VALTIOVARAINMINISTERIÖ Valtioneuvoston tietohallintoyksikkö Suomi.fi toimitus 16.1.2006 Suomi.fi toimintasuunnitelma keväälle 2006 Tähän toimintasuunnitelmaan on koottu Suomi.fi portaalin yhteyteen kuuluvien palvelujen kehittämis ja ylläpitotoimenpiteet keväälle 2006. Suunnitelmassa ovat mukana Suomi.fi, Lomake.fi, Asiointiopas.fi ja Laatuaverkkoon.fi verkkopalvelut. Taustaa Suomi.fi on julkishallinnon yhteinen kansalaisportaali, johon on linkitetty yli 200 eri organisaation verkkopalveluja. Portaaliin on koottu kansalaisten arkielämän kannalta tärkeitä asioita 12 aihealueen alle. Lisäksi portaalissa on tietopaketti julkishallinnon toiminnasta ja tietopaketti yhteiskunnan perustiedoista. Suomi.fi sisältää myös ministeriöiden, virastojen ja kuntien verkko osoitteet sekä julkisen sektorin virkamiesten yhteystiedot, jotka tulevat Julhatietokannasta. Suomi.fi:ssä esitetään julkishallinnon tiedotteiden pohjalta tehtyjä uutisia, jotka voi myös tilata sähköpostiin uutiskirjeenä. Suomi.fi:n kautta saa käyttöönsä myös sähköiset lomakkeet, jotka ovat Lomake.fi palvelussa, sekä valikoiman ajantasaisia säädöksiä, jotka ovat oikeusministeriön ylläpitämässä Finlextietokannassa. Lomake.fi palvelu julkaistiin marraskuussa 2002 yhteistyössä sisäasiainministeriön kanssa. Vuoden 2003 alusta palvelua on toimitettu valtioneuvoston tietohallintoyksikössä. Lomake.fi:hin on koottu virastojen ja kuntien kansalaisille, yrityksille ja yhteisöille tarkoitettuja lomakkeita ja sähköisiä asiointipalveluja. Palvelusta löytyy sekä sähköisesti lähetettäviä verkkolomakkeita että tulostettavia, postitse lähetettäviä lomakkeita. Asiointiopas.fi julkaistiin keväällä 2003 yhteistyössä sisäasiainministeriön kanssa. Se on käyttäjän opas julkishallinnon verkkopalveluihin. Opas rohkaisee verkkoasiointiin ja antaa käytännön neuvoja verkkopalvelujen hyödyntämisestä. Laatuaverkkoon.fi sivusto julkaistiin toukokuussa 2004. Sen kautta tarjotaan julkisten verkkopalvelujen laatukriteerit ja työkalu verkkopalvelujen itsearviointiin sekä tietoa verkkopalvelujen laatukilpailusta, joka järjestettiin vuonna 2004. Sivuston ylläpito ja kehittämisvastuu siirtyi Suomi.fi:n toimitukseen keväällä 2005. Viiden hengen Suomi.fi toimitus toimii valtiovarainministeriössä valtioneuvoston tietohallintoyksikössä. Yllä kuvattujen verkkopalvelujen ylläpidon ja kehittämisen lisäksi toimituksen tehtävänä on toimia julkishallinnon verkkopalvelujen laadun parantamiseksi. Yhteistyö ja vaikuttavuus Kevään 2006 toiminta keskittyy pääasiassa verkkopalvelun uudistamiseen. Uudistamisprojekti käynnistyi syksyllä 2005 ja jatkuu syksyyn 2006 asti, jolloin Suomi.fi:n uusi versio julkaistaan. VALTIOVARAINMINISTERIÖ PL 28 00023 VALTIONEUVOSTO PUH. (09) 16001
Suomi.fi Toimintasuunnitelma syksylle 2005 2 (5) Suomi.fi verkkopalvelulla on voimassa oleva strategia vuosille 2005 2007. Strategia kattaa Suomi.fi sivuston kehittämislinjaukset. Linjaukset koskevat Suomi.fi kokonaisuutta, joka sisältää kansalaisten, yritysten ja viranomaisten tarpeisiin sopivaa tietoa julkishallinnon palveluista, uutisia, lomakkeita, yhteystietoja ja opasaineistoa sekä linkkejä verkkopalveluihin, asiointi, osallistumis ja vaikuttamiskanaviin. Verkkopalvelun uudistamisprojektissa Suomi.fi, Lomake.fi, Asiointiopas.fi ja Laatuaverkkoo.fi yhdistyvät yhdeksi verkkopalveluksi Suomi.fi nimen alle. Uuden Suomi.fi:n visiona on tarjota tietoa ja palveluja kansalaisille ja yrityksille sekä toimia esimerkkinä ja tukena viranomaisille. Ohjaus ja tuotanto organisaatio Kuva 1: Suomi.fi:n ohjaus ja tuotanto organisaatio Suomi.fi kokonaisuudella on yksi yhteinen toimitusneuvosto, jonka tehtävä on seurata Suomi.fi palvelua sekä kansalaisilta että viranomaisilta saadun palautteen pohjalta ja linjata, edistää ja yhteensovittaa palvelun kehittämistä tavoitteena yhtenäistää julkishallinnon verkkopalvelujen tuottamista. Virastojäsenorganisaatioiden kesken toimii kiertävä puheenjohtajuus. Toimitusneuvoston kausi päättyy huhtikuussa 2006, joten toimikautta jatketaan. Puheenjohtajana toimii keväällä työministeriön edustaja ja varapuheenjohtajana Kuluttajaviraston edustaja. Toimikauden jatkamisen yhteydessä tarkistetaan, pitäisikö kokoonpanoa laajentaa. Toimituskuntaan kuuluvat Suomi.fi toimitus ja keskeiset teemaportaalit (Asuminen.fi, YritysSuomi.fi, Opintoluotsi ja Infopankki). Toimituskunnan tehtävänä on edistää hyvien käytäntöjen noudattamista julkishallinnon verkkopalveluissa ja toisaalta löytää yhtenäisiä käytäntöjä verkkopalvelujen tuottamiseen. Strategian mukaisia kehittämisryhmiä on perustettu ajankohtaisiin tai erityistarpeisiin. Kehittämisryhmiä ovat Asiointi ja lomakepalvelujen kehittämisryhmä (Lomake.fi alustan ympärillä), Verkko oppaan kehittämisryhmä (Asiointiopas.fi:n ympärillä), Suomi.fi Finlexkehittämisryhmä (ajantasaisten säädösten liittäminen Suomi.fi:hin) ja Laatusivuston kehittämisryhmä (Laatuaverkkoon.fi:n ympärillä).
Suomi.fi Toimintasuunnitelma syksylle 2005 3 (5) Suomi.fi:n käytännön tuotannosta vastaa Suomi.fi toimitus yhdessä aihealueiden verkkotoimitusten ja hajautettujen ylläpitäjien (linkkien ja lomakkeiden ylläpitäjät) kanssa toimituskunnassa sovittujen yhteisten periaatteiden pohjalta. Verkostot Suomi.fi toimitus osallistuu verkkopalveluita koskevien JHS suosituksen laadintaan ja pyrkii edistämään niiden tunnettuutta. Keväällä tarkistetaan päivitystarve JHS 129:lle (Julkishallinnon verkkopalvelun suunnittelun ja toteuttamisen periaatteet) ja JHS 145:lle (Palvelutietojen ryhmittely ja osoitteet asiointia varten monta toimialaa kattavissa julkisen sektorin portaaleissa). Lisäksi Suomi.fi tuottaa JHS 143:n liitteeksi (Asiakirjojen kuvailun ja hallinnan metatiedot) yhteenvedon ja soveltamisesimerkin, miten Suomi.fi:n integraatioissa (lomakkeet ja lait) on hyödynnetty yhteisiä, JHS 143:n mukaisia metatietoja. Keväällä Suomi.fi toimitus järjestää yhdessä JUHTA:n ja VM:n hallinnon kehittämisosaston kanssa JHS 129 suositukseen liittyvää koulutusta Suomi.fi toimitus on jäsenenä Suomen Standardoimisliiton Asiakirjaviestintäkomiteassa ja osallistuu kevään aikana komitean työryhmään asiakirja ja lomakestandardien uudistamiseen. Suomi.fi toimitus edustaa Suomea EU komission Your Europe portaalin (http://europa.eu.int/youreurope/) toimitusneuvostossa ja koordinoi portaalin ylläpitoa Suomea (kansalaiset ja yritykset) koskevien tietojen osalta. Suomi.fi on mukana oikeusministeriön kansanvaltaportaalin toteuttamishankkeessa. Sisällönkuvailun menetelmien yhdenmukaistamiseksi Suomi.fi toimitus osallistuu VN:n asiasanastoryhmän työskentelyyn. Suomi.fi osallistuu Helsingin yliopiston koordinoimaan semanttisen webin tutkimushankkeeseen, jossa tuotetaan kansalaisen terveysportaali semanttisen webin tekniikoilla ja liittymä Suomi.fi:hin siten, että Suomi.fi voi hyödyntää terveysportaalissa tuotettua aineistoa Suomi.fi:ssä. Suomi.fi seuraa aktiivisesti valtion IT toiminnan sekä kuntien ja valtion tietoyhteiskunta ja tietohallintoyhteistyön uudistamista ja pyrkii tunnistamaan strategiset kumppanuudet. Sisältö, julkaisutekniikka, palvelut Suomi.fi verkkopalvelun uusiminen on käynnissä. Uudistaminen koskee julkaisutekniikkaa ja sekä lomakkeiden, asiointipalveluiden, säädösten että alueellisen tiedon uutta integrointia. Myös uutta sisältöä ja uusia toiminnallisuuksia on tulossa uuteen versioon. Julkaisujärjestelmä vaihdetaan valtioneuvoston tietohallintoyksikköön valittuun järjestelmään. Suomi.fi:n sisältö ryhmitellään JHS 145:n mukaisiin sivuihin. Sivuille tuotetaan huomattavasti nykyistä yksityiskohtaisempaa tekstiä. Myös valituille kohderyhmille (yrittäjille, nuorille, ikäihmisille, viittomakielisille) tuotetaan omat sivut. Lomakkeet, asiointipalvelut ja säädökset tarjotaan käyttäjälle alasivukohtaisesti. Lomake.fi palvelu integroidaan entistä tiiviimmin Suomi.fi:hin. Uusi Asiointi ja lomakkeet osio korvaa nykyisen Lomake.fi:n asiointikäyttöliittymän. Lomakkeet ja asiointipalvelut löytyvät Suomi.fi:stä omasta osiostaan, kunkin aihesivun kautta, Suomi.fi:n hakutuloksista, A Öhakemistosta, karttaliittymän kautta jne. Myös lomakkeiden ja asiointipalvelujen käyttöön liittyvä ohjeistus löytyy jatkossa Asiointi ja lomakkeet osion kautta. Selkeiden ohjeiden lisäksi käyttäjille tarjotaan harjoittelumahdollisuus sähköistä lomakkeesta.
Suomi.fi Toimintasuunnitelma syksylle 2005 4 (5) Lomake.fi palvelun hallinnointikäyttöliittymää kehitetään kevään aikana vastaamaan Suomi.fi:n uuden version tarpeisiin. Hallinnointiliittymän käyttettävyys parantuu ja lomakkeiden ylläpitoa selkeytetään huomattavasti aiemmasta. Alueellista tietoa lisätään Suomi.fi:hin. Kukin kunta saa oman sivunsa, jolle haetaan verkkopalveluita ja tietoja Kuntaliiton verkkopalvelusta. Uutena toiminnallisuutena tulee mahdollisuus seurata julkishallinnon uutisia RSS palveluna. Lisäksi käyttäjille annetaan mahdollisuus arvioida Suomi.fi:n sivuja sivukohtaisesti. Suomi.fi tulee sisältämään aliportaalin verkkotuottajille. Sen tarkoitus on toimia verkkopalveluita koskevien suositusten yms. yleisenä jakelukanavana sekä tarjota tietoa Suomi.fiylläpitäjäverkostolle. Laatuaverkkoon.fi sivuston sivu Julkiset verkkopalvelut ja lainsäädäntö päivitetään ajan tasalle. Myös uutta sisältöä tuotetaan sivustolle. Suomi.fi:n nykyversiota ylläpidetään uudistamisprojektin aikana pitämällä huolta palvelun saatavuudesta ja lisäämällä uutta sisältöä linkkien ja uutisten avulla. Suomi.fi:hin integroidaan julkishallinnon yhteinen tunnistuspalvelu, tunnistus.suomi.fi. Suomi.fi tilaa sen käyttöliittymien suunnittelun toimittajaltaan, jotta käyttöliittymistä tulee yhdenmukaisia Suomi.fi:n kanssa. Viestintä ja markkinointi Viestintää ja markkinointia tehdään Suomi.fi:n viestintä ja markkinointisuunnitelman 2005 2007 mukaisesti. Kevään 2005 ensisijaisena tavoitteena on tiedottaa sisäisille kohderyhmille Suomi.fi versio 2 hankkeen etenemisestä sekä kilpailuttaa uusi yhteistyökumppani uuden version lanseerausviestintään. Kevään viestintätoimenpiteitä ovat mm.: Uuden yhteistyökumppanin kilpailuttaminen uuden version lanseerauksessa tehtävään viestintään ja markkinointiin. Viestintämateriaalien uusiminen uuden version mukaisiksi (esitemateriaalit, koulutus ja ohjemateriaalit, messuseinäkkeet, jaettavat materiaalit jne.) Lanseerauskampanjan suunnittelu (mm. julkistamistilaisuudet erikseen lehdistölle ja yhteistyöverkostolle, bannerimainontaa, suorapostituksia useille kohderyhmille, lehtikirjoituksia valittuihin medioihin, esityksiä eri tilaisuuksissa) Suomi.fi:n uuden version etenemisestä viestittäminen erityisesti sisäisille kohderyhmille ja sidosryhmille. Uudistuksesta tiedotetaan hyvissä ajoin ja useaan otteeseen ennen lanseerausta. Tavoitteena on, että sisäiset kohderyhmät ja verkosto omalta osaltaan markkinoivat uudistunutta palvelua omille sidosryhmilleen. Palvelujen omille yhteistyöverkostoille tiedottaminen sähköpostitse vähintään kerran kuukaudessa. Toinen viestintäkanava on verkostojen sivut: http://www.suomi.fi/tiedontuottaja/etusivu/. JHS koulutustilaisuus yhteistyössä Juhtan kanssa. Suoramarkkinointi valituille kohderyhmille (saatekirje, kirjanmerkit, postikortit, esite ja kalenteri postitse). Suoramarkkinointia tehdään erikseen myös Laatuaverkkoon.fipalvelun osalta. EU portaalista tiedottaminen valituille sidosryhmille.
Suomi.fi Toimintasuunnitelma syksylle 2005 5 (5) Resurssit Suomi.fi toimituksessa on 5 henkilöä. Puolen vuoden ajaksi hankitaan harjoittelija, jonka päätehtävä on linkkien, lakien ja lomakkeiden sekä asiointipalveluiden sisällönkuvailu Suomi.fi:n uutta versiota varten. Kaikilla palveluilla (Suomi.fi, Lomake.fi, Asiointiopas.fi, Laatuaverkkoon.fi ja Otakantaa.fi:n tekninen ylläpitovastuu) ja isoilla työkokonaisuuksilla on vastuu ja varahenkilöt. Suomi.fi:n uuden version määrittelyn ja toteuttamisen ajaksi vastuut on sovittu siten, että huolehditaan sekä nykyversion ylläpidosta että uuden version kehittämisestä. Asiakastyytyväisyys Käyttötilastointi on jatkuvaa. Sivustojen käytöstä tilastoidaan kuukausittaiset kävijämäärät (IP sites), vierailut (visits) ja sivupyynnöt (pages). Lisäksi Suomi.fi:sä seurataan, mitä sivuja ja aihealueita käytetään eniten. Lomake.fi palvelusta seurataan lähetettyjä verkkolomakkeita sekä myös ladatuimpia pdf ja word muotoisia lomakkeita. Laatuaverkkoon.fi:ssä seurataan kävijöiden määrää, ladattuja sivuja sekä sivuilla oloaikaa. Eri verkkopalveluihin tulleiden palautteiden määrää ja laatua seurataan ja asiakkaille vastataan mahdollisimman nopeasti. Suomi.fi:n hakuraporttien avulla seurataan sitä, mitä tietoa Suomi.fi:stä haetaan. Käytetyimpiä hakusanoja seurataan, jotta voidaan tehdä parannuksia Suomi.fi:n sisältöön mikäli haetuilla sanoilla ei löydy tietoa.