Vaihtoon lähtijän muistilista 11.4.2017 Riikka Jääskeläinen Minna Pekkanen
Viralliset paperiasiat Aaltoon Kaikkien vaihtoon lähtijöiden tulee ilmoittautua läsnäolevaksi Aaltoyliopistoon myös vaihdon ajaksi! Yhteystiedot Oodissa (oodi.aalto.fi) Osoite Sähköposti Ota mukaan hyväksymiskirjeesi ja hyväksytty opintosuunnitelmasi
Viralliset paperiasiat Tee virallinen osoitteenmuutos maistraattiin http://www.posti.fi/muuttoilmoitus/ Voit tehdä jo ennen lähtöäsi avoimen valtakirjan esim. vanhemmillesi, jotta he voivat tarvittaessa hoitaa viranomaisasioita puolestasi Suomessa Tarkista, että sinulla on mukana kaikki vastaanottavan yliopiston vaatimat dokumentit ja mahdolliset ylimääräiset passikuvat Tarkista, että sinulla on riittävän pitkään voimassa oleva passi! Yleisesti 6kk vaihdon loppumisen jälkeen suositeltu. Hoida opintotukeen tarvittavat paperit!
Matkaliput ja viisumi / oleskelulupa (1/2) Suosittelemme odottamaan vaihtoyliopiston hyväksymiskirjettä ennen matkalippujen ostamista (käytä kuitenkin omaa harkintaa) Yleensä vaihtoyliopistot lähettävät ohjeita maahanpääsymuodollisuuksista, noudata ohjeita Tarkista tarvittavat asiakirjat kohdemaan suurlähetystöstä lue myös aikaisemmin samassa maassa olleiden matkaraportit Intosta EU-kansalaisen oleskeluoikeuden rekisteröinti toisessa EU-maassa Viisumi (single entry vs. multiple entry, opiskeluviisumi) Oleskelulupa
Matkaliput ja viisumi / oleskelulupa (2/2) Tarvittavat liitteet vaihtelevat paljon hyväksymiskirje Varallisuustodistus: Otaniemen opintotuen toimipisteestä + Aallon stipendikirje + tarvittaessa pankin lausunto tilillä olevista varoista Terveystodistus (kohdeyliopisto ohjeistaa, jos tarvitsee) Passikuvia Tärkeät asiakirjat (passi, viisumi, vakuutustodistus, hyväksymiskirje ym.) kannattaa esim. skannata ja tallentaa omaan sähköpostiin
Terveydenhuolto Hoida kuntoon terveydenhuoltoon liittyvät asiat ennen matkaa Jos matkustat EU-maahan, tilaa Kelasta Eurooppalainen sairaanhoitokortti: http://www.kela.fi/eurooppalainen-sairaanhoitokortti Kortilla saa Euroopassa sairaanhoitoa viivytyksettä ja samalla hinnalla kuin maan asukkaat > Sairaanhoitokortti ei kuitenkaan korvaa matkavakuutusta!! Ota selvää rokotuksista ja mahdollisesti tarvitsemasi lääkityksen maahantuonnista. (YTHS)
Vakuutukset Opiskelija on itse vastuussa tarvittavista matkatavara-, henkilö-, tapaturma-, sairaus- ja vastuuvakuutuksista ulkomailla opiskelun aikana Aallolla ei vakuutusta yli kuukauden kestäviin vaihtoihin Joissakin vakuutusyhtiöissä matkavakuutus on mahdollista liittää edullisesti omaan kotivakuutukseen Pyydä vakuutusyhtiöltäsi englanninkielinen todistus vakuutuksestasi Joissain vaihtoyliopistoissa (erit. AUS ja USA) voi olla pakollisia omia vakuutuksia tarkista mitä korvaavat ja minkälaisen vakuutusturvan tarvitset näiden vakuutusten lisäksi
Turvallisuus ja kriisitilanteet (1/2) www.formin.fi > matkustaminen ja maat Matkustustiedotteet Ulkomailla -osio Tee matkustusilmoitus! (matkustusilmoitus.fi) Maakohtaiset matkustustiedotteet voi tilata myös tekstiviestinä (lisätietoa matkustustiedotteet sivustolla) Ulkoministeriön ja edustustojen facebook ja twitter tilejä seuraamalla tietoa vaihtokohteessa tapahtuvista asioista. Kohdemaan Suomen lähetystön sivut + sijainti Yleisimmät turistihuijaukset Kunnioita paikallisia lakeja ja tapoja sekä kohdeyliopiston sääntöjä Hätäyhteystiedot puhelimeen (ICE)
Turvallisuus ja kriisitilanteet (2/2) Ota selvää paikallisesta hätänumerosta ja korruption tasosta vaihtomaassasi Aalto-ylipisto ei voi vastata opiskelijoittensa turvallisuudesta luonnonkatastrofien, konfliktien tai muiden hätätilanteiden aiheuttamissa poikkeustilanteissa kohdemaassa. Aaltoyliopisto pyrkii kuitenkin tukemaan opiskelijoitaan tiedottamalla tilanteen kehityksestä tapauksesta ja käytettävissä olevista viestintäkeinoista riippuen. Kriisitilanteessa lopullinen päätös lähteä maasta ja palata Suomeen jää kunkin opiskelijan itsensä tehtäväksi Tutustu Aalto-yliopiston vastuuvapautuslomakkeeseen, jonka olet hyväksynyt vaihtoon hakiessasi
Asuntoasiat Suomessa Jos haluat maksavan vuokralaisen asuntoosi vaihto-opiskelusi ajaksi, voit jälleenvuokrata asuntosi Suomeen saapuville vaihto-opiskelijoille. AYY:llä ja HOASilla asuvien on helppo jälleenvuokrata huone tai asunto seuraten AYY:n ja HOASin luomia ohjeistuksia ja lomakkeita AYY: http://ayy.fi/asuminen/ohjeet/ayyn-asunnon-jalleenvuokraaminen/ HOAS: http://www.hoas.fi/asuvalle/asuminenhoasilla/jalleenvuokraus/jalleenvuokraus/ Pääkaupunkiseudun korkeakoulujen yhteinen asunnonvälitysportaali: https://marketplace.helsinki.fi
Asuntoasiat kohdemaassa Vastaanottava korkeakoulu avustaa yleensä asuntoasioissa. Joissakin kohteissa opiskelija voi joutua hankkimaan asuntonsa itsenäisesti ilman vaihtoyliopiston apua. Kohteen vaihtoraporteissa on usein mainittu asunnonhausta, käy lukemassa. Muista myös kohdeyliopiston nettisivut
Apurahan 1. osa Jotta apurahan 1. osa voidaan maksaa, palauta oman korkeakoulusi vaihtokoordinaattorille: kohdeyliopiston hyväksymiskirje (TECH) Erasmus-opiskelijat palauttavat myös apurahan vastaanottolomakkeen ja tekevät OLS-kielitestin 1.osan Apurahan ensimmäinen osa syksyn lähtijöille pyritään maksamaan heinä- elokuussa, kevään lähtijöille tammikuussa Lue huolella apurahakirjeen saate ja seuraa sen ohjeita (TECH)
Lisää apurahoja? Kyllä kiitos Aloita hakeminen heti. Jotkut järjestöt myöntävät apurahaa myös vaihdon aikana, harvemmin jälkikäteen (mutta mahdollista). Muista, että sinun tehtäväsi on vain hakea apurahaa ja myöntävä taho päättää oletko apurahan piirissä! Apurahojen myöntäjiä: Pidä avoin mieli. Kannattaa myös hakea apurahoja myös muilta kuin suoraan opintoalaan liittyviltä järjestöiltä. SYL:n apurahatietokanta Opintoalaan liittyvät liitot AYY KY-säätiö (vain BIZ, hakuaika 7.4-19.5) Säätiöt, esim. tekniikan edistämissäätiö. Useilla säätiöillä apurahoja tietyn kaupungin/kunnan asukkaille), muista myös opintostipendit! Google auttaa tässäkin
Verotus vero.fi / syventävät vero-ohjeet / henkilöasiakkaan tuloverotus / ansiotulot / apurahat Apurahan verollisuus: Aalto-yliopiston myöntämät opiskelijavaihdon apurahat voivat olla veronalaista tuloa siltä osin kuin henkilön eri tahoilta saamat apurahojen, stipendien tms. yhteenlaskettu määrä vähennysten jälkeen verovuonna ylittää valtion taiteilija-apurahan vuotuisen määrän (vuonna 2017 verovapaa määrä on 20 309,40 euroa).
Kuka muu lähtee Aallosta? Facebook ryhmä Aalto University students go abroad (https://www.facebook.com/aalto-university-students-go-abroad-162731147172647/) Jos perustatte esim. FB ryhmän omaan kohteeseenne lähtijöille, käykää lisäämässä sen linkki. Tähän tarkoitukseen tehty ketju on kiinnitetty sivulle.
Orientoidu kohdemaasi kieleen Etälukio: http://www.edu.fi/etalukioetusivu; kielenopiskelupaketteja, esim. englanti, saksa, ranska, espanja. YLE:n kielten opiskelumateriaalia: http://yle.fi/aihe/oppiminen/kielet. Verkkosanomalehtiä: www.onlinenewspapers.com. Erasmus+ kielitesti ja online-kielikurssi
Esittele Aaltoa vaihtosi aikana Useat partnerit pitävät vaihtomessuja tai vastaavia. Osallistu näihin Aallon edustajana. https://into.aalto.fi/display/fiaalto/esittele+aaltoa (INTO > Aallosta > Esittele Aaltoa) https://into.aalto.fi/display/enmasterbiz/incoming+excha nge+students PP kalvoja Videoita Muuta materiaalia
Jos sinulla on ongelmia vaihdon aikana Älä jää yksin, vaan pyydä apua Vaihto-aikana tunteet ja tilanteet voivat vaihdella nopeassakin tahdissa. Kannattaakin aina pysähtyä hetkeksi ja käydä tilanne rauhassa lävitse. Määrittele ongelma tarkasti, tarkista oikeutesi ja velvollisuutesi. Ota yhteyttä paikalliseen kv-toimistoon, selvitä tilanteesi ja pyydä apua asian selvittämiseksi. Myös paikallinen ylioppilaskuntaa vastaava taho voi pystyä auttamaan. Ota yhteyttä myös kotikorkeakoulusi vaihtokoordinaattoriin.
Jos sinulla on ongelmia vaihdon aikana Hyvin vakavia ja äkillisiä sairastumis- tai vastaavia tapauksia lukuun ottamatta sinun ei kannata tehdä vaihdon keskeytyspäätöstä ottamatta ensin yhteyttä oman kotikorkeakoulusi vaihdosta vastaavaan henkilöön. Muista myös, että vaihdon apuraha on sidottu vaihdon kestoon ja tiettyyn opintopistemäärään. Mikäli joko vaihdon kesto- tai opmäärävaatimukset eivät täyty, voit joutua palauttamaan osan tai koko apurahan takaisin. Ota heti yhteyttä vaihdosta vastaavaan henkilöön, jos alat epäillä, että vaaditut tavoitteet eivät tule täyttymään. Yritämme mahdollisuuksien mukaan neuvoa tai auttaa tilanteen ratkaisemiseksi.
Kaikki hyvä loppuu aikanaan Valmistaudu vaihdon päättymiseen ajoissa! Miten paikallinen vuokrasopimuksesi on määrätty loppumaan? Millaiset ohjeet koskevat asuntosi irtisanomista ja pankkitilisi tai puhelinliittymäsi sulkemista? Kerää vaihtoajan opintoihin liittyvät tiedot talteen; kurssikuvaukset/opinto-opas, kurssityön ohjeistus jne. jotta opintojen hyväksilukeminen kotikorkeakoulussasi olisi mahdollisimman sujuvaa. Tutustu oman korkeakoulusi hyväksilukuohjeisiin Intossa. Pyydä tarvittavat todistukset ja allekirjoitukset tarpeeksi ajoissa ennen lähtöäsi. Huom. Erasmus+-vaihdossa olevien tulee pyytää allekirjoitukset vaihtoyliopistolta tarvittaviin Erasmus+dokumentteihin.
Palattuasi vaihdosta (Tämä vain tekniikan opiskelijoille, kauppatieteilijät ohjeistettu omassa tilaisuudessaan) Huolehdi opintojen hyväksiluvusta heti Ota mukaasi vaihtokorkeakoulun virallinen opintosuoritusote. Lisäksi voit tarvita esim. opintosuunnitelman ja kurssikuvaukset. Vaadittavat dokumentit vaihtelevat korkeakouluittain. Ohjeet oman korkeakoulun sivuilta Intosta (opintojen ja opiskelun säännöstö -otsikon alta) Olemassa Aalto-yliopiston yleiset ohjeet opintojen hyväksilukemisesta HUOM! Kouluilla voi olla tarkentavia sovellusohjeita, joita noudatetaan. Opinnot hyväksiluetaan omassa koulutusohjelmassa
Palattuasi vaihdosta Apurahan toinen osa voidaan maksaa apurahan ehtojen täytyttyä Toimita maksua varten oman korkeakoulusi vaihtokoordinaattorille Vaihtoraportti Vaihtoyliopiston virallinen opintosuoritusote (tulee usein suoraan vaihtoyliopistosta kotikouluun) Aalto-yliopiston opintosuoritusote, jolla näkyvät hyväksiluetut opinnot (TECH) Sähköinen palautelomake (BIZ) Erasmus-opiskelijat palauttavat lisäksi: 1) letter of Confirmation 2) vaihtokorkeakoulun allekirjoittama Learning Agreement 3) OLS kielitesti, 2. osa 4) Erasmus+ participant report palautekysely (EU survey)
Palattuasi vaihdosta Mahdollisesta sivuopintokokonaisuuden täydentämisestä tulee olla sovittu ennen paluuapurahan maksua -> täydentäminen hidastaa aina hyväksilukuprosessia ja mahdollista paluuapurahan maksua! (BIZ) Jos opintosuoritukset jäävät merkittävästi vajaaksi, paluuapuraha voidaan jättää maksamatta ja jo maksettu apuraha periä osittain takaisin Paluuapurahoja maksetaan kahdesti kuussa (15. ja 30 pv)
Yhteystiedot BIZ: outgoing-biz@aalto.fi CHEM: international-chem@aalto.fi ELEC: outgoing-elec@aalto.fi ENG: exchanges-eng@aalto.fi SCI: mari.dagnall@aalto.fi
Kiitos mielenkiinnostanne ja antoisaa vaihtoaikaa!