Osa 1 Johdatus projektinhallintaan
Luku 1 Projektinhallinnan kehitys How often your Re-volution has proven but E-volution Alfred Lord Tennyson runoilija (1809-1892) Johdanto Projektipäälliköillä on nykyisin tärkeä rooli uusien tuotteiden lanseeraamisessa ja yritysten menestymisessä. It-alan johtohahmoina projektipäälliköt luovat strategioita ja kehittelevät tarkkaan mietittyjä toimintasuunnitelmia toteuttaakseen menestyksekkäästi projekteja, jotka usein vaativat monimutkaisten, dynaamisten ja alati muuttuvien vaatimusten yhdistämistä. Aikakauslehti Fortunen mukaan projektinhallinta on tämän hetken tavoitelluin ura, ja siitä onkin tulossa monien huippuammattilaisten suosituin uravalinta. Mikäpä olisikaan ammatillisesti tyydyttävämpää kuin arvoa ja voittoa tuottavan projektin johtaminen ja toteuttaminen? Nykyiset projektinhallintakäytännöt ovat menestyksestään velkaa lukuisille satojen vuosien kuluessa vaikuttaneille ihmiselle ja tapahtumille. Voitaisiin jopa väittää, että varhaisimmat esimerkit projektien hallinnasta ovat peräisin niinkin kaukaa kuin esihistoriallisen ajan luolaihmisiltä. Heidän täytyi etsiä ja löytää elämälle välttämättömimpiä perusasioita, kuten ruokaa, lämpöä ja suojaa. Tarkoituksena oli saavuttaa tietty päämäärä eli tässä tapauksessa hengissäsäilyminen.
4 1. Projektinhallinnan kehitys Termin projektinhallinta keksijän nimi on jo kadonnut historian kätköihin. Monet merkittävät virstanpylväät ovat kuitenkin vaikuttaneet modernin projektinhallinnan kehitykseen, joten on hyödyllistä ymmärtää, miten ne kehittyivät ja millainen on niiden suhde nykyhetkeen. Teollinen vallankumous Modernin projektinhallinnan varhaisimmat muodot löytyvät teollisesta vallankumouksesta, joka sai alkunsa Isossa-Britanniassa 1700-luvun lopulla. Iso-Britannia oli tuon ajan supervalta, hieman samalla tavoin kuin Yhdysvallat on nykyään. Iso-Britannia hallitsi valtavia alueita, ja sillä oli hallussaan poliittinen valta ja kaikki tarvittavat tekijät, joiden avulla se saattoi pitää käynnissä laajaa, koko maailman peruuttamattomasti muuttavaa vallankumousta. Isolla-Britannialla oli vaurautta, yrittäjiä ja finanssimarkkinat, joiden myötävaikutuksella se pystyi tukemaan uutta automaatiota, tehtaiden rakentamista sekä valmistus- ja johtamismenetelmien kehittämistä. Kun teollinen vallankumous oli alkanut Isossa-Britanniassa, se levisi nopeasti ensin Ranskaan ja Saksaan ja lopulta Yhdysvaltoihin. Teollinen vallankumous oli suurten keksintöjen aikaa, jota kesti noin 150 vuotta. Tämän ajanjakson aikana otettiin monia merkittäviä teknisiä edistysaskeleita: John Smeaton keksi sementin vuonna 1756. James Hargreaves keksi tekstiilinvalmistuksessa käytettävän kehruukoneen vuonna 1764. James Watt keksi höyrykoneen vuonna 1770. George Stephenson keksi höyryjunan vuonna 1814. Henry Bessemer keksi teräksen valmistuksessa käytettävän bessemer-tekniikan vuonna 1856. William Siemens keksi sähköuunin vuonna 1861. Teollinen vallankumous aloitti koneiden valtakauden. Aiemmin tavaroiden ja palveluiden tuottamisessa oli käytetty vain alkeellisia laitteita, joiden tarvitsema energia saatiin aikaan pelkästään lihastyöllä. Kun uudenlaisten koneiden tarjoamat mahdollisuudet tajuttiin, syntyi tehtaat ja massatuotannon yhdistävä konsepti, joka antoi alkusysäyksen vallankumoukselle.
1. Projektinhallinnan kehitys 5 Myös höyryvoiman käytön kehittyminen sekä esimerkiksi uudet hiilentuotanto- ja öljynjalostustekniikat vaikuttivat osaltaan teollisen vallankumouksen käynnistymiseen. Uuden viestintävälineen, lennättimen, käyttöönotto oli viimeinen tekijä teollisen vallankumouksen synnyssä. Edistyksen yhteiskunnallisena hintana oli kuitenkin ihmisten riistämisestä seurannut inhimillinen kärsimys: naiset ja lapset työskentelivät usein kauhistuttavissa olosuhteissa. Parannuksia työoloihin vaati esimerkiksi Isossa-Britanniassa syntynyt chartisti-liike, joka ajoi uudistuksia rauhanomaisin keinoin. Chartistit ja muut uudistusliikkeet joutuivat taistelemaan ankarasti ja pitkään, ennen kuin sietämättömiin työolosuhteisiin saatiin korjauksia. Varhaisen projektinhallinnan avainhenkilöitä Frederick Taylor (1856-1915) oli amerikkalainen teollisuusmies ja liikkeenjohtamisen menetelmien uranuurtaja. Hänen hautakiveensä onkin kaiverrettu muistokirjoitus Liikkeenjohtamisen isä (Father of Management). Taylor käytti tieteellistä lähestymistapaa ymmärtääkseen tuotteen valmistusprosessin eri vaiheet ja maksoi keskimääräisen tuotantotason ylittäneille työläisilleen ylimääräisiä kannustepalkkioita. Hän tutki eri terästehtaissa niissä käytettyjä perustyömenetelmiä ja kehitti sitten niiden pohjalta johtamisperiaatteensa. Vuonna 1911 Taylor julkaisi merkittävän kirjansa Principles of Scientific Management, jossa hän esitteli työvoiman tuottavuuden huomattavaa parantamista varten suunniteltuja työmenetelmiä. Vaikka monet tuon ajan yritykset ottivat hänen menetelmänsä käyttöön, Yhdysvaltojen järjestäytyneet ammattiliitot vastustivat niitä voimakkaasti, mistä seurasi melkoinen polemiikki ja kuulusteluja kongressissa. Taylorismi on merkittävä virstanpylväs johtamisteorian kehityksessä. Aiemmin ainoa keino lisätä tuottavuutta oli joko vaatia lisää työntekijöitä tai saada heidät työskentelemään pidempään ja ahkerammin. Taylorin periaatteet saivat aikaan dramaattisia tuotannonlisäyksiä. Hän rohkaisi ensimmäisenä johtoa ja työntekijöitä työskentelemään älykkäämmin. Taylorin malli sisälsi mm. seuraavat periaatteet: Analysoidaan jokainen työtehtävä optimaalisten toimintatapojen määrittämiseksi.
6 1. Projektinhallinnan kehitys Yhdistetään taidot tehtävään sen tavoitteiden mukaan. Opetellaan tunnistamaan ne työntekijän ominaisuudet, jotka ovat tärkeitä tuottavuuden lisäämisen kannalta. Koulutetaan työntekijöitä työskentelemään tuottavammin. Asetetaan kohtuullisen päivätyön standardi tuottavuusodotuksia varten. Pidetään kirjaa työntekijöiden suorituskyvystä. Palkitaan hyvät suoritukset kannustepalkkioin ja bonuksin. Johdetaan kaikkea työtä ja laaditaan siitä raportteja. Frederick Taylorin aikalainen oli Henry Gantt (1861-1919). Hänet tunnetaan Gantt-kaaviosta, jota nykyisinkin käytetään projektinhallinnassa. Gantt seurasi ensimmäisen maailmansodan aikana Yhdysvaltain laivaston alusten rakentamista ja huomasi ymmärtävänsä monimutkaista rakentamisprosessia paremmin kuvaamalla sitä kaavioin. Kuvassa 1-1 on esimerkki Gantt-kaaviosta. Gantt keksi eri tekniikoita, kuten vaihetuotteet, tehtävän keston määrittelyn ja erilaiset kustannusarviot. Vaikka Gantt-kaavioita on paranneltu riippuvuuksien kaltaisilla moderneilla menetelmillä, kaavioiden sisältö ja muoto on säilynyt suurelta osin samana 100 vuoden ajan. Kuva 1-1 Esimerkki Gantt-kaaviosta.
1. Projektinhallinnan kehitys 7 Kyseessä on vaikuttava osoitus tekniikan kestävyydestä, kun ottaa huomioon oman aikakautemme hektisen muutostahdin. Henry Gantt aloitti projektinhallinnan esittämällä muutamia perustavanlaatuisia kysymyksiä ja ilmaisi ne sitten graafisessa muodossa. Hän teki esimerkiksi seuraavia kysymyksiä: Kauanko projekti kestää? Mitkä kriittiset tehtävät täytyy saada valmiiksi? Miten kauan kukin tehtävä kestää? Milloin kunkin tehtävän täytyy alkaa ja loppua? Kuka on vastuussa kustakin tehtävästä? Mitä resursseja kunkin tehtävän valmiiksi saamiseksi tarvitaan? Miten tehtävien viivästyminen vaikuttaa projektiin? Millä tavalla jokin muutos vaikuttaa projektin laajuuteen? Mitkä ovat projektin kokonaiskustannukset? Mitkä ovat yksittäisen tehtävän kustannukset? Edistyykö projekti aikataulun mukaan? Miten aikataulusta lipsumiset voidaan korjata? Mitkä ovat projektin kustannukset minä tahansa ajankohtana? Voiko projektia jotenkin nopeuttaa? Kolmas merkittävä pioneeri oli tohtori W. Edwards Deming (1900-1993). Jos Frederick Taylor oli liikkeenjohtamisen isä, niin Demingiä voidaan kutsua laadun isäksi. Deming kasvoi maatilalla Wyomingin osavaltiossa aikana, jolloin Yhdysvaltojen viimeisiä rajaseutuja kesytettiin. Toisen maailmansodan aikana hän kiersi ympäri maata luennoimassa. Demingin keskittyminen laadun korostamiseen johti amerikkalaisen laadunvalvontajärjestön American Society on Quality Controlin syntyyn, jonka perustajajäseniä hän oli. Välittömästi sodan jälkeen hänen palveluksilleen oli kysyntää myös ulkomailla, ja tällöin hän vieraili Japanissa ensimmäisen kerran. Termi made in Japan oli saamaisillaan täysin uuden merkityksen Japanin talousihmeen noustessa maailmansodan raunioista. Sillä välin Frederick Taylorin kehittämät liikkeenjohdon tekniikat olivat nousemassa suosioon sodanjälkeisessä Amerikassa.
8 1. Projektinhallinnan kehitys Deming tajusi, että kiintiöt ja virheistä rankaiseminen olivat vääränlaisia johtamistekniikoita ja että yrityksissä tarvittaisiin välttämättä visionäärisiä johtajia laadun saavuttamiseksi. Tältä pohjalta Deming loi kuuluisan 14 kohdan johtamisteoriansa tukemaan ajatuksiaan, ja loppu onkin historiaa. W. Edwards Deming on kuvassa 1-2. Seuraavassa esitetään Demingin johtamisfilosofian ydinkohdat: 1. Paranna jatkuvasti kaikkien tuotteiden ja palvelujen laatua. 2. Omaksu uusi johtamisfilosofia. 3. Lopeta laaduntarkastuksiin tukeutuminen. 4. Lopeta pelkkään hintaan perustuva kaupankäynti. 5. Paranna jatkuvasti tuotanto- ja palvelujärjestelmää. 6. Luo edellytykset työssä oppimiselle. 7. Kehitä esimiesten johtajuutta. 8. Karkoita pelko - älä rankaise virheistä. 9. Murra henkilöstöryhmien väliset rajat. 10. Poista iskulauseet, vaatimukset ja tulostavoitteet. 11. Poista numeeriset kiintiöt. 12. Poista esteet työylpeyden tuntemisen tieltä. 13. Pane toimeen jatkuva opiskelu- ja uudelleenkoulutusohjelma. 14. Toteuta toiminnan muutos. Deming työskenteli toisen maailmansodan jälkeen yli 40 vuoden ajan: hän kehitti teorioita, kirjoitti kirjoja, toimi viranomaisten ja teollisuuden konsulttina, piti seminaareja ja teki parannuksia laatujohtamisen periaatteisiin.
1. Projektinhallinnan kehitys 9 Kuva 1-2 Tohtori W. Edwards Demingin päämääränä oli kaupankäynnin, hyvinvoinnin ja rauhan edistäminen. Demingin oppien noudattaminen projektinhallinnassa on huomattavasti parantanut projektien kokonaislaatua. Muita merkittäviä tapahtumia Monet muutkin tapahtumat ja ihmiset ovat vaikuttaneet projektinhallinnan nykyiseen menestykseen. Alla on lueteltu joitakin merkittäviä virstanpylväitä jo aiemmin mainitun teollisen vallankumouksen lisäksi. 1. maailmansota Aseiden ja ammusten suurtuotannon järjestäminen. Tankkien, ilma-aseen ja muun tekniikan kehitys. 1920-1930 -luvut Rauha ja ponnistelu parempien tuotteiden, paremman tuottavuuden ja massatuotannon luomiseksi. Hyvä esimerkki on Henry Fordin T-malli. 2. maailmansota Uusi sota merkitsi parempien ja nopeampien laivojen ja lentokoneiden rakentamista sekä sotilaiden kuljettamista taistelemaan maailman kaukaisiin kolkkiin. Tutka, suihku moottori ja muita tekniikoita keksittiin. Ensimmäiset tietokoneet ilmaantuivat. 1950-luku Atomiaika kauhistuttavine aseineen alkaa. Tänä aikana tehtiin lukuisia keksintöjä elektroniikan, terveydenhuollon ja teollisen tuotannon aloilla.
10 1. Projektinhallinnan kehitys Avaruusaika Avaruusaikana otettiin huikeita edistysaskeleita tietokone-, viestintä- ja muissa tekniikoissa. Ensimmäiset transistoritietokoneet ilmaantuivat vuonna 1954. Keskustietokoneet IBM lanseeraa 1960-luvun puolivälissä Gene Amdahlin kehittämän Project 360:n. 360-sarjan oheislaitteita pystyi vaihtamaan koneesta toiseen. Keskus tietokoneet olivat saapuneet. Piisiru Mikroprosessorista tulee itsenäinen, ja yhdelle piikiekolle pystytään sijoittamaan yhä enemmän transistoreja. Geoffrey Moore esittää teoriansa eli Mooren lain, jonka mukaan prosessorin teho kaksinkertaistuu 18 kk:n välein. 4GL-ohjelmointi- Kirjoituksia uusista edistysaskeleista, kuten 4. kielet sukupolven ohjelmointikielistä, ilmestyy. Vuosina 1982 ja 1983 tämän kirjan kirjoittaja teki taustatyötä James Martinin kirjaa Application Development without Programmers varten. Kirjassa esitetään, että projekteja voidaan kehittää ja hallita paremmin, jos käytetään uusia ohjelmia ja otetaan loppukäyttäjät mukaan projektiin. Johtopäätökset Projektinhallinnassa on kyse jatkuvasta prosessien parantamisesta. Hyvin lyhyessä ajassa on saavutettu hyvin paljon: teollisen vallankumouksen, tavara- ja palvelutuotannon edistysaskelten ja 1950-luvun alun keskustietokoneiden käyttämien projektinhallintaohjelmien kautta on tultu nykyisiin kehittyneisiin ohjelmiin, joiden avulla projektipäällikkö voi välittömästi tarkastaa projektin tilanteen. Vaikka työkalut ja menetelmät ovat aikojen kuluessa muuttuneet ja kehittyvät yhä edelleen, projektinhallinnan avainkomponentit pysyvät samoina. Ihmiset, prosessit ja tekniikka työskentelevät yhdessä tehdäkseen asiat paremmin, nopeammin ja tehokkaammin.