Valtiokonttori Pöytäkirja VM043:00/ 1 (5) Valtion IT-palvelukeskus 5/2009 2008 Valtioneuvoston tietohallintoyksikkö Valtioneuvoston tietopalvelujen yhteistyöryhmä Valtipa-yhteistyöryhmän kokous Aika 10.6.2009 klo 13.30-16.00 Paikka Sisäasiainministeriö, Kirkkokatu 12, nh 229a+b Osallistujat Ulla Virtasalo YM Marjatta Lahin OM Aulikki Pakanen PLM Tarja Kaira-Hiekkavuo OPM Hannele Anttila MMM Anne Miettinen LVM Johanna Hartman STM Päivi Tommila TEM, Eeva-Liisa Tuomi-Kyrö OKV Marja Oksa-Pallasvuo eduskunta Kimmo Hanhimäki TPK Pekka Kuittinen VNK, Senaattori, asiantuntijajäsen Puheenjohtaja Manu Herna SM Sihteeri Maija Jussilainen VNTHY/ Valtiokonttori Valtipan kirjasto-tietopalvelujen ryhmien edustajat Asikainen Lauri / OM Granholm Leena / OPM Luoto Pirjo / STM Meltti Johanna / VM Miettinen Anne / LVM Mikkola Erja / MMM Myllyharju Mari / VNK Näsänen Taina / MMM Puumalainen Jaana / UM kirjasto Puustinen Anne / LVM Ryhänen Henri / VNK Asiantuntija pääsihteeri Minna Karvonen OPM
Valtiokonttori Pöytäkirja VM043:00/ 2 (5) 1 Kokouksen avaus 2 Edellisen kokouksen (22.4.2009) pöytäkirja Hyväksyttiin 22.4.2009 pidetyn kokouksen pöytäkirja. 3 Kansallinen digitaalinen kirjasto (KDK) hanke Pääsihteeri Minna Karvonen OPM esitteli Kansallinen digitaalinen kirjasto hanketta. http://www.minedu.fi/opm/kulttuuri/kulttuuripolitiikka/linjaukset_ohjelmat_ja_hankkeet/digitaalinen_ki rjasto/index.html?lang=fi; esitys liitteenä. Kansallinen digitaalinen kirjasto avaa julkisesti saatavilla olevat tietovarannot kaikille käyttöön. Hankkeen nimi on harhaanjohtava: kyse ei ole ainoastaan kirjastoaineistoista, vaan myös arkistojen ja museoiden aineistoista. Palvelun kohderyhmät ovat kansalaiset, tutkimus, opetus. Hankkeen kustannukset 2008-2011 ovat n. 5,3 miljoonaa. + 5,5, miljoonaa museoiden ja muiden kulttuurisektorin toimijoiden aineistojen digitointiin sekä sähköisen saatavuuden ja säilyttämisen edistämiseen + 5,1 miljoonaa arkistojen ja tieteellisten kirjastojen sekä muiden koulutus- ja tiedepolitiikan alan toimijoiden aineistojen digitointiin. Suomessa on nykyisin kirjastoissa, arkistoissa ja museoissa 4 miljoonaa digitaalista objektia, pian määrä nousee 8 miljoonaan objektiin. Palvelu mahdollistaa lainauksen, varaukset ja aineiston ostamiset. Kuvaukset toiminnallisuuksista on julkaistu, pilotointi 7 asiakasorganisaation kanssa alkaa keväällä, asiakaskäyttöliittymän käytettävyyttä testataan 2010. Keskustelussa todettiin mm. - Hanke on erittäin kiinnostava ja relevantti myös ministeriöiden tietopalveluiden näkökulmasta. - Palvelu koostuu jo digitoidusta ja digitoitavasta aineistosta. Millainen tietoarkkitehtuuri on loppukäyttäjän näkökulmasta? Miten metatietoasiat ratkaistaan kokonaishankkeessa? Miten loppukäyttäjä löytää tarvitsemansa, jos metatiedot eivät ole yhtenäisiä? Minna Karvonen totesi, että metatiedot eivät voi olla täysin yhteentoimivia, koska historiallisesti ne eivät sitä ole. Indeksoinnilla aineistoja pystytään integroimaan, jos metadata on standardien mukaista. Kaikissa aineistoissa ei varmastikaan ole laadukasta metadataa. Vanhaa digitoitua aineistoa ei voida käydä läpi ja luoda standardien mukaista metadataa. Uudessa aineistossa vaatimukset metadatan laadun suhteen ovat korkeammalla. Kansallisen digitaalisen kirjaston kokonaisarkkitehtuurin osana tehdään standardisalkku, joka velvoittaa osallistujia. Metadatassa on suuria variantteja, mutta tekninen ja hallinnollinen metadata on etenkin pitkäaikaisäilytyjärjestelmään tuotavan aineiston osalta pakottavaa. Pitkäaikaissäilytyksen osalta ns. konttistandardiksi valitaan todennäköisesti METS. Niistä tulee sitovia palveluihin liittymisen kautta. - STM:n hallinnonalalla on mietitty oman sähköisen aineiston pitkäaikaissäilytystä. Ministeriön julkaisutuotanto on pdf-muodossa pitkältä aikaväliltä. Kansalliseen ratkaisuun osallistuminen tuntuu järkevimmältä, jos ratkaisu on sopiva. Miten pitäisi lähteä etenemään? Minna Karvonen totesi, että kannattaisi miettiä kansallisen yhteisen tahdon muodostamista: mitä luovutuspaketilta edellytetään. Luovutuspakettitestaukset (pilotit) alkavat syksyllä 2009. Luovutuspakettien muodostumista suunnitellaan. Voitaisiin järjestää yhteinen keskustelutilaisuus siitä, mitä pitkäaikaissäilytys aineistoilta edellyttää. - Valtiovarainministeriö esittää valtion tietohallinnon konserniohjauksen vahvistamista ja tietojärjestelmien yhteentoimivuutta edistävän lainsäädännön valmistelua. SADe-ohjelmaan sisältyy mm. julkisen hallinnon tietovarantojen käyttöön saamisen edistäminen. Julkisen hallinnon tietovarannot kattavat myös muuta kuin julkistettua aineistoa, esim. tilastoaineistot. Miten tämä otetaan KDK-hankkeessa huomioon? Minna Karvonen totesi, että hankkeella on tiivis yhteys SADe-ohjelmaan ja konserniohjaukseen, vuoropuhelua VM:n kanssa ollut paljon. OPM asetti 20.5.09 Tutkimuksen tietoaineistoja koskevan selvityshankkeen (OPM048:00/200),
Valtiokonttori Pöytäkirja VM043:00/ 3 (5) joka on sisarhanke KDK-hankkeelle. Ohjausryhmän puheenjohtajana on rehtori Ilkka Niiniluoto Helsingin yliopistosta. Selvitettävänä on, miten rekisteriaineistot ja muut tutkimuksen tietoaineisto sopivat yhteen KDK:ssa rakennettavien palvelujen kanssa. Minna Karvonen tarjoutui järjestämään valtionhallinnolle keskustelutilaisuuden syksyllä 2009 kansallisesta digitaalisesta kirjastosta. Ajatusta pidettiin erinomaisena. 4 Ministeriöiden kirjastojen tilanne Informaatikko Eeva-Liisa Tuomi-Kyrö OKV, kirjasto-tietopalvelujen ryhmien edustajana esitteli asian. (esitys liitteenä). Kirjasto-tietopalvelun ryhmien edustajat kokoontuivat 4.6.2009 yhteispalaveriin. Suunnitelmissa on kirjasto-tietopalvelujen työpaja syksylle 2009, ajankohdaksi vahvistettiin 23.9 ja 24.9. (2 iltapäivää). Johanna Meltti on koonnut Valtioneuvoston kirjastojen palvelukuvaus muistion (luonnos 23.3.2009), joka perustuu ministeriöiden ja eduskunnan kirjaston kyselyn tuloksiin. Palvelukuvauksen työstämistä jatketaan työpajassa. Keskustelussa todettiin mm. että - palvelujen tuottamisen malleja kannattaa luoda proaktiivisesti itse, koska tietopalveluissa on tähän paras asiantuntemus. - kannattaa harkita SWOT-analyysiä palvelumalleista: hajautetut/keskitetyt palvelut, palvelukohtaisesti (peruspalvelut, räätälöidyt palvelut, itsepalvelu). Ei ole vain yhtä ratkaisua, miten palvelut tuotetaan: palveluita voidaan tuottaa omin voimin, hankkia ulkopuolelta, hallinnonalalta tai muuten. Mm. osa OPM:n kirjastopalveluista suunnitellaan ostettavaksi Helsingin yliopiston kirjastolta, OPM:lle jäisi lähipalveluksi tiedonhakupalvelu, sähköiset aineistot, markkinointi ja koulutus. - ministeriöiden kannattaa satsata hyvään henkilöstöön ja osallistua työpajan kustannuksiin, jos Valtipan budjetti ei riitä. Työpaja olisi hyvä järjestää inspiroivassa ja rauhallisessa ympäristössä. Ideoita työpajasta voi lähettää koordinaattorille (maija.jussilainen@valtiokonttori.fi), Eeva-Liisa Tuomi- Kyrölle (eeva-liisa.tuomi.kyro) ja Johanna Meltille (johanna.meltti@vm.fi). 5 LVM:n liikennehallinnon virastouudistukseen liittyvä alueellistamisesitys Tietopalvelupäällikkö Anne Miettinen LVM esitteli liikenne- ja viestintäministeriön hallinnonalalla käynnissä olevaa liikenteen virastouudistusta. Alueellistamisesitys koskee myös tietopalveluja. Päätökset alueellistamisesta ovat valmisteilla, syksyllä 2009 tehdään päätökset. Esitys on liitteenä, ks. myös Liikenteen virastouudistuksen sivusto www.liivi.fi Keskustelussa todettiin mm. että - alueellistamiseen liittyy myös tietoturvakysymyksiä ja siihen liittyviä riskejä. Esim. PLM:n hallinnonalalla tietoturva estää alueellistamisen: ministeriöissä on turvaluokitettua aineistoa, joka pitää henkilökohtaisesti allekirjoittaa vastaanotetuksi. LVM:n hallinnonalalla ei vastaavassa määrin turvaluokitettua aineistoa, mutta näkökulma on otettava huomioon. Sähköinen aineisto ja lähettäminen on välttämätöntä, jotta alueellistaminen onnistuu. - toimintojen alueellistaminen saattaa merkitä sitä, että toiminnot jatkuvat piilotoimintoina entisissä paikoissa, esim. sihteerien työnä ydintoiminnoissa. Tietopalveluiden näkökulmasta ongelmaksi muodostuu, miten tietopalveluissa voidaan pysyä selvillä, mitä ydintoiminnoissa tapahtuu. Historialliset arkistot voidaan riskittömämmin siirtää, mutta aktiiviajan asiakirjahallinnon alueellistaminen sisältää riskejä. - Tietopalvelujen alueellistamista selvitettiin jo 2005 ja silloin linjattiin, että aktiiviajan tietopalvelun pitää pysyä ydintoimintojen lähellä. Tietopalvelujen velvollisuutena on tuoda esille sekä alueellistamisen riskit että mahdollisuudet, tietopalveluilta odotetaan näkemystä.
Valtiokonttori Pöytäkirja VM043:00/ 4 (5) Alueellistamisasioihin palataan Valtipan syksyn kokouksissa. 6 ALKU-hanke asiakirjahallinnon näkökulmasta Tietopalvelupäällikkö Päivi Tommila TEM esitteli asian (esitys liitteenä). Alku-hankkeen asiakirjahallinto projektin puheenjohtajana toimii Päivi Tommila TEM on puheenjohtaja ja sihteerinä Suvi Metsärinta-Lehmusvaara VM sihteerinä asiakirjahallinto-projektissa. Asiasta käydyssä keskustelussa todettiin, että verkostossa on hyvä jakaa kokemuksia; asiaan palataan syksyn kokouksissa. 7 Valtipan syksyn toiminta Valtipan syksyn 2009 puheenjohtajana toimii Hannele Anttila MMM, troikkaan tulee mukaan Anne Miettinen LVM, troikassa jatkaa Manu Herna SM, Ulla Virtasalo YM jää pois. Kiitettiin puheenjohtajuuden jättävää Manu Hernaa ja troikan jättävää Ulla Virtasaloa. Sovittiin syksyn kokousaikataulu (kokoukset ovat MMM:ssä). 17.9. klo 13 13.10. klo 13 12.11. klo 13 10.12. klo 13 Syksyllä ohjelmassa mm. kansallinen digitaalinen kirjasto, alueellistamiskysymykset ja muut ajankohtaiset asiat. Aiheita voi esittää Hannele Anttilalle (hannele.anttila@mmm.fi). 8 Ilmoitusasiat - koordinaattorin tehtävien sijaintipaikka neuvottelupyyntöön on vastaus tullut vain VNK:lta, joka katsoi, että asia ei kuulu VNK:lle, vaan VM:lle ja sen hallinnonalalle. Koordinaattori on laatimassa muistiota tilanteesta. - johtava asiantuntija/tietoarkkitehtuuri (virka VIP/VNTHY:ssä); rekrytointi on meneillään, päätös tehtäneen kesäkuussa ja valittava henkilö aloittanee elokuun puolivälissä. - Valtiotason arkkitehtuuri hanke on asetettu (VM125:05/2007); asettamispäätös on -HARE:ssa. - Pohjoismainen oikeudellinen kirjastokokous Helsingissä 10. 12.6.2009 on meneillään, kokouksen verkkosivut: http://www.njbm.fi/ - Kirjastopäivät 2009 ovat meneillään 10-12.6.09 Turussa. - IFLA:n konferenssi 25-27.8 2009 Italiassa, Milanossa - Tietoasiantuntijoiden TIETOpäivät 3-4.6.09. Vuoden 2009 Tiedon taitaja tunnustuspalkinto myönnettiin johtava tietoasiantuntija Maija Jussilaiselle. - Valtin ja Valtipan kesäseminaari oli 9.6.09, osallistujia oli 35. Päätettiin jatkaa vuotuisia yhteisiä tapaamisia. - TEM:ssä on organisaatiouudistus meneillään, tietopalvelu- ja tietohallintoyksikkö hajotetaan.
Valtiokonttori Pöytäkirja VM043:00/ 5 (5) 9 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 16. Liitteet Jakelu Tiedoksi
Kansallinen digitaalinen kirjasto mitä tehdään ja mitä tavoitellaan? Valtipa-yhteistyöryhmän kokous 10.6.2009 Minna Karvonen
Muutossuunnat & Kansallinen digitaalinen kirjasto Globaalit muutokset - tietotekninen kehitys jatkuvaa ja nopeaa - tietoverkot valtioiden, organisaatioiden ja kulttuurien rajat ylittäviä - tiedon tuottamisen ja käyttämisen tavat muuttuvat - aineettoman talouden merkitys kasvaa Toimintatapojen muutokset - palvelut siirtyvät yhä enemmän verkkoon - infrastruktuurien tehokas, yhteinen käyttäminen lisääntyy - eri toimijoiden aineistojen yhteinen haettavuus, käyttö ja keskinäinen rikastuminen helpottuu - yhteiset palvelut ja infrastruktuurit voimistavat kumppanuuksia ja yhteenliittymiä Hallinnollis-poliittiset muutokset -kansallista sekä alue- ja paikallistasoa koskevat yleiset muutokset: palvelurakenteiden muutokset, kuntien yhdistyminen, aluehallinnon muutokset - kirjasto-, arkisto- ja museoalaa suoraan koskeva kehittäminen (mm. korkeakoulukirjastojen rakenteellinen kehittäminen), lainsäädäntö ja ohjaaminen 2
Kansallinen digitaalinen kirjasto 2008 2011 opetusministeriön kulttuuri-, liikunta- ja nuorisopolitiikan osaston sekä koulutusja tiedepolitiikan osaston yhteishanke osuutemme Euroopan digitaalisessa kirjastossa EUROPEANA:ssa Päämäärä: kirjastojen, arkistojen ja museoiden sähköisten tietovarantojen saatavuuden turvaaminen nyt ja tulevaisuudessa Kansallinen digitaalinen kirjasto tarkoittaa: yhteistä asiakasliittymää kirjastojen, arkistojen ja museoiden tietovarannoille kirjastojen, arkistojen ja museoiden keskeisten aineistojen digitointia sähköisten kulttuuriperintöaineistojen pitkäaikaissäilytysratkaisun kehittämistä osaamisen lisäämistä 3
Kansalliset linjaukset velvoittavat kirjastojen, arkistojen ja museoiden tietovarantojen digitoinnin edistämiseen sekä niiden verkkosaatavuuden ja pitkäaikaissäilytyksen parantamiseen Kansallinen tietoyhteiskuntastrategia 2007-2015 Valtioneuvoston periaatepäätös kansallisen tietoyhteiskuntapolitiikan tavoitteista 2007 2011 Arjen tietoyhteiskunta toimintaohjelma 2007 2011 Kansallinen digitaalinen kirjasto -hanke Leikkaavat muut kokonaisuudet: Tieteen ja tutkimuksen infrastruktuurit (OPM) Valtionhallinnon tietotekninen kokonaisarkkitehtuuri Avoimet oppimisympäristöt Yleisten kirjastojen ja niiden verkkopalveluiden kehittäminen Tekijänoikeudet: käytännön ratkaisut ja sopimukset, lainsäädäntö 4
Kansallinen digitaalinen kirjasto OPM:n linjauksia toteuttamassa Hanke toteuttaa opetusministeriön kulttuuri- ja tiedepoliittisia linjauksia: lisäämällä kirjastojen, arkistojen ja museoiden sähköisten tietovarantojen saatavuutta ja säilymistä muodostamalla merkittävän tutkimusinfrastruktuurin vahvistamalla sähköisiä oppimisympäristöjä Kansallista digitaalista kirjastoa koskevat OPM:n strategiat ja suunnitelmat: Opetusministeriön strategia 2020 Kulttuuripolitiikan strategia 2020 Koulutuksen ja tutkimuksen kehittämissuunnitelma 2007 2012 Opetusministeriön hallinnonalan tietohallintostrategia 2006 2015 Kansallisen tason tutkimusinfrastruktuurit ja tiekartta -hanke (2008) 5
Digitaalisia kirjastoja koskeva Euroopan unionin toiminta - kuinka kulttuuriaineistojen ja tieteellisen tiedon merkitys on kasvanut EU:ssa Komissio i2010-strategia (2005) Tiedonanto i2010: Tavoitteena Euroopan digitaalinen kirjasto (2005) Tiedonanto kulttuuriaineiston digitoinnista ja sähköisestä saatavuudesta sekä digitaalisesta säilyttämisestä (2006) Tiedonanto digitaalisessa muodossa olevan tieteellisen tiedon saatavuudesta, levittämisestä sekä säilyttämisestä (2007) Euroopan kulttuuriperintöön yhdellä klikkauksella - Edistyminen kulttuuriaineiston digitoinnissa ja verkkosaatavuudessa sekä digitaalisessa säilyttämisessä EU:ssa (2008) Kansallisten edustajien asiantuntijaryhmä (pj. komissio), joka seuraa EU:ssa sovittujen toimien toteutumista kansallisesti välittää tietoja hankkeista, toimenpiteistä ja käytänteistä Euroopan unionin neuvosto Euroopan unionin neuvoston päätelmät kulttuuriaineistojen (2006) ja tieteellisen tiedon (2007) digitoinnista, sähköisestä saatavuudesta ja pitkäaikaissäilytyksestä sekä Europeanasta (2008) 6
Kansallinen digitaalinen kirjasto: kehittämisorganisaatio Seurantaryhmä Ohjausryhmä Saatavuusjaosto Tekninen asiantuntijaryhmä Pitkäaikaissäilytysjaost o Työryhmät Työryhmät Työryhmät Työryhmät Työryhmät 7
Tampereen kaupunki Oulun yliopisto Suomen Jazz ja Pop Arkisto Vaasan kaupunginkirjasto Opetusministeriö Suomen valokuvataiteen museo Kansallinen audiovisuaalinen arkisto Tampereen teknillisen yliopiston kirjasto Suomalaisen kirjallisuuden seura Porin taidemuseo Luonnontieteellinen keskusmuseo Suomen metsämuseo Lusto KDK Svenska Litteratursällskapet i Finland Valtiovarainministeriö Kansalliskirjasto Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto Kuopion kulttuurihistoriallinen museo Teknillinen korkeakoulu Kuopion yliopisto Tilastokeskus Tieteen tietotekniikan Kansallisarkisto keskus CSC Museoliitto Suomen Open Access työryhmä FinnOA Yleisradio Yhteiskunnan muistifunktioiden tutkijaverkosto Memornet Kotimaisten kielten tutkímuskeskus Mikkelin ammattikorkeakoulu Suomen elinkeinoelämän keskusarkisto Helsingin kaupunginkirjasto Tieteellisten seurain valtuuskunta Valtion taidemuseo Åbo Akademis bibliotek Jyväskylän ammattikorkeakoulu Luonnontieteellinen keskusmuseo 8
Kunnalliset arkistot, muut julkishallinnolliset arkistot sekä muut arkistot Kansallinen audiovisuaalinen arkisto Kansalliskirjasto Oppilaitoskirjastot Yleiset kirjastot Lakisääteistä valtionapua saavat ja muut yksityisarkistot Kansallisarkisto + maakunta-arkistot = Arkistolaitos Kansallinen digitaalinen kirjasto 700 organisaation sisällöt ja palvelut Erikoiskirjastot Korkeakoulukirjastot Museovirasto/ Suomen kansallismuseo Valtion taidemuseo Luonnontieteellinen keskusmuseo Valtakunnalliset erikoismuseot Aluetaidemuseot Maakuntamuseot Muut museot 9
Asiakasliittymä toiminnassa vuonna 2011 Kansallinen näkymä & museoiden, kirjastojen ja arkistojen omat näkymät Avoin kaikille & pääsy tunnistautumista edellyttäviin tietovarantoihin Pääsy vapaisiin tietovarantoihin Pääsy kirjastojen, arkistojen ja museoiden palveluihin: neuvontaa, varauksia, kuvapalveluita Pääsy tunnistautumista edellyttäviin aineistoihin Tekijänoikeusratkaisuja kehitetään tekijänoikeuden alaisten aineistojen saatavuuden edistämiseksi Käyttäjä- ja käyttötarpeet ytimessä 10
Pitkäaikaissäilytysjärjestelmä on kansakunnan muisti Pitkäaikaissäilytys tarkoittaa Digitaalisen informaation luotettavaa säilyttämistä useiden kymmenien tai satojen vuosien ajan Laitteet ja ohjelmistot, jopa tiedostomuodot vanhenevat, mutta informaation täytyy säilyä Luotettava säilyttäminen edellyttää sisällön eheyden aktiivista valvontaa ja monenlaisiin riskeihin varautumista Informaation, ei pelkästään bittien säilyttämistä Metatiedot tärkeässä asemassa Aikajänne pitempi kuin joidenkin organisaatioiden elinaika Tarvitaan yhteistyötä, standardeja ja käytännöistä sopimista Käyttö on tärkeä osa säilytystä pitkäaikaissäilytyksen toimenpiteillä varmistetaan informaation jatkuva käytettävyys 11
Pitkäaikaissäilytysjärjestelmän suunnitelma valmistuu vuonna 2010 Suunniteltavan järjestelmän pitää: säilyttää pysyvästi tai hyvin pitkäaikaisesti sähköiset kulttuuriperintöaineistot, jotka on velvoite säilyttää päätetään säilyttää säilyttää aineistot eheinä, ymmärrettävinä ja saatavilla hallita riskit useampi kuin yksi tallennusmediatyyppi (kiintolevy, nauha, optiset levyt) automaattinen informaation eheyden tarkistus ja virheiden korjaus turvalliset tila- ja verkkoratkaisut järjestelmän toiminnan jatkuva valvonta kopioiden hajautus maantieteellisesti eri paikkoihin Mitä tapahtuisi ilman pitkäaikaissäilytystä? Järjestelmän puuttuessa sähköisiä aineistoja rapautuu ja tuhoutuu kiihtyvällä tahdilla. Pitkäaikaissäilytysjärjestelmän toteuttaminen pyritään aloittamaan lähivuosina. 12
Kansallinen digitaalinen kirjasto haku Europeana ja muut ulkoiset järjestelmät metadata metadata jakelupaketit hakutulos Kansallinen asiakasliittymä metadata haku objektien haku metadata objektien haku Kansallinen pitkäaikaissäilytysjärjestelmä luovutuspaketit (objekti + metadata) Taustajärjestelmät kirjasto-, arkisto- ja museojärjestelmät sekä muut järjestelmät rajoitetut aineistot rajoittamattomat aineistot 13
Kansallinen digitaalinen kirjasto vaikuttaa Tietovarannot yhdistyvät yli organisaatiorajojen kansalliseksi, ainutlaatuisen rikkaaksi ja hallituksi aineistojen ja palveluiden valikoimaksi Museoiden, kirjastojen ja arkistojen aineistot ovat yhteiskunnassa aktiivisessa käytössä tiedonsaannin, luovan toiminnan, opetuksen ja tutkimuksen lähteenä Yhteiset infrastruktuurit ja palvelut lähentävät museoiden, kirjastojen ja arkistojen käytäntöjä, vähentävät kustannuksia ja voimistavat yhteistoimintaa Digitoidut ja suoraan sähköiseen muotoon syntyvät kulttuurin ja tieteen aineistot säilyvät saatavilla tuleville sukupolville 14
Mitä on saatu Kansallisessa digitaalisessa kirjastossa aikaiseksi? Asiakasliittymän toiminnallinen vaatimusmäärittely sisällöllisesti valmis Pitkäaikaissäilytysjärjestelmän toiminnallinen vaatimusmäärittely: versio 0.91 Kirjastoille, arkistoille ja museoille suunnatun tietovarantokyselyn tulokset ovat käytössä Valtionhallinnon kokonaisarkkitehtuurin viitekehikkoon perustustuva kokonaisarkkitehtuurityö on hyvässä vauhdissa Europeana-yhteistyö on konkretisoitunut 15
Mitä tapahtuu seuraavaksi? Kansallisen digitaalisen kirjaston ulkoiset verkkosivut avautuvat kesäkuussa 2009 Kokonaisarkkitehtuuri valmistuu syksyllä 2009 Käyttäjä- ja käytettävyysnäkökulmaa vahvistetaan hankkeessa Pitkäaikaissäilytystä pilotoidaan 2009-2010 Asiakasliittymää pilotoidaan keväällä 2010 Koulutustilaisuuksia järjestetään erit. kokonaisarkkitehtuurin ydinkohdissa: mm. standardit Vuodesta 2012 alkavan ylläpitovaiheen rahoitus- ja hallinnointimallin rakentamisessa edetään rinnan asiakaslähtöisille palvelukokonaisuuksille valtiovarainministeriön johdolla laadittavien julkishallinnon hallinnointimallien muotoutumisen kanssa 16
Lisätietoja www.minedu.fi / kulttuuri / kulttuuripolitiikka / linjaukset, ohjelmat ja hankkeet Kesäkuussa 2009 aukeaa: www.kdk2011.fi http://www.europeana.eu/ http://ec.europa.eu/information_society/activities/digital_libraries/index_en.htm Minna Karvonen Pääsihteeri / Kansallinen digitaalinen kirjasto minna.karvonen@minedu.fi Tapani Sainio Suunnittelija tapani.sainio@fmp.fi 17
LVM:n liikennehallinnon virastouudistus ja siihen liittyvä alueellistamisesitys Valtipa 9.6.2009 Anne Miettinen WWW.LVM.FI 18.6.2009 1
Liikennehallinnon uudistusesitys (HE) 1.1.2010 alkaen Perustuu hallitusohjelmaan Ratahallintokeskus, Tiehallinnon keskushallinnon toiminnot ja Merenkulkulaitoksen muut kuin liikenteen turvallisuusvirastoon tai perustettavaan merenkulun tuotantoyhtiöön siirrettävät toiminnot yhdistettäisiin väylävirastoksi Väylävirastolle kuuluisi myös elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten ohjaus liikenteen toimialalla Merenkulkulaitoksen meriturvallisuustoiminto, alusliikenteen ohjauksen ja luotsauksen viranomaistoiminnot sekä alusrekisterin pitäminen, Ilmailuhallinto, Rautatievirasto ja Ajoneuvohallintokeskus liikenteen turvallisuusvirastoksi Edellyttää huomattavan määrän lakimuutoksia 2 WWW.LVM.FI 18.6.2009
Uudistuksen suunnittelu sisältöjaostoissa hankkeen alussa Henkilöstöjaosto Tietohallintojaosto Sopimusjaosto Aluehallintojaosto Viestintäryhmä Talousjaosto T&k-jaosto Tietopalvelujaosto Säädösjaosto 3 WWW.LVM.FI 18.6.2009
Tietopalvelujaosto Nykytilakartoitus: tietopalvelu virastoissa sekä muut toiminnot mahdollistavia tukitoimintoja että ulkoisille asiakkaille tarkoitettuja palveluja tietoon (esim. AKE verkko- ja rekisteripalvelut), tavat hoitaa tietopalveluita erilaisia Hankeanalyysi: AKE sähköisen asioinnin hanke jatkuu, väylävirastojen asianhallintahankkeet keskeytetty Riskianalyysi: kriittisissä tietopalveluissa esiintyvät vakavat häiriöt ja katkokset, uuden organisaation roolit ja vastuut eivät tarpeeksi selkeitä, asianhallintaan liittyvien järjestelmien yhtenäistämisen viivästyminen WWW.LVM.FI 18.6.2009 4
Tietopalvelujaosto: suunniteltavat asiakokonaisuudet ja kehittämisehdotukset Asiakirjahallinnon toimittava heti virastojen aloittaessa toimintansa (esim. diaarikysymys asianhallintajärjestelmä pidemmällä tähtäimellä VALDA) Todettiin että substanssitoimintojen osalta AMS:it varsin hyvin määriteltyjä, mutta henkilöstö- ja taloushallinnon osalta tarvitaan prosessien määrittelyä ja kuvausta asiakirjahallinnon toiminnan pohjaksi liikenteen erityiskirjasto ja -piirustusarkisto 5 WWW.LVM.FI 18.6.2009
Virastojen projektien eriytymisen jälkeen maaliskuusta 2009 lähtien Jatkosuunnittelua on tehty projekteihin nimettyjen projektipäälliköiden johdolla Virastojen edustajista koostuvat tietopalvelujaokset erikseen Liikennevirasto ja Turvallisuusvirasto Mm. diaari ja kirjaamojen sijainti virastojen aloittaessa, postin kulku, toimintatapojen yhtenäistäminen, arkistonmuodostajan määrittely, arkistojen luettelointi- ja seulontaprojektit, RHK:n piirustusarkiston sopimuksen uusiminen, kirjastojen kokoelmien yhdistäminen 6 WWW.LVM.FI 18.6.2009
Turvaviraston organisointi 7 WWW.LVM.FI 18.6.2009
Väyläviraston organisaatio VÄYLÄVIRASTON RAKENNE Kansalaiset Elinkeinoelämä Yhteistyökumppanit Palveluntuottajat ja sopimuskumppanit Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukset (ELY:t) Liikennejärjestelmä Rautatie Tie Vesiväylä Yhteiset palvelut Johdon esikunta Viestintä Sisäinen tarkastus Pääjohtaja Neuvottelukunnat LVM 3 WWW.LVM.FI LIIKENNEHALLINNNON VIRASTOUUDISTUS 18.3.2009 WWW.LVM.FI 18.6.2009 8
Alueellistamispäätös 2.6.2009 (ministeri Vehviläinen) Uusien virastojen päätoimipaikat sijoitetaan pääkaupunkiseudulle ja yhteensä 245 henkilötyövuotta alueellistetaan Lappeenrantaan ja Rovaniemelle vuoteen 2015 mennessä Päätös toteutetaan, mikäli eduskunta hyväksyy väyläviraston ja liikenteen turvallisuusviraston perustamiseen liittyvät lakiesitykset ja myöntää virastojen toimintaan tarvittavat määrärahat. Virastojen perustamista koskevat esitykset annetaan eduskunnalle syysistuntokaudella 2009 vuoden 2010 talousarvioesityksen yhteydessä. WWW.LVM.FI 18.6.2009 9
Alueellistamisen kohteina toimintokokonaisuuksia 10 Alueellistumisen kohdistuminen perustuu virastojen pääjohtajien alueellistamistyöryhmälle laatimiin muistioihin, esim. väyläviraston osalta: toiminnot voidaan alueellistaa väyläviraston ydintoimintojen olennaisesti vaarantumatta sekä ilman suuria haittavaikutuksia väylävirastojen yhdistymiselle ja muille toiminnoille Siirrot eivät juurikaan koske ydintoimintoja ydintoimintojen säilyttäminen pääkaupunkiseudulla tukee toiminnon jatkuvuutta sekä sidosryhmä- ja asiakasyhteistyötä Paljon matkustamista vaativia toimintoja ei alueellisteta. Alueellistamisen mahdollisiksi kohteiksi jäävät ydintoimintoja toiminnallisesti tukevat ja niihin välittömästi liittyvät tukitoiminnot, jotka ovat myös tulevaisuudessa kehittymiskelpoisia toimintokokonaisuuksia. Alueellistamisen kohteeksi on molemmissa virastoissa valittu tietopalvelutoimintoja. Siirrettäviä palvelukokonaisuuksia perustellaan mm. sillä että muita tukitoimintoja on jo siirretty Valtiokonttorin palvelukeskukseen (talous- ja henkilöstöhallinto) ja ostettu palveluntuottajilta (tietohallinto) Huomioidaan että siirrot aiheuttavat sekä toiminnallisia että taloudellisia riskejä nykyhenkilöstöllä ei siirtymishalukkutta, vaatii uusrekrytointeja Muistioissa ei juurikaan pohdita vaikutuksia, joita tietopalvelun (erit. asiakirjahallinnon) alueellistamisella erilleen ydintoiminnoista on päivittäiseen ydintoimintaan Turvallisuusvirastossa sähköisen asioinnin käyttöönoton hidastuminen nähdään asiakirjahallinnon ja siihen liittyvän tietohallintohenkilöstön vaihtuessa riskinä WWW.LVM.FI 18.6.2009
Väyläviraston alueellistettavat tietopalvelutoiminnot sekä substanssitietopalveluja että tukipalveluja 1) Liikenteen ja väylänpidon tietopalvelukeskus (väylä- ja liikennehallinnon ja ELYjen tarvitsema tietopalvelu sekä ulkoisten asiakkaiden tarvitsema liikenteen ja väylien tietopalvelu) 2) Asianhallinta ja asiakirjahallinto, arkistopalvelut, tilastointia ja julkaisutoimintaa sekä näiden asioiden tieto- ja informaatiopalveluja osittain (keskitetty arkisto ja sen sähköinen kehittäminen ja dokumenttienhallinta, EU- ja muut tietopalvelut, tilastopalvelut, julkaisujen koordinointi) WWW.LVM.FI 18.6.2009 11
Liikenteen turvallisuusviraston alueellistettavat toiminnot 1) Itäliikenteen yksikkö, jossa hoidettaisiin mm. kansainvälisessä liikenteessä tarvittavia lupia, neuvontaa, maksuja sekä ulkomaalaisten kuljetusten, kulkuneuvojen ja kuljettajien rekisteröintiin liittyviä tehtäviä. 2) Asiakirjahallinto 3) Tietopalvelu 4) Ajoneuvoverotus 5) Kansalaisneuvonta ja tukipalvelut 6) Ajoneuvojen, alusten ja ilma-alusten kiinnitystehtävät 7) Uudet tehtävät WWW.LVM.FI 18.6.2009 12
EUTORI On otettu käyttöön tällä hetkellä Rautatievirastossa, Merenkulkulaitoksessa ja Ilmailuhallinnossa tarvetta jatkossa erityisesti turvallisuusvirastossa ja jossain määrin myös väylävirastossa Virastojen EU-tietopalvelu kuuluu alueellistettavien toimintojen joukkoon 13 WWW.LVM.FI 18.6.2009
Alueellistettavien tehtävien tarkentaminen Alkaa virastojen pääjohtajien johdolla (Substanssi)tietopalvelun ja (tuki)tietopalvelun alueellistamisen suunnitteluun nimettäneen omat projektipäällikkönsä 14 WWW.LVM.FI 18.6.2009
Tietopalvelun alueellistamisen riskejä liittyvät erityisesti alueellistamiseen irralleen ydintoiminnoista tietopalvelu aktiivivaiheessa kiinteästi osa toimintaprosesseja, mikä edellyttää substanssin tuntemusta Osaaminen: viraston toimintojen, prosessien, päivittäin hoidettavien asioiden hallinta, organisaation rakenteen ja henkilöstön tehtävien tuntemus -> päivittäisen asianhallinnan hidastuminen, hoitamattomat asiat, tietokatkokset, virheet Asiakkaiden tietotarpeiden tuntemus heikkenee Päätöksenteon ja vastuun hämärtyminen ja koulutus- ja valvontamahdollisuuksien heikkeneminen vaikuttavat esim. asiakirjahallinnan toimivuuteen Alueellistamisen ehdoton edellytys toimiva sähköinen asianhallintajärjestelmä, mutta sen käytön motivointi ja valvonta vaikeaa lähituki ei toimi Riski yhteyden katkeamista asiakkaisiin ja muihin keskeisiin sidosryhmiin koskee myös tietopalvelua, esim. asiakirjahallintoa ja kirjastoa 15 WWW.LVM.FI 18.6.2009
Riskienhallintaa ja mahdollisuuksia? Sähköinen asianhallinta mahdollistaako ainakin pidemmällä aikavälillä alueellistetun toimintamallin joiltain osin? Arkistojen alueellistamisella säästöjä ja osaamisen synergiaa (piirustusaineisto ja yli 40 v vanhat aineistot - digitointi) olemassaolevien/uusien palveluiden hyödyntäminen/ulkoistaminen? 16 WWW.LVM.FI 18.6.2009
Valtipa 10.6.2009 ALKU asiakirjahallinnon projekti
Aluehallintovirasto AVI Aluehallintovirasto tukee alueellista yhdenvertaisuutta hoitamalla lainsäädännön toimeenpano-, ohjaus- ja valvontatehtäviä Pääasiassa nykyisten lääninhallitusten, ympäristölupavirastojen, alueellisten ympäristökeskusten ja työsuojelupiirien tehtäviä Tukee alueellista yhdenvertaisuutta hoitamalla kootusti lupa-, valvonta- ja oikeusturvatehtäviä alueilla Edistää perusoikeuksien ja oikeusturvan toteutumista, peruspalvelujen saatavuutta, ympäristönsuojelua, ympäristön kestävää käyttöä, sisäistä turvallisuutta sekä terveellistä ja turvallista elin- ja työympäristöä alueilla Kuusi virastoa, jolla kuusi päätoimipaikkaa (Rovaniemi, Oulu, Mikkeli, Hämeenlinna, Turku ja Vaasa) ja kuusi toimipaikkaa (Helsinki, Tampere, Jyväskylä, Kouvola, Kuopio ja Joensuu). Vastuualueet: Peruspalvelut, oikeusturva ja luvat Poliisi Pelastustoimi ja varautuminen Ympäristöluvat Työsuojelu Valtipa 10.6.2009
Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus ELY Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus tukee alueellista kehittämistä hoitamalla valtionhallinnon toimeenpano- ja kehittämistehtäviä alueilla Pääasiassa nykyisten TE-keskusten, tiepiirien, alueellisten ympäristökeskusten ja lääninhallitusten tehtäviä Tukee alueellista kehittämistä hoitamalla valtionhallinnon toimeenpano- ja kehittämistehtäviä alueilla Edistää yrittäjyyttä, työmarkkinoiden toimintaa, osaamista ja kulttuuria, liikennejärjestelmän toimivuutta ja liikenteen turvallisuutta, hyvää ympäristöä sekä luonnon ja luonnonvarojen kestävää käyttöä alueilla sekä työvoiman maahanmuuttoa 15 virastoa, joista yhdeksässä on kaikki kolme päävastuualuetta (Rovaniemi, Oulu, Seinäjoki, Jyväskylä, Tampere, Turku, Helsinki, Kuopio ja Kouvola), neljässä kaksi päävastuualuetta (Kajaani, Joensuu, Mikkeli ja Lahti) ja kahdessa yksi päävastuualue (Vaasa ja Pori). Vastuualueet: Elinkeinot, työvoima, osaaminen ja kulttuuri Liikenne ja infrastruktuuri Ympäristö ja luonnonvarat Valtipa 10.6.2009
Asiakirjahallinto-projekti - toimikausi 15.12.2008 29.1.2010 Tavoite valmistella asiakirjahallinnon suunnittelu- ja kehittämistehtävien sekä kirjaamo- ja arkistoimen organisointimalli ja vastuu & yhtenäinen tiedonhallinta sekä resurssien ja osaamisen tuottava käyttö uusissa aluehallintoviranomaisissa 1. Tehdä nykytilakartoitus, joka sisältää ainakin seuraavat kokonaisuudet Asiakirjahallinnon kokonaisuuden hahmottaminen Nykyisten asiakirjahallinnon prosessein tarkastelu Toimintatappojen yhtäläisyyksien ja eroavuuksien tunnistaminen Käytössä olevat resurssi Olemassa olevan ohjeistuksen kokoaminen Käytössä olevien asiaryhmitysten vertailu Tarjottavat palvelu Arkistokokoelmat 2. Valmistella esitys asiakirjahallinnon suunnittelu- ja kehittämistehtävien sekä kirjaamo- ja arkistotoimen organisointimallista ja vastuista, joilla turvataan asiakirjahallinnollisten toimintojen hallittu siirto ja käynnistäminen uusissa virastoissa sekä toimintojen hyvän tiedonhallintatavan mukainen jatkuvuus Asiakirjahallinnollisten vastuiden määrittely Erillistä organisointia vaativien asioiden määrittely Keskitetysti hoidettavien asioiden määrittely Arkistonmuodostuksen katkaisun suunnittelu ja lakkautettavien virastojen vanhojen asiakrjaaineiostojen järjestäminen ja säilyttäminen Tarvittavien käytännön toimintatapojen luominen Tehtäväluokituksen mahdollinen yhtenäistäminen Tukea virastojen tiedonohjaussuunnitelmatyötä (TOS) 3. Huolehtia riittävästä tiedottamisesta aluehallintoviranomaisten henkilöstölle Valtipa 10.6.2009
Nykytila kartoituksen alustavat tulokset Asiakirjahallinnon organisointi ja henkilöstö Päätoimisesti tehtäviä hoitavia noin 1 9 /virasto Sivutoimisesti tehtäviä hoitavien määrä vaihtelee suuresti virastoittain haitari 2 80/virasto Kirjaamo- ja arkistotoimi sekä hajautettua että keskitettyä Arkistonmuodostussuunnitelmat Suurimmalla osalla virastoista on voimassa oleva AMS - pääosin tehtäväpohjaisia Tehtäväluokitukset/diaarikaavat Tiepiireillä, työsuojelupiireillä, ympäristökeskuksilla, ympäristölupavirastoilla, TEkeskuksilla ja lääninhallituksilla tehtäväluokitukset (ns. kehysluokitukset) Arkistoaineisto Paperiasiakirjojen kokonaismäärä noin 52 hkm Pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja noin 16 hkm, joista 40 vuotta vanhempia noin 2,7 hkm Siirtokunnossa olevia pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja noin 3,6 hkm Järjestämättä olevia asiakirjoja noin 4,5 hkm(=hyllykilometri) Hävitystä odottavia asiakirjoja noin 3, 2 hkm Seulomatta olevia asiakirjoja noin 7 hkm Kartat, piirustukset noin 47 8598 kpl Valtipa 10.6.2009
ELYjä ja AVIja edeltäneiden virastojen arkistot KA periaatepäätös: ELYjä ja AVIja edeltävät organisaatiot katsotaan organisaatiouudistuksen yhteydessä lakkautettaviksi organisaatioiksi Arkistolaitos sitoutuu vastaanottamaan ao. organisaatioiden seulotun sp aineiston 31.12.2009 asti välittömästi ilman 40 vuoden aikarajaa sekä säilyttämään asiakirja-aineisto Arkistolaitoksessa ilman kustannuksia Arkistolaitokseen siirretylle aineistoille AL:n antama tietopalvelu kuten 40 vuotta vanhempien asiakirjojen osalta Mikäli edeltäviä virastoja ei määriteltäisi lakkautettaviksi organisaatioiksi, jäisi vastuu 40 vuotta nuorempien sp-aineistojen säilyttämisestä joko uudelle/uusille virastoille tai ohjaaville ministeriöille Valtipa 10.6.2009
Arkistonmuodostuksen katkaisu - järjestelmät VALDA 201? Substanssijärjestelmät - ei teknistä katkaisua ASKI AHJO TIKU Arkistonmuodos tuksen katkaisu järjestelmissä VALDA 1.1.2010 2009 Valtipa 10.6.2009
ELYjä edeltävien virastojen arkistonmuodostuksen katkaisu Vireillä olevat hallinnolliset asiat siirretään ASKIin, johon perustetaan ELYjen hallinto-diaari TE-hallinto ja substanssidiaari katkaistaan ja siinä vireillä olevat asiat jatkavat uusilla diaarinroilla 1.1.2010 Lääninhallituksista ELYihin siirtyvät liikenneluvat kirjataan jatkossa ASKIin AHJO ja TIKU katkaistaan ja niiden vireillä olevat asiat (substanssiasiat) jatkavat uusilla diaarinroilla 1.1.2010 alkaen ASKI & ELYhallintoasiat AHJO TIKU 1.1.2010 hallintoasiat TE-hallinto- ja substanssidiaari substanssiasiat liikenneluvat AHJO TIKU ASSI 2009 Valtipa 10.6.2009
AVIen edeltävien virastojen arkistonmuodostuksen katkaisu - VALDA käytössä 1.1.2010 ASSI, AHJO ja TS-diaari katkaistaan ja niiden vireillä olevat jatkavat uusilla diaarinumeroilla VALDAssa 1.1.2010 Lääninhallituksien vireillä olevia asioita siirtyy myös maakuntaliitoihin (MKL), ELYhin (ASKI), poliisihallitukseen (ASPO) ja valtakunnanvoudinvirastoon (VVV) MKL ASKI VALDA ASPO VVV AHJO ASSI TS-diaari Valtipa 10.6.2009
AVIen edeltävien virastojen arkistonmuodostuksen katkaisu - mikäli VALDA ei ole käytössä 1.1.2010 ASSI, AHJO ja TS-diaari katkaistaan ja niiden vireillä olevat asiat jatkavat uusilla diaarinumeroilla ASSIssa, AHJOssa ja TS-diaarissa Aluehallintovirastojen hallintoasiat käsitellään ASSIssa Lääninhallituksien vireillä olevia asioita siirtyy myös maakuntaliitoihin(mkl), ELYhin (ASKI), poliisihallitukseen(aspo) ja valtakunnanvoudinvirastoon(vvv) AHJO ASKI ASSI ASPO TS-diaari MKL VVV hallintoasiat hallintoasiat AHJO ASSI TS-diaari Valtipa 10.6.2009
Arkistonmuodostussuunnitelma & tehtäväluokitus Valda käyttössä ALKU-AMS Yhteinen AMS ja tehtäväluokitus 1.1.2010 ELY-AMS Yhteinen HallintoAMS AVI-AMS Yhteiset AMsit ja tehtäväluokitukset 2009 Erillisiä AMSeja & tehtäväluokituksia Valtipa 10.6.2009
Asiakirjahallinnon tehtävien organisointi (1) Ohjaa TEM VM Yhteen sovittaa Yhteistyöryhmä IT- Palvelukeskusyhteistyötä AH ELY ELY ELY AVI AVI AVI AH Kehittää ja suunnittelee Toteuttaa Valtipa 10.6.2009
Asiakirjahallinnon tehtävien organisointi (2) Ministeriöt Yhteistyöryhmä AH-tehtävät Virastot Verkostot IT-palveluyksikkö Ohjaavat asiakirjahallintoa osana hallinnonalan ohjausta Yhteen sovittaa asiakirjahallinnon ohjausta. Jäsenet ministeriöistä sekä AVI/ELY AHosaamiskeskittymän asiantuntija ELY/AVI asiakirjahallinnon yhteinen kehittäminen, suunnittelu ja ohjeistus osana tietohallintoyksiköitä Asiakirjahallinnon asiantuntijat virastoissa. Toteuttavat ja tuottavat virastojen asiakirjahallinnon palvelut AH asiantuntijoiden vetämät ELY/AVIasiakirjahallinnon verkostot, joissa edustajat ELYistä ja AVEista Tuottaa kaikille yhteisiä järjestelmäpalveluja Valtipa 10.6.2009
Asiakirjahallinnon tehtävien organisointi : keskitetty asiakirjahallinto Asiakirjahallinnon suunnittelu- ja kehittämistehtävät Tietorakenteiden ja metatietojen yhtenäisyyden varmistaminen Arkistonmuodostussuunnitelma/tiedonohjaussuunnitelma Tehtäväluokitus Asiakirjahallinnon yhteisten käytäntöjen ja menettelytapojen ohjaus mm. AVI/ELY asiakirjahallinnon käsikirja ja muu ohjeistus Asiakirjaprosessien ja asiakirjahallinnonprosessien kehittäminen Arkistotoimen yhteiset käytännöt (ml lakkautettujen virastojen vanhat aineistot) Asiakirjahallinnon koulutus virastoille Rajapinta KA:han asiakirjojen pysyväissäilytyksen vahvistaminen (AMS), seulontaesitykset Tehtävien vaatima työpanos yhteensä noin 2 3 htv. AVI/ELY keskitetty asiakirjahallinto voi erikoistua toimialueen johonkin osa-alueeseen ja antaa mahdollisesti ao osaamisen myös ELYn tai AVIn vastaavan keskitetyn asiakirjahallinnon käyttöön Valtipa 10.6.2009
Asiakirjahallinnon tehtävien organisointi : virasto Asiakirjahallinnon toimintojen virastokohtainen ohjaus, suunnittelu ja koordinointi Yhteisen asiakirjahallinnollisen ohjeistuksen ja menettelytapojen & mallien soveltaminen ja toteuttaminen virastokentässä Ohjeistus, neuvonta, koulutus Asiakirjahallinnon virastokohtaisten palveluiden tuottaminen Kirjaamotoimi (kirjaaminen yms) Arkistotoimi (arkistointi, seulonta, hävittäminen, luettelointi) Tietopalvelu Yhdyshenkilö oman viraston ja yhteisen AH:n (asiakirjahallinnon kehittäminen) välillä (verkosto) Valtipa 10.6.2009
Arkistonmuodostaja v. 2009 jokainen ALKU viranomaissektori on oma arkistonmuodostajansa, joko kokonaisuutena tai yksittäisinä virastoina Asiakirjahallinnon projekti esittää, että 1.1.2010 alkaen kukin ELY-virasto ja kukin AVIvirasto on oma, itsenäinen arkistonmuodostajansa Arkistonmuodostaja on Yhteisö, jonka tehtävien hoitamisesta ja toiminnasta on syntynyt tai syntyy yksi tai useampi arkisto Arkistonmuodostajan on määrättävä miten sen asiakirjahallinnon suunnittelu, vastuu ja käytännön hoito toteutetaan Arkistonmuodostaja vastaa asiakirjahallinnostaan Tavoitteena myöhemmin, että jatkossa ELYt ja AVIt muodostavat kumpikin yhden yhtenäisen arkistonmuodostajan ja tai niin, että koko ALKU-kokonaisuus muodostaa yhden arkistonmuodostajan esim. sen jälkeen kun kaikki ovat siirtyneet VALDAn käyttäjiksi Valtipa 10.6.2009
ELY/ AVI kirjaamotoimi Kullakin AVI/ELY virastolla yksi keskitetty kirjaamo Ei sektorikohtaisia kirjaamoja Toiminnallisesti yksi kirjaamo per AVI/ELY-virasto 1.1.2010 alkaen Tavoitteena myös fyysisesti keskitetty kirjaamo per virasto mahdollisimman pian vuoden vaihteen jälkeen - siirtymäaika Keskittämisestä saavutetut hyödyt Fyysisen keskittämisen hyödyt korostuvat paperimaailmassa Tilanne muuttuu siirryttäessä kokonaan sähköiseen asiointiin ja asianhallintaan Edistää yhteisten ja yhdenmukaisten toimintatapojen ja rekisteröintikäytäntöjen muotoutumista Osaamisen hyödyntäminen ja siirtyminen muutos- ja käynnistämistilanteessa Sijaisuusjärjestelyt Tuottavuushyödyt suhteessa hajautettuun kirjaamotoimintaan Haasteena fyysiseen keskittämiseen liittyvät tila- ja resurssien siirtymiskysymykset Valtipa 10.6.2009
Linjaukset ja päätökset tietojärjestelmäryhmässä 7.5.2009 Ehdotus: Ehdotetaan perustettavaksi erillinen hanke, jossa seulotaan, järjestetään ja luetteloidaan järjestämätön aineisto. Tietojärjestelmäryhmä tukee ehdotusta; työryhmää pyydetään tekemään hankkeesta asettamiskirjeluonnos ryhmän käsiteltäväksi. Ehdotus Arkistomuodostuksen katkaisun periaatteet - katkaistaan vain diaarijärjestelmät. Asiakirjarekisteriosuuden sisältäviä substanssijärjestelmiä ei katkaista. Tietojärjestelmäryhmä puoltaa ehdotusta. Ehdotus:Vireillä olevat hallinnolliset asiat siirretään ASKIin, johon perustetaan ELYjen hallintodiaari. Tietojärjestelmäryhmä puoltaa ehdotusta. Substanssipuolen asiahallinta pitää säilyttää nykyisissä järjestelmissä, mutta hallintoasiat pitää saada ASKIin. Hallintoasioiden todellinen määrä virastoissa ja etenkin tiepiireissä olisi syytä tarkistaa, jotta tiedetään työmäärä, jonka kahden eri järjestelmän hallinta tuo. Tiepiirien osalta tehdään lisäselvityksiä, jonka jälkeen ratkaistaan erikseen tiepiirien hallintoasioiden kirjaamisen periaatteet. Ehdotus: 1.1.2010 alkaen kukin ELY- ja AVI-virasto on oma itsenäinen arkistonmuodostaja. Tietojärjestelmäryhmä puoltaa ehdotusta. Ehdotus: Yhtenäinen arkistonmuodostussuunnitelma virastoille Tietojärjestelmäryhmä puoltaa ehdotusta. Ehdotus: Keskitetty asiakirjahallinto toimii osana AVIn ja ELYn tietohallintoyksikköjä. Tietojärjestelmäryhmä puoltaa ehdotusta. Ehdotus on ryhmän loppuraportin linjausten mukainen. Ehdotus: Kullakin ELYllä ja AVIlla on keskitetty kirjaamo. Tietojärjestelmäryhmä puoltaa ehdotusta varauksella, että keskittämisessä otetaan huomioon sovitut siirtymäkaudet. Valtipa 10.6.2009