Potilastiedon arkistoon liittyminen 6 kk tukikokous Kela, Kanta-palvelut, 2.9.2014 Viimeisin versio: Kanta.fi > Potilastiedon arkiston käyttöönoton käsikirja
Käsiteltävät asiat Kelan rooli ja Potilastiedon arkisto Liittyminen Potilastiedon arkistoon Organisaation omat valmistelut Hakemus ja sitoumus Käyttöönottokoe ja Arkistonhoitajan käyttöliittymä Tekninen käyttöönottovaihe Tuotannonaikainen tuki Jatkotoimista sopiminen 2.9.2014 Kansallinen Terveysarkisto 2
Kelan rooli ja Potilastiedon arkisto
Kela ja Potilastiedon arkisto -palvelu Kanta-palvelut-yksikkö, Kela Kanta-palvelujen toteuttaminen, ylläpito ja kehittäminen Tekniset ohjeet ja määritykset Testauspalvelu Liittyminen Rekisterinpitäjä Potilastiedon arkiston tekninen rekisterinpitäjä Tiedonhallintapalvelun varsinainen rekisterinpitäjä Kansalaisviestintä 2.9.2014 Kansallinen Terveysarkisto 4
Potilastiedon arkisto ja lainsäädäntö Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (Asiakastietolaki, 9.2.2007/159) velvoittaa julkiset terveydenhuollon organisaatiot tallentamaan potilastiedot valtakunnallisesti keskitettyyn arkistoon. 2.9.2014 Kansallinen Terveysarkisto 5
Potilastiedon arkisto Sanomavälitteinen keskitetty tietojärjestelmä sähköisten potilasasiakirjojen arkistointiin määräaikaiseen säilytykseen sekä luovutuksiin ja omaan käyttöön Arkistolaitokselta saatu SÄHKE2-lupa potilastiedon asiakirjojen pysyväissäilytykselle Jakautuu kahteen osaan Potilastiedon arkisto Tiedonhallintapalvelu (rekisterinpitäjä Kela) Otetaan käyttöön vaiheittain 2.9.2014 Kansallinen Terveysarkisto 6
Potilastiedon arkistoon liittymisen päävaiheet 1. Valmistautumisvaihe (6 kk tukikokous) Käyttöönoton suunnittelu 2. Hakemusvaihe (3 kk tukikokous) a) Hakemus & Sitoumus b) Muutosilmoitus 3. Tekninen käyttöönottovaihe (tarvittaessa edeltää 1 kk tukikok.) a) Käyttöönottokoe b) Tuotantovalmiuden varmistaminen 4. Raportointivaihe Raportti Kelalle 5. Hyväksymisvaihe Lopullinen hyväksyminen Ilmoitus arkistoon liittämisestä eri osapuolille 2.9.2014 Kansallinen Terveysarkisto 7
Liittyminen Potilastiedon arkistoon
Hakeminen ja edellytykset Arkistoon liittymiseksi Organisaatio on tehnyt vaadittavat valmistelevat toimet, kuten tilannut palvelinvarmenteet ja järjestelmäallekirjoitusvarmenteet VRK:lta tehnyt päätöksen Potilastiedon arkistoon liittymisestä suorittanut tarvittavat auditoinnit organisaatio, välittäjä ja potilastietojärjestelmä 1.1.2015 liittyvillä oltava tietoturvallisuuden arviointilaitoksen antama vaatimustenmukaisuustodistus, sitä ennen liittyvien auditointi voimassa enintään 2 v. Kelan päätöksellä Liittymishakemus täytetään Kanta Ekstranetissä käyttäjä tarvitsee Katso-tunnisteen hakemukseen tarvitaan mm. arkistonhoitajan tiedot Hakemus lähetetään Kelaan hyvissä ajoin ennen ensimmäistä käyttöönottokoepäivää (1-1,5 kk) 2.9.2014 Kansallinen Terveysarkisto 9
Hakemus on sitoumus Liittymishakemus on samalla sitoumus Potilastiedon arkisto -palvelun ehtojen noudattamisesta Allekirjoituksellaan hakija sitoutuu seuraaviin asioihin ja liitteisiin* 1. Kanta-palvelujen yleiset toimitusehdot liitteineen 2. Potilastiedon arkisto -palvelun palvelukuvaus liitteineen 3. Kansalliset auditointivaatimukset (STM) *Ks. Kanta.fi > Asiakkuus > Liittymisen materiaali > Potilastiedon arkisto 2.9.2014 Kansallinen Terveysarkisto 10
Hakemuksen allekirjoittaminen Hakemus tulostetaan, allekirjoitetaan ja lähetetään Kelaan Allekirjoittajalla tulee olla organisaation nimenkirjoitusoikeus Selvitä hallintosäännöstä tms. riittääkö yksi allekirjoitus, vai vaaditaanko kaksi nimeä Hakemuksen liitteeksi tarvitaan dokumentti, josta selviää allekirjoittajan nimenkirjoitusoikeus Voimassa oleva hallintosääntö, lautakunnan päätös tms. 2.9.2014 Kansallinen Terveysarkisto 11
Käyttöönottokokeen merkitys Organisaatio lähettää ennen käyttöönottokoetta liittymishakemuksen ja saa sähköposti-ilmoituksen hakemuksen vastaanottamisesta Organisaation tekninen tuotantovalmius varmistetaan käyttöönottokokeen avulla Ajallisesti rajattu, hallittu ja suunniteltu koetilanne HUOM! Arkistonhoitajan varmistettava osaltaan SÄHKE2-kuvailutietojen oikeellisuus Käyttöönottokokeeseen liittyy käyttöönottokoesuunnitelma ja raportti Löytyy Potilastiedon arkiston käyttöönoton käsikirja > Käyttöönottokoe 2.9.2014 Kansallinen Terveysarkisto 12
Arkistonhoitajan käyttöliittymä Web-käyttöliittymä Potilastiedon arkistoon rekisterinpitäjän omiin tietoihin Käytetään käyttöönottokokeessa Käyttäjällä on oltava varmennekortti Käyttöliittymällä näkee asiakirjat juuri sellaisena kuin ne ovat Arkistossa asiakirjojen kaikki kuvailutiedot (myös arkiston lisäämiä SÄHKE2-tietoja) asiakirjojen kaikki versiot Arkistonhoitajan käyttöliittymää käsitellään tarkemmin 3 kk:n tukikokouksessa 2.9.2014 Kansallinen Terveysarkisto 13
Arkistonhoitajan valmistautuminen Potilastiedon arkiston käyttöönottoon Tulee perehtyä etukäteen seuraavaan materiaaliin Potilastiedon arkiston verkkokoulu Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät -moduuli ja sieltä löytyvä oheismateriaali Arkistonhoitajan käyttöliittymästä julkaistu materiaali Kanta.fisivustolta kohdasta Potilastiedon arkiston käyttöönoton käsikirja > Käyttöönoton tukikokoukset ennen liittymistä 2.9.2014 Kansallinen Terveysarkisto 14
Tekninen käyttöönottovaihe Katso erillinen esitys
Tuotannonaikainen tuki ja jatkotoimista sopiminen
Tuotannonaikainen toimintamalli Loppukäyttäjän tukipiste Kanta-palveluita koskien on pääkäyttäjä / lähituki / keskitetty palvelupiste / järjestelmätoimittajan tuki Kanta-palveluiden häiriönhallintaan sovelletaan olemassa olevia kanavia ja tukipalvelumalleja Jokainen toimija vastaa osaltaan tuottamiensa palveluiden toiminnasta, käytönaikaisen tuen järjestämisestä sekä häiriöviestinnästä Ks. Kanta.fi > Häiriötilanneohje 2.9.2014 Kansallinen Terveysarkisto 17
Jatkotoimet 3 kuukauden tukikokous Pääpaino kansalaisviestinnässä hakemuksen tekemisessä käyttöönottokokeeseen valmistautumisessa Sopiva ajankohta ja kokousjärjestelyt 2.9.2014 Kansallinen Terveysarkisto 18
Kanta-palveluihin liittymisen kysymykset kanta@kanta.fi 2.9.2014 Kansallinen Terveysarkisto 19