Julkaisufoorumin ohjausryhmän kokous LIITE 3

Transkriptio

1 JULKAISUFOORUMIN SIJOITUSORGANISAATIO JA YLLÄPITO VUODEN 2013 ALUSTA Julkaisufoorumi voi toimia Tieteellisten seurain valtuuskunnassa (TSV) opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) myöntämällä erityisavustuksella vuoden 2012 loppuun. Ohjausryhmän kiireisimpiin käsittelyä vaativiin asioihin kuuluu esitys Julkaisufoorumin sijoitusorganisaatiosta ja ylläpidosta vuoden 2013 alusta lähtien. Esitykseen liittyy kaksi asiakohtaa: 1.) Julkaisufoorumin sijoitusorganisaatio ja 2.) Julkaisufoorumin ylläpito. 1. Esitys Julkaisufoorumin sijoitusorganisaatioksi. Tieteellisten julkaisukanavien tasoluokituksen toteutuksesta vastaava Julkaisufoorumin sijoitusorganisaatio on vuoden 2013 alusta Tieteellisten seurain valtuuskunta, ja TSV neuvottelee OKM:n kanssa Julkaisufoorumin toiminnan pysyväluontoisesta rahoittamisesta osana kokonaisbudjettiaan. 2. Esitys Julkaisufoorumin ylläpitomalliksi. Vuoden 2013 alusta TSV vastaa Julkaisufoorumin koordinointi-, valmistelu- ja kehittämistyöstä sekä tiedotuksesta ohjausryhmän päätösten mukaisesti ja palkkaa Julkaisufoorumin työntekijän. CSC Tieteen tietotekniikan keskus Oy vastaa julkaisukanavat käsittävän tietokannan ja paneelien arviointityön toteuttamiseen tarkoitetun internet-käyttöliittymän tietoteknisestä toteutuksesta ja ylläpidosta. TSV ja CSC vastaavat yhdessä tietokannan ja käyttöliittymien suunnittelusta, sekä tietokannan bibliografisen ja bibliometrisen tietopohjan ylläpidosta. TSV ja CSC neuvottelevat kumpikin Julkaisufoorumin tekniseen ylläpitoon liittyvien tehtävien edellyttämästä rahoituksesta omalta osaltaan suoraan OKM:n kanssa. Tarvittaessa käydään yhteinen neuvottelu TSV:n, CSC:n ja OKM:n kesken. Olettaen, että OKM myöntää rahoituksen, kumpikin organisaatio saa omien tehtäviensä edellyttämän rahoituksen suoraan OKM:ltä. CSC tekee parhaillaan OKM:n pyynnöstä tiedehallinnon tietopalveluiden kokonaisuutta koskevaa esiselvitystä, joka sisältää myös Julkaisufoorumin ylläpitoon kuuluvat tehtävät. Julkaisufoorumin ylläpitoa koskeva esitys on valmisteltu yhteistyössä CSC:n kanssa. 1. Julkaisufoorumin sijoitusorganisaatio Julkaisufoorumin sijoitusorganisaatio vastaa tieteellisten julkaisukanavien tasoluokituksen tuottamisesta. Vaihtoehtoja Julkaisufoorumin sijoitus-organisaatioksi käsiteltiin Julkaisufoorumi-hankkeen ohjausryhmän kokouksessa Esillä olivat TSV, Suomen Akatemia, Korkeakoulujen arviointineuvosto, OKM ja Suomen yliopistot -yhdistys. Myöhemmin nostettiin esiin myös vaihtoehto, että Julkaisufoorumin sijoitusja/tai ylläpito-organisaatio voisi olla opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnoima CSC Tieteen tietotekniikan keskus Oy. Ohjausryhmä totesi kokouksessaan , että keskustelua Julkaisufoorumin sijoituksesta ja ylläpidosta jatketaan keväällä CSC:llä on suuren tietotekniikkatalon tietotekniset resurssit ja asiantuntemus. CSC vastaa yliopistojen julkaisutiedonkeruun teknisestä toteutuksesta, ja Julkaisufoorumi-luokitusten käyttö yliopistojen rahoituskriteerinä vuodesta 2015 lähtien edellyttää julkaisukanavien tasoluokitusten yhdistämistä yliopistojen julkaisutietoihin (tämä edellyttää joka tapauksessa Julkaisufoorumin ja CSC:n välistä yhteistyötä). CSC:lla on sekä julkaisukanavien arvioinnissa ja bibliografisen ja bibliometrisen tietopohjan ylläpidossa käytettäviä viittausaineistoja (OKM:n hankkima Web of Science ja Scopus-raakadata), että tiedehallinnon tietopohjan ja bibliometriikan asiantuntemusta. CSC:tä ei kuitenkaan tiedeyhteisössä pidetä samanlaisena tieteellisen julkaisemisen asiantuntijaorganisaationa kuin TSV:tä. 1

2 TSV:llä on edelleen parhaat mahdollisuudet toimia tieteellisten julkaisukanavien arvioinnin tuottamisesta vastaavana Julkaisufoorumin sijoituspaikkana, koska se edustaa tiedeyhteisöä hyvin laajasti, eikä se ole sidoksissa valtiovaltaan, tiettyyn tutkimusorganisaatioon eikä tieteenalaan. TSV nimittää Julkaisufoorumin ohjausryhmän ja sillä on Julkaisufoorumi-hankeen perustamisen myötä valmiina 23 paneelin ja yli 200 asiantuntijan muodostama paneelirakenne julkaisutoiminnan arviointia varten. TSV tarjoaa Julkaisufoorumille toimivuudeltaan ja sijainniltaan tarkoituksenmukaiset työ- ja kokoustilat Helsingin keskustassa. Projektiluontoisiin bibliografisiin työtehtäviin löytyy tarvittaessa informaatio- ja kirjastoalan asiantuntemusta tieteellisen kirjallisuuden vaihtokeskuksesta. 2. Julkaisufoorumin ylläpidon järjestäminen Julkaisufoorumin-hankkeen ohjausryhmän hyväksymän päivityssuunnitelman mukaan luokitusta täydennetään vuosittain lisäämällä aikaisemmin luokittamattomia tieteellisiä lehtiä, sarjoja ja kirjakustantajia perustasolle 1, ja kaikki tasoluokitukset arvioidaan uudelleen kolmen vuoden välein, ohjausryhmän määrittämien luokitteluperusteiden ja ohjeiden mukaisesti. Valmistelu-, koordinointi- ja kehittämistyöhön varataan yhden työntekijän täysipäiväinen työpanos, sekä riittävät resurssit Julkaisufoorumin toiminnan edellyttämiin ATK-, toimisto-, kokous-, matka-, viestintä-, painatus- ja käännöskuluihin. Lisäksi on huolehdittava Julkaisufoorumi-luokituksen bibliografisen ja bibliometrisen tietopohjan, sekä luokitellut julkaisukanavat käsittävän tietokannan ja internet-sivujen ja -käyttöliittymien tietoteknisestä ylläpidosta. Julkaisufoorumin toiminnat voidaan jakaa seuraaviin kokonaisuuksiin: 1. Julkaisufoorumin ohjaaminen - ohjausryhmän kokouksiin liittyvät kokous- ja valmistelutehtävät - paneelien valinnan organisointi ja valmistelu - arviointiperusteita ja -ohjeita koskeva selvitys- ja kehitystyö - tasoluokituksia koskevien kiistatapausten käsittelyn valmistelu 2. Julkaisukanavien arviointi paneeleissa - vuosittain tapahtuvaan täydennysarviointiin sekä kolmen vuoden välein tapahtuvaan tasoluokitusten arviointiin liittyvät kokous-, valmistelu-, koordinointitehtävät - tietojen koostaminen ja tarkistaminen Julkaisufoorumiin vuosittain lisättävistä aikaisemmin luokittamattomista julkaisukanavista - julkaisukanavien ehdotussivuston kehittäminen - paneelien arviointityössä käyttämän arviointisivuston kehittäminen 3. Tasoluokituksen ylläpito ja käyttö - bibliografisten ja bibliometristen tietojen tarkistaminen ja päivittäminen - tasoluokittelua ja arviointiaineistoja koskeva selvitys- ja kehitystyö (esim. kirjasarjojen ja konferenssisarjojen nykyistä kattavampi ja tarkempi luokittelu) - julkaisukanavatietokannan rakentaminen ja kehittäminen 4. Yhteistyö - Julkaisufoorumi-luokitusten yhdistäminen yliopistojen julkaisutietoihin - yhteistyö yliopistojen julkaisutiedonkeruusta vastaavien tahojen kanssa - yhteistyö vastaavien ulkomaisista arviointijärjestelmistä vastaavien tahojen kanssa 5. Tiedotus- ja palvelutoiminta - laatuluokituksista tiedottaminen tiedeyhteisölle ja tiedepolitiikan tekijöille - Julkaisufoorumi-luokituksen käyttöön liittyvä neuvonta ja tiedottaminen - Julkaisufoorumin verkkosivujen kehittäminen - julkaisukanavien hakusivuston kehittämien 2

3 Tähän saakka Julkaisufoorumi-hankkeen sijoituspaikkana toiminut TSV on palkannut Julkaisufoorumin työntekijät ja vastannut Julkaisufoorumin toiminnan koordinointi-, valmistelu- ja kehittämistyöstä ohjausryhmän päätösten mukaisesti. TSV on kuitenkin tehnyt yhteistyötä CSC:n kanssa, joka osallistui Julkaisufoorumin arviointityön pohjana olleen yli nimekettä kattaneen lehti- ja sarjaluettelon koostamiseen Julkaisufoorumin eri tietolähteistä keräämistä aineistoista, ja tarjosi Julkaisufoorumin käyttöön paneelikohtaisten luetteloiden jakelussa käytetyn sähköisen Eduuni-työalustan. Muilta osin myös Julkaisufoorumin tekninen ylläpito on tapahtunut TSV:llä: Internet-sivut, Julkaisukanavat käsittävä tietokanta, sekä näitä yhdistävät käyttöliittymät on suunniteltu ja toteutettu TSV:n ATK-osastolla, ja ne on sijoitettu TSV:n palvelimille. Vuoden 2013 alusta TSV:n ja CSC:n asiantuntemusta ja olemassa olevia resursseja voitaisiin hyödyntää parhaiten ja kustannustehokkaimmin Julkaisufoorumin ylläpitomallissa, jossa TSV vastaa edelleen toiminnan koordinointi-, valmistelu- ja kehittämistyöstä sekä viestinnästä (mukaan lukien Julkaisufoorumin verkkosivujen ylläpito) ohjausryhmän päätösten mukaisesti ja palkkaa Julkaisufoorumin työntekijän, mutta julkaisukanavat käsittävän tietokannan, sekä paneeleille tarkoitetun käyttöliittymän tietotekninen toteutus ja ylläpito siirretään CSC:n vastuulle ja sijoitetaan CSC:n palvelimille. TSV ja CSC vastaavat yhdessä tietokannan ja käyttöliittymien suunnittelusta, sekä tietokannan tietopohjan ylläpidosta. 3. Teknisen ylläpidon osa-alueiden ja tehtävien tarkempi erittely Julkaisufoorumin verkkosivut Verkkosivu toimii Julkaisufoorumin pääasiallisena tiedotuskanavana, jonka kautta yleisö voi saada arviointia ja luokitusta koskevaa tietoa ja aineistoja, sekä tehdä julkaisukanavia koskevia hakuja ja ehdottaa Julkaisufoorumi-luokitukseen lisättäväksi aikaisemmin luokittamattomia julkaisukanavia. Verkkosivut sijaitsevat jatkossakin TSV:n palvelimilla ja niiden teknisestä toteutuksesta vastaa TSV:n ATK-osasto. Sisällöllisestä päivityksestä vastaa TSV. Yleisölle tarkoitetut hakusivut Julkaisufoorumin verkkosivulla oleva haku-toiminto mahdollistaa Julkaisufoorumi-luokituksen selailun. Hakuja on mahdollista rajata nimekkeen, issn-tunnuksen, Julkaisufoorumi-tason, julkaisukanavatyypin, ja päätieteenalan perusteella (hakutoimintoon ollaan lisäämässä alatieteenaloja ja julkaisumaata). Hakutulosten kautta päästään tarkastelemaan julkaisukanavien tietoja myös yksittäisen lehden, sarjan tai kirjakustantajan tasolla, mitä varten tiedot saadaan julkaisukanavatietokannasta (ks. alla). Hakusivuston teknisestä toteutuksesta vastaa TSV, suunnittelu ja liittäminen CSC:n ylläpitämään julkaisukanavatietokantaan tehdään yhteistyössä CSC:n kanssa. Yleisölle tarkoitetut ehdotussivut Julkaisufoorumin verkkosivulla oleva ehdotus-toiminto mahdollistaa aikaisemmin luokittamattomien julkaisukanavien ehdottamisen lisättäväksi Julkaisufoorumiin. Ehdotettavista julkaisukanavista ilmoitetaan nimi, issn-tunnus, www-osoite, paneeli ja perustelut. Ehdottaminen edellyttää Julkaisufoorumin käyttäjätunnusta, jonka saa yksinkertaisella kirjautumisella sivuston käyttäjäksi. Ehdotetut julkaisukanavat liitetään julkaisukanavatietokantaan, mitä kautta ne jaetaan paneelien arvioitaviksi. Ehdotussivuston teknisestä toteutuksesta vastaa TSV, suunnittelu ja mahdollinen liittäminen CSC:n ylläpitämään julkaisukanavatietokantaan tehdään yhteistyössä CSC:n kanssa. 3

4 Paneeleille tarkoitettu arviointisivusto Vuoden 2014 arviointityö suoritetaan Excel-taulukoiden sijasta arviointisivustolla, jonne jokaisella panelistilla on oma käyttäjätunnus ja salasana. Kirjauduttuaan sivustolle panelisti saa listan paneelin arvioitavana olevista julkaisukanavista taustatietoineen, jotka sisältyvät julkaisukanavatietokantaan (ks. alla). Sivusto pisteyttää lehdet ja sarjat automaattisesti eri maiden vastaavien arviointien tulosten ja vaikuttavuuskertoimien perusteella (voidaan esim. nostaa esiin lehdet joiden impaktiarvot ovat laskussa tai nousussa). Panelistien apuna on myös automaattinen taso-osuuksia koskeva tilastointi nimekkeiden lukumäärän ja julkaisuvolyymin mukaan sekä kaikkien paneelin arvioitavana olevien lehtien ja sarjojen osalta että tieteenalaluokittain. Sivustolla tulee myös olla mahdollisuus tehdä julkaisukanavia koskevia muistiinpanoja. Sivusto kokoaa yhteen yksittäisten panelistien tekemät julkaisukanavien tasoluokkia koskevat esitykset, joiden käsittely paneelikokouksissa tapahtuu myös arviointisivuston kautta. Arviointisivuston teknisestä toteutuksesta vastaa CSC, suunnittelu ja liittäminen Julkaisufoorumin verkkosivuille tehdään yhteistyössä TSV:n kanssa. Julkaisukanavatietokanta Julkaisukanavatietokanta sisältää kaikki Julkaisufoorumi-luokituksen saaneet lehdet, sarjat ja kirjakustantajat omissa tietueissaan, jotka sisältävät arviointipaneelien määrittämät tasoluokat sekä kaikki Julkaisufoorumin käytössä, arvioinnissa ja kehitystyössä tarvittavat bibliografiset ja bibliometriset tiedot. Julkaisufoorumin verkkosivujen hakutoiminto, sekä paneeleille tarkoitettu arviointisivusto käyttävät tietokannan tietoja, ja jatkossa on mahdollista yhdistää tiedot tarpeellisilta osin yliopistojen sähköisen julkaisutiedonkeruuseen. Lisäksi tarvitaan käyttöliittymä, jonka kautta Julkaisufoorumin työntyöntekijä voi päivittää julkaisukanavia koskevia tietoja ja saada tietokannasta valmistelu, koordinointi ja kehittämistyössä tarvittavia tietoja. Tietokanta sisältää ainakin seuraavia tietoja: - Lehden/sarjan nimeke tai kirjakustantajan nimi - issn ja/tai eissn-tunnus tai ISBN-kustantajakoodi - Julkaisufoorumi-taso - WWW-sivut - Paneelit ja tasoluokitukset - Pää- ja alatieteenalat (Tilastokeskuksen luokituksen mukaan) - Tieteenalat eri tietolähteissä (WoS, Scopus, Norja, Tanska, Australia, ERIH, Ulrichs, yliopistojen tiedonkeruu) - Tasoluokitukset vastaavissa ulkomaisissa arvioinneissa (Norja, Tanska, Australia, ERIH) - Vaikuttavuuskertoimet (JIF, SNIP, SJR, mahdolliset muut) - Julkaisuvolyymi (kaikki julkaisut) - Julkaisuvolyymi (suomalaiset julkaisut) - Julkaisumaa - Kustantaja - Open-access Tietokannan ylläpidossa käytettäviä maksullisia tietolähteitä: - Ulrichsweb: ulkomaisten ja kotimaisten lehtien ja sarjojen bibliografiset tiedot (nimekkeet, issntunnukset, julkaisumaa, tieteenalat, levikki, open access, jne) - Ulrichs XML-data service: ulkomaisten ja kotimaisten lehtien ja sarjojen bibliografiset tiedot (nimekkeet, issn-tunnukset, julkaisumaa, tieteenalat, levikki, open access, jne) 4

5 - Publishers International ISBN Directory: ulkomaisten kirjakustantajien kustantajakoodit - the ISSN-portal: ulkomaisten ja kotimaisten lehtien ISSN-tunnukset - Journal Citation Reports: Journal Impact Factor, julkaisuvolyymi - WoS- ja Scopus-raakadata: bibliografiset tiedot, tieteenalat, vaikuttavuuskertoimet, volyymit Tietokannan ylläpidossa käytettäviä maksuttomia tietolähteitä: - Suomen ISBN/ISMN kustantajarekisteri: kotimaisten kirjakustantajien kustantajakoodit - Journal Metrics-sivusto: SNIP ja SJR-viittausindikaattorit - Norjan, Tanskan, Australian ja ERIHn arviointisivut: taso luokitukset ja tieteenalat (Tanskasta julkaisuvolyymit) - Vipunen: suomalaisten julkaisujen määrä, julkaisutyypit ja tieteenalat TSV:n ja CSC:n välinen työnjako Julkaisufoorumin teknisen ylläpidon osalta TSV: - vastaa ensisijaisesti julkaisukanavien bibliografisten tietojen manuaalisesta tarkistamisesta ja päivittämisestä - koostaa luettelot Julkaisufoorumiin lisättävistä uusista ja ehdotetuista julkaisukanavista - määrittää julkaisukanavien paneelialat - vastaa Julkaisufoorumin verkkosivujen sekä yleisölle tarkoitetun haku- ja ehdotussivuston tietoteknisestä toteutuksesta ja ylläpidosta Maksulliset tietolähteet: Ulrichsweb, Publishers International ISBN Directory, the ISSN-portal TSV ja CSC: - Julkaisukanavatietokannan suunnittelu - Paneeleille tarkoitetun arviointisivuston suunnittelu - Yleisölle tarkoitetun haku- ja ehdotussivuston liittäminen CSC:n ylläpitämään julkaisukanavatietokantaan - Julkaisukanavien bibliografisten ja bibliometristen tietojen ylläpidon suunnittelu - Julkaisufoorumi-luokitusten liittäminen yliopistojen julkaisutietoihin - Julkaisutoiminnan arvioinnin, Julkaisufoorumi-luokituksen ja arviointiaineistojen kehittämistä koskevat selvitykset CSC: - vastaa julkaisukanavatietokannan tietoteknisestä toteutuksesta ja ylläpidosta - vastaa paneeleille tarkoitetun arviointisivuston tietoteknisestä toteutuksesta ja ylläpidosta - vastaa ensisijaisesti julkaisukanavien bibliografisten tietojen mekaanisesta tarkistamisesta ja päivittämisestä - vastaa ensisijaisesti julkaisukanavien bibliometristen tietojen tuottamisesta ja ylläpidosta - päivittää tietokantaan ajantasaiset tiedot julkaisukanavia koskevista kansainvälisten arviointien tuloksista (Norja, Tanska, Australia ja ERIH), vaikuttavuuskertoimista (JIF, SNIP, SJR, muut), tieteenalaluokituksista, julkaisuvolyymista kaikkien ja suomalaisten julkaisujen osalta, ja muita arvioinnissa tarvittavia tietoja Maksulliset tietolähteet: Journal Citation Reports/OKM:n omistama ja kustantama WoS- ja Scopusraakadata (Ulrichs XML-data service?) 5

6 4. JULKAISUFOORUMIN TALOUSARVIO VUODELLE 2013 TSV:N OSALTA EUR Henkilökunta Suunnittelija 3456 /kk Aputyövoima 5000 Sivukulut (n. 21 %) 9816 Muut kulut Atk-kulut 6984 Laitteet ja ohjelmistot 2000 Ulrichsweb käyttöoikeus 3200 The ISSN Portal käyttöoikeus 845 International ISBN Directory käyttöoikeus 939 Kokouskulut 4000 ohjausryhmä 1000 pysyvä arviointiryhmä (joka vuosi) 2000 yhteiskokoukset 500 muut kokoukset 500 Matkakulut 5000 Suunnittelija 3000 muut matkakulut 2000 Koulutuskulut Tiedotuskulut seminaarit 3000 verkkosivut/tiedonhakusivusto 5000 tiedotusmateriaali 3000 käännöstyöt ruotsi 3000 käännöstyöt englanti 3000 taitto 2000 Postikulut Kopiot Puhelin Yhteensä ilman hallintokuluja Hallintokulut (3%) 2869 Yhteensä