LIITE 1 Palvelukuvaus 1. Hankinnan laajuus ja sen tarkoitus Hankinnan kohteena on Porin perusturvakeskuksen suun terveydenhuollon (myöhemmin Tilaaja) käyttöön tulevan toiminnanohjausjärjestelmän ja siihen liittyvien palveluiden hankinta. Toiminnanohjausjärjestelmä hankitaan palveluna. Hankinnan tarkoituksena on tuottaa Tilaajalle merkittäviä säästöjä, lisätä henkilökunta- ja potilastyytyväisyyttä sekä vähentää potilaalle syntyviä kustannuksia Porin perusturvakeskuksen suun terveydenhuollossa. Toiminnanohjausjärjestelmän tarkoitus on optimoida tuotannon tehokkuutta. Palveluntuottajan toiminnanohjausjärjestelmä ja toimintamallin käyttäminen tehostavat Tilaajan palveluntuotantoa. Tavoitteena on, että Tilaaja voi vastata nykyisellä henkilökunnalla kasvavaan suun terveydenhuollon palvelutarpeeseen. Tavoitteena on vähintään 20 % tuotantokapasiteetin nousu verrattuna Tilaajan muuhun suun terveydenhuollon toimintaan, jossa ei käytetä Palveluntuottajan toiminnanohjausjärjestelmää. Tilaaja hankkii järjestelmän 10 hoitohuoneen yksikköön. Mahdollisesta hankinnan laajentamisesta muihin yksiköhin sovitaan erikseen. Hankinnassa ei aseteta määräostovelvoitteita. Tilaajalla on oikeus kasvattaa tai vähentää toiminnanohjausjärjestelmää käyttävien henkilöiden ja tilojen määrää. Solmittava hankintasopimus on puitesopimus ja Tilaajalla on oikeus hankkia Palveluntuottajalta toiminnanohjausjärjestelmän lisäksi toiminnanohjausjärjestelmään liittyviä oheispalveluja ja laitteita. Hankintaan kuuluvat varsinaisen toiminnanohjausjärjestelmän lisäksi esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmään liittyvät käyttöönotto-, koulutus-, konsultointi-, ylläpito-, tuki, integraatio- ja kehittämispalvelut. Palveluntuottajan kanssa voidaan jatkokehittää toiminnanohjausjärjestelmän mahdollistamaa uutta toimintamallia, jossa potilas pyritään hoitamaan yhdellä hoitokerralla valmiiksi. 2. Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöoikeuden hinnoittelu Palveluntuottaja hinnoittelee tarjoukseensa toiminnanohjausjärjestelmän käyttöoikeuden hinnan hoitohuonekohtaisesti /hammashoitohuone/kk. Tarjoushintaa sovelletaan, kun hoitohuoneita on 1-14. Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöoikeuden hinnoittelu muodostuu kertomalla Tilaajan hoitohuoneiden määrä, jossa Palveluntuottajan toiminnanohjausjärjestelmä on käytössä, Palveluntuottajan tarjouksessaan antamalla hinnalla. Tarjoushinnat on annettu alv 0 % ja Tilaaja maksaa Palveluntuottajalle arvonlisäverolainsäädännön mukaisen arvonlisäveron. 1
Tilaajalle annettavien käyttöoikeuksien tai henkilö- ja käyttäjätunnusten määrää ei rajoiteta. Esimerkiksi taukotiloissa, ajanvarauksessa, infopisteissä sekä muissa Tilaajan tiloissa kuin kliinisessä vastaanottotoiminnassa olevasta toiminnanohjausjärjestelmän käytöstä ja käyttöoikeuksista ei veloiteta Tilaajaa. Palveluntuottajalle toiminnanohjausjärjestelmän käyttöoikeudesta maksettava korvaus maksetaan vain kliinisessä suun terveydenhuollon vastaanottotoiminnassa olevien huoneiden määrän perusteella. Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöoikeuden hinnoittelu sisältää pilvipalveluna toteutettavan kaikki tarjouspyynnön ja sen liitteiden vähimmäisvaatimukset täyttävän toiminnanohjausjärjestelmän. Palveluntuottaja vastaa toiminnanohjausjärjestelmän käyttöön tarvittavien laitteiden laiteasennuksista Tilaajan laitteisiin ja laiteasennusten hinta sisältyy käyttöoikeudesta maksettavaan hintaan. Laiteasennukset tulee toteuttaa viimeistään 7 arkipäivän kuluessa siitä, kun laitteet on toimitettu Palveluntuottajalle asennettaviksi. Tilaaja vastaa laitteiden kuljetuskustannuksista ja laitteiden tilaamisesta. Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöoikeuden hinnoittelu sisältää myös Palveluntuottajan toiminnanohjausta varten kehittämän palvelukonseptin käyttämisen ja yksityiskohtaiset tiedot palvelukonseptissa käytettävistä aineista, tarvikkeista, tavaroista sekä kuvamateriaalin hoitohuoneen varustelusta. Lisäksi toiminnanohjausjärjestelmän käyttöoikeuden hinta sisältää tuki- ja ylläpitopalvelut, kuten tämän palvelunkuvauksen kohdassa 5.Tuki- ja ylläpitopalvelut on mainittu. Koulutuksista ja käyttöönottoprojektista Palveluntuottajalle maksetaan kuten palvelunkuvauksen kohdassa 3. Käyttöönottoprojekti ja koulutukset on mainittu. Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöoikeuden hinnoittelu sisältää myös Palveluntuottajan kehittämän toimintamallin ja toiminnanohjausjärjestelmän käyttöohjeet. Palveluntuottajan tulee toimittaa Tilaajalle toiminnanohjausjärjestelmää koskevat suomenkieliset käyttöohjeet aina pyynnöstä. Palveluntuottaja ja Tilaaja järjestävät vähintään kerran vuodessa sopimusseurantakokouksen. Palveluntuottaja ei voi veloittaa sopimusseurantakokoukseen osallistumisesta. Palveluntuottajalle maksettava käyttöoikeushinta sisältää kaikki toiminnanohjausjärjestelmän versiopäivitykset. Mikäli Palveluntuottaja kehittää toiminnanohjausjärjestelmästä uuden tuotteen, on Tilaajalla oikeus päivittää toiminnanohjausjärjestelmä uuteen tuotteeseen. Tuoteja versiopäivitykset kuuluvat Tilaajan maksamaan käyttöoikeushintaan. 3. Käyttöönottoprojekti ja koulutukset Palveluntuottaja kouluttaa Tilaajan henkilöstön toiminnanohjausjärjestelmän käyttöön toimivassa hammaslääkäriyksikössä, aidossa terveydenhuollon toimintaympäristössä. Palveluntuottaja hinnoittelee tarjoukseensa käyttöönottoprojektille hinnan. Käyttöönottoprojektista maksetaan palveluntuottajalle vain yhden kerran sen jälkeen kun käyttöönottoprojekti on saatu onnistuneesti toteutettua. 2
Mikäli Tilaaja laajentaa toiminnanohjausjärjestelmän käyttöä toimitiloihin, joissa toiminnanohjausjärjestelmä otetaan uutena käyttöön, kouluttaa Palveluntuottaja toimitiloissa työskentelevän ja toiminnanohjausjärjestelmää käyttävän henkilökunnan ja koulutus kuuluu käyttöoikeuskustannusten hintaan. Koulutus kuuluu käyttöoikeuskustannusten hintaan (2 x 8h, 2 koulutuspäivää). Koulutuspäivien välillä tulee olla vähintään yksi välipäivä. Koulutuksissa Tilaajan toiminnanohjausjärjestelmää käyttävä henkilökunta koulutetaan uuteen toimintatapaan ja järjestelmän käyttöön Tilaajan toimitiloissa. Tilaajan niin halutessa Palveluntuottajalla tulee olla mahdollisuus järjestää Tilaajan henkilöstön koulutus toiminnanohjausjärjestelmän käyttöön toimivassa hammaslääkäriyksikössä suomen kielellä. 4. Käytön mukaan laskutettavat oheispalvelut Tilaaja hankkii Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöoikeuden hinnoittelun ulkopuolelle jääviä ja toiminnanohjausjärjestelmään liittyviä palveluita Palveluntuottajalta tarpeensa mukaan. Palveluntuottaja hinnoittelee tarjoukseensa nämä palvelut kohtaan Toiminnanohjausjärjestelmän erikseen hinnoiteltavat palvelut. Mikäli Tilaaja ja Palveluntuottaja sopivat esimerkiksi laajasta toiminnanohjausjärjestelmän kehittämistyöstä tai laajasta palvelukonseptin kehittämistyöstä, voivat Tilaaja ja Palveluntuottaja sopia kiinteästä projektikohtaisesta hinnoittelusta. 5. Tuki- ja ylläpitopalvelut Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöön liittyvät tuki- ja ylläpitopalvelut kuuluvat toiminnanohjausjärjestelmän käyttöoikeuden hinnoitteluun. Tukipalveluiden tarkoituksena on antaa Tilaajalle tukea toiminnanohjausjärjestelmän käyttöön sekä ratkaista toiminnanohjausjärjestelmän käyttöön liittyviä ongelma ja vikatilanteita. Tuki- ja ylläpitopalvelut voivat koskea myös toiminnanohjausjärjestelmän teknistä tukea tai toiminnanohjausjärjestelmään tarvittavien laitteiden teknisiä ongelmia. Palveluntuottaja vastaa myös toiminnanohjausjärjestelmän käytön edellyttämistä ohjelmisto- ja työasemavaatimuksista, sekä niihin tarvittavasta teknisestä tuesta. Palveluntuottaja tarjoaa Tilaajalle tukipalveluita vähintään arkisin klo 8-16 ja tarvittaessa lauantaisin klo 9-16. Palveluntuotannon alkuvaiheessa tuki- ja ylläpitopalveluita ei tarjota lauantaisin, mutta Tilaaja voi vaatia Palveluntuottajalta tuki- ja ylläpitopalveluiden tarjoamista lauantaisin klo 9-16 ilman erillistä kustannusta. Tukipalvelut tuotetaan Tilaajalle suomen kielellä. Tukipalvelut tulee olla saatavilla sekä puhelimitse että sähköpostilla. Puhelimitse tulevaan puheluun/ palvelupyyntöön on vastattava 5 minuutin sisällä (ongelmanratkaisu suoritettava 2h sisällä). 3
Palveluntuottajalla tulee olla mahdollisuus laajentaa tukipalveluiden käyttöä esimerkiksi arkisin klo 8-21. Mahdollisesta tukipalveluiden laajentamisen kustannuksista voidaan sopia Tilaajan ja Palveluntuottajan välillä erikseen. Toimintaa haittaavat järjestelmäviat tulee olla ratkaistuna 2h sisällä tukipyynnön vastaanottamisesta. Mikäli Palveluntuottaja ei saa korjattua toimintaa haittaavaa järjestelmävikaa 2h sisällä tukipyynnöstä, Palveluntuottaja maksaa Tilaajalle sanktiota, jonka määrä on 5 prosenttia yhteenlasketusta kuukausittaisesta käyttöoikeusmaksusta jokaiselta alkavalta tunnilta (yhteenlaskettu käyttöoikeusmaksu kertaa 5 %). Sanktiota aletaan maksaa, kun tukipyynnöstä on kulunut kaksi tuntia, eikä toimintaa haittaavaa järjestelmävikaa ole saatu korjattua. Jokaiselta alkavalta ja 2h vasteajan ylittävältä osalta maksetaan 5 % käyttöoikeusmaksun suuruinen sanktio (yli 2h 5 % sanktio käyttöoikeusmaksuista, yli 3h 5 % sanktio käyttöoikeusmaksuista, ja niin edelleen, kunnes häiriö on saatu korjattua). Alkavat tunnit lasketaan Tilaajan vaatimina tukipalveluaikoina (arkisin ma-pe klo 8-18 ja la klo 9-16). Palveluntuottaja ei ole vastuussa Tilaajasta tai 3. osapuolesta johtuvista häiriöistä. Palveluntuottajalla on velvollisuus osoittaa, ettei palveluhäiriö ole Palveluntuottajasta johtuva. Palveluntuottaja vastaa toiminnanohjausjärjestelmässä olevien tietojen varmuuskopioinnista. Tiedot tulee varmuuskopioida vähintään kerran päivässä. 6. Raportointi Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöoikeuksien hintaa kuuluu reaaliaikainen raportointi (sisältää resurssien ja potilaiden prosessistatuksen, resurssien käyttöasteen kuluvan päivän aikana) ja päiväraportit (sisältää Tilaajan määrittelemät muuttujat; esimerkiksi potilasmäärä, potilaan keskimääräinen hoitoaika jne.). Reaaliaikainen raportointi tulee olla käytettävissä nettiselaimella ja päiväraportit on lähetettävä Tilaajan määrittämään sähköpostiosoitteeseen pdf-tiedostomuodossa. Lisäksi käyttöoikeuksista maksettavaan hintaan kuuluu 3 tuntia Tilaajan pyynnöstä päivä- ja reaaliaikaisen raportoinnin lisäksi tehtävää (esimerkiksi työntekijäkohtaiset tehokkuusraportit) raportointityötä kuukaudessa. Tämän ylittävästä osuudesta maksetaan liitteen mukaista hintaa. Pyydettäessä Palveluntuottajan tulee pystyä antamaan raportointitietoja kaikista tiedoista, joita toiminnanohjausjärjestelmään on tallennettu. Tiedot voivat esimerkiksi koskea työntekijöiden työajan käyttöä ja tehokkuutta, potilaiden demografiaa ja keskimääräistä hoitoaikaa työntekijää kohden henkilötasolla. Edellä mainittujen raporttien tuottamisesta Palveluntuottajalle maksetaan korvaus raportointityön tuntihinnan mukaan, mikäli raportointi määrä ylittää käyttöoikeushintaan sisältyvän 3 tunnin määräajan 7. Tietosuojaan ja asiakasrekisterin käyttöön liittyvät oikeudet ja velvollisuudet Palveluntuottajan ylläpitämälle palvelimelle muodostuu ajanvarauksen asiakasrekisteri, joka sisältää potilaan nimi- ja yhteystiedot. Rekisteri on osa Porin perusturvakeskuksen potilastietorekisteriä ja sen henkilötietolain (523/1999) 3 :n mukaisena rekisterinpitäjänä ja omistajana toimii Porin kaupungin perusturvalautakunta. 4
Palveluntuottaja sitoutuu käyttämään toiminnanohjausjärjestelmän asiakasrekisteritietoja ainoastaan palveluntuotannossa välttämättömästi tarvittavin osin. Toiminnanohjausjärjestelmään sisältyvien asiakas- tai potilastietojen edelleen luovuttaminen, käyttäminen markkinointiin tai muulla tavalla on ehdottomasti kielletty. Palveluntuottaja vakuuttaa, että se on perehtynyt potilastietoja koskevaan lainsäädäntöön sekä salassapitosääntelyyn. Palveluntuottaja tiedostaa, että potilastiedot ovat voimassaolevan lainsäädännön mukaan salassa pidettäviä tietoja, ja potilastietoihin kohdistuvat väärinkäytökset ovat kriminalisoitu henkilötietolaissa sekä rikoslaissa. Palveluntuottaja vastaa täysimääräisesti kaikesta Palveluntuottajan tekemästä tai Palveluntuottajan lukuun tai suostumuksella tehdystä toiminnanohjausjärjestelmään kohdistuvasta työstä, kirjauksista, kustannuksista, väärinkäytöksistä tai vahingoista, joista Tilaaja voi joutua tietosuoja- tai terveydenhuollon asiakassäännösten perusteella rekisterinpitäjänä vastuuseen. Palveluntuottaja vastaa, että Palveluntuottajan vastuupiiriin toiminnanohjausjärjestelmä täyttää kaikki terveydenhuollon tietosuojaa koskevat säännökset. Palveluntuottajalla tulee olla todennettavissa oleva tietoturvakäytäntö. Palveluntuottajan tulee olla auditoitu ja sille tulee olla tehty tietoturvaselvitys. 8. Palvelussa havaittavat virheet Sopimusosapuolet tiedostavat, että Palveluntuottajan tarjoaman palvelun virheetön toiminta on sopimuksen täytäntöönpanon ja jatkamisen välttämätön edellytys. Palveluntuotantoon mahdollisesti kytkeytyvät viivästykset ja/ tai virheet voivat tulla arvioitaviksi olennaisina sopimusrikkomuksina ja hankintasopimuksen purkuperusteina. 5