Kotkan kaupungin SÄÄDÖSKOKOELMA 2013 Nro 16 KAUPUNGINHALLITUKSEN ALAISTEN KONSERNIPALVELUJEN TOIMINTASÄÄNTÖ (Hyväksytty kaupunginhallituksessa 21.10.2013, tulee voimaan heti) 1 Toimintatapa 2 Organisaatio Kaupunginhallituksen alainen konsernipalvelut toimii avoimessa vuorovaikutuksessa lautakuntien ja johtokuntien alaisen hallinnon sekä sidosryhmiensä kanssa. Kaupunginhallituksen alainen konsernihallinto jakautuu seuraaviin tehtäväalueisiin ja vastuualueisiin: 1. hyvinvointipalvelujen tehtäväalue 2. konsernipalvelujen tehtäväalue 3. hallinnon vastuualue 4. talouden vastuualue 5. kaupunkikehityksen ja kulttuurin vastuualue. Tehtäväalueet 2.1 Hyvinvointipalvelujen tehtäväalueen kuuluu vastata: - lasten ja nuorten palvelujen järjestämisestä; - terveydenhuollon, sosiaalihuollon ja vanhustenhuollon palvelujen järjestämisestä; - liikuntapalvelujen järjestämisestä; - vapaan sivistystyön palveluista ja taiteen perusopetuksesta. Hyvinvointipalvelujen tehtäväaluetta johtaa palvelujohtaja. Hänen sijaisenaan toimii kaupunginjohtajan määräämä viranhaltija. Palvelujohtaja toimii alaistensa vastuualueiden tai yksikön johtajien henkilöstöhallinnollisena esimiehenä, ellei johtosäännöissä ole muuta määrätty. Palvelujohtajan tehtävistä on määrätty kaupunginhallituksen sekä muissa johtosäännöissä. 2.2 Konsernipalvelujen tehtäväalueen kuuluu vastata: - kaupungin hallintoa tukevien palvelujen järjestämisestä; - elinkeino- ja liiketoiminnan edistämisestä; - kaupungin tytär- ja osakkuusyhteisöjen omistajaohjauksen kehittämisestä ja tytäryhteisöjen omistajastrategioiden valmistelusta; - kaupungin liikelaitosten toiminnasta; - kaupungin taloudesta ja kehittämisestä; H:\Tyot\KEVI\Asianhallintayksikko\Saadokset\2013 nro 16.doc
2 (10) - kaupungin teknisistä palveluista, kaupunkisuunnittelusta ja ympäristöstä; - kulttuurihallinnosta, museosta ja kirjastosta; - kaupunkimarkkinoinnista ja viestinnästä. Konsernipalvelujen tehtäväaluetta johtaa kansliapäällikkö. Hänen sijaisenaan tehtäväalueen johtajana toimii kaupunginjohtajan määräämä viranhaltija. Kansliapäällikkö toimii konsernipalveluihin kuuluvien vastuualueiden sekä liikelaitosten johtajien henkilöstöhallinnollisena esimiehenä ellei johtosäännöissä ole muuta määrätty. Kansliapäällikön tehtävistä on määrätty myös kaupunginhallituksen sekä muissa johtosäännöissä. Vastuualueet 2.3 Hallinnon vastuualueen tehtävänä on - huolehtia kaupungin päätöksentekojärjestelmän ylläpidosta ja kehittämisestä sekä johtosääntöjen valmistelusta ja koordinoinnista; - huolehtia kaupungin johdon päätöksenteon tueksi tarvitsemista oikeudellisista asiantuntijatehtävistä; - edustaa kaupunkia oikeudellisissa asioissa, ellei tehtävää ole annettu muulle kaupungin viranomaiselle; - huolehtia päätöksenteon valmistelun ohjauksesta ja valmisteluyhteistyön kehittämisestä sekä omalta osaltaan päätöksenteon valmistelusta; - huolehtia kaupungin toimielinten esityslistojen laadusta ja tuottamisesta sekä kaupunginvaltuuston ja -hallituksen sekä lautakuntien ja johtokuntien sihteeripalveluista, ellei muuta ole määrätty; - huolehtia kunnallisten ja valtiollisten vaalien sekä kansanäänestysten järjestämisestä; - huolehtia verotuslainsäädännön mukaan kaupunginhallitukselle kuuluvista tehtävistä; - vastata kaupungin henkilöstöhallinnosta ja sen kehittämisestä, palvelussuhdeasioista, palkkaus- ja kannustejärjestelmistä ja henkilöstön hyvinvointiin tähtäävien toimenpiteiden koordinoinnista; - kehittää kaupungin johtamisjärjestelmiä, organisaatiota ja kaupungin toiminnan laatua ja tuloksellisuutta tukevia menettelytapoja ja välineitä; - vastata henkilöstöjärjestelmien kehittämisestä, henkilöstön keskitetystä koulutuksesta sekä henkilöstöpoliittisten linjausten valmistelusta ja toimeenpanosta; - vastata palvelussuhdeasioita koskevista neuvotteluista sekä virka- ja työehtosopimusten tulkinnasta ja täytäntöönpanosta;
3 (10) - huolehtia pysäköinninvalvonnasta; - vastata kaupungin varaston toiminnasta; - vastata kaupungin ympäristönsuojelusta ja ympäristöterveydenhuollosta; - vastata rakennusvalvonnasta. Hallinnon vastuualuetta johtaa kansliapäällikkö. Hänen sijaisenaan hallinnon vastuualueen johtajana toimii kaupunginlakimies. Kansliapäällikölle kuuluvista sihteeritehtävistä vastaa sijaisuus- ja esteellisyystapauksissa ensisijaisesti kaupunginsihteeri. Hallinnon vastuualueella on seuraavat palvelualueet: 1. asianhallinta - palvelualueen johtajana on kaupunginsihteeri 2. lakiasiat - palvelualueen johtajana on kaupunginlakimies 3. henkilöstöpalvelukeskus - palvelualueen johtajana on henkilöstöjohtaja 4. pysäköinninvalvonta - palvelualueen johtajana on kaupunginsihteeri 5. varasto - palvelualueen johtajana on varastopäällikkö 6. ympäristöterveydenhuolto, joka toimii ympäristölautakunnan alaisena - palvelualueen johtajana on kaupungineläinlääkäri 7. ympäristönsuojelu, joka toimii ympäristölautakunnan alaisena - palvelualueen johtajana on ympäristönsuojelupäällikkö 8. rakennusvalvonta, joka toimii ympäristölautakunnan alaisena - palvelualueen johtajana on rakennustarkastaja. Kansliapäällikkö määrää palvelualueiden johtajien sijaisuuksista, ellei muuta ole määrätty.
4 (10) 2.4 Talouden vastuualueen tehtävänä on - huolehtia talousarvion ja taloussuunnitelman valmistelusta, toteutumisen seurannasta ja raportoinnista; - huolehtia toiminnallisten muutosten talousvaikutusten arvioinnista ja osallistua muutosten valmisteluun; - kehittää johdon raportointijärjestelmiä; - huolehtia kaupungin taloushallinnon kehittämisen ohjauksesta; - huolehtia tilinpäätöksen tulossuunnittelusta ja tilinpäätöksen analysoinnista sekä konsernitilinpäätöksen laatimisesta ja konsernitaloutta koskevien laskelmien tuottamisesta; - vastata controller-toiminnasta arvioimalla kaupungin sekä konserniyhteisöjen toiminnallista ja taloudellista kehitystä; - huolehtia kaupungin sisäisen tarkastuksen järjestämisestä; - huolehtia Kotka-konsernin rahoituksesta, maksuvalmiudesta sekä varojen hallinnasta; - huolehtia takaustoiminnasta, riskienhallinnasta ja vakuuttamisesta sekä vakuuksien ja arvopapereiden hoitamisesta; - huolehtia siitä, että kaupungin hallintoelimet saavat päätöksenteon tueksi tutkitut ja käyttövalmiit tiedot, tutkimukset ja ennusteet kaupungista ja sen toimintaympäristöstä; - huolehtia tietohallinnon ja sähköisten asiointipalvelujen kehittämisestä sekä palvelujen tuottamisesta; - vastata yhteishankintojen valmistelusta. Talouden vastuualuetta johtaa talous- ja rahoitusjohtaja. Hänen sijaisenaan toimii hänen määräämänsä viranhaltija. Talouden vastuualueella on seuraavat palvelualueet: 1. controller- ja rahoitusyksikkö - palvelualueen johtajana on talous- ja rahoitusjohtaja 2. tietohallintoyksikkö - palvelualueen johtajana on tietohallintopäällikkö. 3. Sisäinen tarkastus - palvelualueen johtajana on tarkastuspäällikkö Talous- ja rahoitusjohtaja määrää palvelualueiden johtajien sijaisuuksista.
5 (10) 2.5 Kaupunkikehityksen ja kulttuurin vastuualueen tehtävänä on - huolehtia kaupungin elinkeino- ja liiketoiminnan edistämisestä; - huolehtia kaupungin maineen ja imagon hallinnasta; - vastata kaupungin viestinnästä ja sen kehittämisestä sekä avustaa kaupungin johtoa viestintä- ja PR-tehtävissä sekä kansainvälisten asioiden hoidossa; - tukea ja ohjata kaupungin eri organisaatioyksikköjä viestinnän toteutuksessa; - huolehtia kaupungin matkailumarkkinoinnista ja matkailun kehittämisestä; - toimia kaupungin johdon asiantuntijana kehittämis- ja tutkimustoimintaan liittyvissä asioissa; - huolehtia kaupungin projektitoiminnan ja tutkimus- ja kehittämistoiminnan ohjauksen kehittämisestä sekä osaltaan huolehtia kaupungin toiminnan ja palvelujen strategisten kehittämishankkeiden koordinoinnista ja tuesta; - vastata kaupunkistrategian valmistelusta; - huolehtia konsernipalveluiden tehtäväalueella suoritettavasta seutuasioiden valmistelusta; - huolehtia kaupungin kulttuuripalveluista, tapahtumien järjestämisestä sekä kirjasto- ja museotoiminnasta. Kaupunkikehityksen ja kulttuurin vastuualueen johtajana toimii kehitysjohtaja. Hänen sijaisenaan toimii hänen määräämänsä viranhaltija. Kaupunkikehityksen ja kulttuurin vastuualueella on seuraavat palvelualueet: 1. Kaupunkikehitys ja viestintä - palvelualueen johtajana on kehitysjohtaja 2. Matkailu - palvelualueen johtajana on matkailupäällikkö 3. Kulttuuri, joka toimii kulttuurilautakunnan alaisena - palvelualueen johtajana on kulttuurijohtaja 4. Kaupunginkirjasto, joka toimii kulttuurilautakunnan alaisena - palvelualueen johtajana on kirjastotoimenjohtaja
6 (10) 3 Vastuualueen johtajan yleiset tehtävät 5. Kymenlaakson museo, joka toimii kulttuurilautakunnan alaisena - palvelualueen johtajana on museotoimenjohtaja. Kehitysjohtaja määrää palvelualueiden johtajien sijaisuuksista lukuun ottamatta kulttuurilautakunnan alaisia palvelualueita, joiden johtajien sijaisuudesta päättää kulttuurilautakunta. Vastuualueen johtajan yleisenä tehtävänä on 1. johtaa vastuualueen toimintaa ja huolehtia siitä, että vastuualueen toiminta ja hallinnon sisäinen organisointi on Kotka-konsernin kokonaisuuden ja keskeisten toimintaprosessien kannalta tuloksellisesti ja tarkoituksenmukaisesti järjestetty; 2. vastata osaltaan siitä, että vastuualueiden välinen yhteistyö eri tasoilla on toimivaa ja tuloksellista; 3. johtaa vastuualueensa johtoryhmän työskentelyä ja huolehtia vastuualueensa palvelualueiden välisestä yhteistyöstä; 4. asettaa vastuualueen tavoitteet ja huolehtia niiden toteutumisesta; 5. huolehtia omalta osaltaan vastuualueen talousarvion ja taloussuunnitelman valmistelusta ja hyväksyä määrärahojen käyttösuunnitelma; 6. päättää irtaimen omaisuuden ja palvelujen hankkimisesta vastuualueen tarpeisiin käytettävissä olevien määrärahojen puitteissa enintään 30.000 euron kertahankintana; 7. päättää vahingonkorvauksesta, kun vaadittu määrä on enintään 3.000 euroa; 8. päättää johtamansa vastuualueen virkojen ja työsuhteiden täyttämisestä paitsi johtavassa ja itsenäisessä asemassa olevien osalta, ellei muuta ole määrätty; 9. päättää ottamansa henkilöstön nimikemuutoksista ja kelpoisuusehdoista; 10. palkata sijaiset, harjoittelijat ja työllistetyt, ellei muuta ole määrätty; 11. päättää sijaisten järjestämisestä ja ottamisesta kaupunginhallituksen valitsemien viranhaltijoiden ja työntekijöiden osalta enintään yhdeksi vuodeksi; 12. päättää alaisensa hallinnon laskujen hyväksymistavasta. Mitä edellä on määrätty vastuualueen johtajasta, noudatetaan soveltuvin osin myös palvelujohtajaan ja kansliapäällikköön.
7 (10) Vastuualueen johtajien henkilöstöhallinnollisesta päätösvallasta on määrätty hallintosäännössä. 4 Palvelualueen johtajan yleiset tehtävät 5 Viranhaltijoiden ratkaisuvalta Palvelualueen johtajan yleisenä tehtävänä on 1. johtaa palvelualueen toimintaa ja huolehtia tavoitteiden toteutumisesta; 2. antaa kaupungin muille organisaatioyksiköille tehtäviensä hoidon kannalta tarpeellisia ohjeita; 3. huolehtia yhteistyöstä kaupungin muiden yksiköiden kanssa; 4. päättää irtaimen omaisuuden ja palvelujen hankkimisesta palvelualueen tarpeisiin käytettävissä olevien määrärahojen puitteissa enintään 5.000 euron kertahankintana; 5. päättää sijaisten, harjoittelijoiden ja työllistettyjen palkkaamisesta palvelualueelle, ellei muuta ole määrätty. Kaupunginjohtajan ratkaisuvaltaan kuuluu: 1. sovinnon tekeminen riita-asiassa ja siihen liittyvän tai muun vahingonkorvauksen myöntäminen enintään 50.000 euron määrään saakka; 2. Kotkan kaupungin omien eläkesääntöjen perusteella myönnettävistä eläkkeistä päättäminen; 3. työ- tai virkasuhteen päättämistä koskevien sopimusten ja eläkkeellesiirtymissopimusten tekeminen talousarvion mahdollistamissa rajoissa, ellei sopimuksen ole sen merkittävyyden vuoksi katsottava kuuluvan kaupunginhallituksen toimivaltaan; 4. henkilön siirtäminen vastuualueelta toiselle, ellei henkilön lähempi esimies ole toimivaltainen päättämään asiasta molempien vastuualueiden osalta; 5. saatavien poistaminen kaupunginhallituksen alaisen hallinnon osalta; 6. eri organisaatioyksiköiden välisten tiimien hyväksyminen, elleivät ne kuulu alemman esimiehen toimivaltaan.
8 (10) Kansliapäällikön ratkaisuvaltaan kuuluu: 1. kaupunginvaltuuston, kaupunginhallituksen tai sen alaisen hallinnon huonetilojen luovuttaminen tilapäiseen käyttöön; 2. vahingonkorvauksesta päättäminen konsernipalvelujen osalta, kun vaadittu korvausmäärä on enintään 5.000 euroa; 3. henkilön siirtäminen alaiseltaan vastuualueelta toiselle alaiselleen vastuualueelle; 4. julkisuuslaissa tarkoitetusta asiakirjan antamisesta päättäminen; 5. konsernipalvelujen maksuista päättäminen, ellei maksun määrääminen kuulu kaupunginhallituksen tai lautakunnan toimialaan. Talous- ja rahoitusjohtajan ratkaisuvaltaan kuuluu: 1. Kotka-konsernin kassavarojen tilapäinen sijoittaminen; 2. tilapäisluoton ottaminen kaupungin maksuvalmiuden turvaamiseksi kaupunginhallituksen vahvistaman enimmäismäärän puitteissa; 3. lainan ottaminen kaupunginvaltuuston vahvistamissa rajoissa; 4. koron- ja valuutan vaihtosopimuksista, koronsuojaussopimuksista sekä muuttuvakorkoisen lainan enimmäis- ja vähimmäiskorosta päättäminen enintään talousarviossa olevan lainakannan verran; 5. kaupungin myöntämien lainojen ja takauksien vakuuksien realisoinnista sekä ylivakuutena olevien vakuuksien palauttamisesta päättäminen; 6. takauksiin liittyvien lainojen lainaehtojen muutoksiin suostuminen; 7. aravalainan irtisanominen tai ehdoista poikkeavan maksuajan myöntäminen; 8. tilapäisluoton myöntäminen kaupungin tytäryhteisölle kaupunginhallituksen vahvistamissa rajoissa; 9. leasing-rahoituksen käytöstä päättäminen kaupunginhallituksen ohjeiden mukaisesti; 10. kaupungin rahalaitoksissa olevista tileistä päättäminen; 11. virastojen ja laitosten käteisvarojen suuruudesta päättäminen; 12. kaupungin saatavan maksusuunnitelman hyväksyminen.
9 (10) Kaupunginlakimiehen ratkaisuvaltaan kuuluu: 1. suostumuksen antaminen kaupungin saatavien vakuudeksi annettujen panttikirjojen etuoikeusaseman muutoksiin ja muihin kiinnitysten tai kiinnitysrekisterimerkintöjen järjestämiseen liittyviin muutoksiin; 2. suostumuksen antaminen hallinnanjakosopimuksen tai erityisen oikeuden kirjaamiseen; 3. yksityishenkilön tai yrityksen velkajärjestelyn tai siihen tehtävien muutosten hyväksyminen, mikäli järjestelyyn ei liity kaupunginhallituksen päätösvaltaan kuuluvia asioita; 4. kaupungin saatavan maksusuunnitelman hyväksyminen. Henkilöstöjohtajan ratkaisuvaltaan kuuluu: 1. kaupungin palkka-asiamiehen määrääminen, ellei henkilöstöpäällikkö toimi itse ko. tehtävässä; 2. virka- ja työehtosopimusten täytäntöönpanosta päättäminen, ellei asiaa sen laajuuden vuoksi ole katsottava kaupunginhallituksen ratkaistavaksi; 3. virka- ja työehtosopimusten tulkinnasta ja palvelussuhdeasioita koskevien ohjeiden antamisesta päättäminen; 4. keskitetyn koulutuksen järjestämisestä päättäminen; 5. pääluottamusmiesten koulutuksesta päättäminen. 6 Johtoryhmä Satamajohtajan ratkaisuvaltaan kuuluu: 1. sataman turvallisuusmääräysten ja -ohjeiden vahvistamisesta päättäminen; 2. sataman tilastointiin liittyvistä asioista päättäminen; 3. sataman järjestyksen valvontaan liittyvistä asioista päättäminen; 4. satamaviranomaiselle määrätyistä vaarallisten aineiden käsittelyn valvontaan liittyvistä asioista päättäminen. Kaupunginjohtaja muodostaa kaupungin johtoryhmän. Johtoryhmä työskentelee kaupungin toimintapäämäärien mukaisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Johtoryhmä kokoontuu kaupunginjohtajan kutsusta ja hänen puheenjohdollaan. Tarvittaessa kaupunginjohtaja kutsuu johtoryhmän kokoukseen asiantuntijoita.
10 (10) 7 Asiakirjojen allekirjoittaminen 8 Päätösten tekeminen Palvelujohtaja, kansliapäällikkö ja vastuualueen johtaja voivat harkintansa mukaan perustaa johtoryhmän tehtävä- tai vastuualueelleen. Johtoryhmään kutsutaan henkilöstön edustus kulloinkin voimassa olevan yhteistoimintasopimuksen mukaan. Vastuualueen johtaja allekirjoittaa vastuualuetta koskevat asiakirjat. Palvelualueen johtaja allekirjoittaa palvelualuetta koskevat asiakirjat. Asianomainen viranhaltija allekirjoittaa omaa tehtäväaluettaan koskevat asiakirjat. Päätökset, jotka viranhaltija tekee hänelle annetun päätösvallan nojalla, allekirjoittaa ao. päätöksentekijä. Mitä edellä on sanottu päätöksestä, on vastaavasti voimassa niiden nojalla tehdyistä sopimuksista, mikäli päätöksentekijä ei ole valtuuttanut siihen muuta viranhaltijaa. Otteen viranhaltijan päätöksestä allekirjoittaa pöytäkirjan pitäjä.