19.11.2014 Sivu 1 / 1 4590/07.01.01/2014 219 Opetuksen ja varhaiskasvatuksen järjestämiseen liittyvien rekisterien rekisterinpitäjä ja vastuuhenkilöt Valmistelijat / lisätiedot: Virpi Leino, puh. 046 877 1846 Asko Lippo, puh. 043 825 7554 Maria Rauman, puh. 09 816 83861 Virpi Mattila, puh. 09 816 23022 etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Sivistystoimen johtaja Sampo Suihko toteaa, että opetus- ja on seuraavien henkilötietolain mukaisten rekisterien rekisterinpitäjä ja määrää rekisterien vastuuhenkilöt seuraavasti: - opiskelijarekisteri ja muut opetuksen järjestämiseen liittyvät rekisterit/osarekisterit, vastuuhenkilö tulosyksikkötasolla on suomenkielisen opetuksen tulosyksikön kehittämispäällikkö, koulun/lukion rehtori/koulunjohtaja toimii vastuuhenkilönä johtamansa koulun/lukion osalta - opettajarekisteri ja henkilökuntarekisteri, vastuuhenkilö tulosyksikkötasolla on suomenkielisen opetuksen tulosyksikön kehittämispäällikkö, koulun/lukion rehtori/koulunjohtaja toimii vastuuhenkilönä johtamansa koulun/lukion osalta - iltapäivätoiminnan järjestämisen rekisteri, vastuuhenkilö on suomenkielisen opetuksen tulosyksikön tukipalvelujen vastuualuepäällikkö - varhaiskasvatuksen rekisteri, vastuuhenkilö on alueellaan suomenkielisen varhaiskasvatuksen aluepäällikkö - suomenkielisen varhaiskasvatuksen järjestämän esiopetuksen rekisteri, vastuuhenkilö on alueellaan suomenkielisen varhaiskasvatuksen aluepäällikkö - suomenkielisen opetuksen järjestämän esiopetuksen rekisteri, vastuuhenkilö tulosyksikkötasolla on suomenkielisen opetuksen tulosyksikön kehittämispäällikkö, koulun/lukion rehtori/koulunjohtaja toimii vastuuhenkilönä johtamansa koulun/lukion osalta - kameravalvontarekisteri, koulun/lukion rehtori/koulunjohtaja toimii vastuuhenkilönä johtamansa koulun/lukion osalta, päiväkotien osalta vastuuhenkilönä toimii ko. päivähoitoyksikön johtaja - kyselyjen rekisterit, vastuuhenkilö määräytyy tapauskohtaisesti kyselyn suorittajatahon mukaan.
19.11.2014 Sivu 2 / 2 Käsittely Päätös Selostus Asian esitteli sivistystoimen johtaja Sampo Suihkon estyneenä ollessa talous- ja hallintojohtaja Pirjo Mutanen. : Esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Lainsäädäntö ja johtosäännöt Henkilötietolaissa (523/1999) on säädetty henkilötietojen käsittelyssä noudatettavasta menettelystä. Henkilötietoja voi käsitellä vain laissa säädetyin perustein. Henkilötietoja saa käsitellä muu muassa silloin, kun käsittelystä säädetään laissa tai jos käsittely johtuu rekisterinpitäjälle laissa säädetystä tai sen nojalla määrätystä tehtävästä tai velvoitteesta. Henkilötietoja ovat kaikenlaiset luonnollista henkilöä koskevat tiedot kuten nimi, kuva, osoite, sähköpostiosoite, arviointi, tukitoimet, poissaolot, rangaistukset jne. Henkilörekisteri muodostuu samaan käyttötarkoitukseen kerätyistä henkilötiedoista. Kunnan toiminnassa rekisterinpitäjä on kyseisestä toiminnasta vastaava toimielin. Sivistystoimen lautakuntien ja johtokuntien johtosäännön 6 :n mukaan opetus- ja varhaiskasvatuslautakunnan tehtävänä on oman kieliryhmänsä osalta huolehtia muun muassa varhaiskasvatusta koskevista asioista mukaan lukien esiopetus, perusopetusta sekä koululaisten aamu- ja iltapäivätoimintaa koskevista asioista ja lukiokoulutusta koskevista asioista. Päätösehdotus ja jäljempänä oleva selostus rekistereistä perustuu pääosin nykyiseen käytäntöön. Opiskeluhuoltoon liittyvien rekisterien osalta opetus- ja on tehnyt päätöksen 27.8.2014. Opetuksen järjestämiseen liittyvät rekisterit Opiskelijarekisteri ja sen osarekisterit Opetustoimessa on käytössä Primus-kouluhallintojärjestelmä. Kyseisessä järjestelmässä on opiskelijarekisteri, johon sisältyvät opetuksen järjestämiseen liittyvät tiedot. Oppilaan/opiskelijan ja huoltajien perustietojen lisäksi tietoina/osarekisteinä on muun muassa kurssivalintoihin, arviointiin, tukitoimiin, poissaoloihin ja kurinpitoon liittyviä tietoja sekä oppilaan opetuksen järjestämiseen liittyvät päätökset (esim. koulukuljetus, erityinen tuki, koulupaikka). Pedagogisten asiakirjojen rekisteri sisältää perusopetuslain mukaiseen kolmiportaiseen tukeen liittyviä asiakirjoja kuten oppimissuunnitelma,
19.11.2014 Sivu 3 / 3 henkilökohtainen opetuksen järjestämistä koskeva suunnitelma (HOJKS), pedagoginen selvitys, pedagoginen arvio ja tukitoimet. Opettaja- ja henkilökuntarekisteri Primuksessa on myös opettaja- ja henkilökuntarekisteri, johon sisältyvät opettajan nimi- ja yhteystiedot, henkilötunnus sekä opettajan Wilma- ja kuntalaisverkon AD-tunnukset. Wilma Koulun ja kodin yhteistyössä käytetään Wilmaa, mikä on Primuksen etäkäyttöliittymä. Wilma ei ole erillinen rekisteri vaan sillä käsitellään opiskelijarekisterin ja sen osarekisterien tietoja. Wilmaa käytetään koulun ja kodin väliseen viestintään ja tiedottamiseen. Wilmaa käytetään myös muun muassa poissaolojen seurantaan, kurssivalintoihin, kouluun ilmoittautumiseen ja koulupaikkaa koskevien päätösten tiedoksiantoon. Vastuuhenkilöt ja heidän tehtävänsä Tulosyksikkötason vastuuhenkilön tehtävänä on muun muassa tietosuojaselosteen päivittäminen, ohjeistusten ja linjausten valmistelu sekä neuvoa ja ohjeistaa rekisterin käyttäjiä muun muassa tietojen luovuttamiseen liittyvissä kysymyksissä. Suomenkielisen opetuksen tulosyksikön toimintaohjeen 6 :n 6.1/5 kohdan mukaan suunnittelu- ja hallintopalvelujen tehtävänä on johtaa oppilashallintoa sekä vastata kouluhallintojärjestelmän kehittämisestä ja uusien toimintojen käyttöönotosta. Suunnittelu- ja hallintopalveluja johtaa kehittämispäällikkö. Eri vastuualueiden edustajat osallistuvat omalta osaltaan oppilashallinnon ja kouluhallintojärjestelmän kehittämiseen. Kehittämispäällikön tulee tehtävänsä perusteella olla opetuksen järjestämiseen liittyvien rekisterien vastuuhenkilö. Rehtorit/koulunjohtajat vastaavat edellä mainittuihin rekistereihin liittyvistä tehtävistä johtamansa koulun/lukion osalta. Rehtorin/koulunjohtajan tehtävänä on koulunsa/lukionsa osalta määritellä rekisterinpitoon liittyvät vastuut ja velvoitteet sekä päättää rekisteritietojen tarkastamisoikeuden toteuttamisesta, tiedon korjaamisesta ja tietojen luovuttamisesta. Tarvittaessa asiakirjapyyntö tulee siirtää opetustoimen johtajan ratkaistavaksi kaupungin hallintosäännön 19 :n perusteella. Iltapäivätoiminnan järjestämisen rekisteri Primuksessa on omana rekisterinä iltapäivätoiminnan järjestämisen rekisteri, jossa on iltapäivätoimintaan osallistumiseen liittyvät tiedot. Tukipalvelujen vastuualuepäällikkö vastaa iltapäivätoiminnan koordinointiin ym. liittyvistä tehtävistä, joten hänen tulee tehtävänsä perusteella olla rekisterin vastuuhenkilö. Varhaiskasvatukseen ja esiopetukseen liittyvät rekisterit
19.11.2014 Sivu 4 / 4 Suomenkielisessä varhaiskasvatuksessa ja suomenkielisen varhaiskasvatuksen järjestämässä esiopetuksessa on käytössä asiakastietojärjestelmä Effica. Varhaiskasvatuksen aluepäälliköt vastaavat alueellaan Efficaan liittyvistä tehtävistä. Suomenkielisen opetuksen järjestämässä esiopetuksessa käytetään Primus-kouluhallintojärjestelmää. Vastuuhenkilöiden tulee olla samat henkilöt kuin oppilasrekisterin osalta eli tulosyksikkötasolla vastuuhenkilö on kehittämispäällikkö ja rehtori/koulunjohtaja on vastuuhenkilö koulunsa/lukionsa osalta. Kameravalvontarekisteri Kouluilla, lukioilla ja päiväkodeilla on tallentavia kameravalvontajärjestelmiä, joiden tarkoituksena on varmistaa ja lisätä lasten/oppilaiden, opiskelijoiden ja henkilökunnan turvallisuutta. Lisäksi valvonnan tarkoituksena on suojata omaisuutta, ennaltaehkäistä ilkivaltaa, vahingontekoja ja rikoksia sekä auttaa jo tapahtuneiden ilkivallan- ja vahingontekojen sekä rikosten selvittämisessä. Tallentavasta kameravalvonnasta tulee tiedottaa avoimesti ja siitä tulee laatia rekisteriseloste. Rehtori/koulunjohtaja toimii koulunsa/lukionsa kameravalvontarekisterin vastuuhenkilönä. Kaikissa päiväkodeissa ei ole tallentavaa kameravalvontajärjestelmää. Niiden päiväkotien osalta, joissa kameravalvonta on, toimii rekisterin vastuuhenkilönä ko. päivähoitoyksikön johtaja. Kyselyjen rekisterit Opetuksen arvioinnissa oppilaille ja opiskelijoille voidaan tehdä erilaisia kyselyjä, joilla tiedustellaan heidän käsityksiään saamastaan opetuksesta. Arvioinnin kohteena voi olla esimerkiksi pedagogisten järjestelyjen laatu ja henkilöstön ammattitaito. Kyselyjä suunniteltaessa tulee selvittää, käsitelläänkö tai muodostuuko toiminnasta henkilötietoja. Arviointitiedot ovat henkilötietoja, jos ne voidaan yhdistää tiettyyn opettajaan. Ennen henkilötietoja sisältävän kyselyn suorittamista tulee määritellä, kuka tietoja kerää ja käsittelee, mitä tietoja ja mihin tarkoitukseen kerätään, kuinka kauan aineistoa säilytetään jne. Tiettyyn käyttötarkoitukseen kerätty aineisto muodostaa itsenäisen henkilörekisterin, josta laaditaan oma rekisteriseloste. Yksittäisissä kyselyissä vastuuhenkilö määräytyy tapauskohtaisesti sen mukaan, mikä yksikkö kyselyn suorittaa. Esimerkiksi koulun tehdessä kyselyn, vastuuhenkilö on rehtori/koulunjohtaja. Tiedoksi - Koulut ja lukiot - Nimetyt vastuuhenkilöt
19.11.2014 Sivu 5 / 5