PÖYTÄKIRJA 10/2017 1 Tarkastuslautakunta 21.09.2017 AIKA 21.09.2017 klo 12:00-16:50 PAIKKA Messi OSALLISTUJAT LÄSNÄ Packalen Paul puheenjohtaja Sjögren Pirjo varapuheenjohtaja Jaskari Minna jäsen Parnetti Alfonso jäsen Peippo Jukka jäsen POISSA Lindström-Koli Tove tilintarkastaja MUUT LÄSNÄOLIJAT Partanen Henri asiantuntijajäsen Sivula Mika kaupunginjohtaja Malm Evita asiantuntija Långström Ulla pöytäkirjanpitäjä KÄSITELLYT ASIAT :t 56-66 ALLEKIRJOITUKSET Paul Packalén puheenjohtaja Ulla Långström pöytäkirjanpitäjä PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS Pirjo Sjögren, pöytäkirjan tarkastaja Lohja / 2017 PÖYTÄKIRJA YLEISESTI NÄHTÄVÄNÄ pvm 28.9.2017 alkaen Lohjan kaupungin verkkosivuilla sekä kaupungintalon asiakaspalvelukeskuksessa, Karstuntie 4, Lohja
PÖYTÄKIRJA 10/2017 2 Tarkastuslautakunta 21.09.2017 KÄSITELLYT ASIAT Sivu 56 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 57 Pöytäkirjan tarkastaja 4 58 Talousjohtajan talouskatsaus 5 59 Kaupunginjohtajan haastattelu 6 60 Markkinointipäällikön haastattelu 7 61 Strategian valmistelu tilanne 8 62 Tarkastuslautakunnan kokouskäytännöt vuosina 2017-2021 10 63 Vuoden 2018 talousarvion ja vuosien 2019-2020 taloussuunnitelman laatiminen 12 64 Tarkastuslautakunnan muut asiat 14 65 Tarkastuslautakunnan tiedotusluonteiset asiat 15 66 Tarkastuslautakunnan seuraava kokous ja kokouksen päättäminen 16
PÖYTÄKIRJA 10/2017 3 Tarkastuslautakunta 56 21.09.2017 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus TARKLK 21.09.2017 56 Hallintosäännön 136 :n mukaan avattuaan kokouksen puheenjohtaja toteaa läsnä olevat sekä kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden. Toimielimen kokous on laillinen, jos se on toimielimen tai puheenjohtajan päättämänä kokousaikana (hallintosääntö 128). Toimielimen kokous on päätösvaltainen, jos läsnä on vähintään puolet toimielimen jäsenistä tai varajäsenistä. pj Puheenjohtaja toteaa läsnäoliljat sekä kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.. Puheenjohtaja totesi läsnäolijat. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
PÖYTÄKIRJA 10/2017 4 Tarkastuslautakunta 57 21.09.2017 Pöytäkirjan tarkastaja TARKLK 21.09.2017 57 Pöytäkirjan pitämisestä ja tarkastamisesta määrätään hallintosäännön 149 :ssä. Toimielin päättää tarkastustavasta. pj Tämän kokouksen pöytäkirjan tarkastajaksi valitaan tarkastuslautakunnan jäsen Pirjo Sjögren. Hyväksyttiin.
PÖYTÄKIRJA 10/2017 5 Tarkastuslautakunta 58 21.09.2017 Talousjohtajan talouskatsaus TARKLK 21.09.2017 58 Tarkastuslautakunta on sopinut, että talousjohtaja tulee pitämään jokaisessa kokouksessa talouskatsauksen. Tästä syystä talousjohtaja pitää talouskatsauksen tarkastuslautakunnan alussa ennen varsinaisia lista-asioita. pj Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi talousjohtajan talouskatsauksen. Tarkastuslautakun merkitsi talousjohtajan pitämän talouskatsauksen kuulluksi.
PÖYTÄKIRJA 10/2017 6 Tarkastuslautakunta 59 21.09.2017 Kaupunginjohtajan haastattelu TARKLK 21.09.2017 59 Tarkastuslautakunta laatii vuosittain tilivuodelle työohjelman. Vuoden 2017 työohjelmaan on sisällytetty kaupunginjohtajan haastattelu. Tarkastuslautakunta merkitsee kaupunginjohtajan haastattelun kuulluksi ja käy asiasta nousevaa keskustelua. Tarkastuslautakunta merkitsi kaupunginjohtajan haastattelun kuulluksi ja kirjalliset vastaukset tiedoksi. Liitteet Liite Tarlk 21.9.2017 (ei julkisuuteen) Kaupunginjohtajan vastaukset esitettyihin kysymyksiin. Liite Tarltk 21.9.2017 (ei julkisuuteen), kaupunginjohtajan haastattelurunko
PÖYTÄKIRJA 10/2017 7 Tarkastuslautakunta 60 21.09.2017 Markkinointipäällikön haastattelu TARKLK 21.09.2017 60 Tarkastuslautakunta laatii vuosittain tilivuodelle työohjelman. Vuoden 2017 työohjelmaan on sisällytetty markkinointipäällikön haastattelu. Tarkastuslautakunta merkitsee markkinointipäällilkön haastattelun kuulluksi ja käy asiasta nousevaa keskustelua. Tarkastuslautakunta merkitsi markkinointipäällikön haastattelun kuulluksi ja kirjalliset vastaukset tiedoksi. Tarkastuslautakunta keskusteli esille nousseista asioista. Liitteet Liite Tarltk 21.9.2017(ei julkisuuteen), markkinointipäällikön haastattelurunko ja vastaukset
PÖYTÄKIRJA 10/2017 8 Tarkastuslautakunta 0 19.10.2017 Tarkastuslautakunta 61 21.09.2017 Strategian valmistelu tilanne TARKLK 19.10.2017 0 Kuntalain :n 37 mukaan kunnassa on oltava kuntastrategia, jossa valtuusto päättää kunnan toiminnan ja talouden pitkän aikavälin tavoitteista. Kuntastrategiassa tulee ottaa huomioon: 1) kunnan asukkaiden hyvinvoinnin edistäminen; 2) palvelujen järjestäminen ja tuottaminen; 3) kunnan tehtäviä koskevissa laeissa säädetyt palvelutavoitteet; 4) omistajapolitiikka; 5) henkilöstöpolitiikka; 6) kunnan asukkaiden osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet; 7) elinympäristön ja alueen elinvoiman kehittäminen. Kuntastrategian tulee perustua arvioon kunnan nykytilanteesta sekä tulevista toimintaympäristön muutoksista ja niiden vaikutuksista kunnan tehtävien toteuttamiseen. Kuntastrategiassa tulee määritellä myös sen toteutumisen arviointi ja seuranta. Kuntastrategian ottamisesta huomioon kunnan talousarvion ja -suunnitelman laatimisessa säädetään 110 :ssä. Kuntastrategia tarkistetaan vähintään kerran valtuuston toimikaudessa. Lisäksi kuntalain 38 määrittelee strategian kunnanjohtamisen perustaksi. Lohjan kaupungissa on strategiatyön valmistelu aloitettu ennen uuden valtuustokauden alkamista. Uuden strategian työstämisen avuksi on kerätty tilastotietoa Lohjan tilanteesta sekä tehty kysely voimassa olevan Lohjan Kasvustrategian 2013-2021 onnistumisesta. Strategian laatimista käsiteltiin myös valtuuston kevätseminaarissa 19.-20.5.2017, jossa luottamushenkilöt ja viranhaltijat työstivät keskeisiä strategisia kysymyksiä Lohjan kaupungin ja sen kehittymisen osalta. Strategian laadintaan liittyen ajatuksena on työstää Lohjan voimassa olevaa strategiaa paremmaksi ja nykyaikaisemmaksi kokonaisuudeksi, joka tukee Lohjan kaupungin kasvua ja sen kehittämistä. Uusi strategia sisältää alustavasti arvot ja vision sekä yhteiset strategiset tavoitteet, joihin kukin hallintokunta pohjaa omat konkreettiset tavoitteensa. Näistä tavoitteista puolestaan johdetaan jatkossa talousarvion toiminnalliset tavoitteet. Näin strategian jatkuva seuranta saadaan varmistettua. Strategian valmisteluprosessiin on tarkoitus osallistua kaupungin luottamushenkilöt, kaupungin johtoryhmä ja toimialojen johtoryhmät sekä henkilökunta, ja myös kuntalaiset ja muut sidosryhmät. Strategiaprosessin aikataulu on tiukka kokonaisuus, jossa perustettava työryhmä työstäisi nykyisen voimassa olevan kasvustrategian pohjalta eri versioita, joista työstetään strategialuonnos, joka viedään marraskuussa valtuuston päätettäväksi. Kaupunginhallitus 198 12.06.2017 Kaupunginhallitus päätti asettaa strategiatoimikunnan valmistelemaan Lohjan strategian vuosiksi 2018-2026 siten, että tavoitteeksi asetettiin, että strategia voidaan käsitellä valtuustossa 2017. Talousjohtaja määrättiin toimikunnan esittelijäksi. Talousjohtaja esittelee strategian valmistelutilannetta.
PÖYTÄKIRJA 10/2017 9 Tarkastuslautakunta 0 19.10.2017 Tarkastuslautakunta 61 21.09.2017 Lisätiedot: henri.partanen (a)lohja.fi Merkitään talousjohtajan esittely tiedoksi. Asia päätettiin siirtää seuraavaan kokoukseen.
PÖYTÄKIRJA 10/2017 10 Tarkastuslautakunta 47 31.08.2017 Tarkastuslautakunta 62 21.09.2017 Tarkastuslautakunnan kokouskäytännöt vuosina 2017-2021 TARKLK 31.08.2017 47 Lohjan kaupungin hallinto uudistui vuonna 2017 kahdessa vaiheessa. Kaupungin organisaatiossa viisi toimialaa supistui 1.1.2017 lukien Elinvoima-toimialaan ja Hyvinvointi-toimialaan. Lautakuntien ja muiden toimielinten esityslistojen kokoaminen, pöytäkirjojen laadinta ja päätösten täytäntöönpano ym. käytännön hallintoasiat siirtyvät Elinvoima-toimialaan kuuluvan Palvelutuotannon alaisen Keskitetyt hallintopalvelut -yksikön tehtäviksi. Siksi monia hallintokäytäntöjä mallinnetaan ja yhdenmukaistetaan asteittain; tämä pykälä pohjautuu mallinnukseen. Kaupunginvaltuusto hyväksyi 17.5.2017 uuden Lohjan kaupungin hallintosäännön. Hallintosäännön 128 :n mukaan toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan. Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen. Hallintosäännön 129 :n mukaan kokouskutsun antaa julkaistavaksi puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. lista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivat erityiset syyt ole esteenä. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla. Johtosäännön 76 :n mukaan tilintarkastajalla on läsnäolo- ja puheoikeus lautakunnan kokouksissa. Tilintarkastajalla ja lautakunnan määräämillä luottamushenkilöillä ja viranhaltijoilla on läsnäolovelvollisuus kokouksessa lautakunnan niin päättäessä. Hallintosäännön 130 :n mukaan esityslistat julkaistaan kunnan verkkosivuilla. Ennen julkaisemista esityslistalta poistetaan henkilötiedot, joihin ei liity tiedottamisintressiä sekä salassa pidettävät tiedot. Hallintosäännön 131 :n mukaan kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali lähetetään (pääsääntöisesti) sähköisesti. Hallintosäännön 133 :n mukaan toimielimen jäsenen on itse kutsuttava henkilökohtainen varajäsen sijaansa, mikäli hän ei pääse kokoukseen. Hallintosäännön 149 :n mukaan pöytäkirjan pitämisestä ja sisällöstä vastaa toimielimen puheenjohtaja. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja voidaan allekirjoittaa ja tarkastaa sähköisesti. Hallintosäännön 150 :n mukaan pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kunnan verkkosivuilla siten kuin kuntalain 140 :ssä
PÖYTÄKIRJA 10/2017 11 Tarkastuslautakunta 47 31.08.2017 Tarkastuslautakunta 62 21.09.2017 tarkemmin määrätään. listat ja pöytäkirjat julkaistaan kaupungin internetsivuilla siltä osin kuin siinä ei ole salassa pidettäviä tai ei-julkisia tietoja. Tarkastuslautakunta päättää, että 1. johtosäännön 76 :n mukaisesti pöytäkirjanpitäjänä toimii controller, tarvittaessa sijainen määrätään erikseen. 2. kokouskutsut ja esityslistat lähetetään sähköisesti luottamushenkilöportaaliin jäsenille ja varajäsenille sekä muille, joilla on oikeus tai velvollisuus olla läsnä kokouksessa, pääsääntöisesti neljä päivää ennen kokousta; 3. tarkastuslautakunnan esityslistaa ei julkaista kaupungin internet-sivuilla 4. pöytäkirjan tarkastaa yksi kussakin kokouksessa valittu pöytäkirjantarkastaja. Pöytäkirja tarkastetaan sähköisesti siten, että valmistunut pöytäkirja toimitetaan sähköpostilla puheenjohtajalle ja tarkastajalle. Puheenjohtaja ja tarkastaja kuittaavat pöytäkirjan oikeellisuuden sähköpostilla ja allekirjoittavat sen seuraavassa tarkastuslautakunnan kokouksessa; 5. pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kunnan verkkosivuilla kokousta seuraavana torstaina siten kuin kuntalain 140 :ssä tarkemmin määrätään. Hyväksyttiin. TARKLK 21.09.2017 62 Hallintosäännön 130 :n mukaan esityslistat julkaistaan kunnan verkkosivuilla. Ennen julkaisemista esityslistalta poistetaan henkilötiedot, joihin ei liity tiedottamisintressiä sekä salassa pidettävät tiedot. (Lisätiedot: Ulla Långström, ulla.langstrom(a)lohja.fi) Tarkastuslautakunnan esityslista julkaistaan kunnan verkkosivuilla. Hyväksyttiin.
PÖYTÄKIRJA 10/2017 12 Kaupunginhallitus 195 12.06.2017 Tarkastuslautakunta 63 21.09.2017 Vuoden 2018 talousarvion ja vuosien 2019-2020 taloussuunnitelman laatiminen 375/02.02.00/2017 KH 12.06.2017 195 Kuntalain 110 :n mukaan valtuuston on vuoden loppuun mennessä hyväksyttävä kaupungille seuraavaksi kalenterivuodeksi talousarvio. Sen hyväksymisen yhteydessä valtuuston on hyväksyttävä myös kolmea tai useampaa vuotta koskeva taloussuunnitelma. Talousarviovuosi on taloussuunnitelman ensimmäinen vuosi. Talousarviossa ja taloussuunnitelmassa hyväksytään kaupungin toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet. Talousarvio ja taloussuunnitelma on laadittava siten, että edellytykset kaupungin tehtävien hoitamiseen turvataan. Talousarvioon otetaan toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden edellyttämät määrärahat ja tuloarviot sekä osoitetaan, miten rahoitustarve katetaan. Määräraha ja tuloarvio voidaan ottaa talousarvioon brutto- tai netto määräisenä. Lohjan kaupungissa määrärahaksi on vahvistettu toimialakohtainen toimintakate. Investoinneissa käytetään bruttoperiaatetta. Talousarviossa ja taloussuunnitelmassa tai niiden hyväksymisen yhteydessä on päätettävä toimenpiteistä, joilla edellisen vuoden taseen osoittama alijäämä ja talousarvion laatimisvuonna kertyväksi arvioitu alijäämä suunnittelukaudella katetaan. Lohjalla ei vuoden 2016 tilinpäätöksessä ole katettavia alijäämiä. Lohjan kaupungin organisaatio valmistautuu vuonna 2018 sosiaalija terveyspalveluiden uudistukseen sekä maakuntahallinnon muodostamiseen, jotka kumpikin aloittavat toimintansa 1.1.2019. Uudistus Suomen kautta aikojen suurin hallinnon uudistus ja tämä tarkoittaa talousarvio- ja suunnitelmavuosien osalta erityisen suuria muutoksia. Todennäköistä on, ettei kaikkia uudistuksen vaikutuksia osata huomioida talousarvio- ja suunnitelmavuosien osalta, koska hankkeen valtakunnallinen valmistelu on ollut aikataulullisesti tiukka ja tämän takia käytännön järjestelyille ei ole varattu riittävästi aikaa. Talousarvion laadintaohjetta tullaan tarkentamaan mahdollisesti myöhemmin prosessin edetessä, johtuen em. mainitusta tilanteesta. Kaupunginvaltuusto piti kevätseminaarin 19.-20.5.2017 jossa esiteltiin, vuoden 2017 talouden näkymiä ja vuoden 2018 taloudellisia laskelmia. Seminaarin jälkeen on talousarvion laatimisen pohjalla käytettäviä laskelmia on tarkennettu toimintatuottojen, toimintakulujen sekä verotulojen osalta ja teknisessä pohjalaskelmassa toimintakate heikkenee 1,7 % verrattuna tämän vuoden talousarvioon. Toimintakatteen heikkeneminen olisi vain 0,6%, jos kuntaliitoksen valtionosuuksien kompensaatiota ei huomioitaisi. Vuosikate on teknisen pohjalaskelman mukaan 11,8 milj. euroa ja 28,1 milj. euron nettoinvestointimenoilla päädytään 15,2 milj. euron lainamäärän
PÖYTÄKIRJA 10/2017 13 Kaupunginhallitus 195 12.06.2017 Tarkastuslautakunta 63 21.09.2017 kasvuun. Jotta kaupungin taloudellinen tasapaino rahoituksen näkökulmasta turvataan tuleville vuosille tulee asettaa 16,0 milj. euron vuosikatetavoite, jonka toimialat säästävät toimintaa karsimalla tai tuloja lisäämällä. Tämä tarkoittaa 4,2 milj. euron vähennystavoitetta toimintakatteeseen. Lisäksi nettoinvestointimenot tulisi olla maksimissaan 26,0 milj. euroa. Talousarvion laadintaohjeissa esitetyssä aikataulussa on edellytetty, että kukin toimielin toimittaa talousarvio- ja taloussuunnitelmaehdotuksensa kaupunginhallitukselle syyskuun 20. päivään 2017 mennessä. Toimialakohtaisista suunnitelmaehdotuksista laaditaan kaupunginhallituksen asettamien tavoitteiden pohjalta vuoden 2018 20 talousarvio- ja taloussuunnitelmaehdotus. Suunnitellun aikataulun mukaan talousarvio- ja taloussuunnitelmaluonnos käsitellään 6.-7.10.2017 pidettävässä valtuustoseminaarissa. Seminaarin ja kaupunginhallituksen antamien ohjeiden pohjalta laaditaan kaupunginjohtajan talousarvioehdotus, joka käsitellään kaupunginhallituksessa 6.11.2017 sekä valtuustossa 15.17.2017. Veroprosenttien tarkistukset on ilmoitettava verohallinnolle 17.11.2017 mennessä. Lisätiedot: henri.partanen (a) lohja.fi Oheismateriaali: - Talousarvion 2018 laatimisohjeet Kj Hyväksyttiin. Talousjohtaja Henri Partanen oli kokouksessa asiantuntijana tämän asian käsittelyn ajan klo 17.15-17.30. TARKLK 21.09.2017 63 Tarkastuslautakunnan talousarvio on laadittu edellisiin vuosiin pohjautuen. Tarkastuslautakunnalla ei ole tiedossa toiminnallisa muutoksia. Liitteenä tarkastuslautakunnan talousarvioesitys ulkoisilla erillä. (Lisätiedot: Ulla Långström., ulla.langstrom(a)lohja.fi) Hyväksytään tarkastuslautakunnan talousarvioesitys. Hyväksyttiin. Liitteet Oheismateriaali Liite Tarlk 21.9.2017 (ei julkisuuteen) Talousarvion selitykset tarkastuslautakunnalle Liite Tarlk 21.9.2017, Tarkastuslautakunnan talousarvio 2018 (ulkoisilla erillä) Kh 12.6.2017; Talousarvion laatimisohjeet
PÖYTÄKIRJA 10/2017 14 Tarkastuslautakunta 64 21.09.2017 Tarkastuslautakunnan muut asiat TARKLK 21.09.2017 64 Toimielin voi esittelijän ehdotuksesta tai jäsenen ehdotuksesta, jota on kannatettu, ottaa enemmistöpäätöksellä käsiteltäväksi sellaisenkin asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. pj Tarkastuslautakunnan osallistuminen Pwc:n arviointiseminaariin 8-9.11.2017. Seminaarin osallistumismaksu on 570 euroa (+alv 24 %). Tarkastuslautakunta päättää ettei osallistu seminaariin.
PÖYTÄKIRJA 10/2017 15 Tarkastuslautakunta 65 21.09.2017 Tarkastuslautakunnan tiedotusluonteiset asiat TARKLK 21.09.2017 65 Jos tarkastuslautakunnalla on tiedotusluonteisia asioita, ne esitetään tässä. pj Tarkastuslautakunta merkitsee asiat tiedoksi. 1. Sisäisen tarkastuksen työohjelma 2017-2018 Tarkastuslautakunta merkitsi sisäisen tarkastuksen työohjelman tiedoksi. Liitteet Liite Tarla 21.9.2017 (ei julkisuuteen), Sisäisen tarkastuksen työohjelma 2017-2018
PÖYTÄKIRJA 10/2017 16 Tarkastuslautakunta 66 21.09.2017 Tarkastuslautakunnan seuraava kokous ja kokouksen päättäminen TARKLK 21.09.2017 66 pj Tarkastuslautakunnan seuraava kokous pidetään 19.10.2017 klo 12:00. Puheenjohtaja päättää kokouksen. Tarkastuslautakunta päätti siirtää 19.10.2017 kokouksen pidettäväksi 26.10.2017. Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 16.:50.