1 Kokoustiedot Väliaikaisen valmistelutoimielimen kokous Kokousaika ti klo 9.05 12.20 Kokouspaikka Frami D, Siru ja Bitti -kokoustila Tiedekatu 2, Seinäjoki Käsiteltävät asiat Asia Sivu 28 Kokouksen avaus... 3 29 Vastuuvalmistelun organisointi ja valmistelun resursointi... 4 30 VATEn edustus SOTEMAKU-johtoryhmässä... 8 31 VATEn työjärjestys... 10 32 Henkilöstöhallinnon järjestelmän sopimuksen hyväksyminen... 12 33 Muutosviestintä... 15 34 Kokouskalenteri... 16 35 Muut asiat... 17 36 Kokouksen päättäminen... 18
2 Kokousaika ti klo 9.00 12.20 Kokouspaikka Etelä-Pohjanmaan liitto (maakuntasali), Kampusranta 9 C, Seinäjoki Osallistujat Varsinainen jäsen Henkilökohtainen varajäsen Kunta/yt-alue Aro Piia (poistui klo 11.25) Latvala Ahti EPSHP Rouvala Christina (poistui klo Mäki-Rajala Aila 12.04) Kunta/yt-alue Koivunen Vesa (poistui klo Paavola Anita 11.25) Kunta/yt-alue Leinonen Linda Nummela Veli Erityishuoltop. (Eskoo) Nummi Jouni (poistui klo 11.25) Huttula Mervi E-P:n liitto Eväsoja Marjatta Iso-Koivisto Jari Kunta/yt-alue Perkkalainen Antti (poistui klo Lumio Markku 11.40) Kunta/yt-alue Pienimäki Jarmo (poistui klo Ala-Mäenpää Pekka 11.25) EPSHP Pihlajamäki Jaakko Puolijoki Hannu Kunta/yt-alue Pusa Anna-Kaisa (saapui klo Pirttikoski Seppo 9.10, poistui klo 11.20) Kunta/Yt-alue Ranta Raija (poistui klo 11.25) Rasinmäki Jorma E-P:n pelastuslaitos Setälä Harri (poistui klo 12.10) Järvensivu Petri EPO ELY Soininen Mika Östergård Anders/ Rantala Aulis E-P:n TE-toimisto Tuohimaa-Kari Leena Huhtiniemi Jukka Muut osallistujat Peltola Asko Jokiranta Harri Seppelvirta Heli (poistui klo 11.55) Sorvettula Johanna valmistelujohtaja SOTE-projektinjohtaja muutosjohtaja muutosjohtaja Sihteeri Hanne Rantala Käsiteltävät asiat :t 28 37
3 Allekirjoitukset Linda Leinonen puheenjohtaja Hanne Rantala sihteeri 28 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avaa kokouksen. Todetaan läsnäolijat. Hyväksytään asialista. Todetaan edellisen kokouksen 22.8.2017 pöytäkirja, joka on toimitettu jäsenille sähköpostitse, hyväksytyksi. Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 9.05. Todettiin läsnäolijat ja hyväksyttiin asialista. Päätettiin, että 28 yhteydessä käydään läpi uudistuksen valmistelutilanne. Todettiin kokouksen 22.8.2017 pöytäkirja hyväksytyksi. Asko Peltola ja Johanna Sorvettula kertoivat uudistuksen valmistelutilanteesta (liite 1).
4 29 Vastuuvalmistelun organisointi ja valmistelun resursointi Uudistuksen valmisteluun tarvittavien vastuuvalmistelijoiden työpanosten määrästä syksyn 2017 aikana on jatkettu keskusteluja. Lisäksi on saatu varmentavia tietoja valtiolta tulevasta valmistelurahoituksesta. Tällä perusteella on laadittu alla oleva esitys kunkin vastuuvalmistelijan työpanoksen määrästä kuluvan vuoden loppuun asti. Aaltonen Jari; kasvupalvelut (elo-syyskuu 20%, 1.10. alkaen 40%) Jokiranta Harri; muutosjohtaja (100%; kuntien rahoittamaa valmistelua) Kiviluoto Miia; taloushallinto (100%) Laitila Minna; SOTE-tuotanto (palveluohjaus, henkilökohtainen budjetti) (80%) Leikkola Päivi; SOTE-tuotanto (liikelaitos, alihankinnat, asiakassetelipalvelut) (80%) Metsänranta Kaija; henkilöstöhallinto (elokuu 50%, 1.9. alkaen 100%) Penninkangas Tanja; SOTE-tuotanto (sote-yhtiöt: suoranvalinnan yhtiö ja sote-keskukset, asiakasseteliyhtiö, Kuusiolinna) (60%) Pätsi Ari; tietohallinto (30%) Rantala Hanne; viestintä (60%) Rautio Liisa Maria; alueiden käyttö, liikenne ja ympäristö / 40% (20%) Rintapukka Ritva; maatalous, rahoitus- ja kehittämispalvelut (20%) Saartenoja Antti; alueiden käyttö, liikenne ja ympäristö / 60% (20%) Seppelvirta Heli; muutosjohtaja (80%) Sorvettula Johanna; muutosjohtaja (100% tai alle) Lisäksi vastuuvalmistelijoiden ryhmässä on mukana tukipalveluita valmisteleva Mikko Tanhuamäki (50%), jonka työstä on solmittu erillinen sopimus Seinäjoen kaupungin ja Etelä-Pohjanmaan liiton välillä 31.10.2017 asti. Valmistelujohtaja on neuvotellut sopimuksesta ja sen jatkamisesta sekä Tanhuamäen että Seinäjoen kaupungin edustajien (Aaro Honkola ja Raija Ranta) kanssa. Neuvotteluiden perusteella Tanhuamäen sopimusta ehdotetaan jatkettavaksi 50%:n työpanoksella samalla tavoin kuin muiden vastuuvalmistelutehtäviin valittujen osalta. SOTEMAKU-johtoryhmä valitsi valmistelujohtajaksi Asko Peltolan kokouksessaan 22.6.2017. Päätöksen esittelytekstissä on todettu seuraavaa: SOTEMAKU-johtoryhmä päätti kokouksessaan 19.5.2017, että SOTEMAKU-johtoryhmä tekee ehdollisen päätöksen valmistelujohtajan valinnasta valintaryhmän esityksen pohjalta 22.6.2017. Valinta vahvistetaan VATEn sähköpostikokouksella kesäkuun loppuun mennessä. Myös valmistelujohtajan työ on suunniteltu alkavaksi 1.8.2017 alkaen, ja hän tulisi siirtymään uuden maakunnan palvelukseen heti, kun maakunta on juridisesti toimivaltainen. Valmistelujohtajan tulee VATEn esittelijänä olla uuden maakunnan virkamies. Vastuuvalmistelijoiden tapaan tämäkin päätös ja siihen liittyvä sopimus liiton kanssa on tarkoituksenmukaista hyväksyttää maakuntahallituksessa. Maakuntahallitus hyväksyi osaltaan SOTEMAKU-johtoryhmän tekemän esityksen valmistelujohtajan valinnasta sähköpostikokouksessaan kesäkuun viimeisen viikon aikana. Kesälomien alkamisen takia kuitenkin VATEn vahvistus valmistelujohtajan valinnasta unohtui tekemättä. Tämän vuoksi on paikallaan, että myös VATE vahvistaa Asko Peltolan valinnan valmistelujohtajaksi. Samalla esitetään hyväksyttäväksi, että Peltola hoitaa valmistelujohtajan tehtävää osa-aikaisesti (50%) maakuntajohtajan tehtävän ohella siihen asti kunnes väliaikaishallinto on juridisesti toimivaltainen. Valmistelujohtaja esittelee kokouksessa tarkemmin uudistuksen valmistelutyön resursointia ja siihen käytettävissä olevaa rahoitusta. Seuraava laajempi valmistelutyön resursointia koskeva tarkastelu on tehtävä vuoden 2017 lopulla tai vuoden 2018 alussa, kun valmisteluun käytettävä rahoitus on valtion budjetin hyväksymisen kautta varmistunut.
5 VATE hyväksyy ehdotuksen vastuuvalmistelijoiden työresursoinnista loppuvuodeksi 2017 edellä esitetyn mukaisesti ja toteaa, että valmistelujohtajalla on oikeus tehdä tarvittaessa tarkennuksia vastuuvalmistelijoiden työresursointiin valmisteluun käytettävissä olevan rahoituksen puitteissa. VATE esittää Etelä-Pohjanmaan maakuntahallitukselle, että se osaltaan hyväksyy edellä esitetyn vastuuvalmisteluresursoinnin sekä valtuuttaa Etelä-Pohjanmaan liiton tekemään resursointia koskevat sopimukset vastuuvalmistelijoiden taustaorganisaatioiden kanssa. VATE hyväksyy Mikko Tanhuamäen valinnan yhdeksi vastuuvalmistelijaksi ja esittää Etelä- Pohjanmaan maakuntahallitukselle, että se valtuuttaa Etelä-Pohjanmaan liiton jatkamaan vastuuvalmistelua koskevaa sopimusta Seinäjoen kaupungin kanssa. VATE osaltaan vahvistaa Asko Peltolan valinnan valmistelujohtajaksi 1.8.2017 alkaen sekä hyväksyy, että Peltola hoitaa valmistelujohtajan tehtävää osa-aikaisesti (50%) maakuntajohtajan tehtävän ohella siihen asti kunnes väliaikaishallinto on juridisesti toimivaltainen. Lisäksi VATE esittää Etelä- Pohjanmaan maakuntahallitukselle, että se osaltaan hyväksyy valmistelujohtajan työaikaresursoinnin sekä valtuuttaa Etelä-Pohjanmaan liiton tekemään resursointia koskevan sopimuksen valmistelujohtajan osalta. Kuultiin Asko Peltolan esittely aiheesta (liite 2). Päätösehdotus hyväksyttiin. ***************************************************************************** VATE 22.8.2017 19 Valitut vastuuvalmistelijat ovat aloittaneet tai aloittamassa työtään Framissa olevissa tiloissa. Valmistelujohtaja on käynyt keskustelut vastuuvalmistelijoiden kanssa ja näiden keskusteluiden pohjalta päättänyt valmistelukoneiston jakautumisesta kolmeen tiimiin seuraavasti: SOTE-tiimi: Harri Jokiranta (koordinaatiovastuu), Minna Laitila, Päivi Leikkola, Tanja Penninkangas, Päivi Saukko ja Miska Kaihlamäki sekä Anneli Saarinen (I&Omuutosagentti), Eija Ala-Toppari-Peltola (LAPE-muutoagentti) ja muut soteprojekteissa mukana olevat henkilöt MAKU-tiimi: Heli Seppelvirta (koordinaatiovastuu), Jari Aaltonen, Liisa Maria Rautio, Ritva Rintapukka ja Antti Saartenoja Hallintotiimi: Asko Peltola (koordinaatiovastuu), Miia Kiviluoto, Kaija Metsänranta, Ari Pätsi, Hanne Rantala, Johanna Sorvettula ja Mikko Tanhuanpää Tiimit kokoontuvat koordinaatiovastuullisen valmistelijan johdolla säännöllisesti. Lähiaikojen tehtävänä on laatia tarkempaa työsuunnitelmaa syksylle 2017 sekä pohtia tarvittavan resursoinnin määrää ja työryhmien uudelleen organisointia. Lisäksi kaikki vastuuvalmistelijat pitävät yhteisen kokouksen noin kahden viikon välein. Toiminta hakee vielä muotoaan ja organisointia voidaan tarvittaessa tarkastella uudelleen, kun vastuuvalmistelijoiden työpanosten määrä ja käytettävissä olevat resurssit tarkentuvat.
6 Uudistuksen muuttuneen aikataulun vuoksi on nähty tärkeäksi tarkastella koko vastuuvalmistelukoneiston käyttöä ja valmisteluun käytettävää työmäärää. Asiasta on käyty alustavat keskustelut niin vastuuvalmistelijoiden kuin heidän edustamiensa taustaorganisaatioiden kanssa. Näiden keskusteluiden perusteella alustava työpanosten jakautuminen henkilöittäin on seuraava: Vastuuvalmistelija Työpanos (%) Huom. Jari Aaltonen 20 sovittava ELYn kanssa Harri Jokiranta 100 kuntien rahoitus (ml. PS ja MK) Miia Kiviluoto 100 Minna Laitila 100? Päivi Leikkola 100? Kaija Metsänranta 100 elokuu 50/50 Asko Peltola 50 Tanja Penninkangas 60 Ari Pätsi 30 Hanne Rantala 100 Liisa Maria Rautio 20 sovittava ELYn kanssa Ritva Rintapukka 20 sovittava ELYn kanssa Antti Saartenoja 20 Heli Seppelvirta 100 Johanna Sorvettula 100 Mikko Tanhuamäki 50 Keskustelut vastuuvalmistelijoiden työmääristä jatkuvat vielä ja niihin voidaan tehdä tarkennuksia, kun eri tiimit ovat ehtineet kokoontua ja pohtia yhdessä jatkovalmisteluun tarvittavien resurssien määrää. Tarkempia tietoja resursoinnista esitetään kokouksessa. Merkitään tiedoksi valmistelukoneiston organisointi. Käydään keskustelu jatkovalmistelua varten uudistuksen valmisteluun tarvittavasta resursoinnista ja sen kohdentamisesta. Kuultiin Asko Peltolan esitys aiheesta (liite 1). Käytiin keskustelu uudistuksen valmisteluun tarvittavasta resursoinnista ja vastuuvalmistelijoiden työpanoksesta. Keskustelussa nousi esiin Mikko Tanhuamäen rooli tukipalveluiden vastuuvalmistelijana, mistä on sovittu Seinäjoen kaupungin ja Etelä-Pohjanmaan liiton yhteisillä sopimuksilla kahdessa jaksossa (1.5.2017 30.6.2017 ja 1.7. 31.10.2017). Todettiin, että Etelä- Pohjanmaan liitto käy sopimuksesta ja sen jatkamisesta neuvottelut Seinäjoen kaupungin kanssa. Päätettiin, että VATE tekee asiasta virallisen päätöksen seuraavassa kokouksessaan.
7 Muuhun valmistelukoneiston resursointiin palataan, kun sekä valtion rahoituslinjaukset että maakunnalliset valmistelun resursointitarpeet ovat tarkentuneet. Merkittiin valmistelukoneiston organisointi tiedoksi.
8 30 VATEn edustus SOTEMAKU-johtoryhmässä VATEn puheenjohtaja, SOTEMAKU-johtoryhmän puheenjohtaja ja valmistelujohtaja ovat neuvotelleet sekä VATEn edustuksista SOTEMAKU-johtoryhmässä että SOTEMAKUjohtoryhmän mahdollisista edustuksista VATEssa. Neuvottelun tuloksena sovittiin, että VATE ehdottaa SOTEMAKU-johtoryhmälle, että VATEn puheenjohtaja ja yksi VATEn valitsema perusturvan edustaja voisivat osallistua puhe- ja läsnäolo-oikeudella SOTEMAKU-johtoryhmän kokouksiin. Lisäksi ehdotetaan, että SOTEMAKU-johtoryhmän puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja voisi vastaavasti osallistua VATEn kokouksiin puhe- ja läsnäolo-oikeudella. VATE ehdottaa SOTEMAKU-johtoryhmälle, että VATEn puheenjohtaja ja yksi VATEn valitsema perusturvan edustaja voivat osallistua SOTEMAKU-johtoryhmän kokouksiin puhe- ja läsnäolooikeudella. Samalla VATE nimeää ehdokkaansa perusturvan edustajaksi SOTEMAKUjohtoryhmän kokouksiin. VATE hyväksyy, että SOTEMAKU-johtoryhmän puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja voi osallistua VATEn kokouksiin puhe- ja läsnäolo-oikeudella. VATE päätti ehdottaa SOTEMAKU-johtoryhmälle, että SOTEMAKU-johtoryhmän kokouksiin voivat puhe- ja läsnäolo-oikeudella osallistua VATEn puheenjohtaja Linda Leinonen sekä perusturvan edustajana Piia Aro tai hänen estyneenä ollessaan Antti Perkkalainen. VATE hyväksyi, että SOTEMAKU-johtoryhmän puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja voi osallistua VATEn kokouksiin puhe- ja läsnäolo-oikeudella. ***************************************************************************** VATE 22.8.2017 20 Kokouksessaan 8.9.2017 VATE päätti esittää SOTEMAKU-johtoryhmälle, että se hyväksyisi kokouksiinsa puhe- ja läsnäolo-oikeudella seuraavien VATEn jäseninä olevien maakunnallisten organisaatioiden virkamiesjohdon edustajat: Etelä-Pohjanmaan ELY Etelä-Pohjanmaan erityishuoltopiiri (Eskoo) Etelä-Pohjanmaan liitto Etelä-Pohjanmaan Sairaanhoitopiiri Etelä-Pohjanmaan pelastuslaitos Etelä-Pohjanmaan työ- ja elinkeinotoimisto Lisäksi VATE päätti esittää SOTEMAKU-johtoryhmälle, että se hyväksyisi kokouksiinsa puhe- ja läsnäolo-oikeudella kuntien perusturvan edustajina Piia Aron, Antti Perkkalaisen ja Raija Rannan sekä VATEn puheenjohtajan.
9 Kokouksessaan 18.8.2017 SOTEMAKU-johtoryhmä päätti, että johtoryhmän kokoonpanoa ei kasvateta. SOTEMAKU-johtoryhmän kokouksissa on ennalta sovitun mukaisesti puhe- ja läsnäolo-oikeus seuraavien maakunnallisten organisaatioiden virkamiesjohdolla: Etelä-Pohjanmaan liitto Etelä-Pohjanmaan ELY-keskus Etelä-Pohjanmaan Sairaanhoitopiiri Eskoon sosiaalipalvelujen kuntayhtymä Etelä-Pohjanmaan TE-toimisto Etelä-Pohjanmaan pelastuslaitos sekä henkilöstöjärjestöjen edustajalla. Merkitään tiedoksi. Päätettiin, että VATEn puheenjohtaja Linda Leinonen ja SOTEMAKU-johtoryhmän puheenjohtaja Esko Lehtimäki käyvät valmistelujohtajan johdolla keskustelut sekä VATEn edustuksista SOTEMAKU-johtoryhmässä että SOTEMAKU-johtoryhmän mahdollisista edustuksista VATEssa. VATE päätti esittää, että edellä mainittujen tahojen lisäksi VATEn puheenjohtajalla sekä yhdellä perusturvan edustajalla olisi puhe- ja läsnäolo-oikeus SOTEMAKU-johtoryhmän kokouksissa.
10 31 VATEn työjärjestys VATEn työjärjestyksen valmistelua sen epäviralliselle toimiajalle on jatkettu edellisen kokouksen linjausten pohjalta. Ehdotus VATEn työjärjestykseksi toimintakaudelle ennen väliaikaista valmistelutoimielintä koskevan lainsäädännön vahvistamista on liitteenä 1. VATE hyväksyy työjärjestyksen toimintakaudelleen ennen väliaikaista valmistelutoimielintä koskevan lainsäädännön vahvistamista. Työjärjestys viedään tiedoksi Etelä-Pohjanmaan maakuntahallitukselle. VATE käy keskustelun mahdollisesti tarvittavasta VATEssa mukana olevien organisaatioiden keskinäisestä yhteistyösopimuksesta. Työjärjestys (liite 3) päätettiin hyväksyä kohdan 9 muutoksen jälkeen: 9 Läsnäolo VATEn kokouksissa VATEn kokouksissa on sen jäsenten lisäksi läsnäolo- ja puheoikeus Etelä-Pohjanmaan sote- ja maakuntauudistuksen muutosjohtajilla sekä SOTEMAKU-johtoryhmän puheenjohtajalla tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajalla. VATE voi kutsua halutessaan kokouksiinsa myös muita asiantuntijoita. ***************************************************************************** VATE 22.8.2017 22 Kokouksessaan 9.8.2017 VATE päätti, että se voi kutsua asiantuntijoita kokouksiinsa tarpeen mukaan. Lisäksi päätettiin, että osallistumista VATEn kokouksiin linjataan tarkemmin VATEn työjärjestyksessä, jota käsitellään seuraavassa kokouksessa. VATEn työjärjestystä on pohdittu sekä muutosjohtajien että VATEn puheenjohtajiston kesken. Pohdinnassa on noussut esille tarve käydä vielä tarkentavaa keskustelua siitä, miten syvällisen ja yksityiskohtaisen työjärjestyksen VATEn toiminta epävirallisena elimenä vaatisi ja tarvitsisiko VATE epävirallisen toimikautensa aikana juridisesti toimivaltaisen taustayhteisön, kuten esim. maakunnan liiton. Ennen juridisen toimivallan vahvistumista VATE toimii enemmänkin projektiryhmänä kuin päätöksentekoelimenä. VATEn työjärjestyksen laatimiselle epäviralliseksi toiminta-ajaksi on tunnistettu seuraavia vaihtoehtoja: a) tarkka ja yksityiskohtainen työjärjestys, joka sellaisenaan tai lähes sellaisenaan sopisi työjärjestykseksi VATEn saatua juridisen toimivallan; b) kevyt työjärjestys (samantapainen kuin esim. Etelä-Pohjanmaan liiton hallintosäännössä on liiton toimielimille); c) maakuntavaltuuston asettama virallinen toimielin, johon sovellettaisiin liiton hallintosääntöä ja jonka päätöksiin maakuntahallituksella olisi otto-oikeus; d) maakuntahallituksen asettama työryhmä, joka olisi edellistä kevyempi ja joka voisi toimia myös ilman hallituksen otto-oikeutta e) jokin muu vaihtoehto
11 Valmistelujohtaja esittelee asiaa tarkemmin kokouksessa. Käydään evästyskeskustelu VATEn työjärjestyksen laadinnasta ja siihen liittyvistä periaatteista. Käytiin monipuolinen keskustelu VATEn työjärjestyksen laadinnasta sekä uudistuksen valmistelun päätöksenteosta. Päätettiin, että valmistellaan VATEssa mukana olevien organisaatioiden kesken yhteistyösopimusta, johon sisällytetään kuvaus päätöksenteosta. Lisäksi valmistellaan VATElle yksinkertainen työjärjestys, jossa sovitaan muun muassa kokouskäytännöistä. Työjärjestys on VATEn sisäinen asiakirja, ja sitä tarkennetaan siinä vaiheessa, kun väliaikaishallinto käynnistyy virallisesti.
12 32 Henkilöstöhallinnon järjestelmän sopimuksen hyväksyminen Etelä-Pohjanmaan maakuntahallitus 28.8.2017 ( 84) hyväksyi henkilöstöhallinnon järjestelmän sopimuksen sekä maakunnan valmisteluun että palkkahallinnon järjestelmäksi maakunnan toiminnan alkaessa edellytyksellä, että vastaavan hyväksymispäätöksen tekee myös Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän hallitus. Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiriin yhtymähallitus teki sairaanhoitopiirin johtajan esityksestä 4.9.2017 ( 177) päätöksen, että henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä kilpailutetaan hankintalain mukaisesti. Valmistelu on tällä hetkellä ilman järjestelmää. On syytä pohtia, mikä merkitys näillä päätöksillä on niiden järjestelmien osalta, joiden sopimusmuutos tulee olemaan yli 50 %. Lisäksi on syytä keskustella ja mahdollisesti uudistaa päätöksentekomenettelyä, jotta varmistetaan valmistelun eteneminen yhtenäisin päätöksin ottaen huomioon valtion tukipäätöksen ICT-rahoituksen osalta. Henkilöstöhallinnon ohjelmiston hankinta Vastuuvalmistelija Kaija Metsänranta esittää, että henkilöstöjärjestelmän valinta hyväksyttäisiin aikaisemman esityksen mukaisesti Etelä-Pohjanmaan maakuntahallituksessa SOTEMAKUjohtoryhmän linjausten mukaisesti ottaen huomioon valtakunnallisen Hetli Oy:n kilpailuttamiseen liittyvät riskit. (Liite 2: Maakuntahallitus 28.8.2017 / 84). Maakunnan aloittaessa toimintansa 1.1.2019 ja toimintojen siirtyessä maakunnan järjestämisvastuulle 1.1.2020 maakunnalla tulee olla toimiva ja henkilökunnalle koulutettu henkilöstöhallinnon järjestelmä, johon on viety työntekijöiden tiedot, luotu raportointikanavat toimintajärjestelmään sekä varmistettu paikallisten ja valtakunnallisten sopimusten mukainen järjestelmä. Hetli Oy tulee kilpailuttamaan puitejärjestelynä sekä henkilöstö- että talousjärjestelmän. On todennäköistä, että nyt ehdotettu järjestelmä on näiden valittavien järjestelmien joukossa. Jos valtakunnallisen kilpailutuksen aikataulu pitkittyy, suositellaan maakuntia tekemään vaihtoehtoisia suunnitelmia henkilöstöhallinnon ohjelmiston suhteen. Yhtenäinen henkilöstöhallinnon ohjelmiston käyttöönotto koko maakunnassa vaatii vähintään kaksi vuotta aikaa, sillä ohjelmiston käyttöönotto koskee yli 9 000 henkilöä. Ohjelmiston asteittainen käyttöönotto on muutosjohtamisen näkökulmasta ehdottoman tärkeää. Mikäli järjestelmävalinta ei ole mahdollinen tässä vaiheessa maakuntavalmistelua, vastuuvalmistelija Kaija Metsänranta esittää toissijaisesti, että Aditron monikantajärjestelmä otetaan maakuntavalmistelun käyttöön ilman palkanmaksuosuutta. Taustaksi aikaisemman materiaalin lisäksi vastuuvalmistelija Metsänranta esittää perusteluiksi, että henkilöstöhallinnon ohjelmisto on erityisen tärkeä henkilöstötietojen keruun, henkilöstösuunnittelun, henkilöstöosaamisen kartoituksen ja henkilöstön koulutustarpeen selvittämisen vuoksi sekä tulevan maakunnan voimavaran eli henkilöstön tukemiseksi muutoksessa. Henkilöstösuunnittelun pohjana ovat maakuntaan siirtyvien organisaatioiden erillään pysyvät henkilötiedot. Organisaatiokohtaisten henkilöstötietojen avulla voidaan esimerkiksi selvittää eläköityvät työntekijät ja siten pystytään suunnittelemaan henkilöstön koulutus- ja osaamistarpeet, jotka pystytään keräämään Kuntayhtymä Kaksineuvoisen sopimuksen laajennuksella ja Aditron Personec F.K -monikantaratkaisun avulla.
13 Sopimusmuutos hankintalain näkökulmasta Hankinta tehdään suorahankintana, koska valittava järjestelmä on Suomessa ainoa vaatimukset täyttävä järjestelmä, mistä on olemassa monikantaversio. Pääsäännön mukaan hankintasopimukseen ei päätöksen tekemisen jälkeen saa tehdä ns. olennaisia muutoksia ilman uutta hankintamenettelyä. Hankintalaki sallii mahdollisuuden tehdä sopimusmuutoksia tilanteessa, jossa muutoksen tarve johtuu olosuhteista, joita huolellinen hankintayksikkö ei olisi voinut ennakoida, eikä muutos vaikuta hankintasopimuksen yleiseen luonteeseen. Säännöksen tavoitteena on ollut mahdollistaa hankintasopimusten mukauttaminen olosuhdemuutoksiin, joita voi ilmetä esimerkiksi pitkäkestoisten sopimusten yhteydessä. Hankintadirektiivin (2014/24/EU) mukaan ennalta-arvaamattomien olosuhteiden käsite viittaa olosuhteisiin, joita hankintayksikkö ei olisi voinut ennakoida alkuperäisen hankintasopimuksen huolellisesta valmistelusta huolimatta. Ennakoimattomuutta arvioidaan kokonaisharkinnalla, jolloin voidaan kiinnittää huomiota esimerkiksi ajankohtaan, jolloin hankinta on tehty. Kyseinen sopimus on tehty aikana, jolloin hankintayksiköllä (Kaksineuvoinen) ei ollut riittävää tietoisuutta tulevasta sote- ja maakuntauudistuksesta ja mahdollisesta sopimuksen tulevasta käytöstä. Hankintayksikkö ei ole voinut ennakoida sopimuksen olosuhteiden muutosta huolellisesta valmistelusta huolimatta. Sopimusmuutoksen arvo Etelä-Pohjanmaan maakunnan 29.6.2017 ja Kaksineuvoisen 30.6.2017 allekirjoittamassa sopimuksessa on sovittu seuraavaa. Käytössä olevan Personec F.K. -järjestelmän muutokset monikantaversioksi Aditron SaaS-palvelussa, työmääräarvio 5 pv: á 1 148. Tämä hankinta on voimassa olevan sopimuksen ja SOTEMAKU- johtoryhmän linjausten mukaista ja siten toteutetaan. Tämän lisäksi ehdotetaan hankittavaksi maakunnan henkilöstön selvitystyötä, siirtyvien organisaatioiden ilmoitusvelvollisuuden täyttämistä KT:n tiedonsiirtojärjestelmään ja henkilöstöhallinnon valmistelua varten Aditron monikantajärjestelmän ohella seuraava palvelukokonaisuus konsultointityönä á 1 050 /pv seuraavasti: - uusien palkanlaskentayksiköiden perustaminen, työmäärä 3 pv / uusi organisaatio - tietojen konvertoinnin Personec F.K -järjestelmään, työmääräarvio 3-4 pv /organisaatio - koulutustarve tämän hetkisen laajuuden perusteella 3 5 pv - projektidokumentointi, työmäärä 1 pv / kk (käyttö 3 kk) Hankintahinta 27 organisaation osalta on 206 850. Lisäksi Personec F.K -monikanta henkilöstösuunnittelun kuukausimaksu on 425. Kuukausimaksu sisältää teknisen ylläpidon ja varmistukset. Yhteenveto Maakunta tekee itsenäisesti kokonaisharkintaan perustuen arvionsa siitä, mitä järjestelmiä se tulee hyödyntämään valmistelussaan ja toimintansa alkaessa. Kokonaisharkinnan rinnalla tulee huomioida myös edellä kuvatut hankintalaista johtuvat sopimusmuutosten sallittavuuteen liittyvät perusteet ja maakunnan osalta kokonaisharkintaperusteet.
14 Hankinnan peruste on suorahankinta, maakuntavalmisteluun liittyvät ennakoimattomat toimet, uusi lainvalmistelutilanne ja se, ettei muilla toimittajilla ole monikantaratkaisua. Tarjouksen hintataso on markkinahintainen. Lisäksi vallitsevan oikeuskäytännön mukaan, kun valintapäätöksen yhteydessä päätetään myös kilpailuttamisen aloittamisesta, ei hankintayksikkö syyllisty hankintalain vastaiseen menettelyyn eikä riskiä vahingonkorvauksista eikä oikeudenkäyntikuluista ole. Neuvotellussa sopimuksessa on purkuehto, mikäli sote- ja maakuntauudistuksen valmistelu keskeytyisi. Henkilöstön vastuuvalmistelija Kaija Metsänranta esittelee kokouksessa tarkemmin henkilöstöhallinnon järjestelmän valintaan liittyviä näkökohtia. VATE keskustelee ja päättää päätöksentekomenettelystä VATE päättää esittää Etelä-Pohjanmaan maakuntahallitukselle, että maakuntahallitus päättää - hyväksyä suorahankintana Aditro Public Oy:n ja Kuntayhtymä Kaksineuvoisen sopimuksen laajentamisen Etelä-Pohjanmaan maakunnan henkilöstöhallinnon järjestelmäksi ja - aloittaa henkilöstöhallinnon kilpailuttamiseen liittyvät toimet joko Hetli Oy:n kanssa tai maakunnan perustamisen jälkeen omana kilpailutuksena. Tai toissijaisesti Maakuntahallitus päättää - hyväksyä suorahankintana Aditro Public Oy:n ja Kuntayhtymä Kaksineuvoisen sopimuksen laajentamisen Etelä-Pohjanmaan maakunnan henkilöstöhallinnon valmistelua, suunnittelua ja tietojen keruuta varten monikantaratkaisuna ja - aloittaa henkilöstöhallinnon kilpailuttamiseen liittyvät toimet joko Hetli Oy:n kanssa tai maakunnan perustamisen jälkeen omana kilpailutuksena. Kuultiin Kaija Metsänrannan ja Johanna Sorvettulan esitys aiheesta (liite 4). Käytiin monipuolinen keskustelu henkilöstöhallinnon järjestelmän sopimuksen hyväksymisestä. VATE päätti esittää Etelä-Pohjanmaan maakuntahallitukselle, että maakuntahallitus päättää - hyväksyä suorahankintana Aditro Public Oy:n ja Kuntayhtymä Kaksineuvoisen sopimuksen laajentamisen Etelä-Pohjanmaan maakunnan henkilöstöhallinnon järjestelmäksi ja - aloittaa henkilöstöhallinnon kilpailuttamiseen liittyvät toimet joko Hetli Oy:n kanssa tai maakunnan perustamisen jälkeen omana kilpailutuksena. Christina Rouvala jätti VATEn päätökseen eriävän mielipiteen Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin hallituksen päätöksen perusteella. Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin hallitus päätti 4.9.2017 176, että henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä kilpailutetaan hankintalain mukaisesti.
15 33 Muutosviestintä Uuden maakunnan arvojen työstäminen verkossa on toteutunut onnistuneesti. Kahta päivää ennen sulkeutumista Tule rakentamaan yhteistä Etelä-Pohjanmaata -arvopeliä on pelannut yli tuhat henkilöä ja ehdotuksia uusiksi arvoiksi on annettu yli 300 kappaletta. Kaikkiaan pelissä on annettu ääniä noin 20 000 kappaletta. Arvopeliin liittyvät sähköpostiviestit ovat tavoittaneet muutoksessa mukana olevien organisaatioiden henkilöstön kattavasti. Sosiaalisen median roolia uudistusviestinnässä vahvistetaan. Vastuuvalmistelijoille järjestetään sosiaalisen median koulutus Twitteriin painottuen. Lisäksi maakunnan viestinnän asiantuntijaryhmä perustaa uudistukselle maakunnallisen Facebook-sivun ja laatii uudistuksen videoviestinnästä oman suunnitelmansa. Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi.
16 34 Kokouskalenteri Valmistelukoneisto ja VATE ovat nyt vakiinnuttamassa toimintaansa valtakunnallisten uudistusta koskevien muutospäätösten aiheuttaman uuden aikataulutuksen mukaiseksi. Seuraava laajempi valmistelutyön resursointia koskeva tarkastelu on tehtävä vuoden 2017 lopulla tai vuoden 2018 alussa, kun valmisteluun käytettävä rahoitus on valtion budjetin hyväksymisen pohjalta varmistunut. Tuolloin on myös saatu enemmän tietoa valinnanvapauteen ja koko uudistusta koskevaan lakipakettiin mahdollisesti tulevista muutoksista. Tässä tilanteessa näyttää riittävältä, että VATE pitää kokouksia noin kerran kuussa loppuvuoden ajan. Alla on aiemmin päätetty ehdotus VATEn kokousaikataulutuksesta. Epävirallinen väliaikainen valmistelutoimielin VATE SOTE-maku jory Kesäkuu to 15.6.2017 klo 10 to 22.6.2017 klo 9 Elokuu ke 9.8.2017 klo 9 pe 18.8.2017 klo 13 ti 22.8.2017 klo 9 Syyskuu ti klo 9 ke 20.9.2017 klo 8.30 arvotyöpaja ke 20.9.2017 klo 8.30 arvotyöpaja ti 26.9.2017 klo 9 ti 26.9.2017 klo 13 Lokakuu to 12.10.2017 klo 9 ti 24.10.2017 klo 9 ti 31.10.2017 klo 9 Marraskuu ti 14.11.2017 klo 9 pe 24.11.2017 klo 9 ti 28.11.2017 klo 9 Joulukuu ma 11.12.2017 klo 9 ke 20.12.2017 klo 9 Tammikuu ti 9.1.2018 klo 9 pe 19.1.2018 klo 9 ti 23.1.2018 klo 9 Helmikuu ti 6.2.2018 klo 9 pe 16.2.2018 klo 9 ti 20.2.2018 klo 9 Maaliskuu ti 6.3.2018 klo 9 VATE käy keskustelun kokousaikataulustaan ja päättää siihen mahdollisesti tehtävistä muutoksista. Päätettiin, ettei kokousaikatauluun tehdä muutoksia ja että yksittäisten kokousten mahdollisista peruutuksista sovitaan erikseen.
17 35 Muut asiat Talouden vastuuvalmistelija Miia Kiviluoto osallistui uusien maakuntien talouden simulointia koskevaan valtakunnalliseen tilaisuuteen 7.9.2017. Kiviluoto kertoi VATElle tilaisuuden sisällöstä ja sen antamista näkökulmista uudistuksen jatkovalmistelulle maakunnassa (liite 5). Ministeri Saarikko vierailee Etelä-Pohjanmaalla maanantaina 30.10.2017. VATEn jäsenet kutsutaan muutosta johtavan virkamieskunnan tapaamiseen, joka järjestetään Framin 1. auditoriossa klo 11.30-13.30. Varsinainen kutsu tilaisuuteen toimitetaan lähempänä ajankohtaa. Kari Neilimo tulee pitämään koulutuspäivän uuden maakunnan strategisesta johtamisesta Seinäjoella perjantaina 8.12.2017.
18 36 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 12.20.