Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 1/2007 1 (6) OHJAUSRYHMÄN KOKOUS 1/2007 Aika 30.3.2007 klo 9.30 12.00 Paikka Läsnä Esittelijä Asiantuntijat Poissa Kansalliskirjasto, Fabianian auditorio, Yliopistonkatu 1, 2. krs Mauri Ylä-Kotola, rehtori, Lapin yliopisto, puheenjohtaja Kristiina Hormia-Poutanen, kirjastoverkkopalveluiden johtaja, Kansalliskirjasto Päivi Kytömäki, ylikirjastonhoitaja, Oulun yliopisto Anne Lehto, ylitarkastaja, OPM (Hannele Hermusen varajäsenenä) Timo Luopajärvi, pääsihteeri, ARENE ry Marja Malminen, kirjastotoimenjohtaja, Lahden kaupunginkirjasto Pirkko Nuolijärvi, johtaja, Kotimaisten kielten tutkimuskeskus Kaisa Sinikara, tieto- ja kirjastopalvelujohtaja, Helsingin yliopisto (Hannele Niemen varajäsenenä) Pirjo Sutela, kehityspäällikkö, Tietoratkaisut VTT Iiris Tahvanainen, tietopalvelupäällikkö, EVTEK ammattikorkeakoulu Tapio Varis, professori, Tampereen yliopisto Barbro Wigell-Ryynänen, kirjastotoimentarkastaja, OPM Anu Anthoni, taloussihteeri, Kansalliskirjasto, sihteeri Arja Tuuliniemi, erikoissuunnittelija, Kansalliskirjasto Ari Rouvari, pääsuunnittelija, Kansalliskirjasto Hannele Niemi, vararehtori, Helsingin yliopisto Hannele Hermunen, opetusneuvos, OPM Päivi Keränen, hallituksen puheenjohtaja, SAMOK/HAMOK Paula Mikkonen, suunnittelija, Kansalliskirjasto 1 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen ja totesi sen päätösvaltaiseksi. 2 FinELib-konsortion ja palveluyksikön toiminnan esittely, ohjausryhmän jäsenten esittäytyminen ja ohjausryhmän kokousjärjestelyt Arja Tuuliniemi esittelee FinELib-konsortion ja -ohjausryhmän toiminnan tavoitteita. Ohjausryhmän jäsenet esittäytyvät. Sovitaan kokousjärjestelyistä. Merkitään tiedoksi. Ohjausryhmän jäsenet esittäytyivät. Päätettiin, että kokouskutsut liitteineen lähetetään varsinaisille jäsenille ja varajäsenille. Esityslista lähetetään sähköpostitse tiedoksi kaikille konsortion jäsenille. Varsinainen jäsen ilmoittaa itse varajäsenelleen mahdollisesta poissaolostaan. Ilmoitus tehdään myös palveluyksikköön.
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 1/2007 2 (6) Mikäli halutaan, että kokouksen asiakirjat lähetetään myös omalle sihteerille, toimitetaan yhteystiedot Anu Anthonille. Kokouksen pöytäkirja tarkistetaan sähköpostitse. Arja Tuuliniemi esitteli FinELib-konsortion ja ohjausryhmän toimintaa ja tavoitteita (Liite 1). Ohjausryhmän tehtävänä on vastata konsortion toiminnan linjauksista ja seurata toimintaa. Todettiin että konsortioajattelu on Pohjois-Amerikassa ja Euroopassa yleinen, mutta toiminta näin laaja-alaisena harvinaista. Ari Rouvari kertoi että Suomessa ollaan hankinnassa ja tekniikassa edelläkävijöitä. Keskusteltiin yleisten kirjastojen ja tutkimuslaitosten tarpeista ja erilaisuudesta. 3 FinELibin strategia 2007 2015 FinELibin ensimmäinen strategia kattoi kauden 2004 2006. Uutta strategiaa on työstetty vuoden 2006 aikana konsortioryhmässä ja ohjausryhmässä. Strategiatyötä on ohjannut konsultti Marja-Leena Johansson TalentHaus:sta. Kauden 2007 2015 strategiassa konsortion rooli korostuu aiempaa enemmän ja strategian toteutuminen edellyttää toimenpiteitä sekä FinELibin palveluyksiköltä että konsortion jäsenkirjastoilta. Strategiakauden haasteita ovat toiminnan sopeuttaminen toimintaympäristössä tapahtuvien muutosten ja kustannusmaailman muutosten mukaisesti, sekä oikeiden teknologisten ratkaisujen valinta. (Liite 2). Arja Tuuliniemi esittelee strategian ja strategiaan tulleet lausunnot (Liitteet 3-8). Keskustellaan strategiakauden tavoitteista ja sovitaan toimenpiteistä joita palveluyksiköltä ja konsortiolta edellytetään strategian toteuttamiseksi. Arja Tuuliniemi esitteli lausunnot ja kertoi että FinELibin ensimmäinen kauden 2004 2006 strategia päätettiin tehdä kansainvälisen arvioinnin tuloksena. Koska toiminta on laajalti vaikuttavaa, on tärkeää että konsortiolla on oma strategia. Koska strategiakausi on pitkä (yhdeksän vuotta), tarkennetaan sitä kauden aikana. Lausunnoissa todettiin strategian olevan laaja-alainen ja huolellisesti laadittu. Mission todettiin olevan hyvä, mutta visiota kritisoitiin sumeudesta. Lausunnoissa ehdotettiin strategiaan joitakin konkreettisia toimenpiteitä mutta niitä toteutetaan vuosittaisissa toimintasuunnitelmissa. Kansainvälistymisen huomioonottamista pidettiin tärkeänä. Strategian uutena elementtinä on konsortion ja palveluyksikön roolin eriyttäminen. Strategiassa on valittu toiminnan keskipisteeksi tieteen, tutkimuksen ja oppimisen tukeminen. Toimintaympäristön muutokset, kuten muutokset jäsenorganisaatioissa ja teknologian nopea muutos vaikuttavat toimintaan. Verkostoituminen, kumppanuus sekä kansainvälistyminen ovat strategiakauden tärkeitä asioita. Asiakkaiden tarpeiden määrittely ja asiakaspalvelun päämäärät ja miten niihin päästään, on määritelty tuloskorteissa tarkemmin. Strategiaa tehtäessä mukana olijoille konkretisoitui konsortion rooli yhteisenä voimavarana. Timo Luopajärvi esitti amk:ien yleistoiveena amk:ien olevan esillä siellä missä yliopistotkin ovat. Puheenjohtaja otti esille rehtorien neuvoston lausunnon osalta sen, miten kuvallinen tieto ja hypertekstuaalisuus tulee muuttamaan tulevaisuudessa toimintaa. Tapio Varis kertoi, että arvioinnissa konsortio sai kritiikkiä ammattikorkeakouluilta siitä että se ei riittävästi aiemmin palvellut ammatillisen osaamisen tarpeita, mutta ilmeisesti parannusta on tullut.
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 1/2007 3 (6) Todettiin että teknologian muutoksen esiin tuominen strategiassa on hyvä asia. Ongelmana on myös miten tietoaineisto on erilaisten mobiiliaineistojen kautta saatavilla. Kristiina Hormia-Poutanen kertoi, että teknologian innovatiivinen soveltaminen on tärkeää ja ohjausryhmän toivotaan ottavan visionääristä kantaa asiaan. Ari Rouvari kertoi uudenlaisen tiedonhaun vaativan uutta yhteistyötä. Tämän vuoden toimintasuunnitelmassa on osio yleisten kirjastojen etäkäytön toiminnan laajentamisesta. Pirkko Nuolijärvi toi esille konsortion yhtenä uhkana kustantajien monopolit ja avoimen julkaisemisen periaatteen yhteen sovittamisen haasteen. Päivi Kytömäki totesi konsortion edistäneen merkittävästi yliopistokirjastojen kehitystä. Hän totesi, että on hyvä että visiossa näkyy kumppanuus, integroituminen opetuksen ja tutkimuksen kanssa, joustavuus ja palveluyksikön laatu. SWOT-analyysiin kaivattiin hinnan lisäksi tekijöitä, jotka ohjaavat konsortion jäseniä valitsemaan FinELibin palveluntarjoajaksi. Todettiin, että on pyrittävä proaktiivisuuteen ja tarpeet on haarukoitava etukäteen. Kuvaa erillisestä kirjastosta ja verkkoaineistokirjastosta ei saa tulla, kirjastot sisältävät sekä painetun perinteisen aineiston että verkkoaineiston ja verkkopalvelut. Kaikkien tieteen alojen tärkeys on tultava yhtä lailla esille infrastruktuuriin vaikuttamisen lisäksi. Parannuksena vanhaan strategiaan on palveluyksikön ja konsortion tehtävien eriyttäminen, jolloin roolit ovat selkiytyneet. Tulevaisuuden uhkana pidettiin myös tiedeyhteisöjen vanhakantaista käsitystä kirjastoista. Vaikka kirjastot ovat muuttuneet ja rajat ylittäviä verkostoja on muodostettu, tiedeyhteisön näkökulman erilaisuuden vuoksi jännitteitä tiedeyhteisöjen ja kirjaston välillä muodostuu. Tulevaisuuden haasteina nähtiin myös kuvallisen aineiston ja pelien käytön tiedejulkaisuissa. Todettiin, että ammattikorkeakouluille soveltuvan aineiston hankinnan osalta tilanne on parantunut. Puheenjohtaja totesi, että strategia tuli kattavasti käsitellyksi. 4 Kertomus FinELibin toiminnasta vuodelta 2006 Vuosi 2006 on FinELibin strategiakauden 2004 2006 viimeinen vuosi. Raportissa arvioidaan edellisen strategiakauden toimintaa. Raportti kattaa selostuksen FinELibin toiminnasta vuonna 2006. (Liite 9). Arja Tuuliniemi esittelee FinELibin raportin vuodelta 2006. Keskustellaan raportista. 7-kohtainen raportti käsiteltiin kohdittain ja raporttia pidettiin informatiivisena. Grafiikkaan toivottiin parannuksia niin, että myös mustavalkoisissa tulosteissa käyrät erottuvat toisistaan. Todettiin, että strategisissa tavoitteissa oli onnistuttu erittäin hyvin. Imagon osalta tunnettuus ei ole riittävällä tasolla, mutta FinELib on mahdollista tehdä tunnetummaksi toimittajana konsortiostrategian kautta. Arja Tuuliniemi kertoi toiminnan laajentuneen ja palveluyksikön osaamisen kasvaneen. Viime vuonna käytiin neuvotteluja 70 elektronisesta aineistosta. 5 Toimintasuunnitelma 2007 FinELib-konsortion toimintasuunnitelma vuodelle 2007 liitteenä. (Liite 10).
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 1/2007 4 (6) 6 Perusaineistot FinELibin edellisen kauden ohjausryhmä käsitteli jo toimintasuunnitelmaa kauden viimeisessä kokouksessaan 28.11.2006. Tuolloin toimintasuunnitelman talousosio ei ollut vielä valmis eikä sitä käsitelty. Vuoden 2007 budjetti lähetetään ohjausryhmän jäsenille viikon 13 alussa (liite 9 b). Arja Tuuliniemi esittelee toimintasuunnitelman talousosioineen vuodelle 2007. Keskustellaan toimintasuunnitelmasta ja vuoden 2007 budjetista. Arja Tuuliniemi esitteli toimintasuunnitelman ja kertoi että konsortioryhmästä on tullut hyviä täsmennyksiä ja tarkennuksia. Päivitetty toimintasuunnitelma on pöytäkirjan liitteenä (Liite 10). Jäsenorganisaation yhteistyön todettiin tiivistyneen ja konsortion toivottiin ottavan tiede- ja yhteiskuntapolitiikan seurannassa aktiivisemman roolin. Todettiin opetusministeriön roolin olevan keskeinen. Tietoympäristön prosesseissa olisi tärkeää saada tietoa myös tutkijoiden ja opiskelijoiden tiedonhankinnan prosesseista. Kriittistä tarkastelua aineistotarjonnan kannalta ja tutkimuksen edistämistä aineistosaatavuuden kautta lisätään. Huippututkimus-termin sijaan keskusteltiin korkeatasoinen kansainvälinen tutkimus-termin käyttöön olosta. Palveluosaamista ja aineistojen käyttäjien tarpeiden tunnistamista ja huomioimista tullaan korostamaan. Palveluiden viemistä asiakkaan luokse pidettiin tärkeänä. Keskusteltiin myös kirjastojen omien käyttäjäkyselyiden ottamista huomioon, siten että tieto välittyisi palveluyksikölle. OPM:n rahoittaman yliopistokirjastojen informaatiolukutaitohankkeen (2004-2006) tuloksena syntyvä julkaisu ilmestyy 2007. Hanke on tehostanut informaatiolukutaidon integroimista yliopisto-opintoihin ja kehittänyt alueen kansainvälistä yhteistyötä. Jatkossa kansainvälistä yhteistyötä voimistetaan. Kristiina Hormia-Poutanen esitteli budjetin. Todettiin että ohjausryhmä linjaa, mutta ei päätä budjetista. Todettiin että samassa taulukossa voisi näkyä myös edellisen vuoden luvut. Kristiina Hormia-Poutanen totesi, että tilakustannuksia ei Kansalliskirjastossa ole tähän mennessä kohdennettu toimintayksiköihin. Todettiin että koska Kansalliskirjastolla on nyt oma momentti budjetissa, ei OPM rahoitusta ole korvamerkitty FinELib-toimintaan. Tämän vuoksi raportointia on kehitettävä niin, että se on läpinäkyvää. Keskusteltiin myös siitä, joutuvatko kirjastot vastaisuudessa maksamaan nykyistä suuremman osan aineistokustannuksista itse. Perusaineistojen määrittelytyön taustalla oli tarve saada kokonaiskuva FinELib-konsortion jäsenten elektronisen aineistojen tarpeista, tavoitteena palvelujen kehittäminen. Perusaineistokartoitusta voidaan jatkossa käyttää apuna pyrittäessä lisäämään keskitettyä rahoitusta eri sektoreille, sekä kohdennettaessa nykyistä keskitettyä rahoitusta aineistoille. Vuoden 2006 aikana konsortion jäsenorganisaatioiden edustajista kootun työryhmän tavoitteena oli määritellä yhdessä kirjastosektoreiden kanssa kirjastojen asiakkaiden tarvitsemat perusaineistot. Työn tuloksena syntyi kaksi erilaista perusaineistokonseptia: huippututkimuksen tarvitsemat aineistot ja kansalaisen perustietopaketti. (Liite 11, 12) Huippututkimuksen tukeminen on linjassa EU:n 7. puiteohjelman tavoitteiden ja Suomen kansallisten huippututkimustavoitteiden kanssa.
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 1/2007 5 (6) Huippututkimuksen aineistojen valinnassa on huomioitu mm. valtioneuvoston periaate päätös (2005) julkisen tutkimusjärjestelmän rakenteellisesta kehittämisestä, sekä tiede- ja teknologianeuvoston strategia (2006). Kansalaisen perustietopaketti varmistaa kansalaisen tasa-arvoista tiedonsaantia ja mahdollistaa sen, että esimerkiksi opetuksessa käytettäisiin laadukasta verkkotietoa. Peruspakettiin on koottu suomalaista yhteiskuntaa ja kieltä kuvastavaa tietoa (lakitieto, tilastot, kansallisbiografia, suomen kielen sanakirja), yleishyödyllistä tietoa (kielisanakirjat, tietosanakirjat) sekä kansalliset Linda- ja Arto tietokannat. Arja Tuuliniemi esittelee perusaineistotyöryhmän työn tulokset. Keskustellaan perusaineistoista ja niihin liittyvästä tiedotuksesta. Siirretään asia seuraavaan kokoukseen. 7 FinELib-konsortion toimintaan liittyviä ajankohtaisia asioita 7.1 FinELib-konsortion jäsenorganisaatioiden yhdistymiset/tiivistynyt yhteistyö 8 Tiedotusasiat Konsortion jäsenorganisaatioissa on lähivuosina tapahtumassa uudelleenorganisoitumista. Syntyy organisaatioiden yhteenliittymiä ja uusia yhteistyömuotoja. Arja Tuuliniemi esittelee tiedossa olevat lähivuosien yhteenliittymät. Keskustellaan muutosten vaikutuksista konsortion toimintaan. (Liite 13) Arja Tuuliniemi esitteli tiedossa olevat yhteenliittymät. Liitteeseen esitettiin useita tarkentavia tietoja yhdistymishankkeista. Toivottiin myös hankkeet jaoteltavan toisaalta jo sovittuihin hankkeisiin toisaalta suunnitelmiin. Aiheeseen palataan hallitusohjelman selvittyä seuraavan kokouksen yhteydessä. Pöytäkirjan liitteenä linkki Opetusministeriön rakenteellisen kehittämisen sivustoon (Liite 14) 8.1 Kirjastoverkkopalvelut 1.3.2007- Kansalliskirjaston organisaatiouudistus astui voimaan 1.3.2007. FinELib-palveluyksikkö on osa Kirjastoverkkopalvelut kokonaisuutta. Kirjastoverkkopalvelut tulosalueen muita palveluita ovat mm. digitaalisen kirjaston ohjelmistojen palveluiden kehittäminen ja kirjastosektoreiden yhteistyön koordinointi. Kristiina Hormia-Poutanen on tulosalueen johtaja ja ylikirjastonhoitajan varahenkilö. 8.2 OPM-Kansalliskirjasto tulosneuvottelut
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 1/2007 6 (6) OPM myönsi avoimen korkeakoulun lisenssikustannuksiin 210 000. FinELib-ohjausryhmä on aiemmin puoltanut lisensioidun aineiston käyttöoikeuden laajentamista avoimeen korkeakouluun, mikäli tarvittava lisärahoitus löytyy. 8.3 Käyttäjäkyselyt Käyttäjäkysely loppukäyttäjille eli kirjastojen asiakkaille on meneillään ja jatkuu huhtikuun loppuun. 8.4 FinELib-päivä 29.5.2007 pidettävä FinELib-päivä pidetään Helsingin yliopiston pienessä juhlasalissa. Erilliset kutsut lähetetään myöhemmin. 9 Seuraava kokous Päätettiin, että seuraava kokous pidetään 1.6.2007 klo 13.00. 10 Muut asiat 11 Kokouksen päättäminen Palveluyksikkö järjestää tilaajille tiedotustilaisuuden Elsevierin tulevista neuvotteluista maanantaina 7.5.2007. Asiasta on tiedotettu konsortion jäsenille. Neuvotteluissa konsortiota edustaa konsortioryhmän puheenjohtaja Mirja Iivonen. Palveluyksikön henkilöstössä on tapahtunut muutoksia vuodenvaihteessa 2006/2007. Uusia henkilöitä on aloittanut taloussuunnittelijan, taloussihteerin, koulutussihteerin ja sovellussuunnittelijan tehtävissä. Lisäksi uusina aineistohankinnan suunnittelijoina aloittaa kolme henkilöä 1.4.2007 lukien. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 12.10. LIITTEET Liite 1: FinELib-esittely FinELibin strategia 2007 2015 Liite 2: FinELibin strategia 2007-2015 Liitteet 3-8: Lausunnot strategiasta Liite 9: Raportti toiminnasta 2006 Liite 9 b: Vuoden 2007 budjetti Liite 10: Toimintasuunnitelma 2007 Liite 11: Huippututkimusaineistot Liite 12: Kansalaisen perusaineistot Liite 13: Uudet yhteistyömuodot Liite 14: Opetusministeriö: korkeakoulujen rakenteellinen kehittäminen (http://www.minedu.fi/opm/koulutus/artikkelit/korkeakoulujen_rakenteellinen_kehittaminen/)