1 Ohjeen nimi Opettaja- ja henkilökuntavaihto Vastuuhenkilö Opiskelijapalvelupäällikkö Leena Kurki-Pölönen Voimaantulo xx.xx.xxxx Päätös xxxxx Päivitetty xx.xx.xxxx Päivittäjä xxxx Päivitetty Päätös Päivitetty Päätös Kampuksena koko maailma kansainvälinen opettaja- ja henkilökuntaliikkuvuus Kansainvälisen opettaja- ja henkilökuntaliikkuvuuden avulla Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu edistää toiminnan kansainvälistymistä ja henkilöstönsä ammatillista osaamista. Vaihtoa voidaan toteuttaa monella eri tavalla: opetus, kouluttautuminen, workshop, opintovierailut, yritysvierailut, hankeyhteistyö, verkostotapaamiset jne. Liikkuvuutta voidaan tukea eri vaihto-ohjelmien (esim. Erasmus+, First+, Nordplus) kautta. Tällöin vaihdossa tulee huomioida kyseisen liikkuvuusohjelmat omat säännöt ja ohjeet. Lyhyet kuvaukset eri vaihto-ohjelmista löydät tämän ohjeen lopusta sekä Staffista sivulta. (sivujen osoitteet lisätään kun Staffin sivut on päivitetty) Kansainvälinen liikkuvuus on kahdensuuntaista eli myös Xamkiin tulevat kansainväliset vieraat ovat osa kansainvälistymistä. Vaihtoon lähtijöillä on keskeinen rooli vastavierailujen suunnittelussa ja toteutuksessa. Tämän ohjeen tarkoituksena on helpottaa opettaja- ja henkilökuntavaihdon suunnittelua ja toteutusta. Suunnittele Suunnittele vaihtoon lähtö hyvissä ajoin ennen sen toteutusta. Tavoitteena on, että opetushenkilöstön vaihto kirjataan seuraavaa vuotta koskeviin työaikasuunnitelmiin, jolloin se voidaan huomioida mm. työjärjestelyissä. Sama koskee hallinto- ja tukipalveluhenkilöstöä, joiden vaihtosuunnitelmat tulisi olla esimiehen tiedossa ennen seuraavan vuoden talousarvion vahvistamista. TKI-henkilöstön liikkuvuus toteutuu pääosin ulkopuolisen projektirahoituksen puitteissa sen mukaan mitä projektisuunnitelmiin ja rahoituspäätöksiin on kirjattu. Kun harkitset vaihtokohdetta, mieti sitä myös opiskelijoiden kannalta. Voit tutustua partnerioppilaitokseen johon suuntautuu paljon opiskelijavaihtoa Xamkista tai mahdollisiin uusiin partnereihin. Mieti miten voit hyödyntää vaihtosi tuloksia ja kokemuksia koko organisaation kannalta parhaalla mahdollisella tavalla. Tarvitessasi vinkkejä tai neuvoja vaihtokohteen valinnasta, ota yhteyttä oman kampuksesi kv-toimistoon. Henkilökuntavaihdon koordinaattori vastaa vaihtoon liittyvästä hallinnoinnista.
2 Sisäinen haku Seuraavan kalenterivuoden kansainvälisiin vaihtoihin haetaan syksyisin sisäisellä haulla. Linkki hakulomakkeeseen on Staffissa osoitteessa. Hakuaika päättyy syyskuun lopussa. Sisäinen hakulomake tulee täyttää riippumatta vaihdon rahoittajasta. Hakutulosten perusteella voidaan arvioida seuraavan vuoden vaihtotavoitteiden saavuttamista ja painopisteitä sekä sisällöllisesti että maantieteellisesti. Sisäinen haku ei koske TKI-henkilöstöä joiden kv-liikkuvuus toteutuu projektien kautta. Hakulomake tulee täyttää myös päähaun jälkeen vireille tulleista kv-vaihdoista. Siinä tapauksessa ota hakulomakkeen jättämisen jälkeen yhteyttä henkilökuntavaihdon koordinaattoriin kansainvälistymispalveluissa. Kaikista kv-vaihdoista lopullisen päätöksen tekee kunkin yksikön esimies oman henkilöstönsä osalta. Kansainvälistymispalveluiden kautta kokonaan rahoitettavista vaihdoista päätetään yhteistyössä lähtijän esimiehen kanssa. Matkasuunnitelma ja matkajärjestelyt Kun olet sopinut esimiehesi kanssa vaihdosta, sovi käytännön järjestelyistä vastaanottavan tahon kanssa. Muista, että jos olet lähdössä opettajavaihtoon jonkin rahoitusohjelman kautta, on vaihtoon sisällytettävä rahoitusohjelman vaatima minimimäärä opetusta tai muuta työskentelyä (Erasmus+ väh. 8 tuntia opetusta, Nordplus väh. 8 tuntia opetusta/työskentelyä, First+ väh. 5 tuntia opetusta). Tee matkasuunnitelma Trip & Expense -ohjelmassa (linkki). Merkitse matkasuunnitelmaan mahdollisimman tarkka arvio matka- ja majoituskuluista tai matkatoimistolta saamasi hintatiedot. Merkitse myös muut tiedossasi olevat kustannukset (esimerkiksi osallistumismaksu, muut matkustuskustannukset jne) Liitä suunnitelmaan myös matkaohjelma. Se voi olla vapaamuotoinen, esimerkiksi vastaanottajan kanssa käymääsi sähköpostivaihtoon perustuva. Lähetä suunnitelma laskentasihteerille, joka toimittaa sen edelleen asiatarkistukseen ja hyväksyttäväksi. Tee matkajärjestelyt Xamkin matkustusohjeen mukaisesti. Matkat ja majoitukset varataan HRG Nordic matkatoimistopalvelun kautta. Katso tarkemmat ohjeet Staffista sivulta. Erasmus+ - vaihto Erasmus+ on EU-komission alainen liikkuvuusohjelma, jota säätelevät tarkat ohjeet edellytettävien asiakirjojen ja määräaikojen osalta.
3 Täytä ja allekirjoita ennen vaihtoa apurahasopimus (Grant Agreement) sekä Mobility Agreement sen mukaan onko kyseessä opettaja- vai henkilökuntavaihto. Opettaja voi lähteä myös henkilökuntavaihtoon opettajavaihdon lisäksi. Tarkista tarvittaessa eri vaihtoihin liittyvät ohjeet kv-palveluista. Palauta apurahasopimus henkilökuntavaihdon koordinaattorille. Vaihtosopimukseen tarvitaan kolme allekirjoitusta: sinun (The teaching staff member/staff member, esimiehen (The sending institution/enterprise) ja vastaanottavan tahon (The receiving institution). Lähetä vaihtosopimus esimiehesi ja omalla allekirjoituksellasi varustettuna vastaanottajalle esim. skannattuna sähköpostitse. Palauta allekirjoitettu sopimus henkilökuntavaihdon koordinaattorille. Nordplus Nordplus- on Pohjoismaiden ja Baltian maiden välisen yhteistyön rahoitusohjelma, joka myöntää apurahoja opiskelija-, harjoittelija- sekä opettajavaihtoihin ohjelmaan kuuluville verkostoille. Nordplusopettajavaihtoon voi lähteä vain niihin yhteistyökorkeakouluihin, joilla on Nordplus- sopimus Xamkin kanssa. Tällä hetkellä Xamkissa on Nordplus- verkostoja ainoastaan sosiaali- ja terveysalalla. Täytä ja allekirjoita ennen Nordplus- vaihtoa Nordplus- ohjelman vaatimat apurahasopimukset. Sopimuksiin kirjataan sen Xamkin yksikön tilitiedot, josta vaihto kustannetaan. Apurahoja ei makseta suoraan opettajalle, vaan aina lähettävälle korkeakoululle. Apurahasopimuspohjat saat kyseisen Nordplusverkoston yhteyshenkilöltä kv-palveluista, jolle myös kyseiset dokumentit palautetaan viimeistään kuukausi ennen vaihtoa. First+ First+ -ohjelma on Suomen ja Venäjän välinen vaihto-ohjelma, josta tuetaan opiskelija- ja opettajavaihtoja sekä intensiivikursseja. First+ -vaihdot tulee toteuttaa verkostoon kuuluvien korkeakoulujen kanssa. Xamkilla on yksi First-verkosto, jonka koordinointi on kv-palveluissa. Ota yhteyttä First-koordinaattoriin jo matkan suunnitteluvaiheessa. Vaihto-ohjelmien vastuukoordinaattorit löydät Staffista sivulta Henkilökuntavaihto > Vaihtokohteet ja ohjelmat. Muuta huomioitavaa Tarkista että sinulla on kohdemaassa suositeltavat, voimassa olevat rokotukset. Tarkempia tietoja saat osoitteesta www.rokote.fi tai työterveyshuollosta. Tutustu tarvittaessa myös ulkoministeriön matkustussuosituksiin. Myös matkustusilmoitus kannattaa tehdä osoitteessa www.matkustusilmoitus.fi
4 Matkan jälkeen Tee vaihdostasi matkaraportti. Voit käyttää valmista pohjaa (linkki). Tee matkalasku mahdollisimman pian matkan jälkeen Trip & Expense ohjelmassa ja liitä siihen tekemäsi matkaraportti sekä mahdolliset kuitit. Lähetä laskentasihteerille, joka hoitaa laskun edelleen hyväksyttäväksi. Hyödynnä vaihdon tuloksia työssäsi, artikkelina tai muuna julkaisuna. Kerro kokemuksistasi kollegoille ja opiskelijoille. Ylläpidä kontaktejasi ja ole valmis myös ottamaan vieraita vastaan. Yhteenveto lähtevän opettaja- ja henkilökuntavaihdon prosessista 1. Täytä sisäisen haun lomake. E-lomake osoitteessa 2. Hyväksynnän jälkeen ota yhteyttä vastaanottavaan tahoon ja sovi vierailun käytännön järjestelyistä (ajankohta, ohjelma yms) 3. Tee matkasuunnitelma Trip & Expense ohjelmassa 4. Tee matkajärjestelyt Xamkin matkustusohjeen mukaisesti 5. Jos kyseessä on Erasmus+ tai Nordplus- vaihto, täytä ennen matkaa tarvittavat dokumentit apurahasopimus (Erasmus+, Nordplus) vaihtosopimus (Erasmus+) Jos kyseessä on First+-vaihto, ota yhteyttä First-koordinaattoriin. 6. Lähde vaihtoon suunnitelman mukaisesti 7. Palattuasi a. tee matkaraportti b. tee matkalasku, jonka liitteeksi tulee em. matkaraportti c. jos kyseessä on ollut Erasmus+ - vaihto, täytä sähköpostiisi tullut kysely EU Survey Lyhyesti vaihto-ohjelmista lisätietoja Staffista sivulta ja ohjelmien omilta sivuilta Erasmus+ Erasmus+ korkeakoulutukselle on Euroopan unionin vaihto- ja yhteistyöohjelma korkeakouluille vuosille 2014 2020. Sen avulla tuetaan eurooppalaisten korkeakoulujen yhteistyötä sekä korkeakoulujen välistä opiskelijoiden, opettajien ja muun henkilökunnan liikkuvuutta. Lisäksi ohjelma tukee korkeakoulujen ja työelämän välistä yhteistyötä ja liikkuvuutta. Erasmus+ -ohjelmaan voivat osallistua ohjelmamaat, joita ovat EU-maat sekä Norja, Islanti, Liechtenstein, Turkki ja Makedonia. Lue lisää: http://www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus/korkeakoulutukselle/ohjelman_esittely
5 First+ First+ -ohjelma (Finnish-Russian Student and Teacher Exchange Programme) edistää Suomen ja Venäjän korkeakoulujen yhteistyötä. Ohjelman avulla tuetaan Suomen ja Venäjän korkeakoulujen välistä opiskelijaja opettajavaihtoa sekä yhteisten intensiivikurssien järjestämistä. Lue lisää: http://www.cimo.fi/ohjelmat/first Nordplus Nordplus Korkeakoulutus -ohjelma tukee opiskelija- ja opettajaliikkuvuutta sekä hanke- ja verkostoyhteistyötä korkeakoulutuksen alalla Pohjoismaissa ja Baltiassa. Ohjelman tarkoituksena on luoda yhteistyötä ohjelmaan osallistuvien korkeakoulujen välillä vaihtojen, kokemuksien, hyvien käytäntöjen sekä innovatiivisten tulosten kautta. Ohjelma tukee myös korkeakoulujen ja muiden organisaatioiden välistä yhteistyötä. Lue lisää: http://www.cimo.fi/ohjelmat/nordplus_korkeakoulutus vm. Muutetut luvut /sivut Kuvaus xx.xx.xxxx