Kansallisarkiston kysely analogisista aineistoista Kyselyn 2. vaiheen tulokset
Aineistokartoituksen 2 vaihe Kysely toteutettiin 11.9. 20.10.2017 Aineistomääriltään suurimmille valtionhallinnon organisaatioille 54 vastaanottajaa Kysely lähetettiin niille organisaatioille, joilla oli ensimmäisen kyselyn perusteella hallussa yli 500 hm analogisia aineistoja Poikkeuksina ei siirtovelvolliset organisaatiot (Museovirasto, Suomen Metsäkeskus) Maistraatit, hallinto-oikeudet, hovi-oikeudet ja Aluehallintoviranomaiset: 1 edustava vastaaja otoksena 16 käräjäoikeutta, joiden organisaatioon, arkistotiloihin ja aineistoihin liittyy toimenpiteitä ja muutoksia käräjäoikeusuudistuksen myötä Hallinnolliset niputukset (VNK+ministeriöt, Poliisihallitus, Puolustusvoimat) 2
Aineistokartoituksen 2 vaihe Kyselyllä kartoitettiin arkistotasolla tietoja aineiston ominaisuuksista; aineiston laadusta, kunnosta, kuvailun tasosta, käyttörajoituksista ja muista ilmentymistä Tietoa tiekartan suunnitteluun, digitointiprosessin suunnittelemiseen ja tarvittaessa kustannus-hyötylaskelman tarkentamiseen Kysely koostui kahdesta kyselylomakkeesta: Kyselylomakkeessa 1 kysyttiin organisaation perustietoja. Kyselylomakkeessa 2 kysyttiin arkistotasolla analogisen aineiston ominaisuuksia 3
Kaikki kyselyn vastaanottajat vastasivat kyselyyn Arkistokohtaisia kyselylomakkeita palautettiin yhteensä 721 kpl (sis. yhteensä vastaukset noin 1000 arkistosta) Toisen kyselyn vastaanottajat edustivat aineistomääriltään noin 80 % 1. kyselyn vastaajista (Ei sis. Museoviraston ja Suomen Metsäkeskuksen lukuja) 4
2. Vaiheen vastaajien lukuja verratessa 1. ja 2. kyselyn kesken voidaan todeta, että pysyvästi säilytettävien aineistojen luku on lähes saman, mutta ajan säilytettävien aineistojen on tarkentunut tai kyselyn 2. vaiheessa on jäänyt vastaamatta joidenkin aikaisten kokonaisuuksien osalta. Analogisen aineiston Pysyvästi säilytettävää Määräajan säilytettävää 1. Kyselyn summa 287 415 hm 124 294 hm 161 300 hm 2. Kyselyn summa 265 942 hm 123 909 hm 140 398 hm 5
Aineistot hyllymetreinä Hallinnonala 10. Analogisten asiakirja-aineistojen kokonais 11. Pysyvästi säilytettävien analogisten asiakirjojen 12. 13. Määräajan 40 vuotta ja sitä säilytettävien vanhempien analogisten analogisten asiakirjaaineistojen aineistojen Liikenne- ja viestintäministeriö 12302 7619 4683 4354 Maa- ja metsätalousministeriö 24947 20501 4421 8708 Oikeusministeriö 32803 17733 15039 1899 Opetus- ja kulttuuriministeriö 4541 2458 2083 1161 Puolustusministeriö 14608 8069 6539 100 Sisäministeriö 48466 11144 37302 1614 Sosiaali- ja terveysministeriö 17192 7711 9521 457 Työ- ja elinkeinoministeriö 15109 7896 7313 3472 Valtioneuvoston kanslia (sis. Ministeriöt) 26376 19753 6623 3945 Valtiovarainministeriö 61698 20231 39768 6692 Ympäristöministeriö 7900 794 7106 710 Yhteensä 265942 123909 (noin 47 %) 140398 (noin 53 %) 33112 (noin 12,5 %) 6
Aineistot hyllymetreinä Hallinnonala 14. Arvonmääritystä/ seulontapäätöstä vailla olevien analogisten asiakirjaaineistojen 16. Järjestämättömän aineiston 18. Toisistaan erottelemattoman pysyvästi ja ajan säilytettävän aineiston 52. Päätearkistotiloissa säilytettävän aineiston 53. Lähiarkistotiloissa ja työtiloissa säilytettävän aineiston Liikenne- ja viestintäministeriö 0 2476 6200 10320 50 Maa- ja metsätalousministeriö 2417 1788 2520 21830 3031 Oikeusministeriö 299 1864 7598 26752 5759 Opetus- ja kulttuuriministeriö 191 607 1477 4361 180 Puolustusministeriö 0 2555 2000 1000 1000 Sisäministeriö 1593 2624 3948 29314 19305 Sosiaali- ja terveysministeriö 933 3818 2529 19240 2734 Työ- ja elinkeinoministeriö 50 916 6433 10031 5803 Valtioneuvoston kanslia (sis. Ministeriöt) 1110 1072 3019 23857 2229 Valtiovarainministeriö 4658 2851 8173 54171 7019 Ympäristöministeriö 202 3352 230 6070 1830 Yhteensä 11453 23923 44127 206946 48940 7
Aineistot hyllymetreinä Hallinnonala 26. Paperiasiakirjojen 27. Irtonaisten paperiasiakirjojen 28. Paperiyhdistimin yhteen liitettyjen paperiasiakirjojen 29. 30. A4/foliokoon paperiasiakirjojen A4/folio-koon aineiston yhteydessä olevien A4/folio -kokoa suurempien paperiasiakirjoj en 31. A4/folio - kokoa suurempien asiakirjojen Liikenne- ja viestintäministeriö 5486 413 5077 5334 2918 152 Maa- ja metsätalousministeriö 23768 3764 19621 23332 7866 306 Oikeusministeriö 19574 4293 12971 18692 129 25 Opetus- ja kulttuuriministeriö 3719 642 3060 3707 126 6 Puolustusministeriö 8000 0 537 537 0 0 Sisäministeriö 47479 11502 34718 46042 238 359 Sosiaali- ja terveysministeriö 17065 2071 13399 16210 1535 189 Työ- ja elinkeinoministeriö 12583 2392 10191 11003 1980 100 Valtioneuvoston kanslia (sis. Ministeriöt) 25917 6989 18927 25957 16720 174 Valtiovarainministeriö 57602 15226 41979 54693 518 431 Ympäristöministeriö 7770 3470 4300 7660 60 90 Yhteensä 228963 50762 164780 213167 32090 1832 8
Aineistot hyllymetreinä Hallinnonala 32. Erikoispaperin (lumppu-/silkki- /voipaperi tai pahvi/kartonki) 33. Sidosten 34. A4/folio - koon ja tätä pienempien sidosten 35. A4/Folio - kokoa suurempien sidosten 39. Huonokuntoisten analogisten asiakirjojen 41. Käsinkirjoitetun asiakirjaaineiston Liikenne- ja viestintäministeriö 598 136 120 16 239 5523 Maa- ja metsätalousministeriö 7894 8706 6183 2052 8052 11727 Oikeusministeriö 18 4521 3912 7 14 3470 Opetus- ja kulttuuriministeriö 318 334 332 4 3 2326 Puolustusministeriö 0 3 3 0 50 1000 Sisäministeriö 190 602 461 165 443 7241 Sosiaali- ja terveysministeriö 473 264 134 80 2 1783 Työ- ja elinkeinoministeriö 2535 612 602 10 190 7542 Valtioneuvoston kanslia (sis. Ministeriöt) 504 458 176 249 103 956 Valtiovarainministeriö 109 2994 586 1586 51 41367 Ympäristöministeriö 0 136 132 4 0 200 Yhteensä 12639 18766 12641 4173 9147 83135 9
Erikoisaineistot, aineistot kappaleina 36. Arkistoon sisältyvät erikoisaineistot ja niiden (kpl) Hallinnonala Karttoja tai piirustuksia Negatiiveja tai lasinegatiiveja Liikkuvaa kuvaa Valokuvavedoksia Audioaineistoja Mikrofilmirullia Mikrokorttia Liikenne- ja viestintäministeriö 651104 91000 70400 0 54 307 252720 Maa- ja metsätalousministeriö 652436 27261 1170360 32 408 300 709026 Oikeusministeriö 1537 8119 0 3435 2728 0 0 Opetus- ja kulttuuriministeriö 145000 50 0 0 0 22 0 Puolustusministeriö 894329 43955 25285 14 342 40 30000 Sisäministeriö 12871 45762 16979 43485 65453 0 19000 Sosiaali- ja terveysministeriö 80 806 0 120 0 500 1000 Työ- ja elinkeinoministeriö 1000000 512000 11000 250 270 915 3400 Valtioneuvoston kanslia (sis. Ministeriöt) 4406 13804 400 49 362 250 358800 Valtiovarainministeriö 1475 6757 5002 78 32 332 113025 Ympäristöministeriö 10100 6000 4000 100 500 0 600 Yhteensä 3373338 755514 1303426 47563 70149 2666 1487571 10
Suurin osa aineistosta on paperiasiakirjoja (sis. kortistot). Paperiasiakirjoista vain noin 22 % on irtonaisia (ei paperiliittimiä kuten niittejä, klemmareita, arkistohaarukoita yms.) Paperiasiakirjoista suurin osa on A4/folio-kokoisia (yht. n. 213 000 hm). Tähän än sisältyy suurempia paperiasiakirjoja noin 32 000 hm. Foliokokoa suurempia erikseen arkistoituja paperiasiakirjoja on noin 1800 hm 11 Etunimi Sukunimi 15.11.2017
40 v vanhempia aineistoja noin 12,5% (33 000 hm). Erikoispapereita (ohuet / paksut) noin 4,75 % (12 600 hm) Huonokuntoisia aineistoja noin 3,5 % (9100 hm) Järjestämätöntä aineistoa noin 9 % (34 000 hm) Pysyvästi ja ajan säilytettävää aineistoa, jota ei ole eroteltu toisistaan noin 16,5 % (44 000 hm) Nämä aineistot vaativat todennäköisesti eniten resursseja (hitaampia ja vaativampia kunnostaa / valmistella / digitoida) 12
Aineiston jakautuminen hyllymetreittäin eri paikkakuntien välillä. Määrästä puuttuu kyselyssä tarkemmin ilmoittamatta jääneet / muut toimipaikat vastauksella ilmoitetut aineistot (yht. noin 19 000 hm) Kolme suurinta paikkakuntaa ovat 1. Helsinki, 2. Jyväskylä, 3. Vantaa Helsingissä / pääkaupunkiseudulla on yli puolet (noin 58 %) ilmoitetusta aineistostä 13
Kyselyssä kysyttiin myös sisältääkö arkistot sellaista analogista aineistoa, joka on myös digitaalisessa muodossa Digitoidun analogisen aineiston noin 13 900 hm Syntysähköisestä tietoaineistosta tulostetun analogisen aineiston 22 900 hm Osa tästä aineistosta todennäköisesti mahdollista tallettaa digitaalisena (ei tarvetta uudestaan digitoinnille). Vaatii kuitenkin lisäselvittelyä. 14