Varautuminen lämmöntoimituksen keskeytyksiin Raportti K14/1997
Suomen Kaukolämpö ry 1997 ISSN 1238-9269 Viite: Sky-kansio 1/9
SUOMEN KAUKOLÄMPÖ RY RAPORTTI K14/1997 Tässä raportissa esitetään toimenpiteitä, joilla huolehditaan kaukolämmityksen jakelussa tapahtuvien katkojen ja häiriöiden tiedottamisesta asiakkaille. Ennakoitavissa olevat katkot ja äkilliset vauriotilanteet vaativat erilaista käsittelyä, jotka kummatkin tulee olla ennalta suunniteltuja. Tärkeimmät tekijät katkojen käsittelyssä ovat * toimintasuunnitelma ja -ohje lämmönmyyjän omaan käyttöön * lämmönkeskeytys-ilmoitus asiakkaille tiedottamista varten * toimintaohje kiinteistönhoitajille Asiakkaalle tulee tiedottaa lämpökatkoista mahdollisimman tehokkaasti. Teknisten tiedotteiden ja toimenpideohjeen jakelussa kannattaa noudattaa harkintaa ja rajoittaa jakelu vain todelliseen tarpeeseen. Kaikkia Sky:n ja lvi-alan laatimia ohjeita voidaan hyödyntää teknisen tiedon jakamisessa, mikäli katkon ajankohta tai asiakkaan erityispiirteet sitä edellyttävät. Lämmönkäyttötoimikunta Veli-Matti Mäkelä Timo Pesonen Henry Virtanen Timo Neira Tuomo Toivanen Oiva Välikangas Mirja Tiitinen Lappeenrannan Energia Tampereen kaupungin sähkölaitos Lahti Energia Oy Helsingin Energia Hyvinkään Lämpövoima Oy Oulun Energia Suomen Kaukolämpö ry
SUOMEN KAUKOLÄMPÖ RY RAPORTTI K14/1997 SISÄLTÖ 1 Yleistä 2. Toimintasuunnitelma 2.1 Toiminta etukäteen tiedossa olevissa lämmöntoimituksen keskeytyksissä 2.2 Toiminta äkillisissä vikatapauksissa LIITTEET Liite 1 Liite 2 Liite 3 Toimintaohje (esimerkki yrityskohtaisesta ohjeesta) Ilmoitus lämmöntoimituksen keskeytyksestä (esimerkki) Toimenpiteet kiinteistössä lämmöntoimituksen keskeytyessä
1 1. YLEISTÄ Asiakkaille jaettavan tiedottamisen tärkein kohde on isännöitsijä tai muu kiinteistöstä vastaava henkilö, jonka kautta kaikki tieto olisi syytä jakaa. Hänen vastuullaan on kiinteistön käyttö- ja huoltohenkilöstön sekä asukkaiden ja muiden käyttäjien informoiminen. Tieto käytettävästä osoitteesta löytyy yleensä parhaiten laskutus- ja asiakastietojärjestelmästä. Asuintaloihin jaettavan informaation (esim. porrashuoneet) tärkein syy on katkon aikaisten puhelinsoittojen minimointi ja yleinen tiedottaminen. Tiedottamisessa voidaan hyödyntää paikallisradiota, paikallis-tv:n lähetyksiä tai teksti-tv toimintoa, lehdistöä, tiedotteita, työmaatauluja ja automaattista puhelinvastaajaa. Eri tiedotuskanavia käytetään suunnitellusti soveltuvin osin kunkin tapauksen vaatimassa laajuudessa. Asiakkaalle jaettavan toimintaohjeen voi jakaa ensimmäisen kerran esim. isännöitsijöille ja kiinteistön hoitajille järjestettävän koulutuksen yhteydessä. Mikäli tämä ei ole mahdollista, ohjeen voi jakaa kirjeitse. Tarpeen vaatiessa tiedote voidaan toimittaa uudestaan sitten, kun sille on tarvetta. 2. TOIMINTASUUNNITELMA Lämmönmyyjällä tulee olla kirjallinen toimintasuunnitelma, miten lämpökatkoista tiedotetaan asiakkaille. Toimintaohjeet laaditaan sekä suunniteltua lämmöntoimituksen keskeytystä että ennakoimatonta lämpökatkoa varten. Toimintasuunnitelmasta tulee tiedottaa riittävästi koko henkilöstölle. Yrityskohtaisesta toimintasuunnitelmasta on esimerkki liitteessä 1. 2.1 Toiminta etukäteen tiedossa olevissa lämmöntoimituksen keskeytyksissä Etukäteen tiedossa olevista huolto- ja kunnossapitotöistä johtuvista lämpökatkoista toimitetaan asiakkaalle LÄMMÖNTOIMITUKSEN KESKEYTYS - ilmoitus (esimerkki liitteessä 2). Yrityskohtaisessa toimintasuunnitelmassa määritellään, kenelle keskeytysilmoitus jaetaan (isännöitsijöille, huoltohenkilöstölle, asuintalojen porrashuoneisiin, kiinteistön muille käyttäjille). VARAUTUMINEN LÄMMÖNTOIMITUSKATKOON - ohje (esimerkki liitteessä 3) toimitetaan kiinteistön lämmityksestä vastaavalle henkilölle silloin, kun ulkolämpötila, katkon luonne ja kiinteistön käyttötarkoitus sitä edellyttävät. Yrityskohtaisessa toimintaohjeessa määritellään, kenen päätöksellä ko. tiedote jaetaan. Varautumisohje voidaan jakaa isännöitsijöille ja kiinteistönhoitajille myös etukäteen.
2 2.2 Toiminta äkillisissä vikatapauksissa Äkillisissä vauriotapauksissa varsinainen vaurion korjaaminen on ensisijainen tehtävä, sen ohella tapauksesta pyritään tiedottamaan kohdealueen asiakkaille mahdollisimman hyvin ja laajasti. Asiakkaisiin, joille lämmöntoimituksen katko aiheuttaa erityistä haittaa, pyritään olemaan henkilökohtaisesti yhteydessä. Tällaisia ovat esim. sairaalat, terveyskeskukset, teollisuus ja kampaamot. Tiedotteiden jakaminen kirjallisesti esim. kiinteistöjen rappukäytäviin ym. vastaavat toimenpiteet tehdään tilanteen niin salliessa. Yrityskohtaisessa toimintaohjeessa määritellään, kuka on vastuussa tiedottamisesta.
LIITE 1 TOIMINTAOHJE (esimerkki yrityskohtaisesta ohjeesta) VARAUTUMINEN LÄMMÖNTOIMITUKSEN KESKEYTYKSEEN Lämmönmyyntiehtojen mukaan lämmönmyyjällä on oikeus katkaista lämmöntoimitus tietyissä tapauksissa. Oikeus perustuu seuraaviin ehtojen kohtiin: 8.1 Lämmönmyyjällä on oikeus välittö- 8.3 Etukäteen tiedossa olevista lämmönmästi tilapäisesti keskeyttää lämmön- toimituksen keskeytyksistä ja rajoituktoimitus tai rajoittaa sitä ylivoimaisen sista lämmönmyyjä ilmoittaa riittävän esteen vuoksi tai jos se on välttämä- tehokkaasti. Mikäli lämmönmyyjä laitöntä ihmishenkeä, terveyttä tai omai- minlyö tämän velvollisuutensa, lämsuutta uhkaavan vaaran vuoksi. mönmyyjä on velvollinen korvaamaan asiakkaalle keskeytyksestä aiheutupuolella Ylivoimaisen esteen sattuessa läm- neen vahingon. mönmyyjä vapautuu lämmöntoimituksesta siinä määrin ja niin pitkäksi 8.4 Jos lämmöntoimitus keskeytyy muuajaksi kuin lämmöntoimitus on ylivoi- toin kuin kohdassa 8.1 ja 8.2 tarkoitemaisen esteen vuoksi kohtuutonta. tussa tapauksessa lämmönmyyjän olevasta syystä, lämmönmyyjä Lämmönmyyjä ei ole velvollinen kor- on velvollinen korvaamaan asiakkaalle vaamaan keskeytyksestä aiheutunut- keskeytyksestä aiheutuneen välittöta vahinkoa. män vahingon. Kuluttaja-asiakkaalle keskeytyksestä aiheutuvan välillisen 8.2 Lämmönmyyjällä on samoin oikeus vahingon lämmönmyyjä on velvollinen tilapäisesti keskeyttää lämmöntoimi- korvaamaan vain, jos keskeytyksen tus tai rajoittaa sitä, jos se on tarpeel- syynä on lämmönmyyjän tuottamus. lista lämmön toimittamista varten tarpeellisten laitteiden huolto- ja korjaustöiden, muutoksen, tarkistuksen, vian selvittämisen tai muun vastaavan syyn vuoksi. Lämmönmyyjä huolehtii siitä, että keskeytys tai rajoitus on mahdollisimman lyhytaikainen ja se suoritetaan sellaisena aikana ja siten, että siitä aiheutuu mahdollisimman vähän haittaa asiakkaalle. TOIMINTA ETUKÄTEEN TIEDOSSA OLEVISSA LÄMMÖNTOIMITUKSEN KESKEYTYKSISSÄ Etukäteen tiedossa olevista huolto- ja kunnossapitotöistä johtuvista lämpökatkoista toimitetaan kiinteistöön LÄMMÖNTOIMITUKSEN KESKEYTYS - ilmoitus vähintään kaksi päivää ennen lämpökatkoa. Ilmoitus toimitetaan isännöitsijälle ja porrashuoneen ilmoitustaululle tms. soveliaaseen paikkaan. Muissa kuin asuinkiinteistöissä ilmoitus toimitetaan isännöitsijälle tai kiinteistön lämmityksestä vastaavalle henkilölle, joka vastaa tiedottamisesta eteenpäin eri osapuolille.
LIITE 1 TOIMINTAOHJE (esimerkki yrityskohtaisesta ohjeesta) VARAUTUMINEN LÄMMÖNTOIMITUSKATKOON - ohje toimitetaan kiinteistön lämmityksestä vastaavalle henkilölle silloin, kun ulkolämpötila, katkon luonne ja kiinteistön käyttötarkoitus sitä edellyttävät. Päätöksen tiedotteen jakamisesta tekee linjahuoltoryhmä. Mikäli kiinteistössä tarvitaan lisätietoja kaukolämmityksestä kiinteistön lämmityksestä vastaavalle toimitetaan julkaisu "Käytä kaukolämpöä oikein". Mikäli lämpökatko on alueellisesti, liikenteellisesti tai muutoin erityisen merkittävä, katkosta tiedotetaan paikallisradion ja lehden välityksellä. Liikennettä häiritsevissä töissä "työmaataulu" pystytetään työmaalle ennen töiden alkua. TOIMINTA ÄKILLISISSÄ VIKATAPAUKSISSA Äkillisissä vauriotapauksissa varsinainen vaurion korjaaminen on ensisijainen tehtävä, sen ohella viasta pyritään tiedottamaan kohdealueen asiakkaille mahdollisimman hyvin ja laajasti. Asiakkaisiin, joille lämmöntoimituksen katko aiheuttaa erityistä haittaa, pyritään olemaan henkilökohtaisesti yhteydessä. Tällaisia ovat esim. sairaalat, terveyskeskukset, teollisuus ja kampaamot. Tiedotteiden jakaminen kirjallisesti esim. kiinteistöjen rappukäytäviin ym. vastaavat toimenpiteet tehdään tilanteen niin salliessa. Varsinainen katkoilmoitus hoidetaan valvomosta telefaxilla tai puhelimella radiolle ja muille soveltuville tiedotusvälineille. Valvomolle tiedotetaan katkoilmoituksen vaatimat tiedot mahdollisimman pian. Näitä tietoja ovat: tuleva katkoalue mahdollisimman tarkasti, katkon syy yksinkertaisesti, arvioitu kestoaika (huom! ei liian optimistista arviota). Ilmoituksessa käytetään valmista esitäytettyä lomaketta. Tiedotetta voidaan tarkentaa katkon kestäessä, mikäli olosuhteet muuttuvat. Tiedottamisesta vastaa työnjohtopäivystäjä.
LIITE 2 (esimerkki) ILMOITUS LÄMMÖNTOIMITUKSEN KESKEYTYKSESTÄ Kiinteistönne kaukolämmön jakelussa on keskeytys xx.xx.1997 - xx.xx.1997 Arvioitu aika klo 00.00-00.00 Mikäli pakkasta on kuitenkin yli xx C, katkos siirtyy seuraavaan päivään. Kiinteistöstänne katkeaa lämmitys ja lämpimän käyttöveden jakelu. Kylmä vesi on/ei ole käytössä katkon aikana. Teemme töitä myös kiinteistönne sisätiloissa, joten siitä saattaa aiheutua häiritsevää ääntä. Pyrimme saamaan keskeytyksen mahdollisimman lyhyeksi, keskeytys voi päättyä arvioitua aikaisemmin. Pahoittelemme aiheuttamaamme häiriötä. Lisätietoja Kauko Lämmittäjä, puh. xxx xxxx KAUKOLÄMPÖ OY
LIITE 3 TOIMENPITEET KIINTEISTÖSSÄ LÄMMÖNTOIMITUKSEN KES- KEYTYESSÄ Kiinteistössänne on lämmöntoimituksen keskeytys. Seuraavat seikat tulee ottaa huomioon: Tiedota lämmöntoimituksen katkosta asukkaille ja kiinteistössä työskenteleville Pidä muistiota lämmönjakelun keskeytyksen johdosta tehdyistä tilapäismuutoksista. Palauta asettelut poikkeusolosuhteen loputtua. Pysäytä tarvittaessa ilmanvaihtolaitteet (huomioi myös huippuimurit) Keskeytä tarvittaessa lämpimän käyttöveden jakelu Peruuta tarvittaessa sauna-, pyykkitupa- ja kuivaushuonevuorot Varmista, että ovet, ikkunat (mm. parvekkeiden ovet, tuuletusikkunat) ja erityisesti suuret lastaus- ja varasto-ovet ovat suljettuina Tarkkaile tiloja, joiden lämpötila on alhainen tai joiden eristys on muita heikompi, esim. tuulikaapit. Ota huomioon erityisesti sellaiset tilat, joissa on vesi-, viemäri- tai lämmitysputkia Lisätietoja: Kauko Lämmittäjä, puh. xxx xxxx