PÖYTÄKIRJA OSAKUNNAN HALLITUKSEN KOKOUKSESTA 12/2014 Aika: 3.9.2014 klo 18:00 Paikka: HO / Kirjasto Läsnä: Pekka Hassinen, kuraattori Jenni Rönkkö, sihteeri Teemu Laakso, toiminnanohjaaja Laura Kylliäinen, taloudenhoitaja Olga Penkkilä, varapuheenjohtaja Paula Talonen Juhani Takkunen Kari Tuominen Poissa: Mari Teinilä Iina Jokilaakso Anna Zitting 1. Avaus Kuraattori avasi kokouksen klo 18.16. 2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Työjärjestys (liite 1) Työjärjestyksessä ei ollut huomautettavaa. Hyväksyttiin työjärjestys esityslistaksi. 4. Edellisen kokouksen pöytäkirja (liite 2) Kesäkokouksen pöytäkirjaan ei oltu merkattu läsnäolijoita. Asia korjataan jälkikäteen muistin perusteella. Kohdassa 13. a. korjattiin epäselvä sanamuoto. Hyväksyttiin tehdyin muutoksin. 5. Ilmoitusasiat Olga Penkkilä ilmoitti, että ensimmäisenä Osakunnan aukiolopäivänä 108 ihmistä kirjautui jäseneksi, joista 36 oli uusia. Laura Kylliäinen kertoi, että hän ja sihteeri Rönkkö olivat olleet samana päivänä Heinon Tukku
Oy:n messuilla maistelemassa tavarantuottajien näytteitä. 6. Tehdyt edustusvierailut Kuraattori ilmoitti olleensa kesällä SavO:n Tervis risteilyllä. Lahjaa ei viety, mutta retki oli aurinkoinen. 7. Toiminnanohjaajan asiat Osakunnalla on tehty parkettien hiomis ja öljyämistyötä kesän lopulla ja remontti viivästyi odottamattomasti kahdella viikolla. Toiminnanohjaaja ilmoitti, että tulevana sunnuntaina 7.9. järjestetään talkoot, joissa siirretään kalusteet takaisin käsiteltyihin huoneisiin. Maanantaina 8.9. Osakunnan tilat avataan osakuntalaisten käyttöön. 8. Taloudenhoitajan asiat a. Välitilinpäätös (liitteet 3 14) Välitilinpäätöksestä keskusteltiin hallituksen talousiltakoulussa to 21.8. Hallituslaisten mielestä välitilinpäätöksessä ei ollut enempää keskusteltavaa. Ehdotettiin välitilinpäätöksen esittämistä sellaisenaan yleiskokoukselle hyväksyttäväksi. b. Muut asiat Kokouksessa on tarkoitus virallistaa talousiltakoulussa päätettyjen osien poistaminen taseesta. Siirtosaamisista poistetaan kaikki kohdat, paitsi vuoden 2013 siirtosaamiset. Ennakoista poistetaan kaikki kohdat, paitsi kiertävä isännän ennakko ja vuosien 2013 ja 2014 ennakot. Siirtoveloista poistetaan kaikki, paitsi toimintakertomukset ja haalarit. Saatavat Sihvolta ja Kuusimäeltä myös poistetaan. Päätettiin ehdottaa syyskuun yleiskokoukselle, että em. muokkaukset tehdään. Ekopankki oy osakkeiden alkuperää on selvitelty. Hankinta oli hallituksen sijoitustyöryhmän päätös joskus 1980 luvulla. Pöytäkirjoissa ei ole säilynyt tietoa päätöksen perusteista. Myöhemmin osakkeiden hankintaa kohtaan oli esitetty kritiikkiä. Myöskään toimintakertomuksessa ei ole mainintaa osakkeista, eikä tietoa osakkeiden määrän myöhemmästä tuplaantumisesta löytynyt. Osakkeet jäävät myöhempiin mahdollisiin poistoihin, kunnes saadaan lisätietoa niiden arvosta.
9. Lisäbudjetti Hallitusvastaavat kertoivat, mitä lisärahahakemuksia virkailijoilta oli tullut. UAV:n puheenjohtaja Janne Siipolalta oli tullut 100e suuruinen hakemus INS tapaamisen sponsorointia varten (liite 15). Budjetoitiin 100 euroa momenttiin UAV/vierailut ystävyysosakuntiin (3140) Emäntä Sanni Mari Latvio oli pyytänyt 180e astiastoa varten. Kuraattori ehdotti summan korottamista 200:n euroon. Viime vuosina emännälle on budjetoitu erikseen rahaa astioita ja keittiötarvikkeita varten, mutta ei tämän vuoden budjettiin. Budjetoitiin 200 euroa momenttiin Muut kulut (3459). Aikaisemmin oltiin todettu tarve seuraaville määrärahoille: 100e OYV:n jäsenmaksuun, Jäsenmaksut yhdistyksille momenttiin (3660). 1000e biljardipöydän veran uusimiseen ja siirtotyöhön lattiaremontin tieltä, Muut huoneistokulut momenttiin (3659). 1200e Ratinan uuteen videotykkiin, Muut huoneistokulut momenttiin (3659). 60e jäsenmaksun maksaneiden ja valmistuneiden tietojen hakemiseen KoVK/Muut kulut momenttiin (3125). 200e lisättiin Pienhankintoihin (3654). 200e lisättiin Vieraanvaraisuus jäsenille momenttiin (3670). Perintöasiaa hoitavan lakimiehen palkkio on arviolta 4000 5000 euroa vuoden loppuun mennessä. Laskutuksen tarkka ajankohta ei ole tiedossa, se voi olla vuoden 2014 puolella. Päätettiin, että budjetoidaan asianajokuluihin 5000 euroa momenttiin Tilintarkastus ja asianajokulut (3634). Pohdittiin, laitetaanko melko epävarmaa testamenttituloa tuleviin siirtosaamisiin. Päätettiin olla laittamatta ennakoitua, mutta lopulliselta suuruudelta ja realisoitumisajankohdaltaan epävarmaa perintötuloa siirtosaamisiin. Parkettien öljyämiseen budjetoitu 1400 euroa poistetaan momentista Muut huoneistokulut (3659). Juhani Takkunen ehdotti, että päävirkailijoiden hallintaan budjetoitaisiin 500e lisärahastoa
erityisesti fuksitoimintaa varten. Keskustelua käytiin oikeasta momentista ja summasta, ja päätettiin 200 euron olevan sopiva summa. Ajatuksena on, että päävirkailijat voivat käyttää momenttia sellaiseen fuksitoimintaan, joka ei ole välttämättä KoVK:n järjestämää. Tällöin päävirkailijat voivat tukea muiden virkailijoiden ja kerhojen fuksitoimintaideoita. Päätettiin budjetoida 200e momenttiin Muut tapahtumat (3030). Lisäbudjettiin saatiin täten budjetoitua 8260 euroa. Päätettiin, että ehdotetaan yleiskokoukselle, että viime vuoden budjetin ylijäämä (15 037,74 euroa) budjetoidaan em. momentteihin. Loppu ylijäämä ja parketin öljyämisestä vapautuneet varat budjetoidaan YTM:ään, yhteensä 8237,74 euroa. Tehdään tarkoituksella alijäämäinen budjetti, jolla kulutetaan viime vuoden ylijäämiä. 10. Saapunut posti Aiemmin kesällä oli saapunut pyyntö saada Hämäläis Osakunnan lippu yliopiston avajaiskarnevaaleihin. Pyyntö oli hoidettu ajoissa. 11. Saapuneet kutsut i. VSO:n rapujuhlat ja kuraattorinvaihtokaronkka ovat 12.9. (liite 16). Kuraattori ilmoitti menevänsä. ii. KyO:n rapujuhlat järjestetään 13.9. (liite 17). Kukaan ei ilmoittautunut, päätettiin, että koska kyseessä ei ole edes KyO:n kakkosjuhla, osallistuminen jätetään sponsoroimatta. iii. Nylands Nationin Haukijuhlat ja integroitu kuraattorijuhla ovat 18.10. (liite 18). Pekka Hassinen ilmoitti menevänsä ja Iina Jokilaakson kerrottiin ilmoittautuneen. Myös Paula Talosta kiinnostaa. iv. ARU:n 57 vuosijuhlat järjestetään 18.10. (liite 19). Todettiin, ettemme sponsoroi osallistumista, mutta osallistuja saa viedä lahjan osakunnan piikkiin. HoRes:in hallitusvastaava Kari Tuominen harkitsee. v. Internordiskt Studentmöte Lundissa 24. 26.10. (liite 20). Ilmoittautuneet Olga Penkkilä, Jenni Rönkkö, kuraattori Hassinen ja UAV:n edustaja menevät. Pyydetään UAV:ta kysymään, kuinka monta ihmistä Lundilaiset
voisivat majoittaa. vi. 19.9. on Åbo Nationin kuraattorinvaihtokaronkka (liite 21). Pekka Hassinen kertoi menevänsä. 12. Valiokuntien ja kerhojen kuulumiset (liite 22) Paula Talonen lisäsi, että HOL laittaa tilahakemuksen 12. 13. joulukuuta akateemisen joulukonsertin karonkalle. Tapahtuma saattaa olla Hämiksen pikkujoulujen päällä, todettiin, että HOL:in kannattaa keskustella JVK:n kanssa 10.9. kokouksessa. HOL:in virkailijat heräilevät tiedottamaan myös osakunnan tiedotuslistalla. Todettiin, että HOS:in pitäisi kutsua koesoittoihin myös osakuntalaisia. 13. Ehdotus takautuvasta jäsenkirjaamisesta (liite 23) Kuraattori linjasi, että jäseniä ei kirjata takautuvasti edelliselle lukuvuodelle, vain korkeintaan edelliselle syyslukukaudelle. Keväällä olisi siis mahdollista kirjata myös syksyn jäsenyys, mikäli henkilö on maksanut jäsenmaksun syksyn aikana koko lukuvuodelle ja on ollut aikaisemminkin jäsen ja läsnäoleva yliopistolla koko lukuvuoden. 14. Eron myöntäminen valokuvaajalle ja apuisännälle Maria Saraste haki eroa valokuvaajan ja apuisännän virasta vaihtoonlähdön takia. Päätettiin myöntää ero Sarasteelle. 15. Ulkojäsenhakemukset a. Ulkojäsenhakemus (liite 24) Hyväksyttiin ulkojäsenhakemus. 16. Määräraha anomukset Lisäbudjetti kohdassa käsiteltiin ajankohtaiset määräraha anomukset. 17. Tilahakemukset a. PENu:n ja HO:n yhteissitsit 31.10. (3.10.) (liite 25) Eurooppanuoret haluaisivat järjestää Osakunnan tiloissa sitsit, joihin myös 15 henkilön kiintiö osakuntalaisia voisi osallistua. Juristien fuksisitsit ovat 31.10., ja ne menevät etusijalle. Yhteistyöksi katsottaisiin 50% osakuntalaisosallistujaa. Selkeämmin yhteistyötä korostava
hakemus olisi ollut parempi. Tilahakemus hylättiin. 18. Muut asiat a. Maakuntalehtien tilaaminen. Ehdotus oli esitetty aiemmin: pyydetään ilmaista tilausta niiltä maakuntalehdiltä, jotka ovat lähettäneet laskun viime vuosina. Päätettiin, että maksetaan laskut, mutta tulevaisuudessa kysellään alennuksia. b. Hallituksen osallistujat (2) Tavastia sitseille 19.9. Pekka Hassinen menisi, mutta samana iltana on kuraattorinvaihtokaronkka ÅN:lla. Sitsit saavat hallituslaiset maksaa itse. Paula Talonen kertoi osallistuvansa, poissaolevilta hallituslaisilta kysytään. c. Hallituksen teeilta 16.9. Hallitus on yleiskokoustamassa. Päätettiin, että hallitus järjestää teeillan vasta marraskuun yleiskokouksen yhteydessä. d. Säätiön kanssa on puhuttu, että säätiö kustantaisi Office paketin osakuntalaisille kirjaston kautta. Paketista perittäisiin pieni maksu (35e). Säätiö toivoi arviota paketin kysynnästä osakuntalaisten keskuudessa, päätettiin, että asiasta organisoidaan kysely jäsenpäivystyksen yhteyteen. 19. Kokouksesta tiedotettavat asiat Lisäbudjettitaulukko ja välitilinpäätöksen budjettivertailu liitetään syyskuun yleiskokouksen kokouskutsuun. Virkailijoille ilmoitetaan KoVK:sta riippumattomaan fuksitoimintaan varatusta määrärahasta. 20. Seuraava kokous Sihteeri laatii Doodlen seuraavan kokouksen ajankohdasta. 21. Kokouksen päättäminen Kuraattori päätti kookouksen kello 20:29. Tämän pöytäkirjan vakuudeksi Hämäläisten talossa
Pekka Hassinen Kuraattori Olga Penkkilä Varapuheenjohtaja Jenni Rönkkö Sihteeri