Järjestökoulutus Yhdistystoiminnan perusteet Jarkko Seppälä pääsihteeri Vaasan yliopiston ylioppilaskunta
Yhdistystoiminnan perusteet Mikä on yhdistys? Yhdistyslaki Yhdistyksen elinkaari perustamisesta lakkauttamiseen Kokoustaminen ja pöytäkirjan pitäminen Vuosittainen toiminta Hallituksen toiminta Jäsenyys Yhdistyksen kokous Yhdistystoiminta
Mikä on yhdistys? Rekisteröity yhdistys on tiettyä TARKOITUSTA ja TAVOITETTA varten perustettu AATTTEELLINEN ja YLEISHYÖDYLLINEN oikeushenkilö. Rekisteröimätön yhdistys on vain yksityishenkilöiden yhteenliittymä. henkilökohtainen vastuu Tavoitteena ei voi olla voiton tai välittömän taloudellisen edun hankkiminen toimintaan osallistuville. Vrt. esim. yhtiö tai osuuskunta Yhdistys voi olla rekisteröity, rekisteröimätön tai lainsäädännöllä määritelty Vrt. esim. Helsingin yliopiston osakunnat
Yhdistys Yhdistyslaki säätelee yhdistystoimintaa. Yleishyödyllinen yhdistys tai säätiö ei ole alv-velvollinen sellaisen toiminnan osalta, joka liittyy yleishyödylliseen tarkoitukseen. Yhdistys saa rekisteröityessään kuusinumeroisen rekisterinumeron Yhdistys ei ole oikeushenkilö heti kun se on perustettu, vaan vasta kun se on rekisteröity ja lisätty yhdistysrekisteriin. Yhdistys ei saa Y-tunnusta, jos ei sitä erikseen hae Tarvitaan, jos toimii työnantajana tai jos verollista toimintaa
Yhdistyslaki Yhdistyksen perustaminen Jäsenyys Päätösvalta Päätöksenteko Yhdistyksen hallinto Purkautuminen Lakkauttaminen Rekisteröityminen Rekisteröimättömät yhdistykset
Yhdistyksen perustaminen Perustamiskirja Vähintään kolme perustajajäsentä (yksityishenkilöä tai oikeuskelpoista yhteisöä) Mukaan liitettävä säännöt Säännöt Yhdistyksen säännöissä on mainittava: 1) yhdistyksen nimi 2) yhdistyksen kotipaikkana oleva Suomen kunta 3) yhdistyksen tarkoitus ja toimintamuodot 4) jäsenen velvollisuudesta suorittaa yhdistykselle jäsenmaksuja ja muita maksuja 5) yhdistyksen hallituksen jäsenten ja yhdistyksen tilintarkastajien sekä toiminnantarkastajien lukumäärä tai vähimmäis- ja enimmäismäärä sekä toimikausi 6) yhdistyksen tilikausi 7) milloin yhdistyksen hallitus ja tilintarkastajat sekä toiminnantarkastajat valitaan, tilinpäätös vahvistetaan ja vastuuvapaudesta päätetään 8) miten ja missä ajassa yhdistyksen kokous on kutsuttava koolle 9) miten yhdistyksen varat on käytettävä, jos yhdistys purkautuu tai lakkautetaan.
Jäsenyys Yhdistyksen jäsenenä voi olla yksityinen henkilö, yhteisö tai säätiö Yhdistyksen jäsenistä on pidettävä jäsenluetteloa. Luetteloon on merkittävä jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka Jäsenillä on oikeus tutustua jäsenrekisteriin Jäseneksi hyväksymisestä päättää hallitus, jollei säännöissä ole muuta määrätty Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksen jäsenyydestä milloin tahansa Yhdistys voi erottaa jäseniään tietyillä perusteilla
Päätösvalta Päätösvalta kuuluu jäsenille Päätösvaltaa käytetään yhdistyksen kokouksessa Säännöissä voidaan määrätä myös osallistumisesta kokoukseen tietoliikenneyhteyden tai teknisen apuvälineen avulla Osallistumisoikeus ja ääntenlaskennan oikeellisuus on voita selvittää samalla tavoin kuin silloin, kun kaikki ovat kokouksessa läsnä henkilökohtaisesti
Päätöksenteko Yhdistyksen kokous kutsutaan koolle hallituksen toimesta tai kun jäsenistö sitä pyytää Kokouskutsu on toimitettava sääntöjen edellyttämällä tavalla (kokouksen laillisuus) Jos muuta ei ole määrätty, jokaisella jäsenellä on äänioikeus ja jokaisella on yksi ääni. Yhdistyksen jäsen vs. jäsenmaksun maksanut jäsen Päätöksentekojärjestys on määrätty (jos ei säännöissä toisin määrätä) Enemmistösäännökset Henkilövaalitapa
Päätöksenteko Esteellisyys päätöksenteossa Jääviys itseään koskevissa asioissa, tai jos henkilökohtainen ja yhdistyksen etu ristiriidassa Hallituksen jäsen on jäävi toiminnantarkastajan tai tilintarkastajan valinnassa Hallituksen jäsen on jäävi tilinpäätöksen vahvistamisessa ja vastuuvapauden myöntämisessä Päätös voi olla myös moitteenvarainen tai mitätön Kokouksen puheenjohtajan on huolehdittava siitä, että kokouksesta laaditaan pöytäkirja
Yhdistyksen hallinto Hallitus Säännöissä määritelty määrä, vähintään kolme henkeä Nimenkirjoittajat Puheenjohtaja toimii nimenkirjoittajana, mutta voidaan myös määritellä säännöissä toisin, esimerkiksi kaksi yhdessä Toiminnantarkastus Yksityinen henkilö, joka tarkastaa yhdistyksen hallinnon ja talouden yhdistyksen toiminnan edellyttämässä laajuudessa ja antaa kirjallisen raportin Tilintarkastus Tase yli 100 000 euroa / liikevaihto yli 200 000 euroa / yli 3 henkeä töissä Oltava KHT tai HTM
Purkautuminen ja lakkauttaminen Purkautuminen yhdistyksen omasta tahdosta tapahtuva toiminnan päättyminen Yhdistyksen kokouksen päätöksellä Jäsenen esityksestä tuomioistuimen päätöksellä, mikäli yhdistys ei enää toiminnassa Säännöissä määritellään varojen ja omaisuuden käyttö (yhdistyksen toimintaa lähellä olevan tarkoituksen edistäminen Lakkauttaminen Viranomaisten toimesta tapahtuva yhdistyksen lakkauttaminen Lain vastainen toiminta Toiminnan tarkoituksen vastainen toiminta
Rekisteröityminen Yhdistysrekisteriä ylläpitää ja hallinnoi Patentti- ja rekisterihallitus Rekisteröity yhdistys ry Edellyttää perustamiskirjaa, sääntöjä sekä nimenkirjoitusoikeudellisten ihmisten henkilötietoja. Rekisteriin merkitys henkilöt viime kädessä vastuussa yhdistyksen toiminnasta Säännöt voivat olla ennakkotarkastettua ja ennakkotarkastamattomia Rekisteröiminen maksaa 30-85 euroa.
Rekisteröimätön yhdistys Rekisteröimätön yhdistys ei voi tehdä sitoumuksia eikä sillä ole oikeuksia vastata jäsenistön puolesta Tällöin vastuussa ovat päätöksentekoon osallistuneet henkilöt henkilökohtaisesti ja/tai yhteisvastuullisesti Rekisteröimättömiinkin yhdistyksiin sovelletaan yhdistyslakia soveltuvin osin mm. velvollisuus jäsenrekisterin ylläpitämiseen
Yhdistymisvapaus Perustuslaki 13 Kokoontumis- ja yhdistymisvapaus Jokaisella on oikeus lupaa hankkimatta järjestää kokouksia ja mielenosoituksia sekä osallistua niihin. Jokaisella on yhdistymisvapaus. Yhdistymisvapauteen sisältyy oikeus ilman lupaa perustaa yhdistys, kuulua tai olla kuulumatta yhdistykseen ja osallistua yhdistyksen toimintaan. Samoin on turvattu ammatillinen yhdistymisvapaus ja vapaus järjestäytyä muiden etujen valvomiseksi. Tarkempia säännöksiä kokoontumisvapauden ja yhdistymisvapauden käyttämisestä annetaan lailla.
Vapaaehtoisuus Kenenkään ei ole pakko liittyä jäseneksi yhdistykseen Yhdistys voi valita jäsenensä Jäsenyyskriteerit määritelty säännöissä Jäsenyyskriteerit vs. syrjintäkielto Vapaus perustaa yhdistys pl. Puolueet ja sotilaalliset yhteenliittymät
Jäsenyys Yhdistyksen jäseneksi anotaan ja jäseneksi hyväksytään. Monesti automatisoitu ajatukseen, että jäsenmaksun maksaneet ovat liittyneet jäseniksi. Uusista jäsenistä pitäisi kuitenkin aina olla tehty päätös sääntöjen edellyttämällä tavalla. Jäsenistä on pidettävä rekisteriä. Ikuisuusjäsenet ongelmallisia juuri tuon jäsenrekisterin kannalta voidaan erottaa vasta kuoleman jälkeen Jäsenet eivät koskaan joudu vastaamaan yhdistyksen veloista
Kysymyksiä? Tarvetta tauolle?
Kokoustaminen Kokoustaminen ei ole vain välttämätön paha, vaan päätökset on myös dokumentoitava Kokousten pöytäkirjojen on annettava oikea ja riittävä kuva toiminnasta Kulujen hyväksyminen Toteutuneesta toiminnasta ja menoista on löydyttävä riittävät päätökset hallinnon asiakirjoista (pöytäkirjoista) Hallituksen vastuu taloudenhoidosta
Pöytäkirjan pitäminen Pöytäkirjassa on mainittava: Toimielimen nimi ja tarvittaessa kumulatiivinen numerointi Kokouksen aika ja paikka Läsnäolijat Kokouksen avaus Laillisuus ja päätösvaltaisuus Päätösasiat Kokouksen päättäminen Pöytäkirjat on tarkastettava sääntöjen edellyttämällä tavalla joko pöytäkirjantarkastajien allekirjoituksin tai seuraavan kokouksen päätöksellä.
Pöytäkirjan pitäminen Pöytäkirjaa voidaan yhdistyksen käytännön ja sääntöjen mukaisesti pitää joko päätöspöytäkirjana tai keskustelupöytäkirjana. Päätöspöytäkirjassa kirjataan ainoastaan se, mitä päätettiin ja mistä sovittiin. Keskustelupöytäkirjassa referoidaan kaikki puheenvuorot, jota keskustelun aikana esitettiin, minkä jälkeen kirjataan tehdyt päätökset.
Esityslista vs. asialista Asialistassa on listattu käsiteltävät asiat Esityslistassa on käsiteltävien asioiden lisäksi myös päätösesitys (puheenjohtajan esitys) Pöytäkirjan muodosta riippuu, kuinka paljon informaatiota pöytäkirjaan kirjataan. Tärkeintä on, että päätös on selkeästi kirjattu.
Hallituksen päätös Yhdistyksen hallituksen päätös on aina koko hallituksen yhteinen linja, vaikka asiasta olisikin jouduttu äänestämään Kaikki ovat enemmistön päätöksen takana Kaikki vastaavat päätöksestä Kollektiivinen vastuu
Yhdistyksen valvonta Toiminnan tarkastuksessa varmistetaan, että: Päätökset on dokumentoitu Toiminta vastaa päätöksiä Kulut vastaavat toimintaa Hallinto ja talous on asianmukaisesti hoidettu Pitäkää siis paperit tallessa!
Vuosittainen toiminta Yhdistyksen säännöissä on suurin osa olennaisista toimintatavoista määritelty. Yhdistyslaki täydentää. Yhdistyksen kokoukset (yksi tai kaksi vuodessa) Hallituksen valinta, hallituksen toiminta ja raportointi, asiakirjojen valmistelu yhdistyksen kokoukselle
Hallitustoiminta Hallituksen tehtävät määritelty säännöissä Toiminnan pyörittämisen lisäksi tietyt hallinnolliset velvollisuudet: Talousarvion ja toimintasuunnitelman valmistelu Tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen valmistelu Yhdistyksen kokouksen koolle kutsuminen Hallinnon asiakirjojen oikeellisuus Hallituksen jäsenet eivät rekisteröidyssä yhdistyksessä vastaa henkilökohtaisesti veloista pl. Tuottamuksellisuus ja oikeudellinen vastuu, laiminlyönti
Hallituksen kokoukset Hallitus kokoontuu tarpeen mukaan, puheenjohtaja kutsusta tai hallituksen jäsenten pyynnöstä Kokousten on oltava laillisesti koolle kutsuttuja ja päätösvaltaisia (näistä määrätään säännöissä) Kokouksista on pidettävä pöytäkirjaa Puheenjohtaja vastaa yhdistyksen hallinnosta Yleensä myös valittuina varapuheenjohtaja, sihteeri ja taloudenhoitaja sääntöjen mukaisesti (ei lakisääteisiä) Päätökset kirjattava SELKEÄSTI pöytäkirjoihin. Keskusteltiin tapahtumasta ja päätettiin, että
Vinkkejä hallitustoimintaan Motivoiminen on tärkeää Usein tehokkainta, kun jokaisella on oma vastuualueensa Vastuualueiden jakoa on syytä miettiä siten, että jokaisen vastuut ovat suhteessa käytettävissä olevaan aikaan Vastuujako ei poista hallituksen KOLLEKTIIVISTA VASTUUTA Yksittäistä hallituksen jäsentä ei siis lähtökohtaisesti voi syyttää asioiden laiminlyönnistä Kokouksia riittävän usein Kokoukset ovat hyvä tilaisuus käydä asioita läpi ja tehdä asioita yhdessä Ei saisi olla liian usein eikä liian harvoin. Optimaalinen taso riippuu toimijoista itsestään
Yhdistyksen kokous Kaikki jäsenet ovat äänioikeutettuja, kaikilla yksi ääni (jos ei muuta säännöissä määrätty) Yhdistyksen kokous on yhdistyksen ylin päättävä elin Nimeää hallituksen, päättää vastuuvapauden myöntämisestä, määrittelee toiminnan suuntaviivat Hallitus on vastuussa jäsenistölle (=yhdistyksen kokoukselle) Kokoontuu sääntömääräisesti kerran tai kaksi vuodessa, mutta tarvittaessa myös ylimääräisiin yhdistyksen kokouksiin
Yhdistyksen toiminta Yhdistyksen tarkoitus määritellään säännöissä. Samoin on määritelty toimintatavat, joilla tarkoitusta toteutetaan Yhdistyksen on toimittava sääntöjensä rajoissa! Esimerkiksi tulonhankkimiskeinoina voidaan käyttää vain säännöissä määriteltyjä tapoja
Hyvä kokouskäytäntö Ajankohdan sopiminen Läsnäolo ja päätösvaltaisuus Kokousten valmistelu Puheenjohtaja vastaa Riittävä ajankäyttö Asioista keskusteleminen Osallistaminen Puheenjohtaja vastaa Päätösten tekeminen ja niiden toimeenpano Vastuuttaminen
Kokouksen kaava Kokouksen avaus Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen (Kokouksen järjestäytyminen) Ilmoitusasiat Varsinaiset kokousasiat/päätösasiat Muut esille tulevat asiat Kokouksen päättäminen
Erilaisia kokousasioita Ilmoitusasiat: ei päätösasioita, tiedoksi merkittävät ilmoitukset Päätösasiat: kokouskutsussa tai esityslistan hyväksymisessä lisätyt päätösasiat Muut esille tulevat asiat: esiin nostettavista asioista mahdollisuus keskustella, ei tehdä päätöksiä
Erimielisyyden ratkaiseminen Säännöt määrittelevät äänestystavan Äänestykset ratkaistaan ehdottomalla ääntenenemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa. Äänestyksen jälkeen saadaan yhdistyksen kanta Yhteinen linja Kaikki sitoutuvat tehtyihin päätöksiin.
Työryhmät / työparit Yhdistystoiminnan ydin on yhteisöllisyydessä, sosiaalisuudessa, verkostoitumisessa ja kontakteista Vaikka yhdistyksessä olisikin vastaavia, ei hommat saa kasautua yksittäisillä toimijoille Hallituksen lisäksi voi olla erilaisia työryhmiä ja vapaamuotoisempia suunnitteluelimiä Tehostaa myös hallituksen toimintaa ja kokoustamista
Toiminnan jatkuvuus Toiminnan jatkuvuuden kannalta ensiarvoisen tärkeää on jäsenrekrytointi Jäsenrekrytointia helpottaa, jos yhdistyksen tarkoitus on yleisesti jaettu ja jos toiminnan tavat ovat helposti lähestyttäviä ja saavutettavia Toiminnan jatkuvuuteen on käytettävä aikaa ja energiaa joka vuosi
Jäsenrekrytointi Joka tapahtumassa yhteystiedot uusilta toimijoilta Aktiivinen yhteydenpito Sähköpostilista, FB, Twitter, muu Sisäänpäin lämpenevä toiminta ei kannusta uusia aktiiveja mukaan Jäsenrekrytointi kannattaa huomioida tapahtumasuunnittelussa ja viestinnässä
Vuosittaiset asiakirjat Toimintasuunnitelma Talousarvio Toimintakertomus Tilinpäätös
Muutosilmoitukset rekisteriin Muutokset yhdistyksen tiedoissa on ilmoitettava Patenttija rekisterihallitukselle (www.prh.fi) Sääntöjen muuttaminen (85 euroa) Nimenkirjoittajien muutos (vuosittain) (20 euroa) Osoitetietojen muutos (maksuton) Purkautuminen (maksuton)
Vinkkejä hallinnointiin Yhdistyksen jäsenrekisterissä voi hyödyntää esimerkiksi Yhdistysavain-palvelua. www.yhdistysavain.fi Palvelun perusosa on maksuton, lisäpalvelut maksullisia Kirjanpitoon voi käyttää esimerkiksi Tappio-kirjanpitoohjelmaa. www.ilmaisohjelmat.fi/tappio Pöytäkirjat HETI kokouksen jälkeen! Allekirjoitukset pöytäkirjoihin aina seuraavassa kokouksessa Kirjanpitoa kannattaa tehdä myös tilikauden aikana valmiiksi, ja toki kuitit ja tositteet talteen!
Toiminnantarkastus vs. tilintarkastus Toimintakertomus: Tarkastuksessa en ole havainnut, että yhdistykselle olisi aiheutunut vahinkoa tai yhdistyslakia tai sääntöjä olisi rikottu. Tilintarkastus: Lausuntonamme esitämme, että tilinpäätös antaa Suomessa voimassa olevien tilinpäätöksen laatimista koskevien säädösten mukaisesti oikeat ja riittävät tiedot yhdistyksen toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta.