MAA- JA METSÄTALOUSMINISTERIÖ YLEISKIRJE Nro 82/02 Dnro 3352/01/2002 5.11.2002 Voimassaolo 11.11.2002 alkaen toistaiseksi Työvoima- ja elinkeinokeskusten maaseutuosastot Ahvenanmaan lääninhallitus Valtuutussäännökset Laki työvoima- ja elinkeinokeskuksista (23/1997), 2 Laki Euroopan yhteisön yhteisen maatalouspolitiikan täytäntöönpanosta (1100/1994), 3 ja 11 MAASEUTUELINKEINOJEN HALLINNOSTA KUNNISSA (1558/1991) ANNETUN LAIN 5 :n NOJALLA SUORITETTAVAT KUNTATARKASTUKSET 1. SOVELTAMISALA JA TARKOITUS Tätä yleiskirjettä sovelletaan maaseutuelinkeinojen hallinnosta kunnissa (1558/1991) annetun lain 5 :n 1 momentissa säädettyjen kuntatarkastusten suorittamisessa. Yleiskirjeen tarkoituksena on antaa määräyksiä ja ohjeita mainittujen kuntatarkastusten suorittamiseksi. 2. YLEISTÄ Kuntatarkastuksilla valvotaan, että kunnat suorittavat maaseutuelinkeinojen hallinnosta kunnissa (1558/1991) annetun lain 1 :ssä sekä maaseutuelinkeinojen tukitehtäviä hoidettaessa noudatettavasta menettelystä annetussa laissa (1336/1992 ja sitä muuttavissa laeissa) säädetyt ja niille Euroopan yhteisön yhteisen maatalouspolitiikan täytäntöönpanosta (1100/1994) annetun lain 2 :n nojalla annetut tehtävät. Kuntatarkastuksilla varmennetaan neuvoston asetuksen (EY) N:o 1258/1999 4 artiklan 1 kohdan tarkoittamalle Euroopan maatalouden ohjaus- ja tukirahaston (EMOTR) maksajavirastolle, että komission asetuksen (EY) N:o 1663/95 liitteen kohdassa 4 mainitut kunnille siirretyt tehtävät on suoritettu säädösten edellyttämällä tavalla.
2 3. TARKASTUSTEN KOHTEEN VALINTA 3.1. Tarkastettavien kuntien valinta Maaseutuosaston on tarkastettava maa- ja metsätalousministeriön maatalousosaston valvontayksikön keskitetyn otannan mukaan valitut 25 % toimialueensa kunnista, kuitenkin siten että jokainen kunta tarkastetaan vähintään joka viides vuosi. Maaseutuosaston toimialueen kunnista tarkastetaan vähintään kuusi (6) kuntaa, enintään kuitenkin puolet kunnista. Valvontayksikkö ilmoittaa valitut kunnat maaseutuosastoille sähköpostitse 15.11.2002 mennessä. Maaseutuosaston toimialueen kuntien määrä on laskettu 1.1.2002 vallinneen tilanteen mukaisesti (liitteessä 1 on laskettu valmiiksi tarkastettavien kuntien määrä kunkin maaseutuosaston osalta). Jos maaseutuosasto katsoo tarpeelliseksi, se voi valvoa myös useampia kuntia. 3.2. Tarkastettavien tukihakemusten valinta Kuntatarkastuksessa tarkastetaan samalla tilatunnuksella vuoden 2002 tukihauissa jätetyt hakemukset. Valvontayksikkö valitsee keskitetysti tilat, joiden tukihakemukset tarkastetaan. Niistä ilmoitetaan TE-keskusten maaseutuosastoille 15.11.2002 mennessä. Jokaisesta kunnasta tarkastetaan 10 % tukea hakeneista tiloista, kuitenkin vähintään 10 tilan hakemukset ja enintään 20 tilan hakemukset. Eräissä tapauksissa voidaan tarkastaa enemmän hakemuksia, jos se katsotaan tarpeelliseksi. Tarkastuksia on laajennettava eli lisättävä tarkastettavien tukihakemusten määrää, jos kuntatarkastusta suoritettaessa löytyy järjestelmällisiä puutteita tai virheitä. Jos havaitut järjestelmälliset virheet aiheuttavat takaisinperintöjä tai tuen oikaisuja, tarkastusmäärää kaksinkertaistetaan. Jos niitä edelleen löytyy tästä laajennetusta tarkastusmäärästä, niin maaseutuelinkeinoviranomaista on ohjeistettava korjaamaan kyseinen virhe kaikista hakemuksista. 4. KUNTATARKASTUKSEN SUORITTAMINEN 4.1. Kuntatarkastuksessa tarkastettavat asiat 4.1.1. Tukien yleinen käsittely 1 Tukihakemusten tarkastuksessa on todettava ainakin seuraavat seikat tallennusten, hakemusten yleisen käsittelyn ja tukiehtojen osalta: 1 Viljelijätukihakemusten ja eräiden maaseutuosastolle toimitettavien tukihakemusten käsittelyn hallinnolliset ohjeet (Dnro 1750/521/2001, mm. kohdat 10, 19 ja 21).
3 1) hakemuslomakkeiden ja muutoslomakkeiden tietojen ja tallennettujen tietojen yhtäläisyys; 2) hakemuslomakkeisiin tehtyjen muutosten osalta niiden oikeellisuus ja perusteet, muutosten teon ajankohta sekä muutosten tekijä; 3) hakemukseen vaadittujen liitteiden olemassaolo ja niiden sisällön tarkastus. Tällaisia liitteitä ovat esimerkiksi nautaeläinluettelo, liitekartta ja kansallisten kotieläintukien ennakkoa koskevan hakemuksen liitteenä toimitettava selvitys tuotannosta tuotannon aloittamistapauksissa ja merkittävissä laajentamistapauksissa; 4) tukipäätösten ja tallennusilmoitusten oikeellisuus; 5) lohkojen tukikelpoisuus; 6) onko vuoden 2002 tarkistusluetteloita (Dnro 1904/521/2002 I, III, IV, V, VI, VII, IX, X kohdat) kunnan osalta noudatettu; 7) hakemuksia ei ole aiempien vuosien osalta kesken tilassa. 4.1.2. Maksatus Maksatuksen osalta tarkastuksessa on todettava ainakin seuraavat seikat: 8) kunnassa ei ole raportilla RR406 "hakijalle maksamatta, perimättä ja ulosmittaamatta olevia tukia" vuosien 1998-2001 osalta; 9) maaseutuosaston on tarkastettava tarkastuksen kohteena olevan kunnan toimittamat maksulupapyynnöt (16.10.2001-15.10.2002), jotka on haettu maataloustukien sulkemisen jälkeen (ks. yleiskirjeen nro 118/99 kohta 11.5. sekä liite, s. 32). Valvontayksikkö toimittaa tarkastettavat maksulupapyynnöt maaseutuosastoille sähköpostitse. Tarkastus on suoritettava kunnan vuonna 2002 tukiyksikköön toimittamien maksulupapyyntöjen perusteella riippumatta siitä, minkä vuoden maksatuksiin lupapyyntö perustuu. Maksulupapyyntöjen osalta tarkastetaan, että maksaulupapyynnön syy on hyväksyttävä. Maksulupien tarkastamisen yhteydessä on syytä erityisesti kiinnittää huomiota oikaistaville määrille maksettavien korkojen määriin ja perusteisiin. Maksulupapyyntöjä ja niissä annettuja perusteluita on verrattava ao. alkuperäisiin tukihakemuksiin ja kunnan tekemiin tuen myöntämistä koskeviin päätöksiin sekä tukisovelluksen tietoihin. Tällä perusteella tarkastaja pystyy havaitsemaan mahdolliset virheet ja puutteet; 10) allekirjoitetut tukipäätösten ja tallennusilmoitusten kopiot tai tulosteet, joissa on nimikijaimet;
11) jos tallennusilmoituksessa on koodi 4, niin koodin oikeellisuus on tarkastettava (1750/521/2001, kohta 17.2). 12) takaisinperinnät ja tuen oikaisut on hoidettu kunnassa asianmukaisesti vuoden 2002 osalta. 4 4.1.3. Tietoturvan järjestäminen kunnassa 2 Tietoturvan osalta tarkastuksessa on todettava ainakin seuraavat seikat: 13) hallinnollisten ohjeiden Dnro 1750/521/2001 kohtia tietoturvasta, atk-laitteistojen, vanhan kuntaohjelman levykkeiden, asiakirjojen sekä tietojen turvaamisesta, hakemusten diarioinnista sekä tukihakemusten arkistointimenetelmistä on noudatettu tarkastettavassa kunnassa; 14) kunnan tukisovelluksen käyttövaltuudet ovat ajan tasalla 3 ; 15) jokaisella tukisovelluksen käyttäjällä on oltava henkilökohtainen salasana ja niihin liittyvät henkilökohtaiset avainlukulistat ja lisäksi niitä on säilytettävä maa- ja metsätalousministeriön ohjeiden 1750/521/2001 mukaisesti, 4.1.4. Esteellisyyssäännön noudattaminen 4 Maaseutuosaston on todettava tarkastuksessa, että esteellisyyssääntöjä on noudatettu. 4.1.5. Sijaisuusjärjestelyt kunnassa 5 Maaseutuosaston on todettava tarkastuksessa, että kunnassa on kunnan maaseutuelinkeinoviranomaisen ja hakemusten käsittelijöiden aseman (mm. sijaisuudet) määrittämiseksi tarvittavat selvitykset. 4.2. Tarkastusten toimeenpano Ohje Kuntatarkastus on suoritettava pääosin kunnassa. Jos tarkastuksessa käytetään kunnan tietokonetta, niin tarkastajien on kirjauduttava tukisovellukseen omilla tunnuksillaan. Tarkastajien käyttäessä kunnan tietokonetta, muita tietokoneella olevia ohjelmia kuin tukisovellusta ei saa käyttää. 2 Viljelijätukihakemusten ja eräiden maaseutuosastolle toimitettavien tukihakemusten käsittelyn hallinnolliset ohjeet (Dnro 1750/521/2001, kohta 26 ja 27) 3 MMM: asetus valvonnan tavotteista ja yleisestä organisoinnista 53/02 4 Viljelijätukihakemusten ja eräiden maaseutuosastolle toimitettavien tukihakemusten käsittelyn hallinnolliset ohjeet (Dnro 1750/521/2001, kohdat 3.6 ja 3.7) 5 Viljelijätukihakemusten ja eräiden maaseutuosastolle toimitettavien tukihakemusten käsittelyn hallinnolliset ohjeet (Dnro 1750/521/2001, koha 3.4)
5 Ohje Tukisovelluksen valmiita tarkistusajoja ja raportteja käytetään hyödyksi kuntatarkastuksessa. Yksityiskohtaiset raporttien ja niiden hakuehtojen kuvaukset löytyvät tukisovelluksen käyttöohjeesta. 5. TARKASTUKSISTA AIHEUTUVAT TOIMENPITEET Ohje Kuntatarkastuksista aiheutuvissa toimenpiteissä noudatetaan maa- ja metsätalousministeriön asetuksessa 53/02 annettuja määräyksiä sekä maa- ja metsätalousministeriön 1750/521/2001 ohjeita. 6. TARKASTUSPÖYTÄKIRJA JA TARKASTUSTEN AJANKOHTA Tarkastuksista on laadittava tämän yleiskirjeen liitteen mukainen pöytäkirja. Pöytäkirjaan on kirjattava yksilöityinä kunnittain, tilatunnuksittain ja tukityypeittäin kaikki huomautukset (mm. kohdassa 4.1. kerrotut asiat), jotka on todettu tarkastetuissa hakemuksissa. Yleiset puutteet ja virheet (mm. järjestelmälliset virheet ja kohdassa 4.1. kerrotut asiat) tai kuntaa koskevat puutteet on kirjattava pöytäkirjaan kunnittain. Maaseutuosaston kuntatarkastuksesta esimiesvastuussa olevan henkilön on varmennettava allekirjoituksellaan tarkastuspöytäkirja. Maaseutuosaston on tarkastettava kaksi (2) kuntaa, siten että näitä kuntia koskevat tarkastusraportit ovat valvontayksikön käytettävissä viimeistään 10.01.2003. TE-keskuksen maaseutuosaston on tarkastettava valvontayksikön valitsemat muut kunnat ja toimitettava niitä koskevat tarkastusraportit valvontayksikköön 31.3.2003 mennessä. Valvontayksikköön pöytäkirjojen kopiot on lähetettävä sekä postitse että sähköpostitse excel-tiedostona. Valvontayksikköön lähetettyjen tiedostojen pohjalta laaditaan valtakunnallinen yhteenveto. Määräpäivän, 31.3.2003, jälkeen saapuneita pöytäkirjoja ja liitteitä ei voida enää huomioida valtakunnallisessa yhteenvedossa. Maaseutuosaston on arkistoitava asianmukaisesti tarkastuspöytäkirjojen alkuperäiset kappaleet. 7. TARKASTUSTEN JÄLKEINEN SEURANTA Maaseutuosaston on seurattava, mihin toimenpiteisiin kunta on ryhtynyt sitä koskevan tarkastuspöytäkirjan perusteella. Maaseutuosaston on huolehdittava siitä, että kunnilta on saatu (tarkastuspöytäkirjan) vastineet tarkastuspöytäkirjassa asetettuun määräaikaan mennessä. Jäljennökset kuntien vastineista on toimitettava valvontayksikköön 31.5.2003 mennessä.
6 Maaseutuosaston on raportoitava kirjallisesti valvontayksikköön 31.5.2003 mennessä, jos kunta on jättänyt täytäntöön panematta tarkastuskertomuksessa edellytetyt toimenpiteet. 8. VOIMAANTULO- JA SIIRTYMÄSÄÄNNÖS Tämä yleiskirje kumoaa maa- ja metsätalousministeriön yleiskirjeen 89/01. Tämä yleiskirje tulee voimaan 11 päivänä marraskuuta 2002. Ennen yleiskirjeen voimaantuloa voidaan ryhtyä sen täytäntöönpanon edellyttämiin toimenpiteisiin. Maa- ja metsätalousministeri Jari Koskinen Ylitarkastaja Minna Ollas LIITTEET Tarkastettavien kuntien määrä Kuntatarkastuksen pöytäkirja TIEDOKSI Kuntien maaseutuelinkeinoviranomaiset Maa- ja metsätalousministeriön maatalousosaston tukiyksikkö Maa- ja metsätalousministeriön tietopalvelukeskus Maa- ja metsätalousministeriön sisäisen tarkastuksen yksikkö
7 Tarkastettavien kuntien määrä Liite 1 TE-keskus Kuntien määrä* 1.1.2002 Tarkastettavien kuntien määrä Uusimaa 33 9 Varsinais-Suomi 56 14 Satakunta 28 7 Häme 28 7 Pirkanmaa 33 9 Kaakkois-Suomi 26 7 Etelä-Savo 22 6 Pohjois-Savo 25 7 Pohjois-Karjala 19 6 Keski-Suomi 29 8 Etelä-Pohjanmaa 27 7 Pohjanmaa 29 8 Pohjois-Pohjanmaa 41 11 Kainuu 10 5 Lappi 21 7 Ahvenanmaa 16 6 Yhteensä 443 124 *) Kuntien lukumäärästä on vähennetty ne kunnat, joissa ei ole jätetty kuntaan yhtään tukihakemusta (virall. 448 kuntaa).