1 IMATRAN KAUPUNKI REKISTERISELOSTE Hyvinvintipalvelut Lasten ja nurten palvelut Psykssiaalinen ppilashult Henkilötietlaki (523/99) 10, 24 Tarkitettu asiakkaille Laatimispvm: 30.10.2014 1. REKISTERIN NIMI AURA - Kulukuraattrien ja psyklgien asiakastietjärjestelmä, jka kstuu kulukuraattreiden ja kulupsyklgien sarekistereistä. 2. REKISTERINPITÄJÄ Nimi Hyvinvintipalvelut Lasten ja nurten palvelut Psykssiaalinen ppilashult Yhteystiedt Juskunmäenkatu 24, 55400 Imatra 3 REKISTERIN VAS- TUUHENKILÖ Psyklgi Sakari Suvant Psykssiaalinen ppilashult Juskunmäenkatu 24, 55400 Imatra 4 REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT * Psyklgi Sakari Suvant * Palvelusihteeri Leena Vaittinen * Tiettekniikkapäällikkö Petri Hiirsalmi Osite: *Psykssiaalinen ppilashult, Kanavakatu 9, 55100 Imatra, puh. 020 617 5518 *Kasvatus- ja petuspalvelut, Virastkatu 2, 55100 Imatra, puh. 020 617 5347 * Tekninen palvelukeskus, Tiettekniikka, Virastkatu 2, 55100 Imatra, puh. 020 617 3325 Asiakastyötä tekevät järjestelmän käyttäjät kulupsyklgit Terttu Maula, Sakari Suvant ja Susanna Aavaharju sekä kulukuraattrit Sari Linnahalme, Erja Strömberg, Tea Savlainen ja Anita Valjakka vastaavat mien asiakkaidensa tietjen käsittelystä, yleisestä infrminnista, rekisteröidyn infrminnista ja tarkastusikeuden tteuttamisesta.
2 5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS Rekisterin käyttötarkitus liittyy kulukuraattri- ja kulupsyklgitiminnan tteutukseen peruskuluissa ja lukiissa. Rekisterin tarkitus n asiakasasiakirjjen laatiminen ja pitäminen asiakassuhteen hita varten sekä asiakastiettilastjen tek (HetiL 7 ) Imatran kaupungin maa seurantaa varten ja timitettavaksi Etelä-Sumen lääninhallitukselle. 6. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE Kulukuraattrien ja kulupsyklgien timinta perustuu lastensujelulakiin ja asetukseen (Lastensujelulaki 683/1983, muuts 139/1990, Lastensujeluasetus 1010/1983, muuts /1990) sekä asiakassuhteeseen Kulukuraattreiden ja kulupsyklgien timinta tapahtuu petustimessa, jta säätelevät kululait. Psyklgit vat lisäksi terveydenhulln ammattihenkilöistä annetun lain (599/1994) 2 ja 5 mukaan terveydenhulln ammattihenkilöitä. Lain 16 :n mukaan terveydenhulln ammattihenkilön velvllisuudesta laatia ja säilyttää ptilasasiakirjat n vimassa se, mitä ptilaan asemasta ja ikeuksista annetussa laissa säädetään (PtL 785/1992). Kulupsyklgien asiakastiedt vat ptilasasiakirjja, jista n lemassa erityissäädöksiä. (STM:n asetus ptilasasiakirjjen laatimisesta sekä niiden ja muun hitn liittyvän materiaalin säilyttämisestä 99/2001) 7. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ Kulukuraattreiden ja psyklgien sarekistereissä asiakasta kskevat perustiedt vat samat. Psyklgien laatimissa asiakaskertmuksissa nudatetaan ptilasasiakirjista annettuja säädöksiä. työntekijän nimi asiakkaan henkilö- ja perhetiedt - nimet ja henkilötunnus, sukupuli - yhteystiedt - äidinkieli, muu kieli, kansalaisuus - hultajuus, asuminen äidin/isän kanssa - hultajien yhteystiedt kulunkäyntitiedt - kulun nimi, lukka-aste, ppivelvllisuus, lukkamut - erityispetuspäätös yhteistyötaht - aiemmat - nykyiset asiakaskertmus - yhteydenttaja - asiakkaaksi tuln syy - tapaamiset, neuvttelut, knsultaatit, läsnä lleet
3 - suunnitelmat, timenpidesusitukset - yhteenvedt, lausunnt lähetteet, tutkimustulkset - arviinti asiakirjaliikenne - asiakirjan luvutus: merkinnän tehneen työntekijän nimi, pvm, asiakkaan sustumus, asiakirjan nimi, khde, luvutuksen peruste (asiayhteys/asiakkaan pyyntö/lakiin perustuva) - saadut asiakirjat: saapumisajankhta, lähde. 8. REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET 1. Asiakkaalta ja hultajalta saadaan asiakkuuteen liittyvää tieta. 2. Imatran kaupungin ppilasrekisteristä (Primus-hjelma) saadaan asiakkaan perustiedt. 3. Kulun petus- ja ppilashulthenkilöstöltä saadaan sellaista tieta, jka n petuksen tarkituksenmukaisen järjestämisen kannalta välttämätöntä (PL 40, LukiL 32 ) 4. Tiselta timintayksiköltä esim. perheneuvlasta, lastensujelusta ja sairaalasta saadaan tieta asiakkaan/hultajan sustumuksella. 9. SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET Oikeus luvuttaa tietja perustuu pääasiassa asiakkaan/hultajan sustumukseen. Lisäksi tietja vidaan luvuttaa kunnan petustimen sisällä edellyttäen, että tiedt vat välttämättömiä petuksen tarkituksenmukaisen järjestämisen kannalta. (PL 40, LukiL 32 ) Psyklgien salta Ptilaslain 9 2 mm. antaa alaikäiselle mahdllisuuden kieltää tietjen antamisen tietyin edellytyksin. Tietjen luvuttaminen kunnan petustimen sisällä: 1. Kun kulun kuraattri/psyklgi vaihtuu, uusi työntekijä saa käyttöikeuden rekisteriin. 2. Oppilaan vaihdettua kuluaan aikaisemman kulun psyklgin/kuraattrin kirjaamien asiakkuuksien avaaminen lukutilaan ei välttämättä edellytä asiakkaan/hultajan sustumusta. Asiasta n kuitenkin hyvä neuvtella hultajan kanssa. 3. Asiakkuuden alkaessa mahdllinen aiempi asiakkuus näkyy. 4. Kuraattrit ja psyklgit eivät pääse tistensa rekistereihin. Tietjen luvutuksesta tehdään aina merkintä, nimi, pvm. Tietja vi luvuttaa, js muussa laissa n tätä kskeva sääntö. (Lastensujelulaki 40 ). 10. REKISTERIN KÄYTTÖ Asiakasasiakirjja käyttää vain asianmainen kuraattri tai asianmainen psyklgi ttaen humin henkilötietlain säädökset (käyttötarkitussidnnaisuus, salassapitsäädökset, hulellisuusvelvite, sujaamisvelvite). Psyklgit ttavat humin myös ptilaslain säädökset.
Salassapitvelvllisuudesta n säädetty peruspetuslaissa (40 a) ja lukilaissa (32 ). Kulupsyklgin salta myös ptilaslaissa (13 ). Asiakaskertmuksen asiakas vi itse tarkistaa. Rekisteristä tutetaan tilastja Imatran kaupungin ja Etelä-Sumen lääninhallituksen käyttöön (HetiL 7 ). Tilastintitietja käsitellään ilman henkilöiden tunnisteita (HetiL 15 khta 3). 11. REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN Asiakasasiakirjatietja ei yhdistetä muihin henkilörekistereihin. 12. REKISTERIN SUOJAAMINEN Rekisterin tiedt vat salassa pidettäviä (HetiL, PtL). Tietja käsitteleviä työntekijöitä kskee vaitilvelvllisuus. Vaitilvelvllisuus jatkuu työntekijän palvelussuhteen päätyttyä. Järjestelmä sijaitsee keskitetysti Imatran kaupungin Tiettekniikan knesalissa. Työntekijä n siihen yhteydessä intranetin välityksellä. Työaseman ja palvelimen välillä leva tietliikenne n sujattu. Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökhtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöikeus päättyy henkilön siirtyessä pis niistä tehtävistä, jita varten hänelle n myönnetty käyttöikeus. Järjestelmä rekisteröi virheelliset sisään kirjittautumiset ja kaiken järjestelmässä suritetun tietjen käsittelyn ja katselun. Manuaalisia asiakirjja säilytetään lukituissa työpisteissä ja lukituissa kaapeissa. 13. HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN Asiakastietjen säilyttämisessä ja tietjen hävittämisessä nudatetaan arkistlaitksen kullinkin vimassa levia säännöksiä ja määräyksiä. Henkilökhtaiset muistiinpant hävitetään, kun tiedt siirretään varsinaiseen asiakaskertmukseen. Asiakirjja hävitettäessä hulehditaan siitä, että ne eivät judu sivullisen käsiin. 14. REKISTERÖIDYN INFORMOINTI Rekisteristä tiedtetaan ppilaiden vanhemmille ja ppilaille Imatran kaupungin internet-sivuilla ppilashullsta kertvalla välilehdellä. Rekisteriselste n nähtävillä ppilashulttimistssa, Juskunmäenkatu 24, 55400 Imatra. 15. TARKASTUSOIKEUS Rekisteröidyllä n ikeus tarkastaa itseään kskevat henkilörekisteritiedt (HetiL 26 ) Henkilö vi esittää tarkastuspyynnön henkilökhtaisesti tai kirjallisesti asianmaiselle kulupsyklgille tai - kuraattrille. Tiedt pyritään antamaan viivytyksettä ja pyydettä- 4
essä kirjallisina. Tiedt antaa asianmainen työntekijä. Hultajalla n ikeus tarkastaa lastaan kskevat tiedt (Laki lapsen hullsta ja tapaamisikeudesta 4 ) Js tarkastusikeus pikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen psykssiaalisesta ppilashullsta vastaavan henkilön allekirjittama tdistus. Tdistuksesta ilmenee syyt, jiden vuksi tarkastusikeus n evätty. Rekisteröity vi saattaa asian tietsujavaltuutetun käsiteltäväksi. Lapsi vi tietyissä tapauksissa kieltää hultajalta ikeuden tarkastaa lasta kskevat tiedt. (PtL 9 2) 16. TIEDON KORJAAMINEN 17. KIELTO-OIKEUS Mikäli rekisterissä havaitaan käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeetn, puutteellinen tai vanhentunut henkilötiet, ikaisee asiakastyöntekijä sen masta alitteestaan tai asiakkaan pyynnöstä. Oikaisupyyntö tehdään kirjallisesti. Krjauksessa vanha tiet jää näkyviin. Lisäksi järjestelmään jää merkinnät krjausajankhdasta, kuka krjannut ja miten krjattu (Hetil 29 ). Lukittu-tilassa levan tiedn krjaaminen n mahdllista vain avaamalla tiedt uudestaan. Vain järjestelmän pääkäyttäjä vi avata lukitut tiedt. Mikäli työntekijä ei hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedn krjaamisesta, kieltäytymisestä annetaan rekisterin vastuuhenkilön allekirjittama tdistus, jsta ilmenevät syyt, jiden vuksi vaatimusta ei le hyväksytty. Henkilölle kerrtaan hänen ikeudestaan saattaa asia tietsujavaltuutetun käsiteltäväksi. Asiakasasiakirjissa levat tiedt vat salassa pidettäviä. Niitä ei luvuteta, ellei tieta pyytävällä le lakiin perustuvaa ikeutta tiedn saamiseen. Rekisteröidyn ei siis tarvitse esittää nimenmaista tietjen luvutuskielta. 18. REKISTERIHALLINTO Rekisterinpitäjä n Imatran kaupunki, Hyvinvintipalvelut, Lasten ja nurten palvelut, Psykssiaalinen ppilashult Rekisterin vastuuhenkilö hulehtii - rekisteriselsteen laatimisesta - rekisterin tietsisällön ja käyttötarkituksen määrittelystä sekä periaatteista ja menettelyistä, jilla käyttöikeudet myönnetään, rekisteröidyn infrminnista ja tarkastusikeuden tteuttamisesta, tietjen krjaamisesta ja tietjen luvuttamisesta - rekisterin järjestelmäteknisestä ylläpidsta - rekisterin sujaamisesta, tietturvan järjestämisestä, arkistinnista ja tietjen hävittämisestä - rekisterinhitajan nimeämisestä ja hänen tehtävistään - järjestelmän palvelevuudesta, tehkkaasta käytöstä ja jhdn ja käyttäjien tiettarvetta vastaavasta raprtinnista - kehittämistarpeiden pririsinnista sekä - järjestelmän krdinidusta ja kustannustehkkaasta kehittämisestä. 5
6 Rekisteritimintja tteuttavat kulukuraattrit ja kulupsyklgit käyttöikeuksien puitteissa. 19. SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS Sisäiset rekisteritiminnan hjeet annetaan erikseen. Käyttäjien kulutus suunnitellaan erikseen.