Ramirent-konsernin eettiset ohjeet Ramirentin eettiset ohjeet Ohjeiden hyväksyjä: yhtiön hallitus Ohjeiden laatija: konserniviestintä Intra.ramirent.com/Corporate Communications and Branding Ohjehistoria Ensimmäinen hyväksytty versio: 22.9.2008 Päivitetty: 24.6.2009 1/9 RAMIRENT OYJ PL 116, Äyritie 12 A, 01511 Vantaa Puhelin +358 20 750 200 Faksi +358 20 750 2810 www.ramirent.com ALV-tunnus: FI09771354 Kotipaikka: Helsinki
Ramirentin eettiset ohjeet Sisällysluettelo Ramirentin eettiset ohjeet... 3 1. Henkilöstö... 3 1.1. Yhtäläiset mahdollisuudet ja yhdenmukainen kohtelu... 3 1.2. Ihmisoikeudet... 3 1.3. Hyvinvointi ja turvallisuus työpaikalla... 4 1.4. Sivutoimet... 4 2. Asiakas-, toimittaja- ja yhteistyökumppanisuhteet... 4 2.1. Korruption ja lahjonnan vastainen toiminta... 4 2.2. Laskujen muokkauksen kieltäminen... 5 2.3. Rehellinen kilpailu ja kilpailun vapauden varmistavan lainsäädännön noudattaminen... 5 2.4. Luottamukselliset tiedot ja sisäpiirin tiedot... 5 2.5. IFRS-standardin mukaisten kirjanpito- ja raportointikäytäntöjen noudattaminen6 2.6. IT-tietoturva... 6 3. Ympäristönsuojelu ja turvallisuus... 6 4. Sponsorointi ja yhteisöllisyys... 7 5. Eettisten ohjeiden rikkominen... 8 5.1. Eettisten ohjeiden rikkomisesta raportointi... 8 6. Hakemisto... 8 2/9
Ramirentin eettiset ohjeet Ramirentin eettiset ohjeet tukevat Ramirentin kestävää kehitystä ja menestystä. Ne käsittelevät Ramirentin yrityskulttuuria, yleisesti hyväksyttyjä käytäntöjä ja sitoutumista lain ja säännösten noudattamiseen. Niin Ramirentin henkilöstön kuin yhtiön sidosryhmienkin (ml. alihankkijat ja toimittajat) edellytetään noudattavan niitä kaikissa yhtiötä koskettavissa liiketoimissaan ja työtehtävissään. Eettiset ohjeet ja yhtiön toimintakäytännöt ovat saatavilla yhtiön intranetistä osoitteesta https://intra.ramirent.com ja paikallisista intranet-sivustoista. Jos et pääse yhtiön intranetiin, voit tilata ohjeet sähköpostilla osoitteesta communications@ramirent.com. 1. Henkilöstö 1.1. Yhtäläiset mahdollisuudet ja yhdenmukainen kohtelu Hyvän ilmapiirin luominen työpaikalle edellyttää kaikkien työntekijöiden yhdenmukaista kohtelua ja samojen mahdollisuuksien tarjoamista kaikille. Lisäksi toisten hyvinvoinnista on otettava yhteinen vastuu ja muiden mielipiteitä on kunnioitettava. Teemme jatkuvasti yhdessä töitä luodaksemme hyvän ja innostavan työympäristön, jonka erikoispiirteitä ovat turvallisuus, tyytyväisyys ja osallistuminen. Emme hyväksy minkäänlaista syrjintää, ahdistelua tai mitään rikkomuksia. Lähtökohtanamme on, että jokainen ihminen on samanarvoinen, ja tämän perusteella suhtaudumme toisiimme kunnioittavasti ja luottavaisesti. Kullakin on oikeus kehittyä niin Ramirentiä kuin sen työntekijöitäkin nyt ja vastaisuudessa koskevien osaamisedellytysten mukaisesti. Luovan ilmapiirin muodostumiseen myötävaikuttavat avoin mielipiteenvaihto sekä kokemusten, osaamisen ja arvojen jakaminen. Pyrimme luomaan avoimen ilmapiirin, jossa jokainen voi ilmaista mielipiteensä vapaasti, osallistua ja vaikuttaa yhtiön kehitykseen ja tukea sitä päivittäisellä työpanoksellaan parhaansa mukaan. 1.2. Ihmisoikeudet Työnantajan ominaisuudessa Ramirent on sitoutunut noudattamaan kansainvälisen työjärjestön ILO:n ydinsopimuksissa eriteltyjä periaatteita: järjestäytymisvapaus ja työehtosopimusneuvottelut, yhtäläinen korvaus miehille ja naisille samanarvoisesta työstä, pakkotyön lakkauttaminen, rotuun, sukupuoleen, ihonväriin, uskontoon, poliittiseen mielipiteeseen, syntyperään tai yhteiskunnalliseen asemaan perustuvan syrjinnän poistaminen sekä lapsityövoiman käytön lakkauttaminen. Odotamme, että myös asiakkaamme, toimittajamme ja muut yhteistyökumppanimme kohtelevat työntekijöitämme kunnioittavasti ja samanarvoisesti. Ostosopimuksissamme olevan lausekkeen nojalla voimme välittömästi lopettaa yhteistyön toimittajan kanssa, jos käy ilmi, että kyseinen toimittaja käyttää lapsityövoimaa. 3/9
1.3. Hyvinvointi ja turvallisuus työpaikalla Pyrimme muodostamaan turvallisen, terveellisen ja hyvin hallitun työympäristön. Ehkäisemme onnettomuuksia ja henkilövahinkoja toteuttamalla käytäntöjä ja toimenpiteitä, joilla minimoidaan työympäristölle luontaisten vaarojen aiheuttajat. Laadimme ja ylläpidämme järjestelmiä ja parhaita toimintatapoja, jotta voimme havaita ja välttää työstä henkilöstön hyvinvoinnille ja turvallisuudelle mahdollisesti aiheutuvat uhat, reagoida niihin ja toimia niiden eliminoimiseksi. Turvallinen Ramirent-työympäristö on myös raitis. Ramirentin henkilöstöön kuuluvat eivät saa työskennellä alkoholin tai muiden päihteiden vaikutuksen alaisina. Rajallisia määriä alkoholia saatetaan kuitenkin tarjota, jos paikalliset tavat tai erityiset tilaisuudet edellyttävät tätä. Työntekijä ei voi kuitenkaan käyttää alkoholia, jos hänen on käytettävä konetta, ajettava ajoneuvoa tai tehtävä muuta sellaista, jonka suorittamisesta alkoholin vaikutuksen alaisena voi koitua merkittävää haittaa. 1.4. Sivutoimet Ramirentin työntekijät eivät saa sitoutua kilpailevaan yritykseen eivätkä osallistua toimiin, jotka voivat heikentää joko työntekijän tai Ramirentin yrityksenä nauttimaa luottamusta. Sivutoimi ei myöskään saa sitouttaa työntekijää niin, että se vaikuttaa hänen kykyynsä suoriutua työstään täysipainoisesti ja keskittyneesti. Jos sivutoimi on yritys, asia tulee selvittää yhtiön johdon kanssa etukäteen. 2. Asiakas-, toimittaja- ja yhteistyökumppanisuhteet Terveellä pohjalla olevassa liiketoiminnassa hyvät asiakas-, toimittaja- ja kumppanuussuhteet ovat keskeisen tärkeitä. Siksi Ramirent panostaa merkittävästi hyvien suhteiden luomiseen ja ylläpitämiseen. Tilaisuuksia tapaamiseen ja näkemysten vaihtamiseen on paljon. Tällaisia ovat esimerkiksi tiedotustilaisuudet, asiakastapaamiset ja opintomatkat. Tällaisissa suhteiden luontiin ja kehittämiseen tarkoitetuissa tilanteissa saatetaan keskustella muistakin asioista kuin toimintaan suoranaisesti liittyvistä koneista tai teknisistä ratkaisuista. Sosiaaliset tapahtumat ovat tärkeä osa liikesuhteita, mutta meidän näkemyksemme on, että tapahtumat tulee järjestää siten, etteivät ulkopuoliset voi kyseenalaistaa niiden merkitystä. 2.1. Korruption ja lahjonnan vastainen toiminta Ramirent ei osallistu liiketoimintaan, joka saattaa johtaa eturistiriitoihin. Me emme maksa lahjuksia tai laittomia maksuja liiketoiminnan hankkimiseksi tai jatkamiseksi. Emme ota vastaan tai anna sellaisia liikelahjoja emmekä maksa sellaisia viihde- tai edustuskuluja, jotka ylittävät liikekumppaneiden välisen tavanomaisen vieraanvaraisuuden mittasuhteet. Toimintamme normit perustuvat paikallisen veroviranomaisen ohjeistukseen. Asiakkaille, yhteistyökumppaneille ja muille tahoille 4/9
annettavat lahjat valitaan lahjavalikoimastamme, johon kuuluu vain paikallisen veroviranomaisen ohjeistuksen mukaisia lahjoja. Lisäksi on huomioitava, että paikallisen verolainsäädännön mukaan hyväksyttävät lahjat on silti saatettu kieltää lahjontaa ja korruptiota koskevassa lainsäädännössä. Jos lahjan tai palveluksen vastaanottaminen tai antaminen sisältää vähäisenkin eturistiriidan muodostumisen mahdollisuuden, asia tulee selvittää aina etukäteen yhtiön johdon kanssa. Käytännöllä varmistamme, että asiakkaamme, toimittajamme tai me itse emme päädy tilanteeseen, joka voitaisiin tulkita lahjonnaksi tai korruptioksi. Toteutuneeksi todettu lahjonta tai korruptio on vakava rikos, johon syylliseksi katsotaan sekä lahjontaa tarjoava että sitä vastaanottava osapuoli. 2.2. Laskujen muokkauksen kieltäminen Laskujen muokkausta tiedetään tapahtuvan liike-elämässä ainakin jossain määrin. Laskujen muokkaus rinnastetaan oikeudellisesti aina väärän todistuksen antamiseen, joka on lainvastaista toimintaa. Ramirent ei harjoita laskujen muokkausta. Henkilöstömme tulee kieltäytyä laskujen muokkaukseen liittyvistä pyynnöistä välittömästi. Tämä periaate estää asiakkaitamme ja/tai henkilöstöämme altistumasta rikollisten toimien houkutukselle. 2.3. Rehellinen kilpailu ja kilpailun vapauden varmistavan lainsäädännön noudattaminen Vakaa yhteisöllinen talous edellyttää toimivaa kilpailua kaikilla toimialoilla. Ramirent tukee rehellistä kilpailua ja vapaita markkinoita ja pyrkii edistämään niitä. Ramirent vastustaa täten ehdottomasti kaikenlaista yhteistyötä, joka rajoittaa tai estää vapaata kilpailua. Yhteistyö, jota Ramirent ei hyväksy, on esimerkiksi sopiminen hinnoittelun tai markkinoiden tai asiakkaiden jakamisesta kilpailijoiden kanssa. Tätä asiaa koskevat yksityiskohtaiset säännöt ja lisäohjeet ovat saatavilla Ramirent Oyj:n kilpailusäännösten noudattamista koskevassa oppaassa "Yhteenveto kilpailuoikeuteen liittyvistä ohjeista" yhtiön intranetissä osoitteessa intra.ramirent.com/legal and Corporate Governance/Guidelines. 2.4. Luottamukselliset tiedot ja sisäpiirin tiedot Ramirent kannustaa avoimeen viestintään oleellisena osana yrityskulttuuria. Avoin viestintä edistää yrityksen sisäistä kokemusten vaihtoa ja innostuksen ja motivaation leviämistä. Tästä huolimatta on tärkeää suojella yhtiön luottamuksellisia tietoja esimerkiksi seuraavissa tilanteissa: Yhtiön luottamukselliset sisäpiiritiedot Julkisesti listattuna yrityksenä Ramirent noudattaa Helsingin pörssin (NASDAQ OMX) sääntöjä ja lainsäädäntöä, joissa on määritetty ohjeet osakkeen hintaan vaikuttavien yritystietojen julkistamista varten. Ramirent Oyj:ssä kaikki tiedot, joilla saattaa olla vaikutusta Ramirentin osakkeen hintaan ja joita pörssin säännöt näin ollen koskevat, on ensin ilmoitettava ainoastaan konserniviestinnän kautta (lisätietoja on Ramirent Oyj:n Sisäpiiriohjeessa osoitteessa https://intra.ramirent.com/legal and Corporate 5/9
Governance/Insiders instructions and forms). Näin voidaan varmistaa, että tiedot jaetaan oikeassa muodossa ja samanaikaisesti kaikille osapuolille sekä Ramirentin työntekijöille. Kaikki pörssijulkaisut, taloustiedot ja yhtiön kehitystä koskevat tiedot voi julkistaa vain konserniviestinnän kautta. Jos konserniviestintä ei ole julkaissut taloustietoja, niitä ei saa levittää. Yhtiön muut luottamukselliset tiedot Suhteessa asiakkaisiin ja yhteistyökumppaneihin: hinta- ja volyymitiedot, asiakkaiden yhteistyössä kanssamme lähettämiin tarjouksiin liittyvät tiedot ja vastaavat tiedot. Suhteessa toimittajiin: tuotekehitykseen, tuotetestaukseen, hintoihin, toimitusehtoihin ja muihin vastaaviin asioihin liittyvät tiedot. Sisäisesti: kilpailukykyyn ja kasvumahdollisuuksiin liittyvät tiedot ja henkilöstöön liittyvät tiedot. Oletamme yhteistyökumppaneidemme suojaavan tietojamme samalla tavalla kuin me suojaamme asiakkaidemme ja toimittajiemme tietoja. Tästä syystä olemme kaikki vastuussa siitä, että yhtiön sisäiset tiedot, joita ei ole julkaistu yleisesti, pidetään luottamuksellisina. 2.5. IFRS-standardin mukaisten kirjanpito- ja raportointikäytäntöjen noudattaminen Ramirent Oyj on suomalainen julkinen osakeyhtiö, jonka rakenne ja toiminta on järjestetty Suomen lakien mukaisesti. Yhtiöllä on tytäryhtiöitä 13 maassa: Suomessa, Ruotsissa, Norjassa, Tanskassa, Virossa, Latviassa, Liettuassa, Puolassa, Unkarissa, Venäjällä, Ukrainassa, Tšekin tasavallassa ja Slovakiassa. Yhtiön kotipaikka on Helsinki. Emoyhtiö Ramirent Oyj:n osakkeet on noteerattu Helsingin pörssissä (NASDAQ OMX). Konsernitilinpäätökset on laadittu IFRS (International Financial Reporting Standards) -standardien mukaisesti tilikaudesta 2005 lähtien. 2.6. IT-tietoturva Edellisessä kohdassa mainittuja tietoja säilytetään yhä enemmän erilaisissa tietoteknisissä tallennusvälineissä. Tietokoneisiin tallennettuja tietoja on luonnollisesti aivan yhtä tärkeä suojata kuin kaikkia muitakin tietoja (lisätietoja Ramirent Oyj:n ITtietoturvakäytännöistä on osoitteessa intra.ramirent.com/ Group IT). 3. Ympäristönsuojelu ja turvallisuus Ramirent pyrkii kestävään kehitykseen. Yrityksen toiminta-ajatus on jo pohjimmiltaan ympäristöystävällinen. Kun yritykset ja yksityishenkilöt vuokraavat tarvitsemiaan koneita ja laitteita niiden ostamisen sijaan, vaikutus ympäristöön ja luonnonresurssien käyttöön on monessa mielessä positiivinen. Toimintaympäristössä tarvittavien koneiden kokonaismäärä vähenee ja uudet koneet ovat aiempaa ympäristöystävällisempiä. Ympäristö-, työympäristö- ja työturvallisuusasiat on integroitu toiminnallisiin tavoitteisiin. Toimimme järjestelmällisesti, jotta pystymme suojaamaan ympäristöä, luomaan hyvän työympäristön, estämään onnettomuudet ja varmistamaan turvallisen toiminnan. 6/9
Seuraamme jatkuvasti sääntöjen ja säädösten kehittymistä, muokkaamme rutiinejamme ja menetelmiämme olosuhteiden muuttuessa ja tiedotamme asiakkaillemme jatkuvasti esimerkiksi yhteisiä projektejamme koskevista asioista. Asetamme toimittajillemme selkeät ympäristönsuojeluvaatimukset. Asiakkaamme ovat tietoisia siitä, että koneita ja laitteita vuokratessaan he saavat ympäristöystävällisen ja turvallisen vaihtoehdon. Ympäristönsuojelu ja työturvallisuus taataan perinpohjaisella prosessilla, jolla pyritään estämään kaikki mahdolliset onnettomuudet. Prosessi kattaa kaikki osa-alueet valmistelevista työvaiheista käyttöönottoon ja projektin viimeistelemiseen. Prosessi sisältää riskiarvioinnit, vastuuvelvollisuuteen liittyvät kysymykset sekä omien työntekijöiden, kollegoiden ja asiakkaan henkilöstön kouluttamisen kemikaalien ja tuotteiden turvalliseen ja ympäristöystävälliseen käyttöön. 4. Sponsorointi ja yhteisöllisyys Sponsorointikäytäntömme mukaisesti tuemme ensisijaisesti urheiluun, kulttuuriin ja ympäristönsuojeluun liittyviä ohjelmia. Ramirent ei sponsoroi aktiviteetteja, jotka liittyvät poliittiseen toimintaan, väkivaltaan, uskonnollisiin järjestöihin, alkoholiin tai huumausaineisiin. Meille sponsorointi tarkoittaa markkinointia vähintään kahden osapuolen välistä, liiketoimintaan verrattavissa olevaa yhteisten asioiden vaihtoa, jossa sponsorointiprojektiin sitoutumisen tarkoituksena on tuoda yritykselle taloudellista hyötyä. Yksi perustavista periaatteistamme on, että edellytämme myös saavamme jotain takaisin. Näin sponsorointiprojekti voidaan käsittää yhteiseksi hankkeeksi, eikä sijoitusta pidetä verotuksellisista syistä lahjoituksena. Sponsorointiprojekteista laaditaan aina kirjalliset sopimukset. Periaatteemme mukaisesti pyrimme tasapainottamaan eri sponsorointiprojekteja siten, että tukea voidaan osoittaa mahdollisimman monelle taholle. Ramirent kannustaa yksiköitään ja henkilöstöään osallistumaan yhteistä hyvää edistäviin yhteisöllisiin ohjelmiin sillä ehdolla, että tällaisilla ohjelmilla ei ole yhteyksiä poliittisiin puolueisiin, henkilövaalikampanjoihin tai poliittisesti suuntautuneisiin järjestöihin. Ramirent ei yhtiönä koskaan ota kantaa poliittisiin asioihin, tue poliittisia puolueita tai osoita taloudellista tukea poliittiselle toiminnalle. Urheilun saralla sponsoroimme ensisijaisesti yksittäisiä tapahtumia ja jatkuvaa kilpailutoimintaa harjoittavia organisaatioita. Yksittäisiä urheilijoita sponsoroidaan vain harvoin. Kulttuurin saralla yhtiö voi saada sponsoroinnista hyötyä esimerkiksi pyytämällä kulttuuripersoonia kertomaan henkilöstöllemme viestinnän, kehonkielen ja vastaavien asioiden merkityksestä. Ramirent kannustaa yksiköitään tukemaan Ramirentin yritystoimintoihin liittyvää opiskelua. Opinnot voivat liittyä ympäristönsuojeluun, Itä-Eurooppaan, turvallisuuskoulutukseen, laitteisiin ja koneisiin sekä rakentamiseen ja rakennusmenetelmiin liittyviin aloihin. 7/9
5. Eettisten ohjeiden rikkominen Ramirentin eettisten ohjeiden rikkomuksista raportoidaan Ramirent-konsernin johtoryhmälle. Rikkeet saattavat johtaa Ramirentin työntekijän irtisanomiseen tai alihankkijan/toimittajan tapauksessa yhteistyön päättymiseen Ramirent Oyj:n kanssa. 5.1. Kontaktit Kun tarvitset apua yrityksen käytäntöjen ymmärtämisessä, vaikeiden päätösten teossa, tai yrityksen avustamisessa toimimaan eettisten periaatteidemme mukaisesti, voit olla yhteydessä seuraaviin tahoihin: o konsultoi esimiestäsi o keskustele henkilöstöpäällikön kanssa o ota yhteyttä lakiasianjohtajaan konsernihallinnossa 5.2. Miten raportoida ohjeiden rikkomisesta Jos työntekijä uskoo, että joku yrityksen työntekijä tai muu henkilö tai yksikkö toimiessaan yrityksen nimissä tai yhteistyössä sen kanssa on rikkonut lakia tai sisäisiä käytäntöjä liittyen taloudelliseen raportointiin, korruptioon tai muuhun käytökseen, joka ei ole linjassa yrityksen eettisten periaatteiden kanssa, suosittelemme yhteyden ottamista yllä mainittuihin tahoihin. Voit myös käyttää eettistä tukipalveluamme ja internet-pohjaista raportointisivustoa (www.intouchfeedback.com/ramirent). Yritys ei suosittele nimettömien ilmoitusten tekemistä. Yrityksen raportointijärjestelmä sallii kuitenkin luottamuksellisten ja nimettömien ilmoitusten tekemisen Eettinen tukipalvelu järjestelmän kautta joko internetin kautta tai puhelimitse. Huomioitavaa on, että eettistä tukipalvelua käytetään vain kirjanpidollisten ja taloudellisten väärinkäytösten raportointiin, kuten esimerkiksi: o kirjanpito ja raportointistandardit o rahanpesu o yrityksen omaisuus o sisäpiiritieto o lahjonta tai korruptio o keksityn ihmisen palkkaaminen Lisätietoja löytyy dokumentista Ramirent Ethics Helpline Reporting Procedure. 6. Hakemisto Alkoholi 4 Asiakastapaamiset 4 Edustus 4 Hinnat 4 Hinnoittelutiedot 4 Hotellit 3 Humanitaarinen apu 5 Huumeet 7 8/9
IT-tietoturva 4 Korruptio 3 Kulttuuri, sponsorointi 7 Lahjat 4 Lahjonta 4 Laskujen muokkaus 5 Luottamukselliset tiedot 5 Matkustaminen 4 Opintomatkat 4 Osaomistajuus 3 Poliittiset puolueet 7 Sisäpiirin tiedot 5 Sivutoimet 4 Sosiaalinen sponsorointi 7 Sponsorointi 7 Syrjintä 3 Terveys 4 Tiedotustilaisuudet 4 Toimittajat, ympäristö 4 Toimitusehdot 5 Tuotekehitys 5 Tuotetestit 5 Turvallisuus 6 Urheilu, sponsorointi 7 Volyymeja koskevat tiedot 5 Yhdenmukainen kohtelu 3 Yhteistyö kilpailijoiden kanssa 5 Ympäristö 6 Ympäristönsuojelulait 6 9/9