Kaupunginhallitus 228 29.05.2017 Sopimus taloushallinnon ProEconomica-sovelluksen päivittämisestä Premium-versioksi Kaupunginhallitus 27.2.2017 57 Kaupunginhallitus hyväksyi 23.1.2017 valmistelun käynnistämisen ot sik koasias sa ja edellytti, että erityistä huomiota kiinnitetään ProEconomican päivi tys tä koskevien sopimusten huolelliseen valmisteluun ja selkeyteen ja että so pi muk set tuodaan kaupunginhallituksen hyväksyttäväksi. CGI on 17.2.2017 toimittanut sähköpostitse virallisen tarjouksen liitteineen, yh teen sä 7 dokumenttia valmistelijalle. Tarjouksessa oleva hankekalenteri, hin noit te lu ja aikataulu vastaavat aiemmin esiteltyä materiaalia. Oheismateriaali (ei julkinen): Tarjousasiakirja liitteineen CGI aloittaa tuotantoympäristön rakentamisen vasta, kun he ovat saaneet vi ral li sen tilauksen eikä sitä voida tehdä ennen kuin kaupunginhallitus on hy väk sy nyt sopimuksen. Hankekalenterin mukainen ensimmäinen pro jektin oh jaus ta paa mi nen on sovittu pidettäväksi 9.3.2017 ja olisi toivottavaa, et tä so pi mus olisi hyväksytty ennen ao. päivämäärää. Tarjousasiakirja liitteineen on toimitettu rahatoimen henkilökunnan lisäksi kom men toi ta vak si tietohallintopäällikölle, kaupunginlakimiehelle ja cont rolle ril le. CGI:n yhteyshenkilöille on toimitettu lista asioista, joihin halutaan si säl löl listä lisäselvitystä. Oheismateriaali (ei julkinen): Selvityspyyntö Ehdotan, että kaupunginhallitus merkitsee aineiston tässä vaiheessa tiedok si ja että asia otetaan kaupunginhallituksen käsittelyyn kokouksessa 6.3.2017, kun vastaukset selvityspyyntöihin ja kaupunginlakimiehen lausun to on saa tu. Kaupunginhallitus merkitsee aineiston tässä vaiheessa tiedok si. Asia otetaan käsittelyyn kaupunginhallituksen seu raavas sa ko kouk ses sa 6.3.2017. Merkittiin, että kaupunginkamreeri Juha Heinonen oli läsnä ko kouk ses sa asiantuntijana tämän asian käsittelyn ajan.
Kaupunginhallitus 06.03.2017 73 Kirjanpitopäällikön ja tietohallintopäällikön kanssa yhteistyössä on esitetty CGI:l le kysymyksiä ja havaintoja vastattavaksi ja kommentoitavaksi. Viime kä des sä kohteena olevaan SaaS-palveluun liittyvät tärkeimmät ky sy myk set ja tarkennuspyynnöt liittyvät seuraaviin näkökulmiin: Jatkuvuudenhallinta Olemme pyytäneet tarkempaa kuvausta ja selvitystä siitä, miten palve lu on käytettävissä ja siitä mikä on toimintaympäristön tekninen ratkai su (esim. kahdennus). Palautuminen Olemme pyytäneet tarkempaa toimintakuvausta siitä, miten mah dol lisis ta vikatilanteista palaudutaan. Tietoliikenne Olemme pyytäneet arviota siitä, minkälainen tietoliikennekapasiteetti tar vi taan yhteyksien hoitamiseen, koska sillä voi olla suuri merkitys tie to lii ken teen aiheuttamiin lisääntyviin kustannuksiin. Näihin asioihin emme ole toistaiseksi saaneet meitä tyydyttäviä selvityksiä. Mi kä li tyydyttävät selvitykset saadaan ennen kokousta, voidaan CGI:n so pimus eh do tus ehdottaa hyväksyttäväksi kokouksessa 6.3.2017. Mikäli niitä ei ko kouk seen mennessä saada, on asian käsittely siirrettävä kau pun ginhal li tuk sen kokoukseen 20.3.2017. Tähän kokoukseen tarkastellaan myös si tä vaih to eh toa, että sovellus asennettaisiin sittenkin kaupungin nyt käytös sä ole vil le palvelimille, mikäli selvitykset eivät ole meitä tyydyttäviä. CGI:n yhteyshenkilön mukaan tavoiteaikataulu voidaan pitää ennallaan lukuun ottamatta kahta ensimmäistä sovittua päivää eli tuotannon aloit ta mista voi te on edelleen 1.9.2017. Kaupunginhallitus merkitsee asian tiedoksi ja päättää siirtää sen käsittelyn kokoukseen 20.3.2017, jollei kokouksessa anne ta muutettua päätösehdotusta.
Kaupunginhallitus 20.03.2017 85 Merkittiin, että kaupunginkamreeri Juha Heinonen ja tie to hallin to pääl lik kö Juha Riekkinen olivat läsnä kokouksessa asiantun ti joi na tämän asian käsittelyn ajan. Asian johdosta pidettiin etäneuvottelu 15.3.2017 klo 15-15.40. Neu vot teluun osallistuivat kaupungin puolella tietohallintopäällikkö ja kau pun ginkam ree ri sekä CGI:n puolella Matti Bodmann, Senni Alho, Arja Rahkonen ja Ju ha Laitinen. Avoimet kysymykset ja lyhyet muistiinpanot ovat oheis aineis tos sa. Neuvottelussa saatiin avoimiin kysymyksiin tyydyttävät vastaukset. Oheismateriaali: Kaupunginkamreerin muistiinpanot neuvottelusta 15.3.2017 Tietohallintopäällikön näkemys CGI toimittaa 15.3.2017 neuvottelun muistion kirjallisena. Varsinaisesta SaaS-so pi muk ses ta saamme uuden, päivitetyn version perjantaina 17.3.2017 klo 12.00 mennessä. Kirjallinen aineisto toimitetaan oheis ai neistoon, kun se on saatu. Sopimuksen tekemisen suhteen ei kaupungin puolelta ole estettä, mutta itse hank keen kannalta oleellinen asia on sitovan tilauksen tekeminen ensi tiis tai hin klo 12.00 mennessä tällöin voimme varmistaa, että suunniteltu han ke ai ka tau lu pysyy entisellään eikä siirry eteenpäin. Sopimus itsessään on käy tä vä läpi, jotta voimme varmistua sen päivitysten oikeellisuudesta ja se tuo daan erikseen hyväksyttäväksi seuraavaan kokoukseen. So pi muksen si säl tö on aikaisemmin käyty läpi eikä sen sisällön suhteen ole on gelmia tar kis ta mi sen tarkoitus on varmistua siitä, että luvatut muutokset sen si säl töön on tullut päivitettyä. Ehdotukseni on, että kaupunginhallitus antaa rahatoimelle oikeuden tehdä sitova tilaus Pro Economican päivi tyk ses tä Premium-versioksi SaaS-palveluna välittömästi ja tämän var mis ta mi sek si tarkastaa tämän pykälän kokouksessa, jotta voidaan var mis taa suunnitellun aikataulun pitävyys toteaa, että sopimuksen päivitysten takia varsinainen sopimus kä sitel lään seuraavassa kokouksessa.
Kaupunginhallitus 27.03.2017 109 Kaupunginhallitus päättää antaa rahatoimelle oikeuden tehdä si to va tilaus Pro Economican päivityksestä Pre mi um-ver si ok si SaaS-pal ve lu na välittömästi. Tämän varmistamiseksi pöy täkir ja tarkastetaan tämän pykälän osalta heti kokouksessa. Kaupunginhallitus toteaa, että sopimuksen päivitysten takia var si nai nen sopimus käsitellään seuraavassa kokouksessa. Merkittiin, että CGI Suomi Oy:n 17.3.2017 päivätty tarjous Pro Economi ca Premium SaaS-ratkaisusta toimitettiin kau pungin hal li tuk sel le 17.3.2017. Merkittiin, että henkilökunnan edustaja Marja-Terttu Paju ja kau pun gin kam ree ri Juha Heinonen olivat läsnä kokouksessa tä män asian käsittelyn ajan. Kaupunginhallituksen ehdotus hyväksyttiin. Pöytäkirja tämän pykälän osalta tarkastettiin heti ko kouk sessa. Liitteenä on Pro Economica Premium-päivityksen 21.3.2017 päivätty tarjous, joka liitteineen sisällöllisesti vastaa käytyjä neuvotteluja ja niissä esitet ty jä tarkennuksia. LIITE AA1, KH 27.3.2017 (salainen JulkL 24 :n kohdan 20 nojalla) Liitteenä on CGI:n standardisopimus, jota täydennetään liitteillä vii meis tään per jan tai na 24.3.2017. Standardisopimuksella tarkoitetaan va kio si säl töis tä so pi mus poh jaa, jota muokataan tarpeellisilta osin niin, että siitä muo dos tuu Naan ta lin kaupungin ja CGI:n välinen sopimus. LIITE AA2, KH 27.3.2017 (salainen JulkL 24 :n kohdan 20 nojalla) Ehdotan, että kaupunginhallitus hyväksyy sopimuksen. Kaupunginhallitus hyväksyy Pro Economica Pre mi um-päi vitys tä ja sen käyttöä koskevan tarjouksen ja sopimuksen.
Kaupunginhallitus 29.05.2017 228 Merkittiin, että Arja Hentonen poistui kokouksesta ennen tämän asian käsittelyn alkua kello 18.33 sekä että hänen ti lalleen kokoukseen saapui varajäsen Hannele Vie no nen. Merkittiin, että kaupunginkamreeri Juha Heinonen oli läsnä ko kouk ses sa asiantuntijana tämän asian käsittelyn ajan. Edellisen käsittelyn jälkeen CGI toimitti sopimusasiakirjat tarkastettavaksi ja allekirjoitusta varten. Tarkastuksessa havaittiin sopimuksessa kohta, jota emme voi al le kir joit taa. Täs tä syystä olen pyytänyt CGI:ltä selvitystä asiaan. CGI on toimittanut uudet dokumentit, joissa aiempi sopimus jaettiin kahteen osaan, palvelusopimukseen ja toimitussopimukseen. Keskeisin kritiikkimme on kohdistunut ohjelmiston ylläpitopalvelua kos kevaan sopimuskohtaan, jonka mukaan ohjelman häiriötilanteiden korjaus ja vir hei den kiertäminen ei sisältyisi kuukausimaksuun. Uusimmassa pal ve luso pi mus ver sios sa ne kuuluvat sopimukseen. Edelleen kritiikkiä on esitetty sa maa an kohtaan palautettuun Takuuaika-käsitteeseen. Uusimmassa sopi muk ses sa tähän Takuuaika-käsitteeseen on lisätty selvennys, jonka voim me hy väk syä. Sekä toimitus- että palvelusopimuksen kaikki dokumentit ovat esityslistan liit tei nä sen mu kai si na kuin ne on saatu CGI:ltä 22.5.2017. Hyväksymisen jäl keen on help po verrata allekirjoitettavat dokumentit suoraan yhdellä kertaa hy väk syt tyyn kokonaisuuteen (KH 29.5.2017, esityslistan liitteet sa lai sia JulkL 24 :n kohdan 20 nojalla). Kaupunginhallitus päättää hyväksyä Pro Economica Pre mi um -so vel luk sen 22.5.2017 neuvotellut toimitus- ja pal ve lu so pimuk set liitteiden mukaisina. Hannu Aallon esityksestä asia päätettiin jättää pöydälle.