1 Soveltamisen peruste Suomen Lions-liitto ry:n luottamushenkilöiden ja tehtävään nimettyjen liiton edustajien matkakustannusten korvaamisessa sovelletaan verohallinnon verovapaita matkakustannusten korvauksia koskevia määräyksiä, siten kuin tässä matkustussäännössä määrätään. 2 Voimassaolo Tämä matkustussääntö on voimassa 18.11.2013 lähtien toistaiseksi kaikissa Suomen Lions-liitto ry:n tehtävissä matkustettaessa kotipaikkakunnan ulkopuolella kotimaassa ja ulkomailla, ellei muualla tässä matkustussäännössä ole toisin määrätty. Tätä sääntöä sovelletaan luottamushenkilöiden ja tehtävään nimettyjen liiton edustajien matkakustannusten korvaamiseen. 3 Käytetyt nimikkeet ja termit Seuraavassa käytetään Suomen Lions-liitto ry:stä nimitystä liitto ja Suomen Lions-liitto ry:n luottamushenkilöistä ja tehtävään nimetyistä edustajista nimitystä liiton edustaja. Kansainvälistä järjestöä Lions Clubs International (LCI) kutsutaan päämajaksi. 4 Korvaamisperusteet Matkustamiskustannuksia ovat liiton tehtävien hoidosta aiheutuvasta matkasta syntyvät kustannukset, jotka aiheutuvat matkasta ja majoittumisesta. Lisäksi maksetaan päivärahaa tämän matkustussäännön 12 mukaisesti. Niissä tapauksissa, joissa päämaja korvaa matkustamiskustannuksia, liiton varoista, ml. piiriraha, ei makseta tämän sopimuksen perusteella korvattavien kustannusten ja päämajan korvauksen mahdollista erotusta. Matkustaja voi hakea matkaennakkoa tulevien kustannusten osalta lähettämällä ennakkomatkalaskun pääsihteerille. Alle 20 suuruisia kertamatkakuluja ei korvata. 5 Korvauksen saajat Liiton tehtävissä matkustamiskustannusten korvaamiseen ovat oikeutettuja, ellei kuvernöörineuvosto tai hallitus toisin päätä tai ellei päämajan ohjeissa toisin määrätä: 1. Liiton puheenjohtajisto (CC, VCC ja IPCC) 2. Liiton hallituksen ja kuvernöörineuvoston jäsenet 3. Liiton vuosikokouksen, kuvernöörineuvoston tai hallituksen valitsemat liiton edustajat 4. Varapiirikuvernöörit, joille maksetaan korvaus heidän osallistumisestaan liiton kotimaassa järjestämään erilliseen varapiirikuvernöörien (1. ja 2. VDG) ja piirikuvernöörielekti (DGe) koulutukseen, 5. Liiton toimialojen, toimikuntien ja työryhmien puheenjohtajat ja jäsenet sekä niiden työryhmien piirien vastuuhenkilöt, joiden osallistumista liiton hallitus on kyseiseen tilaisuuteen edellyttänyt. 6 Puolison kustannusten korvaaminen Puolison matka- ja majoituskustannukset korvataan vain seuraavissa tapauksissa: Piirikuvernöörielekti (DGe) -koulutus toukokuussa Hallituksen nimeämän liiton virallisen edustajan puolison kulut, silloin kun hallitus niin päättää. Puolisolle ei makseta päivärahaa, eikä hänelle korvata muita matkoja kokouspaikalla.
7 Kansainvälisen hallituksen jäsenen kustannusten korvaaminen Kansainvälisen hallituksen jäsenen (ID) kustannukset korvaa päämaja. Liitto korvaa ID-elektin matkustamiskustannukset Europa Forumiin ja NSR:ään ehdokkaan esittelemiseksi sekä kansainväliseen vuosikokoukseen vuosi ennen IDvalintaa ja menomatkan ID-valintavuonna. Kansainvälisen hallituksen jäsen saa toimikaudellaan korvauksen päämajasta osallistuessaan vuosikokoukseen tai Europa Forumiin mutta NSR-kokouksen osalta vain, jos järjestävä maa on kutsunut hänet puhujaksi kokoukseen. Kolmella viimeisellä PID:llä on olemassa päämajan ns. kotimaan budjetti matkustamiskorvauksia varten. 8 Matkan käsite Matkakustannusten korvaukseen oikeuttavaksi matkaksi katsotaan liiton tehtävien hoitamista varten suoritettu matka, johon matkustavalle on annettu valtuutus. Valtuutuksen voivat antaa liiton hallitus, puheenjohtaja tai pääsihteeri sekä niiden toimialojen puheenjohtajat, joiden vahvistettuun talousarvioon sisältyy ao. kokous-, koulutus-, tapahtuma-, edustus- tai hallinnollinen tapahtuma ja siten kuin siitä on toimialaohjeessa määrätty. Mikäli matka ei sisälly liiton vuosikokouksen vahvistamaan talousarvioon tai liiton hallituksen hyväksymään ja kuvernöörineuvoston vahvistamaan lisätalousarvioon, on kustannusten korvaamisesta aina oltava hallituksen erillispäätös. 9 Matkan tekotapa Matka tehdään edullisinta matkustustapaa käyttäen tai niin että kokonaiskustannukset ovat mahdollisimman edulliset. Tällöin huomioidaan myös matkustamiseen käytetty aika. Samalta paikkakunnalta tulevien tulee pyrkiä kulkemaan yhteisellä kuljetuksella. 10 Matkakorvaukset Matkakorvauksia maksetaan oman kulkuneuvon käytöstä, matkalipuista (juna, laiva, lentokone) sekä paikka- ja makuupaikkalipuista, välttämättömien työvälineiden kuljettamisesta aiheutuneista maksuista ja muista niihin verrattavista maksuista. Lisäksi korvataan taksilla tai vuokra-autolla suoritetusta matkasta aiheutuneet kulut. Mikäli kustannukset ovat poikkeuksellisen korkeat, on niistä oltava aina etukäteen pääsihteerin päätös. Omalla kulkuneuvolla tehdystä matkasta suoritetaan matkustamiskustannusten korvaus hallituksen kulloisenkin päätöksen mukaisesti. Henkilö itse huolehtii matkavakuutuksesta. 11 Majoittumis- ja hotellikorvaus Majoittumiskorvauksen edellytyksenä on, että tapahtuman/kokouksen kesto edellyttää majoittumista. Hotellihuone korvataan sillä hinnalla, joka oli voimassa tapahtuman/kokouksen viimeiseen ilmoittautumispäivään saakka tositetta tai luotettavaa selvitystä vastaan. Yksityismajoituksesta maksetaan valtion sopimuksen mukainen yömatkaraha. Mikäli osallistujan matka-aikataulu, matkan pituus tms. syyt edellyttävät saapumista paikkakunnalle edellisen vuorokauden aikana, korvataan tästä aiheutuneet majoitusmenot. Korvauksen saaminen edellyttää, että pääsihteeri on etukäteen vahvistanut majoitustarpeen. 12 Päivärahan maksaminen Mikäli päivärahoja maksetaan, niihin sovelletaan verohallinnon verovapaita matkakustannusten korvauksia koskevia määräyksiä sillä poikkeuksella, että viimeisestä matkapäivästä maksetaan vain puolipäiväraha.
13 Matkojen yhdistäminen Korvausta maksettaessa tapahtumaan, kokoukseen, koulutus- ja/tai edustustilaisuuteen tai vastaavaan osallistuvan matkaa käsitellään yhtenä (1) edestakaisena matkana, mikäli matka-ajankohtana samassa matkakohteessa tai matkareitin varrella on useampi kuin yksi (1) ajallisesti tai paikallisesti toisiaan lähellä oleva tapahtuma, kokous, koulutusja/tai edustustilaisuus tai muu vastaava tapahtuma, johon korvaukseen oikeutettu osallistuu. 14 Kansainväliset vieraat ja seuralaiset Kansainvälisten vieraiden kutsumisesta ja kustannusten korvaamisesta päättää liiton hallitus. Liitto korvaa kutsumiensa Lions-järjestön kansainvälisen hallituksen edustajien majoitus- ja muut vierailukulut kansainvälisen järjestön matkustussääntöjen mukaan. Kansainvälinen järjestö vastaa ko. vieraiden lentomatkustuskustannuksista. Liitto ei maksa muiden virallisten kansainvälisten vieraiden eikä heidän puolisoidensa matkustamis- ja majoituskuluja (Pohjoismaat, Viro, Saksa), mutta muista vierailukustannuksista (esim. tarjoilut) vastaa liitto. Piirien tai klubien kansainvälisten vieraiden kustannuksista vastaa kutsuja (piirin kustannukset maksetaan piirirahasta). 15 Esiintymispyynnöt (kotimaa) Liitolle osoitetut puhujakutsut klubien juhliin, piirien vuosikokouksiin sekä merkittäviin (yhteis-) aktiviteetteihin osoitetaan pääsihteerille. Kutsut välitetään puheenjohtajalle, joka määrää sijaisen (ensisijaisesti VCC tai IPCC), ellei hän itse pääse osallistumaan tilaisuuteen. Matkustuskustannuksista vastaa liitto ja mahdollisista majoitus- ja muista kustannuksista kutsuja eli asianomainen klubi tai piiri, ellei liiton hallitus tai pääsihteeri toisin päätä. Puheenjohtajistolla (CC, VCC ja IPCC) on hallituksen päätöksellä käytössä omat matka- ja kulukorvausbudjetit, joiden suuruuden hallitus määrittelee ja joiden käytöstä puheenjohtajat päättävät itsenäisesti. Budjetit ovat ensisijaisesti tarkoitettu kotimaan matkakulujen korvaamiseen (piirin tai klubien juhlat, piirin koulutukset, seminaarit tai vastaavat). Myös puolison kuluja voi korvata po. budjetista. 16 Matkalaskut ja tositteet Matkalaskut toimitetaan liiton toimistoon liiton lomaketta käyttäen matkaa seuraavan kalenterikuukauden 15. päivään mennessä. Mahdollisista poikkeuksista on sovittava etukäteen pääsihteerin kanssa. Alkuperäiset tai skannatut tositteet on liitettävä matkalaskuun. Pääsihteeri hyväksyy matkalaskut ja pääsihteerin matkalaskut hyväksyy liiton puheenjohtaja. Mikäli kuittia ei voi saada, kustannuksista tehdään erillinen selvitys. Tämä matkustussääntö on hyväksytty kuvernöörineuvoston kokouksessa Kuhmossa 25.2.2017. 17
LIITE matkustusohjesääntöön Matkustamiskorvausten maksaminen liiton tehtävissä Matkat Majoitus Muuta Puheenjohtajisto Kokoukset CC:n KVN- ja vuosikokouskulut, VCC:n ja IPCC:n osallistumismaksu Edustus, KV osallistumiskulut Edustus, kotim. kutsuja korvaa tarjoilu, kutsuja korvaa Koulutukset (itse kouluttajana) Hallitus/kokoukset (jos kokous KVN:n yhteydessä, 2 yötä) liitto tarjoaa lounaan ja kahvin KVN/kokoukset DG:t (mahdolliset ylimääräiset kokoukset) 1 (1 yö) osallistumismaksu MDC:t (1/2 yötä) osallistumismaksu Muut, joiden osallistumista KVN on edellyttänyt (1/2 yötä) osallistumismaksu Vuosikokous 2 DG-elektit (2 yötä) osallistumismaksu Hallituksen jäsenet (2 yötä) osallistumismaksu MDC:t (2 yötä) Näytteilleasettajat tai muissa työtehtävissä olevat, joiden kanssa pääsihteeri on etukäteen sopinut korvauksesta Kansainväliset kokoukset (Convention, EF ja NSR sekä muiden maiden vk:t) koskee vain liiton virallisia edustajia hallituksen päätöksen mukaisesti (ellei kutsuja korvaa) osallistumiskulut ID-elekti osallistumiskulut Liiton koulutukset Kouluttajat Osallistujat (tarvittaessa, sovittava erikseen pääsihteerin kanssa) Huom: Jos liiton kouluttaja kutsutaan piirin tai klubin koulutukseen kouluttajaksi, kustannukset korvaa kutsuja. Liiton seminaarit Puhujat (tarvittaessa) Osallistujat 1 Kansainvälinen järjestö korvaa piirikuvernöörille kolme MD-matkaa (kuvernöörineuvoston kokous tai vuosikokous); neljäs matka otetaan piirirahasta. 2 Ks. edellä
Toimialojen ja työryhmien kokoukset/seminaarit Puolisot (silloin kun heidän osallistumistaan po. tilaisuuteen edellytetään) (esim. nuorisovaihto, muut budjetin mukaisesti, sovitaan erikseen GS:n kanssa) Muut tilaisuudet PID-tapaaminen PCC-tapaaminen vuosikokouksessa erilliskorvaus hallituksen päätöksellä PDG-tapaaminen - mahdolliset puhujat