Pöytäkirja(luonnos) TUTKI-julkaisutiedonkeruutyöryhmän 1. kokous Aika: Torstai 6.9.2012 klo 10 13 Paikka: OKM, kh. Kalevala (os. Meritullinkatu 10, Helsinki) Osallistujat: Matti Apajalahti Aalto-yliopisto, puheenjohtaja Pauli Assinen, Helsingin yliopisto Leena Huiku, Tampereen teknillinen yliopisto Sakari Kainulainen, Diakonia ammattikorkeakoulu (etäyhteydellä) Päivi Kytömäki, Oulun yliopisto (etäyhteydellä) Christel Lund, Svenska Handelshögskolan Jarmo Saarti, Itä-Suomen yliopisto Jukka Haapamäki, Opetus- ja kulttuuriministeriö Yrjö Leino, CSC Tieteen tietotekniikan keskus Oy Hanna-Mari Puuska, CSC, sihteeri Janne Pölönen, Tieteellisten seurain valtuuskunta Asiat 1. Kokouksen avaus ja esittäytyminen Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 10.00. Osallistujat esittelivät itsensä. 2. Julkaisutiedonkeruun 2011 sujuminen OKM:n näkökulmasta Julkaisutiedonkeruuta 2011 koskeva selvitys oli lähetetty työryhmän jäsenille kokouskutsun liitteenä. Jukka Haapamäki esitteli vuoden 2011 julkaisutiedonkeruun sujumista. Julkaisut toimitettiin vuodelta 2011 ensimmäistä kertaa viitetietoineen. Tietojen raportoinnissa oli tarkoitus olla latausmahdollisuus KOTA-järjestelmän kautta siten, että järjestelmä tarkastaisi tietyt tiedot automaattisesti (esim. väärät tieteenalakoodit, puutteelliset issn-koodit) ja yliopistot voisivat korjata ne, minkä jälkeen hyväksytty data olisi siirtynyt Yrjö Leinolle CSC:lle duplikaatti- ym. tarkistuksia varten. Tarkistusmekanismi ei kuitenkaan ollut valmis ajoissa, joten maaliskuussa raportoidut tiedot tarkastettiin OKM:ssä manuaalisesti ja toukokuussa yliopistoilta pyydettiin tarkistamaan korjaukset. Yliopistoille annettiin tiedoksi muun muassa yliopistojen välisten yhteisjulkaisujen julkaisutyyppieroavaisuudet, ja yliopistoja pyydettiin lisäämään julkaisuille JUFO-luokka, jos ne olivat tiedossa. Kesäkuussa tiedot vietiin automaattisen tiedonsyötön kautta KOTAan. Janne Pölönen ja Yrjö Leino kertoivat julkaisutietojen ja JUFO-luokitusten yhdistämisestä. Julkaisuille on lisätty CSC:n ja TSV:n yhteistyössä JUFO-luokituksia. Annetut luokitukset pääsääntöisesti täsmäsivät yliopistojen itse antamien luokitusten kanssa. Eroja tuli lähinnä silloin, jos lehden nimestä oli käytetty eri lyhennettä kuin JUFO-listassa. Muutamia virheitä johtui myös samannimisistä lehdistä. Lisäksi yliopistos-
sa ei ollut aina huomioitu julkaisutyypin vaikutusta JUFO -luokkaan (lehti vai kustantaja?). Suurin osa luokitusten puuttumisista johtui kuitenkin siitä, että julkaisukanavaa ei ollut luokiteltu JUFOSsa. JUFO-listan ajantasaisuus on liittämisen kannalta olennaista, ja listaa on tarkoitus täydentää vuosittain. JUFOn tarkoitus ei ole kattaa kaikkia, vaan ainoastaan suomalaisen tutkimuksen kannalta olennaiset julkaisukanavat (ei kata esimerkiksi toimintansa lopettaneita sarjoja, joten ei sovellu taaksepäin arviointiin). Tänä syksynä listaa täydennetään yliopistojen julkaisutietojen sekä ehdotussivustolla saatujen ehdotusten perusteella. Ehdotussivun kautta on tullut noin 1 000 ehdotusta. Näiden ja tiedonkeruun kautta lisättävien täydennysten jälkeen listaan tulee arviolta 1 500 uutta julkaisukanavaa. Jatkossa tarkoitus on saada kattava listaus myös kustantajien ISBN-koodeista, mikä auttaa mekaanista tunnistamista, sillä kustantajan nimi on huono tunniste. Konferenssisarjoilla tunnistaminen on vielä haasteellisempaa. Samalla on tarkoitus ajantasaistaa ISSN ja ISBN-tunnukset sekä nimekkeet jne. Lisäksi tarkoituksena on syksyn aikana täydentää listaan sekä painettujen että sähköisten versioiden ISSN/eISSN:t kattavasti. Myös web-linkit ja julkaisumaatiedot lisätään mahdollisuuksien mukaan. Julkaisufoorumin ohjausryhmän ehdottaman päivityssuunnitelman mukaan CSC:n tehtäväksi tulisi julkaisukanavatietokannan tekninen toteutus ja ylläpito. Tarkoitus olisi jatkossa listata myös julkaisukanavien 0- luokka, johon merkitään sellaiset paneelien arvioimat kanavat, joita ei ole hyväksytty tasolle 1. Tarkoitus on myös lisätä lista niistä kanavista, joita on jo ehdotettu lisättäviksi. Listaus valmistunee marraskuun aikana. Julkaisukanavien selailumahdollisuus on nyt toteutettu päätieteenalojen mukaan, jatkossa mahdollisesti selailtavissa tarkemmin tieteenaloittain. Kun luokitus valmis ja muutamat tekniset yksityiskohdat ratkaistu, julkaisujen lukumäärätiedot tulevat julkisiksi Vipuseen. 3. Työryhmän tehtävät ja julkaisutiedonkeruun 2011 sujuminen korkeakoulujen näkökulmasta TUTKI-ohjausryhmä on antanut työryhmän tehtäviksi 1. järjestää syksyllä 2012 korkeakouluille seminaari/työkokous, jossa käydään läpi vuoden 2011 julkaisutietojen keruussa esille tulleet haasteet ja ongelmakohdat 2. tehdä syyskuun 2012 loppuun mennessä TUTKI-ohjausryhmälle ehdotus korjaavista ja täsmentävistä toimenpiteistä seuraavaa julkaisutiedonkeruukierrosta varten ja 3. tehdä vuoden 2012 loppuun mennessä ehdotus toimenpiteistä, joilla julkaisutietojen keruuta kehitetään niin, että siirtyminen yliopistojen rahoitusmallin 2015 edellyttämään julkaisufoorumin mukaiseen julkaisujen luokitteluun sujuu korkeakoulujen kannalta ongelmattomasti ja sujuvasti. Työryhmän jäsenille oli annettu ennakkotehtäväksi pohtia oman korkeakoulunsa näkökulmasta: a) Mitä ongelmakohtia liittyi vuoden 2011 julkaisutiedonkeruuseen? b) Johtuivatko ongelmat omasta korkeakoulusta vai valtakunnallisesta tiedonkeruun ohjeistuksesta?
c) Jos ongelmat johtuivat omasta korkeakoulusta, liittyivätkö ne tietojärjestelmiin vai tiedonkeruuprosessiin? d) Jos ongelmat johtuivat ohjeistuksesta, liittyivätkö ne OKM:n ohjeistukseen vai esim. Julkaisufoorumi-listan puutteisiin? Todettiin, että suurin ongelma viime vuoden tiedonkeruussa on ollut tiukka aikataulu, ja edellytettyjen muutosten toteuttaminen on käytännössä ollut mahdotonta annetussa aikataulussa. Ongelmallista on, että ohje tulee joulukuussa, jolloin suurin osa julkaisuista on jo yliopistoissa syötetty. Todettiin kuitenkin, että viime vuosi oli aikataulullisesti poikkeus, sillä tiedonkeruu toteutettiin ensimmäistä kertaa uudella mallilla. Ohjeistuksen todettiin olevan joiltakin osin puutteellinen ja ristiriitainen. Ohjeiden ymmärtäminen, muutokset ohjeissa sekä ohjeistuksen pituus ovat haaste tutkijoille, sillä useissa yliopistoissa he tallentavat julkaisujensa tiedot itse. Ehdotettiin, että ohjeita testattaisiin ennen julkaisemista ja muutokset luetutettaisiin tavallisella tutkijalla. Toivottiin myös, että OKM ohjeistuksen yhteydessä lähettäisi korkeakouluille mallitiedoston kaikista julkaisutyypeistä. Todettiin, että tiettyjen kenttien osalta ohjeistus on pääosin selkeä (esim. ISSN, sivumäärä jne.). Tulkinnanvaraisuutta on kuitenkin erityisesti julkaisutyyppien määrittelyissä. Ohje on kirjoitettu löyhästi sillä ajatuksella, että tieteenaloilla erilaisia julkaisukäytäntöjä, joten sitä ei välttämättä pystytä kirjoittamaan täsmällisen tarkasti. Todettiin, että olisi kuitenkin hyvä, jos ohjetta pystyttäisiin tarkentamaan. OKM:n toive on, ettei luokitteluun tulisi muutoksia, mutta luokkien määritelmiä voisi täsmentää. Keskusteltiin, mikä on työryhmän tehtävä ja mihin asioihin voidaan ottaa kantaa. Todettiin, että ryhmässä on tietyntyyppistä asiantuntemusta, ja sen puitteissa voidaan ottaa kantaa tiettyihin asioihin. Ryhmä voi välittää havaintojaan TUTKI-ohjausryhmälle. Ryhmä voi myös tehdä ehdotuksia tiedonkeruun ohjeistuksen parantamiseksi. Jos tiedonkeruussa kaksi yliopistoa oli ilmoittanut saman julkaisulle eri julkaisutyypin, se korjattiin automaattisesti ylöspäin (ei kuitenkaan esim. monografioita artikkeleiksi). Pohdittiin, olisiko ristiriitaiset luokitukset voitu lähettää takaisin yliopistoille päätettäväksi. Todettiin sen olevan periaatteessa mahdollista, mutta vaatisi melko ison työn marginaalisesta korjauksesta. Voisi olla jopa selkeämpää, ettei korjauksia julkaisutyyppien osalta tehtäisi, sillä se korjaa kuitenkin vain pienen osan virheistä. Nähtiin myös, että jos julkaisu heitetään automaattisesti ylemmäksi, se vesittää yliopiston omaa tarkistustyötä. Julkaisutyyppi vaikuttaa nykyiseen rahoitusmalliin (2013 14), mutta ei ole tietoa otetaanko julkaisutyyppi huomioon, kun julkaisufoorumi-luokitus otetaan rahoitusmallissa käyttöön (2015->). Todettiin, että tieteenala/koulutusala on vaikea valita yksiselitteisesti. Määritelmän mukaan tieteenala pitäisi määrittää pääasiallisesti julkaisun sisällöllisestä tieteenalasta. Kuitenkin esimerkiksi Aaltoyliopistossa listasta valitseminen todettu vaikeaksi ja tieteenala määritetään laitoksille määritettyjen tieteenalojen prosenttiosuuksien perusteella. OKM:ssä tieteenalatietoa käytetään tieteenalakohtaiseen arviointiin, jota tehdään todennäköisesti pääasiallisen tieteenalan perusteella. Tilastokeskuksen luokitus perustuu pääasiallisesti OECD-luokitukseen. Pääasiallinen tieteenala todettiin ongelmalliseksi esimerkiksi menetelmätieteiden kannalta, sillä ne eivät juuri koskaan ole ensisijaisia julkaisussa. Toisaalta tutkijatallentaja ei kovin syvälle mieti tieteenalan valintaa. Luokitteluun liittyy myös tieteensisäistä problematiik-
kaa siitä, mihin alaan halutaan kuulua. Tilastokeskuksen luokitus myös todettiin liian karkeaksi esimerkiksi tekniikan osalta. Kotimainen/ulkomainen -jako todettiin ongelmalliseksi, kun se määritellään mekaanisesti julkaisumaan perusteella. Kansainvälisyyttä ei voida päätellä julkaisumaasta, sillä esim. Suomessa ilmestyy kansainvälisiä lehtiä ja järjestetään kansainvälisiä konferensseja. Julkaisumaata kiinnostavampi tieto on se, onko julkaisun käyttöympäristö kansainvälinen vai lokaali. Julkaisumaata ei myöskään aina voida päätellä julkaisun tiedoista, ja verkkojulkaisuissa julkaisumaan käsite hämärtyy entisestään. Joskus tutkijatallentaja saattaa valita vain ensimmäisen maan listasta, jos ei jaksa etsiä oikeaa maata. Nyt jos yliopisto ei ollut raportoinut julkaisumaatietoa ja julkaisu oli esimerkiksi englanninkielinen, se merkittiin keskitetyssä tarkastuksessa kansainväliseksi julkaisuksi. Ehdotettiin, että tiedonkeruussa kotimaisuus/kansainvälisyys olisi erillinen attribuutti ja kansainvälisille julkaisuille ilmoitettaisiin julkaisumaa, jos se on tiedossa. Esimerkiksi TTY:n omassa tulosseurannassa on jo määritelmä kansainvälisyydelle. Pohdittiin, olisiko kansainvälisyyttä mahdollista luokitella JUFO-listaan. Jos esimerkiksi julkaisumaa on Suomi, mutta paneelin mielestä kansainvälinen lehti, voisiko luokittua sen mukaan? Keskitetty luokittelu säästäisi yliopistoilta vaivaa. JUFOssa ei kuitenkaan ole toistaiseksi kerätty tietoa julkaisukanavien kansainvälisyydestä, ja tällä hetkellä JUFO- luokitus ei tee eroa kotimaisen ja kansainvälisen välillä: myös suomenkielisiä lehtiä on tasolla 2. Ongelmallista on myös se, että kaikilla lehdillä ei ole vielä JUFO-luokkaa. Myös julkaisuvuosi todettiin hankalaksi joidenkin julkaisujen kohdalla. Ongelmia tuottaa esimerkiksi se, jos ei tiedetä mikä tulee olemaan varsinainen julkaisuvuosi. Tiedonkeruuohjeistuksen mukaan tiedonkeruussa voi myös ilmoittaa sellaisia julkaisuja, joista on tiedossa, että ne ovat kyseisen vuoden julkaisuja, mutta paperiversio ilmestyy vasta seuraavan vuoden puolella. Tämä ei kuitenkaan koske preprintversioita, jos varsinainen julkaisuvuosi on seuraava vuosi. Keskusteltiin myös tiedonkeruun ulkopuolelle jäävistä ei-traditionaalisista julkaisumuodoista (esim. blogit, wikipediat). Nyt niitä ei oteta huomioon, vaikka ne joillakin aloilla ovat tärkeä tieteellisen julkaisemisen muoto, sillä ei ole keksitty keinoa niiden luokittelemiseksi. Todettiin, että esimerkiksi blogimuotoinen julkaisukanava voisi mennä JUFOssa läpi, jos sillä on toimituskunta ja laadunvalvontajärjestelmä. Keskusteltiin myös rahoitusmallin ohjauksesta vanhanaikaisten julkaisumuotojen suuntaan ja sen ristiriidasta suhteessa open access -politiikkaan. Toisaalta kuitenkaan JUFO-luokittelussa ei ole erityisesti syrjitty tai suosittu open access -lehtiä. Joidenkin tietojen käyttötarkoitus on korkeakouluille epäselvä, esimerkiksi 20 ensimmäisen kirjoittajan luettelo. Tällä hetkellä korkeakouluissa tehdään paljon tulkintaa siitä, miten tietoja aiotaan käyttää, eikä välttämättä ole oikeaa käsitystä siitä, mitä tiedoilla tavoitellaan vastaanottajan (OKM) näkökulmasta. Esimerkiksi Aalto-yliopistossa ISSN-numeroa ei ole aiemmin määritelty pakolliseksi tallennustiedoksi, sillä tallentajat eivät ole tunnistaneet motiivia tiedon syöttämiselle. Nyt tieto on kuitenkin olennainen julkaisujen yhdistämiseksi oikeaan julkaisukanavaan. OKM:ssä julkaisutietojenkeruulla on kaksi funktiota: 1) rahoitusmalliin tulevat sopimusindikaattorit ja 2) tietojen käyttö toimialan ohjaamiseen ja avoimuuden lisäämiseen laajemmin. Toisaalta rahoituksellisen painoarvon lisäys edellyttää myös entistä enemmän tietopohjan avoimuutta. Suunnitteilla on julkaisuportaali, jossa korkeakoulujen raportoimia julkaisutietoja voisi selailla, ja sen toteuttamiseksi on käynnistymässä Kansalliskirjaston pilottiprojekti. Todettiin, että nyt kaikki yliopistot ovat optimoimassa julkaisu-
tuotantoaan siten, että pärjäävät rahoitusmallikriteereillä. Korkeakouluissa pohditaan myös, halutaanko pärjätä kansainvälisessä (akkreditoinnit, kv. tiedeyhteisö) vai kansallisessa kilpailussa (resurssit). Yliopistoissa on toivottu, että JUFO-tietokannan voisi imuroida yliopistoihin, jolloin omaa julkaisudataa voisi analysoida suhteessa luokituksiin. Esim. TTY:llä on tehty itse tutkijoiden avuksi oman lehtilistan ja JUFO-listan yhdistämistä ja sitä hyödynnetään myös lehtikokoelman kehittämiseen. Toivottiin myös ruotsinkielisiä JUFO-materiaaleja. Nostettiin esille, että pitäisi myös ottaa kantaa, miten syntyvä järjestelmä huomioi ammattikorkeakoulusektorin. Todettiin, että amk:eille päämäärät eivät välttämättä ole samoja kuin tiedepuolella. Toisaalta tiedonkeruussa niitä koskevat lähes samat asiat, mutta esimerkiksi julkaisutyyppiluokissa painottuvat yliopistoja enemmän ammatilliset julkaisukanavat. Amk-kentässä julkaisuvolyymit ovat vähäisempiä, mikä helpottaa tiedonkeruuta. Työryhmän seminaari pidetään 25.9.2012 ja siellä voidaan keskustella tässä kokouksessa esille tulleista ongelmakohdista. Toivottiin, että seminaarin alussa OKM:n puheenvuorossa esiteltäisiin erityisesti tietojen käyttötarkoitusta OKM:ssä. KOTA-seminaari pidetään 12. 13.9., mutta siellä julkaisutiedonkeruuta ei tulevan julkaisuseminaarin vuoksi käsitellä perusteellisesti. Sovittiin, että jäsenten vastaukset ennakkokysymyksiin lähetetään sähköpostitse työryhmälle ja niitä voidaan hyödyntää seminaariohjelman suunnittelussa. 4. Seuraavat kokoukset Seminaari pidetään 25.9.2012. Seuraava työryhmän kokous järjestetään viikoilla 42 43. Tarkempi kokousaika ilmoitetaan myöhemmin. 5. Kokouksen päätös Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 12.30.