Adventtikalenterikampanjan asiamiesohje 2012 Kalenterin kuvittaja: Lasse Katainen
Sisällysluettelo Hyvä kalenteriasiamies 3 Kalenteriasiamiehen tehtävät 5 Missä ja miten käy parhaiten kauppa? 8 Turvallisuus 14 Vinkkejä myyjille 15 Miten verotus pitää huomioida? 17 Tiedotus 18 Markkinointimateriaali 20 Tilausjärjestelmä 23 Liitteet: 25 Koontilomake ryhmänjohtajalle 26 Adventtitervehdys partiolaisen kotiväelle 27 Pyyntö päästä myymään adventtikalentereita 28 Partiolaisten adventtikalenteri on oiva joulutervehdys 29 Adventtikalenterimyyjän tietoisku 30 Tiedotepohja lippukunnan omaa tiedotetta varten 31 Sudenpentujen osallistuminen adventtikalenterikampanjaan 32 Seikkailijoiden osallistuminen adventtikalenterikampanjaan 34 Tarpojien osallistuminen adventtikalenterikampanjaan 36 Samoajien osallistuminen adventtikalenterikampanjaan 37 Vaeltajien osallistuminen adventtikalenterikampanjaan 38 Adventtikalenterikampanjan asiamiesohje 2012 Teksti: Projektiryhmä Toimitus: Pauliina Toivanen Kuvitus: Seela Sorvari Julkaisija: Suomen Partiolaiset Finlands Scouter ry 2012 2
Hyvä kalenteriasiamies, onnea oivan pestin valinnasta Olet ottanut hoidettavaksesi tärkeän pestin. Adventtikalenterikampanja on paitsi lippukuntien myös piirien ja keskusjärjestön tärkein varainhankintakeino. Tämä ohje on tehty sinun ja maamme muiden kalenteriasiamiesten avuksi ja tueksi. Adventtikalenterikampanjan aineisto eli jouluposti toimitetaan lippukuntiin kokonaisuudessaan elo syyskuussa. Piireillä on erilaisia toimintatapoja, joten voit soveltaa tätä ohjetta oman piirisi käytäntöjen mukaan. Jotta lippukuntanne pääsee parhaaseen mahdolliseen myyntitulokseen, kannattaa yhdessä sopia tavoite. Se voi olla kalentereiden määrään sidottu tai esimerkiksi tavoite hankkia uusia telttoja. Parhaiten tavoite toteutuu, kun se on kaikkien tiedossa ja yhdessä sovittu. Myyntiä voi vauhdittaa esimerkiksi jalkautumalla kauppakeskuksiin. Cityconin kauppakeskusten lisäksi yhteistyöstä on sovittu myös K- ja S-ryhmien kauppiaiden kanssa. Jos sinulla tulee kysyttävää kampanjasta, ole rohkeasti yhteydessä omaan piiriisi. Intoa mielenkiintoiseen pestiisi! P.S. Muistathan, että adventtikalenteri on myös Facebookissa. Myyjille on oma ryhmä! 3
Edustava myyjä: Adventtikalenterikampanja pähkinänkuoressa Adventtikalenterikampanja on suomalaisten partiolaisten tärkein varainhankintamuoto HINTA - Kalenterin myyntihinta on 6, josta lippukunta saa 2,50, piiri 1,90 ja keskusjärjestö 1,60. - Keskusjärjestön osuudesta maksetaan kalenterin valmistuskulut ja valtakunnalliset markkinointija rahtikulut. Piirin osuudesta maksetaan alueelliset kampanjakulut. PAKKAUS - Adventtikalenterin mukana tulee kuusi pakettikorttia ja kilpailukutsu. - Kalenteri, kortit ja kutsu on pakattu ympäristöystävälliseen kelmuun helpottamaan kuljetusta ja suojaamaan kalenteria. Kelmu voidaan hävittää polttamalla. PERINNE - Ensimmäinen partiolaisten adventtikalenteri tuli myyntiin jo vuonna 1947. - Olennaista on, että kyse on nimenomaan adventtikalenterista, ei joulukalenterista. Partiolaisten adventtikalenteri erottuu muista kalentereista adventinajan perinteen tarkalla noudattamisellaan. Ensimmäinen luukku avataan ensimmäisenä adventtina ja luukuista aukeavat kuhunkin päivään perinteisesti liitetyt symbolit adventtikynttilät, Suomen lippu, Lucia-neito ja Jeesus-lapsi. 4
Kalenteriasiamiehen tehtävät Lippukunnan tulee valita kampanjasta vastaava henkilö, eli asiamies, viimeistään toimintakauden alkaessa syksyllä. Asiamies vastaa lippukunnan kampanjan organisoinnista, kalenterien tilauksista, tilityksistä ja palautuksista piirin antamien ohjeiden mukaan. Onnistuneen myynnin tae on aina innostunut asiamies. Kannustavana ja innostavana saat muutkin yrittämään parastaan ja kalenterimyynnin huikeaan nousuun! Tehtävät 1) Asiamieskoulutukseen osallistuminen ja kampanjaan tutustuminen 2) Tavoitteen asettaminen 3) Tilaukset ja kalentereiden nouto 4) Johtajien briiffaus 5) Kalentereiden jako 6) Tilitys piirille 7) Kalentereiden palautus 8) Myyntipalkintojen jako ja kiitokset 1) Asiamieskoulutukseen osallistuminen ja kampanjaan tutustuminen Asiamiehen on ensisijaisen tärkeää osallistua piirin järjestämään asiamieskoulutukseen. Koulutuksessa kerrotaan perusasioita kampanjasta, palkitsemisesta ja kampanjan uusista tuulista. Asiamiehen kannattaa myös tutustua kampanjaan oma-aloitteisesti asiamiesohjeen ja nettisivujen www.partio.fi/adventtikalenteri avulla. Asiamiehen tärkeä tuki on omassa piirissä, josta voi aina kysyä apua. Myös lippukunnan vanhoilta asiamiehiltä kannattaa kysyä neuvoja ja hyviä vinkkejä. 2) Tavoitteen asettaminen Lippukunnan yhteinen myyntitavoite kannattaa pohtia koko johtajaneuvoston kanssa yhdessä. Montako kalenteria myitte viime vuonna? Montako jäsentä lippukunnassa on? Mikä olisi realistinen myyntitavoite per jäsen? Kuinka paljon pystytte parantamaan viime vuoden tavoitettanne? Myös piiriltä voi pyytää neuvoa tavoitteen asettamiseen. Asiamiehen kannattaa kannustaa myös yksittäisiä ryhmiä tekemään omia tavoitteitaan. Tavoitteen lisäksi kannattaa pohtia myös jokin konkreettinen asia, johon lippukunta tai ryhmä käyttää saamansa rahat. Se voi olla vaikkapa iso leiri, uusia telttoja, kämpän remontti tai uudet purjeet veneeseen. Konkreettinen kohde kannattaa kertoa myös lippukunnan jäsenille, sillä monet ostajat ovat siitä kiinnostuneita. 5
Parhaat lippukunnat myivät viime vuonna yli 20 kalenteria per jäsen, joten tavoitteen kanssa ei kannata olla turhan varovainen. Kannattaa kuitenkin muistaa, että otetuista kalentereista saa palauttaa piirille korkeintaan 35 prosenttia. 3) Tilaukset ja kalentereiden nouto Kalenterit tilataan piiriltä sähköisen tilausjärjestelmän kautta. Tilausjärjestelmä sijaitsee osoitteesta www.partio.fi/kalenterit. Lisää kalentereita saa piiristä. Lippukunta maksaa mahdolliset toimituskulut. Noutaessasi kalentereita varmista, että kalenterit eivät ole viallisia, esimerkiksi liimautuneet yhteen tai ettei painotyössä ole selvää vikaa. Vialliset kalenterit voi palauttaa piiriin ja niiden tilalle saa uudet kalenterit. 4) Johtajien briiffaus Lippukunnan kampanjan onnistumisen takeena on sitoutuneen asiamiehen lisäksi sitoutuneet johtajat. Johtajien innostuksella ja asenteella on uskomattoman suuri vaikutus myös lasten tekemään tulokseen. Johtajien kanssa tulee käydä läpi kampanjan perusasiat ja kerrata yhdessä sovitut tavoitteet. Ryhmäkohtaisen myynnin seuraamiseen voi käyttää liitteenä olevaa lomaketta Koontilomake ryhmänjohtajalle. Miettikää yhdessä kaikkien johtajien kanssa, millä keinoin innostatte parhaiten lippukuntanne jäseniä myyntiin. Päättäkää myös, missä kaikkialla aiotte myydä kalentereita ja milloin. Jakakaa myyntivuorot ryhmien kesken. Pidä johtajiin ja ryhmiin tiivisti yhteyttä koko kampanjan ajan. Muista, että innostus on tarttuvaa! 5) Kalentereiden jako Kalenterit kannattaa jakaa koko lippukunnan yhteisessä tapahtumassa tai vierailla vaihtoehtoisesti jokaisen ryhmän omassa kokouksessa. Kalentereiden jaon lisäksi on hyvä pitää pieni tietoisku, jossa kerrotaan perusasiat kalenterimyynnistä, lippukunnan tavoitteet ja se, mihin rahaa kerätään. Varsinkin sudenpennuille kannattaa antaa mukaan tämän ohjeen liitteenä oleva Adventtikalenterimyyjän tietoisku. Osan myyjistä on vaikea arvioida oma myyntimääränsä. Ensimmäisellä kerralla ei siis kannata jakaa kalentereita liikaa ainakaan nuoremmille myyjille. Näin estetään se, että kalenterit lojuvat jonkun kotona, ja joltain toiselta myyjältä ne ovat jo loppuneet. Lippukunnan jäsenten tulee saada lisää kalentereita myyntiin mahdollisimman helpolla tavalla. Perussääntönä voi pitää, että uusia kalentereita saa, kun on ensin tilittänyt aiemmat kalenterit. 6
6) Tilitys piirille Hoida tilitys täsmällisesti piirin antamien ohjeiden mukaan määräpäivään mennessä. Piirin tilille maksetaan 3,50 /kalenteri. Tarkista viimeinen maksupäivä ja muut ohjeet piirin joulupostista. Joillakin piireillä on käytäntönä laskuttaa lippukuntia. Selvitä etukäteen, mikä on joustavin tapa kolikoiden tilitykseen. Jotkut pankit veloittavat kolikoiden laskemisesta, mutta useimmissa on kuitenkin tähän tarkoitukseen itsepalveluperiaatteella toimiva kone. Käteinen raha kannattaa kierrättää lippukunnan tilin kautta jo kirjanpidonkin kannalta. Sovi lippukunnan taloudenhoitajan kanssa etukäteen, miten toimitte. 7) Kalentereiden palautus Palauta myymättömät kalenterit piirille (huomioi palautusprosentti, joka saa olla enintään 35 %). Piirissä kalenterit lahjoitetaan hyväntekeväisyyteen myynnin loputtua tai tuhotaan (esim. polttolaitoksessa). Jos piiristäsi annetaan lupa, lippukunta voi myös itse lahjoittaa myymättömät kalenterit. Tästä on ehdottomasti sovittava ensin piirin kanssa. Halukkuutta lahjoitusten vastaanottamiseen voi tiedustella esimerkiksi alueenne päiväkodeista tai vastaanottokeskuksista. Muista ottaa todisteeksi piirille kuittaus vastaanottajalta. Toimita selvitykset lahjoitetuista kalentereista piirille tilityksen mukana. Sopiva ajankohta lahjoittaa kalentereita on 6.12. jälkeen tai kun myynti on piirinne alueella varmasti loppunut. Mikään ei ole kurjempaa kuin yrittää myydä adventtikalentereita, kun joku jo jakaa niitä ilmaiseksi! 8) Myyntipalkintojen jako ja kiitokset Jos lippukunta tai piiri jakaa myyntipalkintoja, tulee asiamiehen huolehtia myös palkintojen tilaamisesta ja jakamisesta. Palkinnot ovat tärkeitä varsinkin pienemmille partiolaisille, joten on ensiarvoista toimia luvatun mukaisesti. Kun myyntiurakka on ohi, voi myynnin sujumisesta tehdä pienen jutun lippukunnan lehteen ja/tai nettisivuille. Asiamiehen on hyvä muistaa kiittää kaikkia kampanjaan osallistuneita ja myös itseään! 7
Missä ja miten käy parhaiten kauppa? Parhaiden myyntipaikkojen löytyminen riippuu paljon siitä, millaisella alueella lippukunta toimii. Nyrkkisääntönä on kuitenkin se, että kauppa käy siellä, missä on paljon ihmisiä. Ilmoittakaa itsestänne Kun lippukunta on päättänyt, missä kaikkialla myy kalentereita, on aika kertoa siitä myös potentiaalisille ostajille. Kertokaa myyntipaikkanne ja -aikanne esimerkiksi Paikallisilla ilmoitustauluilla (tähän on tarkoitus käyttää adventtikalenterijulisteita). Paikallislehden Tapahtuu-osiossa (ilmoittaminen on yleensä ilmaista). Verkossa sähköisellä ilmoitustaululla osoitteessa www.partio.fi/adventtikalenteri. Hyödyntäkää myös muita kanavia, kuten Facebookia. 8
Tärkeää on, että lippukunta myy siellä, missä on luvannutkin. Näkykää myyntipaikalla Myyntipaikan pitää erottua ja ohikulkijan tulee yhdellä silmäyksellä ymmärtää, että kyse on partiolaisista. Käyttäkää rohkeasti julisteita ja piiriltä lainattavaa Adventtikalenterikampanja-banderollia. Myyjillä tulee olla partiohuivit kaulassa. Jos lippukunnalla on omaleimaisia asusteita, myös ne sopivat myyntitilanteeseen hyvin. Käytännön järjestelyt Lippukunnan ryhmät voivat päivystää myyntipaikalla kokoontumisiltoinaan, viikonlopuksi voi pyytää avuksi johtajia ja vanhempia. Sopikaa myös huollosta: kuka tuuraa tauon aikana, mihin pääsee lämmittelemään ja vessaan, kuka huolehtii eväät ja mistä saa lisää kalentereita. Muistakaa lopuksi siistiä myyntipaikka. Turvallisuus tulee pitää aina ensisijaisena tekijänä eikä nuoria partiolaisia saa koskaan jättää keskenään hoitamaan myyntiä. Paikalla tulee aina olla myös johtaja tai partiolaisen vanhempi. Potentiaalisia myyntipaikkoja Kauppakeskukset, huoltoasemat, marketit Kokemus on osoittanut, että kalentereiden myynti sujuu erityisen hyvin paikoissa, joissa ihmiset ovat sisätiloissa. Näissä tapauksissa tulee kuitenkin olla aina lupa sovittuna kyseisen paikan omistajan kanssa (liitteenä lupahakemus). Citycon Oyj:n omistamiin kauppakeskuksiin voi mennä myymään piirin antamien ohjeiden mukaan. Lisäksi on erikseen sovittu K- ja S-ryhmän kauppiaiden kanssa, että partiolaiset voivat myydä adventtikalentereita myymälöiden yhteydessä. Asiasta on kuitenkin sovittava erikseen kauppiaan/myymäläpäällikön kanssa (lupahakemus). Kysyttäessä lupaa K- tai S-ryhmän myymälöistä, on samalla hyvä sopia tarkemmin ajankohdat ja paikat. Sovituista myyntiajoista ja paikoista kannattaa ilmoittaa tilausjärjestelmän ilmoitustaululla. Isoissa sisätiloissa myyjien kannattaa jakautua mahdollisimman laajalle alueelle. Hyviä päivystyspaikkoja ovat pankkiautomaatin ja ulko-ovien läheisyydessä. Jakaantumisen lisäksi kannattaa pitää päämyyntipaikkaa esimerkiksi kauppakeskuksen aukiolla. Tämä piste voi toimia myös myyjien huoltopisteenä, josta saa lisää kalentereita ja johon voi palauttaa jo saatuja rahoja. Kauppakadut, rautatieasema, linja-autoasema Kaduille ja erilaisten asemien läheisyyteen saa mennä myymään ilman lupaa. Sisätiloissa myymiseen tarvitaan aina lupa. Varsinkin asemilla kannattaa muistaa, että monilla ihmisillä saattaa olla kiire junaan tai linja-autoon. Usein paikalla on kuitenkin reilusti myös odottelijoita, joiden kanssa kauppaa voi tehdä rauhassa. 9
Myynnin takaava kaavio: 10
11
Isot tapahtumat Erilaiset tapahtumat, kuten joulukadun avajaiset tai joulumyyjäiset ovat oiva tapa tavoittaa joulumielellä olevia ihmisiä. Myyntipaikka on yleensä maksullinen, mutta kannattaa aina kysyä alennusta tukea partiotoiminnalle! Yritykset ja koulut Paikallisiin yrityksiin kannattaa olla rohkeasti yhteydessä. Voitte esimerkiksi kysyä, haluaisiko yritys lähettää tämän vuoden joulutervehdykset partiolaisten adventtikalenterin muodossa. Vaihtoehtoisesti voitte myydä kalentereita suoraan yrityksen työntekijöille. Se onnistuu parhaiten, jos yrityksessä on joku tuttu tai partiolaisen vanhempi töissä. Kannattaa myös muistaa, että kouluissa on paljon henkilökuntaa. Myös heille voi tarjota mahdollisuutta ostaa partiolaisten adventtikalenteri. Yritys- tai koulumyynnistä tulee aina sopia kyseisen tahon kanssa erikseen, ja henkilökuntaa kannattaa tiedottaa myynnistä etukäteen. Ovelta ovelle Ovelta ovelle myynti toimii erityisen hyvin alueella, jossa on paljon omakoti- ja rivitaloja, sillä kerrostaloihin voi olla haastavaa päästä sisälle. Suunnitelkaa myyntireitit etukäteen kullekin ryhmälle. Näin vältytään siltä, että joku alue jää kokonaan myymättä tai että samoilla ovilla käydään kolkuttelemassa useampaan kertaan. Ottakaa huomioon myös muut alueella toimivat lippukunnat. Parasta olisi, jos pystyisitte jakamaan myyntialueen heidän kanssaan alusta lähtien. Ovelta ovelle myynnissä tulee muistaa ennen kaikkea turvallisuus. Partioleirisimulaattori Yksi toimiva ajatus toteuttaa myyntikampanja on partioleirisimulaattori, jossa pystytetään kuvitteellinen partioleiri tai osa siitä myyntipaikalle. Partiolaiset tunnetaan erä- ja retkitaidoistaan, joten asiakkaita kiinnostaa kaikki siihen liittyvä. Partioleirisimulaattorin valmistelu on aloitettava kartoittamalla sopivat myyntipaikat. Hyvän myyntipaikan löydyttyä kannattaa vielä sopia maanomistajan kanssa, saako paikkaa käyttää ja mitä kaikkea siellä saa tehdä. Innostuneen myyntiporukan valmistelu ja myyntitaktiikoiden suunnittelu yhdessä kuuluvat luonnollisesti asiaan. Tärkeä osa partiosimulaattoria on luonnon tuominen osaksi myyntipistettä. Kauppakeskusten pihaan voi tuoda muutaman kuusen tai muita puita. Jos myyntipisteenne on sisätiloissa, pari pientä kuusta kuusenjaloissa voi olla hyvä sijoitus. Ulkotiloissa ja miksei sisälläkin partiohenkinen majoite, kuten laavu tai teltta, elävöittävää kummasti tunnelmaa. Myyntipaikkaa voi elävöittää myös myrskylyhdyin ja vaikka maahan lasketuin havunoksin. Vaativampaan varusteluun voi valmistaa riu uista kolmijalan nuotion ylle ja laittaa siihen kahvipannun porisemaan. Leiriarki koostuu monista pienistä asioista: on leiriaskartelua, rakentelua, ruoanlaittoa, pelejä ja muuta kivaa ajanvietettä. Näiden asioiden ympärille voi myös suunnitella ohjelmaa myyntipaikalle. Luonnistuuko teiltä linnunpönttöjen rakentaminen lennosta vai onko kiehisten vuoleminen erityisalaanne? Olipa kerran eräskin lippukunta, joka keitti 12
joulupuuroa paikallisilla joulumarkkinoilla ja salavihkaa myi adventtikalentereita siinä sivussa. Tärkeintä simulaattorin suunnittelussa on huomioida riittävät henkilöresurssit ja se, että myyntipaikalla on koko ajan pientä vilskettä. Kuvitteellisella leiripaikallanne oleva ilo ja reippaus tarttuvat helposti myös asiakkaisiin joulun alla. Tietysti myös adventtikalenterit luovat joulumieltä! Hyvin organisoitu myyntipaikka: 13
Turvallisuus Ovelta ovelle myynti tulisi lopettaa viimeistään klo 19.30. Jos mahdollista, kannattaa myynti keskittää päiväsaikaan ja etenkin viikonloppuihin. Myyjät liikkuvat aina pareittain tai isommissa ryhmissä. Johtajan tulee olla aina kuulomatkan päässä. Hänen tulee tietää tarkasti, missä lapset liikkuvat ja oltava valmiina tulemaan apuun ongelmatilanteessa. Vihaisia koiria on syytä varoa. Pihojen portit on muistettava sulkea. Rahankäsittelyä on hyvä ohjeistaa varsinkin pienempien kanssa: miten annetaan takaisin mistäkin rahasta, mikä on sopiva vaihtorahamäärä ja miten sitä säilytetään. Ovelta ovelle myynnissä on kannattavaa, että lapset toimittavat saamansa rahat muutaman myyntitapahtuman jälkeen johtajalle. Johtaja voi myös säilyttää yhteisiä vaihtorahoja. 14
Vinkkejä myyjille On tärkeä muistaa, että osa myyjistä on aina ensikertalaisia. Varsinkin sudenpentuja kannattaa opastaa ja harjoitella kalentereiden myyntiä ja rahan käsittelyä kädestä pitäen. Älä käytä näitä myyntilauseita: Hyviä myyntilauseita: 15
Siisti vaatetus ja partiohuivi kaulaan. Halutessasi voit myös laittaa partiopaidan. Muista heijastin! Reipas ja iloinen mieli edesauttavat myyntiä varmasti. Muista hyvät käytöstavat! Vaikka kalenterit on pakattu suojakelmuun, niitä kannattaa käsitellä huolellisesti. Ota avuksi tukeva kassi, johon kalenterit mahtuvat kokonaan. Näin onnistut myynnissä: Toivota potentiaaliselle ostajalle ensin Hyvää iltaa/päivää. Kerro, että myyt Partiolaisten adventtikalenteria ja esittele kalenteria. Kerro, mihin tarkoitukseen varat menevät: Hankimme varoja Kulmankiertäjätlippukunnan partiotoimintaan. Tänä vuonna hankimme uusia telttoja. Mahdollinen ostaja voi usein vedota siihen, että ei ole käteistä rahaa tai että on jo ostanut yhden kalenterin. Kannattaa olla valmistautunut näihin hyvillä myyntipuheilla, esimerkiksi: o Lähin pankkiautomaatti on tuossa kulman takana, mennäänkö tekemään kaupat sinne? o Olemme täällä huomenna samaan aikaan, tervetuloa uudestaan. o Ostakaa toinen/kolmas kalenteri lahjaksi kummilapselle, hyvälle ystävälle tai naapurille Lopuksi muista aina kiittää ja toivottaa hyvää joulunodotusta, vaikka kauppaa ei syntyisikään. Liitteenä on Adventtikalenterimyyjän tietoisku, joka kannattaa jakaa jokaiselle myyjälle. 16
Miten verotus pitää huomioida? Adventtikalentereiden myynti ei ole tuloveron tai arvonlisäveron alaista tuloa eikä siihen tarvita rahankeräyslupaa. Yksittäisiä myyjiä ei saa kuitenkaan palkita yli 20 euron arvoisella palkinnolla ilman veroseuraamuksia. Veroista ja keräysluvista Adventtikalenterin myynnistä saatu tulo on tuloverolain 23 :n tarkoittamaa adressien, merkkien, korttien, viirien tai muiden sellaisten hyödykkeiden myynnin muodossa suoritetusta varojenkeräyksestä saatua tuloa, jota ei pidetä yleishyödyllisen yhteisön elinkeinotulona eikä siten tuloveron alaisena tulona. Lippukunnan ei ole suoritettava arvonlisäveroa, koska arvonlisäverolain 4 :n mukaan yleishyödyllinen yhteisö on verovelvollinen vain, jos sen harjoittamasta toiminnasta saatua tuloa pidetään yhteisön elinkeinotulona. Adventtikalenterin myynti ei täytä rahankeräyslaissa rahankeräykselle määriteltyjä muotoja, joten se ei tarvitse rahankeräyslupaa. Jos myynti tapahtuu muualla kuin yleisillä paikoilla, tarvitaan myyntipaikan omistajan lupa (esimerkiksi kaupan alueella). Myyjien palkitseminen Piirejä ja lippukuntia kehotetaan ensisijaisesti palkitsemaan yksittäisten myyjien sijaan ryhmiä. Jos piiri tai lippukunta haluaa palkita yksittäisiä myyjiä, tulee palkinnon olla alle 20 euron arvoinen. Jos piiri tai lippukunta palkitsee yksittäisen myyjän yli 20 euron arvoisella palkinnolla, palkitsemisesta saattaa olla veroseuraamuksia ja lippukunnalla/piirillä täytyy olla palkinnon saajan verokortti ennakonpidätyksen määrittämiseksi. Koululaisten, joilla ei ole muita ansiotuloja, veroprosentti on käytännössä nolla prosenttia. Lippukunnan tulee vuosittain antaa verottajalle selvitys, vuosi-ilmoitus (ks. www.vero.fi -> vuosi-ilmoitus), kaikista sen antamista henkilökohtaisista yli 20 euron arvoisista myyntipalkkioista. Tavarapalkinnon arvo on se, mitä sen antaja siitä on maksanut. Ilmaiseksi saadun tavaran arvo on sama kuin se hinta, joka siitä samasta tavarasta todennäköisesti saataisiin, jos se myytäisiin. 17
Tiedotus Kannattaa huolehtia siitä, että lippukunnan johtajat, jäsenet ja jäsenten vanhemmat tietävät riittävästi kampanjasta. Älä unohda tiedottaa myynnistä myöskään potentiaalisia ostajia. Sisäinen tiedotus Johtajat Kampanjasta tiedotetaan lippukunnan johtajille hyvissä ajoin, mitä myydään ja mitä maksaa. mikä on lippukunnan tavoite. mitkä ovat kampanjan perustiedot ja myyntivinkit. missä myydään ja milloin. miten ryhmien tilitykset hoidetaan. Lippukunnan jäsenet Järjestetään yhteinen myynnin aloitustilaisuus tai asiamiehen vierailu ryhmien kokouksissa. Siellä kerrotaan, mitä myydään ja mitä se maksaa. mikä on lippukunnan tai ryhmän tavoite. mitklä ovat parhaimmat myyntivinkit. missä myydään ja milloin. millaisia myyntipalkintoja lippukunnalla tai piirillä on. Lippukunnan jäsenten vanhemmat Vanhempien apu kannattaa hyödyntää, sillä heidän avullaan voi saada jopa satoja kalentereita kaupaksi. Kampanjasta kannattaa kertoa vanhemmille heti alkusyksystä, esimerkiksi toiminnan aloituskokouksessa, syyskokouksessa tai vanhempainillassa. Kerro, että kalentereiden myynti on tärkeä varainhankintakeino lippukunnallenne. Muista myös kertoa, mitä tarkoitusta varten myytte kalentereita. Lähempänä kampanjaa kannattaa vanhemmat kutsua yhteiseen myynnin aloitustilaisuuteen ja/tai lähestyä heitä kirjeellä (liitteenä mallikirje). Muista kertoa kampanjasta myös lippukunnan lehdessä, www-sivuilla ja sähköpostilistoilla. Kalentereiden nouto kannattaa tehdä mahdollisimman helpoksi. Liian usein vanhempien aktiivisuus kaatuu siihen, että kalentereiden nouto ei onnistu. Kysy rohkeasti, voisitteko myydä kalentereita vanhempien työpaikoilla tai olisiko vanhemmilla muunlaisia suhteita, joista voisi olla hyötyä. 18
Ulkoinen tiedotus Tiesitkö, että teidänkin alueellanne asuu satoja ihmisiä, jotka haluaisivat hankkia itselleen partiolaisten adventtikalenterin? Hyvin usein käy kuitenkin niin, että ostaja ja myyjä eivät kohtaa. Jotta tavoittaisitte mahdollisimman monta potentiaalista ostajaa, toimikaa seuraavasti: Näkykää alueellanne. Katso vinkkejä kohdasta Missä ja miten käy parhaiten kauppa? Hyödyntäkää markkinointimateriaalia, josta kerrotaan tarkemmin kohdassa Markkinointimateriaali. Näkyminen medioissa Keskusjärjestö tiedottaa 15.10. tiedotetaan kampanjan alkamisesta mediatiedotteella. Marraskuussa partiolaiset luovuttavat adventtikalenterin Suomen tasavallan presidentti Sauli Niinistölle. Myös tästä tiedotetaan medioille. Lippukunnan mahdollisuus tiedottaa Valtakunnallisen tiedotuksen lisäksi kalenterimyynnistä kannattaa kertoa myös alueellisille ja paikallisille medioille. Varsinkin paikallislehdissä voi olla juttupulaa ja paikallinen partiotoiminta kiinnostaa varmasti. Pelkästä kalenterimyynnistä ei sellaisenaan ole jutunaiheeksi, mutta lippukuntanne järjestämästä muusta tapahtumasta, esimerkiksi adventtikalenterimyynnistä talvitempauksessa tai joulukadun avajaisissa on. Liitteenä on mallitiedote vapaasti käytettäväksi lippukunnissa ja piireissä. Tiedotetta voi käyttää sellaisenaan täydennettynä paikallisilla tiedoilla tai muokattuna. Mallitiedote on kirjoitettu lähetettäväksi kalenterikampanjan käynnistyessä lokakuun puolivälissä, mutta sitä voi käyttää myöhemminkin. Sanomalehtiin voi lähettää tiedotteen ohella myös kuvan esimerkiksi edellisvuoden kalenterimyyntitapahtumasta. Monissa paikallislehdissä on myös käytössä ilmaiset pikkuilmoitukset ajankohtaisia asioita varten. Tarkkaile kotipaikkasi lehtiä ja lähetä ilmoitus, jossa kerrot, milloin ja missä myytte kalentereita. 19
Markkinointimateriaali Osa materiaalista jaetaan elo syyskuussa ja osa on tämän ohjeen liitteissä. Kaikki materiaali on saatavissa myös verkossa osoitteessa www.partio.fi/adventtikalenteri. Näin teet kätevän mainosplakaatin: 20
Lippukunnan omaan käyttöön Tiivis tietoisku on tarkoitettu jokaiselle myyjälle (liitteenä ja netissä). Valmis juttu on tarkoitettu lippukunnan lehdessä käytettäväksi (netissä). A5- ja A6-kokoiset mainokset ovat lippukunnan lehdessä käytettäväksi (netissä). Bannerit ovat lippukunnan kotisivuille (netissä). Lyhyt markkinointiteksti on lippukunnan kotisivuilla käytettäväksi(netissä). A3-kokoinen teemajuliste on lippukuntapostin taustajulisteeseen tai muualle kolon seinälle kiinnitettäväksi (lippukuntapostissa ja netissä). Mainostaminen ulospäin A4-kokoinen juliste on kätevä tapa mainostaa myyntipaikkaanne ja -aikaanne ennakkoon (lippukuntapostissa ja netissä). Medialle Mallitiedote (liitteenä ja netissä) Muu markkinointituki Kampanjasivusto www.adventtikalenteri.fi ja myyjäsivu www.partio.fi/adventtikalenteri. Yleinen osio Taustatietoa adventtikalenterista ja sen historiasta sekä kalenterigalleria Tietoa kalenterin ostamisesta Myynti-ilmoitustaulu 15.10. alkaen (lippukunta voi ilmoittaa omat myyntipaikkansa ja -aikansa tilausjärjestelmän kautta) Medialle: tiedotteita ja kuvia Kalenterimyyjille-osio Tukimateriaalia myyntiin Pääsy tilausjärjestelmään Linkit partio-ohjelman adventtikalenteriaktiviteetteihin 21
Sosiaalinen media Adventtikalenteria mainostetaan myös tänä vuonna Facebookissa. Facebookissa on oma Adventtikalenteri-ryhmä, johon kuka tahansa voi liittyä. Sivustolla paljastetaan muun muassa kalenterin luonnos ja kalenterin kuva, kerrotaan mistä kaikkialta kalenteria voi ostaa ja järjestetään pieniä kilpailuja. Facebookissa on myös oma fanisivu kalenterimyyjille (Partiolaisten adventtikalenterien myyjät). Kutsuthan kaikki lippukuntasi myyjät mukaan fanittamaan! Sivustolla kerrotaan ajankohtaisista adventtikalenteriasioista, jaetaan kokemuksia, luodaan yhteistä kalenteritarinaa ja järjestetään pieniä kilpailuja. Adventtikalenteri näkyy myös Twitterissä. Radiomainos Marraskuussa radioasemilla soi SBS Finland Oy:n lahjoittama adventtikalenterikampanjan radiomainos. Banderollit Piiritoimistosta voi lainata Adventtikalenteri-banderollia ja muuta partion markkinointimateriaalia. Lippukunnat voivat myös käyttää Juhlavuoden Avaustempausta varten saamaansa Partio-Scout -banderollia. Kampanjan julisteita ja muuta materiaalia saa lisää piiritoimistosta, kysy rohkeasti! 22
Tilausjärjestemä Kalentereiden tilausjärjestelmä on tehty helpottamaan sekä lippukunnan että piirin työtä. Järjestelmä löytyy osoitteesta www.partio.fi/kalenterit. Tunnukset Jokaiselle lippukunnalle, jolle on merkitty kalenteriasiamies Polkuun, on lähetetty yhdet tunnukset tilausjärjestelmään. Jos tunnuksia ei ole tullut, on lippukunnan asetettava aktiivinen kalenteriasiamiehen pesti jäsenrekisteri Polkuun ja ilmoitettava tästä omaan piiritoimistoon. Kaikille tunnuksen saaneille toimitetaan myös ohjeet järjestelmän käyttöön. Tilausjärjestelmässä lippukunta Tilaa kalenterit piiriltä. Hallinnoi ja raportoi lippukunnan myyntiä. (Myyntiä pystyy hallinnoimaan myös henkilö- tai ryhmätasolla.) Tilaa myyntipalkinnot piiristä. Luo omia myynti-ilmoituksia julkisen puolen ilmoitustaululle. Huom! Tilausjärjestelmä ei hoida laskutusta. 23
Tilaus 1. Etusivu -> Tee tilaus 2. Merkitse tilattava määrä 3. Täytä yhteystiedot 4. Valitse toimitustapa 5. Paina Lähetä tilaus piiriin Myyjien tiedot 1. Etusivu -> Hallinnoi kampanjaa 2. Syötä myyjän etu ja sukunimi 3. Syötä ryhmän nimi 4. Paina Tallenna tiedot 5. Syötä toisen myyjän nimi 6. Valitse pudotusvalikosta ryhmä tai luo uusi kirjoittamalla 7. Merkitse ensimmäiseen sarakkeeseen luovutettujen kalentereiden määrä 8. Merkitse kampanjan aikana myyjä kohtaisesti myydyt, tilitetyt ja palautetut kalenterit 9. Muista tallentaa syöttämäsi tiedot painamalla Tallenna tiedot Pikaopas Salasanan vaihto 1. Etusivu -> Vaihda Salasana 2. Syötä vanha salasanasi 3. Syötä uusi salasanasi kahdesti 4. Tallenna uusi salasana painamalla Lähetä Myyntipaikat ilmoitus 1. Etusivu -> Muokkaa Myyntipaikkoja 2. Valitse myyntilaji: Tempaus, Yhteyshenkilö, Alue tai Kolo 3. Valitse paikkakuntasi listalta 4. Valitse myynti alkaa ja milloin se päättyy 5. Syötä osoitekenttää mahdollisimman selkeä ja tarkka tieto siitä missä myyntiä suoritetaan 6. Valitse myynnin viikonpäivät ja kellonajat 7. Paina Lähetä Palkintotilaus 1. Etusivu -> Palkintotilaukset Raportit 1. Etusivu -> Myyntiraportit 2. Lataa haluamasi raportti excelmuodossa
Kampanjan sitominen partio-ohjelmaan Myös tänä vuonna on mahdollista tehdä partio-ohjelman aktiviteetteja osana adventtikalenterikampanjaa. Aktiviteetit mukaan toimintasuunnitelmiin! Adventtikalenterikampanja on helppo ottaa osaksi partio-ohjelman tekoa, kun sen laittaa toimintasuunnitelmaan mukaan heti syksyllä. Kaikille ikäkausille on tarjolla valmiita aktiviteetteja, jotka on muokattu adventtikalenteriteemaan sopiviksi. Sudenpennuille ja seikkailijoille on lisäksi tehty kokonaan uudet merkit. Sudenpennut 1. vuonna: Varainhankinta-jälki (Jos lauma on toiminut jo enemmän kuin yhden vuoden, voidaan jälki tehdä myös 2. tai 3. vuonna) 2. tai 3. vuonna: Yksissä tuumin -jälki (adventtikalenteriteemalla) Seikkailijat 1. vuonna: Etelä-ilmansuunta: - Hyvä työ -aktiviteetti - Talkoot-aktiviteetti 2. tai 3. vuonna: Varainhankinta-taitomerkki Tarpojat Valinnaisena vuonna Autamme lippukuntaa -aktiviteetti: Taso 1: Osallistumme lippukunnan talkoisiin (Yhteiskunta-tarppo) Vaeltajat Valinnaisena vuonna Lippukunnan talous -aktiviteetti (aihealue: Arjen taidot) Samoajat Valinnaisena vuonna Päivittäisvarusteet Setelit sukan varteen -taskun aktiviteetit: - Suunnittelemme lippukunnan jouluvarainhankintakampanjan - aktiviteetti - Rahoitamme samoajatapahtumaan osallistumisemme -aktiviteetti Liitteistä ovat ohjeet kunkin ikäkauden ohjelman tekemiseen, samat ohjeet on toimitettu lippukuntiin lippukuntapostissa 4/2012 elokuussa. Paperisia ohjeita saa lisää piiriltä. 25