Yhteistilastoaamupäivä

Yhteistilastoaamupäivä Helsinki 7.3.2017 Markku Laitinen, Kansalliskirjasto

Tiedote 27.2.2017 Kaikki käyttäjätunnukset, joilla ei ole kirjauduttu KITT2:een 30.4.2017 mennessä poistetaan vuoden 2016 tilaston julkistuksen jälkeen toukokuun 2017 aikana. Jos siis haluat estää tunnuksesi poistamisen, kirjaudu KITT2:een ainakin kerran syöttökauden aikana. 7.3.2017 2

Mikä on tilasto? Tilaston tehtävä on Välittää tietoa Esittää tietoa tiivistetyssä muodossa Luokittelua samanlaisiin ja erilaisiin Kirjat, kausijulkaisut Paikallislainat, kaukolainat Taulukoita ja/tai kuvioita, jotka esittävät numeroin joukkoilmiöiden ominaisuuksia Tilastoluku Syntyy mittaamisen avulla Kuvaa vain sitä, mikä on mitattavissa ` ààtt ~t ~~? Å ~ù ÉÇ Å àtààtä áátn }t àxx Å àtààtät~á áx? Å àù x äé Å àtàt @ ZtÄ ÄxÉ ZtÄ Äx 7.3.2017 3

Mikä on tilasto? Tilastolliset käsitteet ja määritelmät Katsottu tarkoituksenmukaisiksi ja mahdollisiksi käyttää tilaston laatimishetkellä Vaikea muuttaa, koska mittaamisen aikasarja katkeaa Määrittävät kuvaamme todellisuudesta enemmän kuin voisi ajatella Muovaavat käsityksiämme ilmiöistä Tilastolla on tekijänsä, ja tilaston taustalla oleva tieto on tuotetaan jotakin tarkoitusta varten Tilastoinnissa tehtävät ratkaisut mitä tilastoidaan ja miten vaikuttavat siihen, mitä organisaatiosta tiedetään tulevaisuudessa ja se tieto voi vaikuttaa myös siihen, miten kerätyn faktan pohjalta suunnitellaan tulevaisuutta. Tilastoon sisältyy ns. institutionaalista valtaa Siihen, mitä tilastoilla voidaan mitata, vaikuttaa Institutionaalinen valta Yhteiskuntatieteen metodologinen ja teoreettinen kehitys ` ààtt ~t ~~? Å ~ù ÉÇ Å àtààtä áátn }t àxx Å àtààtät~á áx? Å àù x äé Å àtàt @ ZtÄ ÄxÉ ZtÄ Äx 7.3.2017 4

Miksi ja mihin kirjasto tarvitsee tilastoja? Strateginen työkalu ja päätöksenteon tuki: Toimintojen seuranta ja raportointi Kehittämissuunnitelmat, toiminnan suunnittelu, resurssitarpeitten arviointi Laatu / vaikuttavuus: toiminnan arviointi Pohjana kansainväliset ja kansalliset säädökset Tilastoja ja niitten perusteella laskettavia tunnuslukuja tarvitaan kirjaston toiminnan analysointiin vertaamiseen (benchmarkkaus) ohjaamiseen Eli tilastoja ja tunnuslukuja tarvitaan johtamisen ja päätöksenteon tueksi Tilasto on kirjaston peili! 7.3.2017 5

Suomen tieteelliset kirjastot JUURISOLMU Yo-kirjastot Amk-kirjastot Erikoiskirjastot Yo-kirjasto Yo-kirjasto Amk-kirjasto Amk-kirjasto Erikoiskirjasto Erikoiskirjasto Erikoiskirjasto Tiedekunnan kirjasto/erillislts Tiedekunnan kirjasto Tiedekunnan kirjasto Tulosalueen kirjasto Tulosalueen kirjasto Tulosalueen alakirjasto Tulosalueen alakirjasto Osasto/laitoskirjasto Osasto/laitoskirjasto Osasto/laitoskirjasto Osasto/laitoskirjasto Juuritaso Sektoritaso Organisaatiotaso Latvatasot Yhteiskirjastot Amk-kirjasto Yo-kirjasto Yhteiskirjasto Tulosalueen kirjasto Tulosalueen alakirjasto Tiedekunnan kirjasto Osasto/laitoskirjasto Osasto/laitoskirjasto KITT2:n rakennehierarkia Erikoiskirjasto

Uutta yhteistilastossa Hakutekniikkaa on kehitetty Haetun aikasarjan voi ryhmitellä joko vuosittain tai organisaatioittain (aiemmin vain vuosittain) Kun hakuun on valittuna useampi kuin yksi organisaatio, ilmestyy valintaruutu Erittele hakutulos organisaatioittain Hakutuloksen voi myös kääntää eli valita sarakkeiksi joko vuodet tai tilastotiedot kiertyvä nuoli Excel-linkin vieressä: Organisaatioille on määritelty voimassaoloaika Suodata kirjastot vuoden perusteella Finna-tilastointi Toi muassaan lisäkenttiä tilaston kohtiin B.1.9 Korkeakoulukirjastojen kansalliset palvelut C.9 Elektroniset palvelut sekä muutti kenttäotsikoiden numerointia. 7.3.2017 7

Finnan tietojen vieminen yhteistilastoon Luku Tiedon lähde Poimija Sijainti KITT2:ssa Peruste Indeksin korkeakoulukirjastotoimialan tietueiden määrä Indeksin tilastointi Kansalliskirjasto B.1.9 Korkeakoulukirjastojen kansalliset palvelut / B.1.9.1 Korkeakoulukirjastojen tietueiden määrä Finnan indeksissä ISO 2789:2013;6.4.5a sovellettuna kansallisesti Hakujen määrä Finna- Hallintaliittymä Omaa Finnanäkymää ylläpitävä kirjasto C.9.2 Kokoava tiedonhakupalvelu / C.9.2.1 Tiedonhakujen määrä ISO 2789:2013;2.2.32 Yhteydenotot Finna- Hallintaliittymä Omaa Finnanäkymää ylläpitävä kirjasto C.9.2 Kokoava tiedonhakupalvelu / C.9.2.2 Yhteydenottokerrat ISO 2789:2013;2.2.1 OMAA FINNA NÄKYMÄÄ YLLÄPITÄVÄ KIRJASTO poimii muut luvut kuin tietueiden määrän Finna hallintaliittymän käyttöohjeiden mukaan ja ilmoittaa ne kohdassa C.9.2 Kokoava tiedonhakupalvelu (Finna). Ohje löytyy osoitteesta https://www.kiwi.fi/x/rqsxaw kohdasta Tietojen poiminta Tieteellisten kirjastojen tilastotietokanta KITT:iin. 7.3.2017 8

Vuositilaston syöttö ja tarkistus Automaattisyöttö Kokoelmatiedot Voyagerista Kirjastot itse huolehtivat FinELib-aineistojen käyttötilastot Kansalliskirjasto huolehtii Manuaalisyöttö Xml-ajo aina ennen manuaalisyöttöä Manuaaliset korjaukset tarvittaessa 7.3.2017 9

XML-ajo 7.3.2017 10

Vuositilaston täyttö ja tarkistus Tilaston täyttö kirjastossa Osiot A-F Toimijana kirjasto Osion kaikki tiedot syötetty Osio valmis Alle 6 valmiina Montako osiota valmiina? Tietojen tarkistus ja korjaus on korjattavaa... korjattu on... Kaikki 6 osiota valmiit Ristiintaulukointi Onnistunut ristiintaulukointi Toimijana kansallinen tilastovastaava Tilasto valmis ja hyväksytty Elämä hymyilee 7.3.2017 11

Kysymyksiä A.1.2 Kehysorganisaatio / Avoimen yliopiston opiskelijamäärä Kysymys: Lasketaanko lukuun mukaan myös ne opiskelijat, joilla on ollut tilastointivuonna voimassa myös tutkintoon johtava opinto-oikeus? Vastaus: Kyllä. Kentän luku kertoo montako henkilöä on ollut kyseisellä statuksella ja sama henkilö voi olla eri statuksilla. Tässä ei ole tuplatilastoinnin vaaraa, koska kenttiä ei lasketa yhteen. 7.3.2017 12

Kysymyksiä C.9.10.1 Virtuaalisten kirjastokäyntien määrä Kysymys: Mistä kirjastot ottavat luvun? Vastaus: Koska eri kirjastoilla voi olla eri seurantatyökaluja (esim. Google Analytics tms.), ei yleispätevää ohjetta voi antaa. Seurantatyökalujen kirjavuudesta ja nopeasta kehityksestä johtuen ei ole ollut mahdollista myöskään kirjoittaa ohjetta standardiin. SFS-ISO 2789:2015;6.2.13 Virtuaalisten käyntien määrä: Lasketaan kirjaston verkkosivuston käyntimäärä raportointikaudella, riippumatta siitä miten monta sivua yhden käynnin aikana on katsottu. HUOM. 1 Käyntimäärän tilastointi edellyttää tähän tarkoitukseen kehitettyä sovellusta. Riippuen siitä miten tietojen keruu on toteutettu, tilastoja saatetaan kerätä vain osasta verkkosivuston keskeisiä sivuja. HUOM. 2 Käyntien laskennassa voidaan soveltaa esimerkiksi asiakkaiden verkkoselaimen tunnistamista tai heidän IPosoitettaan. Voidaan myös laskea, miten usein kirjaston kotisivulla on käyty. Kirjaston pitäisi valita itselleen soveltuva menetelmä ja raportoida se tilastotietojensa yhteydessä. 7.3.2017 13

Kysymyksiä C.11.1 Kirjastokäytön koulutus / opetus; Opetukseen käytetty aika tunteina Ohje: Tilastojen kansainvälisen vertailtavuuden takaamiseksi lasketaan todellisina tunteina, à 60 min., ei oppitunteina. (Yksi 45 min. oppitunti + mahdollinen/laskennallinen tauko = 1 oppitunti.) Kysymys: Jos koulutustilaisuus on ollut 2 oppituntia eli käytännössä salissa on istuttu 1,5 tuntia, onko se tilastossa 2 tuntia vai 1,5 tuntia? Vastaus: 2 x 45 min. ilman taukoa = 1,5 tuntia. 2 x 45 min. + tauko = 2,0 tuntia tauon todellisesta pituudesta riippumatta. 1 x 45 min. = 1,0 tuntia Toisin sanoen tunnit pyöristetään lähimpään 0,5 tai täyteen tuntiin 7.3.2017 14

Info: Henkilömäärän ilmoittaminen Aina kokonaislukuja: A.1.2 Kehysorganisaation Henkilöstömäärä Opiskelijamäärä Avoimen yliopiston opiskelijamäärä Avoimen ammattikorkeakoulun opiskelijamäärä Täydennyskoulutusopiskelijat Kokoaikaopiskelijoiden määrä Aloituspaikat F.1 Kirjaston henkilökunta F.1.1 Henkilöstön määrä vuoden lopussa F.2.2 Koulutuksen saaneen henkilöstön määrä Desimaalilukuja voivat olla: A.1.2 Kehysorganisaation Henkilöstön määrä(htv-lukuna) F.1.2 Henkilötyövuodet (htv), josta Kirjaston rahoituksella palkattuja (htv) *** Maksullisen palvelutoiminnan rahoituksella palkattuja (htv) *** Kirjaston ulkopuolisella rahoituksella palkattuja (htv) *** F.1.3 Henkilötyövuosista Kirjastoammatillinen henkilökunta (htv), josta ylemmän korkeakoulututkinnon suorittaneita (htv) Muut asiantuntijat (htv) Muu kirjaston henkilökunta (htv) F.2.1 Koulutuspäivät yhteensä 7.3.2017 15

Tarkistustyökalu KITT2-Tark_Check.xlsx https://www.kansalliskirjasto.fi/sites/default/files/atoms/files/kitt2- tark_check_0.xlsx Käyttökielet suomi ja ruotsi Laskentataulun kielivalinta ja KITT2:n hakukieli oltava samat muuten automaattinen grafiikka toimii väärin Jokaisella kirjastosektorilla oma välilehtensä Tarkoitettu ensisijaisesti saman kirjaston peräkkäisten vuosien vertailuun Muutos-sarakkeen solujen värikoodit Taustaväri = taulun väri: ero edelliseen vuoteen alle 10% Keltainen: ero edelliseen vuoteen yli 10-33,3% Oranssi: ero edelliseen vuoteen 33,4-50% Punainen: ero edelliseen vuoteen yli 50 % 7.3.2017 16

Library statistics. Classic everyday use.

Kiitos mielenkiinnostanne Markku Laitinen markku.laitinen@helsinki.fi http://www.mv.helsinki.fi/home/malaitin/ 7.3.2017 18