Valtiokonttori Ohje 1 (53) Palvelustietojen ilmoittaminen valtion palvelusrekisteriin (PSR) 2011 Kuntatyönantajat Näitä ohjeita sovelletaan 1.1.1999 alkaen. Ohjeissa on otettu huomioon 1.1.1998 ja 1.1.2005 valtion eläkelakiin (VEL) tulleet muutokset sekä 1.1.2007 voimaanastuneen valtion uuden eläkelain (VaEL) 1295/2006 aiheuttamat muutokset. 31.10.2011 31.10.2011 ohjeisiin tehdyt päivitykset sivu Palkkajärjestelmän vaihtuminen täsmennys ohjeistukseen 20 Palvelustietojen eräajot - ei paperisia eräajotulosteita palvelustiedot ilmoittaneelle 29 1.1.2012 alkaen Listalla palvelustietonsa ilmoittavat PSRnetin käyttäjiksi viimeistään 1.1.2013 alkaen 32 Tärkeää huomioitavaa PSRnetistä, palvelustietojen ilmoittamisesta organisaation 33 muutostilanteessa tai palkkajärjestelmän vaihtuessa sekä virhetilanteiden välttämisestä Luetteloon lisätty useita uusia ammattikoodeja 45 Valtion eläkelain (VaEL) piiriin kuuluvat palvelustiedot vuodelta 2011 on lähetettävä 31.1.2012 mennessä.
Valtiokonttori Ohje 2 (53) 20.10.2010 ohjeisiin tehdyt päivitykset Täsmennys ohjeistukseen esiopetusta antavasta ennen 1.1.1970 syntyneestä lastentarhanopettajasta Työsuojeluvaltuutetun ja luottamusmiehen palkkiot miten ilmoitetaan? Koulunkäyntiavustaja tuntiopettajana Ulkomaalaisen henkilön henkilötunnus Takautuvasti maksettu ansio 18-vuotias Takautuvasti maksettu ansio 68-vuotias Uusi rekisteröinnin peruste 18 vajaakuntoisen työntekijän palvelukselle (URA-järjestelmä) Osa-aikatyöhön siirtyminen pitääkö palvelus katkaista? Uuden ammattinimikkeen tilaaminen PSR-tiedoston tarkistaminen ennen sen lähettämistä VaEL-sanktiot mahdollinen eläkevakuutusmaksun korotus mikäli palvelustietoja ei toimiteta ajoissa tai ne eivät vastaa laatuvaatimuksia täsmennys ohjeistukseen Ilmoitusohjetekstiä on muokattu myös muilta osin. Valtion eläkelain (VaEL) piiriin kuuluvat palvelustiedot vuodelta 2010 on lähetettävä Tieto Oyj:lle 31.1.2011 mennessä 4.11.2009 ohjeisiin tehdyt päivitykset VaEL-sanktiot käyttöön 1.1.2010 alkaen tiedot toimitettava määräaikaan mennessä (myös laatukriteerejä) Takautuvat maksut täsmennyksiä ilmoitustapaan Eläkkeelle jäävien henkilöiden ansiotietojen ja palveluksen päättymisen ilmoittaminen palvelusrekisteriin Koneilmoitusliikenne-termi on poistettu ohjeista jatkossa palvelustietojen ilmoittaminen tiedostomuodossa. Ohjeistusta on selkiytetty. Tiedostomuodossa palvelustiedot ilmoittaville työnantajille ja ohjelmistotaloille tarkoitettu tietuekuvaus on omana asiakirjana. 15.10.2008 ohjeisiin tehdyt päivitykset Palveluksen päättymispäivän määrittely toistaiseksi voimassa olevassa täydessä työkyvyttömyyseläkkeessä Palvelustietojen ilmoittamisen uusi määräaika 31.1. Uudet ammattikoodit 00147 ja 08160
Valtiokonttori Ohje 3 (53) SISÄLLYSLUETTELO 1 VALTION PALVELUSREKISTERI (PSR)... 8 1.1 Rekisteröinnin tarkoitus ja vastuut... 8 1.2 Palvelusrekisteriin rekisteröitävät palvelukset... 8 1.3 Yleistä peruskoulujen ja lukioiden palveluksista... 9 1.4 VaEL:n piiriin kuuluvat palvelukset... 10 1.4.1 Peruskoulujen ja lukioiden opettajien palvelusten rekisteröinti... 10 1.4.2 Valtion oppikoulusta tai yksityisoppikoulusta peruskouluun tai lukioon siirtyneiden toimihenkilöiden palvelukset... 13 1.4.3 Koulunkäyntiavustaja... 13 2 PALVELUKSELLE ILMOITETTAVAT TIEDOT... 14 2.1 Palveluksen/palvelusjakson tunnistuminen... 14 2.2 Palveluksen yhdenjaksoisuus ja rinnakkaiset palvelukset... 14 2.3 Henkilötiedot... 14 2.3.1 Henkilötunnus... 15 2.3.2 Sukunimi... 15 2.3.3 Etunimet... 15 2.4 Yksilöintitunnus... 15 2.4.1 Työnantajatunnus (TA-tunnus)... 15 2.4.2 Yksilöintikirjain... 16 2.5 Palveluksen alkamispäivä... 16 2.5.1 Palvelus alle 18-vuotiaana... 16 2.5.2 Palvelus yli 68-vuotiaana... 17 2.6 Palkkajärjestelmä... 17 2.7 Rekisteröinnin peruste 40... 17 2.7.1 Poikkeus: vajaakuntoisen työntekijän rekisteröinnin peruste 18... 17 2.8 Palvelusten päättäminen päättymispäivä ja päättymissyy... 18 2.8.1 Miten palveluksen päättyminen ilmoitetaan... 18
Valtiokonttori Ohje 4 (53) 2.8.2 Miten palvelukset katkaistaan tietyissä erityistilanteissa... 18 2.8.2.1 Työntekijä täyttää 68 vuotta... 18 2.8.2.2 Työntekijä täyttää 53 vuotta... 19 2.8.2.3 Työntekijä siirtyy osa-aikaeläkkeelle... 19 2.8.2.4 Työntekijä siirtyy osatyökyvyttömyys- tai osatapaturmaeläkkeelle... 19 2.8.2.5 Työnantaja muuttuu lomakeilmoittajasta tai PSRnetin kautta tietonsa ilmottavasta tiedostoilmoittajaksi... 19 2.8.2.6 Palvelustietonsa tiedostona ilmoittava työnantaja vaihtaa palkkajärjestelmää... 20 2.8.2.7 Kuntaliitos... 20 2.8.2.8 Muu tekninen katkaisu... 21 2.8.2.9 Palveluksen päättymispäivä, kun henkilölle on myönnetty toistaiseksi (pysyvä) täysi työkyvyttömyyseläke... 21 2.8.2.10 Henkilö siirtyy tekemään osa-aikatyötä... 22 2.8.3 Miten ansiot kohdistetaan palvelusjaksoihin palvelusten katkaisua vaativissa tilanteissa... 22 2.9 Ammattikoodi... 22 2.10 PSR:n lajittelutiedot... 22 2.10.1 Työnantajan lajittelutieto 59... 22 2.10.2 Lajittelutieto 16... 22 2.11 Ansiotiedot... 23 2.11.1 Ansiovuosi... 23 2.11.2 Vuosiansio... 23 2.11.3 Takautuvat maksut... 23 2.11.3.1 Takautuva maksu kokonaan päättyneeseen palvelukseen... 23 2.11.3.2 Takautuva maksu, kun palvelus on katkaistu jostakin syystä teknisesti... 23 2.11.3.3 Takautuva maksu työnantajatunnuksen vaihtuessa... 23 2.11.3.4 Takautuva maksu, kun henkilö täyttää 18 tai 68 vuotta... 24 2.11.4 Eläkkeelle jäävän henkilön palveluksen päättymisen ja ansioiden ilmoittaminen... 24 2.11.5 Ansionmenetys... 24 2.12 Eläkemaksutieto... 24 2.13 Palkattomat työnteon keskeytykset... 25 2.13.1 Keskeytysaika... 25 2.13.2 Keskeytyksen syy... 25 3 PALVELUSTIETOJEN ILMOITTAMISTAVAT... 26 3.1 Palvelustietojen ilmoittaminen tiedostomuodossa... 26
Valtiokonttori Ohje 5 (53) 3.1.1 Tiedoston tarkistaminen ennen sen lähettämistä... 26 3.1.2 Palvelustietojen siirtoperiaatteet... 27 3.1.3 Ohjelmistotalo hoitaa tiedostojen toimitukset... 27 3.1.4 Työnantaja lähettää tiedoston linjaliikenneohjelmistolla... 27 3.1.5 Työnantaja lähettää levykkeen tai CD-romin... 27 3.1.6 Lisätietoja tiedostomuotoiseen tiedonsiirtoon liittyvistä teknisistä seikoista... 28 3.1.7 Lisätietoja palvelustietojen ilmoittamisesta Valtiokonttorin PSR:iin... 28 3.1.8 Tiedostomuotoisen ilmoitusliikenteen eräajotulosteet... 29 3.2 Palvelustietojen ilmoittaminen PSRnetin kautta... 29 3.2.1 Miten PSRnetin saa käyttöön... 30 3.2.2 Muutokset PSRnet-käyttäjäoikeuksissa... 30 3.2.3 Miten palvelustietoja tallennetaan PSRnetissä... 30 3.3 Palvelustietojen ilmoittaminen paperilomakkeilla tai -listauksena... 30 3.3.1 Lomakeilmoittajat... 31 3.3.1.1 Palvelusilmoitukset... 31 3.3.1.2 Vuosi-ilmoitukset... 32 3.3.2 Listailmoittajat... 32 4 HUOMIOITAVAA... 33 4.1 PSRnet - tärkeä työväline tiedostomuodossa palvelustiedot ilmoittavalle... 33 4.2 Muutostilanteissa yhteys sekä Valtiokonttoriin että palkkajärjestelmän toimittajaan... 33 4.3 Virheelliset koodit... 34 4.4 Työnantajatunnus... 34 4.5 Kokonaistilanteen tarkastaminen olennaista PSRnet-käyttäjän tekemissä päivityksissä... 34 4.6 Toistuvat virheet palvelustietojen ilmoittamisessa... 34 4.7 Eläkeläisten päättämättömät palvelukset... 34 5 VALTION ELÄKELAIN (VAEL) MUKAISET ELÄKEMAKSUT... 35 5.1 Eläkemaksuprosentit... 35 5.1.1 Työntekijän eläkemaksu... 35 5.1.2 Työnantajan eläkemaksu... 35
Valtiokonttori Ohje 6 (53) 5.2 Eläkemaksujen perusteena oleva palkka... 35 5.3 Eläkemaksun tilittäminen... 37 5.4 Työntekijän eläkemaksun pidättäminen takautuvasti *)... 37 5.5 Aiheettomasti pidätetyn työntekijän eläkemaksun palautus *)... 37 5.6 Eläkemaksun vanhentuminen *)... 38 5.7 Aiheettomasti maksetun eläkemaksun palautuksen vanhentuminen *)... 38 5.8 Maksun vanhentumiseen liittyvät siirtymäajat *)... 38 5.9 Eläkemaksun ulosottokelpoisuus... 38 5.10 Eläkemaksun viivästyskorko... 39 5.11 Eläkemaksut ja niiden tilittäminen Valtiokonttoriin... 39 6 VAEL-SANKTIOT JA MAHDOLLINEN ELÄKEVAKUUTUSMAKSUN KOROTUS... 40 6.1 Työnantajan tietojenantovelvollisuus... 40 6.1.1 VaEL-sanktiot - eläkevakuutusmaksun korotus... 40 6.1.2 VaEL-sanktioiden käyttöönotto 1.1.2010 lukien... 40 6.1.3 VaEL-sanktioiden soveltaminen... 40 6.2 Valtiokonttorin tarkastusoikeus... 41
Valtiokonttori Ohje 7 (53) LIITTEET Liite 1 Liite 2 Liite 3 Liite 4 Kuuluuko palvelus valtion eläkelain (VaEL) vai kunnallisen eläkelain ( KuEL) piiriin, A Kuuluuko palvelus VaEL:n vai KuEL:n piiriin, B Peruskoulun ja lukion sivutoimisten tuntiopettajien rinnakkaiset viranhoitomääräykset (palvelukset) PSR:ssä käytössä oleva virka- ja ammattinimikekoodisto kuntatyönantajia varten
Valtiokonttori Ohje 8 (53) 1 VALTION PALVELUSREKISTERI (PSR) 1.1 Rekisteröinnin tarkoitus ja vastuut Valtion palvelusrekisteriin (PSR) kerätään tiedot kaikista valtion eläkelain piiriin kuuluvista palveluksista. Rekisteröinnin tarkoituksena on: kerätä keskitetysti tietoa eläkkeiden laskemista, myöntämistä ja maksamista varten antaa rekisteröidyistä palveluksista ja eläketurvasta tietoja muille työeläkelaitoksille ja Kansaneläkelaitokselle antaa tietoa PSR:iin rekisteröidylle henkilölle hänen palveluksistaan ja eläketurvastaan välittää Tilastokeskukselle tieto henkilön toimipaikasta ja palveluksen kestosta työssäkäyntitilastoa varten, jos työnantaja ei ole muuta sopinut. Työnantaja vastaa siitä, että rekisteröitävät palvelustiedot ilmoitetaan oikein. Valtiokonttorin vastuulla on, että ohjeiden mukaan ilmoitetut tiedot rekisteröidään PSR:iin sellaisina kuin työnantaja tai työnantajaa palvelusasioissa edustava taho on ne ilmoittanut. Tieto Oyj vastaa PSR:n ylläpidosta. Näissä ohjeissa on otettu huomioon 1.1.1998 ja 1.1.2005 valtion eläkelakiin (VEL) tulleet muutokset sekä 1.1.2007 voimaanastuneen valtion uuden eläkelain (VaEL) 1295/2006 aiheuttamat muutokset. Jäljempänä ohjeessa käytetään vain lyhennettä VaEL. Kaikki kuntatyönantajat käyttävät näitä ohjeita riippumatta palvelustietojen ilmoitustavasta. Luvussa 3 on kerrottu kunkin ilmoitustavan erityispiirteet. 1.2 Palvelusrekisteriin rekisteröitävät palvelukset Valtion eläkelain piiriin kuuluvat työnantajat luokitellaan seuraavasti: valtiotyönantajat (valtion virastot, laitokset ja liikelaitokset), kunta- ja kuntayhtymätyönantajat (kuntien ja kuntayhtymien peruskoulut ja lukiot),
Valtiokonttori Ohje 9 (53) yksityiset työnantajat (perus- ja lukio-opetusta antavat yksityiset koulut, ammatilliset oppilaitokset, kansanopistot, liikunnan koulutuskeskukset, opintokeskukset, kansalaisopistot, musiikkioppilaitokset, yliopistot 1.1.2010 alkaen) erityissäännösten mukaan VaEL:iin kuuluvat virastot ja laitokset (esim. Saamelaiskäräjät, Itämeren merellisen ympäristön suojelukomissio, Pohjoismaiset instituutit). Valtion eläkelain piiriin kuuluvat 1.1.2005 alkaen kaikki 18-68 -vuotiaat VaEL:n piirissä olevat työntekijät palveluksen kestosta riippumatta. Eläkkeeseen oikeuttavat ne työansiot, jotka on ansaittu 18 vuoden iän täyttämistä seuraavan kalenterikuukauden alusta 68 vuoden iän täyttämiskuukauden loppuun mennessä. 1.3 Yleistä peruskoulujen ja lukioiden palveluksista Peruskoulun ja lukion viranhaltijan ja tuntiopettajan eläketurvassa tapahtui olennaisia muutoksia 1.1.1999 koulutuksen kokonaisuudistuksen yhteydessä. Uudistuksen yhteydessä annettiin seuraavat uudet lait: Perusopetuslaki (628/1998) Lukiolaki (629/1998) Laki ammatillisesta koulutuksesta (630/1998) Laki ammatillisesta aikuiskoulutuksesta (631/1998) Laki vapaasta sivistystyöstä (632/1998) Laki taiteen perusopetuksesta (633/1998). Lakiuudistuksen yhteydessä kumottiin eri koulumuotoja koskevat lait 1.1.1999 lukien. Samalla kumottiin myös niiden sisältämät viittaussäännökset henkilöstöön sovellettavan eläketurvan osalta. Peruskoulun ja lukion viranhaltijalla ja tuntiopettajalla säilyy kuitenkin tietyin edellytyksin oikeus valtion varoista suoritettavaan vanhuus-, työkyvyttömyys-, osatyökyvyttömyys ja työttömyyseläkkeeseen kuten myös osa-aikaeläkkeeseen soveltuvin osin samojen säännösten mukaan kuin virka- ja työsuhteessa valtioon olevalla henkilöllä (laki eräistä opetusalan eläkejärjestelyistä 662/1998). Näitä palveluksia koskevat tiedot ilmoitetaan valtion palvelusrekisteriin (PSR).
Valtiokonttori Ohje 10 (53) Laki eräistä opetusalan eläkejärjestelyistä (662/1998) Kyseessä olevalla lailla säädetään peruskoulun ja lukion viranhaltijan ja tuntiopettajan eläkejärjestelyistä. Mikäli henkilö ei kuulu tämän lain nojalla VaEL:n piiriin, niin eläketurva määräytyy koulutuksen järjestäjän mukaisesti (kunnilla kyseessä on tällöin kunnallinen eläkelaki - KuEL). 1.4 VaEL:n piiriin kuuluvat palvelukset A. Henkilö on syntynyt ennen 1.1.1970 Palvelus on VaEL:n piirissä, mikäli tehtävistä yli 50 % on perusopetus- tai lukiolain mukaisia (katsotaan tehtävistä työtunneista). Jos perusopetus- tai lukiolain mukaista opetusta on tasan 50 % työtunneista, palvelus vakuutetaan KuEL:n mukaisesti. Yllä mainittu ohjeistus koskee myös esiopetusta. Kun ennen 1.1.1970 syntynyt lastentarhanopettaja antaa esiopetusta yli 50% työtunneistaan hän kuuluu VaEL:n piiriin. Palvelustietoja ilmoitettaessa työnantajatunnuksena käytetään peruskoulun tunnusta. B. Henkilö on syntynyt 1.1.1970 tai sen jälkeen Ennen 1.1.1999 alkanut VaEL:n piiriin kuulunut palvelus säilyy VaEL:n piirissä niin kauan kuin ko. määräys tai sopimus jatkuu. Uusi palvelus (uusi sopimus tai määräys) kuuluu KuEL:n piiriin. KuEL:n piiriin kuuluva palvelus voi alkaa välittömästi seuraavasta päivästä. Virkavapaudet eivät vaikuta asiaan. Uusi palvelus voi olla myös rinnakkainen, jolloin henkilö voi kuulua samanaikaisesti sekä VaEL:in että KuEL:in piiriin. 1.4.1 Peruskoulujen ja lukioiden opettajien palvelusten rekisteröinti Palvelukset rekisteröidään aina kuntatyönantajittain. Kunnan peruskoulun (opetus joko alatai yläasteella tai molemmissa) palvelus rekisteröidään omana palveluksenaan ja lukion omana palveluksenaan ottaen kuitenkin huomioon vuoden 1999 alusta lukien valtion eläkelakeihin voimaan tulleiden muutosten vaikutukset. Näin silloinkin, kun opetus tapahtuu saman kunnan useammassa ala- tai yläasteessa tai lukiossa. Koska edellä kerrotut rekisteröintiperiaatteet ovat ainoastaan pääsääntöjä, seuraavassa kuvataan esimerkein palvelusten rekisteröinti PSR:iin:
Valtiokonttori Ohje 11 (53) 1. Lukion ja peruskoulun viranhaltijan palvelukset Virka peruskoulussa Virka lukiossa yksi PSR-palvelus peruskoulun työnantajatunnuksella yksi PSR-palvelus lukion työnantajatunnuksella Esimerkki yhden palvelus on voimassa myös silloin, kun tunteja on yli opetusvelvollisuuden toisessa koulumuodossa. 2. Peruskoulun ja lukion yhteisen viranhaltijan palvelus yksi PSR-palvelus peruskoulun työnantajatunnuksella mm. ammattikoodit: 39443 = peruskoulun ja lukion yhteinen lehtori 69104 = yläasteen ja lukion yhteinen aineenopettaja 69105 = yläasteen ja lukion yhteinen lehtori Myös yli opetusvelvollisuuden menevät tunnit ilmoitetaan pääpalvelukseen. 3. Lukion ja peruskoulun yhteisen viranhaltijan palvelus yksi PSR-palvelus lukion työnantajatunnuksella mm. ammattikoodit: 28417 = lukion ja peruskoulun yhteinen lehtori 28419 = lukion ja peruskoulun yhteinen nuorempi lehtori 28420 = lukion ja peruskoulun yhteinen vanhempi lehtori 4. Päätoimisen tuntiopettajan palvelukset Päätoimisella tuntiopettajalla tunteja sekä peruskoulussa että lukiossa kaksi PSR-palvelusta kahdella eri työnantajatunnuksella (peruskoulu ja lukio) Ammattikoodi: 56400 = tuntiopettaja 56401 = tuntiopettaja (päätoiminen)
Valtiokonttori Ohje 12 (53) 5. Sivutoimisen tuntiopettajan palvelukset A. Sivutoimisella tuntiopettajalla tunteja sekä peruskoulussa että lukiossa kaksi PSR-palvelusta kahdella eri työnantajatunnuksella (peruskoulu ja lukio) Ammattikoodi: 56402 = tuntiopettaja (sivutoiminen) 1.1.1998 lukien B. Sivutoimisen tuntiopettajan rinnakkaiset viranhoitomääräykset Ennen 1.1.1970 syntyneen henkilön samanaikaiset sivutoimiset viranhoitomääräykset voidaan ilmoittaa PSR:iin yhtenä palveluksena. Tätä ei saa soveltaa 1.1.1970 tai sen jälkeen syntyneisiin. 6. Opettajan virkaan tai virkasuhteeseen liittyvien lisätehtävien rekisteröinti PSR:iin Jos opettajalle maksetaan lisäpalkkio oman tehtävän ohella tehdystä työstä (ei omaa määräystä/sopimusta), lisäpalkkio liitetään opettajan oman viran tai virkasuhteen mukaiseen PSR-palvelukseen edellyttäen, että tehtävä on perusopetus- tai lukiolain mukainen (esim. omien tuntien aikana valvotut toisen luokan tunnit). Edellä mainittu PSR-palvelus rekisteröidään opettajan oman viran mukaisella työnantajatunnuksella, vaikka tehtävä olisikin suoritettu toisessa koulumuodossa. Jos opettaja toimii oman toimensa ohessa työsuojeluvaltuutettuna tai luottamusmiehenä, tästä tehtävästä saatavat palkkiot lisätään hänen oman virkansa ansioihin. Jos opettaja on virkavapaalla omasta toimestaan hoitaessaan työsuojeluvaltuutetun tai luottamusmiehen tehtävää, tehtävä ilmoitetaan palvelusrekisteriin omana erillisenä palveluksenaan. Työsuojeluvaltuutetun tai luottamusmiehen palvelus vakuutetaan tällöin sen eläkelain mukaisesti, jonka mukaan opettajan toimikin on vakuutettu. Jos opettaja toimii työsuojeluvaltuutettuna tai luottamusmiehenä ilman virkavapautta kokonaan opetusvelvollisuudesta vapautettuna, työsuojeluvaltuutettuna tai luottamusmiehenä ansaitut ansiot ilmoitetaan opettajan oman voimassa olevan viran ansioiksi.
Valtiokonttori Ohje 13 (53) 1.4.2 Valtion oppikoulusta tai yksityisoppikoulusta peruskouluun tai lukioon siirtyneiden toimihenkilöiden palvelukset Kun kunta siirtyi peruskoulujärjestelmään, valtion oppikoulun palveluksesta siirtyneet toimihenkilöt ja yksityisoppikoulusta siirtyneet ns. välttämättömät käyttöhenkilöt säilyttivät VEL-oikeutensa siirtymälakien (10/72 ja 13/72) ja peruskoululain (102 ) sekä lukiolain (66 ) nojalla. Myös ne ns. välttämättömät käyttöhenkilöt, jotka ovat aloittaneet palveluksensa kunnan lukiossa peruskoulujärjestelmään siirtymisen jälkeen mutta ennen 1.8.1985, kuuluvat VaEL:n piiriin. VaEL-oikeutensa säilyttäneiden henkilöiden palvelukset rekisteröidään valtion palvelusrekisteriin oli sitten kyseessä virka- tai työsuhde. 1.4.3 Koulunkäyntiavustaja Koulunkäyntiavustajat vakuutetaan KuEL:in mukaisesti. Jos ennen 1.1.1970 syntynyt koulunkäyntiavustaja toimii opettajan sijaisena, tämä sijaisuus vakuutetaan VaEL:in mukaisesti.
Valtiokonttori Ohje 14 (53) 2 PALVELUKSELLE ILMOITETTAVAT TIEDOT 2.1 Palveluksen/palvelusjakson tunnistuminen Palvelus tunnistuu PSR:ssä: henkilötunnuksella palveluksen alkamispäivällä yksilöintitunnuksella, joka muodostuu työnantajatunnuksesta ja yksilöintikirjaimesta. Kaikki nämä tunnistetiedot on pidettävä samoina, kunnes palvelus tai palvelusjakso jostakin syystä päätetään. Tällöin palvelus tunnistuu myös seuraavissa päivitysajoissa. Henkilöllä saattaa palkkajärjestelmässä olla yksi yhtäjaksoinen palvelus, mutta PSR:ssä palvelus näkyy useana erillisenä päivästä päivään jatkuvana palvelusjaksona. Tämä johtuu siitä, että palvelukseen on tehty katkoksia tässä ohjeessa mainituista syistä. 2.2 Palveluksen yhdenjaksoisuus ja rinnakkaiset palvelukset Vuoden 1998 alusta lukien työnantaja ilmoittaa palvelukset PSR:iin kunkin määräyksen tai sopimuksen mukaisesti riippumatta siitä, että PSR:iin saattaa rekisteröityä samalta työnantajalta useita rinnakkaisia palveluksia. Poikkeuksena em. sääntöön ovat kuitenkin sivutoimiset tuntiopettajat (ks. luku 1.4.1 kohta 5) Myös palvelukset, joissa henkilö on virkavapaana omasta virastaan ja hoitaa toista virkaa samassa koulumuodossa, rekisteröidään erikseen. Tällöin keskeytyneenä olevan palveluksen virkavapauden syyksi rekisteröidään toisen viran tai tehtävän hoito (syykoodi 75). PSR:ssä saman työnantajan rinnakkaiset palvelukset erotetaan toisistaan yksilöintikirjaimella. 2.3 Henkilötiedot Henkilötietoja ovat henkilötunnus sekä suku- ja etunimitiedot. PSR:ssä suku- ja etunimitiedot ovat Väestörekisterikeskuksen ylläpitämän rekisterin mukaisia.
Valtiokonttori Ohje 15 (53) 2.3.1 Henkilötunnus Henkilötunnuksen on oltava Väestörekisterikeskuksen ylläpitämän väestötietojärjestelmän mukainen tunnus. Jos henkilötunnus on virheellinen, tiedot eivät päivity PSR:iin. Virheellinen henkilötunnus on selvitettävä ja korjattava palkkajärjestelmään. Ulkomaalaisten henkilöiden tulee hankkia suomalainen henkilötunnus, jotta palvelustiedot voidaan rekisteröidä. Saadakseen suomalaisen henkilötunnuksen ulkomaalaisen henkilön on itse ilmoittauduttava asuinpaikkansa maistraattiin rekisteröintiä varten. Tilapäisesti Suomessa oleskeleva ulkomaalainen voi jättää rekisteröinti-ilmoituksen myös verotoimistoon, Maahanmuuttovirastoon tai Kelan toimistoon. 2.3.2 Sukunimi Jos palkkajärjestelmässä on erilainen sukunimi kuin PSR:ssä, kaikki palvelustiedot hylkäytyvät eivätkä päivity PSR:ään. Sukunimissä sallitaan vain isot kirjaimet, väliviiva ja tyhjä merkki. Kiellettyjä ovat esim. aksentti, heittomerkki, saksalainen u ym. erikoismerkit. 2.3.3 Etunimet Palvelustiedot hylkäytyvät, jos mikään henkilön etunimistä ei täsmää PSR:ssä olevien etunimien kanssa. Etunimissä sallitaan vain isot kirjaimet, väliviiva ja tyhjä merkki. Kiellettyjä ovat esim. aksentti, heittomerkki, saksalainen u ym. erikoismerkit. 2.4 Yksilöintitunnus Yksilöintitunnus muodostuu 6-numeroisesta työnantajatunnuksesta (TA-tunnus) ja yksilöintikirjaimesta (Y-kirjain). 2.4.1 Työnantajatunnus (TA-tunnus) Työnantajatunnus on Valtiokonttorin Vakuuttamispalveluiden ylläpitämän työnantajarekisterin käyttämä tunnus kuntatyönantajista. Työnantajatunnus on: kunnan peruskouluissa 888 + kuntakoodi kunnan lukioissa 889 + kuntakoodi Kuntayhtymän peruskoulujen ja lukioiden tunnukset Valtiokonttori ilmoittaa aina erikseen, kun oppilaitos saa opetusministeriöltä opetuksen järjestämisluvan.
Valtiokonttori Ohje 16 (53) 2.4.2 Yksilöintikirjain Yksilöintikirjain on aina iso kirjain, ei kuitenkaan Ä, Ö eikä Å. Yksilöintikirjain erottaa henkilön rinnakkaiset palvelukset samalla työnantajalla. Henkilöllä ei saa olla samanaikaisesti voimassa (osittain tai kokonaan päällekkäin) kahta tai useampaa palvelusta, joilla on sama työnantajatunnus ja yksilöintikirjain. Sääntöä on tiukennettu (aikaisemmin myös sama alkupäivä edellytyksenä), koska teknisten katkaisujen vuoksi jatkuvien palvelusten alkuperäiset alkupäivät muuttuvat PSR:issä. Silloin palvelusten katkaisun ja uudelleen avauksen jälkeen alun perin eri päivinä alkaneilla palveluksilla saattaakin olla sama alkupäivä, ta-tunnus ja yksilöintikirjain. 31.12.2004 kaikille jatkuville palveluksille tehtiin tekninen katkaisu päättymissyykoodilla 04. Uusi palvelusjakso avattiin alkupäivällä 1.1.2005. PSR:iin ilmoitettavan palveluksen alkupäivä voi siis olla 1.1.2005 tai sitä myöhempi päivä. 2.5 Palveluksen alkamispäivä Palveluksen alkamispäivä on kunkin määräyksen tai sopimuksen alkamispäivä (ks. kuitenkin sivutoimiset tuntiopettajat luku 1.4.1 esim. 5). 2.5.1 Palvelus alle 18-vuotiaana Jos palvelus alkaa alle 18-vuotiaana, palveluksen alkamispäiväksi ilmoitetaan 18-vuotispäivää seuraavan kalenterikuukauden ensimmäinen päivä. Palvelus alle 18- vuotiaana ei oikeuta eläkkeeseen eikä siitä makseta eläkemaksuja. Ohjeita takautuvasti maksetuista ansioista: Henkilölle maksetaan takautuvaa palkkaa 18-vuotispäiväkuukauden jälkeen palveluksesta, joka on päättynyt ennen 18-vuotispäivää seuraavan kuukauden ensimmäistä päivää. Tällöin ansio ei ole eläkkeen perusteeksi luettavaa palkkaa eikä sitä ilmoiteta PSR:iin eikä siitä makseta eläkemaksuja. Henkilön palvelus alkaa ennen 18-vuotissyntymäpäivää ja jatkuu edelleen 18- vuotispäiväkuukauden jälkeen. Henkilölle maksetaan takautuvaa palkkaa sen kuukauden jälkeen, kun hän on täyttänyt 18 vuotta. Tällöin takautuvat palkat, jotka kohdistuvat aikaan ennen 18 vuoden täyttämistä kuuluvat VaEL:in piiriin maksuperiaatteen mukaan.
Valtiokonttori Ohje 17 (53) 2.5.2 Palvelus yli 68-vuotiaana Eläkkeeseen oikeuttavat ne työansiot, jotka on ansaittu 68 vuoden iän täyttämiskuukauden loppuun mennessä. Tämän jälkeen palvelustietoja ei ilmoiteta PSR:iin eikä ansioista myöskään makseta eläkemaksuja. Jos henkilölle maksetaan takautuvaa palkkaa sen kuukauden jälkeen, jolloin hän on täyttänyt 68 vuotta ja ansio kohdistuu palvelukseen, joka on päättynyt viimeistään sen kuukauden viimeisenä päivänä, jolloin henkilö on täyttänyt 68 vuotta, ansio ilmoitetaan kyseiseen palvelukseen ja siitä maksetaan eläkemaksut. 2.6 Palkkajärjestelmä Jokaisella ilmoittajaryhmällä on PSR:ssä kaksinumeroinen palkkajärjestelmäkoodi, joka ilmoittaa, mitä palkkajärjestelmää kyseinen ilmoittaja käyttää. Kuntatyönantajien palkkajärjestelmät ovat: 31 = ABILITA 32 = INTIME E/PERSONEC R 33 = LIKSA 34 = PALLAS/FORTIME/PERSONEC F.K. 35 = PEGASOS 36 = PRIMA 37 = STATUS 38 = POPULUS 39 = SONET 2.7 Rekisteröinnin peruste 40 Rekisteröinnin peruste kertoo mm. minkä eläkelaissa olevan säännön perusteella eläke määräytyy. Kuntatyönantajien rekisteröinnin perusteena on 'kunnan koululaitoksen palvelus' = 40. 2.7.1 Poikkeus: vajaakuntoisen työntekijän rekisteröinnin peruste 18 Yleisimmän rekisteröinnin perusteen 40 lisäksi ainoa sallittu rekisteröinnin peruste ilmoitettaessa palvelustietoja Valtiokonttorille on 18 = URA-järjestelmä. 18 on rekisteröinnin peruste vajaakuntoiselle työntekijälle. Tarkemmat ohjeet löytyvät aihetta käsittelevästä tiedotteesta osoitteessa www.valtiokonttori.fi/vakuutus/psrnet (polku: www.valtiokonttori.fi - Etusivu - Kaiku-palvelut työnantajille, laitoksille ja virastoille Palvelussuhdeasiat Valtion palvelusrekisteri PSR -PSRnet)
Valtiokonttori Ohje 18 (53) 2.8 Palvelusten päättäminen päättymispäivä ja päättymissyy 2.8.1 Miten palveluksen päättyminen ilmoitetaan Kun palvelus päättyy, sille ilmoitetaan päättymispäivä ja päättymissyy. Palvelusten päättymissyykoodeja ovat: 01 = eronnut/työ päättynyt, siirtynyt vanhuuseläkkeelle, siirtynyt työkyvyttömyys-, osatyökyvyttömyys- tai osatapaturmaeläkkeelle Jos henkilö saa kuntoutustukea (siirtyy entiselle määräaikaiselle työkyvyttömyyseläkkeelle), palvelusta ei päätetä vaan ko. aika ilmoitetaan palveluksen keskeytyksenä koodilla 73. 04 = tekninen katkos, palveluksen on aina jatkuttava seuraavasta päivästä * 12 = siirtynyt osa-aikaeläkkeelle Valtiokonttori ohjeistaa tapauskohtaisesti tarvittavista palvelusten katkaisuista ja lakkautettavista/uusista työnantajatunnuksista työnantajaorganisaatioiden muutostilanteissa. 2.8.2 Miten palvelukset katkaistaan tietyissä erityistilanteissa Palvelus katkaistaan PSR:iin, kun palvelus päättyy. Sen lisäksi on tilanteita, joissa jatkuva palvelus päätetään PSR:iin ohjeissa määritellyllä päättymissyykoodilla ja avataan uutena palveluksena seuraavasta päivästä alkaen. Eritellyt aikajaksot vaikuttavat mm. eläkkeen määräytymiseen tai katkot joudutaan tekemään teknisistä syistä. Palveluksille ei tehty teknistä katkaisua VaEL:n tullessa voimaan 1.1.2007. 2.8.2.1 Työntekijä täyttää 68 vuotta Eläkkeeseen oikeuttavat ne työansiot, jotka on ansaittu 68 vuoden iän täyttämiskuukauden loppuun mennessä. Palvelus päätetään päättymissyyllä 01 viimeistään sen kalenterikuukauden viimeiseen päivään, jolloin henkilö täyttää 68 vuotta. Myöskään eläkemaksuja ei makseta sen jälkeen. Jos henkilölle maksetaan takautuvaa palkkaa sen kuukauden jälkeen, jolloin hän on täyttänyt 68 vuotta ja ansio kohdistuu palvelukseen, joka on päättynyt viimeistään sen kuukauden viimeisenä päivänä, jolloin henkilö on täyttänyt 68 vuotta, ansio ilmoitetaan kyseiseen palvelukseen ja siitä maksetaan eläkemaksut.
Valtiokonttori Ohje 19 (53) 2.8.2.2 Työntekijä täyttää 53 vuotta Kun työntekijä täyttää 53 vuotta, työntekijän eläkemaksuprosentti muuttuu täyttämistä seuraavan kuukauden alusta. Tästä syystä palvelus katkaistaan päättymissyyllä 04 täyttämiskuukauden viimeiseen päivään ja avataan uusi palvelusjakso heti seuraavasta päivästä alkaen 2.8.2.3 Työntekijä siirtyy osa-aikaeläkkeelle Kun henkilö siirtyy osa-aikaeläkkeelle, palvelus katkaistaan eläkkeen alkamista edeltävään päivään päättymissyyllä 12 (= osa-aikaeläkkeelle siirtyminen). Uusi palvelusjakso avataan seuraavasta päivästä alkaen (= eläkkeen alkamispäivä). Jos henkilö palaa osa-aikaeläkkeeltä kokoaikaiseen palvelukseen, osa-aikainen palvelus päätetään päättymissyyllä 01 ja kokoaikainen palvelus avataan seuraavasta päivästä lukien uudella alkamispäivällä. 2.8.2.4 Työntekijä siirtyy osatyökyvyttömyys- tai osatapaturmaeläkkeelle Kun henkilö siirtyy osatyökyvyttömyyseläkkeelle ja jatkaa edelleen työntekoa samalla työnantajalla osa-aikaisena, palvelus katkaistaan eläkkeen alkamista edeltävään päivään päättymissyyllä 01. Uusi palvelusjakso avataan seuraavasta päivästä alkaen (= eläkkeen alkamispäivä). Jos henkilön osatyökyvyttömyyseläke lakkaa, osatyökyvyttömyyden aikainen palvelus päätetään päättymissyyllä 01. Uusi palvelus avataan seuraavasta päivästä alkaen uudella alkamispäivällä. Osatapaturmaeläke myönnetään tapaturmavakuutuslain nojalla ja sen syynä on työtapaturma. Osatapaturmaeläketapauksissa noudatetaan samaa yllä mainittua palvelusten rekisteröintiohjetta kuin osatyökyvyttömyyseläketapauksissa. 2.8.2.5 Työnantaja muuttuu lomakeilmoittajasta tai PSRnetin kautta tietonsa ilmottavasta tiedostoilmoittajaksi Kun työnantaja muuttuu lomakeilmoittajasta tai PSRnetin kautta tietonsa ilmoittavasta palvelustietonsa tiedostomuodossa ilmoittavaksi, lomakkeilla tai PSRnetin kautta ilmoitetut jatkuvat palvelukset katkaistaan päättymissyyllä 04. Palkkajärjestelmään avataan uudet palvelusjaksot seuraavasta päivästä alkaen. Tiedostomuotoiseen ilmoitusliikenteeseen siirtymisestä tulee hyvissä ajoin sopia Valtiokonttorin kanssa. Ilmoitustavan muutos on mielellään ajoitettava vuodenvaihteeseen.
Valtiokonttori Ohje 20 (53) 2.8.2.6 Palvelustietonsa tiedostona ilmoittava työnantaja vaihtaa palkkajärjestelmää Kun tiedostoilmoittaja vaihtaa palkkajärjestelmää, jatkuvat palvelukset päätetään vanhassa järjestelmässä päättymissyyllä 04 ja avataan uuteen palkkajärjestelmään seuraavasta päivästä alkaen. Jatkossa ansiot ja muut palvelustiedot kohdistetaan uusimpaan palvelusjaksoon uudella alkamispäivällä. Poikkeuksena on tilanne, jossa joulukuisen palveluksen ansio maksetaan takautuvasti uudesta järjestelmästä, esimerkki: Palkkajärjestelmä vaihtuu 1.1.2012 alkaen.palvelus on alkanut 12.12.2011 ja päättynyt 23.12.2011. Ansioita ei ole maksettu vanhasta järjestelmästä vaan ne maksetaan takautuvasti uudesta järjestelmästä seuraavan vuoden tammikuussa.tällöin palvelusjaksoa ei avata vanhaan palkkajärjestelmään lainkaan vaan se avataan uuteen järjestelmään yllä mainitulla todellisella palvelusajalla sekä silloin voimassa olleella työnantajatunnuksella. Jos vaihto tapahtuu kesken kalenterivuotta, henkilön palvelukset rekisteröidään PSR:iin samalta vuodelta kahdesta eri palkkajärjestelmästä kahtena palvelusjaksona (eri alkamispäivät). Kyseisen vuoden ansiot jaetaan molempiin palvelusjaksoihin. Kesken vuotta palkkajärjestelmää vaihtaneet työnantajat toimittavat alkuvuotta koskevat palvelustiedot vaihdon jälkeen Tieto Oyj:lle eräajoa varten. Loppuvuoden PSR-aineisto toimitetaan Tieto Oyj:lle normaalin aikataulun mukaisesti seuraavan vuoden tammikuun loppuun mennessä. Palkkajärjestelmän vaihdosta on aina etukäteen ilmoitettava Valtiokonttoriin. Suositeltavaa olisi ajoittaa vaihto vuodenvaihteeseen. 2.8.2.7 Kuntaliitos Kuntajakolain 1196/1997 mukaan kuntien yhdistäminen voidaan toteuttaa joko lakkauttamalla yhdistyvät kunnat ja perustamalla uusi kunta tai liittämällä kunta toiseen. Yhdistymistapa ratkaisee, miten palvelusten päättämisten kanssa toimitaan. Yhdistyvät kunnat lakkautetaan ja perustetaan uusi kunta Pääsääntönä on, että lakkautettavien kuntien VaEL-palvelukset päätetään PSR:iin vuoden viimeiseen päivään päättymissyyllä 04, jos palvelus jatkuu välittömästi 1.1. lukien. Muussa tapauksessa päättymissyy on 01 (= eronnut, työ päättynyt). Uusi perustettava kunta saa uuden työnantajatunnuksen (Valtiokonttori tiedottaa), jolla palvelukset avataan 1.1. lukien.
Valtiokonttori Ohje 21 (53) Kunta liitetään toiseen kuntaan Pääsääntönä on, että liitettävän kunnan VaEL-palvelukset päätetään PSR:iin vuoden viimeiseen päivään päättymissyyllä 04, jos palvelus jatkuu välittömästi 1.1. lukien. Muussa tapauksessa päättymissyy on 01 (= eronnut, työ päättynyt). Sen kunnan, johon toinen kunta/useat kunnat liitetään, palveluksia ei tarvitse pääsääntöisesti katkaista, ellei myös käytettävä palkkajärjestelmä vaihdu liitoksen yhteydessä. Liitetyn kunnan työnantajatunnus/tunnukset lakkautetaan ja uudeksi tunnukseksi/tunnuksiksi tulee 1.1. alkaen sen kunnan tunnus/tunnukset, johon kunta liitetään. Valtiokonttori ohjeistaa erikseen kuntaliitoksen osapuolia palvelusten katkaisusta sekä käytettävistä työnantajatunnuksista kuntaliitostilanteessa. 2.8.2.8 Muu tekninen katkaisu Valtiokonttori tai sen suostumuksesta muu taho voi joutua tekemään palvelusten teknisiä katkaisuja (päättymissyykoodi 04) myös muusta syystä joko kaikkiin tai osaan PSR:ssä olevista palveluksista. Vastaavat uudet palvelukset avataan seuraavasta päivästä. Tällainen tekninen katkaisu on tehty kaikille PSR:ssä voimassa oleville palveluksille esimerkiksi 31.12.2004 eläkelain uudistuksen yhteydessä. 2.8.2.9 Palveluksen päättymispäivä, kun henkilölle on myönnetty toistaiseksi (pysyvä) täysi työkyvyttömyyseläke Kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 34 :n 4 kohdan mukaan, kun virkamiehelle on virkasuhteen perusteella myönnetty täysi työkyvyttömyyseläke toistaiseksi, virkasuhde lakkaa ilman irtisanomista tai muuta virkasuhteen päättymistä tarkoittavaa toimenpidettä sen kalenterikuukauden päättyessä, jonka aikana virkamiehen oikeus sairausajan palkan saamiseen on päättynyt tai, jos kunta on saanut työkyvyttömyyseläkepäätöksestä tiedon myöhemmin, tiedoksisaantikuukauden päättyessä. (11.4.2003/304) Palvelusrekisteriin palveluksen päättymispäiväksi ilmoitetaan sen kalenterikuukauden viimeinen päivä, jonka aikana oikeus sairausajan palkkaan päättyy. Jos työnantaja kuitenkin saa tiedon jälkikäteen, päättymispäiväksi ilmoitetaan sen kuukauden viimeinen päivä, jonka aikana työnantaja saa tiedon eläkepäätöksestä.
Valtiokonttori Ohje 22 (53) 2.8.2.10 Henkilö siirtyy tekemään osa-aikatyötä Palveluksen muuttuminen osa-aikaiseksi tai osa-aikaisuuden jälkeen jälleen kokoaikaiseksi ei palvelusrekisterin näkökulmasta vaadi uutta sopimusta tai palveluksen katkaisua. Mikäli palvelukseen halutaan tällöin jostakin syystä tehdä katkos, se tehdään päättymissyykoodilla 04. 2.8.3 Miten ansiot kohdistetaan palvelusjaksoihin palvelusten katkaisua vaativissa tilanteissa Mikäli palvelus jostakin syystä katkaistaan ja avataan uudelleen seuraavasta päivästä alkaen keskellä vuotta, kyseisen vuoden ansiot jaetaan molempiin palvelusjaksoihin. Jatkossa ansiot ja muut palvelustiedot kohdistetaan uusimpaan palvelusjaksoon. Takautuvasti maksettujen ansioiden kohdistamisesta ohjeistetaan luvussa 2.11.3. 2.9 Ammattikoodi Ammattikoodi ilmoitetaan viisinumeroisena kunnallisen henkilörekisterin antaman virka- ja tehtävänimikkeiden numerotunnusluettelon mukaisena. Liitteessä 4 on PSR:ssä käytössä oleva virka- ja ammattinimikekoodisto kuntatyönantajia varten. Uusia koodeja voi tilata täyttämällä osoitteesta www.valtiokonttori.fi löytyvän nimiketilauslomakkeen (polku: Lomakkeet - Hallinnon ohjauksen lomakkeet Nimiketilauslomake) ja painamalla LÄHETÄ-painiketta. Lomake menee automaattisesti Valtiokonttorin Hallinnon ohjaus -toimialan Henkilöstötietoryhmälle, joka avaa koodin ja ilmoittaa sen tilaajalle sähköpostitse. Huom! 7-, 8- tai 9- alkuisia koodeja ei enää saa käyttää. 2.10 PSR:n lajittelutiedot 2.10.1 Työnantajan lajittelutieto 59 Työnantajan lajittelutiedolla (tieto 59) työnantaja voi määritellä Valtiokonttorista tulevat tulosteet haluamaansa tulostusjärjestykseen. Tiedon pituus on enintään kymmenen merkkiä (aakkosia tai numeroita tai molempia sisältävä tieto). Sen käytöstä on aina sovittava Valtiokonttorin kanssa. Lajittelutiedossa ei saa olla tyhjiä välejä keskellä tietoa. 2.10.2 Lajittelutieto 16 Lajittelutieto (tieto 16) on lähinnä lomakeilmoittajien käytössä. Sen käytöstä on aina sovittava Valtiokonttorin kanssa.
Valtiokonttori Ohje 23 (53) 2.11 Ansiotiedot 2.11.1 Ansiovuosi Ansiovuodeksi ilmoitetaan maksuperiaatteen mukaan se kalenterivuosi, jona ansio on maksettu (yleensä sama kuin se kalenterivuosi, jolta tiedot siirretään PSR:iin). 2.11.2 Vuosiansio Ansiotietona ilmoitetaan palveluksen perusteella maksettu veron- tai ennakonpidätyksenalainen kokonaisansio. Ansio ilmoitetaan pääsääntöisesti siihen palvelukseen/palvelusjaksoon, johon se määräyksen tai sopimuksen perusteella kohdistuu. Jos kyseessä on takautuva maksu, katso kohta 2.11.3. Ansioon ei lasketa mukaan irtisanomisajan palkkaa vastaavaa korvausta tai muuta vastaavaa etuutta ('kultainen kädenpuristus'). Palkaneristä, joita ei lasketa mukaan PSR:iin rekisteröitävään ansioon, ei myöskään peritä eläkemaksua (eläkemaksujen perusteena olevasta palkasta tarkemmin ks. luku 4). 2.11.3 Takautuvat maksut 2.11.3.1 Takautuva maksu kokonaan päättyneeseen palvelukseen Jos päättyneen palveluksen ansio maksetaan päättymisvuoden jälkeen, palveluksen kestoksi ilmoitetaan pääsääntöisesti sen todellinen kesto ja ansiovuodeksi se kalenterivuosi, jolloin palkka maksetaan. Jos palvelukselle maksetaan ansio yli kolme vuotta palveluksen päättymisen jälkeen, ansio on ilmoitettava Valtiokonttorille erikseen (tietoa ei voi siirtää eräajossa). 2.11.3.2 Takautuva maksu, kun palvelus on katkaistu jostakin syystä teknisesti Jos palvelukselle on tehty jostakin syystä katkos (syynä esim. 53-vuotiskatkos, palkkajärjestelmämuutos, osatyökyvyttömyyseläkkeelle jäänti) ja on avattu uusi palvelusjakso seuraavasta päivästä alkaen, takautuvat maksut kohdistetaan maksuajankohtana voimassa olevaan jaksoon. 2.11.3.3 Takautuva maksu työnantajatunnuksen vaihtuessa Työnantajatunnuksella ei voi ilmoittaa tietoja, joissa palveluksen alkupäivä on ennen työnantajatunnuksen perustamispäivää ja/tai loppupäivä on myöhäisempi kuin työnantajatunnuksen päättymispäivä.
Valtiokonttori Ohje 24 (53) Palvelus on päättynyt ja sille maksetaan takautuvia ansioita Jos kuntatyönantaja maksaa takautuvia maksuja päättyneelle palvelukselle, joka on ilmoitettu vanhalla työnantajatunnuksella, työnantaja ilmoittaa palvelustiedot lakanneella työnantajatunnuksella voimassa olleeseen viimeiseen palvelusjaksoon. Palveluksen kaikki tunnistetiedot on oltava samat kuin PSR:iin aikaisemmin ilmoitetussa palvelusjaksossa. Palvelus jatkuu ja sille maksetaan takautuvia ansioita Palvelus vanhalla työnantajatunnuksella päättyy tekniseen katkaisuun (päättymissyykoodi 04) ja se jatkuu välittömästi seuraavasta päivästä uudella työnantajatunnuksella. Tällaisessa tapauksessa vanhaan lakanneeseen/yhdistyneeseen kuntaan kohdistuvat takautuvat maksut sisällytetään uudella työnantajatunnuksella avatun palvelusjakson ansioihin. 2.11.3.4 Takautuva maksu, kun henkilö täyttää 18 tai 68 vuotta Takautuva maksu tilanteessa, kun henkilö täyttää 18 tai 68 vuotta käsitellään kohdissa 2.5.1 ja 2.5.2. 2.11.4 Eläkkeelle jäävän henkilön palveluksen päättymisen ja ansioiden ilmoittaminen Työnantajan on aina ilmoitettava palvelusrekisteriin eläkkeelle jäävän henkilön palveluksen päättymispäivä päättymissyineen sekä myös sen vuoden ansio, jona henkilö jää eläkkeelle. Tietoja joudutaan tarvittaessa kysymään työnantajalta jo eläkekäsittelyn yhteydessä ennen kuin ne ilmoitetaan normaalin palvelustietojen ilmoittamiskäytännön mukaisesti palvelusrekisteriin. Erillinen kysely ei kuitenkaan poista työnantajan ilmoittamisvelvoitetta. 2.11.5 Ansionmenetys 2.12 Eläkemaksutieto Sairaudesta, kuntoutuksesta, lakosta ja lomautuksesta johtuvia ansionmenetyksiä ei ole tarvinnut ilmoittaa Valtiokonttorille 1.1.2005 alkaen. Ansionmenetystiedoksi laitettava tällöin 0. Mikäli tietoa ansionmenetyksistä tarvitaan esimerkiksi eläkepalkan harkinnanvaraisessa tarkistamisessa ennen 1.1.2005, kysytään ne työnantajalta erikseen. Ansionmenetysvuosi on maksuperiaatteen mukaan se kalenterivuosi, jona ansiota on menetetty. Vuodesta 2003 alkaen palvelukselle on pitänyt ilmoittaa eläkemaksutieto, joka kertoo, onko ansiosta maksettu eläkemaksut. 1.1.2007 alkaen kaikista palvelusrekisteriin ilmoitettavista palveluksista on maksettava eläkemaksut, joten eläkemaksutietona käytetään aina koodia K.
Valtiokonttori Ohje 25 (53) 2.13 Palkattomat työnteon keskeytykset 2.13.1 Keskeytysaika Keskeytysajaksi ilmoitetaan palvelusta katkaisematon täysin palkaton aika, jolloin työnteko on keskeytynyt kokoaikaisesti. Mikäli keskeytysajalta maksetaan ansioita, keskeytystä ei ilmoiteta PSR:iin. Päivänkin keskeytykset rekisteröidään PSR:iin. Koska palvelukset ilmoitetaan kunkin määräyksen tai sopimuksen mukaisesti, sisäiset virkavapaudet rekisteröidään syykoodilla 75 (ks. kuitenkin sivutoimiset tuntiopettajat, luku 1.4.1 kohta 5). 2.13.2 Keskeytyksen syy Keskeytyksille ilmoitettavat syykoodit ovat seuraavat: 70 = kansanedustajan tehtävä tai valtioneuvoston jäsenyys, Suomen edustaja Euroopan parlamentissa tai julkinen tehtävä, josta ei ole lupa kieltäytyä 71 = toiminta kansainvälisessä järjestössä (esim. YK, ei kuitenkaan YKjoukoissa) tai yhteistyöelimessä, johon Suomi on virallisesti liittynyt tai kehitysyhteistyötehtävässä, jossa Suomi on mukana 72 = asevelvollisuus 73 = eläke/kuntoutustuki (nimi aikaisemmin määräaikainen työkyvyttömyyseläke) 74 = lakko, lomautus tai työsulku 75 = toisen viran, toimen tai tehtävän hoito samalla tai toisella työnantajalla, (julkinen tai yksityinen palvelu, joka on Suomen tai ulkomaisen eläketurvan piirissä), myös YK-joukot 76 = sairaus 77 = äitiys-, erityisäitiys- tai vanhempainvapaa (Sairausvakuutuslaki 21 ja 23 ) 78 = virasta pidättäminen 79 = muu syy: esim. vuorotteluvapaa, opiskelu (myös opintovapaa), yksityisasiat, siviilipalvelus, aseeton palvelus. Syykoodia 79 käytetään aina silloin, kun ei ole kyse nimenomaan syystä, joka ilmoitetaan syykoodilla 70-78 tai 81-83. 81 = kuntoutusrahakausi (Valtiokonttori ja Kansaneläkelaitos) tai aika, jolta maksetaan ansionmenetyskorvausta 82 = vanhempainvapaan jälkeen myönnetty hoitovapaa 83 = isyysvapaa.
Valtiokonttori Ohje 26 (53) 3 PALVELUSTIETOJEN ILMOITTAMISTAVAT - palvelustietojen ilmoittaminen tiedostomuodossa - PSRnet - palvelustieto- ja vuosi-ilmoituslomakkeet tai listaukset palkkajärjestelmästä Katso palvelustietojen ilmoittamiseen liittyen tärkeää huomioitavaa kohdassa 4. 3.1 Palvelustietojen ilmoittaminen tiedostomuodossa Tässä luvussa käsitellään tiedostomuotoisen ilmoitusliikenteen periaatteet, siirrettävät palvelukset, siirtoon liittyvät tulosteet ja sekä PSRnetin hyödyntäminen tiedostomuotoisessa ilmoitusliikenteessä. Valtiokonttori suosittelee palvelustietojen ilmoittamista tiedostomuodossa, kun ilmoitettavien VaEL-palvelusten lukumäärä on vuosittain yli 30. Siirrettävien tietojen tietuekuvaus löytyy erillisestä asiakirjasta osoitteesta www.valtiokonttori.fi/vakuutus/psrnet (polku: www.valtiokonttori.fi - Etusivu - Kaiku-palvelut työnantajille, laitoksille ja virastoille Palvelussuhdeasiat Valtion palvelusrekisteri PSR - PSRnet) sekä Kaikunetistä osoitteessa https://tunnistus.valtiokonttori.fi. Tiedostot toimitetaan aina 500-merkkisinä ja sisällön on oltava tietuekuvauksen mukainen. 3.1.1 Tiedoston tarkistaminen ennen sen lähettämistä On tärkeää, että tiedosto ja ilmoitettavat tiedot tarkistetaan ja havaitut virheet ja puutteet korjataan ennen tiedoston lähettämistä. Useissa palkkajärjestelmissä on mahdollista ennen PSR-tiedoston lähettämistä ajaa tarkastusraportti, johon mahdolliset virheet tulostuvat korjattaviksi. Lisäksi kannattaa ennen tiedoston muodostamista tarkistaa, että mahdolliset kääntökoodit ja parametritiedot on päivitetty palkkajärjestelmässä ajan tasalle. On syytä tarkistella myös 0-euroisia ansioita. Tiedostossa siirtyvälle 0-ansiolle täytyy löytyä selitys: keskeytystieto palvelukselle maksetaan ansio takautuvasti seuraavan vuoden puolella kyseessä on palvelus, josta ei makseta ansiota joka vuosi tiedostossa ei saa siirtyä 0-ansioisia palvelusjaksoja, jotka eivät kuulu VaEL:n piiriin
Valtiokonttori Ohje 27 (53) PSRnet on hyvä työväline, kun tarkastellaan esimerkiksi menneiden vuosien 0-ansioita, joissa epäillään olevan virheitä. 3.1.2 Palvelustietojen siirtoperiaatteet Tiedot siirretään PSR:iin yhdeltä täydeltä kalenterivuodelta kerrallaan. Tietojen siirto tehdään kerran vuodessa siten, että ilmoitettavan vuoden tiedot pitää lähettäätieto Oyj:lle seuraavan kalenterivuoden tammikuun 31. päivään mennessä. Toivottavaa on, että tiedostot toimitetaan linjasiirtona. 3.1.3 Ohjelmistotalo hoitaa tiedostojen toimitukset Asianomaista palkkajärjestelmää ylläpitävä ohjelmistotalo kerää tiedot ja sopii Valtiokonttorin ja Tieto Oyj:n kanssa tiedostojen toimituksesta. 3.1.4 Työnantaja lähettää tiedoston linjaliikenneohjelmistolla Osa työnantajista toimittaa palvelustiedot suoraan Tieto Oy:n linjaliikenneohjelmistoa käyttäen. Ennen tiedoston lähettämistä sen sisältö on syytä tarkistaa. 3.1.5 Työnantaja lähettää levykkeen tai CD-romin Poikkeuksellisesti työnantaja voi toimittaa tiedoston myös 3,5 tietolevykkeellä (mikron korppu) Tieto Oyj:lle. Levykkeen tulee olla formatoituna Dos-käyttöjärjestelmien formatointikomentojen avulla. Sen tulee olla tyyppiä 2HD (koko 1.44 Mb). Tietolevyliikenteessä käytetään lähettäjän levykkeitä. Levykkeitä ei palauteta tietojen päivityksen jälkeen. Levykkeet tuhotaan Tieto Oyj:ssä, kun aineistot on käsitelty. Levykkeelle tulee merkitä virastojen nimet ja vastaavat työnantajatunnukset, aineiston nimi ja tietueiden lukumäärä. Tiedot tulee merkitä myös erilliselle lähetteelle, johon tulee merkitä lisäksi lähettäjän osoitetiedot ja puhelinnumero.
Valtiokonttori Ohje 28 (53) Aineiston teknisen virheettömyyden varmistamiseksi on syytä kokeilla levykkeelle tallennetun tiedoston lukemista ennen levykkeen lähettämistä sekä tarkistaa tiedosto myös tietuemallin osalta, ks. erillinen tietuekuvaus osoitteessa www.valtiokonttori.fi/vakuutus/psrnet (polku: www.valtiokonttori.fi - Etusivu - Kaiku-palvelut työnantajille, laitoksille ja virastoille Palvelussuhdeasiat Valtion palvelusrekisteri PSR - PSRnet) sekä Kaikunetistä osoitteessa https://tunnistus.valtiokonttori.fi. Palvelustiedot sisältävän tiedoston voi lähettää myös CD-romille tallennettuna. Levykkeen tai CD-romin käytöstä on aina sovittava erikseen Valtiokonttorin kanssa. Jos työnantaja on jo edellisenä vuonna toimittanut tiedot levykkeellä/cd-romilla, käytöstä ei tarvitse erikseen ilmoittaa. Tiedostot, jotka ovat levyke- tai CD-rom-muodossa, toimitetaan Tieto Oyj:lle osoitteella: Timo Autiosalo Tieto Oyj PN Processing & Network PL 25 02101 ESPOO Jos työnantaja vaihtaa palkkajärjestelmää keskellä vuotta, alkuvuoden aineisto vanhasta palkkajärjestelmästä tulee toimittaa Tieto Oyj:lle välittömästi vaihdon jälkeen. Palkkajärjestelmävaihdoksesta on ilmoitettava Valtiokonttorille hyvissä ajoin ennen muutosta. 3.1.6 Lisätietoja tiedostomuotoiseen tiedonsiirtoon liittyvistä teknisistä seikoista Tieto Oyj Timo Autiosalo Sähköpostiosoite:julkishallinto.tuotannonohjaus@tieto.com 3.1.7 Lisätietoja palvelustietojen ilmoittamisesta Valtiokonttorin PSR:iin Seija Piispa, seija.piispa@valtiokonttori.fi, p uh. (09) 772 5364 Liisa Kuusinen, liisa.kuusinen@valtiokonttori.fi, puh. (09) 772 5459 Jenni Heikkilä, jenni.heikkila@valtiokonttori.fi, puh. (09) 772 5693
Valtiokonttori Ohje 29 (53) 3.1.8 Tiedostomuotoisen ilmoitusliikenteen eräajotulosteet Valtiokonttori ei enää vuonna 2012 lähetä paperisia eräajotulosteita (virheraportit, päivitystilastot ja palvelusten päivitysluettelot) työnantajalle tai tätä palvelusasioissa edustavalle taholle. Kun palvelustiedot päivitetään tiedostoista eräajoin palvelusrekisteriin, tulostuu PSRnetiin sähköiset virheraportit palvelustietojen ilmoittamisesta vastaavan korjattavaksi. Virheraportista selviää: - mikä/mitkä lähetetyistä palveluksen tiedoista ovat olleet virheellisiä ja miten ne pitäisi korjata, - onko eräajossa kyseisen virheen vuoksi hylkäytynyt jokin yksittäinen tieto vai kaikki palveluksesta lähetetyt tiedot vai - onko palveluksesta tulostunut huomautus. Tämä tarkoittaa sitä, että lähetetyt palvelustiedot ovat tietyiltä osin päivittyneet rekisteriin, mutta henkilön palvelusten kokonaisuus palvelusrekisterissä pitää tarkistaa. Tarkastuksen perusteella rekisteriin on tehtävä tarvittavat lisäykset ja korjaukset. Valtiokonttorin internet-sivuilta osoitteesta www.valtiokonttori.fi/vakuutus/psrnet (polku: www.valtiokonttori.fi - Etusivu - Kaiku-palvelut työnantajille, laitoksille ja virastoille Palvelussuhdeasiat Valtion palvelusrekisteri PSR - PSRnet) löytyy PSRnetin opastusanimaatio, jossa on ohjeita mm. virheraporttien korjaamisesta. Työnantaja, joka ilmoittaa palvelustietonsa tiedostomuodossa, käyttää PSRnetiä virheraporttien korjaamiseen sekä jo rekisterissä olevien tietojen tarkistamiseen, korjaamiseen ja täydentämiseen. Lisäksi työnantaja voi ilmoittaa palvelustietoja kesken vuotta PSRnetin kautta esimerkiksi siinä tapauksessa, että tietoja tarvitaan eläkkeen laskentaan. Ilmoitettavien tietojen on tällöin oltava täsmälleen samansisältöisiä seuraavan vuoden eräajoaineistossa. Katso lisätietoja PSRnetin käytöstä kohdista 3.2.1 ja 3.2.2. 3.2 Palvelustietojen ilmoittaminen PSRnetin kautta Ne työnantajat, jotka eivät voi ilmoittaa palvelustietojaan tiedostomuodossa, ilmoittavat ne web-pohjaisen käyttöliittymän PSRnetin kautta.
Valtiokonttori Ohje 30 (53) 3.2.1 Miten PSRnetin saa käyttöön PSRnetin käyttöönotosta sovitaan Valtiokonttorin kanssa. Järjestelmän käyttöön tarvitaan toimikortti (tilattava Väestörekisterikeskuksesta), toimikortinlukija ohjelmistoineen. sekä PSRnet-käyttäjäoikeudet (hakemus lähetetään Valtiokonttorille kortin saamisen jälkeen). Lisätietoja PSRnetistä löytyy Valtiokonttorin Internet-sivuilta osoitteesta www.valtiokonttori.fi/vakuutus/psrnet (polku: www.valtiokonttori.fi - Etusivu - Kaiku-palvelut työnantajille, laitoksille ja virastoille Palvelussuhdeasiat Valtion palvelusrekisteri PSR PSRnet). 3.2.2 Muutokset PSRnet-käyttäjäoikeuksissa Muutokset PSRnet-oikeuksissa (uuden käyttäjän lisäys, käyttäjän poisto, käyttäjän tietojen muutos) tulee ilmoittaa Valtiokonttorille sähköpostitse osoitteeseen psrnet@valtiokonttori.fi. Muutokset ilmoitetaan osoitteesta www.valtiokonttori.fi/vakuutus/psrnet löytyvällä PSRnetkäyttäjäoikeuksien hakemuslomakkeella. Kun PSRnet-käyttäjän sähköpostiosoite muuttuu, hänelle on hankittava uusi toimikortti. Sähköpostiosoitteen ja toimikortin numeron muutoksesta on myös ilmoitettava Valtiokonttorille. Sekä Valtiokonttorin työnantajarekisteriin määritellyn PSR-yhteyshenkilön että PSRnetkäyttäjien yhteystietojen (erityisesti sähköpostiosoitteen) muutoksista on tärkeää ilmoittaa Valtiokonttorille. Valtiokonttori ottaa palvelusasioissa pääsääntöisesti yhteyttä viraston ilmoittamaan PSR-yhteyshenkilöön. Sen lisäksi Valtiokonttori lähettää ilmoituksen päivitetyistä PSR-ilmoitusohjeista sekä muita ohjeistuksia ja tiedotteita sähköpostitse PSR-yhteyshenkilöille ja PSRnet-käyttäjille. 3.2.3 Miten palvelustietoja tallennetaan PSRnetissä Työnantaja, joka ilmoittaa palvelustiedot PSRnetissä, tekee ilmoituksia pitkin vuotta. Tämän lisäksi työnantaja saa PSRnetiin kerran vuodessa tammikuussa esitäytetyt sähköiset vuosi-ilmoituslomakkeet kaikista edellisenä vuonna voimassa olleista palveluksista, joista puuttuu ansiotieto. Ansio- ja keskeytystiedot ilmoitetaan aina näillä vuosi-ilmoituslomakkeilla tammikuun 31. päivään mennessä. 3.3 Palvelustietojen ilmoittaminen paperilomakkeilla tai -listauksena Tiedot voidaan ilmoittaa toistaiseksi lomakkeilla (palvelus- ja vuosi-ilmoituslomake) tai palkkajärjestelmästä saatavalla listauksella, jos palvelustietojen tiedostosiirto ja/tai PSRnet ei vielä ole työnantajan käytössä. Valtiokonttori tallentaa lomake- ja listailmoitukset PSR:iin.