostussuunnitelmassa määriteltyjä säilytysaikoja, jotka perustuvat arkistolaitoksen ja sosiaali- ja terveysministeriön antamiin määräyksiin asiakirjojen säilytysajoista ja hävittämisestä. Asiakirjat hävitetään valvotusti niin, etteivät ne joudu missään käsittelyvaiheessa asiattomien käsiin. Sähköinen rekisteri: Sähköinen rekisteri on hyvinvointikuntayhtymän verkossa, varmuuskopiot magneettitietokasetilla paloturvallisessa kaapissa.

Rekisteriseloste 5(6) 14 REKISTERÖIDYN INFORMOINTI Potilaita/asiakkaita informoidaan heidän henkilötietojen käsittelystä pääsääntöisesti hoitosuhteen alkaessa. Tieto informoinnista merkitään manuaalikansion kanteen. Rekisteriseloste pidetään nähtävillä kuntayhtymän eri hoitoyksiköissä. 15 TARKASTUSOIKEUS Potilaalla on oikeus nähdä ja tarkastaa kaikki henkilötietonsa ja hänen hoitoaan koskevat potilasrekisteritiedot ja pyynnöstä saada ne kirjallisena ja maksuttomasti kerran vuodessa (HetiL 523/1999, 26 ). Potilaalla on oikeus tutustua siihen, mitä häntä koskevia tietoja on talletettu potilasrekisteriin hänen hoitoonsa liittyen tai ettei potilasrekisteriin ole talletettu häntä koskevia tietoja (HetiL 523/1999 27 3 kohta). Potilas voi esittää tarkastuspyynnön omiin tietoihinsa henkilökohtaisesti tai kirjallisesti hoitoyksiköissä. Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä hoitoyksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet. Tiedot antaa lääkäri tai muu terveydenhuollon ammattihenkilö pyytäjän esittämässä laajuudessa ja kirjallisena tietosuojaohjeiden mukaisia menettelytapoja noudattaen. Tarkastusoikeus toteutetaan ilman aiheetonta viivytystä. Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen johtavan lääkärin tai hänen nimeämänsä lääkärin allekirjoittama todistus. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi (HetiL 523/1999 26-28 ). 16 TIEDON KORJAAMINEN Rekisterinpitäjä korjaa havaitut selvät virheellisyydet normaalina ylläpitomenettelynä. Havaittu virheellinen tieto oikaistaan välittömästi, kun virhe on todettu. Terveyttä ja sairautta koskevat merkinnät korjataan siten, että virheellinen tieto on myös luettavissa. Tarpeeton tieto kuitenkin poistetaan. Potilaan/asiakkaan vaatiessa tiedon korjaamista hän tekee tietoa/tietoja koskevan oikaisupyynnön kirjallisesti siihen yksikköön, jossa merkintä on tehty tai potilaskertomusarkistoon. Mikäli potilaan vaatimusta tiedon korjaamisesta ei hyväksytä, kieltäytymisestä annetaan johtavan lääkärin tai hänen nimeämänsä lääkärin allekirjoittama todistus, josta ilmenee syyt korjaamisen epäämiseen. Kielteiseen päätökseen liitetään ohjaus asian saattamiseksi tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi (HetiL 523/1999 29 ). 17 KIELTO-OIKEUS Potilaskertomustiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä luovutetaan vain potilaan/asiakkaan nimenomaisella suostumuksella tai lakiin perustuvan tiedonsaantioikeuden nojalla. Rekisteröidyn ei siis tarvitse esittää nimenomaista tietojen luovutuskieltoa.

Rekisteriseloste 6(6) 18 REKISTERIHALLINTO Rekisterihallinnolla tarkoitetaan rekisterinpitoa koskevan päätöksenteon määrittelyä ja henkilötietolaista johtuvien tehtävien hoidon järjestämistä. Rekisterinpitäjän on toteutettava tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi ja toisaalta julkisuuden turvaamiseksi. Rekisterinpitäjänä toimii Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä. Rekisterinpitäjä vastaa henkilörekistereiden lainmukaisuudesta, tietosuojasta ja tietoturvasta. Rekisterin vastuuhenkilö vastaa potilasrekisterin laatimista ja arkistointia koskevien ohjeiden sekä rekisterihallinto- ja tietosuojaohjeiden noudattamisesta. Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymän seutukunnalliset terveysasemat ovat Pyhäjoella, Raahessa; Raahen pääterveysasema ja toimipiste Pattijoella, Siikajoella; Ruukin terveysasema ja Siikajoenkylän terveysasema sekä Vihannissa. Jokaiseen terveysasemaan on muodostunut seuraavat yksikkökohtaiset potilasrekisterit: terveysaseman potilaskertomus mielenterveysyksikön potilaskertomus hammashuoltoyksikön hammashoitolan kertomus lasten- ja äitiysneuvolan potilaskertomus koulu- ja opiskelijaterveydenhuollon potilaskertomukset Raahen sairaalassa muodostuvat seuraavat potilasrekisterit: erikoissairaanhoidon potilaskertomus psykiatrisen vuodeosastohoidon potilaskertomus Luettelo rekisterien sijainnista liitteenä. 19 SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS Rekisterin käyttäjille on laadittu tietosuojakäsikirja/ohjeet potilasrekisterin tietojen käsittelystä, käytöstä ja hallinnasta. Rekisteriasioita hoitavat henkilöt laativat tarvittaessa yksiköissään erikseen sisäiset rekisteritoiminnan ohjeet ja vastaavat yksiköissään tarvittavan koulutuksen järjestämisestä.

Rekisteriseloste Liite 1 Potilasrekisterin manuaalisten arkistojen sijaintipaikat Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymän potilaskertomusarkisto, Raahe, sairaalarakennus A: erikoissairaanhoidon potilasasiakirjat perusterveydenhuollon potilasasiakirjat röntgenkuva-arkisto Raahe, mielenterveyspalvelut, rakennus C: psykiatrian avohoidon asiakasasiakirjat psykiatrisen vuodeosaston potilasasiakirjat (hoitoaika) Terveysasemat: Pyhäjoen terveysasema, Vanhatie 57, 86100 Pyhäjoki Ruukin terveysasema, Siikasavontie 1 B, 92400 Ruukki Siikajoenkylän terveysasema, Tiirantie 4, 92320 Siikajoki Vihannin terveysasema, Kirkkotie 2, 86400 Vihanti