PTJ2008 Loppuraportti

PTJ2008 Loppuraportti

Asiakirjan tiedot Hanke PTJ2008 HAREnro VNK009:00/2007 Laatija Terja Ketola Versio 1.0 Pvm 9.4.2008 Luottamuksellisuus Ei määritelty Tila Valmis Tarkastanut PTJ-johtoryhmä, Pvm 13.3.2008, Hyväksynyt PTJ-ohjausryhmä Pvm 9.4.2008 Luotu 22.1.2008, Terja Ketola Päivitetty 21.4.2008 9:15, Terja Ketola Tulostettu 21.4.2008 9:15, Terja Ketola Versiohistoria Versio Pvm Laatija Muutokset 0.1 22.1.2008 Terja Ketola aloitettu 0.2 8.2.2008 Terja Ketola lisätty Tanjan käyttäjähallintaa koskeva osuus ja Ilkan testausta käsittelevä osuus 0.3 15.2.2008 Terja Ketola Täydennetty testiosuutta ja muuta tekstiä 0.4 18.2.2008 Terja Ketola Verrattu projektisuunnitelman ja käyttöönottosuunnitelman sisältöihin ja lisätty toteutustietoja. 0.5 22.2.2008 Terja Ketola VNTHY:n kommentit päivitetty 0.6 22.2.2008 Terja Ketola VNK:n kommentit päivitetty, seurantaryhmälle lähetetty versio 0.9 6.3.2008 Terja Ketola Johtoryhmän käsittelyyn lähtevän version luonnos. 0.91 7.3.2008 Terja Ketola Viimeiset täydennykset VNI:n tarkastuksen jälkeen. Johtoryhmän käsittelyyn lähtevä versio 1.0 9.4.2008 Terja Ketola PTJ-ohjausryhmän hyväksymä versio Liitteet Nro Asiakirja Versio Pvm Laatija 2

Sisällys 1 TAVOITTEIDEN TOTEUTUMINEN 4 1.1 Asetetut tavoitteet 4 1.2 Tavoitteiden toteutuminen 4 2 HANKKEEN TOTEUTUKSEN ARVIOINTI 5 2.1 Ohjaus ja riskien hallinta 5 2.1.1 Ohjaus 5 2.1.2 Riskit 5 2.2 Projektiryhmän työskentely 6 2.3 Projektin vastuut 6 2.4 Testaus 7 2.4.1 Käyttäjähallinnan testaus 7 2.4.2 PTJ:n toiminnallisuuden testaus 9 2.5 Muutosten ja ongelmien hallinta 16 2.6 Tuotantoonsiirto 16 2.6.1 Yleistä 16 2.6.2 Käyttäjähallinta 16 2.6.3 PTJ 17 3 HANKKEEN TULOKSET 18 3.1 Toteutetut muutokset ja palvelut 18 3.2 Hankkeessa tehdyt sopimukset 18 3.3 Tulosten elinkaaren arviointi 18 4 DOKUMENTAATIO 19 5 TOTEUTUNEET KUSTANNUKSET 20 6 MUUT JOHTOPÄÄTÖKSET 21 6.1 Työmenetelmien kehitystarpeet 21 6.2 Organisoinnin kehitystarpeet 21 6.3 Organisaatioiden tehtävälistojen tarkastus 21 6.4 Projektin johto 21 7 JATKOTOIMET 22 7.1 Vaikutukset muihin hankkeisiin 22 7.2 Hankkeessa avoimiksi jääneet asiat 22 7.2.1 Käyttäjäryhmät 22 7.2.2 PTJ 22 3

1 TAVOITTEIDEN TOTEUTUMINEN 1.1 Asetetut tavoitteet PTJ2008-projektin tehtävänä oli toteuttaa toiminnot, joilla PTJ:ssä voidaan perustaa uusi ministeriö, poistaa ministeriö sekä yhdistää ministeriöitä toisiinsa niin, että PTJ:n arkistoissa säilyvät ao. organisaatioissa aiemmin valmistellut asiat asianmukaisesti, vireillä olevien asioiden käsittely voidaan määrittää uudelle organisaatiolle tietyn ajankohdan jälkeen ja käyttäjien oikeudet siirtyvät asianmukaisesti ja varmistaa, että tarvittavien asioiden käsittely PTJ:ssä siirtyy luotettavasti luovuttajaministeriöistä vastaanottavaan ministeriöön. Työssä piti ottaa huomioon paitsi ministeriöissä vireillä olevien asioiden siirrot, myös eduskunnassa aikaisemmin vireille tulleiden asioiden palautukset (vastaukset) valtioneuvostolle ja tilattujen painotöiden vastaukset sekä määritellä tarvittavat uudet tehtäväroolit ja käyttäjäoikeudet. Projektiin kuuluivat lisäksi toteutettujen muutosten dokumentointi, muutosten testaus, käyttöohjeiden päivittäminen, ohjelmiston käyttöönotto ja projektinhallinta. Lisäksi tilattiin erikseen 3 htp:ää asennuspalvelua ja varattiin optio suunnitella ja toteuttaa käyttäjäkoulutusta. 1.2 Tavoitteiden toteutuminen Uudet toiminnallisuudet sisältänyt ohjelmaversio otettiin käyttöön ennen vuodenvaihdetta. Käyttöönottoon liittyi ylimääräisiä riskejä sen johdosta, että kaikkia ohjelmassa havaittuja virheitä ei pystytty korjaamaan käyttöönottoon mennessä. Virheiden korjauksiin oli käyttävissä oletettua vähemmän aikaa. Alkuperäistä käyttöönottoa jouduttiin siirtämään viikolla resurssitilanteen takia. Riskeihin varauduttiin sekä asiakkaan että toimittajan puolella lisäämällä tukihenkilöiden määrää käyttöönotossa. Käyttöönotossa toiminnot toimivat luotettavasti eikä siirroissa havaittu sellaisia virhetilanteita, joita ei olisi voitu korjata. Dokumentaation toimituksissa ja virhekorjauksissa myöhästyttiin hyväksytystä aikataulusta, mikä siirsi myös projektin hyväksymistä n. kahdella kuukaudella. 4

2 HANKKEEN TOTEUTUKSEN ARVIOINTI 2.1 Ohjaus ja riskien hallinta 2.1.1 Ohjaus Projekti toteutettiin valtioneuvoston kanslian ja Fujitsu Services Oy:n välisen sovelluspalvelusopimuksen sekä sitä tarkentavan erillisen toimitussopimuksen (1435/04/2007, 9.11.2007) mukaisesti. Projektilla oli sovelluspalvelusopimuksessa määritelty johtoryhmä, joka ohjasi projektin työtä sekä ohjausryhmä, jolle raportoitiin etenkin projektin suhteesta toimialamuutosten kokonaistilanteeseen. 2.1.2 Riskit Projektisuunnitelmassa oli tunnistettu seuraavat riskit: Riski Varautuminen Vastuuhenkilöt Olennainen toiminnallisuus jää puuttumaan järjestelmästä Sidosryhmien tarpeita ei ole otettu riittävästi huomioon Käyttäjähallinnan vaatimia muutoksia ei ole määritelty riittävän tarkasti Resurssien kiinnitys ja riippuvuus yksittäisistä henkilöistä Määrittelyn katselmointi ja kommentointi riittävän laajasti (asiantuntijat sidosryhmissä ja omistajaorganisaatiossa) Sidosryhmät ovat mukana projektissa. Määrittelyn kommentointi ja sovelluksen testaus sidosryhmien tehtävinä. Määrittely erikseen Resurssit varattu ajoissa, mahdollisuuksien mukaan varajäsenjärjestely. Terja Ketola Terja Ketola Tanja Rönn, Pekka Tikkanen Johtoryhmä, ohjausryhmä Aikataulu ei pidä Tarkastuspisteitä riittävän usein projektipäälliköt, johto- ja ohjausryhmät Käyttäjätunnusten päivityksen yhteydessä poistetaan ensimmäisen kerran PTJ-ryhmä juurihakemistosta, minkä vaikutusta PTJ-sovellukseen ei ole aikaisemmin testattu. Testattava testiympäristössä erityisen hyvin, varmistettava erikseen vielä tuotantoympäristössä päivityksen jälkeen Tanja Rönn, Fujitsu Käyttöönoton lähestyessä tunnistettiin lisäksi erityiseksi aikatauluriskiksi se, että uuden ministeriön (TEM) käyttäjätietoja ei saada ajoissa. Tämä riski ei kuitenkaan toteutunut. Toiminnallisuuteen ja aikatauluihin kohdistuneet riskit toteutuivat osittain, sillä määrittely kirjoitettiin syys-lokakuussa 2007 lähes uudelleen, mikä siirsi kaikkien seuranneiden projektin vaiheiden aikatauluja (toteutus, järjestelmätestaus ja hyväksymistestaus). Riskien toteutumisen vaikutuksena oli entisestäänkin tiukentunut aikataulu, johon jäi hyvin vähän liikkumavaraa mahdollisille yllättäville havainnoille tai virheille. Riski resurssien kiinnittämisestä ja riippuvuudesta yksittäisistä henkilöistä toteutui myös ja osaltaan tämä siirsi ohjelmiston käyttöönottoa viikolla. 5

2.2 Projektiryhmän työskentely Projektiryhmä koottiin kaikista niistä ministeriöistä, joita vuodenvaihteen 2007-2008 toimialamuutokset koskivat (kauppa- ja teollisuusministeriö, työministeriö, valtiovarainministeriö, sisäasiainministeriö, opetusministeriö, sosiaali- ja terveysministeriö, ympäristöministeriö). Tämän lisäksi jäseniä oli valtioneuvoston kansliasta, valtiovarainministeriön valtioneuvoston tietohallintoyksiköstä, eduskunnasta, Edita Prima Oy:stä ja Fujitsu Services Oy:stä. Projektiryhmä katselmoi määritykset elo-syyskuussa 2007. Projektiryhmä kokoontui laajassa kokoonpanossaan 9.11.2007, jolloin käytiin läpi PTJ:n uudet toiminnallisuudet, alustavat testaussuunnitelmat, esiteltiin alustavia käyttöönottovalmisteluja ja kerrattiin mm. PTJ:n ylläpitäjien tehtäviä. Tilaisuudessa esiteltiin myös 27.11.2007 pidetyn testi- ja koulutustilaisuuden alustava ohjelma. Projektiryhmän varsinainen työrukkanen oli valtioneuvoston kanslian, valtiovarainministeriön valtioneuvoston tietohallintoyksikön ja Fujitsu Services Oy:n muodostama suppea projektiryhmä, joka toimi pääasiassa sähköpostin välityksellä. Projektin alussa 23.8.2007 kokoonnuttiin yhteispalaveriin, jossa käytiin läpi aikataulut ja tehtävät. Asiakkaan sisäinen projektiryhmä kokoontui useammin loppuvuoden 2007 aikana ja erityisesti käyttöönoton suunnittelussa tarvittiin useita kokouksia sähköpostiviestinvaihdon lisäksi. Testauspalavereja ei pidetty vaan tiedot testauksen edistymisestä välitettiin sähköpostilla ja puhelimitse projektiryhmässä. Säännönmukaisten projektipalavereiden järjestäminen tuntui projektin alussa hiukan ylimitoitetulta tämänkokoisessa projektissa, mutta käytäntö osoitti, että tilannetiedotusta olisi tarvittu tiheämmin. Tiukan aikataulun takia korjaavien toimien suunnitteluun jäi niukasti aikaa, kun tieto poikkeamasta saatiin usein vasta aktiivisesti toimittajalta kyselemällä. Säännöllisiin projektikokouksiin on tarvetta ja ne pitää ottaa huomioon työmääräarvioissa. Ellei kokouksia järjestetä, tilanteesta on tiedotettava viikoittain esim. käyttämällä standardoitua raportointilomaketta. Muutokset henkilöiden projektiin käyttämässä ajassa olisi myös raportoitava säännöllisesti, jotta pystytään ajoissa selvittämään korjaavat toimet. Tilannetiedot tarvitaan sekä toimittajalta että asiakkaalta. 2.3 Projektin vastuut Fujitsu - projektisuunnitelman kohdassa 5 sekä liitteessä Projektin tehtävät ja työmäärät määriteltyjen muutostöiden määrittely ja toteutus. - em. muutostöihin liittyvä ohjeistuksen päivittäminen ja muutosten dokumentointi - muutostöihin liittyvä järjestelmän käyttöönotto - toimittajan testaus - projektin hallinnointi Fujitsun osalta - mahdollinen yhdessä asiakkaan kanssa erikseen sovittu ja laadittu koulutussuunnitelma (työmääräarvioineen) Projektisuunnitelman mukaan Fujitsun projektipäällikkö vastasi näiden tehtävien organisoimisesta projektiryhmän sisällä, niiden edistymisen seurannasta ja raportoinnista, mahdollisten poikkeamien tuomisesta asiakkaan projektipäällikön tietoon ja sitä kautta tarvittaessa johtoryhmän päätettäväksi. 6

Asiakas - Järjestelmän nykytilaan liittyvien dokumenttien ja ohjeiden toimittaminen pyydettäessä - Tarvittavien järjestelmien käyttöoikeuksien järjestäminen - Projektin hallinnointi asiakkaan osalta - Asiakkaan testaus - Yhdessä Fujitsun kanssa erikseen sovittu ja laadittu koulutussuunnitelma (työmääräarvioineen) - Käyttäjähallinnan tarvitsemien muutosten suunnittelu ja toteutus juurihakemiston osalta Projektisuunnitelman mukaan Asiakkaan projektipäällikkö vastasi näiden tehtävien organisoinnista asiakkaan sisällä, niiden edistymisen seurannasta ja raportoinnista, mahdollisten poikkeamien tuomisesta Fujitsun projektipäällikön tietoon ja sitä kautta tarvittaessa johtoryhmän päätettäväksi. Koulutussuunnitelmaa ei laadittu, sillä projektin resurssein järjestetyllä testi- ja koulutustilaisuudella pystyttiin uudet toiminnot kouluttamaan tarvittaville PTJ-ylläpitäjille. Samansisältöinen tilaisuus päätettiin järjestää myös niille PTJ-ylläpitäjille, jotka eivät ensimmäiseen tilaisuuteen mahtuneet mukaan. Toimittajan edistymisen seuranta ja raportointi Asiakkaalle perustui lähinnä Asiakkaan projektipäällikön sähköpostiviesteihin vastaamiselle. Poikkeamista ei raportoitu ennalta ja Asiakas toi ne johtoryhmän käsittelyyn. 2.4 Testaus 2.4.1 Käyttäjähallinnan testaus Testauksen kohteena oli uuden ministeriön ptj-ryhmien siirtyminen PTJ:ään sekä käyttäjien liittäminen ptj-ryhmiin. Testauksessa käytiin läpi myös käyttäjän oikeuksien vaihtaminen sekä käyttäjän aktivointi ja passivointi. Käyttäjähallintaa testattiin lokakuun, marraskuun ja joulukuun 2007 aikana. Käyttäjähallintaa valmisteltiin luomalla juurihakemistoon TEM-organisaatio ja tem-ryhmä. Tämän jälkeen lisättiin PTJ-ryhmät, joihin käyttäjät pystyttiin viemään. Käyttäjien oikeuksia ja rooleja vaihdeltiin. Näiden vaihtojen perusteella pystyttiin tarkistamaan että PTJ:ssä oikeudet toimivat oikein. PTJ:ssä oikeudet tiettyihin toiminnallisuuksiin luodaan roolin ja ryhmän perusteella. Ilkka Hakoniemi VNI:stä tarkasti jokaisen roolinvaihdoksen jälkeen, mitä toiminnallisuuksia oikeudet antoivat testikäyttäjille. Testissä ei havaittu mitään normaalista poikkeavaa, ts. ryhmät ja roolit toimivat oikein. Seuraavassa taulukossa on kuvattu testatut roolit: Rooli 1 PTJ-rooli: PTJ-käyttäjä Ryhmä: ptj_esittelija_tem Testaus Käyttäjän kirjautuminen järjestelmään Tarkastetaan katseluoikeus Näkyvätkö sallitut toiminnallisuudet käyttöliittymässä Asian perustaminen TEM-ministeriöön Liitteen tallennus ja rendition muodostus Tulostusoikeudet 7

Rooli 2 PTJ-rooli: Esittelijä Ryhmä: ptj_esittelija_tem Testaus Tarkastetaan katseluoikeus Näkyvätkö sallitut toiminnallisuudet käyttöliittymässä Asian avaus TEM-ministeriöön Liitteen tallennus ja rendition muodostus Näkyykö käyttäjä TEM:in esittelijälistalla Oikeuksien siirto tehtäväksi antona (Rooli 3) Tulostusoikeudet Rooli 3 PTJ-rooli: PTJ-käyttäjä Ryhmä: ptj_esittelyavustaja_tem Testaus Tarkastetaan katseluoikeus Näkyvätkö sallitut toiminnallisuudet käyttöliittymässä Asian avaus TEM-ministeriöön Tehtäväksi annon vastaanotto ja kuittaus (Rooli 2) Toisen esittelijän asian muokkaus Liitteen tallennus ja rendition muodostus Tulostusoikeudet Rooli 4 PTJ-rooli: Ministeri Ryhmä: ptj_ministeri_tem, ptj_katseluoikeus_laaja_rv/vn/tp Testaus Tarkastetaan katseluoikeus Näkyvätkö sallitut toiminnallisuudet käyttöliittymässä Asian avaus TEM-ministeriöön Liitteen tallennus ja rendition muodostus Tulostusoikeudet Rooli 5 PTJ-rooli: PTJ-käyttäjä Ryhmä: ilman ryhmää Testaus Tarkastetaan katseluoikeus Näkyvätkö sallitut toiminnallisuudet käyttöliittymässä Tulostusoikeudet Rooli 6 PTJ-rooli: PTJ-käyttäjä Ryhmä: ptj_yllapitaja_tem Testaus Tarkastetaan katseluoikeus Näkyvätkö sallitut toiminnallisuudet käyttöliittymässä Ylläpitotoiminnallisuudet Tulostusoikeudet Ryhmän poisto Ryhmän poiston testaus suoritettiin juurihakemistossa KTM:n ptj_esittelyavustaja_ktmryhmällä. PTJ:ään ei ole rakennettu ryhmien passivointi- ja poistomahdollisuutta, minkä vuoksi hakemistossa ryhmän poistamiseksi voitiin tehdä vain seuraavat toiminnot: - poistaa käyttäjät ptj_esittelyavustaja_ktm-ryhmästä - odottaa seuraavaa LDAP-ajoa, jossa käyttäjien poisto välittyy järjestelmään - poistaa ryhmältä attribuutti vnapplicationptj=ptj. 8

Attribuutin poisto ei välity Documentumiin, koska kyseinen attribuutti on LDAP-ajon ehto, joten ryhmää koskevat muutokset eivät tule LDAP-ajoon mukaan niin kauan kuin kyseinen attribuuttitieto puuttuu hakemistosta. Ryhmien poisto- ja lisäysmahdollisuuden ja muutosten vaikutuksen varmistaminen sovellukseen kuului projektissa Toimittajan vastuulle. Ministeriön käyttäjälistat Käyttäjälistat toimitettiin pyydetyssä aikataulussa 7.12.2007 ja TEM:n osalta 14.12.2007 mennessä. TM ja KTM kävivät käyttäjälistat yhdessä läpi, jotta eri henkilöille ei perustettaisi samanlaisia käyttäjätunnuksia. 2.4.2 PTJ:n toiminnallisuuden testaus Asiakkaan hyväksymistestaus kuvattiin yleisellä tasolla PTJ:n hyväksymistestisuunnitelmassa (PTJ2008_Testisuunnitelma_v1.0), jonka ohjausryhmä hyväksyi 14.11.2007. Tässä loppuraportissa kuvataan testitulokset hyväksymistestisuunnitelmassa esitetyllä jaottelulla. Rajaukset Testaus ei sisältänyt Lainlaatija-pohjien testausta Documentumin peruspalvelujen testausta, jotka oletettiin testatuiksi varsin hyvin kuormitustestausta poikkeusolosuhteille osoitetussa ympäristössä tai esim. Naantalissa tehtävää testausta (testaus tehtiin normaalissa valtioneuvoston runkoverkossa) järjestelmän laajempaa, erityistä tietoturvatestausta, koska järjestelmän käyttö valtioneuvoston ulkopuolelta on estetty palomuurein Hyväksymistestin reunaehdot Hyväksymistestaus aloitettiin 27.11.2007; lähes kolmen viikon viivästys aiheutui lähinnä määrittelyvaiheen pidentymisestä, mikä viivästytti toteutusta ja myös toimittajan järjestelmätestausta. Ohjelmiston arvioitiin olevan hyväksymistestauksen alkuperäisenä aloittamisajankohtana 5.11.2007 vielä niin raaka, että asiakas ja toimittaja jatkoivat yhdessä järjestelmätestausta, jotta vakavimmat virheet saatiin korjattua ennen hyväksymistestausta ja osittain vielä toteuttamattomat uudet toiminnot tehtyä ja testattua. Projektisuunnitelmassa määriteltiin, että Toimittajan järjestelmätestauksesta laaditaan suunnitelma, joka katselmoidaan ja hyväksytään ennen testauksen alkamista. Näin ei tehty, mutta järjestelmätestauksesta laadittiin pöytäkirja, johon kirjattiin hyväksymistestiin siirretystä ohjelmaversiosta tunnistetut puutteet ja virheet (4 kpl). Asiakkaan asiantuntija (Ilkka Hakoniemi) oli Toimittajan käytettävissä järjestelmätestauksessa ja käytännössä Toimittaja konsultoi asiakkaan asiantuntijaa järjestelmätestauksen aikana päivittäin. Testauksen kohde Ministeriötietoihin vaadittavat toiminnallisuudet lisäsivät PTJ:ään uuden metatiedon, jolla ilmaistaan ministeriön passivointi. Tämä tieto estää uusien asioiden perustamisen ko. ministeriöön, mutta sallii järjestelmässä vanhaan ministeriöön perustettujen asioiden hakemisen ja selailun. 9

Asioiden käsittelyn jatkaminen uudessa ministeriössä vaatii PTJ:ään kaksi uutta toiminnallisuutta: Asiat täytyy voida siirtää toiseen ministeriöön Asioille täytyy määritellä uudet käsittelijät uudessa ministeriössä, koska asioiden käsittelijöiden käyttäjätunnukset vaihtuvat ministeriömuutoksen yhteydessä (PTJ:ssä käsittelijöillä tarkoitetaan asian avaajia ja esittelijöitä) Testauksella pyritään varmistamaan uusien toiminnallisuuksien lisäksi myös vanhojen asioiden käsittelyn toimivuus uudella ohjelmistoversiolla (regressiotestaus). Tämä tehdään testaamalla ohjelmaa testitapauksilla, joista osa on peräisin ohjelman vanhasta testijoukosta ja osa on uusia, jo aiemmin testatun toiminnallisuuden testaamiseen tarkoitettuja testitapauksia. Testiympäristö Testiympäristönä käytettiin valtioneuvoston yhteisten järjestelmien testiympäristöä (koulutusympäristö). Testiympäristössä ei ollut teknisiä ongelmia. Perustiedot Käyttäjätiedot Testausta varten käyttäjätietoja päivitettiin, ts. lakkautettavien ministeriöiden käyttäjätunnuksia passivoitiin, uusi ministeriö ja käyttäjätunnukset PTJ-rooleineen perustettiin juurihakemistoon. Tiedot päivitettiin PTJ:ään. Tarkempi selostus käyttäjähallinnan testauksesta on luvussa 2.4.1. Asiatiedot Testausta varten testiympäristöön luotiin suuri määrä testimateriaalia, jolla asioiden siirtoa ja käyttöoikeuksien siirtämistä voitiin testata. Testimateriaali sisälsi ennalta laaditun suunnitelman mukaisesti aineiston, jonka avulla voitiin PTJ:n sekä uusien että vanhojen toiminnallisuuksien kaikki elinkaaren vaiheet käydä läpi. Testitapaukset rakennettiin päätöksentekoprosessin eri vaiheisiin siten, että testeissä oli mukana asioita niiden kaikissa mahdollisissa todellisissa käsittelyvaiheissa (kuten asian perustaminen ja ensimmäinen jakelu, pöydälle pano, korjauslistan jakelu sekä päätös- ja pöytäkirjaus sekä asian lopettaminen). Testauksessa asiaa käsiteltiin ennen siirtoa ja siirron jälkeen. Päätöksentekoprosessi käytiin läpi päätös- ja pöytäkirjaukseen saakka. Testikannan aikaisemmin luotua aineistoa ei voitu käyttää hyväksi uusien toiminnallisuuksien testauksessa eikä regressiotestauksessa. Tilanne ei vastaa tuotantotilannetta, jossa järjestelmässä on jatkuvasti kaikissa käsittelyvaiheissa olevia asioita, joita PTJ:n pitää pystyä käsittelemään luotettavasti ohjelmistoversion vaihtuessa. Asioiden siirron luonteen johdosta kaikki testikannan testaus- ja koulutusasiat olivat siirtojen piirissä. Asioiden ja käyttöoikeuksien siirron testausta haittasi PTJ-testikannan vanhojen päättämättä olevien asioiden suuri määrä. Toisaalta tämän johdosta saatiin myös ylimääräistä testi-informaatiota suorituskyvystä. Testiympäristön toimivuutta voitaisiin jatkossa parantaa siivoamalla aluksi nykyinen testiympäristö ja ylläpitämällä ympäristöä jatkossa hallitusti. Lisäksi parannusta ongelmaan saataisiin pöytäkirjaamalla istunnot, jolloin suurimman osan asioista voisi lopettaa. Näillä toimilla testiympäristö vastaisi aina tarkasti tuotantoympäristöä myös toimintaprosessin osalta. Käyttäjät ja käyttäjäroolit Testauksessa käytettiin jo perustettuja käyttäjätunnuksia sekä testausta varten kuhunkin ministeriöön perustettuja ylläpitäjä-, esittelijä- ja avustajarooleihin perustettuja useita testitunnuksia. 10

Asiatyypit Asiatyyppilistana oli testauksen aloitusajankohdan mukainen PTJ:n asiatyyppilista. Työ- ja elinkeinoministeriön asetus- ja päätös asiatyyppejä ei testattu. Organisaatiot Uusi ministeriö TEM perustettiin PTJ:ään ja lakkautettavat ministeriöt KTM ja TM passivoitiin PTJ:ssä. Asiakirjatyypit Testauksessa käytettiin PTJ:ään määriteltyjä asiakirjatyyppejä Erikoistiedot ja -roolit Ministereiden nimikkeet päivitettiin TEM:n mukaisiksi ja hallituskokoonpano tarkastettiin. Esittelijöiden ja ministereiden järjestäminen Esittelijäjärjestys oli PTJ:n testiympäristön mukainen. Oikeuskanslerin, apulaisoikeuskanslerin ja tasavallan presidentin tietoja ei päivitetty. Muita testauksen aloittamiseen liittyviä perustietoja VNK perusti istuntoja tarpeen mukaan. Testien palautettavuus Sovelluspalvelimilla on koodin eri versioiden asennuspaketit, joiden palautus onnistuu helposti. Paketit sijaitsevat hakemiston /users/oraias/ptj alihakemistoissa. Testikannasta otetaan dumppi kuukausittain levylle, Tuotantokannasta menee joka ilta dumppi levylle sekä ptj-data levylle. Viikonloppuna kanta varmistetaan kokonaisuudessaan. Joulukuun muutoksissa tehtiin nämä samat normaalit arkivarmistukset, mutta niiden ajastusta siirrettiin myöhemmäksi. Osittainen palautustesti tehtiin ptj-datoista tarkastamalla, että ne palautuvat oikealle levynkulmalle. Testattu toiminnallisuus TOIMINNALLISUUS PTJ2008 (uudet toiminnot) ministeriön passivointi TESTATTU (K/E) o asian perustaminen o historiatiedon tallentuminen ja näyttäminen asian siirto käyttöoikeuden siirto hakutoiminnot o sivutus o hakutoiminnon palautusvasteaika o lajittelu o passivoidun ministeriön asioiden haettavuus virheilmoitukset asian siirto käyttöoikeuden siirto Perus-PTJ:n toiminnot 11

TOIMINNALLISUUS TESTATTU (K/E) käyttö työasemalta (selain, Acrobat Reader) o tulostukset o liitteiden hallinta eduskuntatoiminnot Objektien (esim. asioiden, listojen, istuntojen) luominen, muokkaaminen, poistaminen tilat ja elinkaaret (eri oikeudet ja ominaisuudet eri prosessin vaiheessa, milloin näkyvät aktiivisina, milloin lopetetaan, tai poistetaan, mitkä tilat näytetään missäkin vaiheessa, mitä voi tehdä missäkin tilassa olevalle objektille) tyypit ja tyyppien muuttaminen attribuutit (kenttien pituudet, tyypit, virheenhallinta) historiatiedon tallentuminen ja näyttäminen Käyttäjien roolit ja yhdistelmäroolit (huom. myös päivämääriin liittyvät näkyvyyssäännöt) (suluissa oleva ei minulla mutta ehkäpä Tanj- salla jos oikein ymmärsin) Päätösreitit Liitteiden käsittely o versionumerointi o versiohallinta, esim. aiemman liitetiedoston version palauttaminen sähköpostin lähettäminen kokonaiset toimintaketjut esim. asian valmistelusta sen eduskuntakäsittelyyn raportit dokumenttien tulostaminen (tärkeää mm., että tulostus on aina täsmälleen samannäköinen kaikilla tulostimilla) näyttöjen tulostaminen pääkäyttäjän toiminnot ylläpitäjän toiminnot virheilmoitukset hakutoiminnot o huom. vain oman ministeriön asioita saa palauttaa ennen jakelua (paitsi laajat oikeudet) o sivutus o hakutoiminnon palautusvasteaika o lajittelu Liittymät ja rajapinnat muihin järjestelmiin painotalo valtioneuvoston viestintä Tietoturva roolikohtaiset rajoitukset suoran URL-osoitteen kokeilu käyttöoikeuksien ohittamiseksi Käyttöliittymä navigoinnit sisältäen: o sivujen paluutoiminnot o selaimen takaisin-toiminnot sivutukset erityisesti kun esim. liitteet jakautuvat useammalle sivulle lajittelut 12

TOIMINNALLISUUS TESTATTU (K/E) uusien näyttöjen yhdenmukaisuus ja käyttäjäystävällisyys Lokalisaatiotestaus käyttöjärjestelmän erilaisten päivämääräasetusten vaikutus Palautukset ja varmistukset Tietokannan ja tiedostojen varmistukset Toimiminen varmistusohjeiden mukaisesti ja palautuksen onnistuminen ohjeiden mukaisesti. Toipuminen ja käytettävissä olo (HA-testit) Poikkeustilanteita ei testattu tässä testissä. Testityypit Käyttöliittymätestauksessa käytiin läpi uusien toiminnallisuuksien jokainen sivu tarkistaen, että sivu ja sillä olevat toiminnot ovat tarkoituksenmukaiset, johdonmukaiset ja yhdenmukaiset. Muiden sivujen käyttöliittymää ei arvioitu erikseen. Käyttötapausten perustoiminnallisuus ja sivuhaarat tuottivat useita testejä. Käyttötapauksissa ei lueteltu kaikkia mahdollisia poikkeuksia, joten testaaja otti huomioon myös lisätestien tekemisen tarpeen ja suoritti niitä tarvittaessa. Päätösprosessin elinkaaren testauksessa laadittiin testitapaukset niin, että ne toteuttivat yhden käyttäjän tekemän tyypillisen toimintojen sarjan, joka käsittää useita käyttötapauksia, ml. asian siirron toiseen ministeriöön. Käyttötapaukset muodostavat useamman käyttäjän yhdessä tekemän toimintojen sarjan, jossa kukin käyttäjä vuorollaan tekee toimintoja, joihin seuraava käyttäjä tai järjestelmä vastaa. Liittymistä testattiin eduskunnan ja painotalon liittymät siten, että vanhan ministeriön nimissä aloitettu asia palautuu automaattisesti ja luotettavasti (data ei korruptoitunut) uuden ministeriön käsiteltäväksi. Viestinnän rajapintaa ei testattu. Ohjetoiminnallisuus. Ohjeiden oikeellisuus, oikeinkirjoitus ja avautuminen oikeaan kohtaan tarkastettiin omana tehtävänään. Operointiohjeita ei testattu. Tilojen testauksessa tuli esiin, että asian siirto käyttötapauksen kannalta olennaisen käsitteen vireillä oleva asia määrittelyä ei ollut kirjattu määrittelyasiakirjaan mikä aiheutti ylimääräistä työtä hyväksymistestauksessa. Tutkivassa testauksessa on käyty läpi järjestelmää ilman valmiiksi kirjoitettuja testitapauksia tutkien sen ominaisuuksia. Virhetilojen testauksessa on tarkistettu että virhe on havaittu, käsitelty oikein ja virheestä on ilmoitettu oikealla tavalla käyttäjälle. Yhdenmukaisuustestauksessa on testattu että vanhalla ja uudella järjestelmällä tuotetut tiedot (listat, istuntotiedot, asian tilat jne.) olivat yhteneväisiä ja että vanhan ministeriön nimissä perustettujen, keskeneräisten asioiden käsittelyä voitiin jatkaa uudessa ministeriössä. PTJ:ssä olleita vanhoja asioita ei voinut käyttää tähän testaukseen kovin laajasti. 13

Testauksen hallinta Testaus tehtiin kolmessa vaiheessa: 1. Pääkäyttäjät (VNTHY ja VNI) testasivat uudet toiminnallisuudet PTJ:n käyttäjähallinnan osalta sekä perus-ptj:n toiminnot näiden muutosten jälkeen. 2. Pääkäyttäjä (VNI) testasi uudet toiminnallisuudet sekä perus-ptj:n toiminnot. 3. Ministeriöiden ylläpitäjät testasivat PTJ2008:n uusia toimintoja ja PTJ:n perustoiminnallisuutta yhteistyössä pääkäyttäjän (VNI) kanssa. a) pääkäyttäjä siirsi ennakolta sovituille ylläpitäjätestaajille suunnitelman mukaiset asiat vastaanottavaan ministeriöön siirrettävät testitapausasiat. Testitapausasioilla oli kansilehdet, liitteet ja liitteiden versioita. Testitapausasioissa oli tehty jakeluja ja korjausjakeluja ja ne olivat jossain päätösprosessin vaiheessa. Testaajaylläpitäjä vastaanotti asiat, suoritti käyttöoikeuksien siirron ja testasi asioiden siirron toiminnallisuuden ylläpitäjän toimintojen kannalta. b) edellisen lisäksi testaajaylläpitäjä testasi PTJ:n perustoiminnallisuuden jatkaen asian käsittelyä PTJ:n tehtävienantotoiminnon kautta annettavan käyttöoikeuden avulla. Tällä tavalla varmistettiin, että mikään perus-ptj:n toiminnoista ei puuttunut tai ollut virheellinen. Sovelluksesta laadittiin alustava käyttöohje näyttökuvilla. Testaajat perehdytettiin uusin toimintoihin yksipäiväisellä koulutuksella. Koulutus valmisti ylläpitäjiä paitsi testaamiseen myös vuodenvaihteessa tapahtuneeseen asioiden siirtoon ja ylläpitotehtävien hoitoon. Virheiden hallinta Järjestelmätestipöytäkirjassa 29.11.2007 oli 4 avointa virhettä. Testisuunnitelman mukaan Asiakas kirjaa hyväksymistestauksessa havaitut virheet. Näin ei kuitenkaan aikataulusyistä toimittu. Asiakkaan asiantuntija toimitti havaitsemistaan virheistä tiedot sähköpostilla ja puhelimitse toimittajalle, otti vastaan virheen selvittämiseen liittyvät tiedot toimittajalta ja koordinoi virheen korjauksen tarkastamisen (korjatun toiminnon testaus, uudesta versiosta tiedottaminen, korjauksen onnistumisen toteaminen, virheraportin sulkeminen asiakkaan puolella). Hyväksymistestipöytäkirjassa 23.1.2008 oli 10 avointa virhettä (ml. järjestelmätestauksessa avoimiksi jääneet 4 virhettä). Hyväksymistestipöytäkirja liitteineen kuvaavat hyväksymistestin lopussa avointen virheiden määrän ja luokituksen. Virheet luokiteltiin Fujitsu Service Oy:n virheenkirjausohjeen mukaisesti. vakavuuden mukaan: Virheen vakavuus Selite Kuvaus 1 Kriittinen Järjestelmää ei voi käyttää ( kaatuu ) 2. Vakava Yksittäistä toimintoa tai ohjelmaa ei voi käyttää. Testausta ei kannata jatkaa. 3. Haittaava Määrittelyn vastainen toiminto tai toiminnallinen ongelma, joka voidaan ohittaa 4. Lievä Kosmeettinen haitta ohjelman toiminnassa tai dokumentissa 5. Ehdotus Parannusehdotus tai muutosehdotus 14

kiireellisyydenmukaan seuraavasti Virheen kiireellisyys Selite Kuvaus 1. 1-Low Korjaus voidaan siirtää myöhemmäksi 2. 2-High Korjaus viikon kuluessa 3. 3-Urgent Vaatii erittäin kiireellisen korjauksen. Ohittaa muut työt. Raportointi Testauksesta ei laadittu virheiden koostelistaa viikoittain vaan tilanne käytiin läpi suunnilleen joka toinen viikko pääasiassa sähköpostitse. VNI:n asiantuntija informoi istuntoyksikköä ja projektipäällikköä virhetilanteesta ja menossa olevista testauksista. Erillisiä testipalavereja ei järjestetty, mikä vaikeutti testauksen kokonaistilanteen ymmärtämistä ja tehtävien priorisointia. Testauksesta raportoitiin PTJ-hankkeen ohjausryhmälle ja PTJ2008-hankkeen johtoryhmälle yleisellä tasolla osana projektin tilannekatsauksia. Testauksen vaiheet Vaihe Vko Päivät Toteuma Järjestelmätestaus (toimittaja ja asiakas yhdessä) -46 26.11.2007 (47) Järjestelmätestiraportti 47 26.11.2007 Asiakkaan hyväksymistestaus -pääkäyttäjä 45-48 5.-30.11.2007 27.11.2007-20.12.2007 -projektiryhmä 48-49 27.-30.11.2007 27.11.2007-20.12.2007 PTJ-ylläpitäjien testausperehdytys ja yleinen luento-osuus 48 27.11.2007 27.11.2007 Hyväksymistestitilanteen läpikäynti 50 14.12.2007, klo 14.12.2007 14-16 Käyttöönottosuunnitelman laadinta 46-49 16.11.- 14.12.2007 7.12.2007 Resurssit Testeihin osallistui pieni joukko ylläpitäjiä eri ministeriöistä, valtioneuvoston kanslian istuntoyksikkö sekä 1 henkilö valtiovarainministeriön valtioneuvoston tietohallintoyksiköstä (käyttäjähallinnon muutosten testaus). Jokainen käytti oman ministeriönsä laitteita ja testaus tehtiin omassa ministeriössä. Poikkeuksena 9.11.2007 järjestetty testi- ja koulutustilaisuus, jolloin käytettiin SM:n laitteita. Testaajien perehdytykseen käytettiin PTJ2008-projektin Asiakkaan resursseja. Aikataulu Hyväksymistestauksen aikatauluun vaikuttivat erityisesti seuraavat asiat: - edeltävien vaiheiden aikataulusiirtymät - määrittelyvaihe pidentyi - toteutuksen aloittaminen myöhästyi arvioidusta aloituksesta (toimittajan arvio määrittelyvaiheen lopussa oli, että määrittelyvaiheen pidentyminen ei vaaranna kokonaisaikataulua) 15

- järjestelmätestaus alkoi myöhemmin kuin aikataulussa oli arvioitu - järjestelmätestaus pitkittyi, syitä: - toimittajan resurssien rajallisuus - kaikkia toimintoja ei ehditty toteuttaa arvioidussa toteutusaikataulussa, joten työ painottui toteutukseen ja testaaminen jäi vähemmälle - hyväksymistestauksessa löydettiin vielä vakavia virheitä - virheiden korjaus oli riippuvainen yhdestä henkilöstä 2.5 Muutosten ja ongelmien hallinta Projektissa ei sovellettu muutoshallintamenettelyä. Kuitenkin projektin työmäärän kasvamisen yhtenä syynä luvussa 5 on mainittu toteutuksen muutos (lähinnä lajittelu- ja valintatoiminnallisuus). Muutoshallintamenettelyn kautta johtoryhmä olisi käsitellyt myös lisääntyneen työmäärän sekä sen asiakkaalle aiheuttaman kustannuksen. Tulevissa projekteissa on syytä miettiä, pitäisikö määrittelyjen muutosten lisäksi kaikki tarkennukset, myös testausvaiheessa esiin tulleet, kirjata erilliseen pöytäkirjaan, hyväksyttää muutoshallintamenettelyllä johtoryhmässä ja liittää osaksi määrittelyä (PTJ2008-projektissa käyttöoikeuksien siirrossa lähetettävä sähköpostiviesti asian uudelle esittelijälle on jäänyt kuvaamatta määrittelyasiakirjaan tai projektimuistioihin). Tällä tavoin täydennysten ja muutosten kustannusvaikutus arvioitaisiin ja hyväksyttäisiin sovitusti ja muutokset päivitettäisiin hallitusti ja prosessinmukaisesti sovellusdokumentaatioon ja käyttöohjeisiin. 2.6 Tuotantoonsiirto 2.6.1 Yleistä PTJ:n käyttöönottopäätös tehtiin torstaina 20.12.2007, jolloin avoinna olleet virheet ja havainnot kirjattiin hyväksymistestipöytäkirjaan ja sen liitteisiin. Avoimiksi jäi yhteensä 10 havaintoa. Virheiden korjausaikataulusta sovittiin 23.1.2008 allekirjoitetulla pöytäkirjalla. 2.6.2 Käyttäjähallinta TEM:n PTJ-ryhmät lisättiin tuotantohakemistoon 23.11.2007. Ryhmien tiedot siirtyivät moitteettomasti Documentumiin. Siirretyt ryhmät jotka siirtyivät: - ptj_esittelija_tem - ptj_esittelyavustaja_tem - ptj_ministeri_tem - ptj_yllapitaja_tem Ryhmien toiminnallisuutta testattiin siten, että ryhmään vietiin testikäyttäjä ja varmistettiin PTJ:n toiminnallisuus. Käyttäjälistat saatiin pyydetyssä aikataulussa ja suunnitellut massapäivitykset tehtiin sovitusti viikon 51/2007 loppuun mennessä. Yksittäisiä ilmenneitä ongelmia korjattiin manuaalisesti. Siirrettyjen asioiden käyttöoikeuksien siirrossa pitivät sekä vanhojen että uusien käyttäjien tunnukset olla aktiivisia, jotta siirto oli mahdollista tehdä. Tunnukset aktivoitiin 31.12.2007. 16

2.6.3 PTJ Ohjelmistoversio 1.0.18, joka sisälsi toimialamuutosten vaatimat uudet toiminnallisuudet, siirrettiin tuotantoon 21.12.2007. Hyväksymistestipöytäkirjassa (23.1.2008) ja sen liitteissä on dokumentoitu avoimet asiat ja niille sovitut korjausaikataulut sekä tarvittavat tietokantapäivitykset. Ministeriöltä saatiin listaukset siirrettävistä asioista viikon 52 loppuun (28.12.2007) mennessä, joitain lisäyksiä ja poikkeuksia toimitettiin vielä seuraavalla viikolla. PTJ:ssä oli käyttökatko perjantaista 28.12.2007 klo 19 alkaen maanantaihin 31.12.2007 klo 24 saakka, jona aikana valtioneuvoston istuntoyksikkö siirsi tarvittavat asiat oikeisiin ministeriöihin. Asianomaisten ministeriöiden PTJ-ylläpitäjät kiinnittivät asioille uudet käyttäjät 31.12.2007 alkaen. Sekä asioiden että käyttöoikeuksien siirroissa havaittiin hitautta ja suoranaisia suorituskykyongelmia, joiden takia esim. asioita jouduttiin siirtämään pienemmissä kokonaisuuksissa kuin mitä oli suunniteltu. Käyttöoikeuksien siirrot eivät kaikissa tapauksissa menneet heti läpi vaan tarvittiin uusi siirto tai siirron kokeilu toiselle käyttäjälle, jonka jälkeen siirto toimi. PTJylläpitäjiä pyydettiin tämän takia erityisen huolellisesti tarkastamaan käyttöoikeuksien siirron tilanne jokaisen siirron jälkeen. Esittelijät piti järjestää kaikissa toimialamuutoksia kokeneissa ministeriöissä erikseen ja osan rooli piti erikseen vielä asettaa juurihakemistossa. Työ- ja elinkeinoministeriön asiatyypit asetus ja päätös perustettiin tuotantoon tammikuun ensimmäisellä viikolla ja vastaavat KTM:n ja TM:n asiatyypit passivoitiin. Elinkeinoministeri oikealla nimikkeellä aktivoitiin tammikuun ensimmäisellä viikolla, mikä aiheutti yhden listan korjausjakelun. Hyväksymistestissä avoimeksi jääneisiin virheisiin (10 kpl) saatiin korjaukset 21.2.2008 ja aikaa testaukselle ja viimeisille korjauksille oli 6.3.2008 asti. PTJ:n versio 1.0.19 vietiin tuotantoon perjantaina 7.3.2008. Näiden korjausten lisäksi sovellukseen on tehtävä vielä 2 kpl tietokantapäivityksiä, joilla korjataan suoraan kantaan aikaisempien virheiden takia keskeneräisiksi jääneitä asioita ja pöytäkirjoja (RV). Sovittu päivitysajankohta on 14.3.2008. 17

3 HANKKEEN TULOKSET 3.1 Toteutetut muutokset ja palvelut PTJ:ssä voi siirtää asian ministeriöstä toiseen. Asian käsittelijää voi muuttaa hallitusti ja pysyvästi omalla toiminnollaan, jolloin tehtäväksi anto jää väliaikaisen käsittelyoikeuden myöntämisen luonteiseksi toiminnoksi. Ministeriön voi passivoida. 3.2 Hankkeessa tehdyt sopimukset Ei uusia sopimuksia. 3.3 Tulosten elinkaaren arviointi Uudet toiminnot tuovat järjestelmälle joustavuutta, koska jatkossa esim. asian valmistelun siirtäminen toiseen ministeriöön voidaan tehdä hallitusti ja tehokkaasti menettämättä PTJ:ssä jo tehtyä työtä. Tällaiset tarpeet lisääntyvät ja toiminnon arvioidaan palvelevan niitä ongelmattomasti. Toteutus vastaa omistajan tarpeita. Järjestelmän kehittyessä myös näiden toimintojen kehitystarpeet arvioidaan uudelleen. 18

4 DOKUMENTAATIO Projektissa syntyi seuraavat dokumentit - projektidokumentit o projektikokousten muistiot o johtoryhmän kokousmuistiot ja tilanneraportit o ohjausryhmän kokousmuistiot o määrittelyasiakirja o tehtävä- ja aikataululistat o järjestelmätestipöytäkirja o hyväksymistestisuunnitelma o hyväksymistestipöytäkirja liitteineen (testitapaukset, versiosaate, muistio, tietokantapävitykset) o käyttöönottosuunnitelma o loppuraportti - järjestelmädokumentit o ratkaisukuvaus o virheilmoitusten listaus o käyttötapauskuvaukset o käyttöohje Järjestelmädokumentaatio saatiin katselmoitavaksi 4.2.2008. 19

5 TOTEUTUNEET KUSTANNUKSET Projektin toteutuneet kustannukset Toteutustyö, testaus ym. (Fujitsu) Testaus ym. (VM/VNTHY) Testaus ym. (VNK/VNI) Projektinhallinta ym. (VNK/HPO) 72 htp (työmääräarvio 56 htp) 20 htp 75 htp 60 htp Toimittajan toteutunut työmäärä ylitti arvion 28,5%:lla, muut toteutuneet työmäärät vastasivat arvioita. Syitä toimittajan työmäärän kasvuun olivat toimittajan mukaan - määrittelyn muutokset, - perusteellinen hyväksymistestausvaihe, - toteutuksen muutos (lähinnä lajittelu- ja valintatoiminnallisuus). 20

6 MUUT JOHTOPÄÄTÖKSET 6.1 Työmenetelmien kehitystarpeet Projektihallinnan menetelmien tulisi koskea myös tällaisia pienehköjä kehitysprojekteja, koska projekti joka tapauksessa vaikuttaa suoraan ainakin 15 organisaation toimintaan ja aiheuttaa valtiolle kustannuksia, joiden tarpeellisuus on tarvittaessa pystyttävä todentamaan. Standardoidut menetelmät helpottavat hallintaa ja selkeyttävät tehtävien vastuujakoa. Muutoshallintaa pitää soveltaa, jos sellaiseen sopimuksessa on sitouduttu. Muutokset hyväksyttyihin projektiasiakirjoihin, esim. määrittelyihin, on kirjattava muutosmenettelyn kautta. Täydennykset ja tarkennukset pitäisi myös kirjata ylös, jotta kaikilla projektissa työskentelevillä on samat tiedot käytettävissään. Testauksessa virhehavaintojen kirjaaminen on olennainen osa testausprosessia, jolle on varattava aikaa työsuunnitelmassa. Mitään määrittelyn tai erillisen työvaiheen suunnitelman (kuten testaussuunnitelman) mukaista tehtävää ei saa jättää tekemättä tai toteuttaa toisin, kuin on sovittu ilman, että tästä on keskusteltu projektiryhmässä tai ainakin projektipäälliköiden kesken. Projektipäälliköillä on oltava keinot raportoida merkittävistä työn kuluessa tehtävistä muutoksista suoraan johtoryhmälle. Kaikki aikatauluun vaikuttavat muutokset ovat merkittäviä kriittisissä järjestelmissä, jollainen PTJ on. Työmääräarvioissa pitäisi hyödyntää aikaisempien projektien kokemuksia esim. testaukseen ja virheiden korjaukseen käytetyistä tunneista, jolloin arviot eivät ylittyisi merkittävästi. 6.2 Organisoinnin kehitystarpeet Testitulosten käsittely projektiryhmässä toimittajan kanssa on tärkeä asia ja palaverit ovat tarpeen, jos testauksessa on mukana useampi henkilö ja jos virheraporttien laatimisen lisäksi aikaa kuluu erillisiin virheiden kuvaamisiin. Testipalaverissa toimittajalla on mahdollisuus kertoa havaittujen virheiden korjaustilanne ja tuoda asiakkaan tietoon projektin kannalta tärkeitä asioita esim. aikataulusta. Ellei palavereja järjestetä, em. tieto pitää toimittaa muulla tavalla, esim. standardimuotoisella raportilla viikoittain. Aikatauluihin pitää varata aikaa palavereille. 6.3 Organisaatioiden tehtävälistojen tarkastus Organisaatiokohtaisiin tehtävälistoihin saatiin joitakin uusia asioita tarkastettavaksi: VNK:n tarkastuslistalle lisätään asiatyyppien tarkastus ja muistutus, että ministereiden nimikemuutos vaatii uuden hallituskokoonpanon luomisen 6.4 Projektin johto Johtoryhmän käsittelyyn olisi tuotava kaikki sellaiset muutokset, jotka lisäävät projektiin käytettyä työaikaa ja kustannuksia. On selvitettävä, miksi PTJ-sovelluspalvelusopimuksessa sovittua muutoshallintamenettelyä ei käytännössä sovelleta. 21

7 JATKOTOIMET 7.1 Vaikutukset muihin hankkeisiin Projektin hallintamenettelyitä ja organisointia ehdotetaan parannettaviksi jo RV-toimintojen toteutusprojektiin. Erityisesti työmääräarviossa on syytä varautua laajempiin testaus- ja virheenkorjausvaiheisiin. Projektidokumenttien virallisten muutoshallintamenettelyjen oheen ehdotetaan myös mahdollisten tarkennusten ja täydennysten (esim. määrittelyihin liittyviä) kirjaamista yhdessä (asiakas ja toimittaja) erilliseen pöytäkirjaan ja liittämistä osaksi määrittelyä ja projektidokumentaatiota. 7.2 Hankkeessa avoimiksi jääneet asiat 7.2.1 Käyttäjäryhmät Ryhmän passivoiminen Documentumista Ellei ryhmää passivoida, ryhmä jää Documentumiin ns. orvoksi objektiksi. PTJ:ssä on edelleen esim. valintalaatikoissa KTM ja TM (löytyy Ylläpito/Käyttäjä, Raportointi/Esittelijälista), vaikka niitä ei enää hakemistosta löydy. Fujitsu on ehdottanut että ryhmän poisto Documentumista tapahtuu käsin. 7.2.2 PTJ PTJ-ylläpitäjien testi- ja koulutustilaisuus: Päätettiin järjestää kevään 2008 aikana koulutusta PTJ:n ylläpitotehtävistä. Testiympäristön toimivuutta voitaisiin jatkossa parantaa siivoamalla nykyinen testiympäristö ja ylläpitämällä ympäristöä jatkossa hallitusti. Lisäksi parannusta ongelmaan saataisiin pöytäkirjaamalla istunnot, jolloin suurimman osan asioista voisi lopettaa. Näillä toimilla testiympäristö vastaisi aina tarkasti tuotantoympäristöä myös toimintaprosessin osalta. 22