Ramirent-konsernin eettiset liiketoimintaperiaatteet

Transkriptio

1 Ramirent-konsernin eettiset liiketoimintaperiaatteet Dokumentin nimi: Ramirent-konsernin eettiset liiketoimintaperiaatteet Dokumentin hyväksyjä: Ramirent Oyj:n hallitus Dokumentin omistaja: Ramirent Risk Management Viimeksi päivitetty: Ohjehistoria Ensimmäisen hyväksytty versio: RAMIRENT PLC P.O. BOX 116, ÄYRITIE 16 FI VANTAA, FINLAND PHONE FAX VAT REG NO F BUSINESS ID

2 Sisällysluettelo Ramirentin eettiset toimintaperiaatteet Suhteemme henkilöstöön Yhtäläiset mahdollisuudet ja yhdenmukainen kohtelu Ihmisoikeudet Hyvinvointi ja turvallisuus työpaikalla Sivutoimet suhteemme Asiakkaisiin, toimittajiin ja yhteistyökumppaneihin Korruption ja lahjonnan vastainen toiminta Rehellinen kilpailu ja kilpailun vapauden varmistavan lainsäädännön noudattaminen Luottamukselliset tiedot ja sisäpiiritiedot Taloudellisen tiedon oikeellisuus Tietoturva Ympäristön suojelu ja turvallisuus Sponsorointi ja suhteet ymäröivään yhteiskuntaan Eettisten toimintaperiaatteiden rikkominen Yhteystiedot Miten raportoin väärinkäytöksistä? Pidättäytyminen negatiivisista seurauksista ilmiantajia kohtaan (13)

3 Eettiset liiketoimintaperiaatteet TOIMITUSJOHTAJAN SAATEKIRJE Arvoisa työntekijä, Ramirentin menestys riippuu sinusta. Meille menestys ei tarkoita pelkästään liiketoiminnan menestyksekästä hoitamista, vaan myös arvojemme ja asettamiemme korkeiden eettisten standardien mukaista toimintaa. Yrityksen on myös toimittava monien paikallisten ja kansainvälisten lakien mukaan. Esimerkiksi, asemamme kansainvälisenä pörssiin listattuna yrityksenä asettaa meille korkeita vaatimuksia täytettäväksi. Olemme työnantajana myös sitoutuneet noudattamaan YK:n Global Compact -aloitetta (UNGC). Työntekijänä olet velvoitettu sitoutumaan korkeisiin eettisiin periaatteisiin ja moraaliseen toimintaan liike-elämässä. Epäonnistumiset lakien noudattamisessa tai eettisten periaatteiden puutteet voivat aiheuttaa vakavia seuraamuksia yhtiölle mukaan lukien vahingot yhtiön maineelle. Nämä eettiset liiketoimintaperiaatteet eivät kata kaikkia mahdollisia tapauksia, joita voit Ramirentin työntekijänä kohdata. Tämä ohje on yhteenveto ja sitä tukevat muut periaatteet ja käytännöt, jotka ohjaavat yhtiötämme. Jokainen Ramirentin työntekijä on velvollinen ymmärtämään ja noudattamaan tätä ohjetta, yhtiön toimintatapoja sekä lakeja ja säännöksiä. Onnistuaksemme toimintaamme täytyy ohjata rehellisyys kaikessa mitä teemme. Magnus Rosén 3 (13)

4 ARVOMME Tämä ohje laajentaa kuvausta arvoistamme ja auttaa meitä toimimaan yhtiön arvojen mukaisesti. Linkki Ramirentin arvoihin ja eettisiin liiketoimintaperiaatteisiin: AVOIN Ollaksemme luotettavia, meidän tulee olla avoimia ja rehellisiä itseämme, asiakkaitamme ja yritystämme kohtaan. Olemme helposti tavoitettavissa, luoksemme on helppo tulla, kanssamme on helppo työskennellä. Olemme uteliaita ja tiedonjanoisia. Jaamme oppimme ja näkemyksemme toistemme ja asiakkaidemme kanssa. KEHITTYVÄ Olemme eteenpäin kulkevia, innovatiivisia ja luovia. Käytämme kokemustamme ja taitoamme markkinoiden uusien trendien ja tarpeiden kehittämiseen. Pyrimme olemaan kilpailun kärjessä. Uskomme, että toimintamme jatkuva parantaminen tekee meistä edelläkävijän alallamme. SITOUTUNUT Olemme aktiivisia ongelmanratkaisijoita. Energiamme ja intohimomme innoittavat ihmisiä. Meillä on dynaaminen ja yritteliäs tiimihenki. Työhön sitoutuminen ja välittäminen näkyvät ammattimaisena asenteena toimeksiannosta ratkaisun löytämiseen asti. YK:n Global Compact-aloite (UNGC) Ramirent on YK:n Global Compact-aloitteen (UNGC) yritysjäsen. YK:n Global Compact on arvokas yhteinen viitekehys, joka kuvaa arvoja joita me kunnioitamme ja joita haluamme edistää jokapäiväisessä toiminnassamme. Tuemme YK:n Global Compact-aloitteen 10 periaattetta Yritysten tulee tukea ja kunnioittaa yleismaailmallisia ihmisoikeuksia omassa vaikutuspiirissään. 2: Yritysten tulee huolehtia, että ne eivät ole osallisina ihmisoikeuksien loukkauksiin. 3: Yritysten tulee vaalia yhdistymisvapautta sekä kollektiivisen neuvotteluoikeuden tehokasta tunnustamista. 4: Yritysten tulee tukea kaikenlaisen pakkotyön poistamista. 5: Yritysten tulee tukea lapsityövoiman käytön tehokasta poistamista. 6: Yritysten tulee tukea työmarkkinoilla ja ammatinharjoittamisen yhteydessä tapahtuvan syrjinnän poistamista. 4 (13)

5 7: Yritysten tulee tukea varovaisuusperiaatetta ympäristöasioissa. 8: Yritysten tulee tehdä aloitteita, jotka edistävät vastuullisuutta ympäristöasioissa. 9: Yritysten tulee kannustaa ympäristöystävällisten teknologioiden kehittämistä ja levittämistä. 10: Yritysten tulee toimia kaikkia korruption muotoja vastaan, mukaan lukien kiristys ja lahjonta. 5 (13)

6 RAMIRENTIN EETTISET TOIMINTAPERIAATTEET Ramirentin eettiset toimintaperiaatteet tukevat Ramirentin kestävää kehitystä ja menestystä sekä antavat meille ja sidosryhmillemme yleisesti hyväksytyt ohjeet. Eettiset toimintaperiaatteemme luovat yhteisen perustan kaikelle liiketoiminnalle ja toimeksiannoille. Eettiset toimintaperiaatteet kuvaavat yrityksemme kulttuuria, yhteisiä hyväksyttyjä käytäntöjä ja lain- ja säännöksien mukaista toimintaa. Eettiset toimintaperiaatteet on tarkoitettu kaikille konsernimme työntekijöille, johtajille, alihankkijoille ja toimittajille, jotka työskentelevät kanssamme. Ramirent Oyj on suomalainen listattu yhtiö, joka noudattaa Suomen lakia, ja jolla on tytäryhtiöitä kymmenessä maassa mukaan lukien Suomi, Ruotsi, Norja, Tanska, Viro, Latvia, Liettua, Puola, Tšekin tasavalta, Slovakia ja yhteisyritys Fortrentin kautta Venäjä ja Ukraina. Ramirentin kotipaikka on Helsinki. Emoyhtiö Ramirent Oyj:n osakkeet on listattu NASDAQ Helsingissä. Odotamme, että kaikki konsernin työntekijät, johtajat, alihankkijat ja toimittajat noudattavat eettisiä toimintaperiaatteitamme ja sen sisältämiä sääntöjä jokapäiväisessä toiminnassaan. Jokaisen tulisi: - Lukea ja ymmärtää toimintaperiaatteet sekä noudattaa niitä - Saada ohjeistusta toimintaperiaatteen käyttöön - Ilmoittaa virheellisestä toiminnasta - Olla totuudenmukainen ja tehdä yhteistyötä sisäisen tarkastuksen tarkastuksissa ja selvityksissä, sekä - Osallistua vaadittaviin koulutuksiin. Lisäksi yhtiön johto kaikilla tasoilla on avainasemassa toimintaperiaatteen toimeenpanossa ja heillä on sen takia ensisijainen vastuu asiassa. Nämä toimintaperiaatteet eivät kata jokaista mahdollista tapausta, joita henkilöt voivat kohdata Ramirentin työntekijänä ja se ei korvaa muita yksityiskohtaisempia toimintaohjeita. Tätä eettistä liiketoimintaperiaatetta tulisi käyttää ohjekirjana Ramirentin toimintaperiaatteiden lisäksi. Toimintaperiaate on jaettu viiteen eri pääalueeseen: 1) Suhteemme työtovereihin 2) Suhteemme asiakkaisiin, toimittajiin ja yhteistyökumppaneihin 3) Ympäristön suojelu ja turvallisuus 4) Sponsorointi ja suhteet ympäröivään yhteiskuntaan 5) Eettisten toimintaperiaatteiden rikkominen Eettiset liiketoimintaperiaatteet ja konsernin toimintaperiaatteet ovat saatavilla konsernin intranet-sivuilla osoitteessa raminet.ramirent.com. Jos sinulla ei ole pääsyä intranettiin, ota yhteyttä communications@ramirent.com saadaksesi kopion toimintaperiaatteesta. 6 (13)

7 1. SUHTEEMME HENKILÖSTÖÖN 1.1. Yhtäläiset mahdollisuudet ja yhdenmukainen kohtelu Hyvän ilmapiirin luominen työpaikalle edellyttää kaikkien työntekijöiden yhdenmukaista kohtelua ja samojen mahdollisuuksien tarjoamista kaikille. Lisäksi toisten hyvinvoinnista on otettava yhteinen vastuu ja muiden mielipiteitä on kunnioitettava. Teemme jatkuvasti yhdessä töitä luodaksemme hyvän ja innostavan työympäristön, jonka erikoispiirteitä ovat turvallisuus, tyytyväisyys ja osallistuminen. Emme hyväksy minkäänlaista syrjintää, ahdistelua tai mitään rikkomuksia ketään kohtaan. Lähtökohtanamme on, että jokainen ihminen on samanarvoinen, ja tämän perusteella osoitamme toisillemme kunnioitusta ja luottamusta. Jokaisella on oikeus kehittyä Ramirentiä ja sen työntekijöitä koskevien nykyisten ja tulevien osaamisvaatimusten mukaisesti. Luovan ilmapiirin muodostumiseen myötävaikuttavat avoin mielipiteenvaihto ja erilaisten kokemusten, osaamisen ja arvojen jakaminen. Pyrimme luomaan avoimen ilmapiirin, jossa jokainen voi ilmaista mielipiteensä vapaasti, osallistua ja vaikuttaa yhtiön kehitykseen ja tukea sitä tekemällä parhaansa päivittäisessä työssään Ihmisoikeudet Työnantajan ominaisuudessa Ramirent on sitoutunut noudattamaan UN Global Compact aloitteen periaatteita. Ramirent noudattaa myös kansainvälisen työjärjestön ILO:n ydinsopimuksissa eriteltyjä periaatteita: järjestäytymisvapautta ja oikeutta työehtosopimusneuvotteluihin, yhtäläistä korvausta miehille ja naisille samanarvoisesta työstä, pakkotyön lakkauttamista, rotuun, sukupuoleen, ihonväriin, uskontoon, poliittiseen mielipiteeseen, syntyperään tai yhteiskunnalliseen asemaan perustuvan syrjinnän poistamista sekä lapsityövoiman käytön lakkauttamista. Odotamme myös asiakkaidemme, toimittajiemme ja muiden yhteistyökumppaneidemme kunnioittavan työntekijöidemme samanarvoisuutta. Ostosopimuksissamme olevan lausekkeen nojalla voimme välittömästi lopettaa yhteistyön lapsityövoimaa käyttävän toimittajan kanssa Hyvinvointi ja turvallisuus työpaikalla Pyrimme muodostamaan turvallisen, terveellisen ja hyvin hallitun työympäristön. Teemme työtä ehkäistäksemme onnettomuuksia ja henkilövahinkoja noudattamalla periaatteita ja toteuttamalla toimenpiteitä, joilla minimoidaan, niin pitkälle kuin on kohtuullista ja käytännöllistä, työympäristölle luontaisten vaarojen aiheuttajat. Laadimme ja ylläpidämme järjestelmiä ja parhaita toimintatapoja, jotta voimme havaita, välttää, reagoida ja käsitellä työstä henkilöstön hyvinvoinnille ja turvallisuudelle mahdollisesti aiheutuvia uhkia. Turvallinen Ramirent-työympäristö on myös raitis. Tästä johtuen Ramirentin henkilöstöön kuuluvat eivät saa työskennellä alkoholin tai muiden päihteiden vaikutuksen alaisina. Rajallisia määriä alkoholia saatetaan tarjota, jos paikalliset 7 (13)

8 tavat tai erityiset tilaisuudet edellyttävät tätä. Työntekijä ei voi kuitenkaan käyttää alkoholia, jos hänen on käytettävä konetta, ajettava ajoneuvoa tai tehtävä muuta sellaista, jonka suorittaminen alkoholin vaikutuksen alaisena ei ole sopivaa Sivutoimet Ramirentin työntekijät eivät saa olla mukana Ramirentin liiketoiminnan kanssa kilpailevassa toiminnassa eivätkä osallistua toimiin, jotka voivat heikentää joko Ramirentin työntekijän tai Ramirentin yrityksenä nauttimaa luottamusta. Sivutoimi ei myöskään saa sitouttaa työntekijää niin, että se vaikuttaa hänen kykyynsä suoriutua työstään täysipainoisesti ja keskittyneesti. Sivutoimi vaatii työntekijän esimiehen etukäteen annetun kirjallisen hyväksynnän. Jos sivutoimi joko kilpailee Ramirentin liiketoiminnan kanssa tai on sen kanssa samantyyppisessä liiketoiminnassa, tai jos sitä hoidetaan yrityksenä, asia vaatii aina myös etukäteen kirjallisen hyväksynnän vastuulliselta liiketoimintasegmentin johtajalta tai konsernin toimitusjohtajalta. 2. SUHTEEMME ASIAKKAISIIN, TOIMITTAJIIN JA YHTEISTYÖKUMPPANEIHIN Terveellä pohjalla oleva liiketoiminta perustuu hyviin suhteisiin asiakkaiden, toimittajien ja muiden yhteistyökumppanien kanssa. Siksi me Ramirentillä kiinnitämme suurta huomiota hyvien suhteiden luomiseen ja ylläpitämiseen sidosryhmiemme kanssa. Tilaisuuksia tapaamisiin ja näkemysten vaihtamiseen on paljon, kuten vapaamuotoiset tapaamiset, asiakastapaamiset ja opintomatkat. Tällaisissa suhteiden kehittämiseen tarkoitetuissa tilanteissa keskustelu ei aina liity pelkästään koneisiin ja teknisiin ratkaisuihin. Sosiaaliset tapahtumat ovat tärkeä osa liikesuhteita, mutta meidän on varmistuttava siitä, että asiakkaamme tai toimittajamme tai me itse emme joudu tilanteeseen, joka olisi katsottava kilpailulakien vastaiseksi, lahjonnaksi tai korruptioksi. Nämä katsotaan vakaviksi väärinkäytöksiksi ja mahdollisesti rikoksiksi ja voivat johtaa ei ainoastaan henkilökohtaiseen korvausvelvollisuuteen, vaan myös aiheuttaa merkittäviä kustannuksia ja vahinkoa yrityksen maineelle Korruption ja lahjonnan vastainen toiminta Me emme maksa lahjuksia tai suorita laittomia maksuja liiketoiminnan hankkimiseksi tai jatkamiseksi. Emme suorita maksuja saadaksemme meille myönteisiä päätöksiä tai palveluja viranomaisilta. Ramirent ei ole mukana liiketoiminnassa tai muissa suhteissa, jotka voivat johtaa eturistiriitoihin. Eturistiriidat tai riski joutua niihin voivat tulla esille monissa eri tilanteissa. Esimerkiksi seuraavat tilanteet sisältävät joko eturistiriidan tai riskin joutua siihen ja ovat kiellettyjä: 8 (13)

9 hankintojen tekeminen (tai tuotteiden myyminen) yrityksen kanssa, jonka omistaa (tai jota hallinnoi) työntekijä itse, puoliso, sukulainen tai läheinen ystävä romanttisen suhteen tai muun läheisen suhteen ylläpitäminen toimittajan tai asiakkaan työntekijän kanssa Avainasia arvioitaessa sitä milloin henkilöllä voi olla eturistiriita, on harkita onko olemassa joko aito tai mahdollinen riski siihen, että henkilö ei noudata yhtiön etua, vaan omaa tai jonkun muun etua. Jos sinulla on kysymyksiä eturistiriidan mahdollisuudesta, voit ottaa yhteyttä Helena Valdmaahan, Finance Solution Owner, Group Finance, puhelin tai Kaikissa tilanteissa tai kaikkialla me kieltäydymme osallistumasta rahanpesuun tai tukemasta sitä. Emme hyväksy lahjoja, jotka ylittävät liikekumppaneiden välisen tavanomaisen vieraanvaraisuuden mittasuhteet. Asiakaslahjat ja muut kanta-asiakasohjelmat Emme hyväksy tai anna lahjoja, luo kanta-asiakasohjelmia, maksa päivällisiä, järjestä sisäisiä tai ulkoisia juhlia tai tapahtumia, jotka ylittävät liikekumppaneiden välisen tavanomaisen vieraanvaraisuuden. Toimintamme normit perustuvat lisäksi paikallisen veroviranomaisen ohjeistukseen. Asiakkaille, yhteistyökumppaneille ja muille yhteistyötahoille annettavat lahjat valitaan lahjavalikoimastamme, johon kuuluu vain paikallisen veroviranomaisen ohjeistuksen mukaisia lahjoja. Lisäksi on huomioitava, että paikallisen verolainsäädännön mukaan hyväksyttävät lahjat on saatettu kieltää lahjontaa ja korruptiota koskevassa lainsäädännössä. Jos lahjan tai palveluksen vastaanottaminen tai antaminen sisältää vähäisenkin mahdollisuuden tulkita tilanne väärinkäytökseksi, tulee asiaan aina saada etukäteen kirjallinen hyväksyntä vastuulliselta esimieheltä Rehellinen kilpailu ja kilpailun vapauden varmistavan lainsäädännön noudattaminen Terve talouselämä edellyttää toimivaa kilpailua kaikilla toimialoilla. Ramirent tukee ja pyrkii edistämään rehellistä kilpailua ja vapaita markkinoita ja sen takia vastustaa kaikkea yhteistyötä, joka rajoittaa tai estää vapaata kilpailua. Yhteistyötä, jota Ramirent ei hyväksy, on esimerkiksi sopiminen hinnoittelusta tai markkinoiden tai asiakkaiden jakamisesta kilpailijoiden kanssa. Yksityiskohtaisemmat säännöt ja ohjeet asiasta löytyvät Ramirent-konsernin Competition Compliance käsikirjasta konsernin intranetistä osoitteesta raminet.ramirent.com osiosta Legal and Corporate Governance Luottamukselliset tiedot ja sisäpiiritiedot Ramirent kannustaa avoimeen viestintään oleellisena osana yrityskulttuuria. Avoin viestintä luo innostusta, motivoi työntekijöitä ja edistää yrityksen sisäistä 9 (13)

10 kokemusten vaihtoa. Tästä huolimatta on samalla tärkeää suojella yhtiön luottamuksellisia tietoja esimerkiksi seuraavissa tilanteissa (koko kokonaisuus, katso Ramirent sisäpiiriohjeet): Yhtiön luottamukselliset sisäpiiritiedot Julkisesti listattuna yrityksenä Ramirent noudattaa Helsingin pörssin (NASDAQ OMX) sääntöjä ja lainsäädäntöä, joissa on määritetty ohjeet osakkeen hintaan vaikuttavien yritystietojen julkistamista varten. Ramirent-konsernissa kaikki tiedot, joilla saattaa olla vaikutusta Ramirentin osakkeen hintaan ja joita pörssin säännöt näin ollen koskevat, on ensin ilmoitettava ainoastaan konserniviestinnän kautta. Näin voidaan varmistaa, että tiedot jaetaan oikeassa muodossa ja samanaikaisesti kaikille osapuolille sekä Ramirentin työntekijöille. Kaikki pörssijulkaisut, taloustiedot ja konsernin kehitystä koskevat tiedot voi julkistaa vain konserniviestinnän kautta. Taloudellista tietoa, jota konserniviestintä ei ole julkaissut ei saa jakaa. Yhtiön muut luottamukselliset tiedot suhteessa asiakkaisiin ja yhteistyökumppaneihin: hinta- ja volyymitiedot, asiakkaiden yhdessä kanssamme lähettämiin tarjouksiin liittyvät tiedot ja vastaavat tiedot suhteessa toimittajiin: tuotekehitykseen, tuotetestaukseen, hintoihin, toimitusehtoihin ja muihin vastaaviin asioihin liittyvät tiedot sisäisesti: kilpailukykyyn ja kasvumahdollisuuksiin liittyvät tiedot ja luonnollisesti henkilöstöön liittyvät tiedot. Oletamme yhteistyökumppaneidemme suojaavan tietojamme samalla tavalla kuin me suojaamme asiakkaidemme ja toimittajiemme tietoja. Tästä syystä olemme kaikki vastuussa siitä, että yhtiön sisäiset tiedot, joita ei ole kommunikoitu julkisesti, pidetään luottamuksellisina Taloudellisen tiedon oikeellisuus Taloudellisen tiedon oikeellisuus merkitsee sitä, että kirjaamme ja raportoimme tiedon rehellisesti ja tarkasti, sekä ulkoisesti että sisäisesti, tarkoittaen, että emme ainoastaan noudata kaikkia lakia ja sovellettavia säännöksiä, vaan että myös noudatamme sisäisiä ohjeitamme. Konsernitilinpäätös on laadittu kansainvälisten tilinpäätösstandardien (International Financial Standards, IFRS) mukaisesti vuodesta 2005 asti. Laskujen muokkauksen kieltäminen Ramirent ei harjoita laskujen muokkausta. Laskujen muokkaus rinnastetaan oikeudellisesti aina väärän todistuksen antamiseen ja on sen takia lainvastaista toimintaa. Henkilöstömme tulee välittömästi kieltäytyä laskujen muokkaukseen liittyvistä pyynnöistä. Tämä periaate estää asiakkaitamme ja/tai henkilöstöämme tulla houkutelluksi rikolliseen toimintaan. 10 (13)

11 2.5. Tietoturva Tietoturvan tarkoitus on varmistaa yhtiön liiketoiminnat keskeytyksiltä ja vähentää häiriöiden määrää ehkäisemällä ja minimoimalla vahingollisten tapahtumien määrää. Ramirentin IT tietoturva toimintatapojen tarkoituksena on suojella yhtiön tietoja, tietokantoja ja varoja uhkia vastaan, ulkoisia ja sisäisiä, tarkoituksellisia ja tahattomia. Edellisessä kohdassa mainittuja tietoja säilytetään yhä enemmän erilaisissa tietoteknisissä tallennusvälineissä. Tietokoneisiin tallennettuja tietoja on luonnollisesti aivan yhtä tärkeä suojata kuin kaikkia muitakin tietoja (katso Ramirent-konsernin IT- Security Policy intranetissä raminet.ramirent.com/group IT). 3. YMPÄRISTÖN SUOJELU JA TURVALLISUUS Ramirent pyrkii tukemaan kestävää kehitystä. Yrityksen toiminta-ajatus on jo pohjimmiltaan ympäristöystävällinen. Yritysten ja yksityishenkilöiden koneiden ja laitteiden vuokraaminen niiden ostamisen sijaan vaikuttaa monella tavalla positiivisesti ympäristöön ja luonnon resurssien käyttöön. Toimintaympäristössä tarvittavien koneiden kokonaismäärä vähenee ja uudet koneet ovat aiempaa ympäristöystävällisempiä. Ympäristö-, työympäristö- ja työturvallisuusasiat on sisällytetty toiminnallisiin tavoitteisiin. Toimimme järjestelmällisesti, jotta pystymme suojaamaan ympäristöä, luomaan hyvän työympäristön, estämään onnettomuudet ja varmistamaan turvallisen toiminnan. Seuraamme jatkuvasti sääntöjen ja säädösten kehittymistä, muokkaamme toimintatapojamme ja menetelmiämme olosuhteiden muuttuessa ja tiedotamme asiakkaillemme jatkuvasti esimerkiksi yhteisiä projektejamme koskevista asioista. Asetamme toimittajillemme selkeät ympäristönsuojeluun liittyvät vaatimukset. Asiakkaidemme tulee olla tietoisia siitä, että koneita ja laitteita vuokratessaan he saavat ympäristöystävällisen ja turvallisen vaihtoehdon. Ympäristönsuojelu ja työturvallisuus taataan perinpohjaisella prosessilla, jolla pyritään estämään kaikki mahdolliset onnettomuudet. Prosessi kattaa kaikki osaalueet valmistelevista työvaiheista käyttöönottoon ja projektin viimeistelemiseen. Prosessi sisältää riskiarvioinnit, vastuuvelvollisuuteen liittyvät kysymykset sekä omien työntekijöiden, kollegoiden ja asiakkaan henkilöstön kouluttamisen kemikaalien ja tuotteiden turvalliseen ja ympäristöystävälliseen käyttöön. 4. SPONSOROINTI JA SUHTEET YMPÄRÖIVÄÄN YHTEISKUNTAAN Sponsorointikäytäntömme mukaisesti tuemme ensisijaisesti urheiluun, kulttuuriin ja ympäristönsuojeluun liittyviä ohjelmia. Ramirent ei sponsoroi aktiviteetteja, jotka tukevat poliittista toimintaa, väkivaltaa, uskonnollisia järjestöjä, alkoholin tai huumausaineiden käyttöä. 11 (13)

12 Meille sponsorointi tarkoittaa markkinointia vähintään kahden osapuolen välistä, liiketoimintaan verrattavissa olevaa yhteisten asioiden vaihtoa, jossa sponsorointiprojektiin sitoutumisen tarkoituksena on saada yritykselle taloudellista hyötyä. Yksi perusperiaatteistamme on, että edellytämme myös vastavuoroisesti saavamme jotain,osittain sen takia, että sponsorointiprojekti voidaan käsittää yhteiseksi hankkeeksi ja osittain siksi, ettei sijoitusta pidettäisi verotuksessa lahjoituksena. Sponsorointiprojekteista laaditaan aina kirjalliset sopimukset. Periaatteemme mukaisesti pyrimme tasapainottamaan eri sponsorointiprojekteja siten, että tukea voidaan antaa monelle taholle. Ramirent kannustaa yksiköitään ja henkilöstöään osallistumaan yhteistä hyvää edistäviin yhteisöllisiin ohjelmiin edellyttäen, että tällaisilla ohjelmilla ei ole yhteyksiä poliittisiin puolueisiin, henkilövaalikampanjoihin tai poliittisesti suuntautuneisiin järjestöihin. Ramirent ei yhtiönä koskaan ota kantaa poliittisiin asioihin, tue poliittisia puolueita tai anna taloudellista tukea poliittiselle toiminnalle. Urheilun alueella sponsoroimme ensisijaisesti yksittäisiä tapahtumia ja jatkuvaa kilpailutoimintaa harjoittavia organisaatioita. Yksittäisiä urheilijoita sponsoroidaan vain harvoin. Kulttuurin alueella yhtiö voi saada sponsoroinnista hyötyä esimerkiksi pyytämällä kulttuuripersoonia kertomaan henkilöstöllemme viestinnän, kehonkielen ja vastaavien asioiden merkityksestä. Ramirent kannustaa yksiköitään tukemaan Ramirentin yritystoimintoihin liittyvää opiskelua. Opinnot voivat liittyä esimerkiksi ympäristönsuojeluun, Itä-Eurooppaan, turvallisuuskoulutukseen, laitteisiin ja koneisiin sekä rakentamiseen ja rakennusmenetelmiin liittyviin aloihin. (katso Ramirent-konsernin sponsorointiohjeet) 5. EETTISTEN TOIMINTAPERIAATTEIDEN RIKKOMINEN Ramirentin eettisten toimintaperiaatteiden rikkomuksista raportoidaan Ramirentkonsernin johtoryhmälle ja rikkeet saattavat johtaa Ramirentin työntekijän irtisanomiseen tai alihankkijan/toimittajan tapauksessa yhteistyön päättymiseen Ramirent-konsernin kanssa Yhteystiedot Ymmärrämme, että voit tarvita apua konsernin toimintaohjeiden tulkinnassa, vaikeita päätöksiä tehdessäsi tai auttaessasi yhtiötä noudattamaan eettisiä liiketoimintaperiaatteita. Saatavilla on useita eri mahdollisuuksia: - Kysy esimieheltäsi - Puhu HR:n edustajan kanssa - Ota yhteyttä Helena Valdmaahan, Finance Solution Owner, Group Finance, puh tai Helena.valdmaa@ramirent.com. 12 (13)

13 5.2. Miten raportoin väärinkäytöksistä? Jos saat tietoosi jonkun yhtiön työntekijän tai muun henkilön tai yhtiön, joka on edustanut yhtiötä tai ollut yhteistyösuhteessa yhtiön kanssa, rikkoneen lakia tai säännöstä tai sisäistä ohjetta, joka liittyy taloudellisiin asioihin, säännöstenmukaisuuteen tai korruptioon kannustamme sinua kääntymään jonkun edellä mainitun henkilön puoleen. Voit myös käyttää nettipohjaista ilmiantojärjestelmää. Yhtiö ei suosittele tekemään ilmoitusta nimettömänä. Järjestelmä mahdollistaa kuitenkin ilmoituksen tekemisen sekä luottamuksellisena että nimettömänä tekemällä ilmoituksen joko netin kautta tai puhelimitse. Ilmiantokanavaa käytetään vain seuraavien kirjanpidollisten tai taloudellisten väärinkäytösten ilmiantoon: - kirjanpito- ja taloudellinen raportointi - rahanpesu - yhtiön omaisuus - sisäpiiritiedot - lahjonta tai korruptio - työsuhteen luominen tekaistun henkilön kanssa Lue lisää ilmiantojärjestelmästä Ramirent Ethics Helpline Reporting Procedure dokumentista Pidättäytyminen negatiivisista seurauksista ilmiantajia kohtaan Ramirent ei hyväksy minkäänlaisia negatiivisia seurauksia työntekijöitään kohtaan, jotka raportoivat toimintatapojen rikkomuksista. Emme siedä minkäänlaisia kostotoimenpiteitä työntekijää kohtaan, joka hyvässä ymmärryksessä tekee ilmoituksen ja tekee yhteistyötä sisäisen tai ulkoisen selvityshankkeen tai tarkastuksen kanssa. Tämä toimintatapa koskee myös työntekijää, joka kieltäytyy osallistumisesta toimintaan, joka on yhtiön periaatteiden tai lakien ja säännösten vastainen. 13 (13)