TIETEELLISTEN SEURAIN VALTUUSKUNNAN PALVELUT

TIETEELLISTEN SEURAIN VALTUUSKUNNAN PALVELUT Tieteellisten seurain valtuuskunta Helsinki 2011

Tieteellisten seurain valtuuskunta Mariankatu 5 00170 Helsinki Puhelin *(09) 228 691 Sähköposti: tsv@tsv.fi Toimihenkilöiden henkilökohtainen sähköposti osoite on etunimi.sukunimi@tsv.fi. Lisätietoja Tieteellisten seurain valtuuskunnasta ja tieteellisten seurain toiminnasta: www.tsv.fi Ilkka Niiniluoto, Tiedeyhteisön ytimessä: TSV 110 vuotta, Tieteessä tapahtuu 6/2009, s. 1 2. Aura Korppi-Tommola ja Hannu Heikkilä, Hyvässä seurassa Tieteellisten seurain valtuuskunnassa, Tieteessä tapahtuu 6/2009, s. 3 9. Suomen tieteelliset seurat 1999 Finlands vetenskapliga samfund (TSV, Espoo 1999) Hannu Heikkilä, Lisan koulusta Tieteiden taloksi Tieteessä tapahtuu 7/1997, s. 423 452. Tieteellisten seurain valtuuskunnan synty, Suomen tieteen historia osa 4 (WSOY 2002), s. 68 69. Tieteelliset seurat, julkaisutoiminta ja tieteen popularisointi, Suomen tieteen historia osa 4 (WSOY 2002), s. 564 601. Tieteellisten seurain valtuuskunta. Säädökset; De vetenskapliga samfundens delegation. Statuten, TSV 2007. Toimittanut: Aura Korppi-Tommola Ulkoasu: Heikki Kalliomaa Kannen kuva: Jari Loisa ISBN 978-952-99486-8-0 (nid.) ISBN 978-952-99486-9-7 (pdf) Painopaikka: Vammalan Kirjapaino, Sastamala 2011.

SISÄLLYS TIETEELLISTEN SEURAIN VALTUUSKUNTA 5 1. JÄSENSEURAT 6 1.1 Jäsenseurat 6 1.2 Tiedeakatemiajaosto 6 1.3 Jäsenyys 7 1.4 Seuraluettelo 7 2. TIETEELLISTEN SEUROJEN TOIMINTAEDELLYTYSTEN TURVAAMINEN 7 2.1 Kokoustilat 8 2.1.1 Tieteiden talo 8 2.1.2 Säätytalo 12 2.1.3 Tiedekeskus Heureka 13 2.1.4 Jäsenseurojen toimitilat 13 2.1.5 Toimistopalvelut 13 2.1.6 Arkistonhoito 14 3. JULKAISUTOIMINNAN TUKEMINEN 15 3.1 Julkaisukeskus 15 3.1.1 Julkaisupalvelut 16 3.1.2 Julkaisujen myynti ja markkinointi 18 3.1.3 Julkaisujen varastointi ja postitus 20 3.1.4 Seurojen julkaisujen kansainvälinen vaihto 22 4. TIETEEN TIEDOTUS 23 4.1 Tieteessä tapahtuu -lehti 23 4.2 Tieteen päivät 24 5. AVUSTUKSET JA APURAHAT 25 5.1. Yleiset avustusten haku- ja raportointiohjeet 25 5.2 Julkaisutoiminta ja kansainvälinen toiminta 25 5.3 Kansainväliset konferenssit ja kansalliset seminaarit 27 5.4 Tieteellisten seurain valtuuskunnan 100-vuotisrahasto 28 6. YLEISTÄ TIETEELLISTEN SEURAIN VALTUUSKUNNASTA 29 6.1 Kokoukset 29 6.2 Hallitus 29 6.3 Talous 31 6.4 Aloitteita ja vaikuttamista 31 6.4.1 Julkaisufoorumi 32 6.4.2 Tieteen termistötalkoot 33 3

6.4.3 Kansallisen tason tutkimusinfrastruktuurit: nykytila ja tiekartta 34 6.4.4 Suomen tieteen historia 34 7. NEUVOTTELUKUNNAT 36 7.1 Tutkimusetiikka 36 7.1.1 Tutkimuseettinen neuvottelukunta 36 7.1.2 Pohjoismainen bioetiikkakomitea 38 7.2. Tiedonjulkistamisen neuvottelukunta 39 LIITTEET Liite 1: TSV:n jäseneksi hakeminen ja jäsenkriteerit 41 Liite 2: Yhdistystoimintaa koskevaa kirjallisuutta ja lainsäädäntöä 42 4

TIETEELLISTEN SEURAIN VALTUUSKUNTA Tieteellisten seurain valtuuskunta (TSV) perustettiin vuonna 1899 senaatin määräyksellä. Tuolloin elettiin Suomen tieteen voimakkaan kehityksen aikaa. Kansallisten tieteiden edistämistä pidettiin tärkeänä, ja autonomisen Suomen senaatti halusi tukea myös tieteenharjoittajien vapaaehtoisuuteen perustuvien tieteellisten seurojen toimintaedellytyksiä, koska yliopiston tulevaisuus oli epävarma venäläistämispaineiden alla. Valtuuskunta toimi senaatin määräyksen pohjalla aina vuoteen 2007, jolloin tuli voimaan Laki Tieteellisten seurain valtuuskunnasta (938/2006). Laki vahvisti valtuuskunnan asemaa julkisoikeudellisena yhteisönä. Lain edellyttämä sääntömuutos toteutettiin seuraavana keväänä. Valtuuskunnalla on laajat itsenäiset toimivaltuudet ja se toimii kyseisen lain, sääntöjensä ja osin yhdistyslain puitteissa. Lain mukaan valtuuskunnan tehtävänä on 1) edistää valtuuskunnan jäsenyhteisöjen yhteistyötä ja tukea niiden toimintaedellytyksiä; 2) kehittää tieteellisen tiedon välitystä ja julkaisutoimintaa sekä hoitaa tieteellisen kirjallisuuden kansainvälistä vaihtoa; 3) edistää tutkimustiedon tunnetuksi tekemistä ja sen käyttöä yhteiskunnassa; sekä 4) hoitaa muut valtuuskunnalle sen säännöissä määrätyt tehtävät. Aluksi jäsenseuroja oli kaikki tieteenalat kokoavan Suomen Tiedeseuran lisäksi kahdeksan muuta tieteellistä seuraa ja vuonna 1908 joukkoon liittyi tuolloin perustettu Suomalainen Tiedeakatemia. Kolmella akatemialuontoisella jäsenyhteisöllä, Suomen Tiedeseuralla, Suomalaisella Tiedeakatemialla ja Teknillisten Tieteiden Akatemialla on erityisasema siten, että niillä on oikeus nimittää edustajansa TSV:n hallitukseen. Toimintatilojen tarjoaminen tieteellisille seuroille on opetus- ja kulttuuriministeriöltä saatava merkittävä tuki tiedeyhteisössä harjoitettavalle vapaalle kansalaistoiminnalle. Vuosina 1899 1932 tieteelliset seurat ja niiden kirjasto toimivat ns. Pöllölässä Kasarmikadulla. Sitten valtuuskunta toimi 1980-luvun loppuun Säätytalossa Snellmaninkadulla. Säätytalo on ollut pääasiassa valtioneuvoston käytössä vuonna 1990 toteutetun remontin jälkeen. Tieteelliset seurat ovat edelleen voineet varata sieltä kokoustiloja, mutta vain rajoitetusti. Vuonna 1997 tieteelliset seurat saivat käyttöönsä Kirkkokatu 6:ssa sijaitsevan entisen koulurakennuksen, joka nimettiin Tieteiden taloksi. TSV:n toimisto sijaitsee samassa korttelissa Mariankatu 5:ssä, Helsingin Kruununhaassa. TSV on julkaissut erillisenä kirjasena valtuuskuntaa koskevat säädökset vuonna 2007. 5

1. JÄSENSEURAT 1.1 Jäsenseurat Valtuuskuntaan kuuluu 256 tieteellistä seuraa, joissa on yli 200 000 henkilöjäsentä. Seurojen jäsenistö koostuu tutkijoista, alojensa ammatinharjoittajista ja harrastajista. Tällä tavalla TSV edustaa laajaa tiedeyhteisöä eikä tiettyä yliopistoa, tieteenalaa tai laitosta. TSV:n jäsenseurat ovat joko yhdistyksiä tai säätiöitä, joita siis koskee yhdistyslaki (n:o 503/1989) ja laki yhdistyslain muuttamisesta (678/2010) tai säätiölaki (n:o 109/1930). Yhdistyksen toimintaa ja päätöksentekoa koskevissa asioissa voivat jäsenseurat kysyä neuvoa toiminnanjohtaja Aura Korppi-Tommolalta. Tämän oppaan lopussa on liitteessä n:o 2 lueteltu yhdistystoimintaa koskevia lakeja ja asetuksia sekä asiaa koskevaa kirjallisuutta. 1.2 Tiedeakatemiajaosto Tiedeakatemiajaosto on Tieteellisten seurain valtuuskunnan yhteydessä toimiva tiedeakatemioiden yhteistyöelin. Sen tavoitteena on edistää kansainvälisesti korkeatasoista tieteellistä tutkimusta kaikilla tieteenaloilla. Tiedeakatemiajaosto osallistuu kansalliseen ja kansainväliseen tiedepoliittiseen toimintaan, tieteelliseen tutkimukseen perustuvien asiantuntijaraporttien ja lausuntojen laatimiseen, tutkimuksen arviointiin ja palkitsemiseen sekä tieteen tunnetuksi tekemiseen yhteiskunnassa. Tiedeakatemiajaosto edustaa suomalaisia tiedeakatemioita kansainvälisissä tiedejärjestöissä. Lisäksi se vastaa 31:n eri tieteenaloja edustavan kansalliskomitean toiminnan koordinoinnista. Tiedeakatemiajaostoon kuuluu kahdeksan jäsentä, kaksi Suomalaisen Tiedeakatemian nimeämää jäsentä, kaksi Suomen Tiedeseuran nimeämää jäsentä sekä yksi Teknillisten Tieteiden Akatemian ja yksi Svenska Tekniska Vetenskapsakademien i Finlandin nimeämä jäsen. Lisäksi jaostoon kuuluu kaksi TSV:n nimeämää jäsentä, joiden tulee olla jonkin tiedeakatemian jäseniä. Jäsenyys TSV:n hallituksessa ei ole ehto Tiedeakatemiajaostoon nimeämiselle. Tiedeakatemiajaoston nimittää Tieteellisten seurain valtuuskunnan hallitus kolmeksi vuodeksi kerrallaan. Yhteystiedot: Kansainvälisten asiain päällikkö Irina Piippo, puh. (09) 228 69 226 Tiedesihteeri Katri Mäkinen, puh. (09) 228 69 242 6

1.3 Jäsenyys Jäsenseurat maksavat valtuuskunnalle jäsenmaksun, joka määräytyy henkilöjäsenten määrän mukaan. Vuonna 2011 maksu on 25 senttiä henkilöjäseneltä, kuitenkin vähintään 100 ja enintään 1300. Maksu vahvistetaan vuosittain syyskokouksessa ja laskutetaan seuroilta keväällä valtuuskunnan jäsenseuraluetteloon ilmoitetun jäsenmäärän perusteella. Ohjeet tieteellisten seurain valtuuskunnan jäsenseuraksi hakemisesta ja hallituksen määrittelemät jäsenkriteerit ovat liitteessä 1. 1.4 Seuraluettelo TSV ylläpitää jäsenseuraluetteloa, joka on verkkosivuilla www.tsv.fi. Siinä esitellään seuran nimi eri kielillä, yhteystiedot, luottamushenkilöt, jäsenmäärä ja jäseneksi hyväksymiskäytäntö, julkaisut, kansainväliset yhteydet, seuran hallinnassa olevat kokoelmat ja muita kyseisen seuran antamia tietoja. Luettelo julkaistaan myös painettuna kirjasena, viimeksi vuonna 2008. Jäsenseurat voivat päivittää tietojaan verkossa. Päivityssivulle pääsee TSV:n verkkosivulta www.tsv.fi linkistä Jäsenseurat / Tietojen päivitys. Päivitystä varten tarvittavat käyttäjätunnukset on lähetetty seuroille. Samalla tunnuksella pääsee tekemään varauksia Tieteiden talosta. Päivitystä koskeviin kysymyksiin vastaa Raija Mankki (09) 228 69 231. Tunnuksen saa myös ylivahtimestari Antonio Rodríguezilta puh. (09) 228 69 264. 2. TIETEELLISTEN SEUROJEN TOIMINTAEDELLYTYSTEN TURVAAMINEN TSV toimii aktiivisesti turvatakseen jäsenseurojen toimintaedellytyksiä ja auttaa seuroja tieteellisten julkaisujen tuottamisessa, myymisessä ja markkinoinnissa, varastoinnissa ja kansainvälisessä vaihdossa. Valtuuskunta hallinnoi niitä toimitiloja, jotka valtiovalta on asettanut seurojen käyttöön. Valtuuskunnassa työskentelee 29 toimihenkilöä vuonna 2011. Jäsenseurat voivat kysyä neuvoa kaikkiin seurojen toimintaan liittyviin kysymyksiin valtuuskunnan toimistosta. Yleisiin yhdistystoimintaa koskeviin kysymyksiin vastaa toiminnanjohtaja Aura Korppi-Tommola, kirjanpitoa ja muuta taloudenhoitoa, kuten verotusta koskeviin kysymyksiin vastaa talouspäällikkö Satu Kumlin, puh. (09) 228 69 223. Julkaisu- ja konferenssiavustuksien maksatusta koskeviin tiedusteluihin vastaa hallinnollinen avustaja Anneli Rossi, puh. (09) 228 69 225. 7

2.1 Kokoustilat 2.1.1 Tieteiden talo Kirkkokatu 6 00170 Helsinki Tieteellisten seurojen kokoustilat ovat Tieteiden talolla, Kirkkokatu 6. Kuva Jari Loisa. Valtioneuvosto on luovuttanut Tieteiden talon Tieteellisten seurain valtuuskunnan ja sen jäsenseurojen käyttöön. Seurat voivat käyttää tiloja arkisin klo 8 20 välisenä aikana korvauksetta. Salin 104 käytöstä maanantaista torstaihin klo 8 16 seura maksaa kuitenkin pienen vuokran. Arkisin klo 20 jälkeen sekä viikonloppuisin laskutettava vuokra kattaa lähinnä vahtimestarikuluja. Iltatilaisuuksien tulee päättyä viimeistään klo 24. Tieteiden talo pidetään kesällä suljettuna kahden viikon ajan siivouksen ja kesälomien takia. Kiinnioloa sovitellaan siten, että se haittaisi mahdollisimman vähän seurojen toimintaa, kongresseja yms. Kesätapahtumista ja muista lomakausina, kuten jouluna ja pääsäisenä, järjestettävistä tilaisuuksista on hyvä neuvotella etukäteen. Tieteiden talon ja Säätytalon varaus koskee vain varattuja tiloja ja varattua aikaa. Seuran edustajien on huolehdittava, erityisesti illan viimeisten tilaisuuksien jälkeen, että vieraat poistuvat ajallaan. Yhteistyö vuorossa olevan vahtimestarin kanssa auttaa asioiden sujumista. Tilavaraukset Jäsenseurat voivat tehdä varauksen sähköisesti osoitteessa www.tieteidentalo.fi. Tila- 8

varaukset-linkistä voi katsoa tilojen esittelyä ja nähdä varaustilanteen. Kuka tahansa asiakas voi tehdä varauksen, johon tulee myöhemmin vahvistus. Kanta-asiakkaat-linkistä seurat pääsevät omille sivuilleen ja voivat tehdä varauksia. Seurakohtaiset käyttäjäkoodit on lähetetty jäsenkirjeen 3/2002 (17.5.2002) mukana ja sen jälkeen jäseneksi tulleille seuroille hyväksymiskirjeen mukana. Sivujen käyttöön liittyvissä asioissa voi kääntyä suunnittelija Sari Lehtisen puoleen puh. 040 720 8328. Tiloja voi varata vahtimestarilta puh. (09) 228 69 265, ja hänen kanssaan sovitaan myös av-laitteiden käytöstä. Laskutuksesta neuvotellaan ylivahtimestari Antonio Rodríguezin kanssa puh. (09) 228 69 264. Suurta konferenssia ja tieteenalan päiviä suunniteltaessa on hyvä neuvotella erikseen ylivahtimestarin kanssa. TSV:llä on oikeus vuokrata Tieteiden talon kokoustiloja muillekin kuin jäsenseuroille, ja siitä on tullut suosittu kokouspaikka. Opetus- ja kulttuuriministeriö on varannut osan saleista vakituisesti omaan käyttöönsä. Muu käyttäjäkunta muodostuu ministeriöistä, muista valtionhallinnon virastoista ja yleishyödyllisistä yhdistyksistä. TSV:n hallitus vahvistaa vuokrahinnaston ja sen soveltamisesta päättää toiminnanjohtaja. Vuokratuloilla katetaan talon käyttökulut. Silloin kun seura järjestää Tieteiden talolla tilaisuuksia yhdessä muiden toimijoiden kanssa, tilan saa käyttöön alennettuun hintaan. Seuroja pyydetään ilmoittamaan yhteistyöstä tiloja varatessaan väärinkäsitysten välttämiseksi. Jotta TSV:n yli 200 jäsenseuralla olisi samanlaiset mahdollisuudet tilojen käyttöön, on sovittu seuraavasta käytännöstä: a) Varauksia voi tehdä vain seuran sihteeri tai muu hallituksen jäsen, jonka nimi on vahtimestarin tiedossa. b) Tilaisuuksissa on aina jäsenseurasta vastuuhenkilö, jonka nimi ilmoitetaan tilaa varattaessa. Vastuuhenkilö ottaa tilaisuuden alussa yhteyttä vahtimestariin ja on järjestelyissä tämän apuna. c) Useiden yhteisöjen yhteisistä tilaisuuksista, joissa yhteistyökumppani ei ole toinen jäsenseura, neuvotellaan erikseen. d) Jäsenseurat voivat käyttää korvauksetta isoja saleja (104 ja 505) säännöllisesti kerran kuukaudessa lukukausien aikana. Muista kerroista neuvotellaan erikseen. e) Yliopisto-opetuksen antamisesta Tieteiden talolla maksetaan aina vuokraa. 9

Kokoustilat Vakiovarusteet kaikissa saleissa: Dataprojektori, kannettava PC, langaton verkkoyhteys, piirtoheitin, lehtiötaulu (fläppitaulu), liitutaulu ja valkokangas. Lisävarusteet pyydettäessä: TV, videonauhuri, diaprojektori Suuri sali 104 (juhlasali) 135 paikkaa tuoliriveissä 5 tuolia kateederilla Ilman kalusteita tilaan mahtuu 250 henkilöä Sali 208 18 paikkaa pöydän ääressä 6 lisätuolia Sali 309 30 paikkaa luokkamuodossa 10 lisätuolia 1 tuoli kateederilla Sali 312 30 paikkaa luokkamuodossa 1 tuoli kateederilla Sali 313 20 paikkaa U-muotoisen pöydän ääressä Sali 401 18 paikkaa U-muotoisen pöydän ääressä Alkovia voidaan käyttää esim. näyttely- tai tarjoilutilana Sali 404 30 paikkaa pöydän ääressä 1 tuoli kateederilla Sali 405 24 paikkaa pöydän ääressä 1 tuoli kateederilla Sali 504 Näyttely- tai tarjoilutila Vitriinipöydät ja näyttelytaulut Lisäksi aulatilaa ja pieni keittiö Sali 505 (penthouse) 76 paikkaa ilman pöytiä 4 tuolia kateederilla tai 34 paikkaa U-muotoisen pöydän ääressä tai 40 paikkaa pöytien ääressä, 10 lisätuolia ja 4 tuolia kateederilla Lisäksi aulatilaa ja pieni keittiö Turvallisuussyistä ilmoitettuja henkilömääriä ei voi ylittää. 10

Tieteiden talossa on myös lukollinen vaatekaappi ja säilytyslokeroita, joita tilaisuuksien järjestäjillä on mahdollisuus saada käyttöönsä sopimalla vahtimestarin kanssa. Yhteystiedot Ylivahtimestari Antonio Rodríguez, puh. (09) 228 69 264 Vahtimestari Alexander Hadjikov, puh. (09) 228 69 265 Sähköiset varaukset: www.tieteidentalo.fi Sähköposti tieteidentalo@tsv.fi Tiedekahvila Kahvila on auki lukukausien aikana ma to klo 8.30 18 ja pe 8.30 15, muulloin sopimuksen mukaan. Lounasbuffet on katettu klo 11 14. Kesäkuukausien aukiolosta ilmoitetaan erikseen. Tieteiden talon Tiedekahvilassa voi hengähtää hetkeksi kahvikupin tai lounaan ääreen. Sieltä voi tilata kokoustarjoiluja talon kaikkiin tiloihin, myös iltatilaisuuksiin kahvilan ollessa kiinni. Koska kahvilassa ei ole suuria varastoja, kokoushuoneiden ja salien tarjoiluista sovitaan etukäteen. Tiedekahvilalla on anniskeluoikeus koko talossa, joten kaikki mahdollinen alkoholitarjoilu tilataan sieltä. Tiedekahvilalla on erityishinnat jäsenseurojen tilaisuuksia varten. Ne eivät näy verkkosivuilla, vaan jäsenhinnaston voi tilata sähköpostilla tai pyytää kahvilasta. Erityishinnat eivät koske seurojen yksittäisiä jäseniä. Viidennessä kerroksessa on pieni keittiö, jonka voi varata seuran käyttöön. Suurten tilaisuuksien tarjoilujen järjestelyistä sovitaan aina etukäteen vahtimestarin kanssa. Yhteystiedot Puh. (09) 228 69 280 Sähköposti: tarjoilu@tiedekahvila.fi www.tiedekahvila.fi 11

2.1.2 Säätytalo Snellmanink. 9-11 Tieteellisten seurain valtuuskunnan jäsenseuroilla on oikeus järjestää tilaisuuksia Säätytalossa, Snellmaninkatu 9 11. Säätytalossa järjestettävissä tilaisuuksissa pyritään sovittamaan yhteen valtioneuvoston turvallisuusnäkökohtia ja tieteen tiedottamisen edellyttämää avoimuutta. Tämän takia on sovittu valtioneuvoston kanslian kanssa tilaisuuksien kolmesta turvallisuuskategoriasta. Turvallisuuskategoria ilmoitetaan varausta tehtäessä: 1) Avoimet yleisötilaisuudet Yleisölle avoimissa tilaisuuksissa osallistujat kirjoittavat nimensä joko vieraskirjaan tai salissa kiertävään osallistujaluetteloon. Osallistujat voidaan näin jälkikäteen tarvittaessa ilmoittaa valtioneuvoston tilojen turvallisuudesta vastaaville viranomaisille. 2) Kutsutilaisuudet Tilaisuuksista, joihin on kutsuttu rajoitettu määrä vieraita, Säätytalolle toimitetaan luettelo kutsutuista henkilöistä. Kutsutilaisuuksia ovat esimerkiksi vain seuran jäsenille tarkoitetut kokoukset, joita varten Säätytaloon toimitetaan jäsenluettelo. 3) Tilaisuudet, jotka edellyttävät ennakkoilmoittautumista Tilaisuuksista, joihin ilmoittaudutaan etukäteen, kuten maksulliset kongressit, Säätytalolle toimitetaan etukäteen osallistujaluettelo. Valtioneuvoston kanslian kanssa on sovittu myös seuraavista menettelytavoista: järjestävän seuran edustaja on ennen tilaisuuden alkua yhteistyössä Säätytalon vahtimestarin kanssa ala-aulassa ottamassa vastaan vieraita ja ohjaamassa heitä vaatesäilytykseen ja oikeaan saliin tilaisuuden päätyttyä seuran edustajat huolehtivat yhteistyössä vahtimestarin kanssa siitä, että vieraat poistuvat talosta, ja lähtevät itse viimeisenä arkisin klo 20 jälkeen sekä viikonloppuisin järjestävä seura maksaa Säätytalon vahtimestarin ylityökorvaukset. Maksamiskäytännöstä sovitaan valtioneuvoston kanslian kanssa. Jäsenseuroja pyydetään keskittämään Tieteiden talolle sellaiset rutiiniluonteiset kokoukset, jotka sinne mahtuvat. Säätytalo sopii erinomaisesti seurojen merkittävien tapahtumien, vuosijuhlien ja kongressien järjestämiseen. On kuitenkin huomioitava, että Säätytalon käyttöoikeus koskee vain seurojen varsinaista toimintaa eikä siellä voi 12

järjestää yksityisluonteisia vastaanottoja yms. Valtioneuvostolla on aina etuoikeus Säätytalon käyttöön jopa siten, että se voi lyhyelläkin varoitusajalla peruuttaa seurojen varaukset. Näin on käytännössä tapahtunut erittäin harvoin. Yhteystiedot Tilavaraukset ja tarjoilutilaukset tehdään valtioneuvoston edustustilojen varauksista: puh. (09) 160 24040. Käytännön järjestelyistä voi sopia Säätytalon emännän Raisa Laatikaisen kanssa (09) 160 22220. Säätytalon vahtimestari (09) 160 22200 ja faksi (09) 160 22201. 2.1.3 Tiedekeskus Heureka Valtuuskunnan jäsenseuroilla on mahdollisuus korvauksetta käyttää kerran vuodessa Tiedekeskus Heurekan ryhmätyötiloja maksutta. Varaukset tehdään suoraan markkinointisuunnittelija Riitta Parikalle, etunimi.sukunimi@heureka.fi, puh. 040 9015 283. 2.1.4 Jäsenseurojen toimitilat Useilla seuroilla oli Säätytalolla myös toimisto, ja muutoksen yhteydessä 1990-luvulla nämä seurat saivat toimistotilat Tieteiden talon 2. kerroksesta. Lisäksi muutama seura sai Säätytalosta muutettaessa toimitilat TSV:n vuokraamissa huoneistoissa Kruununhaassa. 2.1.5 Toimistopalvelut Tieteiden talossa on jäsenseurojen käytettävissä kirjanpito-ohjelma. Ohjelman käyttöön opastaa talouspäällikkö Satu Kumlin. Hän neuvoo kirjanpidossa ja tilinpäätöksen tekemisessä. Hallinnollinen avustaja Anneli Rossi neuvoo julkaisu- ja konferenssiavustusten maksatus- ja raportointiasioissa. Satu Kumlin on tavoitettavissa toimistossa puh. (09) 228 69 223 ja Anneli Rossi (09) 22869 225. Tieteiden talon koneella ja ohjelmalla seurojen tulee kuitenkin tehdä varsinainen kirjanpito itse. Neuvoa voi aina kysyä. Erityisen huolellinen tulee olla arvonlisäveroasioissa. Jos seuran myynti on sellaista, että se on katsottava elinkeinotoiminnaksi ja liikevaihto ylittää 8500 vuodessa, on pyydettävä verovirastolta vero-ohjausta. Verohallinnon verkkosivuilla on ohjeita yhdistysten ja säätiöiden verotuksesta osoitteessa http://www.vero.fi/nc/doc/download. asp?id=5478;298999. Kirjoittajan ja kustantajan välisiä tekijänoikeuksia koskevat mallisopimukset löytyvät Suomen tiedekustantajien liiton verkkosivulta www.tiedekustantajat.fi/sopimukset. htm. 13

Jäsentietoja ja osoitteistoja saa antaa muiden yhteisöjen tai henkilöiden käyttöön vain, jos kukin jäsen on antanut siihen luvan. TSV ja useat jäsenseurat ovat omaksuneet käytännön, ettei tietoja luovuteta lainkaan. Jos seura haluaa tiedottaa jäsenistölle esim. seuran tieteenalaa lähellä olevasta seminaarista tai julkaisusta, niistä voi liittää tietoja seuran oman jäsenpostin yhteyteen. Luottamuksellista materiaalia (esimerkiksi osoitteistoja, jäsenluetteloita, kopioita palkkatiedoista jne.) seurat voivat tuoda tuhottavaksi valtuuskunnan toimistoon. Asiassa voi kääntyä virastomestari Pekka Saarenpään puoleen, puh. (09) 228 69 230. 2.1.6 Arkistonhoito Tieteellisten seurojen kuten kaikkien taloudellista toimintaa harjoittavien yhteisöjen on säilytettävä kirjanpitoaineisto kuitteineen kuusi vuotta, tilinpäätökset kymmenen vuotta ja palkkatiedot 50 vuotta. Muuten yhdistyksen arkiston säilyttäminen on lainsäätäjän kannalta yhdistyksen päätettävissä. Tieteellisissä seuroissa tehdään tieteen historian kannalta niin mielenkiintoista ja merkittävää työtä, että seurojen asiakirjaaineiston säilyttäminen jälkipolville on tärkeää. Vähintäänkin toimintakertomukset ja pöytäkirjat olisi säilytettävä. Vanhat arkistot on tarkoituksenmukaista tallentaa Kansallisarkistoon tai muuhun julkiseen arkistoon, jossa säilytysolosuhteet ovat sopivat. Tällöin niiden omistusoikeus ja mahdollisuus määritellä arkiston käyttöehdot säilyy seuralla itsellään. Tavallisesti Kansallisarkistoon tallennettu seurojen materiaali on joko vapaasti tutkijoiden käytettävissä tai käyttöluvan voi myöntää arkistolaitoksen pääjohtaja. Jos seura katsoo tarpeelliseksi, se voi pidättää käyttöluvan myöntämisen myös itsellään. Tällöin tutkijan tulee itse hankkia lupa seuralta. Arkistoinnista kannattaa pitää hyvää huolta myös keskellä jokapäiväistä toimintaa. Silloin se säilyykin parhaiten. Jälkikäteen järjestettäessä arkistointi on työlästä ja vie paljon aikaa. Hyvän arkistonhoidon eräs tärkeä osa on tallennettavan aineiston seulonta ja turhan paperin vieminen kierrätykseen. Näin tallennettava määrä pysyy kohtuullisena. Huomatkaa, että asiakirjoista arkistoidaan toistaiseksi aina paperikopio, vaikka sähköisiä arkistointitapoja on jo koekäytössä ja valtionhallinnon asiakirjat arkistoidaan sähköisesti. Sähköinen arkistointi edellyttää sitä varten luotua ohjelmaa. TSV:llä on Kansallisarkiston kanssa yhteinen arkistotyöryhmä, jonka tehtävänä on edistää jäsenseurojen arkistojen järjestämistä ja tallentamista sekä neuvoa säilytettävän aineiston seulonnassa. Työryhmää johtaa johtaja Lauri Harvilahti Suomalaisen Kirjallisuuden Seurasta. Sen muut jäsenet ovat arkistonhoitaja Petra Hakala Svenska Littera- 14

tursällskapetista, yksikönjohtaja Marja Pohjola ja ylitarkastaja Kenth Sjöblom Kansallisarkistosta sekä TSV:stä toiminnanjohtaja Aura Korppi-Tommola ja julkaisupäällikkö Eeva-Liisa Aalto. Valtuuskunta on julkaissut ohjekirjan Arkistot kuntoon! Yhdistyksen arkistokäsikirja/tag hand om arkivet. Arkivhandbok för föreningar (toim./red. av Marja Pohjola, Petra Hakala ja Lauri Harvilahti). Siitä on otettu useita painoksia. Uusittu laitos ilmestyi v. 2010. Teos on kokonaan kaksikielinen. Teosta saa Tiedekirja Vetenskapsbokhandeln-myyntinäyttelystä 15 euron hintaan. Arkistoasioissa voi ottaa yhteyttä ylitarkastaja Kenth Sjöblomiin, etunimi.sukunimi@ narc.fi. 3. JULKAISUTOIMINNAN TUKEMINEN 3.1 Julkaisukeskus Julkaisukeskuksen johtokunnan puheenjohtaja (vuonna 2011): professori René Gothóni, varapuheenjohtaja (vuonna 2011): vararehtori Ulla-Maija Forsberg. Valtuuskunnan hallitus nimeää julkaisukeskuksen johtokunnan kolmeksi vuodeksi kerrallaan. Sen puheenjohtajaksi nimetään tavallisesti TSV:n hallituksen jäsen. Lisäksi johtokuntaan kuuluu kolme jäsenseuroja edustavaa jäsentä ja kolme muuta tieteellisen julkaisutoiminnan asiantuntijaa. Julkaisukeskukseen kuuluvat Tiedekirja Vetenskapsbokhandeln -myyntinäyttely, Tieteellisen kirjallisuuden julkaisuvarasto, Tieteellisen kirjallisuuden vaihtokeskus sekä julkaisupalveluyksikkö painatus- ja verkkopalveluineen. Säännöllisten palvelujen lisäksi julkaisukeskus järjestää yhteistyössä mm. Suomen tiedekustantajien liiton kanssa tieteellistä julkaisutoimintaa käsitteleviä seminaareja ja luentotilaisuuksia, joista ilmoitetaan TSV:n verkkosivuilla, jäsenkirjeellä ja Tieteessä tapahtuu -lehdessä. Julkaisukeskuksesta saa myös neuvoja kaikkiin julkaisutoimintaa koskeviin kysymyksiin. Esimerkiksi tekijänoikeuksia ja julkaisusopimuksia koskevia asioita kysytään usein. Yhteystiedot Sihteeri: Julkaisupäällikkö Eeva-Liisa Aalto Puh. (09) 228 69 229, 040 580 5601 15

3.1.1 Julkaisupalvelut Mariankatu 5, 4. krs 00170 Helsinki Verkkopalvelut Julkaisupalveluyksikön verkkopalvelut tarjoaa PRO TSV:lla palveluja jäsenseurojen digitaalisen julkaisemisen tarpeisiin. PRO TSV:lle on sijoitettu seurojen kotisivuja ja sähköpostipalveluja. PRO TSV -palvelut: Kotisivupaketti (veloituksetta) osoite on muotoa www.protsv.fi/seuran_nimi 500 MB kotisivutilaa (tarvittaessa lisätilaa) FTP-tunnus tukipalveluineen kotisivujen siirtoa varten CGI-skriptien käyttömahdollisuus (PHP ja Perl) päivittäinen tietojen varmuuskopiointi Oma verkkotunnus (domain) verkkotunnuksen isännöinti TSV:n palvelimella sopimuksen mukaan autamme tarvittaessa verkkotunnuksen rekisteröinnissä eli oman verkkotunnuksen hankkimisessa (esim. www.seuran_nimi.fi) Fi-verkkotunnuksia ylläpitää Viestintävirasto (http://www.viestintavirasto.fi/ index/internet/fi-verkkotunnukset.html). Muut www-sivujen suunnittelu, toteutus ja ylläpito sivujen päivitys ja verkon käyttöön liittyvät ylläpitotyöt. Koulutus Julkaisupalveluyksikkö järjestää julkaisutoimintaan liittyvää koulutusta yhteistyössä mm. Suomen tiedekustantajien liiton kanssa. Yksikön tarjoamiin palveluihin liittyen annetaan koulutusta FTP:n ja webmailin käytössä sekä verkon käyttöön liittyvää tukea (ei ohjelmistotukea). Sopimuksen mukaan voidaan antaa koulutusta esimerkiksi sivujen päivityksen perusteissa. Open Access -julkaiseminen Tieteellisten seurain valtuuskunta ylläpitää ja kehittää ja tarjoaa avoimeen koodiin perustuvaa Open Journal Systems (OJS) -julkaisualustaa jäsenseurojensa käyttöön. TSV antaa tarvittaessa verkkolehden julkaisemiseen liittyvää opastusta. 16

TSV ylläpitää openaccess.fi-sivustoa (www.openaccess.fi), johon on koottu tietoa Open Access -julkaisemisesta. www.tisci.fi -sivustolla on myös hakemisto Suomessa julkaistavista tieteellisistä verkkolehdistä. Palveluhinnasto 1.1.2011 alkaen: Kotisivut: peruspaketti veloituksetta www-sivujen suunnittelu, toteutus ja ylläpito sopimuksen mukaan (peruspaketti noin 700 1000 euroa) sivujen päivitys 35 /h oma verkkotunnus (domain): isännöinnin vuosimaksu 40 (sisältää 5 sähköpostilaatikkoa, MySQL käyttömahdollisuuden, PHP käytettävissä, kävijämäärän tilastoinnin) viestintävirasto perii rekisteröintimaksun oman hinnastonsa mukaan PRO TSV hoitaa rekisteröinnin ilman lisämaksua. Julkaisuluettelo seuran sivulle: 60 / perustaminen +10 / sarja, vuosimaksu 20. Muut palvelut: sivujen päivitys 35 /h verkon käyttöön liittyvät ylläpitotyöt 35 /h koulutus 35 /h. Yhteystiedot Järjestelmäasiantuntija Jani Laatikainen: verkko-, järjestelmä- ja tekniset asiat puh. (09) 228 69 220, 040 864 9878 Suunnittelija Sari Lehtinen: avoin verkkojulkaiseminen ja OJS puh. 040 720 8328 Mediasuunnittelija Jari Loisa: verkkosivujen suunnittelu, grafiikka ja luonti puh. (09) 228 69 237 Painatuspalvelut Valtuuskunta neuvoo ja auttaa jäsenseuroja painotöiden tuottamisessa ja projektien hallinnassa (suunnittelu, sivunvalmistus ja painatus- ja muiden palvelujen kilpailutus). Painatuspalveluyksikkö auttaa kaikissa painettaviin julkaisuihin liittyvissä kysymyksissä ja tarvittaessa kouluttaa esimerkiksi taitto-ohjelmien käytössä. Painatuspalveluyksikkö seuraa alan kehitystä ja ohjaa seuroja käyttämään kulloinkin tarkoituksenmukaisia palveluja. Painotöiden tilaamisen keskittäminen TSV:n kautta helpottaa edullisen ratkaisun löytämistä. 17

Tarvitessaan neuvoja ja palveluja seurat voivat ottaa yhteyttä toimittajaan. Julkaisujen ilmestyminen ajallaan onnistuu parhaiten siten, että julkaiseva seura ottaa mahdollisimman aikaisessa vaiheessa yhteyttä toimittajaan ja neuvottelee aikataulusta ja työprosessista. Käytettävissä on vain yhden henkilön työpanos, siitäkin osa menee Tieteessä tapahtuu -lehden tekoon ja valtuuskunnan omien julkaisujen valmistamiseen. Sivunvalmistuspalveluja (taitto) tarjotaan vain niille jäsenseuroille, joilla ei ole palkallista henkilökuntaa. Yhteystiedot Toimittaja Tiina Kaarela (sijaisena Anssi Sinnemäki 31.5.2011 asti) Puhelin (09) 228 69 228 Faksi (09) 228 69 291 3.1.2 Julkaisujen myynti ja markkinointi Tiedekirja Vetenskapsbokhandeln Kirkkokatu 14, 00170 Helsinki. Aukioloajat: maanantai klo 10 17, tiistai-perjantai klo 10 16.30 Kesällä: maanantai klo 10 16, tiistai-perjantai klo 10 15.30 Verkkokauppa: www.tiedekirja.fi Jäsenjärjestöjen julkaisuja on esillä ja myydään myyntinäyttelyssä Tiedekirja Vetenskapsbokhandeln. Pääosaa julkaisuista myydään Tiedekirjan verkkokaupassa www.tiedekirja.fi. Tiedekirja-Vetenskapsbokhandeln, Kirkkokatu 14, myy ja välittää jäsenseurojen julkaisuja. Kuva Jari Loisa. 18

Jäsenseurat tekevät myyntisopimuksen valtuuskunnan kanssa Tiedekirjassa myytävistä julkaisuista. Sopimukseen voidaan sisällyttää teosten varastointi julkaisuvarastossa (ks. 21) ja jäsenseurojen julkaisemien lehtien irtonumeroiden myynti. Tiedekirja huolehtii myös julkaisujen jatkotilauksista ja postimyynnistä. Sopimusasioita hoitaa julkaisupäällikkö Eeva-Liisa Aalto, puh. (09) 228 69 229. Tiedekirjassa myytävät teokset ovat julkaisevan seuran omaisuutta ja myydään sen hyväksi. Tulot tilitetään seuran tilille neljä kertaa vuodessa kuitenkin niin, että valtuuskunta pidättää omasta myynnistään 15 %:n myyntiprovision ja muihin kirjakauppoihin välittämistään julkaisuista 5 % provision. Tiedekirjan kirjanpitoa ja tilityksiä jäsenseuroille hoitaa toimistosihteeri Heli Liimatainen, puh. (09) 228 69 224, faksi (90) 228 69 291. Tiedekirjan myynnistä noin 80 % on postimyyntiä. Yli kolmannes on kansainvälistä myyntiä. Uudet julkaisut tallennetaan Tiedekirjan tietokantaan ja uudet teokset esitellään Tieteessä tapahtuu -lehden Uutta Tiedekirjassa -palstalla. Julkaisutietokannasta voidaan tulostaa erilaisia luetteloita sekä verkkojakelua että painamista varten. Toimistosihteeri Raija Mankki tallentaa tietoja uutuuksista myös verkkokirjakauppa Granumiin (http:// granum.uta.fi) niin sovittaessa. Granum on liittymisvuonna maksuton ja sen jälkeen siitä peritään vuosimaksu. Suomen tiedekustantajien liitto maksaa vuosimaksun jäsenyhteisöjensä puolesta. Seurat markkinoivat itse yksittäisiä julkaisuja. Julkaisutoimisto neuvoo ja auttaa tarvittaessa. Julkaisujen markkinointiasioissa voi ottaa yhteyttä myynti- ja markkinointisihteeri Eija Lappiin, puh. (09) 228 69 260. Tiedekirjassa myytävät teokset ovat esillä Tiedekirjan verkkosivuilla. Verkkokaupassa asiakkaat voivat tehdä aihepiiri- ja seurakohtaisia hakuja ja tehdä tilaukset sähköisesti. Monet seurat myöntävät julkaisuistaan jäsenalennuksia. Tiedekirjan yleisöpalvelu sujuu mutkattomasti ja ripeästi, kun alennukset ovat seura- tai sarjakohtaisia prosenttialennuksia. Tiedekirja osallistuu erilaisille kirjamessuille ja myyntitapahtumiin, joissa teoksia myydään ja markkinoidaan. Merkittävimpiä niistä ovat olleet Vanhan kirjallisuuden päivät Sastamalassa kesäkuun lopulla ja syksyiset kirjamessut Turussa ja Helsingissä. Tiedekirja on mukana myös muissa tapahtumissa kuten Kirjan ja Ruusun päivänä toukokuussa 19