SIEVIN KUNTA KOKOUSKUTSU 6/2017 Sivu 1 lähetetty 31.8.2017 Tarkastuslautakunta Aika: Tiistaina 05.09.2017 kello 14.00 Kahvi kokoushuoneessa klo 14.00 Paikka: Kunnanhallituksen huone Käsiteltävät asiat: Asia Sivu 1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus... 3 2 Pöytäkirjanpitäjän valinta... 4 3 Pöytäkirjan tarkastaminen... 5 4 Pöytäkirjan nähtävillä pitäminen... 6 5 Tarkastuslautakunnan vaalin toteaminen... 7 6 Kokouskutsun ja esityslistan lähettäminen... 8 7 Esittely lautakunnan kokouksessa... 9 8 Tilintarkastajan valinta... 10 9 Tarkastuslautakunnan työn avustaminen... 11 10 Lautakunnan tietojensaantioikeus ja jäsenille säännönmukaisesti toimitettavat asiakirjat... 12 11 Tarkastuslautakunnan talousarvio 2017 ja menojen hyväksyminen... 13 12 Tarkastuslautakunnan kouluttautuminen ja käyttöön tilattava materiaali... 14 13 Tarkastuslautakunnan palkkiot... 15 14 Esteellisyydet ja riippumattomuuksien toteaminen... 16 15 Arvioinnin käytännön suorittaminen (arviointisuunnitelma)... 17 16 Tilintarkastajan tarkastussuunnitelma... 18 17 Sidonnaisuusilmoitusten tarkastaminen... 19 18 Kunnanjohtajan katsaus... 20 19 Kunnankamreerin katsaus... 21 20 Muut asiat... 22 21 Oikaisuvaatimus ja valitusosoitus... 23
SIEVIN KUNTA KOKOUSKUTSU 6/2017 Sivu 2 lähetetty 31.8.2017 Tarkastuslautakunta Pöytäkirjan nähtävänäpito: Päätetään kokouksessa. Annu Pärkkä puheenjohtaja, mtty Esityslista lähetetty sähköpostitse 31.8.2017: - tarkastuslautakunta: Annu Pärkkä, pj. Jukka Linna, vpj. Airi Hakala Terttu Sipilä Heikki Voltti - tilintarkastaja Asko Vanhatupa (BDO Audiator Oy) - kunnanjohtaja Janne Tervo - kunnankamreeri Marja Korkeakangas
SIEVIN KUNTA ESITYSLISTA 6/ 2 0 1 7 Sivu 3 1 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Tarkastuslautakunta 5.9.2017 22 Tarkastuslautakunnan kokousmenettelyssä noudatetaan hallintosäännön määräyksiä. Lautakunnan kokouskutsu on lähetettävä vähintään neljä (4) päivää ennen kokousta.kutsun antaa puheenjohtaja ja siinä on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Tarkastuslautakunnan kokous on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Asiasta päätetään puheenjohtajan selostuksen pohjalta. Hallintosäännön mukaan lautakunnan kokouksissa tilintarkastajalla on läsnäolo- ja puheoikeus. Kunnanhallitus ei voi määrätä edustajaansa lautakunnan kokouksiin. Puheenjohtajan päätösehdotus: Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
SIEVIN KUNTA ESITYSLISTA 6/ 2 0 1 7 Sivu 4 2 PÖYTÄKIRJANPITÄJÄN VALINTA Tarkastuslautakunta 5.9.2017 23 Toimielimen pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Tarkastuslautakunta valitsee pöytäkirjanpitäjän joko keskuudestaan tai lautakunnan ulkopuolelta. Puheenjohtajan päätösehdotus: Tarkastuslautakunta nimeää pöytäkirjanpitäjäksi tilintarkastaja JHTT Asko Vanhatuvan.
SIEVIN KUNTA ESITYSLISTA 6/ 2 0 1 7 Sivu 5 3 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAMINEN Tarkastuslautakunta 5.9.2017 24 Hallintosäännön mukaan pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan lautakunnan päättämällä tavalla. Puheenjohtajan päätösehdotus: Tämän kokouksen pöytäkirja tarkastetaan siten, että kaikki läsnäolijat allekirjoittavat pöytäkirjan.
SIEVIN KUNTA ESITYSLISTA 6/ 2 0 1 7 Sivu 6 4 PÖYTÄKIRJAN NÄHTÄVILLÄ PITÄMINEN Tarkastuslautakunta 5.9.2017 25 Kuntalaki (410/2015) 140 : Valtuuston, kunnanhallituksen ja lautakunnan sekä kuntayhtymän 58 :n 1 momentissa tarkoitetun toimielimen pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Hallintosäännön 165 mukaan kunnanhallituksen ja lautakunnan pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kunnan verkkosivuilla siten kuin kuntalain 140 :ssä tarkemmin säädetään. Puheenjohtajan päätösehdotus: Tarkastuslautakunta päättää pöytäkirjojen nähtävänä olosta.
SIEVIN KUNTA ESITYSLISTA 6/ 2 0 1 7 Sivu 7 5 TARKASTUSLAUTAKUNNAN VAALIN TOTEAMINEN Tarkastuslautakunta 5.9.2017 26 Kuntalain 121 :n 1. momentin mukaan valtuusto valitsee tarkastuslautakunnan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastuksen järjestämistä varten. Lautakunnan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan tulee olla valtuutettuja. Hallintosäännön 10 :n mukaan lautakunnassa on puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja sekä kolme muuta jäsentä. Jokaisella jäsenellä on henkilökohtainen varajäsen. Valtuusto on kokouksessaan valinnut tarkastuslautakuntaan seuraavat jäsenet ja varajäsenet: Anu Pärkkä, pj Jukka Linna, vpj Terttu Sipilä, jäsen Heikki Voltti, jäsen Airi Hakala, jäsen Satu Huhtala, varajäsen Markku Autio, varajäsen Katja Jylkkä, varajäsen Juha Kinnunen, varajäsen Ari Alakangas, varajäsen Puheenjohtajan päätösehdotus: Tarkastuslautakunta toteaa valtuuston päätöksen 15.6.2017 47.
SIEVIN KUNTA ESITYSLISTA 6/ 2 0 1 7 Sivu 8 6 KOKOUSKUTSUN JA ESITYSLISTAN LÄHETTÄMINEN Tarkastuslautakunta 5.9.2017 27 Hallintosäännön mukaan toimielin pitää kokouksensa päättämänään aikana ja paikassa. Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat (asialista). Esityslista lähetetään mahdollisuuksien mukaan kokouskutsun yhteydessä. Kokouskutsu lähetetään lautakunnan päättämällä tavalla. Puheenjohtajan päätösehdotus: Lautakunta päättää kokouskutsun ja esityslistan lähettämistavasta.
SIEVIN KUNTA ESITYSLISTA 6/ 2 0 1 7 Sivu 9 7 ESITTELY LAUTAKUNNAN KOKOUKSESSA Tarkastuslautakunta 5.9.2017 28 Hallintosäännön 85 mukaan tarkastuslautakunnan päätökset tehdään ilman viranhaltijaesittelyä puheenjohtajan selostuksen pohjalta. Yleensä lautakunnan esittelijänä toimii toimialan johtava viranhaltija, mutta tarkastuslautakunnalla ei ole yhtään viranhaltijaa alaisuudessaan. Puheenjohtajan päätösehdotus: Tarkastuslautakunta toteaa, että esittely ja päätöksenteko tarkastuslautakunnassa tapahtuu puheenjohtajan selostuksen pohjalta.
SIEVIN KUNTA ESITYSLISTA 6/ 2 0 1 7 Sivu 10 8 TILINTARKASTAJAN VALINTA Tarkastuslautakunta 5.9.2017 29 Valtuusto on kokouksessaan 31.5.2017 30 valinnut tilintarkastajaksi toimikaudeksi 2017 2018 JHTT -yhteisö BDO Audiator Oy:n. Valtuuston päätös ja 28.8.2017 allekirjoitettu palvelusopimus lähetetään esityslistan mukana. BDO Audiator Oy on esittänyt, että kunnan vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi nimetään JHTT Asko Vanhatupa. Puheenjohtajan päätösehdotus: Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi valtuuston päätöksen ja palvelusopimuksen.
SIEVIN KUNTA ESITYSLISTA 6/ 2 0 1 7 Sivu 11 9 TARKASTUSLAUTAKUNNAN TYÖN AVUSTAMINEN Tarkastuslautakunta 5.9.2017 30 Tarkastuslautakunta päätti edellä pykälässä 23 lautakunnan pöytäkirjanpitäjästä. Muusta mahdollisesti tarvittavasta lautakuntatyön avustamisesta on tarpeen päättää erikseen. Tilintarkastusyhteisö on tarjouksessaan ilmoittanut lautakunnan tukipalveluiden veloitusperusteet. Tarkastuslautakunnan avustamiseen liittyviä tehtäviä ovat mm. kokousten valmistelu, esityslistojen laatiminen, arviointikertomuksen valmistelu siinä laajuudessa kuin näistä tehtävistä lautakunnan kanssa sovitaan. Puheenjohtajan päätösehdotus: Tarkastuslautakunta päättää siitä, miten tilintarkastaja osallistuu lautakuntatyön avustamiseen.
SIEVIN KUNTA ESITYSLISTA 6/ 2 0 1 7 Sivu 12 10 LAUTAKUNNAN TIETOJENSAANTIOIKEUS JA JÄSENILLE SÄÄNNÖNMUKAISESTI TOIMITETTAVAT ASIAKIRJAT Tarkastuslautakunta 5.9.2017 31 Kuntalain 124 :n mukaan tarkastuslautakunnalla ja tilintarkastajalla on oikeus salassapitosäännösten estämättä oikeus saada kunnan viranomaisilta tietoja ja nähtäväkseen asiakirjoja, joita tarkastuslautakunta tai tilintarkastaja pitää tarpeellisena tarkastustehtävän hoitamiseksi. Käytännössä salassa pidettävien asiakirjojen pyytäminen edellyttää lautakunnan päätöstä. Tarkastuslautakunnan arviointitehtävän kannalta on perusteltua, että heille toimitetaan säännönmukaisesti tehtävän kannalta keskeisiä asiakirjoja. Lautakunta voi pyytää, että sille toimitetaan säännönmukaisesti mm. seuraavat asiakirjat: talousarvio ja -suunnitelma osavuosikatsaukset tai muut kunnan kokonaiskehitystä kuvaavat raportit hallintosääntö ja sen muutokset valtuuston pöytäkirjat hallituksen pöytäkirjat Lautakunnan jäsenten on tarpeen tehdä tilikauden aikaisista havainnoistaan muistiinpanoja, jotka auttavat lautakunnan työskentelyä ja arviointikertomuksen laatimista. Puheenjohtajan päätösehdotus: Lautakunta päättää sille säännönmukaisesti toimitettavista asiakirjoista.
SIEVIN KUNTA ESITYSLISTA 6/ 2 0 1 7 Sivu 13 11 TARKASTUSLAUTAKUNNAN TALOUSARVIO 2017 JA MENOJEN HYVÄKSYMINEN Tarkastuslautakunta 5.9.2017 32 Valtuuston hyväksymän vuoden 2017 talousarvion mukaan tarkastuslautakunnan talousarvion menot ovat 13.910,00 euroa. Puheenjohtajan päätösehdotus: Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi vuoden 2017 talousarvion ja toteaa sen olevan myös lautakunnan käyttösuunnitelman. Tarkastuslautakunta päättää siitä, ketkä toimivat lautakunnan menojen hyväksyjinä sen toimikaudella.
SIEVIN KUNTA ESITYSLISTA 6/ 2 0 1 7 Sivu 14 12 TARKASTUSLAUTAKUNNAN KOULUTTAUTUMINEN JA KÄYTTÖÖN TILATTAVA MATERIAALI Tarkastuslautakunta 5.9.2017 33 Lautakunnan työn onnistumisen kannalta on tärkeää, että lautakunta perehtyy ja kouluttautuu tehtäväänsä hyvin. Puheenjohtajan päätösehdotus: Lautakunta käy keskustelun ja päättää tarvittavasta perehtymissuunnitelmastaan, osallistumisesta koulutukseen ja mahdollisesti lautakunnan käyttöön hankittavasta kirjallisuudesta ja muusta materiaalista.
SIEVIN KUNTA ESITYSLISTA 6/ 2 0 1 7 Sivu 15 13 TARKASTUSLAUTAKUNNAN PALKKIOT Tarkastuslautakunta 5.9.2017 34 Hallintosäännön 15 luvussa on määräykset luottamushenkilöille maksettavista palkkioista. Hallintosäännössä on selvitetty myös luottamushenkilöiden ansionmenetysten korvausperiaatteet. Hallintosääntö jaetaan jäsenille kokouksessa. Puheenjohtajan päätösehdotus: Todetaan hallintosäännön mukaiset palkkiot.
SIEVIN KUNTA ESITYSLISTA 6/ 2 0 1 7 Sivu 16 14 ESTEELLISYYDET JA RIIPPUMATTOMUUKSIEN TOTEAMINEN Tarkastuslautakunta 5.9.2017 35 Tarkastuslautakunnan jäsenten ja tilintarkastajan esteellisyydestä on voimassa, mitä hallintolain 27 ja 28 pykälissä säädetään. Esteellisyydellä tarkoitetaan henkilön sellaista suhdetta asiaan tai asianosaisiin, että se vaarantaa hänen puolueettomuutensa yksittäisen asian käsittelyssä. Yleisimmin esteellisyyden aiheuttaa lähisukulaisuus tai asianosaisuus. Tarkastuslautakunnan jäsenen on perusteltua ilmoittaa tiedossaan olevat ns. pysyvät esteellisyydet tässä vaiheessa. Mahdollisista asiakohtaisista esteellisyyksistä lautakunnan jäsenen tulee ilmoittaa välittömästi sellaisen ilmetessä. Tarkastuslautakunta toteaa myös jäsenten riippumattomuudet. Puheenjohtajan päätösehdotus: Lautakunnan jäsenet ilmoittavat esteellisyytensä ja ne merkitään pöytäkirjaan. Esteellisyyksissä tapahtuvista muutoksista lautakunnan jäsenet ilmoittavat välittömästi.
SIEVIN KUNTA ESITYSLISTA 6/ 2 0 1 7 Sivu 17 15 ARVIOINNIN KÄYTÄNNÖN SUORITTAMINEN (ARVIOINTISUUNNITELMA) Tarkastuslautakunta 5.9.2017 36 Tarkastuslautakunta on asetettu hallinnon ja talouden hoidon tarkastuksen järjestämistä varten. Lautakunnan on arvioitava, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet toteutuneet. Lautakunnan työn perustaksi on tarpeen valmistella ohjeellinen arviointisuunnitelma. Lautakunta käy periaatekeskustelun työskentelynsä käytännön järjestelyistä. Arviointisuunnitelma valmistellaan tässä kokouksessa tilintarkastajan valmistelun pohjalta. Valmistelu tapahtuu yhteistyössä jäljempänä esitetyn tilintarkastajan tarkastussuunnitelman valmistelun kanssa. Puheenjohtajan päätösehdotus: Tarkastuslautakunta päättää hyväksyä arviointisuunnitelman ja työohjelman vuodelle 2017.
SIEVIN KUNTA ESITYSLISTA 6/ 2 0 1 7 Sivu 18 16 TILINTARKASTAJAN TARKASTUSSUUNNITELMA Tarkastuslautakunta 5.9.2017 37 Tilintarkastaja valmistelee ja esittää lautakunnalle tiedoksi toimikauttaan koskevan tarkastussuunnitelman ja tilikautta koskevan työohjelman. Alustava suunnitelma ja työohjelma esitellään kokouksessa. Tässä yhteydessä päätetään myös tilintarkastajan raportoinnista lautakunnalle. Puheenjohtajan päätösehdotus: Tarkastuslautakunta päättää merkitä tiedokseen tilintarkastajan tarkastussuunnitelman vuosille 2017-2018 ja työohjelman vuodelle 2017 seuraavassa lautakunnan kokouksessa.
SIEVIN KUNTA ESITYSLISTA 6/ 2 0 1 7 Sivu 19 17 SIDONNAISUUSILMOITUSTEN TARKASTAMINEN Tarkastuslautakunta 5.9.2017 38 Sidonnaisuuksien ilmoittamisesta säädetään Kuntalain (410/2015) 84 :ssä seuraavasti: Tämän pykälän 2 momentissa tarkoitetun kunnan luottamushenkilön ja viranhaltijan on tehtävä sidonnaisuusilmoitus johtotehtävistään sekä luottamustoimistaan elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisössä, merkittävästä varallisuudestaan sekä muistakin sidonnaisuuksistaan, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa. Velvollisuus ilmoittaa sidonnaisuuksista koskee kunnanhallituksen ja maankäyttö- ja rakennuslaissa (132/1999) tarkoitettuja tehtäviä hoitavan toimielimen jäseniä, valtuuston ja lautakunnan puheenjohtajaa ja varapuheenjohtajia, kunnanjohtajaa, pormestaria ja apulaispormestaria sekä kunnanhallituksen ja lautakunnan esittelijää. Ilmoitus on tehtävä kahden kuukauden kuluessa siitä kun henkilö on tehtäväänsä valittu. Henkilön on myös ilmoitettava viivytyksettä sidonnaisuuksissa tapahtuneet muutokset. Sidonnaisuusilmoitus tehdään tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi. Tarkastuslautakunta voi tarvittaessa kehottaa ilmoitusvelvollista tekemään uuden ilmoituksen tai täydentämään jo tehtyä ilmoitusta. Kunnan on pidettävä sidonnaisuuksista rekisteriä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Ilmoitusvelvollisuuden piiriin kuuluvat luottamustoimen tai tehtävän päättyessä henkilöä koskevat tiedot on poistettava rekisteristä ja tietoverkosta." Hallintosäännön 87 mukaan tarkastuslautakunta on sidonnaisuusrekisterin rekisterinpitäjä ja sen on saatettava sidonnaisuusilmoitukset valtuustolle tiedoksi kerran vuodessa. Puheenjohtajan päätösehdotus: Lautakunta 1. päättää merkitä tiedoksi kuntalaissa (410/2015) tarkastuslautakunnan tehtäväksi säädetyn sidonnaisuuksien ilmoittamisen, 2. valitsee järjestelmälle pääkäyttäjän, tarkastajat ja hyväksyjän, 3. saattaa ilmoitukset valtuustolle tiedoksi.
SIEVIN KUNTA ESITYSLISTA 6/ 2 0 1 7 Sivu 20 18 KUNNANJOHTAJAN KATSAUS Tarkastuslautakunta 5.9.2017 39 Puheenjohtajan päätösehdotus: Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi kunnanjohtajan ajankohtaiskatsauksen.
SIEVIN KUNTA ESITYSLISTA 6/ 2 0 1 7 Sivu 21 19 KUNNANKAMREERIN KATSAUS Tarkastuslautakunta 5.9.2017 40 Puheenjohtajan päätösehdotus: Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi kunnankamreerin ajankohtaiskatsauksen.
SIEVIN KUNTA ESITYSLISTA 6/ 2 0 1 7 Sivu 22 20 MUUT ASIAT Tarkastuslautakunta 5.9.2017 41 Puheenjohtajan päätösehdotus: Tarkastuslautakunta ottaa käsiteltäväksi lautakunnan jäsenten ja tilintarkastajan mahdollisesti esille ottamat asiat
SIEVIN KUNTA ESITYSLISTA 6/ 2 0 1 7 Sivu 23 21 OIKAISUVAATIMUS JA VALITUSOSOITUS Tarkastuslautakunta 5.9.2017 42 Pöytäkirjaan liitettävässä oikaisuvaatimusohjeessa annetaan tarpeelliset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemiseksi. Pöytäkirjaan liitettävässä valitusosoituksessa on mainittava valitusviranomainen, valitusaika ja mitä valituskirjaan on liitettävä. Päätökseen, josta ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä valitusta, on liitettävä tästä ilmoitus ja samalla mainittava, mihin lain tai asetuksen kohtaan kielto perustuu. Puheenjohtajan päätösehdotus: Ohjeet oikaisuvaatimuksesta, valitusosoitus sekä muutoksenhakukielto liitetään pöytäkirjaan.