Hankeraportti Kokoelmakeskus Kaakkois-Suomeen

Hankeraportti Kokoelmakeskus Kaakkois-Suomeen Laatinut: Jaana Kataja Projektipäällikkö Kokoelmakeskus Kaakkois-Suomeen -hanke 27.7.2016 1

Sisällysluettelo 1. HANKKEEN TAUSTAA JA TAVOITTEET... 3 2. HANKKEEN PERUSTIEDOT JA TOTEUTUS... 4 a. Toteuttajat... 4 b. Rahoitus ja kustannukset... Virhe. Kirjanmerkkiä ei ole määritetty. c. Toimenpiteet hankkeen aikana... 4 d. Hankkeen jatko... 5 3. MUSEOESINEIDEN ASIANMUKAISEN SÄILYTTÄMISEN OMINAISUUKSIA... 6 a. Yleistä... 6 b. Rakennus... 6 c. Tilojen olosuhteet, säilytyskalusteet ja työvälineet... 7 4. RAPORTTI KAAKKOIS-SUOMEN MUSEOIDEN MUSEOESINEIDEN SÄILYTYSTILOISTA... 9 a. Selvityksen tarkoitus... 9 b. Kokoelmat... 9 c. Henkilökuntaresurssit ja kokoelmatyö... 10 d. Kokoelmatoiminnan työtilat... 11 e. Kokoelmien säilytystilat ja säilytystavat... 11 f. Riskit... 14 g. Olemassa olevien tilojen kehittäminen... 14 5. YHTEINEN KOKOELMAKESKUS... 16 a. Toimintavisio... 16 b. Hallintomallit... 16 c. Rakennus... 17 d. Säilytystilat... 17 e. Tilatarvearvio... 18 f. Toiminnot ja palvelut... 18 g. Sijainti... 19 6. VAATIMUKSET... 19 LIITTEET... 20 VIITTAUKSET... 20 RESURSSEJA JA KIRJALLISUUTTA... 21 2

1. HANKKEEN TAUSTAA JA TAVOITTEET Kaakkois-Suomen museoiden yhteisen museoesineiden säilyttämiseen keskittyvän kokoelmakeskuksen mahdollisuutta selvitettiin Kymenlaakson museon vetämässä hankkeessa 1.2. 31.7.2016. Selvityshankkeessa oli mukana kahdeksan alueen erikokoista museota, joiden kokoelmia, kokoelmatoimintoja ja esineiden säilytyskäytäntöjä tarkasteltiin näiden toimintojen museoammatillisen asianmukaisuuden ja yhteisen toiminnan lähtökohtien selvittämiseksi. Tässä raportissa käydään lävitse selvityksen tuloksia, määritellään museoesineiden säilyttämisen museoammatillisia vaatimuksia ja periaatteita sekä visioidaan yhteisen alueellisen kokoelmakeskuksen toimintatapoja. Raportissa esitellään perusteet sille, miksi Kaakkois-Suomeen tarvitaan yhteinen uusi kokoelmakeskus sekä tarvekartoitus museoiden tarvitsemista tiloista. Selvityshankkeen aikana havaittiin, että alueella on erittäin akuutti tarve uusille ja museaalisesti asianmukaisesti ylläpidetyille museokokoelmien säilyttämisen tiloille sekä lisäresursseille. Nykyiset tilat eivät suurelta osin täytä mitään museoesineiden säilytystiloilta vaadittavia ominaisuuksia ja museoiden henkilökuntaresurssit ovat niukat tai niitä ei ole ollenkaan. Kaakkois-Suomen museoiden säilyttämä alueen esineellinen kulttuuriperintö on suuressa vaarassa tuhoutua huonojen säilytystilaolosuhteiden ja henkilökunnan niukkuuden vuoksi. Toteutuessaan yhteinen, ylimaakunnallinen ja keskitetty ratkaisu tarjoaa alueen museoille laadukkaat ja asiantuntevat kokoelmanhallintapalvelut. Uudessa kokoelmakeskuksessa tilat ovat museaalisesti asianmukaiset esineiden säilyttämiseen, luettelointiin ja konservointiin. Yhteinen museoammatillinen henkilökunta toimii museoiden neuvonantajina ennaltaehkäisevän konservoinnin alueella sekä tarjoaa konservointipalveluja. Museoiden lisäksi palveluja ja tiloja voivat korvausta vastaan hyödyntää myös muut kulttuurihistoriallisia esineitä omistavat tahot, kuten yhdistykset, säätiöt, yksityishenkilöt, yritykset ja seurakunnat. Keskus palvelee myös suurta yleisöä toteuttamalla esineiden hoitoon liittyviä teemapäiviä, luentoja, konservointityönäytöksiä ja yleisöopastuksia. Yhtenä osana kokoelmakeskusta olisi ns. avoin varasto, jossa kävijät pääsevät katsomaan museoiden esinekokoelmien laajuutta. Yhteinen toiminta tehostaisi myös kokoelmien saattamista digitaaliseen muotoon, joka lisäisi kokoelmien saavutettavuutta sekä museoiden näyttelysuunnittelussa että internet-jakelussa. Pääpainona selvityshankkeessa oli löytää perusteet yhteisen toiminnan tarpeelle ja käynnistämiselle. Se toteutettiin selvittämällä alueen museoiden nykyisten kokoelmatilojen määrä, museoammatillinen laatu ja tilojen riittävyys. Museoiden nykyisistä säilytystiloista tehtiin raportit, joissa arvioitiin tilojen soveltuvuutta ja asianmukaisuutta museoesineiden säilyttämiseen. Arviointi tehtiin myös museon kokoelmatyöstä ja käytettävissä olevasta henkilökunnasta. Samalla tarkasteltiin museoiden kokoelmatilojen tulevaisuuden tarpeita esinekartunnan, luetteloinnin ja konservoinnin osalta. Nykyisen toiminnan pohjalta kullekin museolle laadittiin tarvekartoitus asianmukaisten tilojen tarvittavasta määrästä ja olosuhteista, joiden pohjalta varsinaisen keskuksen toteuttamisen suunnittelua voidaan jatkaa. Toisena osana selvityshankkeessa oli pyrkiä selvittää alueen museoiden ja kuntien yleistä kiinnostusta ja tahtoa lähteä mukaan kehittämään ja työstämään alueelle yhteisiä kokoelmatiloja, sekä hankkeen saattaminen näkyväksi alueella. Kolmantena osana selvityshankkeessa oli kartoittaa keskuksen konkreettisia tila-, rakentamis- ja sijaintivaihtoehtoja. Kaakkois-Suomen alueella on useita käytöstä poisjääneitä teollisuuskiinteistöjä, joita kunnat haluavat uuteen käyttöön. Toisena näkökulmana keskuksen suunnittelussa on täysin uusi rakennus, joka toteutuksessa lähtökohtana olisi vähähiilinen energiatehokkuus ja säilytystilojen olosuhteiden ylläpito tapahtuisi passiivisiin ratkaisuihin perustuen kalliiden ja energiaa kuluttavien ilmastointilaitteiden sijaan. 3

2. HANKKEEN PERUSTIEDOT JA TOTEUTUS a. Toteuttajat Selvityshanke toteutettiin Kaakkois-Suomen museoiden yhteistyönä. Vetovastuu oli Kymenlaakson museolla, joka palkkasi Opetus- ja kulttuuriministeriöltä saadulla avustuksella hankkeelle projektipäällikön 6 kk työsuhteeseen. Selvitystä varten perustettiin yhteistyöryhmä, johon kutsuttiin edustajia alueen museosta. Mukana yhteistyöryhmässä ovat Haminan museot, Poikilo-museot Kouvolasta, Miehikkälän museotoimi, Iitin museotoimi, Pyhtään museotoimi, Etelä-Karjalan museo Lappeenrannasta ja Imatran museot. Kymenlaakson museolta osallistui selvityshankkeen tekoon myös maakuntamuseotutkija ja kokoelmista vastaava intendentti. Maakuntamuseotutkija osallistui Kymenlaakson alueelle tehtyihin säilytystilakäynteihin. Kunkin yhteistyöryhmän museon henkilökuntaa osallistui 1 2 kokoukseen ja opastamiseen säilytystiloissa selvityskäynneillä. Kaakkois-Suomessa toimii myös kaksi muuta ammatillisesti hoidettua museota. Verlan tehdasmuseossa kokoelmatoiminta on vähäistä eikä heillä ole tarvetta erillisille säilytystiloille. Kotkassa sijaitsevan Suomen merimuseon kokoelmatilat ja - toiminnot ovat osa Kansallismuseon toimintaa. Maakunnissa on lisäksi useita ei-ammatillisesti hoidettuja paikallismuseoita, joiden kokoelmatyön arviointiin ei tämän hankkeen puitteissa ollut resursseja. Toteutuessaan yhteisen kokoelmakeskuksen palvelut olisivat sopimuksesta heidänkin saatavillaan. Projektipäällikön palkkausta ja hankkeen rakennusteknistä asiantuntemusta varten saatiin avustus Opetus- ja kulttuuriministeriöltä 25 000. b. Toimenpiteet hankkeen aikana Kymenlaakson museon sisäisiä kokouksia hankkeen etenemisestä pidettiin 14.12.2015 ja 25.4.2016. Yhteistyöryhmälle järjestettiin kaksi tapaamista. Aloitustapaaminen oli 23.2.2016 ja yhteenvetotapaaminen oli 21.6.2016. Kunkin museon säilytystiloissa vierailtiin kevään 2016 aikana. Tietojen keräämistä varten projektipäällikkö laati kyselytutkimusohjelmalla kolme eri kyselyä. Museoiden tuli täyttää niistä ennakolta museon tiedot -lomake ja kustakin rakennuksesta, jossa on säilytystiloja, oma lomake. Projektipäällikkö täytti kustakin säilytystilasta lomakkeen vierailun päätteeksi. Lomakkeet ovat liitteessä 3. Passiivienergian periaatteilla toimivan kokoelmakeskuksen suunnittelusta ja selvitystyöstä otettiin yhteyttä Lappeenrannan teknilliseen yliopistoon ja Etelä-Karjalan ammattikorkeakouluun sekä Kymenlaakson ammattikorkeakouluun mahdollisen oppilaitosyhteistyön merkeissä rakennuksen ideoinnissa. Lappeenrannan teknillinen yliopisto ja ammattikorkeakoulu ilmaisivat kiinnostuksensa, mutta projektin pitäisi olla pidemmälle työstetty heidän mukaan saamisekseen. Kotkan kaupungin toimitilahallinnon edustajan kanssa pidettiin tapaaminen rakentamiseen liittyvistä näkökulmista 17.5.2016. Rakennusalan yritystä konsultoitiin tulevan hankesuunnitelman ja investointilaskelmien laatimisesta 26.7.2016. Heidän kanssaan työ jatkuu syksyn 2016 aikana hankesuunnitelman kustannusarvion laatimiseksi. Hankkeen aikana käytiin tutustumassa Jyväskylän museokeskuksen kokoelmatiloissa, Raaseporissa Länsi-Uudenmaan yhteisessä kulttuuriperintökeskuksessa ja Museoviraston uudessa Vantaalla sijaitsevassa kokoelmakeskuksessa. Kohteet valikoituvat niiden uutuuden, maakunnallisen yhteistyön ja käytännön toimintojen takia. Jyväskylään saneerattiin uudet tilat vuonna 2009 olemassa olevaan rakennukseen. Säilytysjärjestelminä ovat siirrettävät pienesine- ja kuormalavahyllyt. Raaseporissa on toiminut vuodesta 2015 maakunnan museoiden yhteinen, Länsi-Uudenmaan maakuntamuseon vetämä kokoelmakeskus. Rakennus on käytöstä poistunut lääketehdas, joka saatiin helposti muutettua museoiden tarpeisiin. Museovirasto toteutti 4

uudet säilytys- ja konservointitilat käytöstä pois jääneisiin varastohalleihin. Ennen hankkeen käynnistymistä helmikuussa 2015 projektipäällikkö kävi tutustumassa Erasmus+ -rahoituksella Tanskan Vejlessä sijaitsevassa 16 kulttuuriperintötoimijan yhteisessä kokoelmakeskuksessa, jonka säilytystilojen olosuhteiden ylläpito tapahtuu passiivisesti. Projektipäällikkö kävi esittelemässä hanketta ja yhteisen kokoelmakeskuksen ideaa Pyhtään museolautakunnalle 2.6.2016 ja Kotkan kulttuurilautakunnalle 31.5.2016. 27.4.2016 Kymenlaakson paikallismuseoiden museopäivillä projektipäällikkö esitteli kokoelmakeskushanketta matkailun näkökulmasta teemalla museoiden kokoelmatilat matkailukohteeksi. saataviin avustuksiin tulee olla omarahoitusosuutta 20 30 %. Tämä summa jaetaan osallistuvien museoiden kesken suhteessa esinekokoelmien määrään. Osallistuminen hankesuunnitelman laatimiseen ei vielä sido osallistuvia museoita varsinaisen keskuksen rakentamiseen ja käyttöön ottoon. Rahoitusta haetaan myös muilta tahoilta. Museoiden tulee tehdä päätöksiä hankesuunnitelmaan osallistumisesta syyskuun 2016 aikana. Tämä hanke ei vielä sido museoita osallistumaan lopulliseen keskuksen rakentamiseen. Syksyn 2016 aikana museoiden tulisi kuitenkin viedä aktiivisesti ajatusta yhteisestä kokoelmakeskuksesta eteenpäin kunnissaan, jos ne ovat kiinnostuneita jatkamaan mukana. Yhteistyömahdollisuutta Kotka-Haminan seudun kehittämisyhtiö Cursorin kanssa tiedusteltiin heikoin tuloksin. Heiltä saatiin tietoja alueella tyhjänä olevista kokoelmakeskustarpeisiin soveltuvista kiinteistöistä. Mediaa tiedotettiin hankkeesta projektin alkaessa ja se mainittiin alueiden paikallislehdessä ja YLE:n sivuilla. Hankkeesta laadittiin esite, jota alueen museot voivat käyttää tiedottaessaan hankkeesta kuntiensa päättäjiä. Hankkeesta löytyy tietoja Kymenlaakson museon www-sivuilta. http://www.kotka.fi/asukkaalle/kulttuuripalvelut/ kymenlaakson_museo/paikallismuseotyo/prime101_fi.aspx Kullekin museolle laadittiin oma raportti niiden kokoelmatoiminnoista ja säilytystiloista. Nämä raportit eivät ole julkisesti saatavilla, koska niissä käsitellään yksityiskohtaisesti kokoelmaturvallisuuteen liittyviä asioita. Selvityshankkeesta laadittiin hankeraportti, joka on julkinen asiakirja. Jatkorahoituksen hakemista valmisteltiin. c. Hankkeen jatko Hankkeen seuraavana vaiheena on hakea syksyn 2016 aikana rahoitus tarvekartoituksen täydentämiseen ja hankesuunnitelman laatimiseen. Rahoitusta haetaan mm. Kymenlaakson liitolta. Sieltä 5

3. MUSEOESINEIDEN ASIANMUKAISEN SÄILYTTÄMISEN OMINAISUUKSIA a. Yleistä Museolaissa (3.8.1992/729) todetaan yhden museoiden tehtävän olevan aineellisen kulttuuriperinnön säilyttäminen. Laissa todetaan myös, että saadakseen valtionosuutta, museon kokoelmien hoitoon ja säilytykseen tarkoitettujen tilojen tulee olla tarkoituksenmukaisia. 1 Museoiden esine- ja taidekokoelmien säilytystiloille ei ole missään asetettu minimivaatimuksia esim. neliömäärän suhteen. Täsmällisiä tasovaatimuksia myöskään kokoelmien hoitoon ja säilytykseen tarkoitetuille tiloille ei ole asetettu, mutta niiden tulee olla tarkoitukseen soveltuvat. 2 Arkistolaitos on laatinut määräykset ja ohjeet pysyvästi säilytettävien asiakirjallisten tietojen arkistotiloihin liittyen. 3 Näitä ohjeita voidaan soveltaa koskemaan myös museoesineiden ja taideteosten säilytystilojen rakennuksia. Kansainväliset konservointialan järjestöt ICOM-CC 4 ja IIC 5 laativat vuonna 2014 yhdessä julistuksen museoiden ympäristöja olosuhdesuosituksista. 6 Siinä todetaan että museoiden tulisi pyrkiä käyttämään säilytystilojen olosuhteiden ylläpitoon passiivisia metodeja energiaa kuluttavien ilmastointilaitteiden sijaan. Suomen standardisoimisliitto SFS on vahvistanut eurooppalaisen standardin Conservation of Cultural Heritage. Guidelines for management of environmental conditions. Open storage facilities: definitions and characteristics of collection centres dedicated to the preservation and management of cultural heritage EN 16141:2012 suomalaiseksi kansalliseksi standardiksi. Tässä standardissa käsitellään kokoelmakeskusten ja avoimen varaston konseptin määritelmää. Useissa museologian teoksissa käsitellään museoalalle muodostuneita kansainvälisesti vakiintuneita määrityksiä ja ohjeita museoesineiden säilyttämiseen ja säilytystiloihin liittyen. Museokokoelmien säilytystilojen tulee suojata kokoelmaobjektien ja muun materiaalisen kulttuuriperintöaineiston fyysistä olomuotoa ympäristön aiheuttamilta uhilta, kuten vedeltä ja haitalliselta kosteudelta, tulipalolta, liialliselta lämmöltä, valolta, ilman epäpuhtauksilta, lialta, tuhoeläimiltä ja - hyönteisiltä, ilkivallalta ja varkauksilta. Nämä suojaukset tapahtuvat asianmukaisten säilytystilaolosuhteiden, rakennuksen ja pakkaustapojen sekä ammattitaitoisen henkilökunnan työtapojen myötä. Hyvät säilytystilat ja kokoelmatyötavat edistävät myös kokoelmien käytettävyyttä tutkimuksessa, julkaisuissa, näyttelyissä ja opetustoiminnassa kokoelmien pelkän fyysisen säilyttämisen lisäksi tehden kokoelmat paremmin saavutettaviksi. Hyvin suunnitelluilla kokoelmatiloilla ja -toiminnoilla voidaan edistää museon toimintaa myös taloudellisesti, kun kokoelmia päästään hyödyntämään kattavasti museon näyttelykäytössä ja opetustyössä. Kokoelmien säilymisen kannalta ensisijaista on hyvien kokoelmatilojen myötä vähentyvät kokoelmia uhkaavat fyysiset riskit sekä henkilökunnan työturvallisuus ja hyvä työergonomia. 7 Nämä näkökohdat toteutuvat, kun tilat, laitteet ja materiaali joita käytetään, on suunniteltu tehokkaiksi, toimiviksi ja turvallisiksi ja niissä on käytetty alalle parhaiten soveltuvia ja hyväksi havaittuja tapoja. b. Rakennus Museoiden esinekokoelmien suojaamisessa rakennuksen voidaan nähdä koostuvan eri suojakerroksista, joista uloimpana on rakennuksen ulkokuori tai vastaava. Rakennuksen sisällä on erilaisia erillisiä säilytystiloja, joissa on erilaisia säilytyskalusteita, joissa esineet on erilaisissa laatikoissa tms. suojissa. Kukin eri suojakerros lisää esineiden säilymistä lisäten fyysistä suojaa ja suojaa huonoilta olosuhteilta. Nämä on mietitty tarkasti riippuen esineen ja kokoelmien luonteesta ja materiaaleista kullekin sopivaksi. 8 Rakennuksen koko ja vaadittavien tilojen määrä perustuu pitkälti siellä säilytettävien esineiden määrään, kokoon ja materiaaliin. Useimmiten museoesineiden säilytystilat on saneerattu alkuperäiskäytöstä poistuneeseen rakennukseen, jolloin tilat ja laitteet on sovellettu olemassa olevan rakennuksen puitteiden mukaisiksi. Riippuen lähtökohdasta hyviäkin ratkaisuja on, mutta usein kompromissit, joita on jouduttu tekemään, heikentävät tilojen tehokasta käyttämistä. 6

Uudisrakennuksia, varta vasten museoesineiden säilytystiloiksi rakennettuja tiloja on Suomessa vähän. Kokoelmakeskus Kaakkois-Suomeen - hankkeen lähtökohtana on rakentaa alueen museoiden esinekokoelmien säilyttämiseen ja kokoelmatyön tekemiseen uudisrakennus. Rakennuksen sijainti: Rakennuksen sijainnissa tulee ottaa huomioon ettei se sijaitse tulva-alueella tai niiden läheisyydessä, maaperän tulee olla vakaa, henkilökunnan ja vierailijoiden kulkuyhteydet tulee olla toimivat, isojen kuljetuskalustojen tulee päästä rakennukselle, rakennuksen tulee sijaita lähellä palokuntaa, poliisia ja muita hätäpalveluja sekä alueen tulee olla puhdas teollisuusjätteestä tai tuholaisista. Rakennuksen sijainnissa tulisi huomioida että rakennukselle on varattu laajennusvara. Tilojen sijainti rakennuksessa: Tilojen sijoittelussa tulee huomioida esinekokoelmien työprosessien kulku, henkilökunnan kulkeminen sekä esineiden kuljettaminen kerrosten ja tilojen välillä (käytävät, oviaukot, portaikot ja hissit), kerrosten lattioiden kantavuuden riittävyys mahdollisesti painaville esineille ja niiden tarvitsemille säilytyskalusteille, mahdollinen tulvariski ja turvallisuus. Tilojen rakenteet: Rakennuksen tulee olla tiivis ja säänkestävä. Säilytystilojen rakenteiden tulee olla kestäviä, helppoja puhdistaa ja ylläpitää sekä tehty materiaaleista, jotka eivät aiheuta ympäristö- tai tuholaisongelmia. Lattioiden suunnittelussa tulee huomioida erityisesti niiden kantavuus, lattian pintamateriaali ja mahdollisten siirrettävien hyllyjärjestelmien tarvitsemat erikoisjärjestelyt. Seinissä ja kattomateriaaleissa tulee huomioida erityisesti että ne on puhdistettavissa ja maalattu. Rakenteiden palonkestävyys tulee olla vähintään kaksi tuntia. Oviaukot tulee olla tarpeeksi leveät ja korkeat esineiden kuljettamiseen, ovien palonkestävyys vähintään 1,5 tuntia. Kattokorkeuden tulee olla vähintään 3 m. Rakennuksen ylläpito: Talotekniikka tulee pyrkiä pitämään poissa säilytystiloista: vesi- ja viemäriputket muodostavat vesivahingonriskin ja sähkölaitteissa on tulipaloriski. Säilytystiloissa tulisi olla ainoastaan määräysten mukaiset sprinklerisysteemit ja sähkö tarvittaviin laitteisiin, valaistukseen ja turvajärjestelmiin. Rakennuksen turvallisuus: Säilytystilat tulee olla suojattu asianmukaisella murtohälytysjärjestelmällä. Rakennuksen ovet ja ikkunat tulee olla lukittavat ja avaimia vain rajatulla käyttäjäjoukolla. Paloturvallisuus: Tiloissa tulee olla automaattinen paloilmaisinjärjestelmä ja sammutuskalustoa. Henkilökunnan tulee osata käyttää laitteita ja toimia hätätilanteissa. Säilytystilojen sprinklerijärjestelmissä on aina iso vesivahingon riski. Rakennukset ja tilat tulisi suunnitella ja rakentaa siten, että sprinklerijärjestelmiä ei käytetä ja materiaalit ovat erittäin hyvin palonkestäviä. Olosuhteiden ylläpito: Museoesineiden säilytystiloja rakennettaessa tai saneerattaessa tulisi ymmärtää ulkona vallitsevien olosuhteiden vaikutus sisätilojen lämpötilaan ja ilmankosteuteen sekä rakennusmateriaalien vaikutukset näihin. Olosuhteiden ylläpito museoiden säilytystiloissa on perinteisesti tapahtunut kalliilla ja energiaa vievällä IV-tekniikalla. Viime vuosina on alettu kiinnittämään huomiota enemmän energiankulutukseen ja kestävään kehitykseen. Tilojen olosuhteiden ylläpidossa on alettu suosia passiivisia metodeja. Seuraavassa kappaleessa käydään lävitse tarkemmin olosuhteet. Säilytystilojen olosuhdesuositukset löytyvät liitteestä 2. c. Tilojen olosuhteet, säilytyskalusteet ja työvälineet Museoesineiden säilyttämisen olosuhteista, kalusteista, materiaaleista ja käytännöistä on museoalalla yleisesti sovittuja normeja ja käytäntöjä, jotka perustuvat esineen materiaalin säilymiseen. Eri materiaalien vaatimat olosuhdesuositukset ovat liitteessä 2. Museon kokoelmaohjelmassa 7

tulee olla kuvattuna esineiden säilytyskäytännöt ja työprosessit. Lämpötila: Eri materiaaliryhmille on määritelty lämpötilaarvot, jossa tästä materiaalista valmistetut esineet säilyvät parhaiten. Ilmastointilaittein säädellyissä säilytystiloissa lämpötila pyritään pitämään samana ympäri vuoden. Passiivisesti ylläpidetyissä säilytystiloissa lämpötilan sallitaan muuttuvan vuodenaikojen ulkolämpötilojen vaihtelun mukaisesti hitaasti ilman suuria päivittäisiä muutoksia, ollen kesällä korkeampi ja talvella alhainen. Päiväkohtainen vaihtelu ei tulisi olla enempää kuin +/- 4 C. ilmankosteus: Lämpötilan lisäksi säilytystilan suhteellisen ilmankosteuden (RH) tulee pysyä tietyissä eri materiaaleille soveltuvissa arvoissa tasaisesti ympäri vuoden sekä ilmastointilaittein että passiivisesti säädellyissä tiloissa. Päiväkohtainen vaihtelu ei tulisi olla enempää kuin +/-5 %. Valo: Säilytystilojen valaistus tulee suunnitella säilytyskalusteiden mukaan siten, että valo tulee käytäville ja tiloihin joissa sitä tarvitaan. Valaistus tulee olla päällä vain kun tilassa työskennellään. Työpisteillä tulee olla asianmukainen valaistus. Säilytystiloissa olevat ikkunat tulee olla peitetty. Pöly, lika ja ilmansaasteet: Säilytystilojen tulee olla tiiviitä, jotta ulkoilman pölyt ja ilmansaasteet eivät kulkeudu tiloihin. Esineet tulee olla suojattu pölyyntymiseltä ja likaantumiselta. Esineitä tulee käsitellä puhtain käsin tai suojahansikkain. Pakkausmateriaalit ja - tavat: Esineet tulee pakata puhtaisiin laatikoihin ja käyttää mahdollisuuksien mukaan happovapaita materiaaleja. Kullekin esinetyypille tulee käyttää sille soveltuvia pakkaustapoja. Esineet eivät saa olla suoraan lattialla, vaan alla tulee olla aina vähintään 10 cm koroke. Esineitä ei saa jättää kulkuväylille ja kaikkien hyllyjen ja säilytyskalusteiden luokse tulee päästä kulkemaan ilman esineiden siirtelyä. Säilytyskalusteet: Kalusteet tulee olla mieluiten metallisia. Hyllyjen ja laatikostojen tulee olla tukevia ja kiinnitetty asianmukaisesti heilumisen ja kaatumisen estämiseksi. Kalusteet tulee olla mitoitettu siten että esineet mahtuvat niille hyvin. Mm. tekstiileille ja taideteoksille tulee suunnitella omat erikoissäilytyskalusteet. Säilytystiloissa tulisi mahdollisuuksien mukaan käyttää siirrettäviä ratkaisuja, koska siten tilat saadaan 70 % tehokkaammin käyttöön. Käsittely: Esineitä käsiteltäessä tulee käyttää asianmukaisia suojavarusteita. Esineitä nostetaan molemmilla käsillä ja tuetaan tarvittaessa apuvälineillä. Esineitä kuljetettaessa tulee etukäteen varmistaa että kulkureitit ovat vapaat ja ovet avoinna. Isoja esineitä kuljetettaessa ja nostettaessa käytetään apuvälineitä. Esineiden kantamisessa ja nostamisessa tulee huomioida työturvallisuus ja - ergonomia. Työvälineet: Esineiden siirtämiseen ja käsittelyyn tulee kussakin säilytystilassa olla tarpeelliset työvälineet, vähintään turvatikkaat ja pyörillä oleva työtaso. Kuormalavojen ja isojen esineiden siirtämistä varten pumppukärryt ja tarvittavat nostimet. Järjestys: Tilat tulee olla järjestyksessä ja ne tulee siivota kuukausittain. Kulkuväylät tulee olla vapaana esineistä. Tuhohyönteiset ja -eläimet: Tiloja tulee tarkkailla hyönteisansoin tuhohyönteisten ja -eläinten varalta. Kaikki esineet tulee tarkastaa ja orgaanisesta materiaalista valmistetut esineet tulee pakastaa mahdollisuuksien mukaan tuhohyönteisten eliminoimiseksi ennen esineiden siirtoa säilytystiloihin. 8

4. RAPORTTI KAAKKOIS-SUOMEN MUSEOI- DEN MUSEOESINEIDEN SÄILYTYSTILOISTA a. Selvityksen tarkoitus Kokoelmakeskus Kaakkois-Suomeen -hankkeen tarkoituksena oli selvittää perusteita ja tarvetta alueen yhteisille museokokoelmien säilyttämisen toiminnoille. Yhteisen toiminnan kehittämisen lisäksi, kullekin museolle laadittiin kattava raportti niiden kokoelmiin liittyvistä toiminnoista, säilytystilojen museaalisesta asianmukaisuudesta ja kokoelmien ylläpitoon käytettävissä olevista resursseista. Yksittäiset raportit ovat museoiden vapaasti käytettävissä myös niiden itsenäisiin kokoelmatoimintoja ja -tiloja parantaviin toimenpiteisiin. Raporteissa käydään lävitse seuraavat kohdat museoiden kokoelmatoimintoihin liittyen: Esinekokoelmien laajuus ja tyyppi sekä esineiden luetteloinnin ja digitoinnin taso. Kokoelmatyöhön resursoitu henkilökunta ja kokoelma-ammatillisuus. Kokoelmatoiminnan työtilat ja esineiden säilytystilat. Olemassa olevien tilojen kehittämisen mahdollisuudet. Yhteisen kokoelmakeskuksen toiminta ja tarvekartoitus. Kussakin raportissa käydään lävitse näiden toimintojen nykytilanne ja esitellään toimenpidesuunnitelma kyseisen toiminnon kehittämiseen ja saattamiseen museoammatilliset vaatimukset täyttäviksi, ottaen huomioon museon kokonaisuuden ja mahdolliset resurssit. Lisäksi käydään lävitse tiivistetysti nykyisten toimintojen ja tilojen mahdollisuudet, uhat ja riskit sekä kuvataan museon nykyisten tilojen kehittämisen mahdollisuudet. Lopuksi käydään lävitse ideaa yhteisestä kokoelmakeskuksesta ja arvio kunkin museon tarvitsemista asianmukaisista säilytystiloista. Tässä luvussa esitellään tiivistetysti näitä tuloksia. b. Kokoelmat Kahdeksalla selvityksessä mukana olleella museolla on kokoelmissaan esineitä yhteensä noin 177 000 kappaletta. Taideteoksia on noin 8 700 ja valokuvia noin miljoona. Kokoelmat koostuvat paikkakuntien ja alueiden kulttuurihistoriallisista esinekokoelmista. Kouvolassa, Lappeenrannassa ja Imatralla on myös taidemuseot. Kymenlaakson museolla kokoelmiin kuuluu myös kaupungin taidekokoelma. Kokoelmaohjelma on museon kokoelmatyön perustavanlaatuinen opas, jossa kuvataan kyseisen museon kokoelmatoiminnan työtavat ja periaatteet. Museoiden tulee päivittää kokoelmaohjelma säännöllisin väliajoin. Kokoelmaohjelman tavoitteena on myös parantaa kokoelmatyön laatua ja suunnata niukkoja resursseja tärkeiksi määriteltyihin kohteisiin. Kymenlaakson ammatillisesti hoidetut museot ovat tehneet yhteistyössä kokoelmaohjelmansa, joissa on kaikille yhteisiä lukuja. Myös osalla ei-ammatillisesti hoidetuista museoista on omat, maakuntamuseon tuella laaditut ohjelmansa. Kymenlaakson ammatillisista museoista Haminassa kokoelmaohjelma vielä puuttuu ja Miehikkälässä ohjelmaa ei ole vielä vahvistettu. Kymenlaakson museossa ohjelma puuttuu taidekokoelman osalta. Etelä-Karjalan museon kokoelmaohjelmasta puuttuvat kokoelmien arvoluokituksen periaatteet. Se tarvitaan ennen kokoelmien laajempaa inventointia ja luettelointia, jotta mm. poistoille saadaan määriteltyä selkeät perusteet. Kokoelmien luetteloinnin kattavuus vaihtelee museoissa. Kymenlaakson museolla, Pyhtäällä, Iitissä ja Miehikkälässä kokoelmien luettelointi ja digitointi on hyvin hallinnassa. Kouvolassa ja Lappeenrannassa kokoelmat on suurelta osin luetteloitu, mutta kuntaliitosten myötä tulleiden paikallismuseoiden aineisto on suurelta osin museoissa vielä inventoimatta ja luetteloimatta. Haminassa esineet on luetteloitu vain manuaalisesti ja suuri osa esineistä on kokonaan luetteloimatta. Imatralla esineiden luettelointi on myös erittäin puutteellista. Kaikkien alueen museoiden tulee jatkuvasti pitää huolta, että kokoelmien luettelointi on ajan tasalla, eikä luetteloimattomia esineitä pääse kertymään. Luetteloimattomien esineiden kontekstitiedot ovat vaarassa kadota tai jo kadonneet tehden esineiden säilyttämisen museoammatillisesti 9

merkityksettömäksi ja siten nämä esineet voidaan nähdä tuhoutuneiksi. Kuva 1 Huone on täynnä luetteloimatonta aineistoa. tutkijoiden lisäksi yksi konservaattori sekä museomestari. Kotkassa oli toukokuuhun 2016 asti kaksi konservaattoria, mutta kaupungin ytneuvottelujen tuloksena toinen paikka lopetettiin. Kouvolassa on kokoelmista vastaava intendentti, amanuenssi ja näyttelymestari, joka tekee osittain kokoelmatyötä. Muissa museoissa ei ole erikseen kokoelmista vastaavaa henkilökuntaa tai ylipäänsä vakituista henkilökuntaa. Tämä johtaa siihen, että näissä museossa ei käytännössä tehdä ollenkaan aktiivista esinekokoelmia ylläpitävää ja säilyttävää työtä, koska pienet henkilökuntaresurssit ja ammattitaito menevät täysin näyttelyiden tekemiseen ja muihin toimintoihin. Henkilökuntaresurssien puute esinekokoelmien ylläpidossa tuhoaa esineitä ja on suuri uhka sekä museoiden näyttelytoiminnalle että Kaakkois-Suomen seudun kulttuuriperinnön säilymiselle tuleville sukupolville. Lähes kaikilla museoilla on käytössä sähköinen museotietojärjestelmä, mutta sen käyttöaktiivisuus vaihtelee. Samoin esineiden valokuvauskäytännöt vaihtelevat. Jatkossa tulee pyrkiä ottamaan kokoelmista digitaaliset tunnistekuvat. Tietokannassa olevat kuvat vähentävät esineiden käsittelyn tarvetta ja näin ollen edistävät esineiden säilymistä. Museot, joilla on paljon inventoimatonta ja luetteloimatonta aineistoa tulisi seuraavina vuosina käyttää resursseja ja pyrkiä saamaan ulkopuolista rahoitusta näiden kokoelmien läpikäymiseen ja käsitellä ne kokoelmaohjelman mukaisesti tehden asianmukaisia poistoja. Yhteiseen kokoelmakeskukseen saa siirtää säilytettäväksi ainoastaan luetteloitua esineistöä. Kokoelmien kuljettamiseen säilytystilojen ja näyttelytilojen välillä on museoilla oma auto ainoastaan Kotkassa ja Lappeenrannassa. Muualla esinekuljetukset tehdään joko henkilökunnan omilla tai vuokra-autoilla. c. Henkilökuntaresurssit ja kokoelmatyö Alueen museoiden kokoelmatyöhön resursoidun henkilökunnan määrä vaihtelee suuresti riippuen museon koosta. Kummassakin maakuntamuseossa on eri kokoelmista vastaavien intendenttien ja Kuva 2 Esineet tuhoutuvat säilytystiloissa, koska museoilla ei ole tarpeeksi henkilökuntaresursseja tilojen ylläpitoon. Museoiden tulee jatkossa kohdentaa henkilökuntaresursseja kokoelmaohjelman laatimiseen, kokoelmien inventointiin, luettelointiin ja säilytystilojen ylläpidon parantamiseen. Esinekokoelmista tulee pitää huolta aktiivisesti, jotta ne eivät tuhoudu ja ovat jatkossakin käytettävissä museoiden näyttelytoiminnassa ja seudun kulttuuriperinnön esiin tuomisessa ja erityispiirteiden sekä arjen muistamisessa. Pyhtää, Iitti ja Hamina eivät kuulu valtionosuuden piiriin ja ne voivat hakea Opetus- ja kulttuuriminis- 10

teriön museoille myöntämiä harkinnanvaraisia avustuksia määräaikaisen henkilökunnan palkkaamiseen kokoelmatyöhön. Lisätietoja antavat maakuntamuseoiden maakuntamuseotutkijat. d. Kokoelmatoiminnan työtilat Kokoelmatoimintaan ja konservointiin on erikseen työtilat ainoastaan maakuntamuseoilla Kotkassa ja Lappeenrannassa. Avustavia tiloja kokoelmatoiminnan käyttöön oli muutamassa paikassa, mutta pääsääntöisesti esineet käsitellään joko säilytystilassa tai toimistotiloissa. Esineiden siirtämiseen ja käsittelyyn ei myöskään ollut näissä asianmukaisia työvälineitä. 70 prosentissa tiloista ei ollut ollenkaan työskentelypaikkoja. Museoiden eri kokoelmiin liittyviin työtehtäviin tulee olla omat asianmukaiset työtilat, jotta kokoelmien säilyminen ja henkilökunnan turvallisuus tulee huomioitua. Jos museolla ei kyetä osoittamaan kokoelmatyöhön erikseen työtiloja, tulee niiksi käytettävissä tiloissa kuitenkin huomioida tilojen käyttäjien turvallisuusnäkökohdat ja työergonomia. Työtiloissa ja kussakin säilytystilassa tulee olla vähintään pyörillä oleva pöytä, turvatikkaat, tarvittavat pientyövälineet ja asianmukaisia pakkausmateriaaleja. Tilat tulee pitää järjestyksessä ja siivota kuukausittain. Yhteisen kokoelmakeskuksen myötä museot saavat käyttöönsä yhteiset kokoelmatilat, joissa kaikkien kokoelmien käsittelyyn on asianmukaiset tilat ja siirtämiseen on asianmukaiset välineet. Näissä tiloissa on huomioitu työntekijöiden työturvallisuus- ja ergonomianäkökohdat. Yhteisen kokoelmakeskuksen tiloja käydään lävitse luvussa viisi. e. Kokoelmien säilytystilat ja säilytystavat Taulukko 1: Museoissa olevat kokoelmatoiminnan työtilat. Selvityksessä mukana olleiden kahdeksan museon nykyisten säilytystilojen yhteenlaskettu pinta-ala on noin 10 000 m². Säilytystilat sijaitsevat 30 eri rakennuksessa, joissa on eri tiloja lähes 50 kappaletta. Maantieteellisesti rakennukset ovat usein kaukana toisistaan ja museon näyttelytilasta. Joissain museoissa oli säilytystiloja, joissa ei ollut käyty useaan vuoteen. Säilytystilojen hajanaisuus tekeekin kokoelmien hoidosta ja -hallinnasta haasteellista ja esineiden turvallisuus ja säilyminen on erittäin vakavasti uhattuna. Näistä säilytystiloista museot maksavat vuodessa yhteensä noin 583 000 (sis. vuokrat, sähkö, siivous, vesi, huolto yms.). Museoiden kulurakenteessa menoja lasketaan eri tavoin, joten tarkkaa lukua kaikista kokoelmatoimintaan liittyvistä menoista ei tässä pystytä esittämään. Kuva 3 Ainoa paikka työntekoon saattaa olla säilytystilassa olevan arkkupakastimen kansi. Säilytystiloista 77 prosenttia on lämmitettäviä. Loput ovat kylmiä ulkorakennuksia, joissa esineet ovat ulko-olosuhteiden armoilla. Ilmankosteus on säädettävissä vain joka viidennessä tilassa. Nämä tilat on maakuntamuseoiden ja Poikilo-museoiden säilytystiloja. 11

Taulukko 2 Olosuhdesäädeltyjen tilojen määrä (%). Kuva 4 Aurinko, sade ja sääolosuhteet sekä ilkivalta tuhoavat esineitä vartioimattomissa ja kylmissä ulkotiloissa. Rakennukset ovat pääosin hyvässä tai kohtalaisessa kunnossa. Vain muutama on itse rakennuksen kunnon puolesta käyttökelvoton museoesineiden säilyttämiseen. Säilytystiloissa on kuitenkin runsaasti muita ongelmia, jotka tekevät niistä epäsopivia museoesineiden säilyttämiseen ja henkilökunnan työtiloiksi. Kuudessa eri tilassa oli nähtävillä kosteuden aiheuttamia vaurioita ja yhdessä rakennuksessa on homeongelma. Tuhohyönteisiä oli havaittavissa neljän rakennuksen rakenteissa. Nämä rakennukset olivat kylmiä ulkorakennuksia. Tuhoeläimiä ja -hyönteisiä oli 17 eri tilassa saastuttaen sekä säilytystilan että esineet. Taulukko 3 Rakennuksissa olevia ongelmia. Kuva 5 Sisäilmaongelmat ja home estävät työnteon yhdessä selvityksessä mukana olleen museon säilytystilassa. Myös esineet saastuvat homeitiöiden takia. Automaattinen murtohälytysjärjestelmä oli 62 % säilytystiloista. Suojaamattomat tilat olivat pääasiassa kylmiä ulkotiloja. Osassa oli koko rakennus suojattu murtohälytysjärjestelmällä, tiloissa oli liikkeentunnistimia ja kussakin ovessa, eikä vain rakennuksen ulko-ovessa, murtosuojaus. Osassa, jos museon käytössä oli vain esimerkiksi kellarissa oleva tila, ei tilassa itsessään ollut suojausta, vaan suojaus tuli rakennuksen yleismurtohälytysjärjestelmän myötä. Lukituksen taso vaihteli myös runsaasti. Lähes kaikki tilat olivat lukittavia, mutta avainten jakelua ei ollut kontrolloitu tai lukoissa ei ollut omaa sarjoitusta. Paloilmaisimet puuttuivat kolmasosassa tiloista, pääsääntöisesti kylmistä ulkotiloista, mutta myös muutamista lämmitetyistä sisätiloista. Käsisammuttimia ja sammutuskalustoa EI ollut 62 % tiloista. Kahdessa eri säilytystilassa käsisammuttimet olivat jääneet esineröykkiöiden taakse ja olivat siten siis käyttökelvottomia. Yhdessä tilassa käsisammutin oli tarkastettu viimeksi 1990-luvulla. 12

Museoiden säilytyskalusteet ovat hyvin erilaisia ja eritasoisia: hyllyjä, laatikostoja, tasoa, lokerikkoja ja telineitä. Suurelta osin lämpimissä sisätiloissa oli käytössä metallisia kalusteita, mutta myös puisia kalusteita oli käytössä eteenkin kylmien ulkorakennusten varastoissa. Useassa varastossa esineitä on paljon myös suoraan lattialla, vain muutamassa paikassa esineiden alla on kuormalavat. Paikoin esineet oli kasattu erilaisiin kasoihin ja läjiin ilman minkäänlaista asianmukaista suojausta. Joissain varastoissa kalusteet olivat vinossa, heiluivat ja hyllyt olivat romahtaneet. Kuva 6 Käsisammutin on saavuttamattomissa esineröykkiöiden takana. Lähes puolesta säilytystiloista oli suoraan ulos ikkunoita. Pääsääntöisesti ikkunat oli peitetty, mutta tässä oli muutamia puutteita. Lähes 60 prosentissa säilytystiloista on vesi- tai viemäriputkia. Pääosin putket kulkivat lämpöpattereihin. Vain yhden museon kellaritiloissa oli käytössä vesivahinkoilmaisimet. Viemäriputkista johtuvia vesivahinkoja oli tapahtunut muutamassa kohteessa. Muita vesivahinkoja aiheutui parissa kohteessa kattovuodoista tai veden nousemisesta maaperän ja rakenteiden kautta lattialle. Kuva 8 Epävakaiden hyllyjen hyllylevyt ovat romahtaneet. Esineiden pakkaus- ja suojauskäytännöt vaihtelivat myös suuresti. Maakuntamuseoissa esineet ovat pääsääntöisesti hyvin ja asianmukaisesti pakattu, koska niissä on henkilökuntaa enemmän. Muissa museoissa esineiden suojaaminen oli heikkoa. Erityisesti kylmien ulkotilojen varastoissa esineiden pakkaus ja suojauskäytännöt olivat hyvin puutteelliset. Suuri osa esineistä on paksun pölyn peitossa ilman asianmukaista suojausta. Osassa tiloista esineissä oli myös tuhoeläinten ulostetta. Kuva 7 Lattialle noussut vesi on tuhonnut esineet. Metalliesineissä on aktiivista ruostetta. 13

laajentua. Tiloja oli myös monessa kohteessa mahdotonta siivota eikä suurinta osaa tiloista siivotakaan säännöllisesti. Tilojen sekaisuus ja ahtaus linkittyvät vahvasti toisiinsa ja on seurausta henkilökunnan ja kokoelmatyön resurssien vähyydestä. Säilytystiloissa oli usein myös varastoituina museoesineiden lisäksi muutakin tavaraa, kuten pakkausmateriaaleja, näyttelyrekvisiittaa ja vitriinejä. f. Riskit Kuva 9 Esineiden päällä on runsaasti hiiren ulostetta. Asianmukaisia välineitä esineiden siirtämiseen ei kaikkialta löydy ja useiden hyllyjen luokse oli myös mahdotonta päästä. Vain joka viidennessä tilassa esineiden siirtämiseen on asianmukaiset välineet ja hyllyt on hyvin saavutettavissa. Tilanne on heikko 40 % säilytystiloja. Näissä hyllyt ovat saavutettavissa pienellä esineiden siirtämisellä ja käytössä on joitain työvälineitä. Kuitenkin melkein puolessa tiloista (42 %) tilanne on huono eli ei ole työvälineitä ja hyllyt on saavuttamattomissa. Kaakkois-Suomen museoiden esine-, taide-, arkisto- ja valokuvakokoelmien säilymisen kannalta suurimpia riskitekijöitä ovat: Kokoelma-ammatillisen henkilökunnan ja ammattitaidon niukkuus tai puute. Ilman kokoelmatyöhön resursoitua henkilökuntaa kokoelmat eivät säily ja mitään kokoelmia ylläpitäviä toimenpiteitä ei saada tehtyä. Epäasianmukaiset säilytystilat ja säilytystavat Hoitamattomat kokoelmat tuhoutuvat itsekseen huonojen ja epäasiallisten säilytystilaolosuhteiden, täynnä ja epäjärjestyksessä olevien varastojen, ammattitaitoisen henkilökunnan niukkuuden ja kokoelmatyötapojen puuttumisen myötä. Säilytystilojen hajanaisuus ja vartioimattomuus tekee kokoelmien hoidosta ja -hallinnasta haasteellista ja uhkaa niiden turvallisuutta. Kokoelmien luetteloinnin heikko taso tai luetteloimattomuus. Luetteloimattomien esineiden kontekstitiedot ovat vaarassa kadota tai jo kadonneet tehden esineiden säilyttämisen museoammatillisesti merkityksettömäksi ja siten nämä esineet voidaan nähdä tuhoutuneiksi. Kokoelmaohjelmia ei ole laadittu tai ne ovat puutteellisia. Kuva 10 Säilytystilassa on kaaos, käytävät ovat tukossa, esineitä kasoissa lattialla ja hyllyt saavuttamattomissa. Suurimpana ongelmana eri säilytystiloissa on niiden sekaisuus ja ahtaus. Noin 60 % tiloista ja niiden säilytyskalusteista on yli 100 % täynnä ja vain kahdessa prosentissa tiloja on tyhjiä hyllyjä ja tilaa g. Olemassa olevien tilojen kehittäminen Museoiden nykyisiä tiloja uudelleen organisoimalla voitaisiin joissain paikoissa tiloista saada paremmin museoalan vaatimukset täyttävät, mutta pääsääntöisesti nyt käytössä olevia tiloja ei tulisi käyttää museoesineiden säilyttämiseen. Ainoastaan Ky- 14

menlaakson museon kokoelmakeskuksen osa tiloista ja Etelä-Karjalan museon tekstiilivarasto täyttävät museoalan vaatimukset säilytystilojen osalta. Nykyisten säilytystilojen saaminen paremmin museoalan vaatimuksia vastaavaksi vaatii tilojen uudelleen organisointia ja kokoelmien kokonaisvaltaista inventointia kokoelmaohjelman mukaisesti. Nämä toimenpiteet taas vaativat lisää henkilökuntaa ja kokoelmien hoidon ammattitaitoa kuhunkin museoon. Kunkin museon mahdollisuudet kehittää omia tilojaan on käsitelty museokohtaisissa raporteissa. 15

5. YHTEINEN KOKOELMAKESKUS Tässä luvussa käydään lävitse yhteisen kokoelmakeskuksen suunnitteluun, toimintoihin, ylläpitoon ja visiointiin liittyviä näkökulmia. Lisäksi tässä luvussa käydään lävitse Kaakkois-Suomen museoiden säilytystilojen tarve sekä yhteisen kokoelmakeskuksen muut tilat. a. Toimintavisio Tässä esitetyt kohdat kuvaavat vaihtoehtoja kokoelmakeskuksen toiminnan organisointiin. Lopullinen toimintamalli ja ylläpitokuviot suunnitellaan ja päätetään yhdessä osallistuvien museoiden kesken. Yhteisessä kokoelmakeskuksessa on museoalan normit huomioonottavat kokoelmatoiminnan työtilat (mm. konservointi, luettelointi, pakastus, valokuvaus) ja säilytystilat, jotka ovat kaikkien museoiden käytössä sopimuksen mukaisesti. Käyttäjät vuokraavat tarvitsemansa tilat ja palvelut, joidenka hinnoiteltu voi tapahtua esim. suhteessa säilytettävän esinemäärän tarvitsemaan tilaan. o Hintaan sisältyy esim: tilavuokra, rakennuksen ylläpito, vartiointi, siivous, sähkö, vesi, säilytystilojen ylläpito sekä tietty määrä yhteisen henkilökunnan kokoelma-ammatillisia työtunteja. nan koordinointi ja käytännön kokoelmatyö, kuten konservointi. o Museomestari/rakennuksen huolto (100 %), kiinteistönhoito, esinesiirrot, kuljetukset yms. o Kokoelmakeskus työllistää avustaviin esinelogistiikan tehtäviin pitkäaikaistyöttömiä ja muita vaikeasti työllistettäviä. Erityisesti käyttöönottovaiheessa henkilökunnan tarve on suuri. Yhteistoiminta luo mahdollisuuksia yhteisiin projekteihin kokoelmien säilyttämiseen liittyen, joihin voidaan hakea keskitetysti ulkopuolista rahoitusta. o Keskuksessa voi toimia tarpeen mukaan myös osallistuvien museoiden muut kokoelmatoiminnot. Konservointitilat suunnitellaan siten, että niitä käyttävät vakituisesti myös maakuntamuseoiden omat konservaattorit. Rakennuksen, kalusteiden ja laitteiden alkuinvestoinnit saadaan kuoletettua normaalia nopeammin, koska yhteisillä passiivisesti säädellyillä tiloilla ja tehokkaalla tilankäytöllä ylläpito ja käyttökustannukset pysyvät matalina. Museoiden esineiden siirtämiseen kokoelmakeskukseen laaditaan 5 10 vuoden aikataulu, jona aikana kukin museo saa tietyn ajan kokoelmiensa siirtoon. o o o Tilojen ylläpidosta ja käytännön organisoinnista vastaa kokoelmakeskuksen yhteinen henkilökunta. Esineiden sijoittamisen koordinointi käyttöönoton aikana, jatkuva ylläpito ja esinelogistiikka. Yhteisen henkilökunnan (2 3 kpl) palkkakustannukset maksavat käyttäjät yhdessä. Kunkin osuus voisi määräytyä esim. suhteessa säilytettävään esinemäärään. Kaikki museot saisivat siten yhteisen henkilökunnan myötä pienellä kustannuksella kokoelmaammatillista osaamista esinekokoelmiensa ylläpitoon. Koordinaattori ja/tai kokoelmakeskuskonservaattori (100 %), jonka tehtäviä ovat yleishallinto, kokoelmakeskuksessa toimivien museoiden toimin- b. Hallintomallit Kokoelmakeskusten hallintomalleja on selvitetty aiemmin mm. Länsi-Uudenmaan kokoelmakeskus selvityksessä (Ockenström 2012, 15) ja Satakunnan kokoelmakeskushankkeen yhteydessä. Näitä tietoja on käytetty hyödyksi tämän selvityksen hallintomallipohdinnassa. Kokoelmakeskuksen organisointivaihtoehtoja voivat olla esimerkiksi osallistuvien kuntien yhteinen osakeyhtiö, vastuukuntamalli tai yhden kunnan omistajuus muiden kuntien vuokratessa tiloja ja tarpeen vaatiessa myös muita palveluita vastuutaholta. OSAKEYHTIÖMALLI 16

Osakeyhtiömallissa kukin kunta tai kaupunki sitoutuu hankkeen toteuttamiseen sijoittamalla rahaa yhtiöön. Yhtiö vastaa kokoelmakeskuksen tiloista ja palveluista ja laskuttaa osapuolina olevia kuntia. Kokoelmakeskuksen henkilökunta siirtyy perustettavan osakeyhtiön palvelukseen. Osakeyhtiö noudattaa osakeyhtiölakia ja on liiketoiminnasta tuloverovelvollinen. Osakeyhtiömalli vaatii kaikkien osapuolien sitoutumisen investointiin alusta alkaen. VASTUUKUNTAMALLI Vastuukuntamallissa kunnat tekevät yhteistoimintasopimuksen kokoelmakeskuksen toiminnoista ja yksi kunta tai kaupunki valitaan vastuutahoksi. Yhteistoiminta-alueen tehtävät voidaan antaa kuntalain mukaisesti isäntäkunnan hoidettaviksi. Tällöin tehtävien hoitamista varten perustetaan alueen kuntien yhteinen toimielin, joka voi olla lautakunta, johtokunta tai toimikunta. Yhteistoiminta-alueen päätöksenteon tulee perustua siihen osallistuvien kuntien asukaslukuun, jolleivät kunnat toisin sovi. Kokoelmakeskuksen osalta voidaan sopia päätöksenteon järjestelystä esimerkiksi kunkin kunnan tilatarpeen mukaisesti. Henkilöstö siirretään vastuukunnan palvelukseen. Vastuukunta tuottaa kaikki tukipalvelut kokoelmakeskukselle. Vastuukuntamallissa kaikki sopimuskunnat budjetoivat talousarvioissaan rahoitusosuutensa yhteistoiminnan toimintamenoihin ja investointeihin sekä pääomarahoituksen erät. Vastuukunta joutuu ottamaan huomioon yhteistoiminnan budjetoinnin muita sopimuskuntia laajemmin. Toiminnan rahoitus toteutuu osapuolten vuosittaisilla maksuosuuksilla ja sen lisäksi mahdollisilla investointiosuuksilla sekä lainanannolla. Yhteistoiminta on periaatteessa itsenäinen suhteessa vastuukuntaan, mutta lainsäädännöllisesti kuitenkin osa kuntaa. YHDEN KUNNAN TAI KAUPUNGIN OMISTAMA KOKOELMAKESKUS Yksi kunta tai kaupunki voi omistaa kokoelmakeskuksen tilat ja vuokrata niitä muille osapuolille. Toiminta voisi olla esimerkiksi maakuntamuseon alaista. Maakuntamuseo vastaisi käytännön toiminnasta ja kaupunki tuottaisi taloushallinnon, henkilöstöhallinnon, tietohallinnon ja muiden tukipalvelujen palvelut keskukselle. Maakuntamuseo myisi erikseen sovituilla hinnoilla palveluja muille osallistujakunnille. Kaupunki vastaisi mallissa yksin investointikuluista ja kantaisi mahdolliset investointiin liittyvät riskit. Hankkeen toteutumisen edellytyksenä on, että muut kunnat sitoutuvat heti lähtötilanteessa pitkiin vuokrasopimuksiin. c. Rakennus Tässä esitetyt kohdat kuvaavat vaihtoehtoja kokoelmakeskuksen rakennuksen suunnitteluun. Kokoelmakeskuksen tarpeisiin rakennetaan uusi rakennus. Rakennuksen rakentamisen lähtökohtana ovat ekotehokkaiden ja ekologisten ratkaisujen käyttäminen rakennuksen rakentamisessa ja ylläpidossa. (maalämpö ja aurinkoenergia) Säilytystilojen olosuhteiden ylläpito perustuu passiiviseen olosuhteiden säätelyyn, energiaa kuluttavien ilmastointilaitteiden sijaan. (liite 3) o Rakennus ja maaperä toimivat pääasiallisina lämpötilan ja ilmankosteuden ylläpitäjinä. o Lämpötilan sallitaan vaihtelevan hitaasti vuodenaikojen ulkolämpötilan mukaan. Esimerkkikohde löytyy Tanskan Vejlestä: http://www.konsv.dk/ d. Säilytystilat Lähtiessään mukaan Kaakkois-Suomen yhteiseen kokoelmakeskukseen on ensisijaista, että seuraavina vuosina museot käyttävät resursseja esinekokoelmien inventointiin, luettelointiin ja järjestämiseen kokoelmaohjelmansa työtapojen mukaisesti, jotta kokoelmat ovat siirtokunnossa keskuksen käyttöönoton alkaessa. Kokoelmakeskukseen saa siirtää vain luetteloitua aineistoa. Museoiden esineiden siirtämiseen kokoelmakeskukseen laaditaan 5 10 vuoden aikataulu, jona aikana kukin museo saa tietyn ajan kokoelmiensa siirtoon. Kokoelmakeskuksen säilytystilahallit suunnitellaan kahdelle eri tilankorkeudelle 3,5 m ja 6,5 m. Mata- 17

lat hyllyt voidaan myös sijoittaa korkeaan tilaan käyttäen kaksikerrosratkaisua, jolloin lattiapintaalan tarve vähenee. Matalassa tilassa sijaitsevat pienesinehyllyt, kevytorsihyllyt, taideteosten säilytysratkaisut, erikoisratkaisut tekstiileille tai muille pienesineille, sekä vapaa lattiapinta-ala isoille esineille. Korkeaan tilaan sijoitetaan kuormalavahyllyt. Isoissa säilytystilahalleissa olosuhteet pidetään yllä pääasiassa passiivisin ratkaisuin. Suhteellisen ilmankosteuden pysyessä noin RH 50 %, ja lämpötilan vaihtuessa vuodenaikojen ulkolämpötilan mukaan +10 C +20 C. Lisäksi tietyille materiaaliryhmille tarvitaan IV-laittein ylläpidettävä viileäsäilytystila ja arkistoaineistoille tila, jossa ilmansuhteellinen kosteus pidetään RH 40 %. Säilytystiloissa ei tarvitse olla erikseen tiloja kullekin museolle, vaan esineet sijoitetaan tiloihin materiaali ja/tai esineryhmittäin niille parhaiten soveltuviin säilytyskalusteisiin. Esinelogistiikkaan ja esineiden paikantamiseen käytetään viivakoodijärjestelmää ja paikkatietoja ylläpidetään tietojärjestelmän avulla. Näin tilojen käyttö myös tehostuu. e. Tilatarvearvio Uudessa kokoelmakeskuksessa kalusteiden sijoittelu toteutetaan suunnitelmallisesti tila mahdollisimman tehokkaasti hyödyntäen. Säilytyskalusteina ovat pääasiassa siirtohyllyjärjestelmät, jolloin tila saadaan 70 % tehokkaampaan käyttöön kuin kiinteillä hyllyjärjestelmillä. Tilatarvearvio on tehty perustuen siirrettäviin hyllyratkaisuihin. Käytettäessä kiinteitä säilytyskalusteita tulee lattiapinta-ala arvioida uudelleen. Säilytystilantarve on laskettu kahdelle eri tilankorkeudelle, 3,5 m ja 6,5 m. Matalat hyllyt voidaan myös sijoittaa korkeaan tilaan käyttäen kaksikerrosratkaisua, jolloin lattiapintaalan tarve vähenee. Lopulliset lattiapinta-alat tulee laskea kalustetoimittajan ehtojen mukaisesti. Säilytystilojen tilatarvearvio perustuu esineille tarvittavaan hyllymetrimäärään. Se on arvioitu museon koko esinekokoelman mukaisesti siten, että yhdelle hyllymetrille mahtuu keskimäärin 13 esinettä. Kunkin yksittäisen museon tilatarvearviossa on huomioitu museon säilytystilan 20 vuoden laajentumisvara. Nyt laskelmat on tehty museoiden kokoelmien kokonaismäärillä. Todellisuudessa museot eivät tule siirtämään kaikkia esineitään keskukseen, koska osa kokoelmista on näyttelyissä ja kokoelmista tulee tehdä poistoja mm. niiden huonon kunnon vuoksi. Tilatarvearvio on arviolaskelma ja se perustuu siihen että käytetään siirrettäviä hyllyjärjestelmiä. Tarkka tilatarvearvio on liitteessä 1. Säilytystilojen lisäksi kokoelmakeskuksessa on erilaisia työtiloja museoiden yhteiskäyttöön. Säilytystilat: m² Matalaa tilaa 3,5 metriä 3500 Korkeaa tilaa 6,5 metriä 700 Työtilat 1390 Yhteensä 5590 m² Kokoelmakeskuksen säilytys- ja työtilojen tarvitsema pinta-ala on arviolta noin 5 600 m²: Rakennuksen täsmälliset säilytys- ja työtilojen tarvitsemat pinta-alat sekä talotekniikan vaatimukset ja tarvitsemat tilat selvitetään tarkemmin kokoelmakeskuksen suunnittelun edetessä. f. Toiminnot ja palvelut Kokoelmakeskuksen tarkoitus on ensisijaisesti toimia sen yhteistyömuseoiden esinekokoelmien säilyttämisen konkreettisena sijaintipaikkana ja kokoelmatyön tukipisteenä. Nämä toiminnot rahoittaa kukin museo osaltaan. Keskuksen on tarkoitus myös hankkia omarahoitusta myymällä erilaisia palveluita. Yksi palvelu on yleisötyö opastettavine ryhmineen, toisena palveluna myydään kokoelmatyöosaamista eli lähinnä konservointipalveluja ja säilytystilaa muille kuin yhteistyöryhmän museoille. Kolmantena myyntituotteena ovat kokoelmatyötilat, joita voivat museoalan yrittäjät vuokrata tilapäiseen käyttöön. Konservointi Yhteisen kokoelmakeskuksen konservointitilat on sen säilytyspalveluja käyttävien museoiden käytettävissä yhteisesti laadittujen sopimusten mukaisesti. Konservointitiloja ylläpitää ja koordinoi kokoelmakeskuksen henkilökunta yhdessä maakuntamuseoiden konservaattoreiden kanssa, joiden käytös- 18