Tarinoita Digikiristä - Asbesti Design Sprint AVIn Työsuojelun palvelumuotoiluprojekti Jouni Nieminen ja Saija Niittymäki
Sisältö 1. Tarinan taustojen ja tavoitteiden esittely 2. Esiselvitys 3. Design Sprint 4. Next steps
Aluehallintovirasto AVI 6 Virastoa ja ylijohtajaa 6 Vastuualuetta Opetus- ja kulttuuritoimi Pelastustoimi ja varautuminen Peruspalvelut, oikeusturva ja luvat Työsuojelu Ympäristöluvat Hallinto- ja kehittämispalvelut 8 Ohjaavaa ministeriötä 375 vuotta aluehallintoa 360 000 yritysasiakasta 1200 asiantuntijaa 300 kunta-asiakasta 29.11.2017 3
Tarinan taustat 29.11.2017 4
Tarinan taustat kirjoitettuna ATOMI-hanke tavoitteena edistää asiakaslähtöisyyttä ja digitaalisuutta D9 digitiimi tuki palvelumuotoiluprojektin suunnittelussa ja toteutuksessa Projekti haluttiin toteuttaa Työsuojelun vastuualueen kanssa, koska palvelukuvaustyö onnistui esimerkillisesti ja työllä on vahva johdon tuki Vastuualuejohtajat päättivät valita kehitettävän palvelun lupapalveluista ja palveluksi valikoitui asbestiin liittyvien palvelujen kehittäminen Tavoitteena on kokeilla Design Sprint-menetelmää ja arvioida sen soveltuvuutta julkisten palvelujen kehittämiseen Tavoitteena on hyödyntää menetelmää jatkossa kaikkien vastuualueiden palvelujen kehittämisessä Projektin kokemuksia voidaan hyödyntää myös muissa hankkeissa, ja uuden LUOVA-viraston perustamisessa. 29.11.2017 5
Tarinan tavoitteet Design Sprint julkishallinnon työkalupakkiin AVIn palvelujen kehittäminen LUOVAvirasto 29.11.2017 6
Tarinan vaiheistus 29.11.2017 7
Esiselvitysvaihe Teen 50 ennakkoilmoitusta kuukaudessa. 29.11.2017 8
Design Sprint.
Design Sprint lukujärjestys MA TI KE TO PE 1. päivä: maanantai 2. päivä: tiistai 3. päivä: keskiviikko 4. päivä: torstai 5. päivä: perjantai Määritellään ongelmat Ideoidaan ratkaisuja Rakennetaan prototyyppi Testataan käyttäjillä Iteroidaan + Loppudokumentointi 29.11.2017 10
Design Sprint tiimi Palvelumuotoilijat Kehittäjät AVI / HAKE Työsuojelun asiantuntijat Asiakkaat
Maanantai Sprintin tavoitteet. Tutki. Tutustu. Määrittele ongelmat.
Maanantai: Avainkysymykset 1. Kuka on asiakas? 2. Palvelut? 3. Palvelupolku? 4. Haasteet, teemat?
Sprintin tavoitteet & teemat Tehokkuus Asioinnin helpottaminen Lupa- ja valvonta nähdään palveluna Vaikuttavuus Eri asiakasroolit / käyttäjäryhmät Hallinnollisen taakan keventäminen Digitaalisuus Kokonaisvaltaisuus / elämäntapahtumaajattelu Kysytään tietoa vain kerran Läpinäkyvyys Ennakoiva ohjaus 29.11.2017 14
Palvelupolku kehittyi
Tiistai Ongelman rajaaminen Päätöksenteko Ratkaisuaihiot
Sprintin aiheen rajaaminen Läpinäkyvyys Asbestipurkutyön ennakkoilmoitus Asioinnin helpottaminen Tarkastus ja valvonta Tehokkuus & vaikuttavuus Viestintä, neuvonta, ohjaus 29.11.2017 17
Muotoilukysymys: How Might We? HMW A Miten voisimme parantaa asbestityön läpinäkyvyyttä ja vähentää huolestumista? B Miten voisimme helpottaa asbestipurkutyöyritysten ennakkoilmoitusten tekemistä? C Miten voisimme tehostaa asbestivalvontaa ja suunnata resursseja reaktiivisesta suunnitelmalliseen valvontaan? 29.11.2017 18
Jatkokehitykseen valitut konseptit 1 2 3 4 Sähköinen asiointi: ennakkoilmoitus AVI-virkailija: Ilmoitusten hallinta ID-numero asbestipurkutyömaille Asbestipalvelupolku 29.11.2017 19
Keskiviikko Prototyyppien rakentaminen
Prototyyppien rakentaminen 1 2 3 ID-numero asbestipurkutyömaille Sähköinen asiointi: ennakkoilmoitus AVI-virkailija: Ilmoitusten hallinta Avaa tästä selaimeen klikattavat demoversiot prototyypeistä: ID-numero: https://projects.invisionapp.com/share/d6ckf9kpk#/screens/243514558 Sähköinen asiointi, ennakkoilmoitus: https://projects.invisionapp.com/share/d6ckf9kpk#/screens/243510181 Virkailijan näkymä: https://projects.invisionapp.com/share/dxckf9fhe#/screens/243409046 Koko proto: https://projects.invisionapp.com/share/d6ckf9kpk#/screens/243505437 29.11.2017 21
Service blueprint: asbestipurkutyön ennakkoilmoitus 29.11.2017 22
Torstai Käyttäjätestaus
Miksi käyttäjätestaus on tärkeää?
Perjantai Iterointi + loppudokumentaatio
Uudenlainen asiakaskokemus: tulevaisuuden palveluhypoteesi 29.11.2017 26
Next Steps.
Tarinan kokemukset 1/2 Asiantuntijoiden kiinnittäminen 5 päiväksi, osa konsulttitoimijoista halusi tehdä suuren osan työstä itsenäisesti Kumpi tapa kehittää sopii paremmin; kaksi kertaa vuodessa 5 päivän sprintti vai 6 kk:n aikana joka toinen tai kolmas viikko projektikokous? Eri vaiheissa viikkoa tuntuu kisaväsymys Kovin montaa iteraatiokierrosta ei voida tehdä missään prosessin vaiheessa ei tavoitella täydellistä! Protojen ulkopuolelle rajatun aineiston haltuun otto analyysi tehtävä sprintin jälkeen mahdollisimman pian, varattava aikaa Voidaanko menetelmää soveltaa ATOMI:ssa kokeillaan DS 5 tuntiin esityöstetyillä pohjilla 29.11.2017 28
Tarinan kokemukset 2/2 Tarvitseeko päivän ohjelman olla tiukkaan rajattu Kokenut fasilitaattori luottaa prosessiin Asiakkaan tiivis mukanaolo tuo merkittävän lisäarvon kehittämiseen Post-it ideoinnilla syntyy paljon huomioita esittämiseen tarvitaan paljon seinätilaa, oma sprinttiluola tarpeellinen Huomioiden jäsentely tapahtuu viikon aikana HMW-kysymysten muotoilu jäsentää ongelmat Prototyyppien rakentamis-/esittämistapa valitaan vasta kun tiedetään mitä ongelmaa ratkaistaan Protojen suunnittelussa UX-suunnittelijan panos on kriittinen, mutta näkymätön prosessin aikana 29.11.2017 29
Kysyttävää? Ota yhteyttä! Aluehallintovirasto Hallinto- ja kehittämisyksikkö HAKE, ATOMI-hanke Saija Niittymäki saija.niittymaki@avi.fi Puh. 029 501 6457 Jouni Nieminen jouni.nieminen@avi.fi Puh. 029 501 6034 D9 Digitalisaation tuki -tiimi, Valtiokonttori Anni Leppänen, Kokeilukehittämisen asiantuntija anni.leppanen@valtiokonttori.fi Puh. 029 550 3292 Twitter @annilepp 29.11.2017 30
Liite: Ideakonseptit Palveluprototyyppien esittely
Prototyyppi: ID-numero työmaille IDEA: Asbestipurkutyökohteita voi hakea ID-numeron tai kohteen osoitteen perusteella. Kohteesta kerrotaan asbestityöhön liittyvät yleistiedot: Purkutyöyritys Luvan voimassaolo Purkutyön kesto & vaihe Ennakkoilmoituksessa kuvattu purkutyömenetelmä(t) 29.11.2017 32
Prototyyppi: Ennakkoilmoitus sähköisesti IDEA: Älykäs ennakkoilmoituslomake, joka hyödyntää aiemmin syötettyjä tietoja nopeuttaakseen ennakkoilmoituksen jättämistä. Ennakkoilmoituksen lähettäjälle palautuu sähköisesti vahvistettu ennakkoilmoitus. 29.11.2017 33
Prototyyppi: Purkutyöyrityksen ennakkoilmoitusten hallinta IDEA: Purkutyöyritys voi sekä hakea & katsoa että täydentää/muokata aiemmin jätettyjä ennakkoilmoituksia tai jättää uuden ennakkoilmoituksen. 29.11.2017 34
Prototyyppi: AVI-virkailijan ennakkoilmoitusten hallinta IDEA: AVI:n virkailijat pystyvät hallitsemaan omaa työtään helposti yhden näkymän kautta, johon kaikki ennakkoilmoitukset tulevat kootusti 29.11.2017 35