Maahanmuuttajien kotoutta- misen toimintaprosessit Toimintaprosessien kuvauksia 7.6.2011, versio 1.0 Anu Jäppinen, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos Aki Miettinen, HIS- yksikkö, Itä- Suomen yliopisto Päivi Röppänen, Shiftec- tutkimusyksikkö, Itä- Suomen yliopisto Heli Viinikainen, HIS- yksikkö, Itä- Suomen yliopisto
Sisältö 1 Johdanto... 3 2 Kotouttaminen... 5 3 Kotouttamisen tavoitetilan toimintaprosessit... 7 3.1 Kotouttamisen alkukartoitus... 8 3.2 Kotouttamisen järjestäminen asiakkaalle... 11 Lähteet... 16 2
1 Johdanto Sosiaalialan tietoteknologiahankkeessa (Tikesos) tuotettavissa toiminnallisissa määrittelyissä kuvataan sosiaalihuollon tavoitetilan toimintaprosesseja ja niihin liittyvää asiakastietojen käsit- telyä. Prosessikuvauksissa keskitytään sosiaalihuollon asiakastietojen sähköisen tiedonhallin- nan kannalta keskeisten toimintovaiheiden mallintamiseen JHS 152 - suosituksen mukaisesti (JHS- suositukset 2008) ja kuvaustaso pidetään yleisenä. Tarkoituksena on tukea asiakasasiakir- jojen sisällön, rakenteen ja metatietojen määrittelyä sekä luoda malleja aiempaa sujuvammille ja automatisoidummille käytännöille, joita asiakastietojen sähköinen hallinta mahdollistaa. Vuoden 2011 aikana Tikesos- hankkeessa tuotetaan soveltamisopas toimintaprosessien kuvaus- ten hyödyntämiseen. Opas julkaistaan hankkeen kotisivuilla. Tässä dokumentissa kuvataan kotouttamisen tavoitetilan toimintaprosesseja ja sähköistä asia- kastietojen hallintaa. Tikesos- hankkeessa on tuotettu seuraavat määritysdokumentit, joiden mukaisesti kotouttamisen liittyvät tiedot suositellaan kirjaamaan asiakastietojärjestelmään: Asiakkaan perustiedot sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmissä (Kortelainen 2006). Dokumentissa mallinnetaan kaikille sosiaalihuollon palveluille yhteisten asia- kastietojen tietokuvaukset. Palvelun antajan perustiedot sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmissä (Korte- lainen 2007). Dokumentissa kuvataan kaikille sosiaalihuollon palveluille yhteiset pal- velun antajaa koskevat tietokuvaukset. Maahanmuuttajien kotouttamiseen liittyvät asiakastiedot (Jäppinen 2011). Do- kumentissa kuvataan ja määritellään sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmässä käytet- tävät pitkäaikaistyöttömien työllistymisen tukemiseen liittyvät asiakastiedot. Dokumenttien sisältämien tietokuvauksien pohjalta hankkeessa määritellään kotouttamiseen liittyviä tietosisältöjä ja asiakasasiakirjojen rakenteita. Palvelukohtaisten asiakasasiakirjojen rakennemääritykset pohjautuvat Tikesos- hankkeessa määriteltäviin sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen yleiseen kansalliseen rakenteeseen sekä yleisiin asiakirjatyyppeihin (mm. hakemus, kertomus, laskelma, päätös). Kaikki määritysdokumentit julkaistaan hankkeen ko- tisivuilla www.tikesos.fi. Tietokuvauksien lisäksi hankkeessa on tehty kotouttamiseen liittyvien asiakasasiakirjojen sisäl- tö- ja rakennemäärityksiä (Jäppinen ja Tossavainen 2011, Maahanmuuttajien kotouttamisen sisällölliset asiakirjarakenteet): 1) Kotouttamisen alkukartoitus 2) Kotoutumissuunnitelma 3) Perheen kotoutumissuunnitelma 3
4 4) Kotoutumissuunnitelman seuranta ja arviointi ja Perheen kotoutumissuunnitelman seuranta ja arviointi 5) Kotouttamisen asiakaskertomus
2 Kotouttaminen Maahanmuuttajien on osa sosiaalipalvelujen kokonaisuutta. Tikesos- hankkeessa on valmistu- nut vuonna 2010 Sosiaalipalvelujen luokitus (Laaksonen ym. 2010) ja siihen liittyvä sanasto (Kortelainen ym. 2010), joka määrittelee maahanmuuttajien kotouttamisen sosiaalihuollon palvelutehtäväksi, jonka tavoitteena on sellaisten maahanmuuttajien kotouttaminen, jotka oleskelevat Suomessa vähintään vuoden ja jotka alkukartoituksen perusteella tarvitsevat ko- toutumista edistäviä toimenpiteitä. Kotouttaminen on kotoutumislakiin (laki kotoutumisen edistämisestä 1386/2010) perustuvaa maahanmuuttajille suunnattua, suunnitelmallista ja tavoitteellista sosiaalityötä. Siinä usein hyödynnetään muita sosiaalihuollon palveluja, kuten toimeentulotukea, lastensuojelun palvelu- ja ja perhepalveluja ja se perustuu kotoutumislakiin (1386/2010). Kotouttamislain (493/1999) uudistamisella vuonna 2010 tavoiteltiin erityisesti toimenpiteiden toimivuuden, yhteensovit- tamisen, suunnitelmallisuuden ja seurannan kehittämistä. Lisäksi lain perusteluissa kuvattiin tarpeelliseksi täsmentää ja yhdenmukaistaa suunnitelmissa käytettyä käsitteistöä. Uusi laki vahvistaa ennen kaikkea heti maahantulon jälkeen toteutettavia toimenpiteitä Kunta tai TE- toimisto käynnistävät yhdessä nk. alkukartoituksen kahden kuukauden kuluessa asiakkuuden alkamisesta tai alkukartoitusta koskevasta pyynnöstä. Kotoutumislakia lukuun ottamatta maahanmuuttajia koskevat pääsääntöisesti samat lait kuin niin sanottua kantaväestöäkin mitä tulee esimerkiksi sosiaalihuoltoon (sosiaalihuoltolaki 710/1982 ja laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 812/2000) ja toimeentu- loon (toimeentulotukilaki 1412/1997). Erityisesti kotouttamiseen liittyviä toimenpiteitä sää- dellään kotoutumislaissa (1386/2010) sekä kotouttamisasetuksessa (asetus maahanmuuttajien kotouttamisesta ja turvapaikanhakijoiden vastaanotosta 511/1999). Niiden mukaan tavoittee- na on edistää maahanmuuttajien kotoutumista, tasa- arvoa ja valinnanvapautta toimenpiteillä, jotka tukevat yhteiskunnassa tarvittavien keskeisten tietojen ja taitojen saavuttamista sekä turvata turvapaikanhakijoiden ja joukkopaon vuoksi tilapäistä suojelua saavien toimeentulo ja huolenpito järjestämällä vastaanotto. Kotoutumisen edistämisessä järjestetään erityisten ko- touttamispalveluiden lisäksi myös osana kunnallisia peruspalveluja ja työ- ja elinkeinohallin- non palveluja sekä muina kotoutumista edistävinä toimenpiteinä (laki kotoutumisen edistämi- sestä 1386/2010 6 ). Sosiaali- ja terveyspalveluissa edistetään maahanmuuttajien kotoutumis- ta yhteistyössä muiden tahojen kanssa. Alkukartoituksessa selvitetään alustavasti maahanmuuttajan kielikoulutuksen ja muiden ko- toutumista edistävien toimenpiteiden ja palvelujen tarpeet (laki kotoutumisen edistämisestä 9 ). Alkukartoituksen käynnistää TE- toimisto maahanmuuttajalle, joka on työtön ja rekisteröity työnhakijaksi TE- toimistoon. Kunta sopii kotoutumissuunnitelmassa maahanmuuttajan kanssa kotoutumista ja työllistymistä edistävistä kunnan palveluista tai muista toimenpiteistä, jos maahanmuuttaja ei terveydentilansa, ikänsä, perhesyiden taikka näihin rinnastettavien syiden 5
vuoksi voi osallistua kotoutumista edistäviin työvoimapoliittisiin toimenpiteisiin. Kummassa- kin tapauksessa alkukartoitus voidaan käynnistää pyynnöstä. Kaikilla oleskeluluvan saaneilla maahanmuuttajilla on 1.9.2011 alkaen oikeus kotoutumissuun- nitelmaan, jos hän oleskelee Suomessa vähintään vuoden ja hänen katsotaan alkukartoituksen perusteella tarvitsevan suunnitelmaa kotoutumisen edistämiseksi. Työnhakijaksi rekisteröidyl- lä tai muuten kuin tilapäisesti toimeentulotukea saavalla maahanmuuttajalla on aina oikeus kotoutumissuunnitelmaan. Kotoutumislain (1386/2010 12 ) mukaan kotoutumissuunnitelma on tehtävä viimeistään kolmen vuoden kuluttua henkilön ensimmäisen oleskeluluvan tai oles- kelukortin myöntämisestä taikka oleskeluoikeuden rekisteröimisestä. Mukana suunnittelussa voi olla myös sosiaalihuollon muiden palvelutehtävien asiantuntijoita, jos kyseessä on esim. perhe, jossa on vammainen, lastensuojelutoimenpiteitä tarvitseva lapsi tai vanhus, ja tarve erityisiin palveluihin on tiedossa. Kotoutumissuunnitelmassa määritellään kunkin tahon tehtä- vät ja täsmennetään kotouttamiseen liittyviä toimia. Kotoutumissuunnitelma koskee ennen kaikkea suomen kielen taidon hankkimista, mutta jossain määrin myös työhön tai koulutukseen hakeutumista jne. Kotoutumislaissa kotoutumisaika on yksilöllinen: kotoutumissuunnitelman kesto määräytyy yksilöllisesti, mutta oikeus siihen päättyy pääsääntöisesti kolmen vuoden kuluttua siitä, kun ensimmäinen suunnitelma on allekirjoitettu. Kotoutumisaikaa voidaan pidentää enintään kah- della vuodella, jos se on perusteltua sen vuoksi, että maahanmuuttaja tarvitsee kotoutuakseen erityisiä toimenpiteitä. Jos kotoutumissuunnitelmaa ei ole tilapäisesti voitu toteuttaa vamman, sairauden, äitiys-, isyys- tai vanhempainvapaan vuoksi tai muusta näihin verrattavasta syystä, kotoutumissuunnitelmaan oikeuttavaa enimmäisaikaa voidaan pidentää vastaavasti. Uuden lain mukaan kotoutumissuunnitelma pitää myös uudistaa vuoden kuluttua ja sen jälkeenkin vähintään kerran vuodessa (laki kotoutumisen edistämisestä 1386/2010 18 ). 6
3 Kotouttamisen tavoitetilan toimintaprosessit Sosiaalihuollon palveluprosessi on sosiaalihuollossa annettavaan sosiaalipalveluun liittyvä palveluprosessi. Sosiaalihuollon palveluprosesseja ovat esimerkiksi hallintoasian käsittely, sosiaalipalvelun järjestäminen ja sosiaalipalvelun tuottaminen. Palveluprosessi jakautuu sosi- aalihuollon palveluprosessin vaiheisiin. (Kortelainen ym. 2010, 25.) Tässä luvussa kuvataan kotouttamisen tavoitetilan toimintaprosessit. Lähtökohtana toiminta- prosessikuvauksissa on, että prosesseissa tarvittavat ja niiden aikana muodostettavat asiakirjat ovat sähköisiä ja ne tallennetaan ja haetaan valtakunnallisesta sähköisestä arkistosta. Prosessi- kuvauksiin on mallinnettu kaikki kotouttamiseen liittyvät sähköiset asiakasasiakirjat lukuun ottamatta asiakaskertomusta. Asiakaskertomus sisältää yhteenvedon kotouttamiseen liittyväs- tä asiakastyöstä, asiakaskäynneistä sekä raportoinnin asiakkuuden etenemisestä tehdyistä merkinnöistä ja syntyneistä asiakirjoista. Asiakaskertomus on luonteeltaan kronologisesti ku- muloituva ja tapahtumatietoja kirjataan kotouttamisen prosessien eri vaiheissa. (Maahanmuut- tajien kotoutumisen edistämisen sisällölliset asiakirjarakenteet 2011.) Toimintaprosessikuvauksissa oletuksena on, että käytössä on sosiaalihuollon sähköinen asioin- tipalvelu sekä liittymät asiointipalvelun, asiakastietojärjestelmän (ATJ) ja arkiston välillä. Sosi- aalihuollon asiointipalvelu on asiakkaan käyttämä järjestelmä sosiaalihuollon sähköiseen asi- ointiin, asiakastietojärjestelmä on palvelun järjestäjän/tuottajan käyttämä sosiaalihuollon tie- tojärjestelmä ja arkisto on kansallinen sosiaalihuollon sähköinen arkisto. Sosiaalipalvelujen luokituksessa (Laaksonen ym. 2011) on palvelutehtäväkohtaisesti luokiteltu paitsi sosiaalipalvelut ja palvelumuodot, myös niihin liittyvät palveluprosessit ja prosessien vaiheet. Luokituksen mukaisia kotouttamisen ydinprosesseja ovat kotouttamisen alkukartoitus ja kotouttamisen järjestäminen asiakkaalle (kuva 1). Kotouttamisen alkukartoitus sisältää ko- touttamisen käynnistymisen ja kotouttamisen palveluntarpeen selvittämisen. Kotouttamisen järjestäminen asiakkaalle muodostuu kolmesta vaiheesta kotouttamisen suunnittelemisesta, kotouttamisen seurannasta ja arvioimisesta sekä kotouttamisen lopettamisesta. 7
Kuva 1. Kotouttamisen ydinprosessit. 3.1 Kotouttamisen alkukartoitus Varsinaista maahanmuuttajan kotouttamiseen liittyvien palveluiden järjestämistä edeltää yleensä alkukartoitus. Alkukartoituksen vaiheita ovat kotouttamisen käynnistyminen ja kotout- tamisen palvelun tarpeen selvittäminen. Kuva 2 esittää kotouttamisen alkukartoituksen vai- heet toimintamallitasolla. Kuva 2. Kotouttamisen alkukartoitus. Kotouttamisen alkukartoituksen tekeminen käynnistyy, kun henkilö, joka haluaa kotoutta- miseen liittyviä palveluita tai joku muu hänen asiaansa hoitava viranomainen varaa ajan kotouttamiseen alkukartoitukseen (kuva 3) tai sosiaaliviranomaiset saavat tiedon maahan- muuttajan saapumisesta kuntaan TE- toimistolta, väestörekisteristä, toisen kunnan tai vastaan- ottokeskuksen sosiaaliviranomaisilta (toisesta kunnasta tai vastaanottokeskuksesta muuttava) tai SPR:ltä (nk. kiintiöpakolaiset). Ajanvarauksen yhteydessä voidaan pyytää asiakkaalta selvi- tystietoa. Selvitystieto tarkoittaa tässä asiakkaan henkilö- ja yhteystietoja sekä esimerkiksi Suomessa oleskelun kestoa. Asiakas voi joissakin tapauksissa kyetä käyttämään sähköisiä asi- ointipalveluja ja antamaan tietoja itsekin, mutta monille sähköisten järjestelmien käyttö on mahdotonta esim. kielitaidon tai lukutaidon puutteen, teknisten vaikeuksien ja/tai yhteyslait- teiden puutteen vuoksi. Lisäksi selvitystietona voidaan hakea arkistosta tietoja asiakkaan ai- emmin saamista sosiaalihuollon palveluista. 8
Kuva 3. Maahanmuuttajan kotouttamisen käynnistyminen. Varsinaisessa alkukartoitustapaamisessa sosiaalihuollon ammattihenkilö ja maahanmuuttaja arvioivat yhteistyössä asiakkuuden edellytykset sekä selvittävät alustavasti millaisia palvelutarpeita maahanmuuttajalla on (kuva 4). Siinä voidaan käyttää apuna sosiaalihuollon arkistossa olevia tietoja asiakkaan aikaisempia sosiaalihuollon asiakastietoja, maahanmuuttoviraston oleskelulupakorttia tai muita asiakirjoja, joista ilmenee asiakkaan oletettu maassa oleskeluaika ja hänen mahdollisesti aiemmin saamansa sosiaalihuollon palvelut. Kotouttamisen alkukartoi- tuksessa selvitettäviä tietoja ovat muun muassa tiedot elämäntilanteesta, perhetilanteesta, osaaminen ja voimavarat, kielitaidot sekä koulutus- ja työhistoria. Alkukartoituksessa voidaan arvioida, että asiakkuudelle ei ole edellytyksiä tai sen jälkeen voidaan edetä palveluiden järjes- tämiseen ja/tai henkilö voidaan ohjata muihin palveluihin (kuten työvoimahallinnon tai ter- veydenhuollon palveluihin tai KELA:an). Jos maahanmuuttaja- asiakkaalla on kiireellisiä palve- 9
lutarpeita, kuten asunnon tai toimeentulon järjestäminen, häntä autetaan hakemaan asuntoa ja hänelle voidaan myöntää kotoutumistukea toimeentulotukena sekä nk. alkuavustus, mikäli tukien saamisen ehdot täyttyvät. Kuva 4. Kotouttamisen tarpeen selvittäminen. Mikäli todetaan, että henkilöllä on edellytykset maahanmuuttajien kotouttamisen liittyvien palveluiden saamiselle, alkuarvioinnin tiedot ovat osa kotoutumissuunnitelmaa. Jos maa- hanmuuttaja- asiakas pyytää apua perheenjäsenten saamiseksi Suomeen, häntä autetaan teke- mään maahanmuuttovirastolle perheenyhdistämishakemus ja ryhdytään käytännön toimiin, jotka mahdollistavat perheen saapumisen Suomeen. Uuden kotoutumislain mukaan työ- ja elinkeinotoimistolla tai kunnalla, joka on järjestänyt al- kukartoituksen, on velvollisuus ohjata maahanmuuttaja tarvittaessa saamaan muun viranomai- sen tai palvelujen järjestäjän palveluita (laki kotoutumisen edistämisestä 1386/2010 10 ). Ohjaamisessa on tehtävä yhteistyötä palvelujen järjestäjän kanssa. Palveluohjaus tarkoittaa esimerkiksi sitä, että asiakasta ohjataan ilmoittautumaan työttömäksi työnhakijaksi sekä (tur- vapaikanhakijat) terveystarkastukseen. Mikäli asiakkaalla on selviä terveysongelmia, häntä motivoidaan hakemaan kunnallisia terveyspalveluita. Tai jos asiakas on vanhus työkyvytön, 10
hänet voidaan ohjata työkyvyn arviointiin tai Kelaan hakemaan eläkettä. Näistä asioista synty- vät asiakastiedot kirjataan kotouttamisen asiakaskertomukseen. Sosiaalihuollon palveluiden lisäksi joissakin kunnissa kansalaisjärjestöt tms. järjestävät vapaaehtoisia tukihenkilöitä tai - perheitä kotoutumisen tukemiseksi. Kotouttamisen alkukartoitus päättyy, kun sosiaalihuollon ammattihenkilö tekee päätökset kii- reellisesti tarvittavista palveluista, viimeistelee kotouttamisen alkukartoituksen ja arkistoi alkukartoituksen ja kirjaa tarvittavat merkinnät asiakaskertomukseen. Alkukartoituksen tiedot tallennetaan arkistoon, vaikka kartoituksen perusteella todettaisiin, että asiakkaalla ei ole tar- vetta kotoutumissuunnitelmaan, sillä alkukartoituksen tiedot sekä päätös siitä, että asiakkuu- delle ei ole edellytyksiä on säilytettävä. 3.2 Kotouttamisen järjestäminen asiakkaalle Kotouttamisen järjestämisen vaiheet ovat kotouttamisen suunnitteleminen, kotouttamisen seuranta ja arviointi sekä kotouttamisen lopettaminen (kuva 5). Kuva 5. Kotouttamisen järjestäminen asiakkaalle. Kotouttamiseen liittyvien palvelujen suunnitteleminen (kuva 6) voi alkaa, kun asiakkuuden edellytykset on arvioitu. Kotoutumissuunnitelmassa pyritään täsmentämään asiakkaan tilan- ne ja määrittelemään, mitä sosiaalihuollon palveluja hän tarvitsee niiden palveluiden lisäksi, jotka on mahdollisesti aiemmin myönnetty kiireellisiin tarpeisiin. Kotouttamisen suunnittelemiseen liittyviä tietotarpeita ovat alkukartoituksen tietojen lisäksi tiedot asiakkaan tilanteesta, kuten kotoutumisesta arkielämässä, sosiaalisista suhteista, sopeu- tumisesta ja mahdollisesta kotoutumiskriisistä, käydyistä kielikursseista ja sosiaalihuollon palvelutarpeista sekä kotouttamisen tavoitteista. Lisäksi kotoutumissuunnitelmaan on kirjatta- va tietoa asiakkaan terveydentilasta ja kuntoutustarpeista. Kotoutumissuunnitelma arkistoi- daan, kun asiakkaan palvelutarpeet on selvitetty ja päätökset tarvittavista palveluista on tehty. Kotouttamisen suunnitteleminen edellyttää usein yhteistyötä eri sosiaalityön lohkoilla työsken- televien työntekijöiden kesken. Niissäkin kunnissa, joissa kotouttaminen on erityisen yksikön tai tiettyjen sosiaalityöntekijöiden tehtävä, käytetään hyväksi esimerkiksi lastensuojelun työn- tekijöiden tukea maahanmuuttajasosiaalityön tukena. Myös perhetyöntekijät, vammais- ja van- hushuollon työntekijät voivat tukea maahanmuuttajasosiaalityötä tarvittaessa. Lisäksi kotou- tumista voidaan tukea myös erilaisten ryhmien avulla yhteistyössä vapaaehtoisjärjestöjen kanssa. Palvelun suunnittelussa syntyvät palvelukohtaiset asiakirjat arkistoidaan. 11
Kuva 6. Kotouttamisen suunnitteleminen. Kotoutumislaki vaatii, että kunta laatii perheen kotoutumissuunnitelman, jos perheen koko- naistilanne sitä edellyttää. Suunnitelmalla pyritään tukemaan perheenjäsenten samanaikaista kotoutumista. Suunnitelman tarvetta arvioitaessa kiinnitetään erityistä huomiota lapsen tai nuoren kehitystä tukevan ja ohjaavan vanhemmuuden edellytyksiin ja vanhempien tuen ja koulutuksen tarpeisiin. Perheen kotoutumissuunnitelma laaditaan monialaisena yhteistyönä ja sovitetaan yhteen yksilöllisten kotoutumissuunnitelmien ja perheenjäsenille laadittujen mui- den asiaan liittyvien suunnitelmien kanssa. Kotouttamisen suunnittelusta edetään kotouttami- sen seurantaan ja arviointiin, joka tarkoittaa käytännössä kotoutumissuunnitelman tarkista- mista. Se on lain mukaan tehtävä viimeistään vuoden kuluttua ensimmäisen suunnitelman te- kemisestä ja sen jälkeen kerran vuodessa. Kotouttamisen seuranta- ja arvioimisvaiheessa (kuva 7) sosiaalihuollon ammattihenkilö arvioi yhdessä asiakkaan ja työvoimanhallinnon edustajan kanssa kotoutumissuunnitelmassa asetet- 12
tuja tavoitteita. Tavoitteiden saavuttamista arvioidaan tavoitekohtaisesti. Siinä voidaan käyttää apuna esimerkiksi luokittelua, jonka avulla arvioidaan tarvetta uuden suunnitelman tai tilan- nearvion tekemiseen, jatketaan suunnitelman voimassaoloa, tehdään loppuarviointi tms. Lisäk- si voidaan arvioida menetelmiä tai välineitä, joilla tavoitetta on pyritty saavuttamaan. Seuran- nassa ja arvioinnissa voidaan käyttää apuna kotoutumissuunnitelman/perheen kotoutumissuunnitelman seuranta ja arviointi - asiakirjaa. Arvioinnissa tarkastellaan myös sitä, millä tavoin suunnitelma on toteutunut ja käydään läpi, miten arvioinnin tulokset vaikuttavat työs- kentelyn ja suunnitelman jatkoon. Lisäksi arvioidaan sitä, miksi tietyn tavoitteen kohdalla asi- akkaan tilanne on muuttunut parempaan tai huonompaan. Mikäli tilanne ei ole muuttunut lain- kaan tai se on muuttunut huonommaksi, mietitään uusia menetelmiä tai välinteitä, joilla tavoit- teita pyritään saavuttamaan tai muutetaan tavoitteiden priorisointia. Tavoitteita arvioivat sekä asiakas, asiakkaan asioista vastaava ammatillinen henkilö ja muut yhteistyötahot. Kotoutumis- suunnitelmaa uudistetaan tarpeen mukaan työvoimaviranomaisten kanssa, mutta uuden kotou- tumislain mukaan suunnitelma on tarkistettava vähintään vuoden välein. Tavoitteita arvioidaan yksitellen tavoitekohtaisesti. Kuva 7. Kotouttamissuunnitelman/perheen kotoutumissuunnitelman seuraaminen ja arvioiminen. Kotoutumissuunnitelman tietoja käytetään sosiaalihuollossa työskentelyn pohjana ja tarvitta- essa niissä esiin tulleita asioita käydään läpi tapaamisissa. Asiakastapaamisista ja niissä sovi- tuista asioista kirjataan asiakastietoa kotouttamisen asiakaskertomukseen, joka arkistoi- daan. Kotoutumissuunnitelma, suunnitelman seuranta ja arviointi - asiakirja sekä asiakasker- 13
tomus arkistoidaan, kun ne on viimeistelty. Myös mahdolliset uudet versiot suunnitelmasta sekä palvelukohtaiset päätökset, esim. toimeentulotukena maksettavaa kotoutumistukea kos- keva päätös, arkistoidaan. Kotouttaminen lopetetaan, kun asiakkaan asioiden käsittely kotoutumislain perusteella päättyy (kuva 8). Osa asiakkaista saattaa muuttaa asiakkuutensa aikana toiseen maahan tai toiseen kuntaan, jolloin asiakkuus aiemmassa kunnassa päätetään. Muussa tapauksessa asiakkuus maahanmuuttajien palveluissa päättyy, kun asiakas siirtyy yleisten sosiaalihuollon palveluiden piiriin tai kun kotoutumisaika päättyy. Kuva 8. Kotouttamisen lopettaminen. Uuden kotoutumislain mukaan kotoutumisaika on yksilöllinen ja kotoutumispalveluiden tar- vetta arvioidaan vuosittain kotoutumissuunnitelman seurantatapaamisessa. Kotouttamiseen liittyvät palvelut päättyvät kuitenkin pääsääntöisesti kolme tai erityisistä syistä pidennettynä viisi vuotta ensimmäiseen suomalaiseen kotikuntaan rekisteröitymisestä. Erityisiä syitä voivat olla esimerkiksi pitkäaikainen sairaus tai vanhempainloma. 14
Useimmissa tapauksissa asiakkaan sosiaalipalveluiden tarve kuitenkin jatkuu kotoutumisajan päättymisestä huolimatta. Niin ollen asiakas siirtyy ns. yleisten sosiaalipalveluiden asiakkaaksi, mikäli hän on ollut maahanmuuttajien erityispalveluiden asiakas. Tällöin järjestetään yleensä ns. siirtotapaaminen tai siirretään asiakkaan tiedot alueellisille sosiaalityöntekijöille ja käydään läpi olennaiset asiat puhelimitse. Siirtotapaamiseen osallistuvat asiakkaan lisäksi nykyinen ja tuleva työntekijä. Siinä asiakkaille kootaan palveluverkosto, jonka palveluja asiakkaat käyttävät kotoutumisajan päättymisen jälkeen. Kotouttamisen lopettaminen kirjataan asiakaskertomuk- seen ja se sekä mahdollinen loppuarvio asiakkaan tilanteesta arkistoidaan. 15
Lähteet Asetus maahanmuuttajien kotouttamisesta ja turvapaikanhakijoiden vastaanotosta 511/1999. JHS- suositukset 2008. JHS 152 Prosessien kuvaaminen. Versio 6.6.2008. JUHTA - julkisen hal- linnon tietohallinnon neuvottelukunta. Saatavilla: http://www.jhs- suositukset.fi/suomi/jhs152 Jäppinen Anu 2011. Asiakastiedot maahanmuuttajien kotoutumisen edistäminen sosiaalihuol- lossa. Tietokuvaukset ja suositukset. Versio 1.0. Saatavilla: www.tikesos.fi/aineistot/maaritykset/sisaltomaaritykset Jäppinen Anu ja Tossavainen Päivi 2011. Maahanmuuttajien kotoutumisen edistämisen sisällöl- liset asiakirjarakenteet 2011. Versio xx.xx.2011, ei julkisesti saatavilla. Kortelainen Pekka 2006. Asiakkaan perustiedot sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmissä. Tie- tokuvaukset, standardit, luokitukset ja suositukset. Versio 1.0. 14.12.2006. Saatavilla: http://www.sosiaaliportti.fi/file/66621f83- bc02-49ec- 80f3-814a5d0ae610/Perustiedot+1.0.pdf Kortelainen Pekka 2007. Palvelun antajan perustiedot sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmis- sä. Tietokuvaukset, standardit, luokitukset ja suositukset. Versio 1.0. 31.7.2007. Saatavilla: http://www.sosiaaliportti.fi/file/b651ff27- eb61-485f- b7a2- ecd1c276caf9/palvelun+antajan+perustiedot+1.0.pdf Kortelainen Pekka, Kärki Jarmo, Laaksonen Maarit, Lehmuskoski Antero, Väyrynen Riikka, Su- honen Mari, Suhonen Sirpa 2010. Sosiaalipalvelujen luokituksen sanasto. v0.95. 10.5.2010. Saatavilla: http://www.sosiaaliportti.fi/file/09ead9fb- cf11-4f3e- b879- e1b9cf0d3490/sosiaalipalvelujen+luokituksen+sanasto.pdf Laaksonen Maarit, Lehmuskoski Antero, Kärki Jarmo, Kortelainen Pekka, Väyrynen Riikka 2010. Sosiaalipalvelujen luokitus. Versio 0.95. 30.4.2010. Saatavilla: http://www.sosiaaliportti.fi/file/b1262a0b- de8b- 4fc6- aa25-65f88b70e05e/sosiaalipalvelujen+luokitus.pdf Laki kotoutumisen edistämisestä 1386/2010. Laki maahanmuuttajien kotouttamisesta ja turvapaikanhakijoiden vastaanotosta 493/1999, kumottu 2010. Tossavainen, Päivi ja Kärki, Jarmo 2008. Aikuissosiaalityön asiakastiedot sosiaalihuollon asia- kastietojärjestelmässä, Sosiaalialan tietoteknologiahanke. Versio 1.0. 28.10.2008. Saatavilla: http://www.sosiaaliportti.fi/file/35a8fa99- dcc6-406b- 9400-6d62ccf6a5f6/Aikuissosiaalityo+1.0.pdf 16