LAITOSKOKOUS / DEPARTMENTAL MEETING 15.1.2015 at 10:00-12:00 FYS1
ASIALISTA / AGENDA 1. Uudistettujen kirjastopalvelujen esittely: kurssi- ja e-kirjat, tiedonhankinta / Reformed library services: course books, e-books and data acquisition 2. Taloustilanne 2014-2015 / Financial situation 2014-2015 Tämänhetkinen arvio vuoden 2014 tuloksesta, vuoden 2015 talousnäkymät Present estimate of the financial result of 2014, economic outlook for 2015 3. Keskustelu laitoksen toiminta- ja taloussuunnitelmasta 2016-18/ Discussion about the department s operating and financial plan for 2016-18 4. Laboratorioiden auditointi / Audit of the laboratories
Tilanne/situation 11-2014
Tiedekunta/Faculty
Haaste / Challenge Talouden tasapainottaminen toiminta- ja taloussuunnitelman avulla /Balancing the budget with long term operating and financial planning Säästöt (Henkilöstö)menoissa /Reducing the (personnel) costs Ulkopuolisen rahoituksen käytön suunnittelu / Planning the use of external funding
Budjetti/Budget 2015 Tulot sisäinen rahoitus / Income - univ. funding 9.562 M Menot/Costs 9.596 M Kokonaisbudjetti / Total budget 15.751 M
Talouden faktat Laitoksen menot olleet pitkän aikaa suuremmat kuin tulot Vuosien 2011-14 tuloksen perusteella 200-300 k /v Yliopiston/tiedekunnan taloustilanne ei tule paranemaan lähitulevaisuudessa Tarve talouden tasapainottamiseen siten että todellinen tulos (tutkimus & opetus) ei vaarannu 2016-18 vapautuu resursseja: 4 professuurin 6 tukihenkilön verran
Economic facts Our costs have permanently been higher than income based on 2011-14 results 200-300 k /yr Economic situation of the university/faculty will not improve in (near) future Need to balance the budget so that our main results (research & education) will not be jeopardized In 2016-18 personnel resources to be allocated: 4 professorships 6 technical support persons
Periaatteet resurssien allokoinnissa / Principles in resource allocation Perustuen strategiaan Läpinäkyvyys Resurssien suuntaaminen ja rekrytoinnit keskeisiin tehtäviin (professuurit ja lehtoraatit) suunnitellaan laitostasolla Laitoksen teknistä tukitoimintaa kehitetään ja ylläpidetään kokonaisuutena Based on strategy Transparency Resource allocation for and recruiting to key positions (profs. & lecturers) are planned at the level of the department Technical services are maintained and developed the department as a whole
TTS / OFP 2016-18 Tutkimuksen strategiset painotukset/strategic focal areas in research 1. Evoluutiotutkimus / Evolution research (EKO-SMB- WET) 2. Solujen ja virusten toiminta ja rakennetutkimus / Structure and function of cells and viruses (SMB- NSC) 3. Ympäristö ja luonnonvarat/ Research of environment and natural resources (WET-YMP-EKO) Luonnonvaratutkimuskeskus/ Natural resources research center? BIOENV + KEM + MAT/TIL + collaborators
Project budgeting About 30-50% of the deficit in 2014 is due to failures in project budgeting Many projects have used their funding contrary to the budgeted Instead of salaries, projects have allocated funding for grants, equipments and consumables The share of overheads considerably reduced The department still pays 30-35% of all costs but does not get overheads
Example project budget FULL-COST MODEL PROJECT, 70/30 ORIGINAL BUDGET in 1000 REALISED BUDGET Funding Dept. Funder's Dept provided share share share Total (70%) (30%) Total 70% 30% PALKAT/SALARIES 200 140 60 100000 70000 30000 PI salary 12 8.4 3.6 0 0 0 Indirect employment costs 54% 108 76 32 54000 37800 16200 Overheads provided by the funding agency roughly covers the costs of the department Overheads 85% 262 183 79 130900 91630 0 0 Equipment & comsumables 26 18 8 60000 42000 18000 Services 25 18 7 175000 122500 52500 Travel 10 7 3 10000 7000 3000 Grants 100000 70000 30000 631 442 189 629900 440930 149700
Example project budget FULL-COST MODEL PROJECT, 70/30 ORIGINAL BUDGET Funding provided (70%) Dept share (30%) Total REALISED BUDGET Funder's share 70% Dept share 30% Total PALKAT/SALARIES 200 140 60 100 70 30 PI salary 12 8 4 0 0 0 Indirect employment costs 54% 108 76 32 54 38 16 Overheads 85% 262 183 79 131 92 39 Equipment & comsumables 26 18 8 60 42 18 Services 25 18 7 175 123 52 Travel 10 7 3 10 7 3 Grants 100 70 30 631 442 189 630 441 189 This project would be a financial burden, i.e. is supported by the budget funding & other projects for >100 k - Creates a need to lower costs in the university budget less funding for salaries, equipment etc. Total budget remains the same but less salaries + more grants, services & consumables Dept gets 90k less overheads than planned PI does not pay her own salary from the project Dept pays 100k more than gets overheads
Projects must approximate their original budget Any larger changes need to be negotiated with the head of the department
Työyhteisöviestintä / Communication within the department Tiedon kulkeminen päätöksistä ja asioiden valmistelusta Strategian tuntemus kaipaavat parantamista Kysely kevät 2015 Viestintäsuunnitelma Communications about decisions and preparations for future decisions Familiarity with the strategy need improvements questionaire in spring 2015 communications plan
Kehityskeskustelut ja YPJ - 2015 Yliopiston ohjeita kehityskeskustelut käydään muun henkilö-kunnan kanssa vuosittain ja opetus- ja tutkimushenkilökunnan kanssa vähintään joka toinen vuosi (2014, 2016 ). YPJ 2015 Yksikkötasolla palkkaus-kustannusten muutos ei voi ylittää 0,5 % räikeimmät virheet palkkauksessa korjataan
Development and salary (YPJ) University guidelines discussions - 2015 Development discussion with other personnel yearly and wit teaching and research staff every second year (2014, 2016 ). YPJ 2015 At the departmental level, changes in the salary costs should not exceed 0,5 % clear defects in salaries will be corrected