Ambientia Content Manager TM

Ambientia Content Manager TM Bulletin Manager 2.0 KÄYTTÖOHJE Ambientia Oy asiakaspalvelu@ambientia.fi www.ambientia.net TM Ambientia Content Manager

2 (17) KÄYTTÖOHJE, SISÄLLYSLUETTELO 1 YLEISTÄ...3 2 TIEDOTEALUEEN LISÄÄMINEN...3 2.1 TIEDOTEALUEEN MUOKKAAMINEN...4 3 UUDEN TIEDOTTEEN LISÄÄMINEN...5 4 TIEDOTTEEN MUOKKAAMINEN...7 5 TIEDOTTEEN JULKAISEMINEN...7 6 TIEDOTTEEN OMINAISUUDET...8 6.1 JULKAISUAJANKOHTA...8 6.2 NÄKYVYYDEN RAJOITTAMINEN...9 7 TIEDOTTEEN ARKISTOIMINEN... 10 8 TIEDOTTEEN POISTAMINEN... 11 9 KOONTIALUEEN LISÄÄMINEN... 11 9.1 KOONTIALUEEN MUOKKAAMINEN... 13 10 MAIL ALERT... 14 10.1 MAIL ALERTIN TILAAMINEN... 14 10.2 MAIL ALERTIN LÄHETTÄMINEN... 15 11 RSS... 16 12 LISÄTIETOJA... 17

3 (17) 1 YLEISTÄ Bulletin Manager 2.0 on itsenäinen osa Ambientia Content Manager - julkaisujärjestelmää. Se on verkkosovellus, jolla organisaatio voi julkaista tiedotteita verkkopalveluun. Bulletin Manager 2.0 -työkalun avulla voidaan luoda verkkopalveluun useita uutisalueita, sekä näistä alueista koottuja tiedotteiden koontialueita. Tiedotealueissa voidaan luonnostella, julkaista, ajastaa ja arkistoida uutisia. Alueiden koontinäkymissä voidaan luoda uusia näkymiä kokoamalla verkkopalvelun eri osioihin luotuja uutisalueita samalle sivulle verkkopalveluun automaattisesti. Tiedotteiden julkaisukanavina voidaan verkkopalvelun lisäksi käyttää sähköpostia (Mail Alert) sekä RSS-syötettä. Kuva 1, Uutiset verkkopalvelussa 2 TIEDOTEALUEEN LISÄÄMINEN Tiedotealue liitetään Content Managerin hierarkiaan klikkaamalla kuvaketta. Kuvakkeen klikkaamisen jälkeen kirjataan Tiedotealuesivulle nimi Ominaisuudet-välilehdellä. Kuva 2, Tiedotealueen liittäminen hierarkiaan

4 (17) Tallenna-painikkeen klikkaamisen jälkeen siirrytään tiedotealuetyypin valintaan. Valitse tiedotealueen tyyppi näkymässä valitaan yksittäinen tiedotealueen tai tiedotteiden koontialueen lisääminen. Normaali tiedotealuetta lisättäessä klikataan Tiedotealue kohdassa Lisää-painiketta. Kuva 3, Tiedotealueen tyypin valinta Lisättäessä yksittäinen tiedotealue, syötetään ensimmäisenä tiedotealueen nimi. Tallennuksen jälkeen siirrytään varsinaisten tiedotteiden lisäämiseen. 2.1 Tiedotealueen muokkaaminen Tiedotealueen ominaisuuksia voidaan muokata tiedotealueen lisäämisen jälkeen. Kun klikataan tiedotealuenäkymän oikeassa yläkulmassa olevaa Alueen ylläpito -painiketta, saadaan näkyviin Ominaisuudet-, Aikarajaus- ja Sivutus-välilehdet. Aikarajaus -välilehdellä voidaan määritellä tiedotealueelle listattavat tiedotteet tietyllä aikavälillä. Tämä määritys vaikuttaa kaikkiin tiedotealueen tiedotteisiin. Sivutus-välilehdellä määritellään kuinka monta tiedotetta listataan tiedotelistauksissa yhdellä sivulla. Määrä vaihtelee palvelun rakenteen sekä käyttötarkoituksen mukaan.

5 (17) Kuva 4, Tiedotealueen ominaisuudet 3 UUDEN TIEDOTTEEN LISÄÄMINEN Uuden tiedotteen lisääminen aloitetaan klikkaamalla Lisää uusi tiedote -painiketta. Tiedotteen luomisvaiheessa syötetään otsikko, ingressi sekä sisältö. Ingressi voidaan näyttää otsikon yhteydessä johdantotekstinä tiedotelistauksissa. Sisältöön päästään tiedotteen nimeä klikkaamalla julkisella puolella. Bulletin Manager 2.0:n sisällönmuokkaus-editorit ovat samat kuin Content Managerissa. Kuva 5, Tiedotteen lisääminen

6 (17) Kuva 6, Tiedotteen sisältö Kun tiedotteen sisältö on muokattu, painetaan Tallenna tiedotepainiketta. Tallennuksen jälkeen siirrytään Luonnokset-välilehdelle. Huomioitavaa on se, kun luodaan uutta tiedotetta, tallennuksen jälkeen tiedotetta ei vielä julkaista. Kuva 7, Luonnokset-välilehti

7 (17) 4 TIEDOTTEEN MUOKKAAMINEN Tiedotealueelle lisättyä tiedotetta voidaan muokata sen jälkeen, kun se on lisätty tiedotealueelle. Tiedotteen tallennuksen jälkeen tulostuu esiin Muokkaa-painike, jota klikkaamalla päästään tiedotteen muokkaamisnäkymään. Muokkaamisnäkymässä avautuvat ingressi- ja sisältöeditori. Muutosten tallennus tapahtuu painamalla Tallenna muutokset painiketta. 5 TIEDOTTEEN JULKAISEMINEN Kun tiedotteen sisältö on muokattu valmiiksi, voidaan tiedote julkaista palveluun. Tiedotteen julkaiseminen tapahtuu Julkaise-painikkeen avulla, joka tulee näkyviin, kun ensimmäisen kerran tallennetaan tiedotteen sisältö. Kuva 8, Tiedotteen julkaiseminen

6 TIEDOTTEEN OMINAISUUDET 8 (17) Tiedotteen ominaisuuksia voidaan muokata uuden tiedotteen lisäämisen jälkeen. Kun tiedote on tallennettu ensimmäistä kertaa, Ominaisuudet-välilehti tulee näkyviin Tiedote-välilehden rinnalle. Ominaisuudet välilehdellä voidaan määritellä tiedotteen julkaisuajankohta ja tiedotteen aikarajoitus. Kuva 9, Tiedotteen ominaisuudet 6.1 Julkaisuajankohta Tiedotteen julkaisuajankohdaksi muodostuu oletuksena se ajankohta, jolloin tiedote julkaistaan Julkaise-painikkeen avulla. Julkaisuaika voidaan myös erikseen määritellä Ominaisuudet-välilehdeltä. Päivämäärä-kuvaketta klikkaamalla voidaan valita haluttu päivä ja Ajankohta-kuvaketta klikkaamalla voidaan valita haluttu kellonaika. ks. Kuva 9

9 (17) 6.2 Näkyvyyden rajoittaminen Tiedotteen näkyvyyttä voidaan rajata Ominaisuudet-välilehdellä. Kun klikataan Onko tiedote aikarajoitettu kohdasta Kyllä-vaihtoehtoa, voidaan tiedotteelle määritellä tiedotteen alkamis- ja loppumisajankohta Päivämäärä- ja Ajankohta-kuvakkeiden avulla. Kun määrityksen on tehty, tallennetaan muutokset klikkaamalla Tallenna tiedotteen asetukset painiketta. Merkkinä aikarajoituksesta tiedotteen kohdalla näkyy -kuvake. Ainoastaan julkaistut tiedotteet näkyvät julkisella puolella, joten aikarajattu tiedote täytyy myös julkaista. Aikarajoituksen päätyttyä tiedote siirtyy Arkisto-välilehdelle automaattisesti. Kuva 10, Tiedotteen aikarajoittaminen

10 (17) 7 TIEDOTTEEN ARKISTOIMINEN Tiedote voidaan arkistoida sen jälkeen, kun se on julkaistu. Tiedotteen arkistointi tapahtuu klikkaamalla Julkaistut-välilehdellä tiedotelistauksessa olevaa tiedotteen nimeä. Tiedotteen avautuessa Tiedote-välilehdelle, näkyviin tulostuu Arkistoi-painike, jota klikatessa tiedote siirtyy Arkisto-välilehdelle. Palvelukohtaisesti voidaan luoda erillinen tiedotearkisto, jonne tiedote siirtyy sinne ja on nähtävissä ainoastaan arkistossa. Tiedote voidaan halutessa palauttaa arkistosta klikkaamalla Arkistovälilehdellä tiedotelistauksesta tiedotteen nimeä ja Tiedotevälilehdellä klikkaamalla Julkaise-painiketta. Kuva 11, Tiedotteen arkistoiminen

11 (17) 8 TIEDOTTEEN POISTAMINEN Tiedote voidaan poistaa tiedotteen tilasta riippumatta. Tiedote voi olla luonnos, julkaistu tai arkistoitu. Tiedote poistetaan napsauttamalla tiedotelistauksessa tiedotteen nimeä, jonka jälkeen tulostuu esiin Tiedote-välilehdelle Poista-painike, jota klikkaamalla tiedote voidaan poistaa. Poista-painikkeen painamisen jälkeen tulee varmistusilmoitus poistettavasta tiedotteesta. (Ks. Kuva 11) 9 KOONTIALUEEN LISÄÄMINEN Tiedotealue liitetään Content Managerin hierarkiaan klikkaamalla kuvaketta. (ks. Kuva 2) Kuvakkeen klikkaamisen jälkeen kirjataan tiedotealue-sivulle nimi Ominaisuudet-välilehdellä. Tallennapainikkeen klikkaamisen jälkeen siirrytään tiedotealuetyypin valintaan. Kuva 12, Koontialueen lisääminen Valitse tiedotealueen tyyppi näkymässä valitaan yksittäinen tiedotealueen tai tiedotteiden koontialueen lisääminen. Koontialuetta lisättäessä klikataan Alueiden koontinäkymä kohdassa Lisääpainiketta. Lisättäessä koontialuetta, syötetään ensimmäisenä tiedotealueen nimi. Samassa näkymässä valitaan koontialueelle halutut tiedotealueet Järjestelmässä olevat tiedotealueet kohdasta. Tiedotealueet voidaan poimia joko yksitellen tai sitten kaikki kerrallaan koontialueelle. Yksittäinen poimita tapahtuu tiedotealueen nimeä klikkaamalla,

12 (17) kun taas kaikki alueet saadaan poimittua Poimi kaikki alueet koontinäkymään -painikkeen avulla. Vastaavasti tiedotealueiden poistaminen tapahtuu yksittäistä tiedotealueen nimeä klikkaamalla tai Tyhjennä kaikki tiedotealueet koontinäkymästä painikkeen avulla. Tiedotealueiden poiminnan jälkeen muutokset tallennetaan klikkaamalla Tallenna-painiketta sivun alareunassa. Kuva 13, Tiedotealueiden poimiminen Tallennuksen jälkeen koontialueelle poimittujen tiedotealueiden tiedotteet tulostuvat näkyvyysrajoituksien mukaan näkyviin julkiselle puolelle.

13 (17) 9.1 Koontialueen muokkaaminen Koontialueen ominaisuuksia voidaan muokata tiedotealueen lisäämisen jälkeen. Kun klikataan tiedotealuenäkymän oikeassa yläkulmassa olevaa Alueen ylläpito -painiketta, saadaan näkyviin Ominaisuudet-, Aikarajaus- ja Sivutus-välilehdet. Aikarajaus -välilehdellä voidaan määritellä koontialueelle listattavat tiedotteet tietyllä aikavälillä. Tämä määritys vaikuttaa kaikkiin tiedotealueen tiedotteisiin. Sivutus-välilehdellä määritellään kuinka monta tiedotetta listataan tiedotelistauksissa yhdellä sivulla. Määrä vaihtelee palvelun rakenteen sekä käyttötarkoituksen mukaan. Kuva 13, Koontialueen ominaisuudet

14 (17) 10 MAIL ALERT Mail Alert on palvelu, jossa voidaan tilata verkkopalvelussa julkaistavia tiedotteita omaan sähköpostiin. Mail Alert toiminnallisuus on erikseen lisättävissä Content Managerin kautta yksittäiseen palveluun. Mail Alert lisätään Content Managerin hierarkiaan klikkaamalla kuvaketta. 10.1 Mail Alertin tilaaminen Mail Alert palveluun liittyminen tapahtuu palvelun julkiselta puolelta. Mail Alert toiminnallisuus näkyy julkisella puolella palvelun mukaisessa muodossa esimerkiksi linkkinä tiedotealueen yhteydessä. Kun klikataan Mail Alerttia julkisella puolella, käyttäjän tulee rekisteröityä tilaajaksi. Kun rekisteröityminen on tehty, saadaan sähköpostiin salasana, jolla voidaan kirjautua tiedotteiden tilaamiseen julkisella puolella. Tiedotealueiden listauksesta voidaan valita sähköpostiin saapuvat tiedotteet tiedotealue-kohtaisesti. Kuva 14, MailAlertin tilaaminen

15 (17) 10.2 Mail Alertin lähettäminen Rekisteröityneet käyttäjät näkyvät Content Managerin puolella, kun klikataan lisättyä Mail Alert sivua hierarkiassa. Samassa näkymässä voidaan tehdä myös olemassa olevien tiedotealueiden ja tilaajaryhmien päivitys. Kuva 15, MailAlertin lähettäminen Varsinainen tiedotteiden lähettäminen halutulle tilaajaryhmälle tapahtuu aina yksittäisen tiedotealueen tiedotteen kautta. Tiedotealue-näkymässä valitun tiedotteen Tiedote-välilehdelle tulostuu Lähetä MailAlert linkki. Kun linkkiä klikataan, tulostuu ilmoitus, josta nähdään tiedotealueen tilaajien määrä. Lähettäminen tapahtuu, kun ilmoituksesta klikataan Ok-painiketta. Mail Alertin lähettäminen kyseisen tiedotealueen tilaajaryhmälle näkyy tiedotteen kohdalla - kuvakkeena. Tilaajille saapuneessa sähköpostissa tiedotteeseen lisätyt kuvat ja muotoilut näkyvät samalla tavalla kuin verkkopalvelun julkisella puolella. Tiedotteen kohdalla on linkki Mail Alert palvelun hallintaan, jota klikkaamalla päästään muokkaamaan omaa tilausta, poistamaan ja lisäämään tilauksia tai perumaan palvelun käytön.

16 (17) 11 RSS RSS (Really Simple Syndication) on yleensä verkkopalvelun tarjoama tiedosto, joka sisältää säännöllisesti päivittyvää sisältöä. Bulletin Manager 2.0:n tapauksessa RSS-syöte voi sisältää esimerkiksi uusimmat uutiset tai tapahtumat. RSS-syötteen ideana on, että verkkopalvelun käyttäjän ei tarvitse vierailla palvelussa itse nähdäkseen, onko sinne tullut uutta sisältöä. RSS-syötteen muutoksien seuraamista varten on erillisiä ohjelmia, jotka ilmoittavat uudesta sisällöstä. Ambientian Bulletin Manager 2.0:n yhteydessä RSS-syötteen voi tilata joko tiedotealueen tai tiedotteen yhteydestä olevasta RSS-linkistä. Internet-selaimista ainakin Firefox ja Internet Explorer tukevat syötteiden lukemista. Kun RSS-linkkiä klikataan, selainkohtaisesti tulee ilmoitus syötteen tilaamisesta. Kun syöte on tilattu halutulta tiedotealueelta, se päivittyy lisättyjen tiedotteiden mukaan ja sitä voidaan seurata selainkohtaisesti joko suosikeista tai kirjanmerkeistä. Kuva 16, RSS:n tilaaminen Firefox-selaimella

17 (17) 12 LISÄTIETOJA Ambientia Oy Visamäentie 35 13100 HÄMEENLINNA puh. 0290 010 500 Fax 0290 010 560 asiakaspalvelu@ambientia.fi http://www.ambientia.net