Potilastiedon arkistoon liittyminen 3 kk tukikokous Kela, Kanta-palvelut, 8.1.2015 Viimeisin versio: kanta.fi > Potilastiedon arkiston käyttöönoton käsikirja
Käsiteltävät asiat Tilaisuuden avaus (Kela) Muistion pitäjä sovittava etukäteen liittyjäorganisaatiosta Käyttöönoton tilannekatsaus (THL, liittyvä taho ja toimittaja n. 30 min) Kansalaisviestintä (Kelan viestinnän asiantuntija) Liittyminen Potilastiedon arkistoon (Kela) Hakemus ja sitoumus / muutosilmoitus Valmistautuminen tekniseen käyttöönottovaiheeseen Käyttöönottokoe Arkistonhoitajan käyttöliittymä Tuotantokäytönaikainen toiminta (Kela) Tuen tarpeet ja riskit Jatkotoimista sopiminen Kansallinen Terveysarkisto 2
Käyttöönoton tilannekatsaus Kansallisen tason tilanne THL Järjestelmän tilanne järjestelmätoimittaja Organisaation omat valmistelut Auditoinnit / sertifioinnit Tekniset ympäristöt Sovitut päivämäärät (käyttöönottokokeet, käyttöönotto jne.) Muut valmistelutehtävät (ks. tarkemmin seuraava dia) Kansallinen Terveysarkisto 3
Organisaation omat valmistelut Henkilövarmenteet, tuotantokelpoisen järjestelmäversion käyttöönotto, Katso-tunnisteet Kanta Ekstranettiä varten, koulutukset, massasiirtojen suunnittelu jos on tarvetta jne. Organisaation OID-tietojen rekisteröinti THL:n koodistopalveluun (SOTE, Rekisterinpitäjärekisteri) Liittymismallin valinta (suljettu verkko, julki-internet, välittäjä ) Palvelin- ja järjestelmäallekirjoitusvarmenteen* tilaaminen VRK:lta *allekirjoitetaan kaikki Kantaan lähetettävät asiakirjat, joita ei ole allekirjoitettu ammattihenkilön varmenteella 8.1.2015 Kansallinen Terveysarkisto 4
Kansalaisviestintä Katso erillinen esitys
Potilastiedon arkistoon liittymisen päävaiheet 1. Valmistautumisvaihe (6 kk tukikokous) Käyttöönoton suunnittelu 2. Hakemusvaihe (3 kk tukikokous) Hakemus & Sitoumus tai Muutosilmoitus 3. Tekninen käyttöönottovaihe (1 kk tukikokous) Käyttöönottokoe 4. Raportointivaihe 5. Hyväksymisvaihe Raportti Kelalle Ilmoitus arkistoon liittämisestä eri osapuolille Kansallinen Terveysarkisto 6
Hakemus ja sitoumus Katso erillinen esitys
Muutosilmoitus
Kanta Ekstranet - Liittymislomakkeella ilmoitettujen tietojen muutokset Muutoksia voi tehdä Ekstranetissä vasta sen jälkeen kun hakemus on hyväksytty Yleisimmin päivitettäviä (lisäys / poisto) tietoja tietojärjestelmät häiriötiedotteiden saajat arkistonhoitajien tiedot Huom! Liityntäpisteen muutoksista voi ilmoittaa vain sähköpostilla kanta@kanta.fi Kansallinen Terveysarkisto 9
Valmistautuminen tekniseen käytöönottovaiheeseen Katso erillinen esitys
Käyttöönottokoe
Käyttöönottokokeen edellytykset Organisaatio on lähettänyt liittymishakemuksen ja saanut Kelalta sähköposti-ilmoituksen hakemuksen vastaanottamisesta muutostilanteissa Ekstranet-lomakkeella muutostiedot Käyttöönottokokeen ajankohdasta on sovittu (Kela + THL) Organisaatio on sopinut käyttöönottokokeesta tarvittavien henkilöresurssien ja yhteistyökumppaneiden kanssa kokeen suorittava henkilö (esim. vastaanottovirkailija, sairaanhoitaja) sovellus- ja tietoliikennetuki arkistonhoitajan roolissa toimiva henkilö Organisaatio on suorittanut yhteystestin onnistuneesti Kansallinen Terveysarkisto 12
Käyttöönottokokeen merkitys Organisaation tekninen tuotantovalmius varmistetaan käyttöönottokokeen avulla Ajallisesti rajattu, hallittu ja suunniteltu koetilanne Käyttöönottokokeen materiaali löytyy kanta.fi sivustolta Potilastiedon arkiston käyttöönoton käsikirjasta Käyttöönottokoe Liittyjän ohje (pdf) Käyttöönottokoe Suunnitelma ja raportti (doc) -> Ota ja täytä! Käyttöönottokoe Testitapaus (pdf) Arkistonhoitajan on varmistettava osaltaan SÄHKE2-kuvailutietojen oikeellisuus Arkistonhoitaja ja Arkistonhoitajan käyttöliittymä (pdf) Arkistonhoitajan käyttöliittymän käyttöohje (pdf) SÄHKE2-kuvailutiedot ja Arkistonhoitajan käyttöliittymä (xlsx) Kansallinen Terveysarkisto 13
Tähän mennessä ilmenneitä haasteita Ongelma Arkistonhoitajien käyttöoikeudet Arkistonhoitajan käyttöliittymä ei toimi Organisaation nimi tulosteissa ei ymmärrettävässä muodossa Liityntäpisteiden tiedoissa muutoksia tai virheitä Ongelmia varmenteissa Informoinnit, kiellot suostumukset menneet väärään ympäristöön Potilasasiakirjat menneet väärään rekisteriin Syy / ratkaisu Arkistonhoitajien varmennekorttien oikeat numerot toimitettava hyvissä ajoin Kelaan. Erityisesti käyttöönoton laajennuksissa muistettava ilmoittaa. Selainasetuksissa ongelmia, annetuissa käyttöoikeuksissa virheitä, sovellusvirheitä. Tarkastettava käyttöönottokokeen yhteydessä ja korjattava tarvittaessa taustatiedot esim. kaikilta työasemilta tai osastoittain. Tarkistettava hakemusvaiheessa tiedot järjestelmätoimittajalta ja toimitettava hakemuksella annetut tiedot järjestelmätoimittajalle ja muille teknisille toimijoille. Väärällä OIDilla tai vääräntyyppiset varmenteet toimitettu / tilattu. Tarkistettava erityisellä huolella varmenteen tyyppi ja varmenteen OID esim. muutostilanteissa. Tarkistettava konfiguraatiot että asiakirjat eivät siirry tuotantoympäristöstä esim. koulutusympäristöön. Tarkistettava konfiguraatiot ettei asiakirjat siirry väärään rekisteriin esim. työterveyshuoltoon. Huom! Vanhat konfiguraatiot. Kansallinen Terveysarkisto 14
Käyttöönottokokeiden ja käyttöönottojen aikataulumuutokset Ilmoitetaan sähköpostilla kanta@kanta.fi otsikolla PTA käyttöönottokoe [org. nimi*] muutos aikataulussa Viestin sisällössä seuraavat tiedot selkeästi listattuna tai taulukoituna Organisaatio* KOK I Nyk. KOK I Uusi Klo KOK II Nyk. KOK II Uusi Klo Tuot. Org. 1 1.6. 9.8. 16-18 9.6. 14.8. 15-16 20.8. Org. 2 5.6. 8.8. 12-13 - 8.8. 18-19 10.8. *SOTE-organisaatiorekisterin lyhyt nimi Kansallinen Terveysarkisto 15
Käyttöönottovaiheen hyväksyminen Kela ilmoittaa käyttöönottokoevaiheen onnistuneesta läpiviennistä hakemuksessa ilmoitettuihin hallinnollisiin sähköpostiosoitteisiin Potilastiedon arkiston käyttöönotosta THL:n koodistopalveluun Kanta.fi sivustolle -> Potilastiedon arkistoa käyttävät terveydenhuollon yksiköt Kansallinen Terveysarkisto 16
Hakemuksen ja käyttöönottokoeraportin käsittely * Käyttöönottokoeraportti löytyy kanta.fi-sivustolta Kansallinen Terveysarkisto 17
Tuotantokäytönaikainen toiminta
Tuotannonaikainen toimintamalli Loppukäyttäjän tukipiste Kanta-palveluita koskien on pääkäyttäjä / lähituki / keskitetty palvelupiste / järjestelmätoimittajan tuki Kanta-palveluiden häiriönhallintaan sovelletaan olemassa olevia kanavia ja tukipalvelumalleja Jokainen toimija vastaa osaltaan tuottamiensa palveluiden toiminnasta, käytönaikaisen tuen järjestämisestä sekä häiriöviestinnästä Ks. kanta.fi > Ammattilaisille > Palvelut > Häiriötilanneohje Kansallinen Terveysarkisto 19
Kelan Kanta-tuki Tekninen asiakastuki ja tekninen valvonta 24/7 / 365, tekninentuki@kanta.fi tai 020 63 47787 ITIL-viitekehystä soveltava häiriönhallinta Palvelee käyttäjäorganisaatioiden tukitahoja, ei loppukäyttäjiä Palvelee myös kansalaisia Omakanta-palvelun teknisissä ongelmissa Vastaa häiriöviestinnästä Kelan tuottamien palveluiden osalta (tekstiviesti, sähköposti, kanta.fi, automaattinen ääniviesti soitettaessa Kanta-tukeen) Kansallinen Terveysarkisto 20
Häiriötiedotteet hakemuksessa mainituille tahoille > SMS ja sähköposti Kansallinen Terveysarkisto 21
Jatkotoimet 1 kk tukikokous Kela varaa Lync-kokouksen tai videoneuvottelun, kesto noin 1 tunti Pääpaino Liittyjäorganisaation ja järjestelmän tilanne Hakemusten tilanne Tekninen käyttöönottovaihe Käyttöönottokoe Tuen tarpeet ja riskit Sopiva ajankohta Kansallinen Terveysarkisto 22
Kanta-palveluihin liittymisen kysymykset kanta@kanta.fi Kansallinen Terveysarkisto 23