Kansallisarkiston kysely analogisista aineistoista Kyselyn 1. vaiheen tulokset
1. Vaiheen kysely Kysely toteutettiin valtionhallinnon organisaatioille 20.6.- 25.8.2017 Maakuntahallinnoille siirtyvien tehtävien osalta kysely toteutettiin kunnille, maakuntaliitoille, sairaanhoitopiireille, ELY-keskuksille ja TE-toimistoille 20.6.- 31.8.2017 Kyselyssä kartoitettiin analogisten aineistojen määrää ja aineistotyyppejä 2
Valtionhallinnon kyselyn tulokset Hallinnonala Kysely lähetetty yht. Vastaajia yht. Eduskunta 2 0 0 % Liikenne ja viestintäministeriö 5 5 100 % Maa- ja metsätalousministeriö 7 7 100 % Oikeusministeriö 56 49 88 % Opetus- ja kulttuuriministeriö 9 9 100 % Puolustusministeriö 3 2 67 % Sisäministeriö 7 7 100 % Sosiaali- ja terveysministeriö 8 6 75 % Työ- ja elinkeinoministeriö 9 9 100 % Valtioneuvoston kanslia 2 2 100 % Valtiovarainministeriö 18 18 100 % Ympäristöministeriö 3 3 100 % Ulkoasiainministeriö 1 1 100 % % vastanneista / hallinnonala Yhteensä 130 118 91 % 3 Ministeriöt on laskettu esitetyissä taulukoissa omien hallinnonalojen alle, eikä VNK:n hallinnonalan alle.
Aineistomäärien jakaantuminen valtionhallinnossa Hallinnonala Aineiston kokonaismäärä (hm) Pysyvästi säilytettävät (hm) Määräajan säilytettävät (hm) Liikenne ja viestintäministeriö 17 385 7 955 9 573 Maa- ja metsätalousministeriö 37 528 25 658 12 070 Oikeusministeriö 51 863 30 146 20 864 Opetus- ja kulttuuriministeriö 27 397 23 322 3 675 Puolustusministeriö 9 150 7 300 1 850 Sisäministeriö 47 438 11 264 35 494 Sosiaali- ja terveysministeriö 22 511 7 499 15 012 Työ- ja elinkeinoministeriö 50 456 14 650 32 779 Valtioneuvoston kanslia 740 495 245 Valtiovarainministeriö 93889 24 858 67 878 Ympäristöministeriö 5 490 1 370 4 120 Ulkoasiainministeriö 17 000 16 000 1 000 Yhteensä 380 847 170 517 204 560 4
A4/folio -aineiston määrä (hm) A4/folio -aineiston yhteydessä olevat satunnaiset, mainittua kokoa suuremmat arkit (hm) Kortistoaineiston määrä (hm) Sidosaineiston määrä (hm) Sidosaineistossa olevat foliokokoa suuremmat sidokset (hm) Karttojen ja/tai piirustusten määrä (kpl) Valokuva-aineisto (kpl) Mikrofilmirullien määrä (kpl) Mikrokorttien määrä (kpl) Audioaineistojen määrä (kpl) Elävän kuvan aineiston määrä (kpl) Aineistotyyppien jakaantuminen valtionhallinnossa Liikenne ja viestintäministeriö 11594 3575 110 131 3 391751 30000 718 105200 0 0 Maa- ja metsätalousministeriö 18925 217 441 8122 1964 609000 25700 100 801800 10 110 Oikeusministeriö 29911 320 861 11981 121 362 31338 90 87000 17102 12100 Opetus- ja kulttuuriministeriö 7541 90 4802 513 29 168688 15502997 2377 23489 6957 2282 Sisäministeriö 18486 671 12405 887 252 3550 155500 0 20000 56826 74151 Sosiaali- ja terveysministeriö 20102 37 61 136 0 385 1440 300 1920 135 91 Työ- ja elinkeinoministeriö 23203 573 916 664 1 1132709 501000 1000900 33700 0 135 Valtioneuvoston kanslia Valtiovarainministeriö 735 1 1 5 0 978 500 0 0 0 0 75227 510 4738 6415 3664 378 18100 307 149641 169 66 Ympäristöministeriö 2320 40 152 66 5 12500 5100 0 0 10 501 Ulkoasiainministeriö 16700 167 500 217 22 420 1000 0 120000 0 0 5 Yhteensä 224744 6201 24987 29137 6061 2320721 16272675 1004792 1342750 81209 89436
Huomioita valtionhallinnon 1. vaiheen kyselyn tuloksista Kyselyllä saavutettiin hyvä vastausprosentti (91 %) Annetut luvut ovat karkeita arvioita aineistomääristä ja todennäköisesti kyselyyn vastanneet viranomaiset ovat arvioineet ja ilmoittaneet aineistomäärät yläkanttiin. Tulokset antavat digitoinnin suunnittelulle erittäin arvokasta tietoa valtionhallinnolla olevista analogisista aineistoista (määrä ja jakaantuminen eri aineistotyyppeihin). Kyselyn kohteena oli kaikki analogiset asiakirja-aineistot (ei vain paperiasiakirjat). Aineistomäärät on ilmoitettu hyllymetreissä (hm). Kyselyllä kartoitettiin analogisen aineiston viemää säilytystilaa hyllymetreissä. Erikoisaineistojen, kuten karttojen ja piirustusten kohdalla, säilytystilan arvioiminen on hankalaa, mikä tuo poikkeamia kokonaishyllymetrimääriin 6
Huomioita valtionhallinnon 1. vaiheen kyselyn tuloksista Valtiohallinnon kyselyn tuloksiin on lisätty ELY-keskusten ja TEtoimistojen ilmoittamat aineistojen määrät (koko aineisto). Alunperin ELY-keskuksille ja TE-toimistoille lähetettiin maakuntahallintouudistuksen kysely. Puolustusvoimilta (Puolustusministeriön hallinnonala) puuttuu edelleen tarkat lukemat. Nyt esitetyissä tuloksissa on Puolustusvoimien vuonna 2016 ilmoittamat pysyvästi säilytettävän aineiston hm-määrät. Selkeimmät havaitut virheet korjattu yhteistyössä viranomaisten kanssa Vastauksissa on joitain vähäisiä syöttövirheitä jätetty korjaamatta: esim. aineiston kokonaismäärä ei täsmää pysyvästi ja määräajan säilytettävien aineistojen summien kanssa 7
Maakuntakyselyn tulokset Organisaatiotyyppi Kysely lähetetty yht. Vastaajia yht. Vastausprosentti Kunnat 296 136 46 % Maakunnat 18 16 89 % Aluehallintovirastot 1 1 100 % Sairaanhoitopiirit ja Eteva 21 16 76 % Yhteensä 336 169 50 % 8
Aineistomäärän jakaantuminen maakuntakyselyn tuloksissa Organisaatiotyyppi Aineiston kokonaismäärä (hm) Pysyvästi säilytettävät (hm) Määräajan säilytettävät (hm) Kunnat 5 179 2 323 3 365 Maakunnat 1 663 794 859 Aluehallintovirastot 800 300 500 Sairaanhoitopiirit ja Eteva 14 531 3 145 10 157 Yhteensä 22 173 6 562 14 881 9
A4/folio aineiston määrä (hm) A4/folio -aineiston yhteydessä olevat satunnaiset, mainittua kokoa suuremmat arkit (hm) Kortistoaineiston määrä (hm) Sidosaineiston määrä (hm) Sidosaineistossa olevat foliokokoa suuremmat sidokset (hm) Karttojen ja/tai piirustusten määrä (kpl) Valokuva-aineisto (kpl) Mikrofilmirullien määrä (kpl) Mikrokorttien määrä (kpl) Audioaineistojen määrä (kpl) Elävän kuvan aineiston määrä (kpl) Aineistotyyppien jakaantuminen maakuntakyselyn tuloksissa Organisaatiotyyppi Kunnat 3475 443 50 351 14 1596 1300 50 0 40 0 Maakunnat 1496 39 5 99 3 1055 15750 0 0 110 5 Sairaanhoitopiirit ja Eteva 12579 94 61 756 3 4360 9050 100 127750 0 170 Aluehallintovirastot 750 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Yhteensä 18300 576 116 1206 20 7011 26100 150 127750 150 175 10
Huomioita maakuntakyselyn 1. vaiheen tuloksista Kysely rajattiin koskemaan vain maakunnille siirtyviin tehtäviin liittyviä aineistoja, joita maakunnat tarvitsevat operatiivisessa toiminnassa. Keskeneräisiin asioihin liittyviä aineistoja, joiden käsittely jatkuu maakuntien alaisuudessa Muita aineistoja, joita maakunnat tarvitsevat siirtyvien tehtävien keskeytyksettömän hoitamisen varmistamisessa Potilasasiakirjat ja sosiaalihuollon asiakasasiakirjat rajattiin kyselyn ulkopuolelle. Määrät ilmoitettiin hyllymetreissä (hm) ja erikoisaineistot kappaleina Kyselyn ulkopuolelle jäivät kuntayhtymät (pl. Sairaanhoitopiirit) 11
Huomioita maakuntakyselyn 1. vaiheen tuloksista / Kuntien vastaukset Kuntien kohdalla vastausprosentti oli noin 46 %. Väestömäärä huomioiden vastaukset kattavat noin 56% väestömäärästä Laskennallinen arvio kaikkien kuntien aineistojen kokonaismäärästä olisi noin 5500 10 000 hm, josta pysyvästi säilytettävää noin 40 % Hajonta kuntien vastauksissa on suurta: Epäselvää ovatko kaikki kunnat vastanneet vain maakunnille siirtyvän aineiston osalta Joissakin tapauksissa vastaus on annettu vain yhden toimialan osalta tai kuntayhtymän osalta, joka tuottaa palveluita usealle eri kunnalle lisää vastausten hajontaa. Vastaamista vaikeutti epäselvyys maakunnille siirtyvistä tehtävistä Kunnilla vaikeuksia muodostaa käsitystä maakunnille siirtyvien aineistojen määristä. 12