Kirkkonummen kunta Kokouskutsu 1 (16) Aika 22.08.2017, klo 17:00 Paikka Kunnantalo, Ervastintie 2, Herman -kokoustila 4. kerros Käsiteltävät asiat 1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuuden toteaminen 2 Pöytäkirjantarkastajien valitseminen 3 Keskusvaalilautakunta ja kunnan henkilöstö kaksivuotiskaudelle 2017-2019 4 Oikeusministerin kirjeet vuoden 2018 presidentinvaalin järjestämisestä 5 Äänestyspaikoista vuoden 2018 presidentinvaalissa 6 Keskusvaalilautakunnan vuoden 2017 käyttösuunnitelman toteutuminen 7 Seuraava kokous 8 Muut asiat
Kirkkonummen kunta Kokouskutsu 2 (16) Osallistujat Marko Parviainen, puheenjohtaja Harriet Hagelberg, 1. varapuheenjohtaja Gunnel Ekström, sihteeri Jarkko Kaari Marjo-Kaisa Piironen Mikko Karlsson Anu Karkinen Miikka Väinölä Ulla Gahmberg Rasmus Beck
Kirkkonummen kunta Kokouskutsu 3 (16) 1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuuden toteaminen
Kirkkonummen kunta Kokouskutsu 4 (16) 2 Pöytäkirjantarkastajien valitseminen Ehdotus Esittelijä: Anu Karkinen Keskusvaalilautakunta päättää valita kaksi pöytäkirjantarkastajaa tarkastamaan tämän pöytäkirjan.
Kirkkonummen kunta Kokouskutsu 5 (16) 3 Keskusvaalilautakunta ja kunnan henkilöstö kaksivuotiskaudelle 2017-2019 KIRDno-2017-765 Valmistelija / lisätiedot: Gunnel Ekström gunnel.ekstrom@kirkkonummi.fi Seuraavat vaalit ovat tasavallan presidentinvaali 28.1.2018 ja mahdollinen toinen vaali 11.2.2018. Vaalikaudella 2017-2021 muut säännönmukaiset ovat maakuntavaalit 2018 lokakuussa, eduskuntavaalit 2019 huhtikuussa, europarlamenttivaalit 2019 touko-kesäkuussa, kuntavaalit 2021 huhtikuussa. Kansalaisaloitelain ja kuntalain perusteella voidaan järjestää laissa määritellyin edellytyksin neuvoa antavia valtiollisia ja kunnallisia kansanäänestyksiä. Keskusvaalilautakunta Kunnanvaltuuston päätös 19.6.2017 25 keskusvaalilautakunnan kokoonpanosta kaksivuotiskaudelle 2017-2019 on esityslistan oheismateriaalina. Lisäksi kokoukseen tuotuna oheismateriaalina ovat keskusvaalilautakunnan päätökset 6.3.2009 13 ja 19.8.2008 39 lautakunnan päätösvaltaisuudesta, kutsumisperiaatteesta, pöytäkirjojen tarkastamisesta ja nähtävillä olosta sekä sähköisestä työtavasta. Esittelijä Asiat päätetään toimielimen kokouksessa viranhaltijan esittelystä. Esittelijän ehdotus on käsittelyn pohjana (pohjaehdotus). Jos esittelijä on muuttanut esityslistalla olevaa ehdotustaan ennen kuin toimielin on tehnyt päätöksen asiasta, pohjaehdotus on muutettu ehdotus. Jos ehdotus on peruutettu, asia on poistettava esityslistalta, jollei toimielin toisin päätä. Esittelijästä määrätään asianomaisen toimielimen johtosäännössä tai toimielimen erillisellä päätöksellä jos johtosäännössä ei ole muuta määrätty. Esittelijän ollessa poissa tai esteellinen toimii esittelijänä hänen sijaisekseen määrätty. Jos esittelijä ja hänen sijaisekseen määrätty on estynyt tai esteellinen, asia käsitellään puheenjohtajan selostuksen pohjalta ilman viranhaltijan esittelyä. Keskusvaalilautakunnan kokouksissa esittelijänä toimii viran puolesta hallintojohtaja Anu Karkinen ja hänen sijaisenaan toimii kunnansihteeri Ulla Gahmberg.
Kirkkonummen kunta Kokouskutsu 6 (16) Pöytäkirjanpitäjä Keskusvaalilautakunnan päätöksen 6.3.2009 13 mukaisesti kokouksissa pöytäkirjanpitäjänä toimii johdon assistentti Gunnel Ekström. Vaalipäällikkö ja muu henkilöstö Aiempien vaalien tapaan on tarkoituksenmukaista, että kuntaan nimetään vaaleja varten vaalipäällikkö, joka käytännössä vastaa vaalien toimittamisen edellyttämästä käytännön valmistelusta ja päätösten toimeenpanosta. Vuosina 2002-2017 vaalipäällikkönä ja keskusvaalilautakunnan sihteerinä on toiminut arkistosihteeri Miikka Väinölä. Henkilöstöjaoston päätöksellä arkistosihteerin tehtävänkuvaa on 26.9.2006 tarkistettu siten, että hänen tehtäviinsä kuuluvat vaalien toteuttamiseen liittyvät tehtävät jatkuvalla työmääräyksellä. Vaalien käytännön toteuttamisen osalta on osoittautunut entistä vaikeammaksi irrottaa vaalien edellyttämiin tehtäviin kunnan omaa henkilöstöä. Näin ollen vaalien alla on jouduttu palkkaamaan vaalityön turvaavaa ulkopuolista henkilöstöä erilaisiin käytännön tehtäviin. Tämä mahdollisuus ja tarve tulee tälläkin kertaa huomioida ja mahdollistaa. Oheismateriaali: Kunnanvaltuusto 19.6.2017 25 (jaetaan kokouksessa) Keskusvaalilautakunta 6.3.2009 13 (jaetaan kokouksessa) Keskusvaalilautakunta 19.8.2008 39 (jaetaan kokouksessa) Ehdotus Esittelijä: Anu Karkinen Kaksivuotiskaudella 2017-2019 toimeenpantavien vaalien ja kansanäänestysten järjestämisessä keskusvaalilautakunta päättää 1 todeta, että vaalikaudella 2017-2021 seuraavat vaalit ovat presidentinvaalit 28.1.2018, ja että vaalikaudella 2017-2021 muut säännönmukaiset ovat maakuntavaalit 2018 lokakuussa, eduskuntavaalit 2019 huhtikuussa, europarlamenttivaalit 2019 touko-kesäkuussa, kuntavaalit 2021 huhtikuussa, sekä että kansalaisaloitelain ja kuntalain perusteella voidaan kaudella järjestää laissa määritellyin edellytyksin ei-säännönmukaisia neuvoa antavia valtiollisia ja kunnallisia kansanäänestyksiä
Kirkkonummen kunta Kokouskutsu 7 (16) 2 todeta keskusvaalilautakunnan kokoonpanon kunnanvaltuuston päätöksen 19.6.2017 25 mukaiseksi seuraavasti kaksivuotiskaudelle 2017-2019: Jäsenet pj Marko Parviainen vpj Harriet Hagelberg Marjokaisa Piironen Mikko Karlsson Jarkko Kaari Varajäsenet 1. Tuula Sjölund 2. Kristoffer Bondestam 3. Leila Preisfreund 4. Pertti Iivonen 5. Tuomo Tiitinen 3 todeta keskusvaalilautakunnan päätösvaltaisuuden, kutsumisperiaatteen, pöytäkirjojen tarkastamisen ja nähtävillä olon sekä sähköisen työtavan oheismateriaalina jaettavan keskusvaalilautakunnan 6.3.2009 13 ja 19.8.2008 39 päätöksien mukaisiksi seuraavasti: 3.1 varajäsenet tulevat keskusvaalilautakunnan kokouksiin siinä järjestyksessä jossa heidät on valittu, varajäsenet eivät ole siis henkilökohtaisia 3.2 että keskusvaalilautakunta on päätösvaltainen viisijäsenisenä 3.3 lautakunnan pöytäkirjan tarkastaa kaksi keskusvaalilautakunnan valitsemaa pöytäkirjantarkastajaa kokousta seuraavana maanantaina, kuitenkin siten, että jos mainittu päivä on pyhäpäivä ym. on tarkastuspäivä ensimmäinen sen jälkeinen arkipäivä 3.4 tarkastettu pöytäkirja tai kokouksessa erikseen tarkastettu pykälä pidetään yleisesti nähtävänä sen tarkastamista seuraavana päivänä konsernihallinnossa. Mikäli kyseinen päivä ei ole työpäivä, nähtävänä olopäivä on ensimmäinen sen jälkeinen työpäivä 4 keskusvaalilautakunnan kokouksissa esittelijänä toimii viran puolesta hallintojohtaja Anu Karkinen ja hänen sijaisenaan toimii kunnansihteeri Ulla Gahmberg 5 kunnan vaalipäällikkönä ja keskusvaalilautakunnan sihteerinä toimii presidentinvaalissa 2018 kunnansihteeri Ulla Gahmberg ja sijaisena hallintojohtaja Anu Karkinen 6 keskusvaalilautakunnan pöytäkirjanpitäjänä toimii johdon assistentti Gunnel Ekström
Kirkkonummen kunta Kokouskutsu 8 (16) 7 oikeuttaa vaalipäällikön ottamaan keskusvaalilautakunnan talousarvion puitteissa vaalityön turvaavaa tilapäistä henkilökuntaa.
Kirkkonummen kunta Kokouskutsu 9 (16) 4 Oikeusministerin kirjeet vuoden 2018 presidentinvaalin järjestämisestä KIRDno-2017-616 Valmistelija / lisätiedot: Miikka Väinölä miikka.vainola@kirkkonummi.fi Yleistä Esityslistan mukana jaetaan oikeusministeriön kirjeet 21.6.2017 ja 9.8.2017 vuoden 2018 presidentinvaalin ja maakuntavaalien järjestämisestä. 9.8. kirjeessä ilmoitetaan päivityksenä 21.6. kirjeeseen maakuntavaalien siirto lokakuulle 2018 pois presidentinvaalin yhteydestä. 21.6. päivätty kirje on laadittu siten, että presidentinvaalia ja maakuntavaaleja koskevat kohdat ovat erillään ja kirjettä käytetään presidentinvaalin ohjeistuksen osalta. Tässä kirjettä käydään läpi pääkohdittain niiltä osin kuin kohtia ei tulla käsittelemään keskusvaalilautakunnan kokouksissa tarkemmin. Äänestysajat Tasavallan presidentinvaali toimitetaan sunnuntaina 28.1.2018. Jos 28.1. vaalissa kukaan ehdokkaista ei saa vähintään puolta äänistä, toimitetaan kahden eniten saaneen ehdokkaan välillä toinen vaali sunnuntaina 11.2. Ennakkoäänestysajat ovat vastaavasti 17.-23.1. ja 31.1.-6.2. kotimaassa. Äänestyspaikat "Kunnan tehtävänä on huolehtia siitä, että äänioikeutettujen äänestysmahdollisuudet vaaleissa ovat riittävät sekä ennakko- että vaalipäivän äänestyksessä." Presidentinvaalin 2018 äänestyspaikkojen tiedot on merkittävä pohjatietojärjestelmään viimeistään perjantaina 3.11.2017 klo 12.00. Vaaliasiakirjojen tilaamien Oikeusministeriön vaalimateriaalin tilausjärjestelmä avataan keskusvaalilautakuntien käyttöön syyskuussa 2017. Tilaukset on merkittävä järjestelmään maanantaina 23.10.2017 mennessä. Oikeusministeriön vaalikoulutus
Kirkkonummen kunta Kokouskutsu 10 (16) Oikeusministeriö ei järjestä kunnille vaalikoulutusta presidentinvaalista (Kirje 9.8.). Kunnille suoritettava kertakorvaus Oikeusministeriö suorittaa keväällä 2018 myöhemmin vahvistettavan määrän mukaan korvauksen jokaiselta presidentinvaalissa äänioikeutetulta kunnan asukkaalta, ensimmäisestä ja mahdollisesta toisesta vaalista. Korvausmäärä oli 2015 2,1 euroa äänioikeutettua kohden. Aikataulut Kirjeessä 21.6. ja kirjeen liitteessä 3 ovat presidentinvaalin aikataulut. Oheismateriaali: Vuoden 2018 presidentinvaali ja sen yhteydessä toimitettavat maakuntavaalit (jaetaan kokouskutsun mukana) Ehdotus Esittelijä: Anu Karkinen Keskusvaalilautakunta päättää 1 merkitä tiedoksi oikeusministeriön kirjeet 21.6. ja 9.8.2017 28.1.2018 presidentinvaalin ja 28.10.2018 maakuntavaalien järjestämisestä 2 todeta, että vuonna 2018 ei järjestetä presidentinvaalin ja maakuntavaalien lisäksi muita säännönmukaisia vaaleja 3 merkitä tiedokseen, että kuntien keskusvaalilautakunnille ei järjestetä oikeusministeriön koulutusta presidentinvaalista 4 merkitä tiedokseen, että oikeusministeriön suorittaa ministeriön myöhemmin vahvistaman määrän mukaan kertakorvauksen jokaiselta kunnan äänioikeutetulta keväällä 2018 5 vaalimateriaalin tilaamisesta vuoden 2018 presidentinvaalin 1. ja 2. vaalia varten hallinnollisina toimenpiteinä seuraavasti: vaalimateriaali määrä äänestysliput 52 000 vaalikuoret 24000 lähetekuoret 24000 lähetekirjelomakkeet 24000 kotiäänestyksen lähetekirje 300
Kirkkonummen kunta Kokouskutsu 11 (16) luettelo ennakolta äänestäneistä -lomakkeet 120 vaalipöytäkirjalomakkeet (suomi) 80 vaalipöytäkirjalomakkeet (ruotsi) 60 sinetöimisteippirullat 50 ennakkoäänestysjuliste 40 vaalipäivän äänestysjuliste 40 vaaliohjeet 1 : keskusvaalilautakunta 20 valanvisningar 1 : centralvalnämnden 10 vaaliohjeet 2 : vaalilautakunta 130 valanvisningar 2 : valnämnden 45 vaaliohjeet 3 : laitosäänestys 20 valanvisningar 3 : Röstning i anstalter 9 vaaliohjeet 4 : yleinen ennakkoäänestys 35 valanvisningar 4 : allmän förhandsröstning 20 vaaliohjeet 5 kotiäänestys : 30 valanvisningar 5 : hemmaröstning 15 VAT -ohjeet 1, 2, 4, 5, 7 suom.kieliset 15 kpl, ruots. 5 kpl VAT -ohje 4d, vaalilautakunnille suom.kieliset 130 kpl, ruots. 40kpl
Kirkkonummen kunta Kokouskutsu 12 (16) 5 Äänestyspaikoista vuoden 2018 presidentinvaalissa KIRDno-2017-764 Valmistelija / lisätiedot: Miikka Väinölä miikka.vainola@kirkkonummi.fi Yleistä "Kunnan tehtävänä on huolehtia siitä, että äänioikeutettujen äänestysmahdollisuudet vaaleissa ovat riittävät sekä ennakko- että vaalipäivän äänestyksessä." (Oikeusministerön kirje 21.6.2017, s. 3) Yleisistä ennakkoäänestyspaikoista Yleiset ennakkoäänestyspaikoista päättää kunnanhallitus. Viime vaaleissa yleisiksi ennakkoäänestyspaikoiksi valittiin pääkirjasto, Masalan ja Veikkolan kirjasto. Vähintään yhden ennakkoäänestyspaikan oltava auki koko ennakkoäänestysajanjakson ajan. Kirkkonummella tällaisena ennakkoäänestyspaikkana oli viime vaaleissa pääkirjasto. Yleiset ennakkoäänestyspaikat on merkittävä pohjatietojärjestelmään 3.11.2017 klo 12 mennessä. Masalan ja Veikkolan kirjaston vaalihuoneiston luovuttamisesta vastaaville on lähetetty sähköpostitse kysely tilojen luovuttamisesta vaalikäyttöön. Vastaukset kyselyyn on pyydetty tämän kokoukseen käsiteltäväksi. Pääkirjaston ennakkoäänestyspaikan korvaamisesta Kesän 2017 aikana on tullut tietoon pääkirjaston toiminnan siirtyminen tilojen remontin tieltä väistötiloihin syksystä yli presidentinvaalin. Pääkirjastoa ei voi siten käyttää yleisenä ennakkoäänestyspaikkana presidentinvaalissa. Korvaavan paikan pitää täyttää vaalilaissa ja oikeusministeriön ohjeissa mainitut yleiset edellytykset äänestystilalta. Oikeusministeriölle tehtiin keskusvaalilautakunnasta vuonna 2016 kysely paikoista, jotka voivat olla yleisinä ennakkoäänestyspaikkoina. Kysely ja saatu vastaus jaetaan esityslistan oheismateriaalina. Oikeusministeriön 21.6.2017 kirjeen presidentinvaalista 2018 liitteellä 1 mainitaan yleiset edellytykset yleisen ennakkoäänestyspaikan valinnalle. Vaalipäivän äänestyspaikoista
Kirkkonummen kunta Kokouskutsu 13 (16) Vaalipäivän äänestyspaikoista päättää kunnanhallitus. Äänestyspaikkojen vaalihuoneiston luovuttamisesta vastaaville on lähetetty sähköpostitse kysely tilojen luovuttamisesta vaalikäyttöön. Vastaukset kyselyyn on pyydetty tämän kokoukseen käsiteltäväksi. Vaalipäivän äänestyspaikat on merkittävä pohjatietojärjestelmään 3.11.2017 klo 12 mennessä. Vaalipäivän äänestyspaikan korvaamisesta Oikeusministeriö suosittelee, että päättäessään vaalipäivän äänestyspaikoista kunnat noudattavat ministeriön kirjeen 21.6.2017 presidentinvaalista liitteen 1 yleisiä ennakkoäänestyspaikkoja koskevia kriteereitä soveltuvin osin. Oheismateriaali: Kysely äänestyspaikoista oikeusministeriölle (jaetaan kokouksessa) S-postikyselyt ennakko- ja vaalipäivän äänestyspaikoista (tuodaan kokoukseen) Ehdotus Esittelijä: Anu Karkinen Keskusvaalilautakunta päättää esityksen tekemiseksi kunnanhallitukselle presidentinvaalin 2018 yleisistä ennakkoäänestyspaikoista ja vaalipäivän äänestyspaikoista 1 selvittää keskusvaalilautakunnan seuraavaan kokoukseen korvaavan paikan käyttämistä pääkirjaston yleisen ennakkoäänestyspaikan sijaan kokouksessa esitettävistä vaihtoehdoista ja nimetä tehtävään selvitysryhmän 2 nimeää tässä kokouksessa keskusvaalilautakunnan seuraavaan kokoukseen mennessä selvitysryhmän selvitettäväksi mahdolliset korvattavat vaalipäivän äänestyspaikat perustuen äänestystilojen luovuttajien vastauksiin kyselyyn mahdollisesta esteestä käyttöön saamiselle.
Kirkkonummen kunta Kokouskutsu 14 (16) 6 Keskusvaalilautakunnan vuoden 2017 käyttösuunnitelman toteutuminen KIRDno-2017-616 Valmistelija / lisätiedot: Miikka Väinölä miikka.vainola@kirkkonummi.fi Liitteet 1 Oikeusministeriön kirje 9.8.2017 2 Oikeusministerin kirjeet vuoden 2018 presidentinvaalin järjestämisestä 3 Oikeusministeriön kirje 21.6.2017 Kokoukselle jaetaan tuloste keskusvaalilautakunnan vuoden 2017 käyttösuunnitelman toteutumisesta. Oheismateriaali: Keskusvaalilautakunta : käyttösuunnitelma vuodelle 2017 (jaetaan kokouksessa) Ehdotus Esittelijä: Anu Karkinen Keskusvaalilautakunta merkitsee käyttösuunnitelman toteutumisen tiedokseen.
7 Seuraava kokous Kirkkonummen kunta Kokouskutsu 15 (16)
8 Muut asiat Kirkkonummen kunta Kokouskutsu 16 (16)