1 Kokoustiedot Väliaikaisen valmistelutoimielimen kokous Kokousaika ti klo 9.00 10.50 Kokouspaikka Etelä-Pohjanmaan liitto (maakuntasali), Kampusranta 9 C, Seinäjoki Käsiteltävät asiat Asia Sivu 18 Kokouksen avaus... 3 19 Vastuuvalmistelun organisointi ja valmistelun resursointi... 4 20 VATEn edustus SOTEMAKU-johtoryhmässä... 7 21 VATEn jäsenmuutokset... 8 22 VATEn työjärjestys... 9 23 Kirjanpito-ohjelmisto ja valmistelun lisäaika... 10 24 Muutosviestintä... 12 25 Kokouskalenteri... 13 26 Muut asiat... 14 27 Kokouksen päättäminen... 15
2 Kokousaika ti klo 9.00 10.50 Kokouspaikka Etelä-Pohjanmaan liitto (maakuntasali), Kampusranta 9 C, Seinäjoki Osallistujat Varsinainen jäsen Henkilökohtainen varajäsen Kunta/yt-alue Aro Piia Latvala Ahti EPSHP --- Rouvala Christina Kunta/yt-alue Koivunen Vesa Paavola Anita Kunta/yt-alue Leinonen Linda Nummela Veli Erityishuoltop. (Eskoo) Nummi Jouni (saapui klo 9.05) --- E-P:n liitto --- Eväsoja Marjatta Kunta/yt-alue Perkkalainen Antti Lumio Markku Kunta/yt-alue Pienimäki Jarmo Ala-Mäenpää Pekka EPSHP Pihlajamäki Jaakko Puolijoki Hannu Kunta/yt-alue Pusa Anna-Kaisa Pirttikoski Seppo Kunta/Yt-alue Ranta Raija Rasinmäki Jorma E-P:n pelastuslaitos Setälä Harri Järvensivu Petri EPO ELY Soininen Mika Östergård Anders/ Rantala Aulis E-P:n TE-toimisto Tuohimaa-Kari Leena Huhtiniemi Jukka Muut osallistujat Peltola Asko Jokiranta Harri Seppelvirta Heli Sorvettula Johanna valmistelujohtaja SOTE-projektinjohtaja muutosjohtaja muutosjohtaja Sihteeri Hanne Rantala Käsiteltävät asiat :t 18 27 Allekirjoitukset Linda Leinonen puheenjohtaja Hanne Rantala sihteeri
3 18 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avaa kokouksen. Todetaan läsnäolijat. Hyväksytään asialista. Todetaan edellisen kokouksen 9.8.2017 pöytäkirja, joka on toimitettu jäsenille sähköpostitse, hyväksytyksi. Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 9.00. Todettiin läsnäolijat ja hyväksyttiin asialista. Todettiin kokouksen 9.8.2017 pöytäkirja hyväksytyksi.
4 19 Vastuuvalmistelun organisointi ja valmistelun resursointi Valitut vastuuvalmistelijat ovat aloittaneet tai aloittamassa työtään Framissa olevissa tiloissa. Valmistelujohtaja on käynyt keskustelut vastuuvalmistelijoiden kanssa ja näiden keskusteluiden pohjalta päättänyt valmistelukoneiston jakautumisesta kolmeen tiimiin seuraavasti: SOTE-tiimi: Harri Jokiranta (koordinaatiovastuu), Minna Laitila, Päivi Leikkola, Tanja Penninkangas, Päivi Saukko ja Miska Kaihlamäki sekä Anneli Saarinen (I&Omuutosagentti), Eija Ala-Toppari-Peltola (LAPE-muutoagentti) ja muut soteprojekteissa mukana olevat henkilöt MAKU-tiimi: Heli Seppelvirta (koordinaatiovastuu), Jari Aaltonen, Liisa Maria Rautio, Ritva Rintapukka ja Antti Saartenoja Hallintotiimi: Asko Peltola (koordinaatiovastuu), Miia Kiviluoto, Kaija Metsänranta, Ari Pätsi, Hanne Rantala, Johanna Sorvettula ja Mikko Tanhuamäki Tiimit kokoontuvat koordinaatiovastuullisen valmistelijan johdolla säännöllisesti. Lähiaikojen tehtävänä on laatia tarkempaa työsuunnitelmaa syksylle 2017 sekä pohtia tarvittavan resursoinnin määrää ja työryhmien uudelleen organisointia. Lisäksi kaikki vastuuvalmistelijat pitävät yhteisen kokouksen noin kahden viikon välein. Toiminta hakee vielä muotoaan ja organisointia voidaan tarvittaessa tarkastella uudelleen, kun vastuuvalmistelijoiden työpanosten määrä ja käytettävissä olevat resurssit tarkentuvat. Uudistuksen muuttuneen aikataulun vuoksi on nähty tärkeäksi tarkastella koko vastuuvalmistelukoneiston käyttöä ja valmisteluun käytettävää työmäärää. Asiasta on käyty alustavat keskustelut niin vastuuvalmistelijoiden kuin heidän edustamiensa taustaorganisaatioiden kanssa. Näiden keskusteluiden perusteella alustava työpanosten jakautuminen henkilöittäin on seuraava:
5 Vastuuvalmistelija Työpanos (%) Huom. Jari Aaltonen 20 sovittava ELYn kanssa Harri Jokiranta 100 kuntien rahoitus (ml. PS ja MK) Miia Kiviluoto 100 Minna Laitila 100? Päivi Leikkola 100? Kaija Metsänranta 100 elokuu 50/50 Asko Peltola 50 Tanja Penninkangas 60 Ari Pätsi 30 Hanne Rantala 100 Liisa Maria Rautio 20 sovittava ELYn kanssa Ritva Rintapukka 20 sovittava ELYn kanssa Antti Saartenoja 20 Heli Seppelvirta 100 Johanna Sorvettula 100 Mikko Tanhuamäki 50 Keskustelut vastuuvalmistelijoiden työmääristä jatkuvat vielä ja niihin voidaan tehdä tarkennuksia, kun eri tiimit ovat ehtineet kokoontua ja pohtia yhdessä jatkovalmisteluun tarvittavien resurssien määrää. Tarkempia tietoja resursoinnista esitetään kokouksessa. Merkitään tiedoksi valmistelukoneiston organisointi. Käydään keskustelu jatkovalmistelua varten uudistuksen valmisteluun tarvittavasta resursoinnista ja sen kohdentamisesta. Kuultiin Asko Peltolan esitys aiheesta (liite 1). Käytiin keskustelu uudistuksen valmisteluun tarvittavasta resursoinnista ja vastuuvalmistelijoiden työpanoksesta. Keskustelussa nousi esiin Mikko Tanhuamäen rooli tukipalveluiden vastuuvalmistelijana, mistä on sovittu Seinäjoen kaupungin ja Etelä-Pohjanmaan liiton yhteisillä
6 sopimuksilla kahdessa jaksossa (1.5.2017 30.6.2017 ja 1.7. 31.10.2017). Todettiin, että Etelä- Pohjanmaan liitto käy sopimuksesta ja sen jatkamisesta neuvottelut Seinäjoen kaupungin kanssa. Päätettiin, että VATE tekee asiasta virallisen päätöksen seuraavassa kokouksessaan. Muuhun valmistelukoneiston resursointiin palataan, kun sekä valtion rahoituslinjaukset että maakunnalliset valmistelun resursointitarpeet ovat tarkentuneet. Merkittiin valmistelukoneiston organisointi tiedoksi.
7 20 VATEn edustus SOTEMAKU-johtoryhmässä Kokouksessaan 8.9.2017 VATE päätti esittää SOTEMAKU-johtoryhmälle, että se hyväksyisi kokouksiinsa puhe- ja läsnäolo-oikeudella seuraavien VATEn jäseninä olevien maakunnallisten organisaatioiden virkamiesjohdon edustajat: Etelä-Pohjanmaan ELY Etelä-Pohjanmaan erityishuoltopiiri (Eskoo) Etelä-Pohjanmaan liitto Etelä-Pohjanmaan Sairaanhoitopiiri Etelä-Pohjanmaan pelastuslaitos Etelä-Pohjanmaan työ- ja elinkeinotoimisto Lisäksi VATE päätti esittää SOTEMAKU-johtoryhmälle, että se hyväksyisi kokouksiinsa puhe- ja läsnäolo-oikeudella kuntien perusturvan edustajina Piia Aron, Antti Perkkalaisen ja Raija Rannan sekä VATEn puheenjohtajan. Kokouksessaan 18.8.2017 SOTEMAKU-johtoryhmä päätti, että johtoryhmän kokoonpanoa ei kasvateta. SOTEMAKU-johtoryhmän kokouksissa on ennalta sovitun mukaisesti puhe- ja läsnäolo-oikeus seuraavien maakunnallisten organisaatioiden virkamiesjohdolla: Etelä-Pohjanmaan liitto Etelä-Pohjanmaan ELY-keskus Etelä-Pohjanmaan Sairaanhoitopiiri Eskoon sosiaalipalvelujen kuntayhtymä Etelä-Pohjanmaan TE-toimisto Etelä-Pohjanmaan pelastuslaitos sekä henkilöstöjärjestöjen edustajalla. Merkitään tiedoksi. Päätettiin, että VATEn puheenjohtaja Linda Leinonen ja SOTEMAKU-johtoryhmän puheenjohtaja Esko Lehtimäki käyvät valmistelujohtajan johdolla keskustelut sekä VATEn edustuksista SOTEMAKU-johtoryhmässä että SOTEMAKU-johtoryhmän mahdollisista edustuksista VATEssa. VATE päätti esittää, että edellä mainittujen tahojen lisäksi VATEn puheenjohtajalla sekä yhdellä perusturvan edustajalla olisi puhe- ja läsnäolo-oikeus SOTEMAKU-johtoryhmän kokouksissa.
8 21 VATEn jäsenmuutokset Kokouksessaan 9.8.2017 VATE päätti pyytää Etelä-Pohjanmaan liittoa ja Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiriä sekä Etelä-Pohjanmaan erityishuoltopiiriä nimeämään VATEen uudet jäsenet vastuuvalmistelutehtäviin valittujen tilalle. Mainituilta organisaatiolta on saatu ehdotukset VATEn uusiksi jäseniksi, ja VATEn uusi kokoonpano vahvistetaan maakuntahallituksen kokouksessa 28.8.2017. Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi organisaatioiden jäsenehdotukset: EPSHP: Christina Rouvala (vars.), Aila Mäki-Rajala (vara) Eskoo: Jouni Nummi (vars.), Mervi Huttula (vara) Etelä-Pohjanmaan liitto: Marjatta Eväsoja (vars.), Jari Iso-Koivisto (vara)
9 22 VATEn työjärjestys Kokouksessaan 9.8.2017 VATE päätti, että se voi kutsua asiantuntijoita kokouksiinsa tarpeen mukaan. Lisäksi päätettiin, että osallistumista VATEn kokouksiin linjataan tarkemmin VATEn työjärjestyksessä, jota käsitellään seuraavassa kokouksessa. VATEn työjärjestystä on pohdittu sekä muutosjohtajien että VATEn puheenjohtajiston kesken. Pohdinnassa on noussut esille tarve käydä vielä tarkentavaa keskustelua siitä, miten syvällisen ja yksityiskohtaisen työjärjestyksen VATEn toiminta epävirallisena elimenä vaatisi ja tarvitsisiko VATE epävirallisen toimikautensa aikana juridisesti toimivaltaisen taustayhteisön, kuten esim. maakunnan liiton. Ennen juridisen toimivallan vahvistumista VATE toimii enemmänkin projektiryhmänä kuin päätöksentekoelimenä. VATEn työjärjestyksen laatimiselle epäviralliseksi toiminta-ajaksi on tunnistettu seuraavia vaihtoehtoja: a) tarkka ja yksityiskohtainen työjärjestys, joka sellaisenaan tai lähes sellaisenaan sopisi työjärjestykseksi VATEn saatua juridisen toimivallan; b) kevyt työjärjestys (samantapainen kuin esim. Etelä-Pohjanmaan liiton hallintosäännössä on liiton toimielimille); c) maakuntavaltuuston asettama virallinen toimielin, johon sovellettaisiin liiton hallintosääntöä ja jonka päätöksiin maakuntahallituksella olisi otto-oikeus; d) maakuntahallituksen asettama työryhmä, joka olisi edellistä kevyempi ja joka voisi toimia myös ilman hallituksen otto-oikeutta e) jokin muu vaihtoehto Valmistelujohtaja esittelee asiaa tarkemmin kokouksessa. Käydään evästyskeskustelu VATEn työjärjestyksen laadinnasta ja siihen liittyvistä periaatteista. Käytiin monipuolinen keskustelu VATEn työjärjestyksen laadinnasta sekä uudistuksen valmistelun päätöksenteosta. Päätettiin, että valmistellaan VATEssa mukana olevien organisaatioiden kesken yhteistyösopimusta, johon sisällytetään kuvaus päätöksenteosta. Lisäksi valmistellaan VATElle yksinkertainen työjärjestys, jossa sovitaan muun muassa kokouskäytännöistä. Työjärjestys on VATEn sisäinen asiakirja, ja sitä tarkennetaan siinä vaiheessa, kun väliaikaishallinto käynnistyy virallisesti.
10 23 Kirjanpito-ohjelmisto ja valmistelun lisäaika Taloustyöryhmä on kevään valmistelussa aloittanut taloushallinnon kokonaisuuden hahmottamisen ja valmistelun uuden maakunnan osalta. Taloushallinnon kokonaisuuteen sisältyvät mm. kirjanpito ja kirjanpidon ohjelmisto. Talous- ja henkilöstöhallinnon peruspalvelut on valmistauduttu tuottamaan yhtiön toimesta. Taloustyöryhmä on tarkastellut yhtiöasiaa talouden osalta. Kirjanpito-ohjelmiston käyttöönottoprojekti vie 10 18 kuukautta. Uudelle maakunnalle käyttöönottoprojektiin on syytä varata 18 kuukautta aikaa, koska kokonaisuus on suuri ja muutos nykytilanteeseen verrattuna laaja ja monimuotoinen. Keväällä aikataulu oli tiukka eikä mahdollistanut kilpailutusta. Kevään valmistelussa lähtökohtana oli, että uuden maakunnan kirjanpito aloitetaan sairaanhoitopiirin ja Seinäjoen kaupungin yhteistoiminnan pohjalta. Kaupunki oli valmis lähtemään pienellä omistuksella mukaan yhtiöön, jotta lisenssien siirto voitaisiin toteuttaa. Talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita tuottavan yhtiön osalta taloustyöryhmä kartoitti eri vaihtoehtoja. Työryhmä esitti keväällä, että taloushallinnon näkökulmasta paras yhtiömuoto olisi pelkästään talous- ja henkilöstöhallinnon (TAHE) palveluihin keskittynyt yhtiö. Heinäkuussa sote- ja maakuntauudistuksen valmisteluun saatiin vuosi lisäaikaa. Uusi aikataulu mahdollistaa kirjanpitojärjestelmän kilpailutuksen. Kilpailutus tulee tehdä yhteistyössä valtakunnallisen TAHE-yhtiön kanssa. Taloustyöryhmän yksimielinen näkemys on, että uusi maakunta aloittaa uudella kirjanpitojärjestelmällä ja kaikkia väliaikaisratkaisuja olisi vältettävä. Työryhmän näkemyksen mukaan Sairaanhoitopiirin ja Seinäjoen kaupungin yhteistoiminta jatkuu nykyisen toimintamallin mukaan uuden maakunnan käynnistymiseen asti, mutta keväällä suunniteltua toiminnan laajentamista maakuntaa varten ei tarvitse toteuttaa. TAHE-toimintojen osalta on tulossa uudet aikataulut ja ohjeet maakuntien valmistelua varten syyskuun alussa. Todennäköisesti TAHE-palvelujen osalta yhtiön valintaa varten saadaan lisäaikaa nykyisestä ilmoittamisen takarajasta 30.9.2017. Myös talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien kilpailutus valtakunnallisten TAHE- ja ICT-palvelukeskusten toimesta mahdollisesti aikaistetaan tulevaan talveen 2017. Alkuperäinen aikataulu järjestelmien kilpailuttamiselle oli vasta maakuntien aloitettua toimintansa. Jos kilpailutus toteutetaan vuodenvaihteessa, jää kirjanpitoprojektille hyvin aikaa ja uuden maakunnan toiminta voidaan aloittaa uudella kirjanpito-ohjelmistolla. Taloustyöryhmän mielestä paras malli organisoida talous- ja henkilöstöhallinnon toiminnot olisi tuottaa kaikki TAHE-palvelut konsernin omana toimintana, jos uudet ohjeet poistavat TAHE-toimintojen yhtiöittämisvelvoitteen. Jos yhtiöittämisvelvoite edelleen säilyy, taloustyöryhmä esittää edelleen, että TAHE-toiminnot ovat omassa yhtiössä ja muut tukipalvelut toisessa yhtiössä. TAHE-toiminnot muodostavat yhtenäisen kokonaisuuden eikä selvää synergiaetua muiden tukipalvelujen kanssa ole. Myös valtakunnallinen ohjeistus ohjaa erillisen TAHE-yhtiön käyttämiseen. Yhtiöiden perustamisessa on taloustyöryhmän mielestä syytä edetä rauhallisesti ja odottaa valtakunnallisia linjauksia sekä uusia aikatauluja ja ohjeita. Talouden vastuuvalmistelija Miia Kiviluoto esittelee kokouksessa tarkemmin kirjanpitoohjelmiston kilpailutukseen ja valintaan liittyviä näkökohtia.
11 Merkitään tiedoksi. Kuultiin Miia Kiviluodon esitys aiheesta (liitteessä 1). Merkittiin tiedoksi.
12 24 Muutosviestintä www.ep2019.fi-sivuston uudistus on käynnistynyt. Uudistuksen aikataulumuutoksen vuoksi sivuston verkkotunnus on suunniteltu muutettavaksi muotoon www.uusiep.fi. Sivustosta luodaan yksi kokonaisuus, ja jako sote- ja maku-puolen välillä poistuu. Lisäksi uudistuksen logo uudistetaan samoilla periaatteilla siten, että käytössä on jatkossa yksi koko uudistusta kuvaava logo, jossa näkyy uudistuksen visioviesti Hyvän elämän Etelä-Pohjanmaa. Sivuston rakennesuunnittelusta on vastannut SOTEMAKU-viestintäryhmä. Uuden maakuntaorganisaation arvotyöstö sähköisellä alustalla on alkanut. On erittäin tärkeää, että tieto mahdollisuudesta osallistua arvotyöstöön saavuttaa kaikkien muutoksessa mukana olevien organisaatioiden henkilöstön. Kutsu koskee henkilöitä, jotka todennäköisesti siirtyvät uuteen maakuntaorganisaatioon vuoden 2020 alusta. Kutsuviesti on toimitettu 21.8. muutoksessa mukana olevien organisaatioiden johtajille, kirjaamoihin (ml. jäsenkunnat) sekä viestintähenkilöille. Viestien välittämisestä henkilöstölle pyydetään raportoimaan sähköisellä lomakkeella. Arvojen verkkotyöstö toteutetaan 21.8. 8.9.2017 välisenä aikana. Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi.
13 25 Kokouskalenteri Epävirallinen väliaikainen valmistelutoimielin VATE SOTE-maku jory Kesäkuu to 15.6.2017 klo 10 to 22.6.2017 klo 9 Elokuu ke 9.8.2017 klo 9 pe 18.8.2017 klo 13 ti klo 9 Syyskuu ti 12.9.2017 klo 9 ke 20.9.2017 klo 8.30 arvotyöpaja ke 20.9.2017 klo 8.30 arvotyöpaja ti 26.9.2017 klo 9 ti 26.9.2017 klo 13 Lokakuu to 12.10.2017 klo 9 ti 24.10.2017 klo 9 ti 31.10.2017 klo 9 Marraskuu ti 14.11.2017 klo 9 pe 24.11.2017 klo 9 ti 28.11.2017 klo 9 Joulukuu ma 11.12.2017 klo 9 ke 20.12.2017 klo 9 Tammikuu ti 9.1.2018 klo 9 pe 19.1.2018 klo 9 ti 23.1.2018 klo 9 Helmikuu ti 6.2.2018 klo 9 pe 16.2.2018 klo 9 ti 20.2.2018 klo 9 Maaliskuu ti 6.3.2018 klo 9 Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi.
14 26 Muut asiat Tuotiin tiedoksi, että STM:ltä on tullut kutsu Kuntatalolla järjestettävään verkostotapaamiseen tiistaina 5.9.2017 klo 9.15-15.30. VATElla on mahdollisuus valita kaksi edustajaa tilaisuuteen. Päätettiin, että VATEn edustajana tilaisuuteen osallistuu Linda Leinonen.
15 27 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 10.50.