Digiloikka sosiaalihuollolle Case Apotti Mari Tyllinen, DI, tohtorikoulutettava, käytettävyyspäällikkö Piritta Wartiainen, VTM, sosiaalityöntekijä, sovelluspäällikkö Oy Apotti Ab 26.10.2017
Yleistä Apotista Apotti on muutoshanke, jossa kehitetään sosiaali- ja terveydenhuollon palveluita ja otetaan käyttöön alueellisesti yhtenäinen sote-tietojärjestelmä Apotissa ovat mukana Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiri (HUS), Helsinki, Vantaa, Kirkkonummi, Kauniainen ja Tuusula Myös muut HUS-alueen kunnat voivat liittyä hankkeeseen hankintasopimuksen mukaisesti Apotin ensimmäinen käyttöönotto tapahtuu vuoden 2018 lopulla Vantaalla ja HUS:n Peijaksen sairaalassa Ainoa Suomessa, jolla on valmius toteuttaa sote uudistukseen liittyvä täydellinen tietointegraatio
Apotti-kuntien käytössä on tällä hetkellä satoja järjestelmiä, jotka eivät kommunikoi keskenään, eivätkä tue tarpeeksi ammattilaisten päivittäistä työtä
Apotin keskeisenä tavoitteena on yksi, alueellisesti yhtenäinen tieto- ja toiminnanohjausjärjestelmä, joka mahdollistaa toiminnan kehittämisen ja paremman laadun
Apotti sujuvoittaa sekä ammattilaisten työtä että kuntalaisten asiointia Apotti-järjestelmässä kaikki asiakasta tai potilasta koskeva tieto on ajantasaisesti käytettävissä hoito- ja palvelutilanteissa. n. 35 000:lle sote-ammattilaiselle toimiva työväline 1,6 miljoonalle kuntalaiselle parempaa terveyttä ja hyvinvointia
Apotti-hanke nyt 2016 2017 2018 2019 2020 TOTEUTUS Hankesuunnittelu Rakentaminen Testaus 1. Käyttöönotto Laajat käyttöönotot Vantaa/Peijas käyttöönotto
Sosiaalihuollon tietojärjestelmien nykytila Käytettävyys on puhuttanut paljon terveydenhuollon tietojärjestelmien puolella Sosiaalihuollon tietojärjestelmistä vastaavasti vähän puhetta ja tietoa olemassa Käytettävyydellä tarkoitetaan sitä tuloksellisuutta, tehokkuutta ja tyytyväisyyttä, jolla määrätyt käyttäjät saavat suoritettua järjestelmällä ne tehtävät, joita halutun tavoitteen saavuttaminen tietyssä käyttötilanteessa edellyttää. (Kansainvälinen ISO 9241-11 standardi) Selvitys nykyjärjestelmien käytettävyydestä, sekä sosiaalihuollon erityispiirteistä tietojärjestelmäsuunnittelun tueksi
Havaittu käytettävyyden nykytila Työnkulkuihin liittyvät käytettävyysongelmat vs. yksityiskohtaisen käyttöliittymäsuunnittelun ongelmat Havaittiin yli 60 erilaista ongelmatyyppiä, jotka vaikuttavat käytettävyyteen Järjestelmien tulisi vastata sosiaalihuollon ammattilaisten tavoitteisiin Kussakin työtehtävässä tarvitut oleelliset tiedot ja toiminnot saataville Järjestelmän toimintalogiikka tulisi olla tätä päivää Suhteellisen yksinkertaisten kirjaustehtävien tulisi olla myös järjestelmässä sitä, esim. päätöksen uusiminen Tulisi tukea työn erityispiirteitä, kuten vaikka usean asiakkaan tapauksen liittyminen toisiinsa
Havaittu käytettävyyden nykytila Tulisi tukea mm. muistia tai kokonaisuuksien hallintaa ja hahmottamista Tulisi tukea työnkulkuja, siirtymät työnkulun eri osien välillä sujuviksi, työnkuluista poikkeaminen tai kesken jättäminen tulisi olla mahdollista Oleellinen tieto ei saisi hukkua ja pitäisi olla saatavilla helposti Tulisi tukea viestintää ammattilaisten välillä asiakkaan asioiden hoitamiseen liittyen tietoturvallisesti Yksi tieto, useampi näyttöpaikka - ei tuplakirjaamista Asiakkuuden prosessin eteneminen tulisi olla näkyvää Järjestelmän kielen tulisi vastata ammattilaisten kieltä, ei outoja termejä
Havaittu käytettävyyden nykytila Lain tms. vaatimukset tulisi täyttyä ammattilaisen työn ohessa, ei lisäkirjauksia Tulisi tarjota yhteenvetoja, joissa jonkin asian kannalta olennaiset asiat koottuna Usein toistuvia kirjauksia tulisi tukea Toisiinsa liittyvä tieto tulisi ilmetä tietojärjestelmästä Tietojärjestelmä ei saisi olla osittainen kopio paperimaailmasta, esim. lomakkeet ja niiden täyttö Useiden järjestelmien käyttö pitäisi minimoida yhden tavoitteen saavuttamisessa Kopiointi tietojärjestelmän sisällä tai ulkopuolelta pitäisi minimoida
Tietojärjestelmätoteutuksen ja käytettävyyden suhde Käytettävyys ei ole päälle liimattava ominaisuus vaan se muodostuu jokaisen suunnitteluratkaisun yhteydessä ja ratkaisujen yhdistelmänä jokainen toteutuksessa mukana oleva osallistuu hyvän käytettävyyden tavoitteen saavuttamiseen tuotekandidaattien käytettävyyden arviointi Hankinta käyttötapaukset ja käyttäjätarinat käyttäjien tavoitteet ja tehtävät vaatimusmäärittelyt: käytettävyysvaatimukset käytettävyysohjeet suunnitteluratkaisujen tuottaminen / konfigurointi arviointi työnkulut järjestelmässä Toteutusvaihe yksittäiset näkymät käytettävyyden arviointi osana hyväksymistestausta käyttökokemusten keräys Jatkuva kehitys käyttäjäkeskeinen suunnittelu
Ammattilaiset mukana järjestelmän toteutuksessa n. 102 aihealueasiantuntijaa 279 nimettyä asiantuntijaa n. 75 Apotti-asiantuntijaa Toimialajohto Asiakasorganisaatioiden asiantuntemus käytössä Laaja ymmärrys omien yksiköiden työnkuluista ja strategioista Säännölliset tapaamiset omissa organisaatioissa Apotin toteutustiimit Jokaisessa tiimissä on mukana Apotti-asiantuntijoita
Sosiaalihuollon huomioitavia erityispiirteitä Narratiivien luominen on sosiaalityön ydintä Tarve tuottaa jäsenneltyjä narratiiveja, joilla on tietty rakenne Rakenteisuuden soveltuminen Työntekijän kokemus ja hiljainen tieto tärkeää saada myös talteen Usean asiakkaan tilanne liittyy toisiinsa Esim. lastensuojelussa sama tieto saattaa koskee useita, tietoa kertyy kerralla useasta Asiakastiedon säikeet Tiedot jakautuvat yksityiseen, huoleen ja institutionaaliseen tietoon Tiedon ajallinen kertyminen Pitkäaikaiset asiakkuudet ja vähitellen kertyvä tieto esim. arvioinnin aikana Tiedon suuri määrä Tiedon määrä saattaa myös ennustaa tuen tarvetta Tiedon tyyppi Tieto on matalassa hierarkiassa mutta sitä on laajasti, tieto on narratiivista luonteeltaan
Sosiaalihuollon huomioitavia erityispiirteitä Tieto sijoittuu kontekstiin Yksilön sijoittuminen kontekstiinsa tärkeää Tiedon moninaiset tarpeet Erilaiset tietotarpeet, tiedon ajallinen kehittyminen Sosiaalityön arki ja ennakoimattomuus Kiire, työn liikkuvuus, työtehtävien vaihtelu, tiedon käytön ja tuottamisen vaihtelu Yhteistyö samanaikaista Monialaisesti ja työparina toimiminen Laki Lain vaatimukset määrittävät kirjattavia asioita Olemassa olevan tiedon käyttö Työtehtäviä, joissa jalostetaan jo olemassa olevaa eteenpäin, esim. asiakassuunnitelman päivitys
Apotin toiminnan muutosalueita Rakenteinen kirjaaminen Ohjaavat työnkulut Yhtenäiset toimintatavat Sähköinen asiointi Tiedon hyötykäyttö
Mitä on rakenteinen kirjaaminen Apotissa? Valmiita valintalistoja ja painikkeita Tiedot löytyvät nopeasti, kun niitä tarvitaan helpot hakutoiminnot Tekee mahdolliseksi tiedolla johtamisen Tarpeen vaatiessa ja lisäksi käyttäjä voi edelleen kirjata kuvailevaa tekstiä ja täydentää rakenteisia kirjauksia Mahdollistaa ohjatun kirjaamisen ohjelma antaa käyttäjälle vaihtoehtoja myös jo kirjatun perusteella Parantunut kirjaamisen laatu ja tulkittavuus Vähentynyt käyttäjän muistitaakka Mm. esitiedot, arvioinnit, suunnitelmat, päätökset, asiakaskertomukset, päivittäiskirjaaminen voidaan tehdä rakenteisesti
Työnkulku Apotissa on Kuvaus ajallisesti etenevästä toiminta/tapahtumaketjusta, joilla on jokin keskinäinen riippuvuus Työnkulku voi sisältää mm. Ammattilaisen toimenpiteitä Asiakkaan/potilaan toimenpiteitä Ammattilaisen interaktiota tietojärjestelmän kanssa (esim. tietojen hakua ja kirjausta) Asiakkaan/potilaan interaktioita tietojärjestelmän kanssa (esim. itsearvioinnin kirjaaminen) Tietojärjestelmien välisiä toimenpiteitä/tapahtumia (=integraatio) Työnkulku kuvaa siis loppukäyttäjien ja järjestelmän toimintaa jonkin tavoitteen saavuttamiseksi (esim. asiakassuunnitelman teko)
Työnkulun ja sisällön suhde Sisältö on järjestelmän työkaluilla rakennettavaa työnkulun sisältöä = toimintoja/osia/määrityksiä, jotta työnkulku toimisi järjestelmässä oikein (esim. työnkulkuun liittyvien ajanvaraustyyppien luominen) loppukäyttäjän sisältöä = toimintoja, joita loppukäyttäjä täyttää/interaktio (esim. lastensuojelun asiakassuunnitelma, iäkkäiden arvointityökalut) Sisältö liittyy pääsääntöisesti aina johonkin työnkulkuun samaa sisältöä hyödynnetään yhdessä tai useassa työnkulussa
Apotin ohjaavuuden pääperiaatteet
VIREILLETULO Sosiaalihuollon sisällöt ja rakenne PALVELU- TARPEEN ARVIOINTI Sosiaalihuollon perusrakenne perustuu kansallisiin määritelmiin SUUNNITELMA PÄÄTÖKSENTEKO JA PALVELUN JÄRJESTÄMINEN PALVELUN TOTEUTTAMINEN PALVELUN ARVIOINTI JA PÄÄTTÄMINEN Sisältö luodaan palvelutehtäväkohtaisesti 1. Lapsiperheiden palvelut 2. Työikäisten palvelut 3. Iäkkäiden palvelut 4. Perheoikeudelliset palvelut 5. Lastensuojelu 6. Vammaispalvelut 7. Päihdepalvelut Lisäksi kotihoito
Sosiaalihuollon asiakkuudet Apotti-järjestelmässä Sosiaalihuollon asiakkuus Asiakkuus: Lapsiperheiden palvelut Asiakkuus: Vammaispalvelu Asiakkuus: Lastensuojelu Asiakassuunnitelma Asiakassuunnitelma Vireilletulo ja Palvelutarpeen arviointi Voi johtaa useampaan asiakkuuteen Päätökset Palvelu: Perhetyö Perhetyön palvelusuunnitelma Toistuvat tapaamiset
Sosiaalihuollon työnkulut ja sisällöt Apotissa Asiakkuus: Iäkkäiden palvelut Asiakassuunnitelma Asiakassuunnitelmaasiakirja Suunnitelman dokumentoinnin työnkulut ja sisällöt Mittarit Asiakirjamääritykset Muu toiminnan ohjaus Asiakkaan osallisuus Tietokomponentit, koodistot
Lupauksemme on palvelu, joka vapauttaa aikaa ihmisille Aikaa potilaalle ja asiakkaalle Ydintehtävien sujuvuutta Aikaa johtamiselle Voimavarojen kohdentumista Parempaa tuottavuutta
Kiitos!