Tallennusmenetelmät 1. Haastattelut Haastattelu on menetelmä, jolla kerätään syvempää tietoa dokumentoitavasta kohteesta kysymysten ja keskustelun avulla. Haastattelu on vuorovaikutustilanne haastattelijan ja haastateltavan välillä. Joskus haastatteluun osallistuu useampia henkilöitä. Haastattelutieto on luonteeltaan subjektiivista eli haastateltavan henkilökohtaisen tiedon, kokemusten ja arvojen värittämää. Laitteet Haastattelutieto säilyy kattavimmin tallennettuna äänitiedostoksi. Tallennuksessa käytetään digitaalista tallenninta, joka tuottaa riittävän laadukasta äänitiedostoa. Laitteen käyttö tulee opetella ja testata etukäteen. Äänitiedosto tallennetaan wav-tiedostoksi. Kuuntelutiedostot ovat mp3-muodossa. Perinteistä nauhuria (esim. C-kasetti) käytettäessä nauha tulee myöhemmin digitoida erikseen. Käsin kirjoittamalla haastattelusta jää merkittävä osa informaatiota tallentamatta. Äänitallenteeseen voi tarvittaessa palata myöhemmin. Tekniikka mahdollistaa myös haastateltavan puheen persoonallisten piirteiden tallentamisen. Haastattelutyypit Haastattelu voidaan toteuttaa eri tavoin. Avoin haastattelu etenee vapaasti keskustelun tapaan. Haastateltava voi puhua vapaasti omista kokemuksistaan, tunteistaan, muistoistaan ja mielipiteistään. Teemahaastattelu on keskustelun kaltainen haastattelu, jossa käydään läpi ennalta suunniteltuja aiheita. Teemoista puhutaan vapaassa järjestyksessä. Haastattelija laatii ennakkoon lyhyet kysymykset käsiteltävistä teemoista. Strukturoitu haastattelu on lomakehaastattelu. Valmisiin kysymyksiin laaditaan vastausvaihtoehdot. Myös avoimet kysymykset ovat mahdollisia. Puolistrukturoidussa haastattelussa kaikille haastateltaville esitetään samat kysymykset yhteneväisessä järjestyksessä. Haastattelu etenee ennakkoon laadittujen kysymysten mukaan. Ryhmähaastattelussa haastatellaan useita henkilöitä yhtä aikaa. Menetelmällä saadaan paljon tietoa kerralla ja eri haastateltavat täydentävät toisiaan. Ryhmähaastattelussa haastateltavien puheen erottaminen nauhalta voi olla vaikeaa. Kuka puhuu juuri nyt?
Valmistautuminen Haastattelukysymykset laaditaan valmiiksi etukäteen. Pääkysymysten lisäksi kannattaa tehdä myös täydentäviä kysymyksiä, joita käytetään tarvittaessa. Kirjalliset kysymykset voidaan myöhemmin liittää talletettavan haastatteluaineiston yhteyteen. Haastattelukysymykset voi lähettää haastateltavalle etukäteen, jos näin on sovittu. Haastateltavaan otetaan yhteyttä henkilökohtaisesti. Samalla sovitaan haastattelun sisällöstä, tavoitteista, tallennusmenetelmistä, minne dokumentoitu aineisto päätyy sekä ketkä ovat aineiston mahdolliset käyttäjät. Haastateltavalla on oikeus tietää, mihin tarkoitukseen haastattelu tehdään ja missä yhteydessä sitä käytetään. Haastattelun ajankohta, paikka ja arvioitu kesto sovitaan etukäteen. Opettele käyttämään tarvitsemiasi laitteita etukäteen. Varmista tallennuslaitteiden esim. nauhurin, kameran tai videokameran toimivuus sekä akkujen lataus ennen tallennustilannetta. Tarkasta, että tallentimen päiväys ja kellonaika ovat kunnossa, jolloin tiedostoon tallentuu automaattisesti oikeat tekniset metatiedot. Varmista laiteasetukset (näytteenottotaajuus, resoluutio). Muista ottaa välineistö mukaan haastatteluun. Akkujen ja pattereiden lisäksi ota mukaan myös verkkovirtajohto. Haastattelutilanne Varaa riittävästi aikaa haastateltavan kohtaamiseen ja haastattelutilanteen valmisteluun. Haastatteluympäristön tulee olla rauhallinen, jotta ulkopuoliset eivät keskeytä haastattelua. Myös taustamelu äänittyy ja vaikeuttaa myöhemmin tallenteen kuuntelemista. Haastattelun alkuun haastattelija mainitsee tallentimelle (nauhurille) haastattelun perustiedot. Näitä ovat mm. haastatteluaika, paikka, haastattelijan nimi, haastateltavan nimi ja aihe. Haastattelun kulku on usein ennalta arvaamatonta. Sen vuoksi tarkan kysymyslistan seuraaminen voi osoittautua haastavaksi. Haastattelija voi valmistautua dokumentointiin kirjaamalla ylös kaikkein keskeisimmät teemat, joita haluaa käsiteltävän. Ennakkoon valmistautuminen ja aiheeseen paneutuminen mahdollistaa onnistuneen haastattelun. Haastattelijan tehtävänä on johdattaa haastattelun kulkua ja tehdä täydentäviä lisäkysymyksiä: Mitä tarkoitit sanoessasi?, Kuvaile lisää, Kertoisitko vielä, Palataan vielä takaisin Ryhmähaastattelussa haastattelijan tehtävänä on toimia keskustelun vetäjänä niin, että kaikki haastateltavat saavat puheenvuoron. Muista lopuksi kiittää haastattelusta. Aineiston käsittely Haastattelun jälkeen äänitallenne litteroidaan eli puhtaaksikirjoitetaan tekstimuotoon. Tekstiksi kirjoitettua haastattelua on helppo käyttää myöhemmin.
Litterointi voidaan tehdä eri tarkkuudella. Sanasta sanaan litteroinnissa kirjoitetaan kaikki puhuttu informaatio, myös toistot ja täytesanat. Tämä välittää autenttisimmin haastattelutilanteen ja haastateltavan puheen erityispiirteet. Yleiskielisessä litteroinnissa puhetta stilisoidaan helpommin puhuttavaan muotoon karsimalla puheesta toistot ja täytesanat. Propositiotason litteroinnissa puhtaaksi kirjoitettu teksti noudattaa haastateltavan puheen ajatussisältöjä. Litteroija valikoi haastattelun keskeiset teemat ja tiivistää niiden sisällöt. Litterointi on hidas työvaihe. Se edellyttää haastatteluäänitteen kelaamista niin, että haastateltavan puhe saadaan kirjoitettuun muotoon. Merkitse litteroinnin alkuun tiedot haastattelusta: haastattelun nimi, haastattelijan nimi, haastateltavan nimi, haastattelupaikka ja paikkakunta sekä haastattelupäivä. Äänitiedostosta merkitään nauhurin merkki, nauhoitteen tyyppi ja äänitteen kesto. Litterointi toteutetaan vaiheittain siten, että jokaisen henkilön puhe sijoitetaan alkamaan omalta riviltään. Puheenvuoron alkuun merkitään aina puhujan nimi ja kaksoispiste. Epäselvät sanat tai litteroijan tekemät täydennykset merkitään hakasulkeisiin. Tallenna haastattelu ja litteraatio pitkäaikaiseen säilytykseen soveltuvassa tiedostomuodossa. (Linkki: Työvaiheet - > 6. Aineistojen käsittely ja säilyttäminen) 2. Havainnointi Havainnointi on menetelmä, jossa tietoa kerätään seuraamalla tutkittavaa ilmiötä. Havainnointia käytetään itsenäisesti tai muiden tallennusmenetelmien rinnalla. Havainnointi soveltuu vuorovaikutuksen ja toiminnan tutkimiseen. Menetelmällä saadaan välitöntä tietoa yksilön, ryhmien ja organisaatioiden toiminnasta ja käyttäytymisestä. Tutkittavaa kohdetta on mahdollista havainnoida sen luonnollisessa ympäristössä. Havainnointia käytetään myös tilanteissa, joissa tutkittavilla on kielellisiä vaikeuksia tai he eivät kerro suoraan tietojaan haastattelijalle. Esimerkiksi lasten toimintaa tutkitaan usein havainnoimalla. Menetelmä sopii myös miljöön ja tilojen kuvaukseen. Havainnointityypit Havainnointitapahtumassa havainnoijan asema vaihtelee. Osallistuvassa havainnoinnissa tutkijalla on aktiivinen rooli havainnoitavassa toiminnassa. Havainnoija on mukana tapahtumissa ja saatu tieto pohjautuu osittain tai kokonaan tutkijan omaan kokemukseen tilanteesta. Ei-osallistuvassa havainnoinnissa tutkija pitäytyy sivussa tapahtumista. Havainnoijan rooli on ulkopuolisen tarkkailijan, joka pyrkii puolueettoman tiedon keräämisen.
Havainnointi voi olla myös osittain osallistuvaa. Samaa tilannetta tai tapahtumaa voidaan myös havainnoida yhtäaikaa monesta näkökulmasta. Valmistautuminen Havainnoinnin vaatima etukäteisvalmistelu riippuu havainnointitilanteesta tai kohteesta. Laajojen, monia toimintoja sisältävien tilaisuuksien tai tapahtumien havainnointi on monimutkaisempaa kuin esimerkiksi rakennuksen havainnointi. Mikäli havainnointi tapahtuu muualla kuin julkisessa tilassa, vaadittavat luvat havainnointiin hankitaan etukäteen. (Linkki: Työvaiheet -> 5. Luvat ja käytännöt) Jos havainnoinnin kohteena on henkilöitä, sovitaan havainnoinnin tarkoituksesta ja kerätyn tieton käsittelystä erikseen kirjallisesti. Havaintotilannetta kannattaa suunnitella. Pohdi etukäteen, kirjataanko havainnointietoja ylös suoraan tilanteessa vai jälkikäteen. Tehdäänkö kirjallisia muistiinpanoja, vai käytetäänkö sanelua tai muita apuvälineitä. Havainnoija voi käyttää myös ennakolta laadittua muistilistaa apunaan. Havainnointitilanne Tee kohteesta havaintoja ja kirjaa ne muistiin. Kuvaile näkemääsi ja havaitsemaasi sellaisenaan. Tallennuksen lukijalle tulisi muodostua havainnollinen ja visuaalinen käsitys havainnoistasi. Havainnoinnissa huomioidaan erilaiset tilanteet sekä havainnoitavien toiminta, käytös, eleet, ilmeet, asennot ja liikehdintä. Huomiota kiinnitetään myös henkilöiden väliseen vuorovaikutukseen ja rooleihin sekä puheen sisältöön ja puhetapaan. Toiminnan havainnoinnissa huomioidaan tapahtumien kulku kuten esimerkiksi työprosessien eri vaiheet. Huomio kiinnitetään myös tapahtumien säännönmukaisuuteen ja toistoon sekä niiden muunteluun ja variointiin. Esimerkiksi liiketilaa havainnoitaessa kuvaillaan ensin rakennuksen sijoitusta miljööseen tai kaupunkikuvaan. Tämän jälkeen tarkkaillaan rakennuksen julkisivua, näyteikkunoita ja yrityksen tunnusta. Sisätilasta kerrotaan tilan jäsennyksestä ja eri toimintojen sijoituksesta. Lopuksi on mahdollista kiinnittää huomiota pienempiin yksityiskohtiin. Aineiston käsittely Muistiinpanot kirjoitetaan puhtaaksi mahdollisimman nopeasti havainnoinnin jälkeen tapahtumat, niiden järjestys ja yksityiskohdat unohtuvat nopeasti. Havainnointitiedoista voi olla kaksi versiota: nopeasti havainnointitilanteen yhteydessä laaditut muistiinpanot sekä myöhemmin kirjoitettu laajempi tiedosto. Jälkimmäisessä ote voi olla analyyttisempi. Havainnoinnissa on mahdollista käyttää apuna valokuvausta tai videokuvausta. Kuvien kautta voi myöhemmin palata havainnointitilanteeseen ja täydentää tietoja. Havainnot puhtaaksikirjoitetaan tekstinkäsittelyohjelmalla.
Mikäli aineisto tallennetaan muun dokumentointiaineiston yhteyteen, käytetään pitkäaikaiseen säilytykseen soveltuvaa tiedostomuotoa. (Linkki Työvaiheet - > 6. Aineistojen käsittely ja säilyttäminen) 3. Kyselyt Kysely on aineistonhankintamenetelmä, jossa kysymykset on laadittu valmiiksi kirjalliseen muotoon. Kyselyllä on mahdollista tavoitella suurempaa vastaajajoukkoa tai kerätä tietoa laajemmista ilmiöistä. Kyselyllä voidaan saada määrällistä (kvantitatiivista) tietoa tai laadullista (kvalitatiivista) tietoa. Määrällistä tietoa keräävät kyselyt ovat yleensä valmiiksi strukturoituja, jolloin vastaajilta pyydetään valintoja valmiiksi laadituista valikosta. Laadullista tietoa kerätään avoimilla kysymyksillä, joihin vastaaja voi itse muotoilla vastauksen haluamallaan tavalla. Määrällinen tieto on nopeammin käsiteltävää ja analysoitavaa kuin vapaaseen kirjalliseen ilmaisuun perustuva laadullinen tieto. Vapaammin muotoiltuja kyselyitä ovat esimerkiksi teemalliset muistelukyselyt, perinnekyselyt tai kirjoituskilpailut. Kansanperinnettä ja muistitietoa on perinteisesti kerätty erilaisilla vapaamuotoisilla kyselyillä. Pienempiä kyselyjä voi käyttää muun dokumentoinnin ohessa täydentämään tehtyjä haastatteluja. Kyselyllä voi myös täydentää dokumentointiaineistoa tapauksissa, joissa kaikkia dokumentoitavia henkilöitä ei ehditä tai pystytä haastattelemaan. Kyselyn laatiminen Kyselylomakkeen kysymykset kannattaa suunnitella huolella, jotta vastaukset kertovat halutusta aiheesta. Kysy vain asioita, joista tarvitset tietoa. Suunnittele kysymyksistä yksinkertaisia ja yksiselitteisiä. Pitkä ja hankalaselkoinen kyselylomake karkottaa vastaajia. Ennen lomakkeen levittämistä kysymysten ymmärrettävyys on hyvä testata koevastaajilla tai ulkopuolisella oikolukijalla. Vastaajilta kysyttyjen taustatietojen määrä vaihtelee. Vastaajien taustatietoja ovat esim. sukupuoli, ikä, paikkakunta, koulutus, ammatti ja perhesuhteet. Tiedot ovat tarpeen, jos kyselyyn vastataan nimettömästi. Kyselyn alussa vastaajille kerrotaan, missä tutkimusta käytetään, miten se tallennetaan ja missä tutkimustulokset julkaistaan. Kyselyä laadittaessa on huomioitava aineistojen käyttöön ja tallennukseen liittyvät luvat. (Linkki Työvaiheet -> 5. Luvat ja käytännöt) Vastaajan intimiteettisuojasta on huolehdittava. Nimiä ei saa mainita, ellei siihen ole saatu lupaa. Jos kyselyn yhteydessä kerätään vastaajien henkilö- ja yhteystietoja, selvitä muodostaako aineisto henkilörekisterin. Myös tällaisissa kyselyissä on vastaajalla oltava mahdollisuus päättää, tallennetaanko häntä koskeva aineisto nimettömänä.
Myös kyselyaineiston säilyttäminen on hyvä pohtia etukäteen. Missä paperimuotoinen kyselyaineisto säilytetään? Kuinka verkkokysely tallennetaan? Kyselyn toteuttaminen Kysely toteutetaan paperilomakkeena tai sähköisenä internetin ja sähköpostin välityksellä. Kyselyn toteuttamistapa valitaan sen perusteella, miten toivotut vastaajat tavoitetaan parhaiten. Kysely voidaan kohdistaa ennakolta suunnitellulle vastaajajoukolle tai levittää vapaasti. Internetkyselyissä tai julkisissa tiloissa levitettävissä kyselyissä vastaajat valikoituvat satunnaisemmin. Kyselyn kesto voi vaihdella. Pienelle kohderyhmälle osoitetut kyselyt voidaan toteuttaa lyhyellä vastausajalla. Perusteellisille ja suurta vastaajamäärää tavoitteleville kyselyille on varattava pidempi vastausaika. Kyselyn markkinointi ja vastaajien tavoittaminen on suunniteltava etukäteen. Vapaasti vastattavien kyselyiden vastausprosentti voi jäädä alhaiseksi. Kyselyä on markkinoitava aktiivisesti. Vastaajia voi tavoitella esim. lehti-ilmoitusten, sähköpostilistojen, organisaatioiden verkkosivujen, facebookin tai erilaisten tapahtumien välityksellä. Kysely sisältää selkeät ohjeet aineiston palauttamisesta. Sähköinen kyselylomake tulee laatia niin, että vastaaja saa tiedon onnistuneesta palautuksesta: Kiitos vastauksestanne! Postikyselyssä tutkimuksen teettäjä vastaa kustannuksista: vastauslomakkeiden lähetyksestä, kyselyyn tarvittavista tulosteista, kirjekuorista sekä postimaksuista. Jälkityöt Kyselyaineiston tallentaminen, tiedon käsittely ja analysointi ovat kyselyyn liittyviä jälkitöitä. Vastauksista laaditaan yhteenveto keskeisten piirteiden hahmottamiseksi. Internetissä käytettävissä kyselytutkimussovelluksissa on usein mahdollisuus aineiston analyysiin raporttien ja tilastojen muodossa. Avoimiin kysymyksiin saadut vastaukset analysoidaan erikseen. Kyselyaineistot tallennetaan joko paperidokumentteina tai tiedostoina. (Linkki Työvaiheet - > 6. Aineistojen käsittely ja säilyttäminen) 4. Valokuvaus Valokuvausta voi käyttää itsenäisenä tallennuskeinona tai muiden tallennusmenetelmien rinnalla. Dokumentointikuvaan liittyy aina kontekstitieto. Kuva palvelee dokumenttina, jos sen kuvaaja, kuvausaika, kuvattu kohde tai tapahtuma tunnetaan. Tiedot tallennetaan valokuvan yhteyteen. Valmistautuminen ja laitteet Valitse välineet kuvaustilanteen mukaan. Ennakoi kuvaustilannetta: - Kuvaatko lähellä vai kaukana olevia kohteita? - Onko kuvausajankohdan valonlähteenä päivänvalo, keinovalo vai onko hämärää?
- Kuvaatko laajoja näkymiä vai ahtaissa tiloissa? - Onko tarvetta liikkuvien kohteiden kuvaukseen ja nopeaan reagointiin? - Onko esinekuvauksessa mahdollista rakentaa pienoisstudio taustakartongista, kahdesta lisävalosta, heijastinlevystä ja jalustasta? Kuvausvälineiksi tarvitset kameran. Se voi olla kompaktikamera, järjestelmäkamera, tabletti tai mobiililaite. Lisävarusteina on hyvä olla erilaisia objektiiveja, salama, lisävalot (esimerkiksi valkoinen levy tai lakana) sekä jalusta. Laitteiden käyttö on opeteltava etukäteen. Varmista myös, että kameran akku on täyteen ladattu ja muistikortilla on riittävästi tilaa. Kuvausohjeet Dokumentoinnin kuvausaiheena voivat olla esimerkiksi esineet, henkilöt, ihmisryhmät, maisemat, rakennukset tai katunäkymät tai erilaiset tapahtumat. Valokuvausta suunniteltaessa on hyvä tutustua ennakolta tallennuskohteeseen. Selvitä, vaatiiko kuvaaminen lupia. Huomioi etenkin yksityisissä tiloissa ja henkilöiden kuvaaminen. Hanki tarvittavat luvat etukäteen. (Linkki Työvaiheet -> 5. Luvat ja käytännöt) Laadi tarvittaessa kuvaussuunnitelma tai kuvauskäsikirjoitus, jotta dokumentointi sujuu jouhevasti. Ainutlaatuisen tapahtuman dokumentointi vaatii erityistä valmistautumista, koska tilanne ei toistu, eikä siihen voi palata. - Kuinka kauan aikaa kuvaamiseen kuluu? - Millaisessa tilassa kuvaus tapahtuu? - Mitä kuvataan ja missä järjestyksessä? Valokuvatessa huomio kiinnitetään kuvan rajaukseen, valaistukseen ja kuvan tarkkuuteen. Rajauksen avulla valokuvan sommitelmasta saadaan tasapainoinen ja katsojaa kiinnostava. Esimerkiksi henkilökuvauksessa henkilön pää ja raajat eivät saa rajautua häiritsevästi kuvan ulkopuolelle. Etsi rohkeasti edullisia kuvakulmia. Kulje ympäriinsä, kyykisty, nouse korokkeelle! Valaistus säätelee kuvaustilannetta sitä enemmän, mitä vähemmän lisävarusteita on käytössä. Vältä vastavaloon kuvaamista, mikäli käytössä ei ole salamaa tai lisävalaisimia. Vastavalossa kuvan kohde jää pimentoon. Liiku tilassa niin, että voit kuvata valonlähde kuvaajan sivulla tai selän takana. Dokumentointikuva on tarkka. Tarkentamisen varmistamiseksi ota samasta tilanteesta useita otoksia. Epätarkat, tärähtäneet kuvat seulotaan pois. Tilojen kuvaamiseen valitaan havainnollinen näkökulma. Tapahtumakuvauksessa huomioidaan tapahtuman eri vaiheiden dokumentointi. Ota yleiskuvia ja yksityiskohtaisempia lähikuvia. Täydennä dokumentointia tarvittaessa uusintakuvauksella.
Pidä kuvauspäiväkirjaa, johon merkitään kuvauspäivä, ja -paikka, kuvaaja, kuvassa esiintyvät henkilöt sekä kuvaustapahtuma. Kuvauspäiväkirjan tietojen perusteella kuvat voidaan myöhemmin luetteloida. Tiedostomuodot Hyvälaatuista digitaalista kuvaa voi käsitellä myöhemmin. Heikkotasoisesta kuvasta taas on vaikea saada jälkikäteen kuvankäsittelyohjelmalla riittävän tasokasta dokumenttia. Käytä valokuvatessa seuraavia tiedostomuotoja: - Kompaktikamerassa, tabletissa ja mobiilikamerassa on usein ainoana vaihtoehtona JPG -tiedostomuoto. Tällöin valitaan suurin mahdollinen koko ja paras laatu. - Valkotasapaino valitaan kuvausolosuhteiden mukaan; ulkokuvauksessa joko aurinkoinen tai pilvinen sää. Sisätiloissa kuvatessa käytetään joko hehkulamppu- tai loisteputkivalaistusasetusta. - ISO-arvo eli herkkyys pidetään mahdollisimman alhaisena. Hämärässä arvoa joudutaan nostamaan, mutta yli ISO 400-arvoilla kohina yleensä lisääntyy liikaa. - Jos kamerassa on mahdollisuus valita tiedostomuodoksi TIFF tai RAW, niin silloin valitaan jompikumpi niistä, ensisijaisesti RAW. - Järjestelmäkamerassa valitaan tiedostomuodoksi aina RAW tai RAW + JPG. - RAW -kuvaa ei pakata eikä kamera käsittele sitä automaattisesti toisin kuin JPG -tiedostoa. Tämän takia RAW-kuva sisältää kaiken kameran kennon tuottaman informaation. Valkotasapaino voidaan määritellä jälkikäteen, ainoastaan herkkyysasetus säilyy kuvausasetusten mukaisena. - Järjestelmäkameroissa voidaan herkkyyttä nostaa jopa arvoon ISO 1600 tai vieläkin korkeammalle. - RAW-tiedosto täytyy aina käsitellä tietokoneella ja sen jälkeen generoida TIFF tai JPG -formaattiin. RAW-kuvan käsittely on häviötöntä. Tiedostosta ei voi hävitä pikseliäkään ja lähtökohtaan voi aina palata. RAW (eli raaka) -tiedostot säilytetään alkuperäistiedostoina. Digitaalisessa kuvassa ne vastaavat filmikuvien negatiiveja tai diakuvia. - Kaikilla kameravalmistajilla on eri tavalla nimetyt raakatiedostonsa, joten ne kannattaa muuttaa universaaliin DNG (digitaalinen negatiivi) -formaattiin, jotta kaikki yleisimmät kuvankäsittelyohjelmat nyt ja tulevaisuudessa tunnistaisivat ne. Kuvien työstäminen tallennettaviksi Valokuvauksen jälkeen kuvat työstetään tallennettaviksi. Dokumentoinnissa kuvien laatu on määrää tärkeämpi. Tallennukseen valitaan mieluummin vähän hyvälaatuisia ja informatiivisia kuvia, kuin paljon seulomatonta kuva-aineistoa. Poista epäonnistuneet kuvat. Näitä ovat tärähtäneet, väärin rajatut ja huonosti valottuneet kuvat. Tarkasta, että kamerasta kuvatiedostoon tallentunut kuvausaika on oikein. Jos kuvausaika on väärä, merkitse muistiinpanoihin kunkin kuvan oikea kuvausaika.
Tee jokaisesta kuvasta muistiinpanot, joihin merkitään perustiedot kuvista: missä kuva otettu, mitä kuvassa tapahtuu ja keitä kuvassa näkyy. Muistiinpanojen pohjalta varsinainen luettelointityö sujuu nopeammin. (Linkki: Palautusohjeet) Tarkasta, että kaikkien kuvissa näkyvien henkilöiden kanssa on tehty kirjallinen sopimus kuvien tallentamisesta sekä kuvien myöhemmästä käytöstä. Kun tallennus on valokuvien osalta valmis, sinulla on järjestetty kokoelma, johon kuuluvat: - valokuvat DNG- sekä TIFF-tiedostoina - kuviin liittyvät kontekstitiedot - valokuvissa esiintyvien henkilöiden allekirjoittamat sopimukset 5. Videokuvaus Videokuvaus tuottaa liikkuvaa kuvaa joko digitaalisena tai nauhalle tallentuneena. Dokumentoinnissa kannattaa käyttää digitaalista videokameraa. Videokuvaus sopii etenkin toiminnan, prosessien ja liikkeen tallentamiseen. Menetelmä soveltuu myös ainutkertaisiin tilanteisiin, joissa vaiheittainen kuvaaminen esimerkiksi valokuvaamalla on mahdotonta. Videokuvaan tallentuu lyhyessä ajassa paljon tietoa, johon voidaan myöhemmin palata. Liikkuva kuva on monipuolinen tutkimusaineisto. Myös muita tallennusmenetelmiä täydentävät lyhyet videoklipit auttavat dokumentoimaan muuten hankalasti tallentuvia tilanteita. Videokuvausta voidaan käyttää esimerkiksi ryhmähaastattelujen tallentamiseen. Laitteet Laadukkaan videokuvan tuottaminen vaatii hyviä välineitä sekä laitteiden hallintaa. Videokameroita on saatavissa helppokäyttöisistä harrastajalaitteista ammattilaistason videokameroihin. Laite kannattaa valita omien taitojen mukaisesti. Kuvaamista täytyy harjoitella etukäteen. Laitevalintaan vaikuttaa myös kuvaamiselle asetettu tavoite. Pyritäänkö julkaisukelpoiseen aineistoon vai tehdäänkö videointi muistiinpanotarkoituksessa? Varsinaisten videokameroiden ohella liikkuvaa kuvaa voidaan tuottaa järjestelmäkameroilla sekä mobiililaitteiden ja tietokoneiden kameroiden avulla. Videokuvaaminen edellyttää usein lisävarusteiden käyttöä. Mikäli kuvaus tapahtuu paikallaan, jalustan käyttö vakauttaa kuvaamista. Äänen laadukas tallentaminen on mahdollista erillisellä mikrofonilla. Kuvauspaikan olosuhteet saattavat edellyttää lisävarusteiksi suotimia, lisävalaisimia tai tuulisuojia. Valmistautuminen Kuvauspaikkaan ja tilaan kannattaa tutustua etukäteen sopivien kuvakulmien löytämiseksi. Kulkureitit, tapahtumien ja kohteiden sijainti sekä valaistus vaikuttavat siihen, miten kuvaaminen voidaan toteuttaa. Tutustumisen yhteydessä arvioidaan myös lisävarusteiden tarve.
Videokuvaamista ja laitteiden toimivuutta kannattaa kokeilla tilassa etukäteen, mikäli se on mahdollista. Yksityisissä tiloissa ja sisätiloissa kuvaaminen edellyttää lupaa tilan omistajalta sekä kuvauksen kohteilta. Huolehdi lupa-asiat ja tiedotus kuntoon hyvissä ajoin. (Linkki Työvaiheet -> 5. Luvat ja käytännöt) Käsikirjoitus Videokuvaus vaatii ennakkosuunnittelua ja käsikirjoituksen. Dokumentointia suunniteltaessa määritellään tavoitteet: Mitä videossa on tarkoitus tallentaa? Millä keinoin asia tuodaan esille? Mikä on videon kohdeyleisö? Nykyajan tallennuksen näkökulma määrittää kuvaamisen tavoitteet ja kuvaustyylin. Videon käsikirjoitus voi olla lyhyt ideapaperi tai pitkälle työstetty ja yksityiskohtainen käsikirjoitus (synopsis). Ammattimaisessa videokuvaamisessa käytetään myös kuvallista käsikirjoitusta (storyboard). Käsikirjoitukseen kuuluu kuvasuunnittelu. Valaistuksen hallinta, kuvakulmien valinta ja kameran liikkeet (panoroinnit, tilttaus) mietitään etukäteen. Yleiskuvien lisäksi videossa kannattaa hyödyntää myös muita kuvakokoja, esimerkiksi henkilöiden kokokuvia, puolilähikuvia ja lähikuvia. Mikäli videossa halutaan käyttää muita tehokeinoja, kuten selostusta tai haastattelujaksoja, ne sisällytetään käsikirjoitukseen. Jos dokumentoinnissa kuvataan usealla kameralla samaan aikaan, huomioidaan kameroiden kuvakulmat. Eri tallennusmenetelmien yhtäaikainen käyttö sovitetaan niin, etteivät ne häiritse toisiaan. Kuvaustilanne Kuvaustilanne on usein ainutkertainen tapahtuma. Paikalle kannattaa saapua ajoissa, jotta kameran asetteluun ja muihin valmisteluihin jää riittävästi aikaa. Kuvaustilanne saattaa tuoda mukanaan yllätyksiä. Riittävän väljä aikataulu mahdollistaa muutosten huomioinnin. Toisinaan on hyvä varautua useampaan kuvauskertaan. Toistuvissa tapahtumissa useampi videointikerta saattaa paljastaa kohteesta uusia piirteitä ja tihentää kerrontaa. Varmista ja testaa etukäteen laitteiden toimivuus. Kuvaustilanteessa kannattaa vielä kertaalleen tarkistaa videon tallentuminen ja muistikortin toiminta. Ulkona kuvatessa tulee varautua olosuhteiden muutoksiin. Myös äänimaailma saattaa muuttua nopeasti kuvaustilanteessa. Videokuvaus muodostuu kuvista ja niiden rakentamista otoksista, jotka on toteutettu yhtenäisenä kuvausjaksona. Vaihtelevuutta videoon syntyy muuttamalla kuvakokoja ja kuvakulmia otosten välillä. Otoksien kestoa voidaan säädellä editointivaiheessa leikkaamalla.
Jälkityöt Videokameroiden tuottamat videoformaatit vaihtelevat kameran valmistajien mukaan. Yleisimpiä ovat esim. MOV ja AVI. Säilytä nämä alkuperäistiedostot videon originaaleina. Tästä materiaalista voidaan editointiohjelmalla muokata sekä kevyempiä katselutiedostoja että pitkäaikaiseen säilytykseen soveltuvia videotiedostoja. Yhtenä otoksena kuvattu video on harvoin valmis tallennettavaksi sellaisenaan. Videota työstetään editointiohjelmien avulla. Editointityötä helpottaa, mikäli käytössä on kaksi tietokonenäyttöä. Videon editoinnissa valitaan raakatiedostoista haluttuja osuuksia lopulliseen videoon. Kuva- ja ääniraidat kulkevat editoinnissa erillään, mutta ne voidaan yhdistää (synkronointi). Valitut otokset ja ääniraidat kerätään aikajanalle, jossa leikattuja otoksia muokataan ja siirrellään haluttuun järjestykseen. Työstettävät videotallenteet tallennetaan siirtokelpoiseen tiedostomuotoon (DV, MPEG, WMV) tai suoraan pitkäaikaissäilytykseen soveltuvaan tiedostomuotoon (Motion JPEG 2000). (Linkki: Työvaiheet -> 6. Aineiston käsittely ja säilyttäminen) 6. Tekstit Dokumentoinnin yhteydessä syntyy usein paperi- ja tekstimuotoisia aineistoja, jotka voidaan tallentaa muiden aineistojen yhteyteen. Dokumentoitavasta kohteesta voidaan tallentaa sekä painettua että käsin kirjoitettua tekstiaineistoa. Paperimuotoinen aineisto voi olla jo valmiina olevaa tai tallennuksen yhteydessä syntynyttä. Dokumentoitavan yrityksen toiminnasta kertovat esitteet, lomakkeet ja mainokset kuvaavat tallennettavaa ilmiötä. Haastattelua voidaan täydentää haastateltavan muistelmilla tai piirroksilla. Tallennettavasta tilasta tehty pohjakuva havainnollistaa kohteiden sijoittumista ympäristöön. Valmistautuminen Tekstimuotoista aineistoa syntyy usein jo dokumentoinnin suunnitteluvaiheessa. Kirjallinen suunnitelma tai taustatyön yhteydessä kerätty paperimuotoinen tieto voidaan tallentaa muun dokumentointiaineiston osaksi. Jos tekstitiedon tuottaminen on keskeinen osa dokumentointia, huomioidaan aineistokokonaisuus dokumentoinnin suunnittelussa. - Tehdäänkö kirjoittaminen tai piirtäminen paikan päällä tallennettavassa kohteessa vai myöhemmin? - Säilytetäänkö alkuperäisaineistot sellaisinaan vai skannataanko ne? - Liittyykö aineistoon sovittavia tekijänoikeuksia? Dokumentoinnin yhteydessä tuotetut tekstiaineistot tallennetaan pääsääntöisesti muun dokumentointiaineiston yhteyteen.
Syntyykö arkisto? Laajojen tekstiaineistojen tallentamisen yhteydessä selvitetään tarvittaessa tallennettavan kohteen arkistointikäytännöt. Viranomaisaineistojen tallentamisesta vastaavat arkistolaitoksen arkistoyksiköt. Yritys- ja yksityisarkistoilla on niin ikään valtakunnallinen arkistoverkostonsa. Yhdistysten ja yksityishenkilöiden arkistoilla käytännöt vaihtelevat. Dokumentoitavan kohteen, kuten yrityksen tai organisaation, arkistonmuodostuksen alaista aineistoa ei ole yleensä syytä tallentaa toisaalle. Tutustu arkistolakiin (Linkki: http://www.finlex.fi/fi/laki/ ajantasa/1994/19940831). Monien painettujen aineistojen tallentaminen on järjestetty valtakunnallisesti. Sanomalehtiaineistojen ja painettujen teosten digitoinnista vastaa kirjastolaitos. Viralliset kartta-aineistot tallentuvat maanmittauslaitoksen arkistoihin. Tekstimuotoisten aineistojen tallentamisessa huomioidaan tekijänoikeudet ja henkilötietolaki. Aineistojen käytöstä ja julkaisemisesta sovitaan tallennuksen yhteydessä. (Linkki: Työvaiheet: 5. Luvat ja käytännöt) Paperimuotoiset aineistot Tallennuksen yhteydessä kerätty tai tuotettu paperimuotoinen aineisto voidaan säilyttää sellaisenaan esimerkiksi arkistokokoelmassa tai kotiseutukokoelmassa. Tekstiaineistot järjestetään sisällön mukaan yhtenäisiksi kokonaisuuksiksi. Järjestämisen perusteena voi olla aika, aakkostus, aihepiiri tai järjestämistä ohjaava valmis kaava. Alkuperäisten aineistojen säilytyksessä käytetään pysyvään säilytykseen soveltuvia arkistomateriaaleja, kuten happovapaita kansioita ja vaippalehtiä. Niitit, teipit, kumilenkit ja muovitaskut poistetaan. Aineiston luetteloinnin yhteydessä aineistoon merkitään tunnistetieto ja sisältö kuvaillaan. Säilytyskansiot nimetään selkein merkinnöin. Digitaaliset aineistot Paperimuodossa olevat aineistot voidaan digitoida jälkikäteen aineiston säilymisen turvaamiseksi ja käytettävyyden helpottamiseksi. Mikäli aineiston kunto on huono tai kyseessä on hauras materiaali, digitointi voidaan skannerin sijaan tehdä jäljennöskuvaamalla. Digitointi tehdään riittävän suurella resoluutiolla (min 300), mikä varmistaa aineiston jatkokäytön sähköisenä. Digitoitu aineisto tallennetaan pitkäaikaiseen säilytykseen soveltuvaan tiedostomuotoon (Linkki: Työvaiheet: 6. Aineistojen käsittely ja säilyttäminen). Myös aineiston varmuuskopioinnista ja konvertoinnista tulee huolehtia. Tutkimukselliset aineistot Dokumentoinnin yhteydessä saattaa myös syntyä tutkimuksellista tekstiaineistoa. Opintoihin sisältyvässä tai muuten laajassa tallennuksessa dokumentointiraportti laaditaan usein tutkimusmuotoon. Tutkimuksellista aineistoa saattaa kertyä dokumentoinnin yhteydessä myös valmiina aineistona.
Tutkimukselliset tekstiaineistot tallennetaan joko alkuperäisinä paperiaineistoina tai digitaalisina aineistoina. Aineistojen tekijänoikeuksista sovitaan. Samalla selvitetään, miten tutkimusaineistoa voidaan jatkossa käyttää ja julkaista osana dokumentointia. Myös digitoitiin on syytä pyytää tekijän lupa. Itse tuotetussa tutkimuksellisessa aineistossa noudatetaan tieteellistä, oppiainekohtaista tai muuten sovittua jäsentelyä ja viittauskäytäntöä. Jos aineistossa siteerataan toisia teoksia tai tietoja, lähde tulee mainita joko tekstiviitteessä tai lähdeluettelossa. Tutkimuksellinen ote dokumentointiaineistoon aineiston analysointi ja tulkinta syventävät dokumentoinnin tietoa. Omat tulkinnat ja alkuperäinen tallennusaineisto tulee kuitenkin selvästi erottaa toisistaan. Dokumentoinnit tuottavat tutkimusaineistoa myös tuleville tutkijoille.