JHS Esiselvitys tietojärjestelmähankintaa varten

Samankaltaiset tiedostot
JHS Esiselvitys tietojärjestelmähankintaa varten

JHS XXX Julkisen hallinnon standardisalkku

JHS ICT-palvelujen kehittäminen: Kehittämiskohteiden tunnistaminen

JHS ICT-palveluiden kehittäminen: Vaatimusmäärittely

JHS XXX Julkisen hallinnon standardisalkku

JHS 158 Paikkatietojen metatiedot

JHS ICT-palveluiden kehittäminen: Arkkitehtuurimenetelmä

JHS ICT-palveluiden kehittäminen: Arkkitehtuurimenetelmä

JHS 158 Paikkatietojen metatiedot

Julkishallinnon XML-skeemat

JHS 129 -päivityshanke

JHS Julkisen hallinnon reaaliaikaiset etäpalvelut videotekniikalla

Julkishallinnon XML-skeemat

JHS XXX Paikkatietojen sisältöpalvelut

JHS Julkisen hallinnon reaaliaikaiset etäpalvelut videotekniikalla

JHS XXX IT-palvelujen SLA-palvelutasoluokitus

JHS 134 ja 142 päivittäminen sekä JHS 138 kumoaminen

JHS XXX Paikkatietojen sisältöpalvelut

JHS 156 Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa

JHS Sanastotyö. Hankesuunnitelma v.0.9. Lasse Akselin / Tieto Oy /18

JHS xxx GNSS-MITTAUS EUREF-FIN -KOORDINAATISTOSSA. Hankesuunnitelma v.0.3

JHS 180 Paikkatiedon sisältöpalvelut

JHS XXX Kehittämisprojektien ohjaus ja hallinta julkisessa hallinnossa

JHS XXX ICT-palvelujen kehittäminen: Laadunhallinta IT-kehittämishankkeissa

Kuva- ja hilamuotoisen paikkatiedon metatiedot

JHS 145 Palvelutietojen ryhmittely ja osoitteet asiointia varten monta toimialaa kattavissa julkisen sektorin portaaleissa suosituksen päivitys

JHS XXX Luokitusten koontisuositus

JHS 162 Paikkatietojen mallintaminen tiedonsiirtoa varten

JHS XXX Paikkatiedon tietotuotemäärittely

JHS 159 ISO OID-yksilöintitunnuksen soveltaminen julkishallinnossa

JHS 136 Menettelytavat JHS-työssä -päivitys

JHS 166 JIT ehtojen tietosuojapäivitys

JHS xxx Kuntien ja kuntayhtymien tilinpäätösrakenne

JHS xxx Kuntien yhteiset taloudellisuus- ja tuottavuusmittarit

JHS163 PÄIVITYSHANKE

JHS XXX Paikkatiedon tietotuotemäärittely

JHS 158 Paikkatiedon metatiedot - suosituksen päivitys

JHS 153 ETRS89-järjestelmän mukaiset koordinaatit Suomessa

JHS KUNTIEN JA KUNTAYHTYMIEN KUSTANNUSLASKENTA

JHS 166 (JIT2007) uusiminen

JHS XXX MAAKUNTIEN KUSTANNUSLASKENTA

JHS Julkisen hallinnon koodistot ja luokitukset

JHS XXX MAAKUNTIEN TILILUETTELO, TALOUSARVIO JA TALOUSTIETOJEN RAPORTOINTI JA VASTAAVIEN KUNTIEN JA KUNTAYHTYMIEN JHS-SUOSITUSTEN PÄIVITYS

JHS 200 Kuntien ja kuntayhtymien palveluluokituksen päivitys

JHS kuntien yhteiset taloudellisuus- ja tuottavuusmittarit

JHS xxx Kuntien talousarvio ja suunnitelma

JHS xxx Kuntien ja kuntayhtymien tilinpäätösrakenne

JHS 180 Paikkatiedon sisältöpalvelut -päivitys

JHS XXX AVOIMEN DATAN LISENSSIMALLI

JHS 136 Menettelytavat JHS-työssä

JHS 174 ICT-palvelujen palvelutasoluokitus - päivityshanke

JHS XXX KUNTIEN JA KUNTAYHTYMIEN XBRL- TAKSONOMIA

eams-rakenne ja xml-skeema

PAIKKATIEDON KÄSITEMALLI JA GEOMETRIAT: RAKENNUKSET JA RAKENTEET

JHS 186 Luokitussuositusten koontisuosituksen päivitys

JHS 166 (JIT2007) uusiminen

JHS-järjestelmä ja avoimet teknologiat. Tommi Karttaavi

VIDEONEUVOTTELUPALVELUIDEN KÄYTTÖ JA YHTEENTOIMIVUUS JULKISHALLINNON PALVELUISSA

JHS XXX: KUNTIEN TILILUETTELO

Julkisen hallinnon suositukset. Pekka Niemi JHS-projektipäällikkö Valtiovarainministeriö, JulkICT

JHS 179 uudistaminen. Hankesuunnitelma v (9)

JHS XXX Kansallisen tie- ja katuverkostoaineiston ylläpito ja ylläpitotietojen dokumentointi

JHS 166 Julkisen hallinnon IThankintojen. (JIT 2014) -päivitys. JUHTA Sami Kivivasara

JHS-järjestelmä. Tommi Karttaavi

JHS-järjestelmä ja standardit. Pekka Niemi JHS-projektipäällikkö Valtiovarainministeriö, KuntaIT-yksikkö

JHS XXX Kuntien XBRL taksonomian päivitys ja laajennus maakuntiin. Hyväksytty asiantuntijajaostossa

JHS 136 Menettelytavat JHS-työssä

JHS XXX: MAAKUNTIEN PALVELULUOKITUS

Julkisen hallinnon suositukset. Pekka Niemi JHS-projektipäällikkö Valtiovarainministeriö, KuntaIT-yksikkö

JHS XXX: TOIMIPAIKKATIETO

JHS 136 Menettelytavat JHS-työssä

ICT-palvelujen kehittäminen - suositussarja Suvi Pietikäinen Netum Oy

JHS XXX Kansalaishavainnot

JHS129 Julkisten verkkopalvelujen suunnittelu ja kehittäminen. JHS-jaosto

MUISTIO JHS XXX Kansallisen tie- ja katuverkostoaineiston ylläpito ja ylläpitotietojen dokumentointi

JHS XXX: KUNTIEN JA KUNTAYHTYMIEN TEHTÄVÄ- JA PALVELULUOKITUS

JHS-järjestelmä ja yhteentoimivuus

Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri -jaoston (JHKA) viestintäsuunnitelma vuodelle 2014

JHS XXX Kansallisen tie- ja katuverkostoaineiston ylläpito ja ylläpitotietojen dokumentointi

Rekisteritiedon metatiedot

KUNTIEN TILILUETTELO

TAPAS - puheenvuoro - TAPAS-päätösseminaari Tommi Oikarinen, VM / JulkICT

ICT-palvelujen kehittäminen suositussarja Suvi Pietikäinen Netum Oy

JHS XXX ICT-palvelujen kehittäminen: Laadunvarmistus Liite 2: Tarkistuslistoja

JHS166:n uudistus ja lopputulokset. JUHTA Raimo Porttikivi

1. Kokouksen avaus ja tilannekatsaus

Tiedonhallintalaki ja JUHTA:n rooli. JUHTA:n kokous Tommi Oikarinen / VM

Palautekooste ja työryhmän vastine: JHS XXX Toimipaikkatieto suositusluonnoksen muutosehdotusten hyväksyminen

Kuntien talous- ja toimintatietojen, tilastoinnin ja tietohuollon kehittäminen (Kuntatieto ohjelma)

JHS 145 Palvelutietojen ryhmittely ja osoitteet asiointia varten monta toimialaa kattavissa julkisen sektorin portaaleissa suosituksen päivitys

Digitalisaatiota koskevien investointien ohjausmallin kehittäminen Marjut Siintola

<<PALVELUN NIMI>> Palvelukuvaus versio x.x

Opetushallitus. Asiantuntijapalvelut Oppijan palvelukokonaisuuden. Projektisuunnitelma

PALVELUKUVAUS järjestelmän nimi versio x.x

KuntaIT Mikä muuttuu kunnan tietotekniikassa? Terveydenhuollon Atk-päivät Mikkeli Heikki Lunnas

JHS 181 Julkisen hallinnon standardisalkku

ORIVESI-JUUPAJOKI KUNTALIITOSSELVITYS. Viestintäsuunnitelmassa selkeytetään Juupajoki-Orivesi kuntaliitosselvitykseen liittyvää viestintää.

Yhteentoimivuuden kehittämisohjelman ohjausryhmän loppuyhteenveto

Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurijaoston työsuunnitelma 2014

Transkriptio:

JHS Esiselvitys tietojärjestelmähankintaa varten Hankesuunnitelma v.0.2 1/16

SISÄLLYSLUETTELO 1 HANKKEEN LÄHTÖKOHDAT 4 1.1 Hankkeen perustamisen tausta 4 1.2 Hankkeen tavoitteet 4 1.3 Hankkeen sidosryhmät 4 1.4 Hankkeen edellytykset 4 2 HANKKEEN KUVAUS 4 2.1 Suosituksen aihe 4 2.2 Soveltamisala 4 2.3 Suhde muihin suosituksiin 5 2.4 Avoimuusperusteet 5 2.5 Hankkeen sisältö ja rajaukset 5 2.6 Hankkeen lopputulokset 5 2.6.1 Dokumentit ja materiaalit 5 2.6.2 Työvälineet ja -menetelmät 6 3 HANKKEEN ORGANISAATIO 6 3.1 Hankkeen koordinointi 6 3.2 JHS -työryhmä 6 4 TYÖSUUNNITELMA JA TYÖMÄÄRÄT 8 5 HANKEMENETTELY JA HANKKEESSA NOUDATETTAVAT KÄYTÄNNÖT 10 5.1 Vastuut ja valtuudet 10 5.2 Seuranta ja raportointi 12 5.3 Muutosmenettely 12 6 HYVÄKSYMISMENETTELY 12 6.1 Työryhmän päätöksenteko 13 6.1.1 Palautteen kerääminen ja huomioiminen 13 6.1.2 Suosituksen hyväksyminen 13 6.1.3 Suosituksen julkaiseminen ja tiedottaminen 13 7 HANKKEEN RISKIT 13 2/16

8 LAADUNVALVONTA 14 9 LIITTEET 14 Versionhallinta Versio Päivä Muutos Tekijä Tila Hyväksymispäivä 0.1 22.4.2008 Suvi Pietikäinen alustava 0.1 28.4.2008 täydennetty mm. aikataulut ja viestintäsuunnitelma hyväksyttäväksi 8.5 JHS-jaostoon 3/16

1 Hankkeen lähtökohdat JHS-suositusten tavoitteena on edistää sähköistä asiointia sekä tietojen ja rekistereiden yhteiskäyttöä julkishallinnossa. JHS-suosituksen kohteena on yleensä koko julkinen hallinto. 1.1 Hankkeen perustamisen tausta Vuonna 2007 julkaistiin JHS 165 -suositus (Tietojärjestelmän vaatimusten määrittely osana järjestelmän hankintaa). Sen käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelmassa todettiin jatkotoimenpide-ehdotuksena tarve ohjeistaa myös esiselvitysvaihe. 1.2 Hankkeen tavoitteet Hankkeen tavoitteena on selvittää mitkä kaikki tekijät on huomioitava tietojärjestelmähankinnan esiselvitysvaiheessa ja laatia niistä suositus. 1.3 Hankkeen sidosryhmät JUHTA Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta. Neuvottelukunta toimii sisäasiainministeriön yhteydessä ja sen toimialana on valtion ja kuntien tietohallintoyhteistyön suunnittelu ja tietohallintoyhteistyöhön liittyvien periaatteellisesti tärkeiden kysymysten käsittely. JUHTA luo yhtenäisiä valtionhallinnon ja kunnallishallinnon tietotekniikan, tietohallinnon ja sähköisten asiointipalvelujen kehittämislinjoja. JUHTAn tehtäviin edelleen kuuluu julkisen hallinnon tietotekniikan edistäminen ja sen käyttöä koskevien standardien ja hallinnollisten periaatteiden määrittelyä. Tätä tarkoitusta varten on perustettu JHS-järjestelmä. JUHTA vahvistaa JHSsuositukset. JHS-jaosto JUHTAn alaisuudessa toimiva, JHS-työtä ohjaava ryhmä. Jaosto käsittelee aloitteet JHS-työn käynnistämiseksi, varmistaa, että kaikki intressitahot tulevat kuulluiksi JHS-työn aikana ja tekee aloitteita sekä asettaa työryhmiä myös itse. JHS-jaosto käsittelee kaikki JHS-suositukset ennen kuin ne viedään JUHTAn hyväksyttäväksi. Lisäksi jaosto ohjaa JHS-valmistelutyötä ja seuraa hankkeiden etenemistä. Jaoston sihteeri ja jäsenet voivat myös osallistua suositustyöryhmiin. JHS työryhmä JHS työryhmän jäsenet yhteystietoineen on kuvattu kappaleessa 3.2 JHS työryhmä. Muut sidosryhmät Ei muita sidosryhmiä. 1.4 Hankkeen edellytykset Hankkeen edellytyksenä on että kaikki työryhmän jäsenet ovat käytettävissä sovitun ajanjakson ja osallistuvat aktiivisesti JHS työryhmätyöhön. 2 Hankkeen kuvaus 2.1 Suosituksen aihe Tietojärjestelmän hankinnan esiselvitysvaiheen ja siihen liittyvän dokumentaation kuvaaminen. 2.2 Soveltamisala Tässä suosituksessa kuvataan tietojärjestelmähankinnan esiselvitysvaiheen periaatteet sekä esiselvityksessä tuotettavat dokumentit. Suosituksen kohderyhmiä ovat: Tietojärjestelmien omistajat 4/16

Tietojärjestelmien hankinnasta päättävät tai tietojärjestelmiä hankkivat henkilöt Hankintaa suunnittelevat henkilöt Projektipäälliköt 2.3 Suhde muihin suosituksiin Tämä suositus täydentää ICT JHS suosituksia JHS 165 Tietojärjestelmän vaatimusten määrittely osana järjestelmän hankintaa 2007. JHS 166 Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot (JIT 2007) 2007. ICT- hankintamenettelyt suositusluonnos on tulossa lausuntokierrokselle vuoden 2008 ensimmäisen vuosineljänneksen aikana. 2.4 Avoimuusperusteet Työ on julkista ja siitä tiedotetaan aktiivisesti JHS-järjestelmän viestintäkanavia käyttäen. 2.5 Hankkeen sisältö ja rajaukset Hankkeeseen sisältyy JHS suositusta varten tehtävä dokumentointi, työryhmän kokous- ja työpöytä työskentely sekä teknisen kirjoittajan/editorin työtehtävät. 2.6 Hankkeen lopputulokset 2.6.1 Dokumentit ja materiaalit Hankkeen tuotoksena syntyvät seuraavat dokumentit: Dokumentit ja materiaalit Dokumentin tarkoitus 1 Hankkeenhallinta 1.1 Hankesuunnitelma Hankesuunnitelma sisältää JHS-suositushankkeen aikataulun ja työsuunnitelman. Liitteenä ovat viestintäsuunnitelma ja käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelma 1.2 Hankehallintaan liittyvien projektikokousten muistiot Hankehallinnan projektikokouksista työryhmän vetäjän ja hankekoordinaattorin (ja JHS sihteerin) välillä pidetään muistioita tarpeen mukaan. 2 JHS -työ 2.1 JHS -suositus JHS suositusdokumentti. 2.2 Työryhmän muistiot Muistiot sisältävät mm. työryhmän kokouksissa käsitellyt ja päätetyt asiat sekä raportoinnin hankkeen etenemisestä. 2.3 Käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelma Sisältää mm. tiedon tarvittavista käyttöönottoon ja ylläpitoon liittyvistä vastuutahoista. 3 Palautekierros 3.1 Palautelomake JHS-dokumentista annetaan palautetta annetaan weblomakkeella, Webropol sovelluksen avulla. 5/16

3.2 Palauteyhteenveto Palauteyhteenveto dokumentti sisältää palautteena saadut kommentit yhteen dokumenttiin koottuna. 4 Viestintä ja tiedotus 4.1 Viestintäsuunnitelma Viestintäsuunnitelma sisältää tiedot viestinnän aikatauluista, vastuista ja käytettävistä välineistä (wwwsivut, uutiskirje, tiedote jne.) 4.2 JHS suosituksen omat sivut Kullekin JHS-suositus -hankkeelle luodaan omat sivut JHSsuositukset sivustolle. 4.3 Tiedotteet JHS-hankkeen tilanteesta ja aikataulusta tehtävä tiedote joka julkaistaan joko hankkeen omilla sivuilla tai etusivulla. 4.4 JHS -uutiskirjeet Mm. julkaistuista ja tekeillä olevista JHS-suosituksista tehty uutiskirje, joka lähetetään sähköpostilla jakelulistalla oleviin osoitteisiin. Kaikki voivat liittyä jakelulistalle. 2.6.2 Työvälineet ja -menetelmät JHS.-työryhmän käyttöön avataan oma työtila KuntaIT:n Wiki-sivustoilla. Työryhmän jäsenille luodaan tunnukset työtilaan. Kaikki JHS-suositusta varten kerätty materiaali ja dokumentin eri versiot säilytetään ja jaetaan kyseisen työtilan kautta. JHS -suosituksen kokoamistyön aikana suosituksen tilasta ja aikatauluista kerrotaan suosituksen omilla sivuilla (www.jhs-suositukset.fi) Palautekierros toteutetaan Webropol palvelun avulla. Kootut palautteet käsitellään työryhmässä. 3 Hankkeen organisaatio 3.1 Hankkeen koordinointi Hankkeen koordinointi JHS-sihteeri Tommi Karttaavi JHS-koordinaattori Suvi Pietikäinen tommi.karttaavi@vm.fi suvi.pietikainen@netum.fi 3.2 JHS -työryhmä JHS-työryhmä Työryhmän vetäjä Päätetään myöhemmin 6/16

Työryhmän editori Suvi Pietikäinen suvi.pietikainen@netum.fi Työryhmän jäsenet Simo Tanner Sakari Kosonen Tuukka Salonen Tapio Lahtinen Heikki Honkela Tarja Äikäs-Kukkula Tomi Voutilainen Kaisa Kekkonen simo.tanner@kuntaliitto.fi sakari.kosonen@valtiokonttori.fi tuukka.salonen@hansel.fi tapio.lahtinen@hansel.fi heikki.honkela@ake.fi tarja.aikas-kukkula@tietoenator.com tomi.voutilainen@vtv.fi kaisa.kekkonen@ouka.fi Asiantuntijat Olavi Köngäs olavi.kongas@netum.fi 7/16

4 Työsuunnitelma ja työmäärät Alla olevassa taulukossa on kuvattu hankkeen vaiheet, vastuut, työmäärät ja aikataulu. No Vaihe Tehtävät Alkaa Päättyy Vastuu Työmäärä Netum 1 Hankkeen aloitus 21.4.2008 1.5.2008 SP, TK 0,9 htp 1.1 Hankkeen aloituskokous 21.4.2008 21.4.2008 TK editori 0,4 htp 1.2 Hankesuunnitelma 21.4.2008 1.5.2008 SP hankekoord. 0,5 htp 2 JHS työ 21.4.2008 1.10.2008 10 12 htp 2.1 Työryhmän kokoukset (4 kpl) 21.4.2008 editori 1,6 htp 2.2 JHS dokumentin laatiminen 21.4.2008 SP editori 8-10 htp 2.3 Käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelma SP, TK hankekoord. 0,4 htp 3 Viestintä ja tiedotus 21.4.2008 15.9.2008 SP, TK 2 htp 3.1 3.2 3.3 3.4 Viestintäsuunnitelma JHS suosituksen omat sivut Tiedotteet JHS uutiskirjeet 28.4.2008 1.5.2008 SP, TK hankekoord. viikolla 19 tarpeen vaatiessa tarpeen vaatiessa päivitys säännöllisesti SP, TK SP, TK 4 Palautekierros 15.8.2008 15.9.2008 TK - Palautelomake julkaisu webissä 15.8 Palauteyhteenveto vko 38-39 2008 päättyy 15.9.2008 TK TK, SP TK, SP 0,5 htp 0,5 htp hankekoord. 0,5-1 htp hankekoord. - - Työmäärä asiakas Työmäärä yhteensä 8/16

5 Hankkeen päättäminen 0,5 htp 5.1 Päätöskokous (+muistio) viikolla 38-39 5.2 JHS:n julkaisu n.15.10.2008 TK - YHTEENSÄ editori 0,5 htp 13,4-15,4 htp SP= Suvi Pietikäinen, Netum Oy, hankekoordinaattori + tämän työryhmän editori TK= Tommi Karttaavi, VM, JHS-sihteeri 9/16

Hankkeen aikataulu ja tehtäväkokonaisuudet on kuvattu oheisessa kaaviokuvassa. 5 Hankemenettely ja hankkeessa noudatettavat käytännöt Hankesuunnitelmaan tehdyt muutokset kirjataan aina hankesuunnitelman muutoshistoriaan. Hankkeen seuranta- ja hallinnolliset asiat käsitellään säännöllisissä kokouksissa hankekoordinaattorin ja JHS-sihteerin välillä. Hankkeen edistymisen pohjana on tämä suunnitelma. Suunnitelmaa päivitetään ja muutetaan, kun hankkeessa on muutoksista yhteisesti sovittu. Hankekoordinaattori päivittää hankesuunnitelman. Hankkeen toteutuksesta vastaa JHS-työryhmä. 5.1 Vastuut ja valtuudet Rooli JHS-sihteeri Tehtävät ja vastuut Nimetä hankkeelle vetäjä hankekoordinaattorin ehdotusten perusteella. Raportoida kuukausitasolla JHS-jaostolle ja JUHTAlle hankkeiden toteutuneista työmääristä, kustannuksista sekä tilanteesta. Huolehtia suositusta koskevasta tiedotuksesta ja julkaisemisesta JHS koordinaattorin kanssa. 10/16

Järjestää toimipisteestään tai muualta neuvottelutilat yhteistilaisuuksille yhdessä JHS-koordinaattorin kanssa Organisoida ja ohjata JHS -työryhmän yhteistyötä hankkeen vetäjän ja JHS-koordinaattorin kanssa. Hankesuunnitelman tarkistaminen ja hyväksyminen yhteisesti sovitun aikataulun mukaisesti. Mahdollisten kolmansien osapuolien resursointi ja hallinta. Toimia aktiivisesti ja ratkaisukeskeisesti pyrkien varmistamaan hankkeen tavoitteiden saavuttaminen. Rooli Hankekoordinaattori Tehtävät ja vastuut Etsiä ja varata alustavasti tarvittavat tekniset kirjoittajat ja itsenäiset asiantuntijat ja sopia kirjoittajasta tai asiantuntijasta JHS -sihteerin kanssa Raportoida kuukausitasolla JHS-sihteerille hankkeen toteutuneista työmääristä, kustannuksista sekä tilanteesta. Huolehtia suositusta koskevasta tiedotuksesta ja julkaisemisesta JHS -sihteerin ohjauksessa Organisoida ja ohjata JHS -työryhmän yhteistyötä hankkeen vetäjän ja JHS-sihteerin kanssa. Raivata tarvittaessa aikaa asiantuntijoiden kalenterista, jotta hanke voidaan viedä läpi sovitussa aikataulussa. Järjestää toimipisteestään tai muualta neuvottelutilat yhteistilaisuuksille JHS-sihteerin apuna. Mahdollisten kolmansien osapuolien resursointi ja hallinta. Toimia aktiivisesti ja ratkaisukeskeisesti pyrkien varmistamaan hankkeen tavoitteiden saavuttaminen. Rooli Työryhmän vetäjä Tehtävät ja vastuut Organisoida ja ohjata yhteistyötä JHS-työryhmässä Osallistua aktiivisesti työpajoihin ja mahdollisiin asiantuntijoiden haastatteluihin. Toteuttaa sovitun mukaisesti työpajoissa sovitut kotiläksyt (esim. tiedon keruu tms.). Dokumenttien tarkistaminen ja hyväksyminen yhteisesti sovitun aikataulun mukaisesti. Toimia aktiivisesti ja ratkaisukeskeisesti pyrkien varmistamaan hankkeen tavoitteiden saavuttaminen. 11/16

Rooli Työryhmän jäsen Tehtävät ja vastuut Osallistua aktiivisesti työpajoihin ja mahdollisiin asiantuntijoiden haastatteluihin. Toteuttaa sovitun mukaisesti työpajoissa sovitut kotiläksyt (esim. tiedon keruu tms.). Avoimuus ja kommunikointi tarvittavien henkilöiden kanssa. Toimia aktiivisesti ja ratkaisukeskeisesti pyrkien varmistamaan hankkeen tavoitteiden saavuttaminen. Rooli Tekninen kirjoittaja/ editori Tehtävät ja vastuut Tuottaa sovittu JHS-dokumentaatio sekä muut JHS:n laatimiseen liittyvät dokumentit yhteistyössä muiden työryhmän jäsenten kanssa. Osallistua aktiivisesti työpajoihin ja mahdollisiin asiantuntijoiden haastatteluihin. Raportoida kuukausitasolla hankekoordinaattorille hankkeen tilanteesta ja aikataulusta sekä työmääristä. Avoimuus ja kommunikointi tarvittavien henkilöiden kanssa. Toimia aktiivisesti ja ratkaisukeskeisesti pyrkien varmistamaan hankkeen tavoitteiden saavuttaminen. Tekninen kirjoittaja/editori voi toimia myös työryhmän vetäjänä. 5.2 Seuranta ja raportointi Hankkeen toteutuneita työmääriä ja kustannuksia sekä hankkeen etenemistä seurataan kuukausitasolla. JHS työryhmän vetäjä raportoi JHS hankekoordinaattorille hankkeen etenemisestä jokaisen kuukauden viimeiseen päivään mennessä (kts. liite 2 Hankeraportointi pohja). o Työryhmän kokousten lukumäärä, kokouksiin käytetty aika, osallistujat o Hankkeen tilannekatsaus JHS hankekoordinaattori koostaa kaikista hankkeista yhteisen raportin JHS sihteerille jokaisen kuukauden viidenteen päivään mennessä. Tekninen kirjoittaja/editori laatii kokousmuistion viiden arkipäivän kuluessa kokouksesta. Kokouksen puheenjohtaja tarkistaa muistion, jonka jälkeen se toimitetaan työryhmälle, JHS-sihteerille ja hankekoordinaattorille. Muistiot julkaistaan myös hankkeen verkkosivulla. Tekninen kirjoittaja/editori tai hankekoordinaattori pitää yllä hankkeen verkkosivua. 5.3 Muutosmenettely Tässä hankkeessa tuotettavaan JHS dokumenttiin tehtävät muutokset tehdään palautekierroksen jälkeen JHS työryhmässä (kts kohta 6.1.1 Palautteen kerääminen ja huomioiminen). 12/16

6 Hyväksymismenettely JHS-suosituksen hyväksymismenettely (palautekierros, suositusluonnoksen käsittely) on kuvattu JHS 136 Menettelytavat JHS-työssä suosituksessa. Seuraavissa kappaleissa on kuvattu lyhyt yhteenveto menettelytavoista. 6.1 Työryhmän päätöksenteko Työryhmän päätöksenteko perustuu konsensukseen, jolla tarkoitetaan sitä, että merkittävä osa työryhmän jäsenistä tukee päätöstä. 6.1.1 Palautteen kerääminen ja huomioiminen JHS-jaosto sopii suositusta laativan JHS työryhmän/yksittäisen asiantuntijan kanssa palautteen keräämisestä. Palautetta pyydetään ministeriöiltä, keskeisiltä valtion virastoilta ja laitoksilta, Kuntaliitolta ja tapauskohtaisesti valituilta palautteenantajilta. Palautepyynnöt julkaistaan myös JHS -järjestelmän www-sivuilla ja suositusluonnokset ovat vapaasti kaikkien kommentoitavissa. Palautteen perusteella päivitetty suositusluonnos ja palauteyhteenveto toimitetaan JHS-jaostolle jatkokäsittelyä varten. 6.1.2 Suosituksen hyväksyminen Suositusluonnos, palauteyhteenveto ja käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelma käsitellään JHSjaostossa. JHS-jaosto päättää suositusluonnoksen käsittelyn jatkotoimenpiteistä. JHS-jaosto toimittaa suositusluonnoksen JUHTAlle hyväksyttäväksi ja tekee JUHTAlle myös esityksen suosituksen voimassaoloajasta. JHS-sihteeri huolehtii siitä, että JHS-ehdotus on valmis vietäväksi JUHTAn käsittelyyn. JUHTAlle toimitetaan lopullinen versio suosituksesta ja käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelma. JUHTA hyväksyy suosituksen sellaisenaan, tai palauttaa sen JHS-jaostolle. 6.1.3 Suosituksen julkaiseminen ja tiedottaminen Hyväksytylle suositukselle annetaan JHS-numero ja se julkaistaan JHS-järjestelmän www-sivuilla, josta suosituksen teksti on vapaasti haettavissa. Suosituksia ei julkaista paperimuodossa. Julkaisemisesta tiedotetaan eri tiedotuskanavia käyttäen. Tärkeimmät tiedotuskanavat ovat JHSjärjestelmän verkkosivut, joilla julkaistaan kaikki suositukset ja tietoa meneillään olevista hankkeista sekä JHS-jakelulista. 7 Hankkeen riskit No Riskin kuvaus Vastuuhenkilö Toimenpide Sija 1 Henkilöiden tavoitettavuus ja osallistuminen työryhmän kokouksiin 2 Avainhenkilöiden sairastuminen Suvi Pietikäinen, Tommi Karttaavi työryhmän jäsenet Kokoukset sovitaan kaikkien ollessa paikalla ja kaikille sopiviksi ajankohdiksi. Varahenkilöiden käyttö. 13/16

Riskien seuranta perustuu viikoittaiseen hankkeen tilannearviointiin siitä, onko edetty suunnitellun aikataulun mukaisesti ja saavutettu asetetut tavoitteet. Hankkeen vaikeudet ilmenevät suunniteltujen töiden myöhästymisenä sovituista aikatauluista. JHS-sihteeri ja JHS-koordinaattori käyvät läpi vähintään kerran kuukaudessa projektin eri osien valmistumisasteen ja pyrkivät havaitsemaan ongelmakohdat mahdollisimman nopeasti. 8 Laadunvalvonta Alla on taulukoituna hankkeen laatukriteerit. Taulukossa on myös mainittu laatukriteeriin liittyvä todentamistapa. Prioriteetti Kriteeri Mittari Tavoite Perustelut 1 Hankkeen tehtävät saadaan tehtyä ajoissa 1 Dokumentointi katselmoidaan 1 Työmäärä-arvioissa pysyminen Ovatko tehtävät valmiita ajoissa? Tarkistettujen dokumenttien osuus. Tehdyt/suunnitellut tunnit Kaikki palautettavat dokumentit ovat valmiita katselmointiin vähintään kaksi päivää ennen sovittua päivää. Muiden dokumenttien tulee valmistua ajoissa. Työryhmäläiset lukevat ja kommentoivat palautettavat dokumentit Ylityksiä vain muutamissa kohteissa. Kokonaisarvio ei saa ylittyä yli 10% 9 Liitteet Liite 1 Käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelma Liite 2 Viestintäsuunnitelma Liite 3 Hankeraportti 14/16

LIITE 1 Käyttöönotto ja ylläpitosuunnitelma Suosituksen rooli organisaatiossa Tämä suositus määrittelee Suositus on tarkoitettu Suosituksen käyttöönoton edistämiseen liittyvät toimenpiteet Suosituksen suhde olemassa oleviin suosituksiin ja standardeihin Lausuntojen huomiointi suosituksen laadinnassa Lausuntokierros järjestettiin.. Lausuntoja saatiin yhteensä x kappaletta, joista x:ssä esitettiin hyväksymistä ilman muutosehdotuksia, x:ssä hyväksymistä muutosehdotuksilla ja x:ssä ei otettu kantaa. Suositusluonnokseen tehtiin/ei tehty muokkauksia lausuntojen pohjalta. Suosituksen ylläpito Suosituksen ylläpidosta vastaa Jatkotoimenpide-ehdotukset Voimassaoloaika Suosituksen voimassaoloajaksi esitetään xx.xx.xxxx asti. Työryhmä Työryhmän nimi 15/16

LIITE 2 Viestintäsuunnitelma Aihe Kohderyhmä/sidosryhmä Ajankohta Kanava ja välineet Vastuuhenkilö Hankkeen aloitus Tiedote hankkeen aloituksesta JHS-uutisryhmän jäsenet JHS-suositukset pääsivu JHS-uutiskirje s- postijakelu tarvittaessa Tommi Karttaavi JHS-työ JHS-suosituksen oma sivu Väliaikatiedot hankkeesta Palautekierros Ilmoitus palautekierroksen aloittamisesta Hankkeen päättäminen työryhmän jäsenet, muut JHS-suosituksia käyttävät tahot työryhmän jäsenet, muut JHS-suosituksia käyttävät tahot viikko 19 JHS-suositukset sivustolle Suvi Pietikäinen kuukausittain JHS:n omat sivut Suvi Pietikäinen 15.8.2008 Tommi Karttaavi JHS:n julkaisu 15.10.2008 JHS-suositukset sivustolle Tommi Karttaavi JHS:n julkaisusta ilmoittaminen 15.10.2008 JHS-suositukset uutiset Tommi Karttaavi 16/16